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论文摘要 y 4 6 7 9 6 4 “科学技术是第一生产力”，在全球化的进程当中，企业的竞争 实际上是技术水平的竞争。而科学技术是掌握在人手上的，归根结底， 企业的竞争是人才的竞争。人力资源也就演变成企业中最重要的资 源。信息时代的来临，既揭示了人力资源的重要性，同时也为人力资 源管理的发展注入了新的活力。在人力资源管理中引入信息技术，能 极大地提高企业的人力资源管理水平j 本文通过对信息技术在人力资 源管理中应用的研究和思考，结合人力资源管理的特点和信息技术的 最新发展，提出了信息技术在人力资源管理中应用的方法、手段和意 义，旨在提高信息技术在人力资源管理中的应用水平，促使人力资源 管理部门从单纯的人事行政管理部门演变为企业的战略决策支持部 门，并最终提升企业的竞争力。 本文共分六个部分。第一部分介绍了人力资源管理的发展变化； 第二部分介绍了信息技术的发展变化以及由此带来的对人力资源管 理的影响；第三部分具体分析了信息技术在人力资源管理中运用的方 法和内容：第四部分讲述了h r m s 的具体实施过程及意义；第五部分 预测了h r m s 未来的发展趋势；最后简要的讲述了我国实施h r m s 所面 临的困难及要采取的对策。 关键词：信息技术、人力资源、战略决策、h r m s c j 6 - l a b s t r a c t “s c ie n c ea n dt e c h n 0 1 0 9 yist h em o s ti m p o r t a n tp r o d u c t i v i t y ” i n f a c t ，t h ec o m p e t i t i o no ft h ee n t e r p r is e sb e c o m e st h e c o m p e t i t i o no fs c i e n c ea n dt e c h n 0 1 0 9 yd u r i n gt h ed e v e l o p m e n to f t h e9 1 0 b a le c o n o m i c s h o w e v e rt h et e c h n o l o g yisi nt h ec o n t r o l o fh u m a n b e i n g s i nt h ef i n a l a n a l y s ist h ee n t e r p r is e s c o m p e t i t i o nh a sc h a n g e di n t oc o m p e t i t i o no fp e r s o nw i t ha b i l i t y h u m a nr e s o u r c eh a sb e e no n eo ft h em o s ti m p o r t a n tr e s o u r c e so f e n t e r p r is e s i t ( i n f o r m a t i o nt e c h n 0 1 0 9 y ) h e l pu sd is c o v e rt h e h r s ( h u m a nr e s o u r c e ) e s s e n t i a l i t ya n di m p r o v eh rm a n a g e m e n t t h isd is q u i s i t i o nisa b o u ts t u d yo fi t sa p p l ic a t i o ni nt h eh r m f i r s t ，t h e r eisa na n a l y s isa b o u tt h eh r m sc h a r a c t e r is t ic sa n d t h el a t e s td e v e l o p m e n to fi t t h e ni tt 0 1 du sh o wt oi m p le m e n t h r m s t h ep u r p o s eo ft h isa r t i c l eist oa d v a n c et h ei tl e v e li n t h eh rm a n a g e m e n ta n da c c e l e r a t et h ec h a n g et h a th r mf r o ms i m p l e a f f a i r sm a n a g e m e n tt oh r ss t r a t a g e mm a n a g e m e n t t h isd is o u is i t i o nh a s s i xs e c t i o n s t h ef i r s ts e c t i o n i n t r o d u c e dt h ed e v e l o p m e n to fh r m s t h es e c o n ds e c t i o nw a sa b o u t i n f l u e n c eo fi t sa p p l i c a t i o ni nm rm a n a g e m e n t t h et h i r ds e c t i o n t 