（工商管理专业论文）南宁化建公司内部控制问题研究.pdf

华中科技大学硕士学位论文 摘要 内部控制作为企业管理的重要手段，己成为当前各界关注的话题之一，建立并 完善企业内部控制成为建立现代企业制度的关键。美国等西方国家在二十世纪三、 四十年代就开始了内部控制的理论研究和实践探索，并于二十世纪九卜年代提出了 国际公认的内部控制研究报告。但由于管理者内部控制意识不足，或者受到资源的 限制，在中小企业中往往没有能够实施有效的内部控制管理。本文借鉴该研究成果 由美国c o s o 委员会提出的内部控制一整体架梅报告，对内部控制的基本理 论和南宁化建公司的内部控制建设问题进行深入的探讨，希望能够对改善该企业的 经营状况有所帮助。 本文主要从企业内部控制概述、南宁化建公司内部控制现状、南宁化建公司内 部控制存在的问题及原因、南宁化建公司内部控制的治理措施四个方面进行了论 述。从企业内部控制的基本理论，在研究了内部控制的理论发展及最新进展，参照 美国c o s o 报告中有关内部控制的描述和整体框架即：控制环境、风险评估、控制 活动、信息沟通和监督。结合南宁化建公司的经营特征、内部控制现状，运异j 现代 ，企业内部控制理论，对该公司现行内部存在的问题进行分析，并提出解决办法。即： 提高企业内部控制目标定位、完善企业的控制环境、增强风险管理、建立良好的控 制活动、加强信息沟通、建立考核评价机制及构建监督评价体系。 关键词：管理体系内部控制控制环境 华中科技大学硕士学位论文 a b s t r a c t i n t e m a lc o n t r o li so n eo ft h ei m p o n a n tm e a n so fm a n a g i n gf i r m s t h e r e f o r e ，s oi ti s o n eo ft h ef o c u st o p i c s ，i ti st h ek e yo fs e t t i n gu pm o d e mf i r m s s y s t e mt of o u n da n d i m p r o v ei n t e r a lc o n t r 0 1 s i n c e1 9 3 0 s ，u s a n ds o m eo t h e rw e s t e r nc o u n t r i e sh a db e g u nt o m a k ee f f o r t si nt h es t u d ya n dr e s e a r c ho fi n t e m a lc o n t r o lt h e o r ya n dp r a c t i c e i n1 9 9 0 s ， a ni n t e r n a t i o n a l l y a c c e p t e dr e p o r to fi n t e r n a l c o n t r 0 1 i n t e r n a lc o n t r 0 1 i n t e g r a t e d f r a m e w o r k ，w a si s s u e db yc o s o n o tr e a l i z i n gt h ee f f e c t so fi n t e r n a lc o n t r o l ，o rl a c k i n g t h er e s o u r c e s ，t h em a n a g e r si nc h a r g eo fs m a l la n dm e d i u m - s i z e de n t e r p r i s e sg e n e r a l l y c a n n o ti m p l e m e n ti n t e m a lc o n t r o le f f e c t i v e l y t h e r e f o r eid e c i d et ow r i t et h i sa r t i c l ea n d i t sc o n t r o li nn a n n i n gh u aj i a nc o m p a m y ih o p em ya r t i c l ei sa b l et oi m p r o v et h e m a n a g e m e n ts t a t u so ft h i sc o m p a m y , t h i sp a p e rd i s c u s s e se n t e r p r i s ei n t e r i o rc o n t r o l l i n g ，t h es i t u a t i o n ，p r o b l e ma n dc a u s e s o fi n t e r i o rc o n t r o l l i n go fn a n n i n gh u aj i a nc o p a m y ，e n h a n c i n gs u p e r v i s ee t c a f t e ri t r e s e a r c h e st h et h e o r e t i c a l d e v e l o p e n t a n d u p d a t i n gd e v e l o p m e n t a c c o