电算化往来帐款核算系统(用友).ppt

第七章往来账款核算系统,【学习目标】了解应收款管理的功能；掌握应收款管理模块的操作流程。【章节重点】应收账款的会计核算【章节难点】应收账款系统初始化【教学方法】多媒体教学；讲授法与演示法结合,章节内容,第一节系统概述及业务流程第二节应收款管理系统初始化第三节应收款日常业务处理第四节帐表与分析期末处理第五节应付款管理系统初始化第六节应付款日常业务处理第七节应付款帐表查询与期末处理,第一节系统概述及业务流程,一、应收款的概念是企业资产的一个重要组成部分，是企业正常经营活动中，由于销售商品、产品或提供劳务，而向购货单位或接受劳务单位收取的款项。二、应收款管理子系统数据流程三、会计核算：核算科目应收账款预收账款坏账准备管理费用主营业务收入,一、建立应收账款子账套启用应收账款系统初始化账套二、基础设置系统账套参数设置客户或供应商档案设置核算规则设置输入期初余额,第二节应收款管理系统初始化,在第一次使用应收应付款系统时，应设置本系统运行所需要的参数及常用科目等内容，以便系统根据用户所设定的参数等初始内容进行相应的业务处理。,账套参数设置包括常规设置、凭证设置和权限与预警设置三项内容。,(一)账套参数设置,1.常规设置,2.凭证设置,3.权限与预警设置,（一）“常规”页签选项设置常规-编辑，选择“坏账处理方式”-“确定”（二）“凭证”页签选项设置常规-凭证-编辑，在“销售科目依据”中选择“按存货分类”，如在“方向相反的分录合并”前打-“确定”（三）“权限与预警”页签选项设置常规-“权限与预警”-编辑，选择“提前天数”10-“确定”,设置账套参数,在运行应收款管理系统前，应在“选项”中设置运行所需要的账套参数，以便系统根据所设定的选项进行相应的处理。,初始设置,基本科目设置,设置控制科目依据,产品科目设置,结算方式科目设置,账龄区间设置,报警级别设置,(二)初始设置,1.设置科目,(1)设置基本科目,企业中形成应收账款的主要原因是赊销商品产品，因此，形成应收账款时的账务处理主要涉及到应收账款科目、销售收入科目、应交增值税科目及预收科目等。通过基本科目的设置可以在发生应收账款业务时由系统自动生成相应的记账凭证。,注意,在进行基本科目设置时输入的科目必须是总账系统中的末级科目。在基本科目设置中所输入的应收科目、预收科目、银行承兑科目、商业承兑科目，必须是已在总账系统中被设为“客户往来”的会计科目并且受控于应收系统。,二、初始设置,1.设置科目,(2)设置控制科目,如果在总账系统中针对客户（客户分类、地区分类）分别设置应收及预收科目，则应在应收系统中通过“控制科目设置”录入每一个客户（客户分类、地区分类）所对应的应收、预收科目，否则，不需要设置控制科目。即如果核算每一客户（客户分类、地区分类）的应收账款或预收账款的科目与基本科目设置的一样，则不需在此处设置。,二、初始设置,1.设置科目,(3)设置产品科目,如果在总账系统中针对不同的存货（或存货分类）分别设置销售收入科目、应交税金科目和销售退回科目，则应在应收系统中通过“产品科目设置”录入每一存货（存货分类）所对应的销售收入、应交税金及销售退回科目。否则，不需设置产品科目。即如果核算某个存货（存货分类）的销售收入、应交增值税、销售退回科目与基本科目设置的一样，则不需在此处设置。,1基本科目设置,2设置控制科目依据,一般有按存货分类设置和按存货设置两种方式,3产品科目设置,初始设置,二、初始设置,1.设置科目,(4)设置结算方式科目,在进行应收款项的核算时，采用不同的结算方式则在进行账务处理时将会使用不同的会计科目。为了方便地进行不同结算方式下的应收款项的核算，可以在初始设置时针对不同的结算方式设置相应的会计科目，以便在进行会计核算时由系统根据所选择的结算方式直接生成记账凭证中相应的会计科目。,注意,在设置结算方式科目时应已经设置了结算方式。会计科目核算的币种必须与结算方式对应的币种相同。结算方式对应的科目必须是总账系统中的末级会计科目。,（五）账龄区间设置账龄区间设置分两部分；账期内账龄区间设置和愈期账龄区间设置。P184（六）报警级别设置通过报警级别设置，系统将按照往来单位欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型而进行报警设置，便于掌握各个往来单位的情况。如：超期报警。