0 1 dt h ew a y st oi m p l e m e n th r m s t h ef o u r t hs e c t i o nd is c u s s e d t h ep r o c e s sa n ds i g n i f i c a t i o no fi m p l e m e n th r m s t h ef i f t hp a r t f o r e c a s t e dt h ed e v e l o p m e n tt r e n do fh r m s t h es i x t h p a r t r e c o m m e n d e dh r m s ss t a t u si nc h i n aa n dh o wt oi m p r o v et h e1 e v e l o fh r m s k e y w o r d s ：i t ，h r ，s t r a t a g e md e c is i o n m a k i n g ，h r m s 9 9 m 0 8 3 张正干 信息技术在人力资源管理中的应用 前言 在迈进新世纪的时候，中国也加快了前进的步伐。在2 0 0 1 年9 月份， 中国完成了和w t o ( 世界贸易组织) 所有成员国的双边贸易谈判，中国加 入w t o 的所有法律文书也已递交到了w t o 手中，中国加入w t o 剩下的只 是履行手续的问题。w t o ，一个崇尚自由、竞争、进步的组织，即将接纳 中国的加入。中国的入世，给我们带来了机遇，也带来了挑战。中国的 企业将获得更加宽广的施展自己才华的舞台，同时也将遭遇更加激烈的 竞争和围堵。中国的入世，意味着中国的企业必须按照国际惯例、国际 要求参与到国际经济活动中去，中国的企业只有建立自己的核心竞争力 才能在全球化经济中赢得自己的位置。 二十一世纪，是科技的世纪，是信息的世纪。二十一世纪，属于知 识的时代，属于信息的时代。信息时代的竞争，是科学技术水平的竞争， 是人才的竞争。可是，我们该拿什么样的人才去和国外的公司竞争呢? 2 0 0 1 年，十月的上海，迎来了a p e c 的又届年会。在本次a p e c 会 议上，各国工商界知名人士、高官、部长和国家最高领导人济济一堂， 畅谈经贸往来、科学技术等各个方面合作的问题。引人注目的是，人力 资源能力建设成为与会各国关注的一个热点。作为a p e c 经济技术合作 领域的一个重要方面，加强人力资源能力建设方面的合作，成为本次 a p e c 会议所讨论的一个重要议题。可见，对于人力资源方面的建设，各 国都提到了战略性的高度。 相比较美国、日本等发达国家，我国本来就缺少足够的高素质的知 识工作者：每年，我国大量高学历、高潜质的人才从各高等学府、科研 院所直接迈向了大洋彼岸。人才的缺乏和流失，进一步削弱了我国追赶 国外先进水平的能力，延缓了我们前进的步伐。 我们该采取什么样的措施来改变这种状况，增速我国缩短和发达国 家差距的步伐呢? 毋庸置疑，人才的流失，与我国经济水平还比较落后 有着一定的关系，但我们在人才的使用、培训、开发和对人才的重视程 度上确实还有许多需要改进的地方。我国已经在加快人才的培养上采取 了很多有力的措施，但我们更需要在人才的管理、人力资源的开发上下 功夫。对人力资源的管理，我们应引起足够的重视。人力资源管理活动， 是企业经营管理活动中非常重要的一项活动。纵观全球顶级的公司像微 9 9 m 0 8 3 张正千信息技术在人力资源管理中的应用 软、i b m 、通用电气等公司无不把人力资源的开发管理放在非常突出的地 位。世界头号经理人杰克韦尔奇就曾说过，如果说他有什么成功的地 方，那就是他能激励员工，让员工觉得自己很棒很出色，让员工能实现 他们自己的梦想。 本文从论述人力资源管理的重要性入手，重点探讨了信息技术在人 力资源管理中应用的方法和手段，以及在实施h r m s 过程中碰到的问题和 解决方法，希望对提高我国企业的人力资源管理水平有所借鉴和帮助， 促进我国的企业更快、更稳地融入到世界经济当中去并占得一席之地。 _ 3 - 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 1 人力资源管理的发展变化 1 1 人力资源管理概述 1 1 1 人力资源的定义 对人力资源的定义，有广义和狭义之分。 广义地说，智力正常的人都是人力资源。 狭义地讲，对人力资源的定义也有许多种。 1 人力资源是指能够推动整个经济和社会发展的具有智力劳动能力 和体力劳动能力的人们的总和，它应包括数量和质量两个指标。 2 人力资源是指一个国家或地区有劳动能力的人口的总和。 3 人力资源是指具有智力劳动能力和体力劳动能力的人们的总和。 4 人力资源是指包含在人体内的一种生产能力。若这种能力未发挥出 来，它就是潜在的劳动生产力，若开发出来，就变成了现实的劳动 生产力。 5 人力资源是指能够推动整个经济和社会发展的劳动者的能力，即处 在劳动年龄的已直接投入建设或尚未投入建设的人的能力。 6 人力资源是指一切具有为社会创造物质文化财富、为社会提供劳务 和服务的人。 1 1 2 人力资源的特点 从上面的定义中我们可以看出，同物质资源一样，人力也是种资 源，但同时，人力资源和物质资源相比，又存在着巨大的差别。主要体 现在： 1 人力资源具有能动性。物质资源在社会生产过程中完全处于被动 地位，它只是被利用或者改造的对象。