r d i n g t o c o s o ，i n t e r n a lc o n t r o li u c l u d e sf i v e a s p e c t s ；c o n t r o le n v i r o n m e n t ，r i s km a n a g e m e n t ，c o n t r o l a c t i v i t i e s ，i n f o r m a t i o na 删c o m m u n i c a t i o n ，b a s e do nb a s i ct h e o r yo fi n t e r i o rc o n t r o l ，t h i sp a p e r u t i l i z e sm o d e me n t e r p r i s ei n t e r i o rc o n t r o lt h e o r yt oa n a l y z et h ee x i s t i n gp r o b l e m so f o p e r a t i v ei n t e r i o rc o n t r o l o f n a n n i n gh u aj t a nc o p a m yb yc o m b i n i n g w i t ht h e c o n c r e t ep r o d u c t i o na n do p e r a t i o nc h a r a c t e r s ，t h es i t u a t i o no fi n t e r i o r t h r o u g ht h e a n a l y s i s i t p r o v i d e st h es o l u t i o n n a m e l yi m p r o v i n gt h et a r g e tl o c a t i o n o fi n t e r i o r c o n t r o l ，i t m u s t p e r f e c t a n d c o m p l e t e i n t e n a lc o n t r o le n v i r o n m e n to fs u p e r v i s i o n ， e s t a b l i s h i n ge f f e c t i v er i s km a n a n g e m e n ts y s t e m ，o r g a n i z i n gg o o dc o n t r o l l i n ga c t i o n s ， r e i n f o r c ec o m m u n i c a t i o n ，e s t a b l i s h i n ge f f e c t i v ew o r ko ft h ee v a l u a t i o na n di n c r e a s i n g i n t e r i o rc o n t r o ls u p e r v i s i n g k e yw o r d s ：m a n a g e m e n ts y s t e m i n t e m a lc o n t r o lc o n t r o le n v i r o n m e n t 独创性说明 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研 究成果。尽我所知，除文中已经标明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集 体已经发表或撰写过的研究成果。对本文的研究做出贡献的个人和集体，均已在文中 以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名：膨撂 e t 期：r 年o 月浏7 目 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，即：学校有权保 留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子舨，允许论文被查阅和借阅。本 人授权华中科技大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索， 可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。 保密口，在年解密后适用本授权书。 本论文属于， 不保密q ( 请在以上方框内打“”) 学位论文作者签名：擞 日期甜泞，。月蟛日 指导教师签名 日期缈 华中科技大学硕士学位论文 引言 建立内部控制制度是现代企业管理的重要手段，是一个极富弹性的制度，倘若 企业管理者忽视了内部控制制度对现代企业发展的重要保障作用，甚至影响了控制 制度的执行程序，其结果必然导致企业走向混乱，直至灭亡。资本雄厚的巴林银行， 在衍生性金融产品的不当操作下宣告破产，即是一桩百分之百内部控制失效的例 证。当前我国企业经营管理的低效和不规范运作都可归结为内部控制的缺失。一个 设计和运行良好的内部控制制度，对于防范和发现企业的内外欺诈事件、纠正错误 和舞弊，促使企业资源合理配置，提高生产经营效率都具有十分重要意义。