公文写作培训班材料(ppt 35页)

公文写作基本知识,公文写作,一、目前公文处理中的一些问题二、公文格式和行文规则三、几种主要公文写作要点四、部分公文常用语五、印章使用与管理,一、目前公文处理中的一些问题,（1）对公文的严肃性重视不够，起草和处理公文中存在一定的随意性，表述不准确，认为只要把意思说个“大概和差不多”就行了，用语不规范，比较口语化，有病句和错字。（2）公文文种选择不当或自创公文文种。如“关于的申请”、“关于.处理意见”或者直接将汇编、制度、办法作为正文下发。（3）“请示”与“报告”不分，甚至用“请示报告”。（4）附件标注不完整，只写一个文号，没有附件材料的全称；附件顺序号前后不一致。（正文之后，成文之前注明附件顺序和名称），开头空两格，末尾不加标点。,一、目前公文处理中的一些问题,（5）“请示”主送机关为“省公司”，末尾抄送中还有“省公司部门”，违背了“请示”的写作原则。有的主送应该是省公司的，却直接送部门。（6）公文的排版不规范。字体型号、大小；段落起头不空格。标题是系统自动生成的,正文采用四号仿宋体.（7）抄送栏填写不规范：自己增加“抄报”。抄送单位顺序不当，没有遵循先外后内、先大后小的原则.（8）报送省公司的文件要区分报“省公司”和省公司办公室”的情况，有时出现错发。,二、公文格式和行文规则,(一)公文标题1、标题文字力求准确、简要，不要太罗嗦。2、转发中，标题尽量避免使用重复用语和相同的公文种类，比如“关于转发关于通知的通知”，可简化为“转发关于的通知”。（二）序列号的写法现在一些公文起草中，随意性大。公文中结构层次序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”,二、公文格式和行文规则,（三）联合行文1、主办单位排列在前。2、联合行文只标注主办单位发文字号。3、上行文应标明签发人姓名，联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名。4、成文日期以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准。5、联合行文必须经联合行文单位所有负责人一一签署并一一签印方有效，印章顺序应与文头顺序吻合，最后一枚印章骑盖发文时间。一般由主办单位先签署意见。,二、公文格式和行文规则,（四）正确引用公文引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号，缺一不可。并且要按照一定的顺序，即：发文时间、机关、标题、文号的顺序，文号以括号括起来。如：根据2005年3月3日省公司关于（安移动办20052号）才是正确的。当同一公文重复引用可作必要的省略。,二、公文格式和行文规则,（五）数字的用法公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（六）需要抄送的公文各县（市）分公司的重要行文，应同时抄送市公司或主管部门；向地方政府及其部门请示、商洽工作，可以分公司名义行文，但需同时抄报市公司，重要事项应先请示市公司之后再向地方政府及其部门行文。,二、公文格式和行文规则,（七）公司文件和部门文件1、公司与外部同级单位可以联合行文。公司部门依据职权可以相互行文和向下级公司及其相关业务部门行文，但仅限于“部门文件”版头，并应严格控制数量。重要工作应以公司名义行文。部门之间不得联合行文，涉及两个及以上部门的事项采用会签方式,公司各部门不得与公司外部单位和部门联合行文。为了避免部门发文版头混用的不规范现象，现取消“部门通知”和“部门函”版头。2、公文内容涉及其他部门职权范围的，主办部门须提交相关部门进行会签。会签单位负责人应认真审阅文稿，明确提出会签意见，不得签署“已阅”。未经协商一致，不得要求以公司名义行文或各自行文。,二、公文格式和行文规则,（八）其他1、末尾不要画蛇添足，写日期、公司名称，系统会自动生成。2、段落抬头要空两格、不要使用硬回车、不要使用黑体字、下划线、不要使用WORD自动生成的序号。3、要注意公文“秘密等级”、“紧急程度”的使用。,三、几种主要公文写作要点,公文常见的开头和结尾请示报告通知函会议纪要,公文常见的开头和结尾,一般而言，公文开头应开门见山、切忌无端“戴帽”，空洞乏味。（1)根据式。根据、遵照、按照作为语言标志，说明发文的权威性。（2)目的式。为了。，让大家明白为什么发文。（3)原因式。由于、随着、鉴于。（4)引文式。转发、印发文件时用的多。（5)时间式。,公文常见开头和结尾,（1)总结式。综上所述。（2)展望式。工作总结和报告中常用。（3)警告式。如有违反者。（4)要求式。希遵照执行。（5)固定式。“妥否，请批示”、“特此通知”。,请示,请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。请示分为：请求审批事项请示请求解决问题请示请求指示、答复性请示,请示写作时需要注意的问题,1、主送一个机关。切忌多头主送，以免造成误会而贻误工作。2、不可越级行文。请示必须逐级报送，若因情况特殊必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。3、一文一事。不可将两个以上互不相干的问题放在一起，以免因其中一件事不能解决而将整个请示搁置下来。4、与报告分开，不可混用。请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。5、不送领导者个人，必须标明联系人的姓名和电话。6、为了提高解决问题的效果，有的请示可提出两个或两个以上的解决问题的方案，并表示倾向性意见。,请示与报告区别,1、从公文处理上讲，最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示则应办理批复，要有回音。