企业公文写作与行文规范(ppt 120页)

企业公文写作与行文规范主讲：王佃启华北电力大学期刊出版部主任华北电力大学学报（社科版）主编北京市高校文科学报研究会副理事长兼秘书长2013.5,2019/12/4,2,公文概述,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,2019/12/4,4,企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是实施企业管理和进行商务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。李荣融：“管理科学是现代企业制度的重要内容。加强企业管理是企业增强竞争力的迫切要求，也是中央企业的一项重要工作。公文是实施管理的重要工具，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高管理效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。”,一、企业公文的概念,公文旨在“办事”,一种管理工具,2019/12/4,5,二、公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布,公文必须反映与处理公务活动,公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,2019/12/4,6,三、公文的作用,一是法规和准绳作用,二是领导和指导作用,三是沟通和合作作用,四是宣传和教育作用,五是记录和凭证作用,2019/12/4,7,党政机关公文处理工作条例（中央中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日发布，2012年7月1日起正式实施）（原中共中央办公厅1996年印发的中国共产党机关公文处理条例和国务院2000年发布的国家行政机关公文处理办法于2012年7月废止）党政机关公文格式（国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施）（原国家质量技术监督局1999年发布的国家行政机关公文格式2012年7月废止）国务院公文主题词表（1997年12月国务院办公厅发布，1998年2月1日起执行）（新条例的公文要素中取消了“主题词”一项）,四、公文处理的依据法规依据,GB/T97042012党政机关公文格式GB/T15834-1995标点符号用法GB/T15835-1995出版物上数字用法的规定GB/T16159汉语拼音正词法基本规则GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸GB3100国际单位制及其应用GB3101有关量、单位和符号的一般原则GB3102.1-13（空间和时间等所有部分）量和单位,四、公文处理的依据国标依据,公文的种类,一、公文不同的分类方法及种类,1、按特点和作用分（1）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、批复、意见等。（2）告知性公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。（3）报请性公文。如议案、报告、请示等。（4）记录性公文。如纪要。,2、按行文方向分：（1）上行文。如报告、请示等。（2）下行文。如批复等。（3）平行文。如函。3、按秘密等级分：（1）绝密公文。（2）机密公文。（3）秘密公文。,4、按紧急程度分：（1）特急公文。（2）加急公文。5、按适用范围分：（1）通用公文。是指党政机关、社会团体、企事业单位均使用的公文。（2）专用公文。是指外交、司法、军事等特殊部门用于专门业务的公文。,二、公文的分类及演变,（一）党的机关公文第一次，1950年4月至1954年8月，中央办公厅先后下发了关于统一文件纸形与格式的规定、关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知，规定凡各级党委的各种文件及印行的文件汇集、党内刊物，均一律使用16开纸，文字竖排，右侧装订。第二次，1956年1月，中央办公厅颁发了关于党内文书改为横写、横排的通知。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。,第三次，1989年4月，依据国家技术监督局颁布的国家机关公文格式等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为13种。第四次，1996年5月3日，中央办公厅正式颁布了中国共产党机关公文处理条例，文种确定为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。,（二）行政机关公文第一次，1951年9月，政务院首次颁布了公文处理暂行办法，规定我国行政机关公文为7类12种。第二次，1957年10月，国务院秘书厅又发布了关于对公文名称和体式的几点意见，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。第三次，1981年2月，国务院办公厅颁布了国家行政机关公文处理暂行办法，将行政机关公文的文种重新规定为9类15种。,第四次，1987年2月，国务院办公厅颁发了国家行政机关公文处理办法，正式规定行政机关公文的种类为10类15种。第五次，1993年11月，国务院办公厅又对这一办法进行了修订，规定行政机关公文的种类为12类13种。第六次，2000年8月，国务院颁发了国家行政机关公文处理办法，规定行政机关公文的文种为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。,（三）党政机关公文的统一2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），规定该条例自2012年7月1日起施行。同时废止了1996年5月中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月国务院印发的国家行政机关公文处理办法。新条例规定公文种类为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,三、党政机关公文处理工作条例的新特点,（一）重新界定了公文处理的概念办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”条例规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个工作环节。“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（办法中隶属于发文办理），同时将“整理（立卷）、归档”划归至公文办理范畴。,（二）增加了公文的文种办法中规定公文种类为13种，新条例中增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”，共计15种。条例比办法增加了决议、公报2种；比原中国共产党机关公文处理条例增加了命令（令）、公告、通告、议案4种，减少了指示、条例、规定3种。因为“指示”在公文中从来没用过；“条例”“规定”可以用通知印发。,（三）公文要素做出了调整条例规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，删除了“主题词”。对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号；紧急公文标注“特急”“加急”；联合发文可以单独用主办机关名称；公文标题应标明发文机关；有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。,（四）行文规则上做了具体规定向上级机关行文：“原则上主送一个上级机关”（办法只对请示作此规定)；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；向下级机关行文：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”,（五）文件签发程序更加规范条例规定：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（办法只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”。,（六）公文办理环节更加简明将公文办理系统地归类为收文办理、发文办理和整理归档三个大方面，五个条款，更为系统合理。在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。条例将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”,（七）公文管理环节更加严格“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。”