因此， 加强对内部控制的理论研究和实践分析、建立健全我国企业的内部控制就成了一项 刻不容缓的任务，而建立一套科学而又有效的内部控制制度，对任何一个企业来说 是至关重要的。 内部控制除了会计控制外，还涉及管理控制许多方面。如内部控制环境是内部 控制作用发挥的基础，内部会计控制是内部控制的核心，内部控制环境的有效性、 健全性直接关系到整个内部控制有效性和健全性的发挥。同时良好的内部会计控制 又有赖于积极的、与之匹配的控制环境的支持。所以内部控制弱化不仅限于会计控 制，而且涉及管理控制的方方面面，需要全面地进行综合治理，提高内部管理水平。 例如：组织结构控制和人员素质控制等与会计控制没有直接联系，但是，这些方面 的控制涉及控制环境，对单位经济活动的正常运行是非常重要的。本文将要研究的 是以单位内部会计控制为主，同时兼顾与会计相关的管理控制。这比较符合企业的 实际情况，也符合国际内部控制中会计控制和管理控制不断融合的趋势。 本文将结合南宁化建公司的具体经营特征，运用现代企业内部控制理论，对该 公司现存的内部控制现状进行分析，发现内部控制的缺陷，并提出解决办法，试图 探索一些加强内部控制的具体的、可操作性的做法。 华中科技大学硕士学位论文 1 企业内部控制概述 1 1 企业内部控制的基本理论 1 1 1 企业内部控制的定义 根据审计机关内部控制测评准则企业内部控制是指被审计单位即企业为了 维护资产的安全、完整，确保会计信息的真实、可靠，保证其管理或者经营活动的 经济、效率性和效果性并遵守有关法规，而制定和实施相关政策、程序和措施的过 程。 1 1 2 企业内部控制要素 内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五个要素组成。 控制环境：指企业的核心人员以及这些人的个别能力、董事会、管理当局的经 营理念与营运风格、组织结构、职责划分和人力资源政策和程序等。环境因素是推 动企业发展的引擎，也是其他一切要素的核心。具体表现在： 1 ) 员工的诚实性和道德观，如有无描述可接受的利益冲突、道德行为标准的 行为准则。 2 ) 员工的胜任能力，如雇员是否能胜任质量管理要求； 3 ) 董事会或审计委员会，如董事会是否独立于管理层： 4 ) 管理哲学和经营方式，如管理层对人为操纵的或错误的记录的态度； 5 ) 组织结构，如信息是否达到合适的管理阶层； 6 ) 授予权利和责任的方式，如关键部门的经理的职责是否有充分规定； 7 ) 人力资源政策和和实施，如是否有关于雇用、培训、提升和奖励雇员的政 策。 风险评估：指管理层识别并采取相应行动来管理对经营、财务报告、符合性目 标有影响的内部或外部风险，包括风险识别和风险分析。风险识别包括对外部因素 ( 如技术发展、竞争、经济变化) 和内部因素( 员工素质、公司活动性质、信息系 2 华中科技大学硕士学位论文 统处理的特点) 进行检查。风险分析涉及估计风险的重大程度、评价风险发生的可 能性、考虑如何管理风险等。 控制活动：企业必须制定控制的政策及程序，并予以执行，以帮助管理层“为 保证其控制目标的实现。其用以辨认指对所确认的风险采取必要的措施，以保证单 位目标得以实现的政策和程序。这些政策和程序包括： 1 ) 业绩评价，是指将实际业绩与其他标准，如前期业绩、预算和外部基准进 行比较：将不同系列的数据相联系，如经营数据和财务数据，对功能或运行业绩进 行评价。这些评价活动对实现企业经营管理和效率非常有用，但一般与财务报告的 可靠性和公允性相关度不高。 2 ) 信息处理，指保证业务在信息系统中正确、完全和经授权处理的活动。信 息处理控制可分为两类：一般控制和应用控制。一般控制与信息系统设计和管理有 关，如保证软件完整的程序、信息处理时间表、系统文件和数据维护等；应用控制 与个别数据在信息系统中处理的方式有关；如保证业务正确性和已授权的程序。 3 ) 实物控制，也称为资产和记录接近控制，这些控制活动包括实物安全控制、 对计算机以及数据资料的接触予以授权、定期盘点以及将控制数据予以对比。实物 控制中防止资产被窃的程序与财务报告的的可靠性有关，如在编制财务报告时。管 理层仅仅依赖于永续存货记录，则存货的接近控制与审计有关。 4 ) 职责分离，指将各种功能性职责分离，以防止单独作业的职员从事或隐藏 不正常行为。一般来说，下面的职责应被分开：业务授权( 管理功能) 、业务执行 ( 保管职能) 、业务记录( 会计职能) 、对业绩的独立检查( 监督职能) 。理想状态 的职责分离是，没有一个职员负责超过一个的职能。 信息与沟通：围绕在控制活动周围的是信息与沟通系统。这些系统使企业内部 的员工能取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需要的信息，并交换这些 信息。企业的信息系统应能提供适当的信息给适当的员工，应让每个员工了解内部 控制制度的有关方面、它们如何失效以及自己在内部控制中所扮演的角色及所担负 的责任，此外，员工还应拥有在组织中向上沟通重要信息的方法。开放的沟通渠道 可以保证例外情况能及时向上报告和处理。沟通可以采用制度手册、备忘录、书面 3 华中科技大学硕士学位论丈 通知、口头传递、以及管理阶层的实际行动等方式。 监督：监督是一种随着时间而评估内部控制制度执行质量的过程，它包括持续 监督和个别监督两种形式。持续监督是在营运过程中的监督，包括例行管理和监督 活动，以及其职工为履行其职务所采取的行为；个别评估的范围及频率，应根据评 估风险的大小及持续监督程序的有效性而定。