会计电算化的管理.ppt

会计电算化的管理,目录,会计电算化系统内部控制制度会计电算化的宏观管理会计电算化的微观管理通用会计核算软件的选择会计电算化工作的开展,学习目标,了解会计电算化宏观管理的必要性及其内容。熟悉会计电算化微观管理的内容掌握建立会计电算化系统内部控制制度应注意的问题。,3.1会计电算化系统内部控制制度,需掌握知识点：内部控制制度定义内部控制制度基本作用会计内部控制制度基本原则内部控制制度分类（从形式上看；从范围上看）内部控制制度的基本目标及具体目标,3.1.1会计电算化系统内部控制制度的主要方式,1）组织控制：在电算化会计系统中划分为不同的职能部门2）授权控制。3）职责分工控制。4）业务处理标准化控制。5）软件的安全保密控制。6）数据文件的安全保密控制。7）运行控制：包括输入控制；处理控制；输出控制。8）会计档案管理制度。,3.1.2会计电算化系统内部控制特点,与手工记账系统相比，会计电算化系统内部控制具有一定的特殊性：（1）会计电算化系统构成发生了变化。（2）会计工作流程和工作重点发生了变化。（3）对会计人员的协作性提出了更高要求。（4）内部控制的内容和重点发生了变化。（5）会计人员分工和职责发生了变化。（6）提高了对会计人员素质的要求。（7）会计档案的形式和内容发生了变化。,3.1.3建立会计电算化内部制度应注意的问题,（1）要做到单位领导重视。（2）要由财务会计部门具体负责。（3）要遵守国家的有关规章制度。（4）要适合本单位特点。（5）要注意其可操作性。（6）要学习先进经验。,3.1.3建立会计电算化内部制度应注意的问题,（7）要满足审计要求。（8）要考虑电算化的特点。（9）要加强人员的协作性。（10）要组织有关人员培训和学习。（11）要有相应的落实措施。,3.2.1会计电算化宏观管理概述,定义：是指各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区、本系统、本行业会计电算化工作实施的组织推动、制订规划、培训人员、制定制度等管理活动。各级财政部门在会计电算化宏观管理中具有法律的领导地位和职责。,3.2.2加强会计电算化宏观管理的必要性,1、是全面推进会计电算化事业发展的需要。2、有利于克服会计电算化工作中存在的问题。3、是行使财政、财务管理职责的要求。,3.2.3会计电算化宏观管理的内容,会计电算化宏观管理是国家履行政府职能的重要内容，应从制度、软件、人才等多方面予以引导和支持：制定会计电算化发展规划制定会计电算化管理制度搞好会计软件的评审工作搞好会计电算化单位甩掉手工帐的审批打理抓好会计电算化人才的培养推动会计电算化理论研究,3.3.1会计电算化工作岗位的设置及岗位责任制,1、会计电算化岗位的划分建立会计电算化岗位责任制的原则：实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应。实行有计划的轮换和回避。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化可设置：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、档案管理、软件开发等岗。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置。,3.3.1会计电算化工作岗位的设置及岗位责任制,2、岗位设置及岗位责任制（1）数据准备组岗位的设立：负责会计的手工处理工作，主要有出纳员和凭证处理员。（2）电算化运行小组：负责计算机系统的运行工作，主要设系统管理员、系统操作员、数据录入员、数据审核员、专职会计员、档案管理员、系统维护员等。注意事项：系统管理员不能由软件的开发人员（包括分析员、设计员、编程人员）担任；操作员是系统运行中的关键人员，不能由系统开发人员担任，不能调用非自己权限内的功能；数据录入人员在许多单位常由操作员兼任，但不能由系统开发人员担任，只能调用分工范围内的功能；系统维护员了解所用的软件，不能从事系统的任何操作使用工作。（3）档案管理组：主要设置档案管理岗位。（4）财务管理组：设计员、分析员、费用控制员、基础工作员、项目评估员和其他管理员等岗位。一般由总会计师负责。,3.3.2操作管理,2、从基层工作单位看，会计电算化的基本内容：1）操作管理的定义：是指对计算机及系统操作运行的管理工作，其主要体现在建立与实施各项操作管理制度上。2）操作管理的任务：建立电子计算机会计系统的运行环境，按规定录入数据，执行各自模块的运行操作，输出各类信息，做好系统内有关数据的备份及故障时的恢复工作，确保计算机系统的安全、有效、正常运行。