2、从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题、提出建议，供上报机关决策参考；请示则主要要求上报机关给予指示、解决困难、答复问题。,通知,1、通知属于知照体公文，使用频率最高，适应性最广。2、通知种类：印发、批转、转发性通知（省公司文件）、指示性通知（关于进一步加强。）、事务性通知、会议通知、任免通知。,通知写作时需要注意的问题,1、印发、批转、转发类通知，印发、批转、转发的对象是通知的主体。2、印发类通知常见的印发对象有：办法、工作要点、方案、规划、计划、领导讲话等。3、指示性通知的显著要点是不要求面面俱到，着重点放在把上级指示要求与本单位实际相结合上，不能照搬照抄。,通知写作时需要注意的问题,4、事务性通知，需要注意的是：当告知对象是一个同级或不相隶属机关时，一般用函；当告知对象是多个同级或不相隶属机关，特别是同时告知下级机关时，一般用通知。5、事务性通知：关键要考虑周全，避免丢三拉四。-66、任免通知首要的是要明确干部管理权限，明确任免程序，不符合程序越权下发任免通知即属行文事故。7、任免通知职务必须使用单位规范称谓全称，晋升职务的，前任职务自然免除，平级调整的一般要同时免去原职务。,报告,报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见、建议、答复咨询、报送材料等使用的公文文种。报告一般可以分为四类：汇报工作类反映情况类答复咨询类报送材料类,汇报工作类报告,一、正文开头部分：概括说明总体情况，开宗明义，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。二、工作情况和成绩：按照时间顺序或问题的几个方面，也可兼用。三、主要经验和教训。四、存在的问题和不足五、今后的打算。,反映情况类报告,反映情况类报告，一般要包含以下几个部分内容：1、汇报发生的情况并作客观的分析。应当把情况发生的时间、地点、情节、当事人等写清楚，并分析这些情况发生的原因、性质和造成的影响。2、报告处理结果和处理打算。,答复咨询类报告、报送材料类报告,答复咨询类报告：正文开始应引述上级机关来文和要求，结尾一般用“特此报告”作结。报送材料类报告：用于向上级机关报送文件、材料等。此类报告的引语一般很简短，只用一二句话说明报送的缘由及其名称即可。报送的内容应视为正文，不能作为附件对待。,会议纪要,用来传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的纪实性公文。会议纪要不用印，会议纪要应由主持人签发。作用：1、上呈，向上级汇报会议情况，以便及时得到指导。2、平发或下发，传达会议精神，要求大家共同执行。3、检查贯彻会议精神的主要依据。,会议纪要写作需要注意的几个问题,1、会议纪要要正确集中会议意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数意见中的合理部分，也要注意吸收。2、会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议强调、会议议定、会议确定”。3、专题会议纪要为简化会议概括部分，一般以“有关部门负责同志”参加了会议，概括参会人员，在纪要正文结束后空一行列出“参会单位、人员名单”。,函,函是平行或不相隶属机关之间用来商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用的公文。函的使用范围十分广泛。正确认识“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力，它并不是普通意义上的非正式函件。目前限于使用公司函。,函的种类,申请函相当于请示，不同之处是用于不相隶属机关；商洽函用于对不相隶属机关之间商洽工作；答复函用于对不相隶属机关申请函予以答复；知照函用于告知不相隶属机关有关事项。,函的写作要点,1申请函的结束语一般用“请函复”，而不用“请批复”；答复函的结束语应用“特此函复”，而不用“特此批复”。函中常用语还有“函告”等，一般不用“报告”、“汇报”等。2函的语言要体现平等坦诚的精神，恳切得体，简洁朴实，不可盛气凌人。3函的形式多样，不拘一格，但一般来说，应一函一事，不宜一函数事。函的篇幅一般都比较短。,四、部分公文常用语,公文用语特点准确凝炼：最准确的语言、最精练的文字，避免发生歧义，不使用模棱两可的词语。庄重平实。严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法。（建议巨大、最、非常、极其少用）规范简洁。涉及数字、计量单位、标点符号要规范。用词、提法应与国家提法相一致。,四、部分公文常用语,公文有公文的特点，多年来已经形成了一些约定俗成的用语，恰当运用这些词语，可以使公文更加规范，也更象是公文，而不是一般的普遍文章。（一）敬语：多用于公文的开头或结尾处。通用的敬语：请上行文敬语：呈送、报请平行机关之间敬语：拟,四、部分公文常用语,（二）开端用语：据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着（三）期请用语：表示某种期望和请求请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、希望、盼、切盼。,四、部分公文常用语,（四）承启用语：“根据特作如下决定”、“为了提出如下意见”（五）表态用语：表示作者意见、态度，如：应、应该、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实。模糊一点的有：原则同意、原则批准、似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理,四、部分公文常用语,（六）征询用语：用于上行文或平行文的结尾，如：当否、可否、妥否、如有不当、如无不妥、如有不妥。（七）引叙用语：收、