持续监督和个别评估也可以同时进 行，称为综合监督。内部控制的缺陷必须向上呈报，严重的事项须向最高管理阶层 和董事会报告l - i 。 控制环境是其他控制成份的基础，在规划控制活动时，必须对企业面临的风险 做细致的了解和评估；面风险评估、和控制活动必须借助企业内部信息有效的沟通； 而实施有效的监控以保障内部控制的实施质量。 1 2 内部控制理论国内外发展历程 1 2 1 国外研究情况 内部控制理论的发展大致可分为四个阶段：内部牵制阶段；内部控制制度；内 部控制结构阶段；内部控制整体框架阶段。 内部牵制阶段( 在2 0 世纪4 0 年代前) ：内部牵制是内部控制的根本，它基本是 以查错防弊为目的。内部牵制是指以提供有效的组织和经营，并防止错误和其他非 法业务发生的业务流程设计，其主要特点是以任何个人或部门不能单独控制任何一 项或一部分业务权力的方式进行组织上的责任分工，每项业务通过正常发挥其他个 人或部门的功能进行交叉检查或交叉控制1 2 l 。1 9 3 4 年，美国证券交易法开始使 用“内部会计控制”术语。 在内部控制牵制阶段，人们主要集中对单一的业务活动的个别的控制程序设计 上，谈不上它们之间是一个整体概念，更谈不上对控制环境的认识。内部控制环境 诸因素没有纳入人们的视野。 内部控制制度阶段( 4 0 年代至7 0 年代) ：2 0 世纪3 0 年代的经济危机对内部 控制理论的发展起到了巨大的推动作用，内部控制也随之从单独活动控制发展到对 4 华中科技大学硕士学位论文 全部经济活动的系统控制，而这些活动也远远超出了财务与会计的控制范围。1 9 4 9 年，美国注册会计师协会( a i c p a ) 的审计程序委员会在内部控制，一种协调制 度要素及其对管理当局和独立注册会计师的重要性的报告中，首次对内部控制作 了定义：即企业为了保证财产的安全完整，检查会计资料的准确性和可靠性，提高 企业的经营效率以及促进企业贯彻既定的经营方针，所设计的总体规划及所采用的 与总体规划相适应的一切方法和措旌【3 】。此定义强调，内部控制不只限于与会计和 财务部门直接有关的控制方面，它还包括预算控制、成本控制、定期报告经营情况、 进行统计分析并将统计报告送交有关部门以保证管理部门所制定的各种程序的准 确性，并保证其得到贯彻执行等内容。1 9 5 8 年1 0 月，该委员会发布审计程序公 告第2 9 号对内部控制定义重新进行表述，将内部控制划分为内部会计控制和内 部管理控制【4 l 。前者的目的在于提高经济效率，检查会计数据的准确性和可靠性， 后者的目的在于提高经济效率，促使有关人员遵守既定的管理方法。进一步明确独 立审计人员负责检查内部会计控制，不负责内部管理控制，但在必要的前提下，审 计人员也可检查企业的管理控制。在该阶段的后期，该思想已经受到严厉的批评， 因为内部管理控制、控制环境也严重影响着内部会计控制，两者在实践中几乎无法 区分。同时已经提出，应当考虑在内部控制中区分内部控制环境因素，在内部控制 中必须考虑内部环境问题。 内部控制结构阶段( 8 0 年代至9 0 年代) ：西方会计审计晃对穴部控制研究的重 点逐步从一般涵义向具体内容深化。1 9 8 6 年，最高审计机关国际组织( i n t o s a i ) 在第1 2 届国际审计会议上发表总声明，赋予内部控制新的含义：“作为完整的 财务和其他控制体系，包括组织结构、方法程序和内部审计。它是由管理者根据总 体目标而建立的，目的在于帮助企业的经营活动合理化，具有经济性、效率性和效 果性：保证管理决策的贯彻；维护资产和资源的安全：保证会计记录的准确和完整 并提供及时、可靠的财务和管理信息。”随后，1 9 8 8 年a i c p a 发布审计准则公告 第5 5 号( s a s ，5 5 ) ，以“内部控制结构”代替“内部控制”，指出“为了对实现 特定公司目标提供合理保证，而建立的一系列政策和程序”。并认为控制环境，会 计控制和控制程序内部控制组成的三个要素四。这阶段正式 5 华中科技大学硕士学位论文 将内部控制环境纳入内部控制范畴。 内部控制整体框架阶段( 9 0 年代之后) ；进入9 0 年代后，对于内部控制研究发 展到整体框架新阶段。美国“反对虚假财务报告委员会”下属的c o s o 委员会( 美 国“反对虚假财务报告委员会”即t r e a d w a y 委员会下属的美国会计学会a a a 、注 册会计师协会a i c p a 、国际内部审计人员协会h a 、财务经理协会f e i 和管理会计 学会i m a 等组织参与的“发起组织委员会c o m m i t t e e o f s p o n s o r i n g o r g a n i z m i o n s o f t h e t r e a d w a y c o m m i s s i o n ”简称c o s o ) 1 9 9 2 年提出并于1 9 9 4 年修改的内部控 制整体框架中对内部控制作了如下的描述：内部控制是由企业董事会、管理当 局和其他员工实施的，为营运的效率、效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循 性等目标的达成而提供合理保证的过程。它认为内部控制整体架构主要由控制环 境、风险评估、控制活动、信患与沟通、监督五项要素构成嘲。