泛微协同办公标准版运行维护操作手册.doc

泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真1 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 仅限阅读仅限阅读 请勿传播请勿传播 当您阅读本方案时，即表示您 同意不传播本方案的所有内容 泛微协同办公标准版泛微协同办公标准版e-office实施维护手册实施维护手册 e-office Maintenance Manuals Submitted By Weaver 泛微软件有限公司 中国上海浦东新区 耀华支路 39 弄 9 号（通耀路济明路路口） 邮政编码：200127 电话：+86 21 50942228 传真：+86 21 50942278 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真2 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 版 本 文档简要信息文档简要信息: 文档主题(Title)泛微协同办公标准版 e-office 实施维护手册 作者(Author)熊学武 审批者(To Be Approved By) 说明(Comments) 文件名称(File Name)泛微协同办公标准版 e-office 实施维护手册.doc 文档版本历史文档版本历史: 序号日期版本变更说明修改人注释 1.2008-12-01V1.0新文件熊学武 2.2010-03-29V1.0许亚兰 3.2011-07-21V1.0周绪 4. 5. 目 录 版版 本本.2 目目 录录.2 版权说明版权说明.4 序序 言言.5 1.关于本手册关于本手册.6 1.1手册结构.6 1.2针对用户.6 1.3更多资源.6 1.4技术支持.7 2.系统界面介绍系统界面介绍.8 3.组织用户管理设置组织用户管理设置.9 3.1单位管理.9 3.2部门管理.9 3.3用户管理.10 3.4生日贺卡设置.11 4.流程维护配置流程维护配置.13 4.1流程分类.14 4.2定义表单.14 4.3定义固定流程.21 4.4定义自由流程.31 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真3 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 5.知识文档维护知识文档维护.32 5.1公共文档目录设置.32 5.2公共文档目录基本属性设置.32 5.3公共文档目录权限设置.33 5.4公共文档目录显示样式设置.33 5.5公共文档目录排序设置.34 5.6公共文档文件夹转移.35 5.7默认模板设置.35 5.8文档模板管理.36 5.9文件显示样式.37 5.10网络硬盘设置.38 5.11图片管理设置.39 6.门户管理相关设置门户管理相关设置.41 6.1登录页面设置.41 6.2工具栏设置.41 6.3多门户设置.42 6.4首页界面样式管理.45 6.5菜单设置.46 6.6角色与权限管理.47 7.系统管理设置系统管理设置.49 7.1数据库管理.49 7.2系统日志管理.50 7.3系统资源设置.50 7.4系统资源回收.51 7.5系统资源查询.52 7.6系统访问控制.52 7.7登录安全设置.53 7.8性能安全设置.53 7.9附件上传设置.54 7.10手机短信设置.54 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真4 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 版权说明 本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为泛微协同管理平台最终用户提 供信息，上海泛微软件有限公司有权。本手册是上海泛微软件有限公司的 专有信息，并受中华人民共和国版权法和国际公约的保护。 未得到上海泛微软件有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何 形式或手段辅助或传播本手册的任何部分内容。 本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册中例子中所引用的公司、人 名和数据若非特殊说明，均属虚构。 本手册以及本手册所提及的任何产品的使用均受适应的最终用户许可协议 限制。本手册由上海泛微软件有限公司制作。本手册中提及的所有商标、 商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所有。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真5 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 序 言 初始化的系统空空如也，很可能让你觉得无从下手。