企业常用公务文书写作(ppt 139页)

企业常用公务文书写作,毛一卓,第一节公文概述,第二节通知,第三节报告,第五节批复,第六节函,第七节会议纪要,第十节常见问题分析及测试,第八节商务电函写作规范,第九节商务写作原则与技巧,第四节请示,第一节公文概述,一、公文概念、特点、种类、格式,(一)公文概念1、广义公文2、狭义公文,1、广义公文：国家党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的公务文书。可分为通用公文和专用公文。（1）通用公文：法定公文：指党和国家权威机关界定使用的公文。事务性公文：没有纳入法定公文范围、但在日常公务活动中经常使用的公文。,（2）专用公文：指一些具有专门职能的部门在特定的业务范围之内使用的公文。2、狭义公文：指国家行政机关公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。有法定的文种：共13种。,(二)、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。,(二)、公文的特点,有规范的语言：表达方式：有叙述、议论、说明，其中以说明为主，基本不用描写和抒情。叙述具有概括性；议论具有直陈性；说明具有提要性。语体风格：准确、简洁、庄重。有固定化一的结构开头：直陈其事，开门见山。常见导语式、援引依据式、引叙来文式、交待背景式。,(二)、公文的特点,主体：比较灵活，常见篇段合一式、分条列项式、分段式、小标题式、章断条连式、序号标注式。序号标注层次：一、（一）、1、（1）结尾：止于所当止。常见总结全篇式、希望号召式、重申纪律式、自然收束式、习惯结语式。,(三)公文的作用,1、领导指导作用。2、行为规范作用。3、传递信息作用。4、公务联系作用。5、凭据记载作用。,(四)公文的种类,（五）公文的格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,公文的一般格式,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。4.书面格式,公文的一般格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,公文的一般格式,公文的一般格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,公文的一般格式,2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,公文的一般格式,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,公文的一般格式,4.发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,公文的一般格式,5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。,公文的一般格式,公文的一般格式,6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居右侧。,公文的一般格式,7.红色反线。,公文的一般格式,公文的一般格式,1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。,公文的一般格式,公文的一般格式,部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,公文的一般格式,公文的一般格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,公文的一般格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,公文的一般格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,公文的一般格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,公文的一般格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。,公文的一般格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,公文的一般格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,公文的一般格式,公文的一般格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,公文的一般格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,公文的一般格式,3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,公文的一般格式,公文的一般格式,（六）、公文写作要求,据国家行政机关公文处理办法第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。,（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。必须使用国家法定的计量单位。（五）用词用字准确、规范文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,归结为,A、意思明确明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求B、文理通顺这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。C、观点正确表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。,（六）、公文写作要求,D、实事求是是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。E、及时迅速F、简明生动G、层次分明H、格式规范,（七）公文写作程序,自我提问：写什么？要达到什么目的？采用什么文本？给谁看？要求对方做什么？,明确文书写作主旨,自我提问：a.需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？c.怎样收集？d.达到什么目的？,收集资料信息,（七）公文写作程序,A、拟订提纲B、起草正文C、反复检查,（七）公文写作程序,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。,公文文体常识,公文概说（概念、种类、特点）,公文格式,行文规则,公文写作要求、程序,书面格式、印装格式排版格式、用纸格式,行文关系行文方式行文原则,本节小结,节后复习题,一份公文的主题词位于公文的哪个部分？A眉首区B主体区C版记区D附注区公文的标题必须包括（）A发文机关B主要内容C发文意图D文种,部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,第二节通知,一、通知的适用范围,转发和批转性通知1、转发性通知：上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。2、批转性通知：上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,范例：,上海市财政局关于转发财政部关于印发基本建设财务管理规定的通知的通知沪财建2002189号国务院批转国家土地管理局关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知国发xx4号,第二节通知,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,基本格式,标题：发文机关+事由+的+“通知”主送：正文：缘由和目的、通知事项、执行要求落款：署名、日期,通知的结构,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求结语（特此通知）单位成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：大学关于转发国家教育委员会研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“农转非”控制指标。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(三)告知性通知的写法,如：为了全面推进素质教育，推动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。特此通知附件：评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。,(四)任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,第二节通知,三、通知写作的基本格式,第二节通知,三、通知写作的基本格式,(五)会议通知的写法,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,第二节通知,四、通知写作的注意事项,发文机关,发文字号,标题,落款,抄送机关,主送机关,主题词,节后复习题,常用公文中使用频率最高的文种是（）A通知B报告C请示D函任免和聘用干部的公文文种为()A命令B、指示C、通报D、通知练习,写一篇会议通知。,第三节报告,一、报告的适用范围和特点,报告的特点：,报告的种类：工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等答复报告：报告的原因、回答询问,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于我市2008年度星级饭店复核工作的情况报告,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如：根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知精神，我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作。