而人则不一样，人能够积极主动 地、有意识、有目的地把自己的能力用于认识世界和改造世界的实践。 在社会生产过程中，人能够通过意识进行分析、判断和预测，并据此控 制和调整自己的生产行为，最后对生产成果产生决定性的影响。人是生 产力中最活跃的因素。人的能动性使他拥有的劳动能力也具有了能动作 - 4 - 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 用。 2 人力资源具有两重性。人既是生产的主体，又是消费的主体。人 可以决定把自己的体力和脑力用于生产，也可以决定把它们用于消费。 人力资源的耗费过程既可以是一个生产过程，也可以是一个消费过程， 因此它具有双重性。物质资源虽然同样可以被运用于生产过程和消费过 程，但它是从属于人力资源的，没有一种物质资源能够自主地决定自己 的运用目的。 3 人力资源具有时效性。它的形成、开发和利用都要受到时间方面 的限制。从个体角度看，作为生物有机体的人，有其生命周期，比如， 幼年期、青壮年期、老年期，其各阶段的劳动能力各不相同。从社会角 度看，人才的培养和使用也有培训期、成长期、成熟期和老化期。因此， 人力资源管理必须遵循这些规律，使得人力资源的形成、开发、分配和 使用都处于一种动态平衡之中。 4 人力资源具有层次性。企业人力资源的层次性指企业的各类人员 在劳动技能上存在着很大的差异。差异的原因有三：一是先天的素质； 二是后天的学习：三是社会的专业分工。这三个方面的差异使得有的人 适合干体力劳动，有的人适合从事脑力劳动。他们分布在企业生产、供 销和管理等各个环节中，从而构成企业人力资源的横向层次。在每个横 向层次中，每个员工的技能水平仍然是很不样的，每个员工只能根据 自身的能力而承担相应的技术职务，这又构成了人力资源的纵向层次。 5 人力资源具有多功能性。多功能性指的是人的技能不是绝对单一 的，它可以胜任多项性质不同的工作。这在专业分工不细的时代表现得 尤其明显。实际上，直到今天，我国的劳动体系大体上还是由一些低层 次的技术人员，特别是互换性很强的劳力工作所驱动。所以，一名普通 工人如果被辞退或者自动辞职，企业很快就能以较小的代价找到替补。 但是，随着生产力的高速发展，在新的世纪，由于企业里普通工人对技 术人员，管理人员以及专业工作者的比例将日渐减少，企业对特殊技术 和高技术水准的员工的需求越来越大，使得企业在寻找有适当技术的人 时将越来越困难。 6 人力资源是一种可以自我完善和发展的资源。在适当的生存和利 益机制的驱动下，人总是不断追求专业技能和综合素质的自我完善和进 步，特别是在科技日益发展和竞争日趋激烈的今天，人的自我完善欲望 更为强烈。人是善于学习和适应环境的，这一点和其他物质完全不一样。 人经过了学习或是适应了新环境以后，他认识世界和改造世界的能力会 得到很大的提高。因此，人力资源作为人的脑力和体力的总和，它具有 9 9 m 0 8 3 张正千信息技术在人力资源管理中的应用 自我增值的功能。 7 人力资源是一种流动性很强的资源。在市场经济中，企业很难拥 有终身员工，而员工也很难在一个企业里呆上一辈子。重新选择职业， 重新选择工作单位，在西方发达国家司空见惯，在我国也是相当普遍。 这就说明，企业人力资源是一种具有很强流动性的资源。人员流动的原 因来自三个方面：一是利益因素的驱动，即效益差的企业的员工容易向 效益好的企业流动；二是价值观念因素的驱动，即员工在企业感到个性、 能力受到压抑，个人的价值难以实现的时候，会萌发谋求更宽松更广阔 的发展天地的动机；三是某些地区人力资源布局不合理导致的。某类人 才比较充足，某类人才十分紧缺，这种情况就为员工的流动提供了客观 条件。总之，在市场经济条件下，尤其在信息时代，合理的人才流动不 可避免，这是人力资源进行自我优化配置的必然结果。 正是因为人力资源作为一种特殊的资源，有许多自身的特点，所以 对人力资源的管理就显得更加复杂，更具挑战性，更加需要技巧。科学 的方法和手段，就显得尤为重要。所谓人力资源管理，对企业来讲，就 是利用一切科学合理的手段，来组织和优化企业的员工，激发员工的积 极性和创造性，最大限度的发挥员工的潜能，为企业、个人和社会创造 出最大的财富。对人力资源的管理古已有之，如中国的一句古话“疑人 不用，用人不疑”就体现了古代对人力资源的一种很实在的管理哲学， 只是随着近代科学和技术的不断发展，人力资源管理的思想和观念、方 法和手段产生了很大的变化。 1 2 对人力资源及管理认识的演变过程 1 2 1 古代社会对人力资源的认识和管理 古希腊的荷马史诗中记载“一头肥壮的牛= 六个强壮的男奴”。 中国的资治通鉴汉纪六中也记载过这样的现象：人口贩子从穷人手 中低价购买婴儿，将他们养大后卖给官宦缙绅以获取暴利。从这些历史 资料中我们可以看出，在古代，是把人( 当然不包括达官贵人) 看作一 种物质财富，就如同所有的其他物品一样；即使到了资本主义社会初期， 奴隶贸易也仍然十分猖獗。所以那时候对广大的处于社会底层的劳苦大 众来说不会有什么人力资源管理的说法，只是对上层社会来讲体现了一 9 9 m 0 8 3 张正千信息技术在人力资源管理中的应用 些所谓人力资源管理的原始思想。 1 2 2 近代古典经济学家对人力资源的认识和管理 资产阶级古典经济学家创造了劳动价值论，把人本身和人的劳动区 分开来。威廉配第认为“土地是财富之母，劳动是财富之父”。