c o s o 报告提出的 由“三个目标”和“五个要素”组成的内部控制的整体框架，得到公司董事会，管 理当局，投资者，债权人，审计人员及专家学者的普遍认可，成为迄今为止最权威 的内部控制的概念。美国管理会计协会1 9 9 4 年内部控制结构将内部控制定义 为：“内部控制是这样一个整体系统，由管理者建立的、旨在以一种有序的和有效 的方式进行公司的业务。确保其与管理政策和规章的一致，保护资产，尽量确保记 录的完整性和正确性。c o s o 报告立足于公司的立场，说明：何为内部控制；如何 判断内部控制的好坏；公司应设置哪些内部控制，到哪种程度：内部控制可以做到 什么，做不到什么：如何评估内部控制；如何就评估结果作出声明等【，i 。c o s o 报 告标志着国际上对于内部控制的研究进入了一个新阶段。内部控制框架已经扩展到 企业经营的各个层面，企业每一名员工都对内部控制是一个动态的过程。 2 0 0 3 年8 月，c o s o 委员会又发布了企业风险管理框架，在内部控制基础 上提出了风险管理的框架。该报告将内部控制一整体框架中的5 个要素扩充为基于 风险管理的8 个要素凸显了风险导向的内部控制新理念。2 0 0 4 年9 月，c o s o 委员 会发布了企业风险管理框架终稿，将企业管理的重心由内部控制转向以风险管 理为中心。企业风险管理是一个过程，受组织的董事会、管理层和其他人员影响， 风险管理应用于战略制定，贯穿整个企业。企业风险管理旨在识别影响组织的潜在 6 华中科技大学硕士学位论文 事件，在组织的风险范围内管理风险，为组织目标的实现提供合理的保证。这就构 成了企业风险管理框架阶段( 2 0 0 0 年以后) 。风险管理由八个相关的部分构成。它 包括：内部环境、目标设定、风险识别、风险评估、风险反应、控制措施、信息和 沟通、监督。 1 2 2 国内研究情况 1 9 8 0 年以前，我国企业的内部控制在生产管理方面有一些应用，但在理论研究 上基本是空白l s l 。1 9 8 0 年以后，随着经济体制改革的深化，人们开始重视管理科学 理论的研究和应用。1 9 8 6 年财政部颁发的会计基础工作规范。该规范只提到内 部会计控制，并定义为“单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确 保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和 程序。”在此后相当长的一段时间内，并未出台正式的文件对其进行定义。 到了9 0 年代后期，特别是近年来，我国会计乃至整个管理领域对内部控制的需 求日益强烈，主要是因为我国企业普遍内部管理松弛，控制弱化，缺乏完善 的内部牵制和监督制约机制，从而造成浪费严重、效率低下。这些现象都追切要求 我国尽快建立适合我国国情的内部控制规范体系，标志着内部控制问题已经引起了 理论界和实务界的广泛关注。有关部门也制定和实施一系列与企业内部控制有关的 行政法法规，有力地推动了我国企业内部控制的发展。 1 9 9 6 年1 2 月，财政部发布独立审计准则第九号内部控制和审计风险， 要求注册会计师审查内部控制，并提出内部控制的内容：控制环境、会计系统和 控制程序。 1 9 9 7 年1 月，中国注册会计师协会实施了独立审计准则第九号内部控 制和审计风险，中注协的内控概念的外延比较宽泛，其中称内部控制为“被审计 单位为了保证业务活动的有效进行，保证资产的安全和完整，防止、发现、纠 正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策和程序”， 该定义是审计的概念，它明显的套用了a i c p a 在1 9 8 8 年提出的内控定义，包括控 制环境、会计制度和控制程序。 华中科技大学硕士学位论文 1 9 9 7 年1 月，国家审计署实施了中华人民共和国国家审计基本准则。 1 9 9 7 年5 月，中国人民银行颁布加强金融机构内部控制的指导原则，这 是我国第一个关于内部控制的行政规定。 1 9 9 9 年证监会发布关于上市公司做好各项资产减值准备等有关事项的通知， 要求上市公司本着审慎经营、有效防范化解资产损失风险的原则责成相关部门拟定 ( 或修订) 内部控制制度，监事会对内部控制制度制定的情况进行监督。 2 0 0 0 年1 1 月中国证券会发布公开发行证券公司信息披露编报规则第1 号、 第3 号、第5 号，对公开发行证券的商业银行、保险公司、证券公司内部控制制度 的建立、健全及评价等作出相应规定。 2 0 0 0 年7 月会计法实施，它是我国第一部体现内部会计控制要求的法律， 该法在第二十七条明确提出：各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度，单 位内部会计监督制度应当符合下列要求：记帐人员与经济业务事项和会计事项的审 批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约； 重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互 监督、相互制约程序应当明确。财产清查的范围、期限和组织程序应当明确；对会 计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确朔。 