,6报警级别设置,5账龄区间设置,4结算方式科目设置,初始设置,三、录入期初余额,录入期初只有初次使用时需要进行的工作，下一年度系统自动结转。（一）录入期初销售发票设置-期初余额-空过查询条件-确认-进入期初余额明细表-增加-“单据名称”栏输入“销售发票”，选择“单据类型”-录入期初的销售发票-保存,三、录入期初余额,1.选择“系统菜单/设置/期初余额”菜单,2.空过查询条件，单击“确认”,3.在“单据名称”栏输入“销售发票”,4.录入期初的销售发票,（二）录入期初应收单期初应收单是系统启用前已形成的销售业务以外的尚未结算的应收单据。设置-期初余额-空过查询条件-确认-进入期初余额明细表-增加-“单据名称”栏输入“应收单”，单击“确认”，录入期初应收单，单击保存。（三）录入期初预收款余额设置-期初余额-空过查询条件-确认-进入期初余额明细表-增加-“单据名称”栏选择“预收款”，单击“确认”，录入期预收款，单击保存。（四）录入期初应收票据操作方法同上,（一）录入期初应收单,（二）录入期初预收款余额,（三）期初对账,完成全部应收款期初余额录入后，在“期初余额明细表”窗口，通过“对账”功能，可将应收（应付）系统与总账系统期初余额进行核对。,第三节应收款的日常业务处理,一、应收款处理（一）应收单据处理应收款管理系统有两种不同的应用方案。一种是应收款管理系统与销售管理系统集成使用，那么销售发票和代垫费用所产生的应收单在销售管理系统中录入，在应收款管理系统中可对这些单据进行查询、核销、制单等操作。此时应收系统需要录入的单据仅限于应收单，即非销售业务所开成的应收款情况的单据。另一种应用方案是单独使用应收系统而没有使用销售系统，这时所说的应收单包括销售发票和非销售业务产生的应收单据，那么所有的发票和应收单均在应收系统中录入。本章以这种方案为例说明。,一、应收单据处理,(一)应收单据录入,1.录入销售发票并审核,当销售业务发生时应将销售发票录入到应收款系统中，形成应收账款。,注意,销售发票可以在“销售专用发票”窗口中直接审核，也可以在“单据明细表”中集中审核。销售发票审核后才能生成记账凭证。在“是否立即制单”对话框中，如果选择“否”，则此时可以先不生成记账凭证，而后在“制单”功能中再生成相应的记账凭证。,第二节日常业务处理,一、应收单据处理,(一)应收单据录入,注意,由系统自动生成的记账凭证，必须单击“保存”按钮保存，保存后的记账凭证将直接传递到总账管理系统。如果应收款系统与销售管理系统集成使用，则销售发票只能在销售管理系统填制。发票未审核之前如果发现有错，可以在“单据明细表”中选择错误的发票直接修改或删除。已审核的发票则应在进行“取消操作”后才能修改。,一、应收单据处理,(一)应收单据录入,2.录入应收单,注意,其他应收单中的“单据编号”，在填制完成并按保存按钮后由系统自动生成。其他应收单中的“科目”是指该笔业务应记入的应收款项的科目，该科目必须是已在总账管理系统中设置为“客户往来”类的会计科目。其他应收单中的“方向”是指与应收款相对应的科目的方向。其他应收单中的对应科目，是指与应收款相对应的科目。在销售管理系统与应收款系统集成使用时，代垫运费的单据应在销售管理系统中填制，而应收款系统中的其他应收单只能填制与销售没有直接关系的应收款单。,1、增加应收单据在系统菜单中，选择应收款管理中的“应收单据处理”-“应收单据录入”。如果是销售业务，“单据名称”选择为“销售发票”，单据类型选择“销售专用发票”或“销售普通发票”，出现“销售发票”录入窗口，录入完毕后单击保存。代垫运费或非销售业务形成的应收款，“单据名称”选择为“应收单”，单据类型选择“其他应收单”，弹出应收单，录入完毕，单击保存。应收单实质是一张凭证，用于记录销售业务以外所发生的各种其他应收业务。2、审核应收单应收单保存后，单击“审核”按钮直接进行审核，也可以通过选择“应收单据处理”-“应收单据列表”直接选择单据审核。,一、应收单据处理,(二)应收单据审核,录入应收单据后应进行审核，否则将不能进行后续的处理。应收单据的审核既可以在填制应收单据后直接审核，也可以在应收单据审核功能中审核。在应收单据审核功能中可以进行手工审核或自动批审。这里以手工审核的方式，学习应收单据的审核方法。,注意,在对应收单据列表中的单据进行审核后，系统并不要求直接进行制单处理，制单的操作应在制单功能中进行。,1.