第三十二条对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。,四、党政机关公文的文种属性,（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。决议是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。分为：1表彰决定；2处分决定；3关于重大行动或重要事项的决定。,（三）命令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。公报具有权威性、指导性和新闻性。常见种类：1、会议公报。是用以报道重要会议或会谈的决定和情报的公报。2、事项公报。党政高级机关用以发布重大情况、重要事件或向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时使用的公报。3、联合公报。用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议。,(五)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。由有关职能部门按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按商标法规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。第三类是向特定对象发布的公告。公告内容单一，篇幅一般比较简短简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。,2019/12/4,27,(六)通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种通告。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。如国务院国资委关于部分中央企业规范简称的通告,2019/12/4,28,(七)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。,2019/12/4,29,(八)通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时效性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。如教育部外交部公安部国家旅游局关于进一步加强对中小学生出国参加夏（冬）令营等有关活动管理的通知（教外监201226号）关于开展中央企业加快转变经济发展方式监督检查的通知,(九)通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力；而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。如关于国资委直属机关在首届中央国家机关公文写作技能大赛中获奖情况的通报,2019/12/4,31,(十)报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。,2019/12/4,32,(十一)请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的类型：请求指示。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。请求批示、解决问题。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示。请求批转。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行。如关于电网主辅分离改革重组工作方案的请示,(十二)批复适用于答复下级机关的请示事项。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。,2019/12/4,34,(十三)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。,(十四)函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。(十五)纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。,2019/12/4,36,五、公文撰写规范及要求,所谓规范，即文件的体式、行文关系、文种的选用、语言运用、文件制发的程序、标点符号及校对符号的使用都应符合国家统一规定的标准，国家未做明确规定的，应当符合约定俗成的原则，切不可随意自造。只有这样才能确保公文本身的质量和效用。,（一）语言运用的规范（二）汉字运用的规范（三）选词炼句的规范（四）名称使用的规范（五）数字运用的规范（六）计量单位运用的规范（七）文中引文的规范（八）标点符号运用的规范,公文的格式,2019/12/4,40,1.是公文区别于其它书面材料的一个显著标志。2.是公文具有法定权威性和行政约束力在内容和形式上表现。3.是保证公文质量和提高办事效率的重要手段。,2019/12/4,41,公文用纸幅面及版面尺寸：幅面：210mm297mm（A4型纸）天头（上白边）：37mm1mm；下白边35mm订口（左白边）：28mm1mm；右白边26mm版心尺寸：156mm225mm排版规格每面排22行，每行排28字。,字体、字号选择发文机关标识：居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。公文标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。标题排列应当使用梯形或菱形。,秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字。发文字号、签发人、主送机关、正文、附注一般用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文中如有小标题，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。抄送机关、印发机关、印发时间一般用4号仿宋体字。,2019/12/4,44,公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为80%90%横向耐折度15次不透明度85%pH值为7.59.5,A4型公文用纸页边及版心尺寸,2019/12/4,46,公文格式要素标识公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。版头部分（原称眉首）：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体部分：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记部分：抄送机关、印发机关和印发日期。,公文中各要素标识规则,版头部分（一）份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。编公文份数序号便于掌握印制份数，掌握公文的去向和回收公文。其他公文根据需要也可编公文份数序号。目前，国务院的公文都编公文份数序号。,（二）秘密等级涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如未具体标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保密期限为年，机密文件保密期限为年，秘密文件保密期限为年。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,（三）紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。特急公文，要求随到随办，最迟不超过24小时。加急公文，要求在三天内处理完毕。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,（四）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。“红头文件”：文件首页上端印有“文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。“白头文件”：即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。,（五）发文字号由“发文机关代字+年份+发文顺序号”构成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。如“国发200656号”。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入（注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则）。