通过阅读泛微协同办公标准版 e-office 实施 维护手册将帮助您在 1 个小时之内快速搭建自己公司的办公系统以及学习系统的日常维护。 首先下载安装 e-office 系统，详细安装步骤请见“泛微协同办公标准版 e-office 产品安装手册” ，注 意安装的系统地址目录必须为“根目录”下面，并且不能是中文目录(例如：d:eoffice)。否则系统无法 登录。进入登陆界面，系统默认登陆账号为“admin”无密码。只需要直接点击登陆即可。 这里会出现几个常见的系统安装问题，在此例举出来： 1. 系统安装后，登陆界面不能显示。这个情况主要是您的电脑配置问题，并不是软件有问题。一 般自己解决的方案：第一步，检查电脑的 IE 浏览器是否为 6.0 以上版本，如果您的浏览器版本 太老，建议您去微软的网站上升级一下。 2. 如果浏览器版本没有问题，出现的症状为“系统安装完后进不了 OA 系统,输入地址 IE 窗口会自 动关闭”那么可以肯定是电脑中有自带的“拦截功能”。这是因为拦截软件拦截了登陆窗口，请删 除拦截软件或关闭拦截软件的弹出窗口拦截功能。 3. 如果安装后，进不了 OA 系统,在 IE 中提示“找不到页面”，那么 e-office 系统端口可能与 IIS 冲 突，建议换一个端口如 81/8080/8082试试看。还有一种原因是这台电脑以前曾经安装过 apache， 和 e-office 中的 apache 有冲突。你可以卸载以前安装的 apache。并重新安装 e- office。一般 apache 有冲突主要是电脑安装了其它的系统，卸载不完全。 通过泛微网站中“泛微产品论坛”中的问题解答资料。自我检查这些突发问题，帮助完成 e-office 的安 装工作。链接地址： 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真6 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 1.关于本手册 本手册是泛微协同办公标准版 e-office 的实施维护手册，主要是为指导 OA 管理员用来配置系统 而编写，其中需要重点在工作流程配置维护。 1.1手册结构手册结构 本手册针对用户使用泛微协同办公标准版 e-office 进行详细描述，在您使用本系统前请仔细 阅读其中内容。 下面是关于本手册的详细结构 1.2针对用户针对用户 本手册针对泛微协同办公标准版(e-office)的 OA 管理员，本手册默认用户已经具备基本的计 算机操作技能，熟悉 Windows 操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握 Internet Explorer 浏览器的基本使用。 1.3更多资源更多资源 本手册涵盖泛微协同办公标准版 e-office 常用功能的介绍和使用方法指导，如果您能够详细 的阅读本手册，就可以轻松的使用泛微协同办公标准版 e-office 完成日常工作。因客户版本 不同和产品的更新、升级等原因，泛微软件有限公司并不保证本手册完全描述您所使用的系 统。但我们向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易 用。您可以根据实际情况，选择其中适合的方式。 联机帮助系统联机帮助系统 本产品具有强大的联机帮助系统，所有界面都具有相关的提示说明，并且我们为每个 操作步骤编写了详细的指导文档，只要您能够充分的利用联机帮助系统，就可以全面 掌握“泛微协同办公标准版”，成为本产品使用方面的专家。 我们力求在联机帮助系统中涵盖所有可以设想到的使用指导，同时也希望得到您的意 见和反馈。 在线咨询在线咨询 登录泛微协同办公标准版 e-office，在工具栏点击在线客服按钮，打开交 流窗口，及时与泛微 e-office 客服人员及时交流。 网站知识库网站知识库 泛微在网站上发布了产品知识库，定期更新系统使用方面的常见问题和知识，您可以 在网站上进行查询 将定期回复。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真7 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 1.4技术支持技术支持 上海泛微软件有限公司提供多种技术支持服务，当您在使用“泛微协同办公标准版”遇到任何 问题，请选择以下方式获得技术支持。 服务热线服务热线 您可以在北京时间周一至周五 9:00-18:00(节假日除外)拨打热线电话获得泛微客服人 员的技术支持服务。 电 话转 e-office 客户服务部 电子邮件电子邮件 您可以发送 e-mail 到客户服务部，我们将会在收到 e-mail 的一个工作日内回复。 