亚当斯 密则更迸步地认识到人拥有的是自己的劳动力，因此，这位划对代的 巨匠以其朴素而科学的眼光跨越时代地提出，人力也是一种资本。大卫 李嘉图发展了劳动价值论，确定了财富的价值大小决定于其包含的劳动 量的大小。这个时候已经体现了人是一种资源的原始概念，分析了人之 所以能成为一种资源的原因，但并没有指出知识和技术水平在人之所以 能成为一种资源中所起的作用，也没有提出人力资源管理的概念。 1 2 3 现代经济学者对人力资源的认识和管理 西奥多舒尔茨在经济增长的研究中发现，单纯从自然资源、实物资 本和劳动力的角度无法解释二战以来生产力水平迅速提高的全部原因。 他认为，除了我们已经知道的要素外，一定还有另外一种生产要素在起 着重要的作用，这种要素就是人力资本。他曾经从经验数据中得出教育 投资对美国经济增长的贡献是其总额的3 3 ，后来这一数据又被另一位经 济学家爱德华丹尼森修正为2 3 ，从中可以看出人力资源所体现出来的 重要价值。现代经济学者开始将人力资源作为一种非常重要的资源加以 看待和管理。伴随着对人力资源的全新认识，对人力资源管理的研究也 逐步地深入开来。 1 3 信息时代人力资源管理的特点 1 3 1 人力资源成为企业第一资源 随着i n t e r n e t 以铺天盖地之势向我们扑面而来，随着“信息高速公 路”、“知识经济”、“网络经济”等新名词的不断涌现，二十世纪之末， 已经在全世界掀起了一股信息革命的浪潮。 在人类历史上，曾经经历了三次技术革命，现在。人类社会正经历 着第四次技术革命。第一次技术革命，起源于英国，以欧洲为中心，主 要标志是以机器工具替代了手工工具。第二次技术革命，始于1 9 世纪中 期，以美国、德国为中心，主要标志是电的发明和广泛利用，开创了人 9 9 m 0 8 3 张正千信息技术在人力资源管理中的应用 类社会的电气化时代。第三次技术革命，始于第二次世界大战前后，产 生于美国，以原子能的利用、电子计算机和空间技术的发展为主要标志， 开创了人类社会的电子时代。第四次技术革命，是从2 0 世纪7 0 年代持 续到现在的信息革命，其标志是计算机技术和通信技术的结合，网络技 术的深入发展和广泛应用。第四次技术革命将人类社会推向了崭新的时 代一信息时代。 伴随着信息革命的兴起，知识作为一种资本越来越显出其重要性。 在信息社会中，经济的增长主要不是靠体力劳动，而是靠知识。知识成 为信息社会中生产力、竞争力的关键因素。美国经济在九十年代的高速 前进，正是得益于美国以i t 行业、高科技产业为代表的“知识型企业” 的蓬勃发展。正是知识，创造了美国1 1 0 个月经济持续增长的神话，也 验证了“知识才能经济”的说法。随着经济的日益全球化，缺少了贸易 壁垒和关税保护的企业之间的竞争更加激烈和残酷。企业之间的竞争， 实际上知识的竞争。而知识是客观存在的，是掌握在人手上因人的使用 才能发挥巨大效用的资源，所以归根结底来说，企业的竞争是人力资源 的竞争。这也使得人力资源成为企业资源中最重要的资源。我们正在进 入一个新的时代，w t o 将把我们融入到一个没有边界的经济体系和全球 化的商业环境中，面对新的竞争环境与挑战，有效管理人力资源将成为 企业组织获取竞争优势的重要来源。对企业组织中最重要的资产一一人员 进行战略性的管理，应成为2 1 世纪企业组织最高领导人的重要使命，这 也将是企业组织获得最大价值增值和丰厚利润回报的最大秘密，同时也 是杰出组织与一般性组织区别的根本所在。 管理大师彼得德鲁克曾经说过：“人是企业的最大资产”。我国 著名的经济学家曹思源也说过“知识时代，人才资源是当之无愧的第一 资源”。在传统的企业管理活动中，一般把人、财、物作为企业的重要 资源，其中，财、物占有重要的地位。但随着知识经济的到来，人力资 源从其他两种资源中脱离开来，成为企业第一资源，这正是在信息时代 企业所经历的最大变化。财富评选最具竞争力企业时除了将规模、 资产、产值等量化指标作为评选依据外，更是将企业的管理者、员工的 素质和技能、企业文化等软件指标作为评选的重要依据，突出强调了人 力资源在提升企业竞争力方面所起的重要作用。在2 0 0 1 年上海a p e c 会 议上，人力资源能力的建设，就成为了一个重要的议题。据统计，亚太 经合组织1 9 9 3 至2 0 0 0 年开展的项目中，属于人力资源能力建设的有4 2 。 为加强各成员国的综合能力的建设，人力资源能力建设涉及的问题都将 在本次a p e c 领导人非正式会议上讨论落实。今年5 月，由中国和文莱 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 共同主办的a p e c 人力资源能力建设会议，通过了a p e c 人力资源能力 建设北京倡议，确定人力资源能力建设官、学、商三方合作机制，并 提出充分考虑在全球化和新经济的背景下，开展人力资源合作的方向， 以在更广泛的领域开展经济技术合作。随着经济全球化的迅速发展和科 技革命的突飞猛进，人力资源在经济和社会发展中的作用日益突出，加 强人力资源能力建设是新世纪经济社会发展的客观要求。人力资源的建 设已经成为一个国际性的话题。快速提高人力资源的管理水平，是摆在 所有h r 部门、c e o 乃至政治家面前的迫切任务。 1 3 2 人力资源管理的全面化 因为人力资源在企业中所处的战略地位日益突出，对人力资源管理 的要求也就日益提高。对人力资源的管理已经不单单是h r 部门单独的事 情，而变成了整个企业各个部门共同的管理活动，即我们所说的人力资 源管理的全面化。