2 0 0 1 年6 月财政部颁布内部会计控制规范基本规范和内部会计规范 货币资金。这是我国首次以专项法规的方式所发布涉及内部控制的规范性文 件。一些学者和专家站在不同的层面对这一问题进行了探讨和理解，并提出c o s o 报告对构建我国企业内部控制框架的启示，但基本上都是建立在西方国家的成果之 上，与西方内部控制在近2 0 年的快速发展相比，我国内部控制理论亟需加强。 2 0 0 2 年1 2 月，财政部又颁布了，内部会计控制规范采购与付款( 试行) ， 内部会计控制规范销售与收款( 试行) ，不断完善我国内部会计控制规范体 制。而后，财政部又相继颁布了内部会计控制规范成本费用( 征 求意见稿) 、内部会计控制规范担保( 征求意见稿) 以及内部会计控制 规范对外投资( 征求意见稿) 。 2 0 0 3 年1 0 月，财政部颁布了内部会计控制规范工程项目( 试行) 。 8 华中科技大学硕士学位论文 2 南宁化建公司内部控制现状 不同的行业、不同的企业无论在生产经营还是在管理方面都有各自行业、企业 特征，其生产经营的这种差别化使得其内部控制的重点也有所不同。内部控制制度 作为一种管理手段，它的建立必须结合企业的实际情况，针对行业特点和本企业的 生产经营特征制定出具体的内部控制制度。这样的内部控制才更有效，才能充分发 挥它的内部监督作用。所以我们首先来分析南宁化建公司总体情况。 2 1 公司的基本情况 南宁化建公司是国有物资流通企业，其注册资金为3 0 0 万元，注册资本全部由 国家投入，企业法人为总经理。总经理任免由南宁物资集团公司直接负责，公司设 有办公室、会计部、审计部、各分公司、仓库、储运部等，除了财务部长的任兔要 通过集团公司同意外，公司员工的任免由经理直接负责。公司制定有明确的规章制 度，对员工的工作责任以及相关的奖惩制度都有规定。 化建公司为国有独资公司成立于1 9 7 8 年，现有员工2 0 0 人，主要从事化工 产品、建筑材料、有色金属材料、煤焦炭、纸张等批发、零售。同时兼营机电产品、 铝材、电器等业务。公司在积极开展主营业务的同时，努力开展多种经营业务，如 仓储、货运等，先后参股、联营铝材厂、食品厂等。公司的客户主要针对批零客户， 是批零兼顾的企业。因此，该业务循环中与工业企业相比，业务环节、凭证都不一 致。该企业销售商品是由业务开具销售发票，财务收款盖章，仓库发货，增值税专 用发票为一式五联，存根、发票、记帐、提货、统计五联。 2 1 1 公司的组织结构 企业内部组织结构是连接公司战略和目标与业务流程的桥梁，是企业的基本 “骨架”和支撑，是实现企业有效内部控制的重要手段，“对企业整体、部门和员 工行为都有着重要影响”。所以说，企业组织结构建设的好坏直接影响到企业的经 营成果及控制。化建公司的组织结构如下： 9 华中科技大学硕士学位论文 图2 1 化建公司组织结构图 从结构图上看，化建公司执行的是总经理一支笔政策，部门之间沟通欠缺。另 外，在总公司内部设置审计部，负责公司范围内的审计工作，而在下面分公司，则 未设置审计部门。在公司所属的分公司是公司相对应的业务部门，负责本单位范围 内的相关业务工作。公司的最高决策机构是总经理室，各部门负责人权限之外都须 向总经理汇报、批准。公司的一切业务无论是预算限额以内、日常收支、或特殊性 开支，只要不属于投资及筹资范畴，总经理便拥有直接审批权，财务部长是审核权。 2 1 2 经营理念和管理风格 经营理念和管理风格表现为管理者的各种偏好。经营理念和管理风格尽管是无 形的，但它会对一个组织的有效运行起着积极或消极的作用，企业制定的任何制度 都不可能超越设立这些制度的人，企业内部控制的有效性同样也无法超越那些创 造，管理与监督制度的人经营理念和管理风格。管理阶层的经营理念和管理风格， 深深地影响着内部控制的成效，也直接影响着下级员工的道德行为和思维方式。 l o 华中科技大学硕士学位论文 化建公司的经营理念有两条：质量第一和顾客第一。 2 1 3 经营者素质和用人哲学 不同的经营者素质，对企业发展所产生的影响完全不同，进而影响到企业内部 控制的效率和效果。经营者的素质不仅仅指知识和技能，还包括操守、道德观、价 值观等多方面。化建公司要求管理者必须意识到：在公司的所有专业领域，在所有 的层面，都应严格地履行职责；鼓励个人成长和具有工作满足感的气氛中表达对彼 此的关注。而领导则鼓励员工在团队中有效地工作，有信心地合作，并创造出一种 责任感和使命感。 化建公司1 9 9 0 年前执行国家计划经济，年销售2 0 0 0 万元。国家实施市场经济 的初期，公司依自身技术、财力、人际关系及全国范围的整个物资系统的网络，曾 经有过一段时期的辉煌。然而，作为企业，它们自身却因僵化的国有企业体制、落 后的管理思想与管理手段，公司没有保住其经济发展的优势，相反，目前面临生存、 发展的严峻考验。化建公司陷入困境( 2 0 0 3 年报累计亏损4 6 0 2 7 7 2 5 5 元) ，虽然有 诸多的外部因素，但是也有许多内部的原因：制度不健全或执行不力。而内部管理 经营制度僵化是企业衰败的一个最主要的、最危险的因素，因为它容易使企业与外 界的信息交换减退，市场反应迟缓和企业组织机构官僚等。因此亿建公司应根据当 前发展战略，适时调整内部控制制度，改善企业内部的信息流程就显得十分重要。 