增加应收单据2.审核应收单3.弃审应收单4.修改应收单5.删除应收单,.增加,二、收款单据处理,(一)收款单据录入,收款单据录入，是将已收到的客户款项或退回客户的款项，录入到应收款管理系统。包括收款单和付款单（即红字收款单）的录入。收款单用来记录企业所收到的客户的款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。,注意,结算科目由系统从用户在初始设置时所设置的结算科目中取得，也可以修改。收款单可以在“收款单”窗口中直接审核，也可以在“收款单据审核”中集中审核。收款单审核后才能生成记账凭证。,二、收款单据处理,(一)收款单据录入,注意,在一张收款单中，若选择表体记录的款项类型为应收款，则该款项性质为冲销应收款；若选择表体记录的款项类型为预收款，则该款项用途为形成预收款；若选择表体记录的款项类型为其他费用，则该款项用途为其他费用。对于不同用途的款项，系统提供的后续业务的处理不同。对于冲销应收款及预收款的款项，后续可进行核销处理，即将收款单与销售发票或应收单进行核销勾对，冲销客户债务。对于其他费用用途的款项则不需进行核销，直接记入费用科目。如果发现已生成凭证的收款单有错，应先在【单据查询】|【凭证查询】功能中删除错误的凭证，而后再取消对收款单审核，最后再到“收款单据录入”功能中修改错误的收款单。,二、收款单据处理,(二)收款单据审核,当收款单据录入后可以由专人集中在“收款单据审核”功能中进行集中审核。系统提供了手工审核和自动批审核两种方法。在“收款单据审核”功能中既可以对收款单据进行审核，也可以分别查看已审核和未审核的收（付）款单，同时还可以对收（付）款单进行弃审或删除等操作。,收款结算是应收款业务日常处理中的一项重要内容，是将已收到的款项作为收款单录入到应收款管理系统。1、填制收款单当客户交来货款时，选择应收款管理中的“收款单据处理”-“收款单据录入”。单击“增加”，录入有关信息，单击保存。录入收款单内容时，结算方式、结算科目和金额不能为空。发生销售退回时需要开具付款单给客户，可通过单击“切换”，录入付款单。2、单据审核选择系统菜单中，收款单据审核，输入结算单据过滤条件，出现“结算单列表”，选择需要审核的记录，单击“审核”，系统会提示是否立即制单，可立即制单。,收款结算是应收款业务日常处理中的一项重要内容，是将已收到的款项作为收款单录入到应收款管理系统。由应收系统对销售发票或应收单进行核销，或将收款金额形成预收款。,（四）收款结算,二、制单处理,（一）生成凭证选择系统菜单-日常处理-制单处理-选择制单类型-确定-选择制单单据-制单-保存P191注意：1、应收系统与销售系统集成使用，“发票制单”是将销售发票生成相应的凭证，并传递至总账系统。选择制单类型时，可同时选择“应收单制单”和“发票制单”。即这两种类型的单据可同时生成凭证。而核销制单是指根据结算单生成相应凭证。本系统的控制科目可在其他系统进行制单，在其他系统制单则会造成应款管理系统的与总账系统对账不平；2、在本系统制单时，若要使用存货核算系统的控制科目，则需要在总账系统选项中可以使用存货核算系统控制科目选项；3、如果同时使用了总账系统，所输入的制单日期应该满足总账制单日期序时要求：即大于同月同作证类型的日期。（二）删除凭证系统菜单-单据查询-凭证查询-找到凭证-删除,制单处理,（一）生成凭证,三、核销处理,核销处理是指日常工作中所进行的收款核销应收款的工作。单据核销的作用是对收回客户款项核销该客户应收款的处理工作，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款的及时收取，加强往来款项的管理。,系统提供了手工核销和自动核销两种方法。在手工核销的情况下，一次只针对一个客户的单据记录进行核销，也只能针对一种单据类型进行核销。自动核销可以一次对多个客户进行核销处理，依据核销规则对客户单据进行核销处理。我们以手工核销为例进行说明。,三、核销处理,(一)收款单与原有单据核销,1.完全核销,注意,“本次结算”即本次销账金额。“本次结算”栏录入的结算金额应小于等于“本次结算金额”（本次收到的金额）加上本次使用预收款的合计。“本次结算”栏录入的结算金额小于“本次结算金额”时，其差额将自动形成预收款。如果发现已核销的收款单有错，可以通过“取消操作”功能，取消核销，然后再修改相应的收款单。