e-mail：shiyu.mao 联系方式联系方式 公司名称：上海泛微软件有限公司 通信地址：中国上海浦东新区耀华支路 39 弄 9 号（通耀路济明路路口） 邮 编：200127 电 话传 真泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真8 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 2.系统界面介绍 进入 e-office 系统后，首先是进入系统首页，整体首页的界面布局如下： 首页 三大区域： TOP 区：区：主要显示 logo、快捷菜单、工具栏、快捷搜索、未注册链接、日期信息。 菜单区菜单区：主要显示自己有权限的功能菜单，点击相关菜单名，功能区打开相关功能。 功能区即信息显示区：功能区即信息显示区：登录系统功能区默认显示首页(有的地方也叫主页)，点击相关菜单、按钮、 链接等，功能区打开相关功能页面。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真9 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 3.组织用户管理设置 3.1单位管理单位管理 点击默认菜单【系统管理】-【组织机构】-【单位管理】打开单位管理功能。这里主要管理 公司或者单位的档案信息，主要记录公司名、网址、电子邮箱、开户行、帐号等信息。用户 在人事的单位信息中，可以看到关于此处记录的所有信息。同时，人力资源组织树的公司或 者单位名，获取此处记录的公司名称。 （图：单位管理页面） 3.2部门管理部门管理 点击默认菜单【系统管理】-【组织机构】-【部门管理】打开部门管理功能。管理企业组织 结构的基本单位-部门或者单位，部门查询页面点击【新建部门/单位】按钮，可以创建一级 或者多级部门/成员单位；部门编辑页面，可以选择上级部门/成员单位，也可以为其创建下 级部门/成员单位或者上级部门/成员单位。 注意注意 1.删除部门时必须先将这个部门下的人员或者部门转移到其它部门,再执行删除。 2.人力资源组织树的部门也按照这里的部门序号排序。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真10 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 图：新建部门页面 3.3用户管理用户管理 用于统一管理需要使用系统的公司人员，包括管理其对应账号密码等； 【添加用户】：管理系统中人员的帐号，包括帐号的登录用户名、姓名、密码、部门、角色、 是否启用动态密码登录、管理范围等。 【用户修改】：编辑帐号信息，允许修改登录用户名、姓名等信息，但是不允许修改密码； 每个人在自己的【个性设置】-【修改密码】中修改自己的密码。当用户忘记自己的密码，系 统管理员在用户列表上通过【admin 清空密码】按钮，初始化用户密码为空即可。当人员离 职，直接编辑该人员帐号的部门，选择“离职”；反之也是编辑帐号，赋予登录用户名和部门 即可。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真11 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 注意注意 1.创建人员账户前，请先创建角色和考勤排班类型。 2.离职和删除的用户，不占用 license 用户数。 3.购买了手机短信功能后，用户启用动态密码功能才生效，即：输入用户名和密码登录时， 系统自动生成动态密码发送到用户的手机中，然后根据手机获取的动态密码登录系统。 4.人员账户的权限通过角色和管理范围赋予的。比如总经理角色，具有工资上报权限，而 管理范围是本部门，那么总经理角色的人员上报工资时，只能给本部门人员上报工资。 5.考勤排班类型是人员上下班排班表，在【我的人事】-【上下班登记】功能中打卡时，根 据此处获取人员的上下班排班表打卡，可以确定人员是否早退或者迟到。 系统默认赋予的 OA 系统管理员，是超级管理员，具有特殊的功能，比如可以清空用户密码、 删除工作流等。 3.4生日贺卡设置生日贺卡设置 生日贺卡设置功能是创建和编辑生日贺卡模板。当启用某生日贺卡模板，人员生日那天，模 板中的发送人通过内部邮件的方式，将生日贺卡发送给寿星。 注意：注意： 1.人员在【个性设置】-【个人资料】中，输入自己的出生日期，系统便可以通过这个生日 为其发生生日贺卡； 2.新建或者编辑生日贺卡时，可以选中是否内部短信提醒寿星，有生日贺卡达到。 操作说明操作说明: 1.点击【新建】按钮，新建生日贺卡(可以创建多个)； 2.贺卡列表页面，选中任意贺卡，点击【保存】按钮，贺卡生效(当有员工生日时，自动触 发邮件祝贺。) 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真12 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 图：生日贺卡设置页面 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真13 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 4.