所谓人力资源管理的全面化指的是企业的各个部门都 肩负着人力资源管理的特殊任务，从员工的招聘、考核、培训，到规划 和发展，都需要其他部门和h r 部门倾力合作，共同管理。在传统的观念 中，人力资源的管理是h r 部门的事，与其他部门没有什么关系。但现在 的研究发现，人力资源的管理其实是整个企业的事情，人力资源管理部 门对员工的管理需要其他部门的支持，其他部门对本部门员工的管理也 需要得到h r 部门的指导和支持。现在，许多跨国公司都提倡这样的观 念：所有部门经理都应是人力资源经理，因为他们对下属负有招聘、考 评、开发、激励等职责。人力资源管理工作要想切实有效，没有各职能 部门的执行、配合是不可能实现的。“只要有员工存在之处，人力资源 管理就应该延伸，整个企业实际上是一个大人力资源系统”。 在人力资源管理全面化的过程中，人力资源部和其他部门在分工上 有所不同，侧重点也不一样。如下表所示：( 见下一页) 9 9 m 0 8 3 张正千信息技术在人力资源管理中的应用 表1 1h r 部门与其他部门在人力资源管理中的分工 职能其他部门经理职责h r 部门经理职责 提供工作分析、工作说明的资进行工作分析，组织招聘， 料，使各个部门的人力资源计准备申请表，组织笔试，与 录用 划于战略计划相一致；对候选部门经理一起面试，核查背 者进行面试，综合h r 部门的景资料和推荐资料等。 意见，作出最终的录用决定。 公平对待员工，沟通、解决抱制定薪酬和福利政策，维护 薪酬、沟通与激励 怨和争端，提倡协作，及时表员工关系，为员工提供服务 扬并奖励员工。等。 指导新进员工的培训，帮助下技术培训，管理培训，职业 属改善绩效，培训下属的团队生涯规划，咨询服务，人力 培训与发展 合作关系，向员工反馈信息。资源研究等。 员工满意度调查、退休政策 调整解雇、提升、调动 咨询等。 1 3 3h r 部门面临的新挑战 技术在变，要求在变，规则在变，h r 的角色也在变。在不断地变化 中，许多h r 管理者都遇到了新的问题和烦恼。中国的许多h r 管理者在 经历了科学的人力资源管理理念洗礼的愉悦与兴奋后，又陷入了另一种 迷惘的境地：他们一方面希望不断提升自身管理的层次，却又不得不整 天处理各种烦杂的行政事务；他们制订了详尽的h r 管理制度与各种各样 的表格，却在执行时发现流程不顺，效率不高；他们希望为企业的中高 层管理者及员工提供更好的服务，却发现自己总是为理顺各种关系而忙 得焦头烂额。h r 管理者自身的市场价值，归根结底是通过其工作的有效 性来实现保值增值的。要使得h r 的工作更有效，不仅要解放思想，更要 解放生产力。一个重要方面就是通过压缩例行事务的处理时间，使h r 管理者能考虑更多战略层次的问题，站在战略决策的角度来管理人力资 源。而信息技术在人力资源管理中的应用，将有力地帮助h r 管理者在这 多变的环境中应付自如，顺利完成角色的转变。h r 部门职员掌握信息技 术在人力资源管理中的应用水平则成了最基本的要求。信息技术的发展， 既给人力资源的管理带来了新的挑战；同时也为人力资源的管理提供了 新的思路和方法。 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 美国g e 公司认为，现代企业人力资源从业人员应具备四方面的才 能。第一，功能性才能，是指员工能力评估，企业人力资源效率的评估、 薪酬系统的设计等；第二是企业管理的才能，包括企业内的政治和权力、 企业及财务的整体评估、企业组织和工作设计、发展战略和策略联盟： 第三，组织才能，包括提升全员效率的策略、企业文化的构建、多元化 的价值观：第四是个人的才能，包括个人的影响力、感召力、专业的知 识技能和技巧、领导风格等。美国南加利福尼亚大学有效组织研究中心 主任e d w a r dl a w l e ri i i 预测未来的人力资源管理者将是追随者和领导者、 受动者和主动者、行政官和战略家、控制者和经营伙伴、道德家和生意 人、员工代言人和人事经理、实践者和咨询顾问。 正如彼得德鲁克所说“传统的人事管理正在成为过去，一场新的以 人力资源开发为主调的人事革命正在到来。”运用信息技术来解除日常的 人事行政管理工作对h r 管理人员的束缚，使h r 管理人员有更多的精力 投入到人力资源战略规划、发展、开发上来，成为管理学家、经济学家 乃至政治家的共识。 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 2 信息技术为人力资源管理注入新的活力 2 1h r m s 的定义及特点 h r m s ( h u m a nr e s o u r c em a n a g e m e n ts y s t e m ) 即人力资源管理系统， 指的是以信息技术作为手段，将人力资源管理的活动以工作流的形式固 化下来，形成人力资源管理信息化的操作模式，将传统的手工操作移植 到电脑上来自动进行，将一些以经验和估计为基础的判断分析，通过信 息技术的手段抽象提炼出可以量化的技术参数并最终由电脑计算后做出 科学的结论。简言之，h r m s 主要包含两方面的内容，即事务性的管理工 作和战略性的人力资源开发。 h r m s 的特点主要有：1 涵盖范围广。h r m s 超越了传统的人事信息管 理的范畴，将人力资源战略性的规划、研究和开发引入其中，站在企业 的战略决策的高度来思考企业的人力资源管理。