,三、核销处理,(一)收款单与原有单据核销,2.核销时使用预收款,注意,已经核销的内容，在此不再显示。,如果客户事先预付了一部分款项，在业务完成后又支付剩余部分的部分或全部款项，并且要求这将两笔款项同时结算，则在核销时使用预收款。,操作步骤：应收款管理-核销处理-手工核销-选择进行核销处理的客户-输入收付款单据、被核销单据过滤条件-确定-录入核销金额-保存,核销处理,核销就是确定收款单或付款单与原始发票、应收单之间的对应关系的操作。即本次收款收到的是哪几笔销售业务的款项。,四、转账处理,(一)应收冲应收,应收冲应收是指将一家客户的应收款转入到另一家客户中。,系统菜单-日常处理-转账-应收冲应收-打开对话框-手工输入并账金额-确认，系统提示是否立即制单。,(二)预收冲应收,预收冲应收是指将对客户的预收账款与对该客户的应收账款进行转账处理。,注意,预收冲应收窗口中有两个页签，一个是预收款页签，另一个是应收款页签，系统默认的页签是预收款页签。预收款可以全额冲销应收款，也可以冲销部分应收款。预收冲应收窗口中的类型包括收款单和付款单，如果选择付款单，则系统只提供过滤红字的单据进行转账处理。每一笔应收款的转账金额不能大于其余额。应收款的转账金额合计应等于预收款的转账金额合计。,操作方法：转账-预收冲应收-预收款页签中转入转账金额-自动转账-选择客户-过滤,转账处理,(一)应收冲应收应收冲应收是指将一家客户的应收款转入到另一家客户中。,例：我单位应收A公司钱，A公司又应收B公司，那么就把这笔往来款直接转移到B公司。账表中对A公司应收账款减产，对B公司应收账款增加。（凭证中“并账”制单）（转出户为A,转入户为B),例：我单位预收A公司钱，由于销售业务，销售发票上确认应收A公司钱。就可以“预收冲应收”。账表中对A公司的预收账款和应收账款都减少了。(凭证中“转账”制单)。,(二)预收冲应收,（三）应付冲应收,（四）红票对冲,五、坏账处理,在实际工作中坏账处理的内容主要包括坏账计提、发生、收回及取消坏账处理等。,（一）坏账发生系统菜单-日常处理-坏账处理-坏账发生-确认-输入本次坏账金额-退出（二）收回坏账进行坏账收回前，首先要收回款项填制收款单然后，系统菜单-日常处理-坏账处理-坏账收回，选择客户、结算单号-确认（三）计提坏账准备：系统设置计提（四）取消坏账准备坏账处理后，发现有关内容输入错误，则执行取消操作。系统菜单-其他处理-取消操作-坏账处理-确认。,五、坏账处理,当已做为坏账处理的应收账款又收回时，应首先在“收款单据录入”功能中填制一张收款单，而后再在“坏账处理”功能中进行收回金额的录入并生成记账凭证。,注意,已做为坏账处理的应收账款又收回时所填制的收款单应不予核销，否则将不能做为坏账收回处理。已做为坏账处理的应收账款又收回时所填制的收款单不需要审核。坏账收回金额必须等于收款单的金额。,五、坏账处理,计提坏账准备是将预计不能收回的应收账款的损失，按系统设置的坏账处理方法和规定比例，及时计入坏账准备。系统提供的坏账计提方法主要有应收账款余额百分比法、销售收入百分比法及账龄分析法。,在实际工作中可以根据预先设置的计提坏账准备的方法在“坏账处理”功能中执行“计提坏账准备”功能，即可由系统自动计提相应的坏账准备并做出账务处理。,六、票据处理,利用票据管理功能，主要对商业汇票进行管理和应收票的查询。（一）增加票据收到票据时，日常处理-票据管理-增加-录入有关信息-增加，系统保存当前票据，生成一张收款单，可以与应收单据进行核销勾兑，冲减应收账款。（二）票据管理1、票据贴现日常处理-票据管理-弹出票据查询对话框-选择条件-确认-选中票据-单工具条中的贴现2、票据结算日常处理-票据管理-弹出票据查询对话框-选择条件-确认-选中票据-单工具条中的结算-确认3、票据传出：同上4、票据查询：同上取消功能在其他处理中。,票据管理,作用：利用票据管理功能，用户可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理可以记录票据详细信息、记录票据处理情况以及查询应收票据（包括即将到期且未结算完的票据）。,如果要进行票据科目的管理，必须将应收票据科目设置为应收受控科目。,第四节账表分析与期末处理,一、统计分析（一）单据查询单据查询包括发票、应收单、结算单和凭证的查询。