《word基础知识》PPT课件.ppt

第二章word基础知识,1.文档与模板,模板任何MicrosoftWord文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。样式的定义初始文件内容定义Normal.dot保存模板和应用模板,模板的建立和使用,在实际工作中会遇到类似信函这种经常使用的文档，它们在格式的设置上都大同小异，在这种情况下把文档保存为一个模板可以使工作更方便打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择文件类型为“文档模板(*.doc)”，Word就自动转到了模板的保存文件夹，输入范本的名字，单击“保存”按钮。,Office2003应用模板文库,快速创建日常行政文档来访登记表物品领用表介绍信会议室使用须知印章管理规定邀请函会议记录,我们可以基于模板建立新的文件，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在“新建”对话框中就出现了刚才建立的模板，选择它，单击“确定”按钮，建立的新文档就包含了原来模板中的内容，只需要做少许的改动就可以出稿了。其实所有建立的新文档都使用了模板，只是Word默认使用“空白文档”模板。除了将文档保存为模板外，还可以直接建立一个新的模板：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在打开的对话框的“新建”选择区中选择“模板”，单击“确定”按钮，就可以新建一个模板了。,也可以对已建立的模板进行修改，只要在打开文档时选择文档类型为“文档模板”并打开相应的模板就可以了。,文档查看,浏览文档视图允许多页实际页数02-29医疗新知_文档结构图.doc02-30大学章句_阅读版式.doc,应用主题,Word所提供的主题是对于背景图像、项目符号、字体、对齐方式等统一的设计元素和颜色方案。所以利用主题，可让你的文档在最短时间内改头换面，并以非常轻松的方式创造出设计精美、具有专业水准的文档。,如何应用主题,格式-主题点选主题”混合“-确定选取要设定项目符号的文档单击”项目符号“已套用主题的背景和项目符号,样式,样式的设定可应用的范围很广，包括了一般常用的”正文“、“标题”、“页眉/页脚”、“页码”、“图表”、“目录”等。样式，可以说是一种格式的组合，格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。样式设定的好处在短篇文章体现不明显，但文章一旦超过5页，甚至长篇论文或一本书的长度时，使用样式就更能展现它的“一路写来，始终如一”的魅力。,新建样式复制样式套用样式修改样式样式的查找与替换,新建样式,02-04计算机演进史_新增样式.doc,复制样式,将两个有不同样式的文档彼此”互通有无“。可以使用”组合管理”将样式复制过去。打开“组合管理”窗口在”显示“下点选”自定义”单击“样式”按钮-管理器先选样式-复制则在”共用模板“中多了所选样式的样式,复制样式,如是只想将新增的样式复制到某个指定的文档。先单击”关闭文件“将”共用模板“关闭。然后单击”打开文件”按钮，选择指定文件。以上述步骤可使两个不同文档的样式互相运用。,套用样式,在编辑文档时，我们可以将文件中将特定的文字或段落格式建立成为样式，这样一来，可以方便我们将此格式套用在其他相同性质的地方，达到快速又统一的效果。02-05计算机演进史_套用样式.doc,修改样式,选中要修改样式的文字样式和格式“所选文字的格式”下拉表框中选“修改样式”,快速查看格式,按shift+f1单击要查看格式与样式的文字，系统自动在窗口右侧打开“显示格式”任务窗格,样式的查找与替换,打开“查找”对话框，单击“格式”按钮，选择菜单中的“样式”命令，打开“查找样式”对话框，从“样式”列表中选择“标题1”，单击“确定”按钮，单击“查找下一处”按钮，单击“取消”按钮，Word就自动把光标定位到了文档中使用下一处“标题1”样式的地方。以后可以用查找样式和格式来找内容了。还可以直接把一种样式替换为另外一种，也不用更改样式的设置，很方便。,2.编辑文档的基础应用,编辑文档常用技巧文档的比较中英文互译自动图文集,WORD技巧输入,找回丢失的光标:SHIFT+F5大小写切换:SHIFT+F3快速输入特殊字符Ctrl+f9:（大括号）Shift+6:（省略号）中文状态alt+ctrl+.：（英文省略号）Shift+-：（破折号）Ctrl+shift+alt+?：Alt+0215(数字小键盘）：,WORD技巧输入,输入数字，自动变成其他形式的数字插入-数字123一百二十三123壹佰贰拾叁,重复输入相同的文字,输入文字，按f4计算机计算机计算机计算机,特殊的排版方式,竖排文字：格式-文字方向。部分文字竖排：选中文字，文件-页面设置-文档网格-竖排应用于”所选文字“2.拼音指南：选中文字，格式-中文版式-拼音指南3.带圈字符：格式-中文版式，输入文字,4.纵横混排：选中要混排的文字，格式-中文版式-纵横混排。由于选择的字数较多，在文档中根本看不清设置的效果，打开“纵横混排”对话框，清除“适应行宽”复选框5.合并字符：合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。格式-中文版式-合并字符，输入文字6.双行合一：选中要合并的文字，格式-中文版式-双行合一,7.断字：一般为了美观都把段落的对齐设置为两端对齐，而且默认不断字，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时，Word就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的单词的间距太大了，一行的长度越小这种情况就越严重。工具-语言-断字-自动断字（前提是开启了自动检查拼写和语法功能）,手动断字：打开“断字”对话框，单击“手动”按钮，就会出现“人工断字”对话框，Word会自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是Word默认的断字位置，单击“是”，接受Word默认的断字设置，单击“否”按钮表示不接受Word对这一行的断字设置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置单击“是”按钮都可以在该连字符处设置断字；单击“取消”按钮则会保留先前设置的断字，而后面的断字不再设置。取消断字：如果有哪一部分不想设置断字，可以在段落的格式中设置不断字：将游标定位在段落中，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“取消断字”前面的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了。