流程维护配置 工作流程是对一整套规则与过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动。它 的目标在于根据企业实际规范和业务操作来定义电子化的工作流，以智能的方式处理过程，保证 工作中的某项任务完成后，按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步，保留工作流 转进程中的操作痕迹，更重要的是，保证相关数据的自动更新。工作流程的电子化可以大大提升 企业的运营效率，解决人员操作的效率低下，工作相关资料不能有效和统一的管理，工作流的审 批意见不能完整的保存并归档等问题。 基于泛微协同办公系统的工作流程管理模块，为企业搭建一个高效、灵活的工作流程平台，用户 可以自行定义所需要的各种流程应用。 1、 工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人填写同一张“表单”。 2、 表单由用户来设计(一般由管理员设计好)。 3、 泛微 e-ffice 的表单，可以用 word、Excel、网页工具等设计，设计好后复制、粘贴、导入到 “表单智能设置”中。然后打开“表单智能设置”，为每个字段添加控件控件。 4、 表单控件中“宏控件宏控件”是指从系统数据库直接调用信息，方便表单操作；例如：当前日期、当 前用户名、当前用户部门等等。 5、 每个流程对应一个表单流程对应一个表单,一个表单可以对应多个流程. 6、 流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流 程无需定义流程步骤。 7、 固定流程的每个步骤都需要指定指定 下一步骤节点、经办人下一步骤节点、经办人和相应的可写自段相应的可写自段。 8、 下一步骤节点设置时，如果下一步骤是支持多节点的，流程默认指向第一个节点；例如：第 二步骤，选择下一步骤节点为“3,5,1”,则用户办理时，流程默认指向下一节点(3)，如果是 “1,3，5” 流程默认指向下一节点(1)，也就是退回退回 9、 固定流程第一个步骤的经办人有权新建该流程有权新建该流程(道理可想而知)，如果没有第一个步骤的经办 权,则该用户不能创建该流程，在“新建流程”菜单中也不显示该流程。 10、 执行中的工作和已完成的工作，都可以通过流程查询功能查找流程查询功能查找到并可以导出 excel 表。 11、 任何流程都可以指定监控人员指定监控人员，监控人员可随时转交或终止该流程。 12、 流程只有在最初设计的时候可以进行删除删除修改、当该流程开始启用之后。流程不能修改节 点和删除。如果不需要的流程，可以将该流程所产生的数据删除，定义流程中才允许将其删 除。 13、 流程的中签名在“签办反馈区”实现，办理者填写相关意见，提交后系统自动记录用户姓名和 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真14 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 时间。实现电子签名功能。对于附件的文档，则通过 office 控件的“电子签章”功能进行盖章。 流程设计的步骤流程为：【流程分类】-【定义表单】-【定义流程】 设计表单格式系统“表单智能设计”设置表单定义流程新建流程编辑流程步骤新 建流程步骤设置可写字段编辑流程办理权限。 4.1流程分类流程分类 可以根据内部管理的工作类型，对流程进行归类。如：收发文，财务管理，行政管理，人事 管理等等，供流程定义时可以归到此分类下，以及用户使用时可按照此分类分别查看： 4.2定义表单定义表单 进入 e-office 系统的【我的流程】【流程配置】【定义表单】页面： 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真15 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 点击“新建表单”并提交保存，这样就创建了一个新的表单名称 保存后返回工作流设置页面：通过表单智能设计器，设计各种表单款式。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真16 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 点击刚新建的表单名称后的【表单智能设置】 ，打开表单智能设计器。把 WORD 制作好的表 格全选后，复制/粘贴到表单设计器中，(也可以把文档【模板】中做好的表单框架直接导入 进来，此模板来自于“文档管理中的文档模板管理”)，表单的基本样式就设计好了。然后添 加【表单控件】 ，给表单字段定义属性。 