现将有关情况报告如下：,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。,如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,报告的基本格式,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间,第三节报告,三、报告写作的注意事项,报告的结构、内容和写法,撰写报告应注意的问题：（）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）重点突出。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,简报类文书,一、简报类文书概述：简报：就是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。二、简报类文书的类型：1、会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2、工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。,三、简报类文书的特点：1、简。就是简报在文字上要简明扼要。2、快。就是说编发简报要迅速及时。3、新。就是说立意要新、内容要新。四、简报类文书写作：1、简报类文书的写作格式：一般由报头、主题、报尾三部分组成。报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。主体：主体一般由按语、标题和正文组成。标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。,五、简报类文书的写作要求：1、内容要真实、确切。2、篇幅要短小。3、针对性、指导性要强。,节后复习题,报告属于？A、上行文B、下行文C、平行文报告分为哪三种？A、工作报告B、情况报告C、请示报告D、答复报告,第四节请示,一、请示的适用范围和特点,第四节请示,一、请示的适用范围和特点,第四节请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请示,第四节请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于调整函授学员培训费标准的请示,第四节请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,如：房地产开发公司自今年组建以来，配合市旧城改造，业务发展很快，最近已中标开发市五号地块。该公司现有干部、职工60余名，随着业务扩大，工作人员逐步增加。鉴于目前公司办公用房系租用远郊旧房，面积小，交通不便，影响正常业务的开展。,第四节请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。,如：为此，该公司拟自筹资金建造综合楼一座，建筑面积7000平方米。其中，为解决拆迁户回迁用房5300平方米，办公用房1700平方米，总投资1100万元。,第四节请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”等等。,如：现予申报，请求批准列入2004年计划。,请示的结构,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位成文时间,第四节请示,三、请示写作的注意事项,相关链接,小结,报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问请示是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。请示和报告是两个不同的文种，注意区分。,节后复习题,请示的结构由以下选项的哪几部分组成()A、标题，写明制发机关名称、事由与文种B、主送机关C、正文，包括请示理由、请示事项及请示的具体要求D、制发机关名称与成文日期关于请示的特点，说法正确的是()A、请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理问题与事项B、使用范围广泛C、具有执行性D、有较强的时效性，强调及时快捷,练习,XX学校XX班关于开展XXX活动的请示,第五节批复,一、批复的概念：概念是答复下级机关请示事项的指示性公文二、批复的特点：1、针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2、指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。,三、：批复的类型针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：1、表态性批复2、请示性批复四、批复的写作要求：1、要先回答后批复2、态度要鲜明，措辞要明确。3、要及时批复,第六节函,一、函的适用范围和特点,一、函的适用范围和特点,函主要有三个特点：,第六节函,二、函写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：市劳动局关于工伤确认等问题的函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函,第六节函,二、函写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于毕业生分配问题的函,第六节函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等。,如：为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟选派10名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。,第六节函,二、函写作的基本格式,(二)正文,复函的缘由一般首先引述来函的日期、标题、发文字号等。,如：贵公司厂200318号关于请求协助解决技术人员进修外语的函收悉，现答复如下：,第六节函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求。,如：为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。,第六节函,二、函写作的基本格式,(二)正文,复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。,如：经与外语系研究，同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外语系有关人员作具体商议。,第六节函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函的结束语一般用“此复”、“特此函复”等。,第六节函,函的结构、内容和写法,1、标题：发函用关于XXXX的函复函用关于XXXX的复函正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。,第六节函,三、函写作的注意事项,撰写函件应注意的问题,函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,请示和函的区别,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置*设备的请示*公司关于与*单位建立合作关系的函,给下面这个商洽函写一个复函,关于选拔出国人员的函xx省外贸局:中国轻工业品进出口总公司定于2月底派一贸易小组赴美国进行推销和调研活动。拟请你省轻工业品进出口总公司派一名熟悉玻璃器皿经营业务并懂英语的业务员参加。如同意,请将你省审批的出国人员的批件于元月底以前寄中国轻工业品进出口总公司。经贸部二0XX年x月x日,节后复习题,向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用()A、请示B、报告C、通报D、函,会议纪要的结构、内容和写法,第七节会议纪要,会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,商务电子邮件结构、内容和写法,电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、附件栏,第八节商务电函写作规范,商务电子邮件实例,商务传真的结构、内容和写法,标准传真主要组成如下：传真版头：传真发送的单位、部门或个人（To）发传真的日期（Date)、传真号（FaxNo.）发传真的单位、部门或个人（From）页数（Page）、传真主题（Subject）传真正文：标题、称呼、正文、结束语、署名,商务电子邮件、传真的礼仪规范,1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。,商务电子邮件、传真的礼仪规范,4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司全体、惠生工程全体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。5、邮件、传真必须使用公司统一模板。6、认真检查校对。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。7、回复应迅速及时，避免耽误工作。,商务公文写作技巧,HSE通报,WP-HSGE700401C项目HSE报告管理规定,第九节商务写作原则与技巧,商务公文写作技巧,HSE通报,WP-HSGE700401C项目HSE报告管理规定,第十节常见问题,1文种的误用主要表现在报告和请示的错用报告和请示