2 资料电子化。h r m s 在 h r 部门的实施，将很多通过手写存档的文件资料放入电子化的数据库系 统中，减少了纸张的使用和文档的堆放。如果需要查阅，只需从电脑里 调出即可，也省却了翻箱倒柜的烦恼。有人说，将来的办公室将由“盘 子”( 硬盘、软盘) 代替“柜子”( 装文件资料等用) ，看来是有一定道理 的。3 工作流化。很多人力资源管理的工作将以信息的方式存在于h r m s 中，以工作流的形式一步一步地传递执行，环环相扣。就拿请假来说吧， 某个员工在办公室或者家里登录到公司的w e b 站点，向部门主管提出申 请；部门主管通过消息提示知道后，对申请做出批复；然后该申请自动 传到h r 部门，由h r 部门做出批复；最终批复的结果会自动地返回员工 那里，整个过程简单快捷。h r m s 通过将许多日常事务以固定的业务流程 来操作，可以极大地提高整个h r 部门的办事效率，提高员工的满意度。 2 2 信息技术的快速发展提供了h r m s 的实施基础 从1 9 4 9 年5 月第一台电子计算机正式诞生到今天，计算机技术的发 展取得了令人难以置信的进步，即使在今天我们回过头来看看计算机的 发展，仍会喷喷称奇。从电子管计算机到晶体管计算机，从晶体管计算 机到大规模集成电路计算机，从大规模集成电路计算机到超大规模集成 电路计算机，计算机的体积越来越小，而速度却越来越快，价格也越来 越便宜。从八十年代初到九十年代末，计算机迎来了发展史上的真正黄 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 金阶段，著名的“摩尔定律”时期，即每隔1 8 个月，计算机的性能就要 提高一倍。正是有了计算机技术的快速发展，才有了人们使用计算机的 动力，这在客观上为大规模地在各行各业使用计算机提供了客观的基础， 为计算机走进办公室和家庭创造了条件。 同时，计算机软件也取得了巨大的进步。从操作系统到应用系统， 从数据库系统到网络系统，软件的功能越来越强，操作也越来越方便。 u n i x 、n t 、l i n u x 等网络操作系统使网络越来越快，安全性也越来越好： o r a c l e 、s y b a s e 、s q ls e r v e r 等数据库管理软件事务处理能力越来越强， 速度越来越快。这些都为大型m i s 、e r p 的实施应用提供了保障。作为企 业m i s 、e r p 的一部分，h r m s 也具备了走入企业的成熟条件。 2 3 全球网络化的兴起开创了h r m s 的新途径 九十年代初，i n t e r n e t 的迅速兴起，突然间将整个世界的距离缩小， 地球变成了真正的地球村。i n t e r n e t 彻底改变了知识和信息的创建、加 工、传播等方式，必将引发新一轮基于知识和信息的社会和知识革命。 i n t e r n e t 、交互式w e b 应用和电子协作等计算机技术将彻底改变人们的 商业方式。i n t e r n e t 的兴起及快速普及，改变了人们的生活习惯和思维 方式。人们的联系更加方便快捷，人们在网络中感受着新奇与变化。据 c n n i c 调查显示，截止到2 0 0 1 年6 月，在我国接上i n t e r n e t 的计算机大 约有1 0 0 2 万台，上网的人数约为2 6 5 0 万人，并且这两个数字在以后的 几年中还会有大幅度地增长。人们上网的目的也是各种各样，大体上集 中在以下这些方面： 表2 1 中国上网用户目的调查表 目的百分比 获得各方面的信息( 包括新闻等) 4 2 9 学习需要4 3 工作需要5 8 休闲娱乐( 聊天、交友等)3 4 4 获得各种免费资源( 如免费邮箱、个人主页空间、各种免费资源下 3 1 载等) 对外通讯、联络( 收发邮件、短信息、传真等)4 1 炒股需要 4 1 网上购物或商务活动 0 3 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 1 追求时尚、赶时髦、好奇 o 5 l 其它 o 5 从上面的调查中我们可以看出，人们上网的目的主要是了解所需要 的信息。通过上网，人们扩大了眼界，开阔了视野，企业的员工也能够 了解外面的世界更多的信息，这在无形中增加了人员流动的可能性，为 人力资源的管理增添了新的不稳定因素。但更多的是，i n t e r n e t 的兴起， 为h r 部门的管理增添了新的手段，例如，h r 部门可以通过网络的形式发 布招聘信息，提供员工培训等等，所以网络化又为人力资源的管理提供 了新的思路。 与计算机技术的迅猛发展遥相呼应的是人们在工作、学习、生活中 使用计算机的热情空前高涨。人们从使用计算机的过程中体会到了快乐 和方便，更多的是体会到了效率，这加强了许多企业开发、使用m i s 管 理信息系统的迫切愿望。企业的财务、采购仓储等部门成功地引入计算 机信息管理技术，为人力资源部实施h r m s 提供了借鉴和参考，企业员工 计算机技术水平的不断提高，增强了h r 部门实施h r m s 信心。信息技术 在h r 部门的应用，给人力资源管理活动注入了新的动力。 1 4 - 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 3 信息技术在人力资源管理系统中的应用 3 1 人力资源管理的四个层次 通常，我们可以把企业人力资源管理分为四个层次：规章制度与业 务流程( 基础性工作) ；基于标准化业务流程的操作( 例行性工作) ：人力 资源战略( 战略性工作) 以及战略人力资源管理( 开拓性工作) 。 