如下图： 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真17 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 表单控件的使用 表单控件是制做一个表单的核心部分表单控件是制做一个表单的核心部分。通过 word 编辑好一张表单的格式和框架，接下来就 需要通过“表单控件”进行“字段”的属性设置。 1.首先选择需要编辑的字段内容，比如“请假事由”，然后将鼠标点击到“请假事由”字段的后面， 光标闪烁。(参见下图) 2.然后选择右侧的【多行输入框】栏，弹出属性设置窗口； 3.【控件名称】字段名称 (请假事由) 每个字段均操作后，则一张完整的表单完成,注意保存表单： 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真18 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 注意：每个控件的名称都必须是唯一的，不能重复。除特殊控件外(如：日期控件的配合) 例如，工作汇报中，工作项目的编号、完成时间、工作内容在表单中都是重复的，但是对于 “表单控件”的名称，则需要按照下图所示：每个字段的控件名称都是唯一的。 控件名称控件名称功能说明功能说明 单行输入框单行文字输入的填写字段，例如：签字、发文名称等 多行输入框多行文本输入的填写字段，例如：文章摘要、具体事项描述等 下拉菜单针对固定选择项目的单选列表，下拉选项为 50 项，能够满足应用需求 选择框选中或不选 日期控件日期控件用于实现日期选择窗口的弹出，需要结合“单行输入框”一起使用。 先创建一个单行输入框：控件命名“开始日期” 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真19 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 接下来，点日期控件按钮，进行日期控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框 的名称，这样就可以把日期控件和输入控件建立起一个关联，以后在实际的工作办理 过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中： 结果显示如下： 时间控件时间控件用户时间选择窗口应用，需结合单行输入框一起使用。打个比方，如下图： 先创建一个名称为“开始时间”的单行输入框。 接下来再创建名称为“开始时间”的时间控件。用法同日期控件。 结果显示如下： 宏控件宏控件自动从数据库调用相关的信息，获取数据信息，代替手工输入，自动根据用户 指定的要求取值，使得工作流的表单更加智能。 当前日期:当前步骤的办理日期；该控件要与“流程步骤”可写字段对应。 当前时间: 当前步骤的办理时间；该控件要与“流程步骤”可写字段对应。 当前日期时间: 当前步骤的办理日期时间；该控件要与“流程步骤”可写字段 对应。 当前用户 ID: 获取当前步骤处理者的 ID。该控件要与“流程步骤”可写字段对应。 当前用户姓名: 获取当前步骤处理者的姓名。控件要与“流程步骤”可写字段对应。 当前用户部门: 获取当前步骤处理者的部门。控件要与“流程步骤”可写字段对应。 泛微软件有限公司 中国上海浦东耀华支路 39 弄 9 号泛微软件 电话传真20 e-office 实施维护手册 Weaver Software Co., LTD. 表单名称:获取该流程的表单名称 文号:自动获取流程的文号说明，例如：xxx 发文 2006-8-21 流程开始日期: 自动获取流程建立的日期 流程开始日期时间:自动获取流程建立的日期时间 来自 SQL 查询语句: SQL 查询语句用于高级用户使用，需要维护人员熟悉 SQL 命 令。如下拉菜单型语句为：select URL_DESC from URL，单 行输入框语句为：select USER_NAME from USER where USER_ID=admin 部门列表：公司所有部门的下拉列表 人员列表: 公司所有人员的下拉列表 角色列表: 公司所有角色的下拉列表 流程经办人员列表:此流程经办人员的列表 本步骤经办人员列表:当前办理步骤的人员列表；控件要与“流程步骤”可写字段对 应 计算控件首先，我们先建立好需要参予计算的项目，如图，建立好【交通费】和【住宿费】的 控件类型，选择【单行输入框】控件。如下图【交通费】的控件设定： 接下来，1.选中显示计算结果的字段【暂支旅费合计】2.点击【计算控件】按钮，建 立一个计算控件，3.设定时需要输入计算公式：公式的规则就是四则运算规则，注意 符号必需是英文字符的【+ - * / ( )】 ，可以利用括号和加减乘除，公式的计算就是上面 建立的单行输入框控件的名称： 编辑器【编辑器】主要作用是提供 HTML 格式的编辑功能，如在表单中调用系统中的相关流 程文档，图片，或者对文字字体大小颜色