3）操作管理制度主要包括以下内容：上机运行系统的规定：明确哪些人员不能上机运行系统操作使用人员的职责操作权限：系统的各类人员所能运行的操作权限；明确各类人员权限范围。操作规程：操作系统运行中应注意的事项；明确主要6项规程。,3.3.3维护管理,系统的维护包括硬件维护和软件维护两部分。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三类（弄清这三类的概念）。软件维护还可分为操作性维护和程序性维护两种（明确定义）。硬件维护中，较大的维护工作一般主要由销售厂家进行。对于自行开发软件的单位一般应配备专职的系统维护员。维护的管理工作主要是通过制定维护管理制度和组织实施来实现的。维护管理制度主要包括：系统维护的任务、维护工作的承担人员、软件维护的内容、硬件维护的内容、系统维护的操作权限、软件修改的手续。,3.3.4机房管理,1、机房管理的目的：给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护计算机设备。防止各类非法人员进行机房，保护机房内的设备、机内的程序与数据的安全。2、机房管理的主要内容：有权进入机房人员的资格审查。机房内的各种环境要求。机房内各种环境设备的管理要求。机房中禁止的活动和行为。设备和材料进出机房的管理要求等。,3.3.5档案管理,档案管理的任务：负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：存档的手续各种安全保证措施档案管理员的职责与权限档案的分类管理办法档案使用的各种审批手续各类文档的保存期限及销毁手续档案的保密规定,3.3.6病毒预防,1、计算机病毒的传播媒介：计算机使用软件；途径：读写带有病毒的软盘或运行带病毒的软件。2、病毒的表现。3、病毒预防措施：养成使用备份软盘的习惯；所有软盘都贴写保护标签；不在带有病毒的计算机上使用软盘；不在计算机上使用带有病毒的软盘；经常对计算机和软盘进行病毒检测；安装软件病毒防火墙。若感染病毒，在操作系统下调用杀毒软件即可。,3.3.7财务管理,财务管理主要是控制计算机机时的使用、人员编制、各种材料动力的消耗，以节约费用，提高运行效益。财务管理中应做到：人员配备合理，无多余人员；对各类材料、动力的使用应有预算或计划；各类电算化材料的采购、领用有控制手续；对计算机运行有安排计划，提高运行效率。,3.4.1通用会计核算软件的特点,通用性：一是纵向通用；一是横向通用。通用性是商品化会计软件的决定性因素之一。保密性软件由厂家维护易学性较弱。,3.4.2如何购买通用会计核算软件,购买会计核算软件的程序：看其是否通过了省以上（含省）财政部门的审批，即考察商品化会计软件符合国家统一要求的情况。评价商品化会计软件的实用性和先进性。考察商品化会计软件厂商的信誉和售后服务情况。进行成本/效益分析，作出决策。明确各具体程序中需遵循的标准和注意的事项。,3.5.1会计电算化计划与组织,1、会计电算化计划与组织的任务：参与本单位计算机应用总体规划的制定，保证企业会计电算化工作顺利、健康发展。制定本单位会计电算化发展规划，推动会计电算化工作深入开展。制定项目开发计划，并组织、协调、检查和控制电算化会计信息系统的开发工作，缩短软件开发周期，降低开发成本，保证系统开发工作顺利进行。2、开展会计电算化的基本条件：正确的思想认识。良好的基础工作（三个方面）相应的人才。经费保证。,3.5.2会计电算化工作计划的制定,1、会计电算化工作制定的必要性：制定计划可以明确发展方向和中长期任务和目标。可以避免盲目性，防止机器软件、硬件选择的失误，降低成本，降低系统开发的风险，提高经济效益。可以保证与企业计算机应用工作的协调，实现数据共享，为单位整个系统的网络化管理奠定基础。,3.5.2会计电算化工作计划的制定,2、会计电算化计划的主要内容：明确企业总目标、企业管理信息系统的目标、电算化会计信息系统的目标。确定电算化会计信息系统的总体结构。电算化会计信息系统硬件配置要求。会计电算化目标实现的阶段和步骤。会计电算化工作管理体制和组织机构。专业人员培训与配置计划资金来源及预算,3.5.3会计电算化工作的实施,1、会计电算化实施队伍的组织。2、会计电算化实施的费用预算。3、会计软件的取得。,3.5.4组织机构设置,会计电算化系统是企业管理信息系统的重要子系统，会计电算化系统组织机构必须与整个企业管理信息系统组织机构相适应，为此必须首先明确企业管理信息系统组织机构形式：1、集中管理组织机构形式2、分散管理组织机构形式3、集中与分散相结合管理组织机构形式学习要点：明确这三种不同形式的定义、背景和优缺点。,3.5.5开展会计电算化应注意的问题,明确目标，树立目标第一的观点。普及