基础性工作主要指要建立起企业人力资源运作的基础设施平台，这 个平台首先要包括一套完善的人力资源管理规章制度，这是人力资源部 门一切管理活动的企业内部“法律依据”。但如果没有标准化的操作流程 做支撑，管理的规章制度在具体操作上或多或少会存在因人而异的混乱 现象。对人力资源管理者而言，如果解决不了操作层面的问题，人力资 源管理就会陷于纸上谈兵。因此，建立一套有效的人力资源管理操作流 程，是人力资源管理迈向实务的重要保障。 例行性工作是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进 行操作的，主要包括人力资源规划、员工招聘、档案、合同、考勤、考 核、培训、薪资、福利、离职等管理内容。应该说，例行性工作的一个 特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺 乏创造性，占用了h r 管理人员大量的时间，但又是人力资源管理中不可 回避的基本事务。由于这部分工作几乎无法从本质上对企业的核心价值 产生影响，将这部分工作移植到h r m s 中自动、快速的完成已经逐渐为国 内的部分企业所采用。 战略性工作要求人力资源管理者能站在企业发展战略的高度，主动 分析、诊断人力资源现状，为企业决策者准确、及时地提供各种有价值 的信息，支持企业战略目标的形成，并为目标的实现制定具体的人力资 源行动计划。人力资源战略是企业人力资源部门一切工作的指导方针。 开拓性工作则强调人力资源管理要为企业提供增值服务，为直接创 造价值的部门提供达成目标的条件。人力资源管理部门的价值，是通过 提升员工的效率和组织的效率来实现的。而提升员工与组织绩效的手段， 就是要结合企业战略与人力资源战略，重点思考如何创建良好的企业文 化、个性化的员工职业生涯规划、符合企业实际情况的薪酬体系与激励 制度，并特别关注对企业人力资源的深入开发。实际上，对人才的吸引、 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 使用、保持以及培养等工作的成败，关键不在于日常的管理工作是否到 位，而在于是否营造了个适于人才工作与发展的环境，这个环境的创 造，就需要人力资源管理者在开拓性工作上花更多的时间与精力。 3 2 信息技术在人力资源管理中的切入点 3 2 1 信息技术应用于人力资源管理的基础 为了将信息技术引入人力资源管理，我们还可以把人力资源管理工 作分为两大类：即定性与定量两类。所谓定性的工作主要是指制度的制 定、业务流程的设计、面试、员工沟通、人力资源分析报告等，这些工 作的特点是具有很强的创造性，需要经过深入的主观思考与判断才能完 成；所谓定量的工作主要是指根据既定制度与流程完成对客观事务的处 理，比如根据薪资制度计算本月员工工资、根据绩效计算奖金等，这类 工作的特点一般缺乏创造性，但又是需要日常处理的重复性工作，往往 占据了人力资源管理工作的大部分时间，降低了h r 部门的整体工作效率。 “工欲善其事，必先利其器”，工具技术的先进性对做工作的方式及 工作完成的情况有着决定性的作用。现代信息技术的发展极大地促进了 信息的产生、传递、处理及应用，为企业提供高效管理及运作提供了多 方面的手段。因此，在人力资源管理引入h r m s ，是企业管理的内在需求 和信息技术发展的夕 在驱动。 信息技术在人力资源管理中主要是作为工具来应用。它可以用来处 理所有定量的问题。比如员工考勤、薪资计算等等，较之手工管理，信 息技术的应用将大大降低例行性工作占用人力资源管理人员时间的比 例，这无疑极大地提高了h r 部门的工作效率，从而可以使他们有更多时 间思考战略层次的问题。提高工作效率，是许多企业引入h r m s 的首要目 的之一。 但事实上，国内很多非专业出身的h r 管理者并没有系统地掌握现代 人力资源管理体系的内容与业务流程。好的人力资源管理软件应该是管 理技术与信息技术、西方管理思想与东方文化之间的完美融合，在消化 吸收先进的人力资源管理理念的基础上，可以在软件中诠释人力资源管 理的全部内容与业务流程，从而使得h r m s 可以被用来定义h r 部门的工 作内容，优化和规范其业务流程，使其成为企业人力资源部门信息化、 职业化、个性化的管理平台。 4 l 奈 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 一套合理而完善的h r m s 软件还将为h r 管理者带来另外一个好处： 由于数据库完整地记录了企业所有员工的人事、考勤、考核、培训、薪 资、福利等各方面信息，系统将能快捷、方便地获得各种统计分析结果， 为企业的战略目标的实现提供人力资源要素的决策支持。 网络技术的应用，还可以为h r 部门之外的其他管理人员及员工提供 各种形式的自助服务( s e l f s e r v ic e ) ，比如高层经理可以在网上查看企 业人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效 等；对直线经理而言，可以在网上管理自己部门的员工，比如可以在授 权范围内修改属下员工的考勤记录、审批休假申请，进行绩效考核等等； 对于普通员工，可以在网上查看本月薪资明细、累计福利、内部股票价 值、内部招聘信息、各种人事政策、个人考勤休假情况、注册内部培训 课程等。