系统菜单-单据查询-输入查询条件-确认，单击工具栏中相应的票据-确认（二）业务账表查询可以查看客户、客户分类、地区分类、部门、业务员、客户总公司、主管业务员、主管部门在一定期间所以生的应收款及余额情况。系统菜单-账表管理-业务账表-选择条件-过滤-可以选择另存-我的账簿（三）科目账表查询系统菜单-账表管理-业务账表-统计分析-输入条件-确认（四）统计分析进行一定期间内应收账款的账龄分析操作：系统菜单-账表管理-业务账表-统计分析,第四节帐表与分析期末处理,(一）统计分析作用：随时能了解往来款项的核算与管理情况。,（二）业务账表查询作用：可以查看客户、客户分类、地区分类、部门、业务员、客户总公司、主管业务员、主管部门在一定月份期间所发生的应收款以及余额情况。,（三）科目账表查询作用：进一步了解指定科目下各往来客户的总账及明细账情况。,六、制单,在应收款系统中可以根据销售发票、应收单等原始单据生成相应的记账凭证并传递到总账管理系统。系统提供了即时制单和成批制单的功能，用户可以根据实际工作情况，决定在填制有关单据后立即制单或集中成批制单。成批集中制单是在“制单”功能中完成的。,注意,制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于选中的单据的最大日期，但小于等于当前的系统日期。如果同时使用了总账系统，且总账选项要求制单序时，所输入的制单日期应该满足制单日期序时的要求，即大于等于同月同类凭证的最大日期。,二、期末处理,(一)月末结账在进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账，前一个月没有结账，本月不能结账。结算单还有未核销的，不能结账；单据（发票和应收单）在结账前应该全部审核。,应收系统与销售管理系统集成使用，应在销售系统结账后，才能对应收系统进行结账处理。,取消结账,1.在执行了月末结账功能后发现该月还需要处理有关业务，则可以对应收系统取消结账。,2.如果当月总账系统已经结账，则不可执行应收系统“取消结账”功能。,第五节应付款管理系统初始化,系统初始化设置的具体操作和应收款系统初始化相同，主要包括以下内容：,一、设置账套参数,二、初始设置,基本科目设置,设置控制科目的依据,产品科目设置,结算方式科目设置,账龄区间设置,报警级别设置,三、录入期初余额,录入期初采购发票,录入期初应付单,录入期初应付票据,期初对账,本章小结,一、设置,二、日常处理,三、单据查询,四、帐表管理,系统参数定义、账龄区间的设置和坏账初始设置，期初余额的录入。,单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单处理。,提供各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。,提供总账、余额表、明细账等多种账表查询的功能，并能提供账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。,第六节应付款日常业务处理,一、应付单据的录入采购发票与应付单是应付款管理系统日常核算的原始单据。如果应付款管理系统与采购管理系统集成使用，采购发票在采购管理系统中录入，在应付系统中可对这些单据进行审核查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入的只限于应付单。若没有使用采购系统，则所有发票和应付单均需在应付系统中录入。应付单据的录入和审核方法：应付单据处理-应付单据录入或应付单据审核-选择单据名称和类型-输入有关信息-保存。输入过滤条件-确认-应付单据审核，系统提供手工审核和自动审核。,二、付款单据处理,付款单据处理主要是对结算单据进行管理，包括付款单、收款单的录入与审核以及单据结算单的核销。应付系统的付款单用来记录企业支付给供应商的款项，款项性质包括应付款、预付款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单进行核对，其他费用性质的付款则直接计入费用，不能冲销应付账款，应付系统收款单用来记录发生采购退货时，供应商的退款，该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。,（一）付款单录入,同应收单