2 2 化建公司内部控制情况 2 2 1 制度建设 主要在财务方面，为规范财务行为，加强财务管理和会计核算，提高会计信 息质量，化建公司几年来开始逐步建立了一些内部控制制度，主要包括：会计机构 和会计人员管理制度；帐务处理程序制度：内部稽核制度；原始记录管理制度；财 产清查制度；财务收支审批制度；成本核算与管理剑；财务报告及财务分析制度。 其它还有劳动人事管理制度、仓库管理规定；用车规定等。 l l 华中科技大学硕士学位论文 2 2 2 制定程序 授权审批。公司资金的收付，执行一支笔审批制度。切的资金收支，由业务 部门申请、部门经理同意，经总经理签字授权，由总会计师复核。下拨资金的控制 与管理由各业务部门负责。电话费、水电费、上级管理费等支出由办公室负 责；业务招待费的管理由业务部( 分公司) 负责，在上级核定的额度内控制使用； 办公用品和办公家具的费用由办公室负责；差旅费的管理由财务部负责；物资采购 审批根据采购物资的类别和金额大小，实行分级分权管理，主要物资及其他金额较 大物资采购的重大事项，由总经理、副经理及相关部门负责人通过会议或其他形式 实行集体决策；运输的管理由储运部负责；库存商品的管理由仓库负责。 不相容职务相分离。出纳岗与稽核岗、会计档案保管和收入、费用、债权债务 帐目的记帐岗位相分离。货物的采购与货物的验收工作相分离；货物的采购、保管 和使用或销售与帐务的记录工作相分离；审核付款的人与同付款人职务分离。 财产保险。公司对仓库主要装置设备及机动车辆都进行了财产保险。 凭证与记录控制。会计凭证做到了连续编号；记帐凭证上的记帐、复核、主管 会计都按规定签字、盖章；原始凭证也按规定主要负责人、经办人签字；会计档案 定期归档。 这些制度与控制程序为公司的经济发展起到了促进和保证作用。但同时也应该 看到公司内部控制建设还有许多不完善的地方，漏洞较多，有些内部控制只有大的 框架性的描述。没有具体的实施细则，可操作性比较差。例如：分公司公章的保管 无专人负责，业务人员擅自使用，造成了严重后果；仓库保管员责任心不强，库存 商品从不自觉核对；部门之间沟通欠缺等。或者有制度执行不力、或根本不执行， 制度是应付上级管理部门的幌子。近年来公司出现的一些问题也说明了公司内部控 制的薄弱。 华中科技大学硕士学位论文 3 南宁化建公司内部控制存在的问题及原因 3 1 南宁化建公司内部控制存在的问题 3 1 1 内部控制薄弱，流动资产环节上存在漏洞。 企业流动资产主要分布在：现金、银行存款、库存物资和往来帐目等环节上， 这也是内控制度最容易失控的环节。 1 ) 库存帐实不符 ( 1 ) 库存商品严重缺少。公司自市场经济以来，库存商品的偷盗现象就比较严 重，仓库负责人与公司办公室查处过很多次，但仍屡禁不止。追查到底，发现是内 外勾结，仓库另负责人( 副主任) 参与偷盗。 案例1 、1 9 9 9 年间，仓库副主任利用熟悉仓库环境之便夜间轮班之际，在仓 库阴暗处把露天置放的石棉瓦经围墙偷运出去。累计约1 5 0 0 块，折合人民币约1 5 0 0 0 元。 案例2 、1 9 9 9 年，仓库副主任利用工作便利，趁保管员请假或其他事情之便， 擅自卖库存商品，共获非法收入1 万元。 ( 2 ) 保管不善，物资损耗、损坏严重。由于市场经济的发展，竞争激烈，商品 价格下跌，库存越多，再加上经营管理不善，库存损坏、损耗严重。比如，3 号玻 璃仓的玻璃，由于库内堆满，而领导、业务未及时处理，以致库外也堆满玻璃，日 晒雨谗长、车辆碰撞等原因，造成玻璃发霉、破碎，有些甚至变成碎片，严重与帐上 不实。如北海玻璃，帐上1 3 4 0 平方米，实际库存只剩下不到1 3 0 平方米。又如水 泥仓，水泥最长保质期只有三个月( 按标准仓库) ，碰上春天霉雨天气，南方潮湿 严重，在出货不规范，处理库外积水不当的情况下，容易造成水泥受潮，尔后发硬， 2 0 0 0 年，发硬水泥5 0 吨，损失折合人民币约1 6 0 0 0 元。 ( 3 ) 有些仓库保管员责任心不强，错发物资，未及时追究责任。商品堆集过 多后，品种堆放混乱，发货时，保管员图方便，品种、规格一样、产地不一样的情 华中科技大学硕士学位论文 况下，错发货物时有发生，也造成帐实严重不符。比如，销售郴州玻璃，发货时错 发北海玻璃，造成郴州玻璃库存大，北海玻璃库存少。 表3 12 0 0 0 年玻璃库存对比表单位：平方 规格：3 c m 白玻 产地业务帐( 期初)实存差额 郴州 2 3 5 61 9 8 72 2 1 4 株洲 1 4 5 6 1 1 2 5 8 0 1 0 8 9 5 北海 9 8 01 4 48 3 6 0 南宁7 8 81 2 06 7 5 0 ( 4 ) 库存无实物。2 0 0 3 年资产负债表( 年报) 上显示其中商品年末数为 4 1 2 4 4 6 3 2 2 元。分析：一是美国钢材帐上库存为5 0 0 吨，计约1 5 0 0 0 0 0 0 0 元，其实 已无货，该笔帐为1 9 9 3 年从广西五矿进出口公司进口钢材，后来由于市场疲软，钢 材价格飞快下跌，加上其它方面的原因，尔后几年对方一直诉讼，已于1 9 9 8 年结 案，钢材已抵欠五矿部分款项，但帐上一直未完全处理。二是经营不善，各业务部 门留下来的陈旧商品，如轮胎、橡胶制品等，末损坏但已不合适用。三是其中有库 存商品1 6 8 8 7 4 元已全部变质、损坏，如破碎的玻璃，损坏的石棉瓦，发硬的水泥， 泄漏了或稀释了的硫酸、硝酸等，但由于管理制度不健全，一直没有把这些存货核 销。