自助服务的提供，使得h r 管理从以前的相对封闭变得开放，滞 后管理变成超前管理，这些好处无疑可以改善h r 部门对企业最高决策者 以及全体员工的服务质量，并使得企业全体人员都能参与到人力资源的 管理活动中来。 综上所述，信息技术在人力资源管理中的应用，是以例行性的日常 管理工作为切入点，并以此为基础，通过科学的统计和分析，为企业的 战略决策提供依据。可以帮助企业达成如下目标：提高工作效率，优化 业务流程，改善服务质量，提供基于信息的决策支持。 3 2 2 典型的h r m s 解决方案 一套好的h r m s 解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支 持的系统，这些领域涵盖从人力资源计划、人才招聘到人事信息管理( 包 括员工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、业绩评估和离职管 理) 、薪资福利管理以及员工的培训与发展管理等各个方面，并提供各种 查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人力资源状况， 为人力资源管理提供高效的决策支持。作为h r m s 系统功能扩展而提供的 经理自助服务与员工自助服务功能，将使得企业所有人员都可以从人力 资源管理系统中受益。典型的h r m s 解决方案包含的主要功能如下： 面向h r 管理者： 人力资源规划( h rp l ar l r l in g ) 招聘管理( r e c r u i t m e n t ) 人事信息管理( p e r s 0 r l n e li n f o r m a t i o n ) 合同管理( c o n t r a c tm a n a g e m e n t ) 考勤管理( a t t e n d a n c em a n a g e m e n t ) 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力资源管理中的应用 $ 休假管理( h o l i d a ym a n a g e m e l 3 t ) 术业绩评估( p e r f o r m a n c ea p p r a is a l ) 培训与发展管理( t r a i n i n g ) 薪资福利管理( p a y r o l l b e n e f i t s ) 离职管理( l e a v em a n a g e m e n t ) 面向企业其他管理者及一般员工： 女总经理自助服务( g ms e l f s e r v ic e ) 直线经理自助服务( l i n e m a n a g e rs e l f s e r v i c e ) 女员工自助服务( e m p l o y e es e l f s e r r i c e ) 一套典型的h r m s 系统从功能结构上应分为三个层面：基础数据层、 业务处理层和决策支持层。 基础数据层 基础数据层包含的是变动很小的静态数据，主要有两大类，一类是 员工个人属性数据，如姓名、性别、学历等；另一类是企业数据，如企 业组织结构、职位设置、工资级别、管理制度等。基础数据在h r 系统初 始化的时候要用到。是整个系统正常运转的基础。 业务处理层 业务处理层是指对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能，这 些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据：如新员工数据、薪 资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。这些数据将成为 企业掌握人力资源状况、提高人力资源管理水平以及提供决策支持的主 要数据来源。 决策支持层 决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的h r 数据库基础之 上，通过对数据的统计和分析，就能快速地获得所需信息：如工资状况， 员工考核情况等。这不仅能提高人力资源的管理效率，而且便于企业高 层从总体把握人力资源情况。 值得指出的是，好的h r m s 解决方案，应该在报表设计与数据转换接 口上提供强有力的支持工具。h r m s 作为管理工具，最终要有结果出来。 报表是h r m s 系统的主要输出形式，但不同企业对报表格式及显示数据项 的要求往往存在很大差别，这就要求h r m s 系统在提供大量基础报表的同 时，还应提供灵活报表的设计工具，使h r 管理者能够在需要时制作新的 报表或对已有的报表进行修改。在实际工作中，人力资源管理往往与企 业其他业务管理存在着各种联系，比如与财务部门在薪资计算与发放上 要进行配合，也许还要同销售部门在员工销售业绩评估上进行合作等等。 砖鼻 9 9 m 0 8 3 张正千 信息技术在人力赘源管理中的应用 这种联系使得h r m s 系统在运行时，往往还需要与企业的其他应用系统进 行数据交换。比如要把薪资计算的结果导出到财务系统中去做进一步处 理，也可能需要把销售管理系统中员工的销售业绩数据导入到h r m s 系统 中用来计算薪资等等。这就要求h r m