,WORD技巧编辑,用键盘快速选定文本Shift+/Ctrl+shift+Shift+/Shift+home/endShfit+pageup/pagedowdCtrl+shfit+home/endCtrl+home后ctrl+shift+end,文字的选取,1.用鼠标选取在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。,2.行的选取把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取。在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。,3句的选取按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。,4段的选取在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。,选取不连续文本,选取一段文本，然后按住ctrl键不放，继续选取其他要选取的文本。,5矩形选取按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域。Ctrl+shift+F8，再拖拽鼠标Alt+shift+拖拽,6全文选取使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。,7扩展选取此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态区上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态区的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。,格式刷的使用,单击“格式刷”按钮，单击需要格式化的段落双击“格式刷”按钮，单击需要格式化的段落,任意修改行距,有时需要将行距设置得很小，但发觉无论将行距设为多小的值，行距都不会小于单倍行距（12磅），这是word的默认模板设置所致。格式-段落-行距-固定值,任意修改字间距,格式-字体-字符间距-加宽/紧缩汉字、英文及数据的间距：格式-段落-中文版式-清除“自动调整中文与数字的间距”及“自动调整中文与英文的间距”,快速删除段末的空格,选中要去除段末空格的段居中两端对齐,快速删除多余的空行,编辑-替换查找内容：pp替换为：p全部替换（连续）,Word技巧-文档的比较,有时可能会需要对两个文档进行比较，以知道文档到底在哪些地方不一样，这时我们就可以使用Word提供的“比较文档”功能来做工具-修订-比较并合并文档在文件列表中选择要比较的文档02-23我们只有一个身体_批注.doc,Word技巧-中英文互译,打开任务窗格-信息检索选中“翻译”选项设置英文/中文到中文/英文,Word技巧-制表位,Word提供了设定制表位的功能，你可以利用多个制表位来调整段落文字的排列位置，使整篇文章更整齐、美观。选取想要设定制表位的文档（02-02下午茶点心坊_制表位设置.doc）格式-制表位点选前导符-设置输入制表位位置点选对齐方式,Word技巧-自动图文集,自动图文集是一些文字或图形的集合，在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了。新建自动图文集使用自动图文集,创建新词条,选择要保存为自动图文集词条的文本或图形。若要将段落格式与词条一起保存，请将段落标记包含在选定内容中。插入-自动图文集-新建。当MicrosoftWord为自动图文集词条提供建议名称时，接受该名称或键入新的名称。如果要使用记忆式键入功能插入词条，请确认名称至少包含四个字符，因为Word只有在您键入四个字符后才能插入词条。,重命名词条,单击“工具”菜单上的“模板和加载项”命令。单击“管理器”，再单击“自动图文集”选项卡。在左侧的“在X中”框中单击要重命名的词条，再单击“重命名”。在“重命名”对话框中为该词条键入新名称。单击“确定”，再单击“关闭”。,删除自动图文集词条,在“插入”菜单上，指向“自动图文集”，再单击“自动图文集”。在“请在此键入自动图文集词条”列表中，单击要删除的自动图文集词条名称。单击“删除”按钮。在删除自动图文集词条之后，唯一的恢复方法是重新创建该词条。无法撤消删除自动图文集词条的操作。,自动更正,在半角状态下输入(r)后变成了这样的一个带圈的r，按一下Backspace键，就可以恢复原来的样子了。这就是Word的自动更正功能在起作用。自定义自动更正功能,用Word输入生僻字,一、“翀”字的录入1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”，于是先输入了“羽”字，然后选中这个字。2.点击“插入”菜单中的“符号”选项，在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK统一汉字”，这时由“羽”组成的字就全部出现了，于是很快找到了“翀”字。3.点击插入按钮，将其插入文档中。,二、“翀”字的拼音1.选中文档中的“翀”字，对其进行复制。2.调出全拼输入法，在工具栏上按鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择“手工造词”。3.在“手工造词”对话框中的“词语”处，按Ctrl+V进行粘贴。4.在“翀”字后面随便输入个汉字，这时你会看到“手工造词”对话框中的“外码”处出现了“翀”的拼音“chong”。经过以上两步，就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。,用好Word自动更正功能,输入冷僻字输入特殊符号输入常用语文字校对(众说纷云)插入一个表格插入一幅图片插入可变内容(时间、自动编号、页码、文档字数)播放MP3音乐,利用Word2003的插入对象功能和自动更正功能，可以巧妙的实现在Word2003中快速播放MP3音乐。实现方法如下:通过“插入对象由文件创建浏览”的操作插入一首MP3音乐的对象，注意选中“链接到文件”和“显示为图标”，选中插入的图标，单击“工具自动更正”，设置替换词，例如“一笑而过”。以后输入“一笑而过”时Word2000将自动插入MP3音乐的链接图标，双击图标便可欣赏你喜爱的音乐了。当然，音乐响起之后你大可将图标删除后继续你的编辑工作。,快速消除某一词条的自动更正,在应用了某一自动更正后，会在更正后的词条下面显示“自动更正选项”智能标记，单击该标记右侧的箭头，在弹出的下拉菜单中进行操作即可。,自动套用格式,利用自动更正里面的自动套用格式，给一个文档套用一些常用文档的格式。键盘上的引号键在半角状态下是输入直引号的，现在在半角状态下敲这个键，结果输入的还是一个弯引号，这就是Word的自动套