文员公文写作培训ppt课件.ppt

文员岗位培训,公司培训课程系列,2011年6月,1,小区文员岗位职责,负责部门行政公文、重要、机要文件的起草及打印、登记、呈送、报批、跟进、归档工作，并履行保守公司机密的职责小区通知的草拟、报批、印发、张贴工作负责小区召开会议的前期安排工作负责小区档案管理工作及档案借阅工作,2,培训什么,公文常见种类及特点各类公文的写作特点及规范要求公司常用文件的标准格式公文写作实例讲解：常见错误及注意事项文件传递流程及跟进反馈台帐的使用方法档案管理,3,公文常见种类,通知：批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况报告：向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问请示：向上级单位请求指示、批准函：各单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，向主管部门请示批准,4,公文常见种类,会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行时使用的公文制度：是为规范公司日常管理工作所明确的制约规则工作计划：对工作的预想和打算的书面化工作总结：是在工作实践中，对客观事物规律的认识而形成的文字材料,5,通知类公文写法指要,着眼于实：制发各类通知的目的都是为着解决实际问题，因此必须着眼于实。有的通知，不仅要提出问题，而且要分析问题，拿出解决问题的办法，如指示性通知；也有的通知，内容比较简单，表现为提出问题与解决问题，如规定性、事务性通知；也有简单的，如批转、转发、发布性通知及任免性、会议性通知等，基本只有解决问题的内容，而无提出问题，更少分析问题。一目了然：通知在写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构单摆浮搁，使人一目了然。一般要开门见山，先用寥寥数语讲明制发通知的原委、依据及目的。,注意：1、任免通知类文件：若同一人或同一职位有任有免时，要先写免再写任，保持逻辑上的严密。2、会议通知类公文：常规会议一般无需写开头，直接写明会议时间、地点、参会人员、主持人、会议内容及注意事项等内容即可。,6,通报类公文写法指要及注意事项,1、通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。2、通报的类型：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”3、写法指要：（1）用典型事实说话：通报是用典型事实教育、警示员工的，不是正面的典型，就是反面的典型。因此通报的事情不可一般化，应具有典型性和说服力。（2）要注意分寸：通报中的议说，必须是通报中典型事实的引申，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。引伸出来的观点、意见、主张、结论，既不能过泛，也不能过狭。引发过泛，大而无当，缺乏针对性，会失去通报的本意。引发过狭，消弱了以此类推的目的，也会失去通报的本意。,7,请示类公文的写法指要,请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种，使用频率较高。请示按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：一是直请性的请示，即下级机关直接向自己的上级领导或主管部门请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以请示上报给直属上级机关，要求上级批转有关单位予以办理，我们公司日常所用的大都是第一类的请示。请示的内容结构一般是由三部分组成：开头部分写请示的缘由，即“为什么请示”，要求写得充分而显明；中间主体部分写请示的事项，即“请示什么”，要求写得实际、合理、明确、简要；结尾部分写希望要求，大都运用惯用的词语，如：“妥否（当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示，望予批准”等写法指要：1、把握好请示的内在逻辑：一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。公文中请示比较特殊，其它公文的目的句，通常置于开头，即开门见山，惟独请示，目的句置于第二层次。2、一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。,8,报告类公文的写法指要,报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。报告的种类：情况报告、工作报告、建议报告、回复报告、检讨报告、送文送物报告。报告与通报的区别：报告与通报，虽均以陈述客观事实为主要内容，但报告是用于向上级陈述情况，很少直接论理，但可以用自我认识或在述事的过程中陈述依据，以讲清道理；通报是用于向下级进行典型教育，需要直接论理，做到紧贴典型事实，以叙事为主，适当引申出一些道理。写法指要：1、报告写作的通用原则：三段式写作结构，通常有以下几种形式：（1）情况做法问题（意见）（2）情况（做法）问题今后意见（3）情况问题今后意见（4）情况原因（责任）下步做法（5）情况原因责任及处理意见（6）情况问题建议等写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰文效率且达到眉目清楚，是十分必要的。“三段式”只是一个基本写法，并非所有报告都必须用“三段式”。有的报告是“情况做法”的“二段式”。2、注重实效，情况真实3、语言要简洁、篇幅要短小：报告的篇幅一定要短，要充分运用概述和突出重点的表达方式。,9,函的写法指要,函是平行文，是法定公文中唯一的一个平行文。函是相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型，包括：申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函等。从行文方向上看，函有来函、复函。函是联系工作，传播信息，沟通思想的重要手段，随着我们公司业务的不断拓展，横向联系不断扩大，函的作用必将越来越大。函的写法指要：1、叙事清楚，说理有节。2、短小精悍，注意技法：公函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指公函撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。,10,会议纪要的写法指要,会议纪要是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作的一个正式文种，会议纪要虽不加盖公章，但属于法定公文，有强制性和规范性。写法指要：1、明确会议宗旨，突出中心。2、讲究用语，注意条理。3、会议纪要是对会议记录的高度概括和归纳，因此首先要做好会议记录工作，只有会议纪录全面、真实，在此基础上形成的会议纪要才可有的放矢、重点突出。,11,公文的标准格式,依据：中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式，国家质量技术监督局1999-12-27发布2000-01实施公文尺寸：A4纸型，幅面尺寸为210MM297MM。发文字号：由发文单位代字、年份和序号组成，发文单位标识用规范简称，年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，如2004不能写为04，并用括号插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“京康景请字2004第001号”不规范，正确应为：京康景请字20041号。附件：公文如有附件，应在正文的下一行左空两格标识：附件，如有多个附件，形式为：“附件：1、xxxxxxx”，附件名称后不加标点符号。附件与公文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”或“附件X”。发文时间：用汉字将年月日标全，“零”写为“”。主题词：黑体，相邻词目间空1字抄送：对抄送机关，不管是上级、平级还是下级，均为“抄送”，过去那种分列“抄报”、“抄送”、“抄发”的做法已不存在。抄送的顺序按照先上级、后下级、再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后面标识句号。,12,公司常用文件的标准格式,请示文件通知文件通报文件报告文件函件会议纪要公司各部门及对外联系单位文号及规范简称的写法,13,公文写作及发文中的常见错误及注意事项,仍存在“抄报”字眼（前面已经讲过，抄发、抄报的现象已经取消）日期不规范：二零零四年四月十日、2004年8月2日标题不规范：关于XXXX的申请、关于XXXX的申请报告等，通常情况下，公文的标题就是“关于XXXXX的请示（报告、函、通知、通报等），前面说的“关于XXXXX的申请”中的“申请”不是公文的名称，还有后面的申请报告，概念重复，报告就是报告，申请就是申请，两者不能同时出现在一个标题中。主题词含有虚词：关于附件书写不规范，附件一、附件：一、附件1等等发文形式不明确，以部门名义、行政人事部名义、地区公司名义要区分开，不要相互混淆，也不能彼此代替，根据实际情况，选择发文的名义。,14,文件传递流程,文件传递流程图跟进反馈及时