从1 9 9 8 年以来，仓库仅于1 9 9 9 年3 月有过变质商品核销，由于核销过程均须 经公司业务、财务、审计、总经理、物资集团、财政、税务审核通过，手续复杂， 所以部门之间多为推脱，最终导致长期积压严重损坏，不仅长期占用有限的仓库使 用面积增加仓储成本，而且加大了公司的存货损失，造成了会计信息质量的严重不 实。 2 ) 应收帐款形成大量呆帐、死帐、糊涂帐 截至2 0 0 3 年末，公司以前年度销售欠款超过3 0 户，共计2 6 8 。8 万元，其中六 1 4 华中科技大学硕士学位论文 年以上无动态的应收帐款超过2 5 户，金额2 0 0 万元，已成为呆帐、死帐，形成企 业的潜亏。具体数据如下： 表3 - - 2 部分应收帐款明细表 二级科目金额( 元)时间 备注 南宁市外贸物资供应站2 0 6 , 4 9 3 。9 0八年以上单位不存在 南宁市物资贸易中心 2 7 3 5 6 2 2 3 八年以上无偿还能力 南宁市外贸物资企业公司1 8 3 ，8 9 6 8 0八年以上无偿还能力 南宁化建铝材厂7 4 7 , 6 4 5 8 3 六年以上 互欠货款 南宁五一铝材经营部 6 0 7 ，9 6 8 8 0 六年以上单位不存在 南宁前进建材店1 1 9 。8 2 0 1 8 六年以上 单位不存在 黄洱1 6 6 ，0 0 0 0 0六年以上单位不存在 表3 3 部分预付帐款明细表 二：级科目 金额( 元) 时间备注 南宁市外贸物资公司2 0 0 ，0 0 0 0 0 三年以上 无偿还能力 桂林橡胶厂2 0 2 ，8 3 5 0 0三年以上互欠货款 从1 9 9 9 年开始，公司组织人员进行清欠工作，特别是那些经手的业务人员， 督促他们追回欠款，在效果不佳的情况下，制定了鼓励政策，按回款的5 进行提 成，有些成效，但对于一些钉子户一点进展都没有。应收帐款方面具体还表现在： 帐目不清。其混乱首先表现为金额不正确。这种混乱是某一客户的应收帐款错 误，又是两个客户或几个客户之间的金额相互混淆，造成应收帐款总数不正确，或 双方帐目不符。第二，客户单位名称不全或串名。这大多数是缺少与客户的联系， 或者经办人人为原因。第三，三角债现象普遍。公司与其他企业相互之间拖欠货款 华中科技犬学硕士学位论文 现象普遍存在，其结果形成一个债务网，使应收帐款的回收更为困难( 如上表的南 宁化建铝型材厂、桂林橡胶厂) 。 手续不全。公司在赊销过程中存在手续不全造成帐目不清现象。业务员素质低、 赊销方式的复杂、没有严格的规章制度，使赊销手续不全面，最后导致帐目不清。 如黄洱的应收帐款，黄洱为本公司一业务人员，在1 9 9 9 年为其一客户担保盖章， 尔后客户一去不复返，财务部就把欠款挂了黄洱的名字，主要是质疑货款去向和他 们之间关系。 责任不明。企业在许多方面都是责任不明确的，对于应收帐款的管理更是如此。 销售部门和财务部门往往是“人人有权管，人人都不管”，也就是前所沟通欠缺， 企业领导也是听之任之，自然而然，死帐、呆帐迅速增加。 3 ) 货币资金管理严重失控 ( 1 ) 现金管理漏洞大。公司没有制定既与国家有关规章制度相符又有自己特 色的现金管理制度和其他有关的规章制度。而现金既是可控制的最为灵便的资源， 也是企业中流动性最强，控制风险最高的资产，大多数贪污、诈骗、挪用公款等违 法乱纪行为都与现金有关，南宁化建公司也不例外。比如出纳员开具只有自己签名 与业务人员交款数额不一致的收据交会计作帐，部分现金截留；出纳员自行签发现 金支票去银行提款，如曾有一出纳员在他离开公司之前，利用财务章保管不严的机 会，未经总经理、财务部长同意，自行填发现金支票退他个人的集资款。 ( 2 ) 业务部门擅自使用货款。有些业务人员把购进回来的商品直接出售，既 不通过仓库办理入库手续，也不把货款交财务入帐，搞“体外循环”。这是由于业 务上的性质不同，如建筑材料，业务往来与个体经营者频繁，特别是不开发票部分， 现金使用也频繁，这机会使业务部门私设帐户，避开公司进行交易，进货直调，帐 外设帐，使公司资金有支出无收入，人为造成大量的应收帐款；或截留利润，使公 司毛利递减或没有。不仅使整个公司资金周转不畅，而且损失严重( 在资金、机会、 其他部门影响上) 。事情的后果是：公司缺乏周转资金，使整个公司运转失灵；业 务部门挪用公款赚取本部门或个人的利润，亏损是公司的。 ( 3 ) 公司为了开拓市场，在外地设经营部，如黎塘经营部，但由于管理不当， 1 6 华中科技大学硕士学位论文 经营部业务人员擅自用经营部公章签定协议，未经公司同意，而且是他私自经营的， 属个人行为。后出现问题，公司才发现，按法律规定，公司作为法人，要承担连带 责任，损失约定2 0 万元。并且利用在外地经营，公司不能常监控之际，经常挪用 货款不交财务，私自进货，倒买倒卖，不断赚取个人利益。 3 1 2 会计基础工作薄弱 1 ) 费用支出失控，资产流失严重。为了业务上的扩展，公司允许部门经理掌 握开支一定比例的业务费用，但具体的开支范围不详细，导致一些部门经理大手大 脚，挥霍浪费；在购进、财务管理、销售等环节监控不力，再加上经济往来上的审 查不严，造成国有资产大量流失，加大了公司的亏损。 2 ) 内部管理职责不清。公司法人治理结构不完善，内部决算、执行、监督三 权分立、互相制约的机制不够完善。领导者有时独断专行，导致资金、资产调度等 重大决策失误；内部管理权限失控，不相容职务没有有效分离，职责