序号不编虚位(即1不编为01)，不加“第”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,（六）签发人上行文要在发文字号右侧标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。签发人必须是本单位正职或主持工作的领导。,主体部分（七）公文标题公文标题有三要素，即发文机关名称、事由和文种。公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号和一些特定省略用双引号外，一般不用标点符号。,（八）主送机关主送机关在标题下空一行顶格标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法为“主送：”，之间不加分隔线。公文主送机关就是受理、办理公文的机关，或称送达机关和行文对象。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。,（九）公文正文内容公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文的内容应符合下列要求：（1）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接。（2）全面准确地反映客观实际情况，提出的政策，措施切实可行。（3）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。,（十）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”及名称，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,（十一）公文的生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。一般公文均应有发文机关署名和印章。发文机关署名应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。“纪要”、印制有特定版头的普发性公文和以领导人名义制发的公文，则不需要盖公章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。,（十二）成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。成文时间用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。决议、决定、条例、规定不标明主送机关的公文，成文日期加括号标于标题下方居中位置。,（十三）附注附注一般是对公文印发传达范围等需要说明的事项。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。附注应用圆括号括入，居左空2字标识在成文时间的下一行。,版记部分（十四）主题词（新条例中已从公文格式要素中删除）首先选用国务院公文主题词表中的主题词。如还需要且在表中找不到，再根据公文主题内容另拟与表中近似的词，所用的词最好是名词或名词性词组。最新的国务院公文主题词表（1998）共有15类1049个主题词。,（十五）抄送除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。,（十六）印发机关和印发时间（印发份数）印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。,（十七）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,公文的尺寸格式,文件式公文：上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。平行下行文:发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。信函式公文：发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mnm14mm)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处，为一条文武红（上细下粗）,两条线均为170mm。命令：发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要：纪要标志由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。,2019/12/4,68,公文的行文规则,2019/12/4,69,一是上下级关系。即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。,二是隶属关系。不论大小和级别，都在同一系列内。,三是平级关系。是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。,四是非隶属关系。指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。,行文关系,一、行文规则概述,2019/12/4,70,行文方向,上行文指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。,下行文指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。,平行文指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知、意见等都可以平行。,泛行文指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。,向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,向下级机关行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,2019/12/4,74,二、企业公文的行文规则,一、确有必要，注重效用,二、依法行文，党政分开,三、企业部门行文,（一）企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。,（二）企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。,（三）部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文。,四、联合行文,1.联合行文的前提是同级。公司和分公司不得联合行文。,2.联合行文一定要协商一致的原则。,3.联合行文确有必要。,4.属于党、政各自职权范围内的工作，不得联合行,2019/12/4,75,企业公文的行文规则,五、抄送规则,1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,六、请示规则,1.一文一事。,2.只写一个主送机关，不抄送下级机关。,3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。,4.不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。,5.报告中不得夹带请示事项。,6.一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。,几个常用文种的区别,报告与请示的区别报告与请示同是上行文，但区别在：（1）行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。（2）处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。（3）时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。,通知和通报的区别：通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。批复与复函的区别批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应当使用复函予以答复。,公文写作中常见问题,格式方面（一）乱用文种一是生造文种把没列为文种的公文种类作为文种使用。新条例规定公文种类为15种，即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。,二是混用文种1“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。该用“请示”的用了“报告”，例如：公司关于申请核销的报告。该用“报告”的却用了“请示”，例如：公司先进性教育领导小组关于工程情况的请示。“请示”和“函”有时也存在混用。条例规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。,“通报”和“通知”不分而错用。误以为“通报”只有批评错误或表扬先进的功能，而缩小了其使用范围，不适当地用“通知”取代“通报”。例如公司关于一季度现场安全文明施工大检查情况和下一步整改工作要求的通知。把握不准二者的区别，在部署重要工作、转发或批转有关重要方案时，错用“通报”代替“通知”，例如：公司关于明确信息网络安全防护几个问题的通报、公司关于转发的通报“意见”和“批复”不分而错用。答复下级单位有关请示事项时应使用“批复”，却用了“意见”，例如：公司关于工程更新改造计划的审核意见。,“批复”和“决定”不分而错用。例如，某子公司向省公司报送了公司关于事故和违纪人员的处分决定，省公司就此下发了公司（上级单位）关于同意公司（下级单位）对事故和违纪人员的处分决定的批复。这就产生了“批复”和“决定”不对应的两个问题。批复”和“复函”不分而错用。有些对不相隶属单位的询问或申请批准事项的答复，错用“批复”，例如：公司关于发电有限公司建设机组并网意向的批复。有些对下级单位的请示应用“批复”而错用“复函”，例如：公司（上级单位）关于公司（下级单位）业绩考核指标有关问题的复函。,关于上报收益管理局2012年工作思路和计划要点的请示关于拟请省长会见电网公司总经理的请示关于要求修建袁崇焕故居纪念馆的请示关于申请扶贫贷款的请示关于请求将同志追认为革命烈士的报告,请示标题中容易出现的问题,问题讨论：,前段时间，在审核我公司部门草拟的向国资委报送的关于公司2008年财务决算的报告时，我认为文种应当改为“请示”，但公司财务部门同志则提出，报送财务决算的报告是国资委要求的，请问应当怎样理解？国资委办公厅回答：关于您提出的关于公司2008年财务决算的报告的文种使用问题，有这样几点需要明确：一是财务决算需国资委进行批复；二是国资委要求报送的“财务决算报告”，是一种专用的财务文书，与“报告”的文种不是同一含义。因此，该标题可考虑修改为关于报请审批公司2008年财务决算的请示。,（二）不合规范党政机关公文格式中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：1排版规格不当。公文标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字，正文用号仿宋体字，一般每面排行，每行排个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。2发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号，如：政建（2003）240号；二是用虚数，如：政办2003005号；三是字体字号不标准。格式规定：发文字号，用号仿宋体字，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识。而在实际应用中对于字号和字体，有的小于3号，有的用小标宋体字，也有的用楷体、黑体等，五花八门。,3标题滥用符号。原办法第三章公文格式第十条第六款规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际应用中，滥用标点符号的例子屡见不鲜。例如：公司关于印发领导同志在会议上的讲话的通知、关于严格执行操作规程，杜绝误操作事故的紧急通知、关于批转部、部加快实施新农村电网建设方案的通知等。4结构层次序数使用不规则。格式规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意格式规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。,5引用文号格式不对。原办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”有些单位对这一规定没有掌握好，常出现像“据办200312号文关于的通知”的情况，正确的引用方式应为“据关于通知（办200312号）”。6“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。,附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，条例对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。,行文规则方面（一）越级请示（二）越权行文（三）党政不分（四）多头请示（五）一文多事（六）向领导同志个人报文（七）报告夹带请示事项（八）协商会签不到位,内容方面,一、表述不清1名称混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中多次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。如公司名称第一次在公文中出现时为“中国航天科工集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“航天科工集团公司”，第三次出现又为“航天科工集团”。2提法不当例如：某单位制定的管理规定，其中罚则中“构成犯罪的，移送司法机关依法处理”的表述是不准确的。因为是否构成犯罪应由司法机关认定，如何处理是司法机关的职权。因此，上述表述可修改为“涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。”。,3时间表述含糊(一)用时间代名词而不用具体日期。(二)年份随意省略。(三)年份不使用公元纪年。4前后矛盾，概念不清例如：“我公司严格遵守与贵行签订的协议，恪守信用，想尽办法，如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息。由于我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款，特商请贵行延期”例如：“党中央、国务院及各级党委、政府”；“今年，我公司制定和完善了公司管理办法等有关法规。”5表述不准确如“2004年我公司利润总额3.5亿元，而上年达到5.7亿元。”,二、用词不当(一)词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。如“变电站已经运行了20至30年，急需改造。”(五)错用异型词语。如：笔画笔划；订货定货；分内份内；宏图鸿图；就座就坐；狼藉狼籍；流连留连；模仿摹仿；凝练凝炼；人才人材等。,三、语法错误（一）成分残缺。如“我公司各级领导深入一线，严防死守，不惜一切代价确保了抢险救灾的物资供应。”纠正：这段话在“严防死守”之前省略了“带领广大职工”，容易产生歧义，应当补全。（二）成分多余。如关于上报的报告标题中，“上报”为多余项。（三）搭配不当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向省公司本部报告。”（四）语序不当。要注意顺次排列，前因后果。例如：“我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，总经理和其他公司领导同志出席了这次会议。”例如：“几个分公司的职工来省公司反映了这一情况。”,四、数字使用不统一数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字,如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”;应该用汉字的用了阿拉伯数字,如“党的十四大”错成“党的14大”。数量概念混乱。如“2004年度，公司人均主营业务收入实际完成万元人，人均主营业务成本万元人”。数值范围不规范。例如：“4-6”、“0.2-6”等。纠正：规范的写法应分别为“46”、“0.20.6”,1.“倍”的错用一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低倍”或“减少倍”的提法，这是不妥的。2.“以上”与“以下”的运用“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。3.“时间”数字的运用规则（1）公文中的“时间”，要表明完整的年、月、日，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。（2）表示时间范围时，可用“20002005年”、“34月”，但不能用“20002005年度”、“34月份”。,五、标点符号使用不规范引号的使用问题引号表示文中直接引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见的问题是后引号与句号位置错误。,逗号的使用问题不规范的问题主要是当用不用，引起歧义。如“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。”纠正：在“3日内”后边应当有一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。3.并列短语中的顿号、逗号的使用问题并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五