如何写好邮件

如何写好Email?,如何写好邮件？,第一部分邮件的基本知识,第二部分：写好邮件的方法,第三部分：写好邮件的小技巧和注意点,第四部分：总结,第一部分邮件的基本知识,一、邮件的适应性用来进行比较正式的非紧急事件的不复杂的沟通二、好的邮件可以达成的效果：1、有效的沟通和交流2、信息的正确传递3、给人留下深刻的印象,第一部分邮件的基本知识,三、邮件发送的分类1、向收件人提出要求，要求收件人提供反馈的电子邮件（要求对方向我提交反馈）；2、根据收件人要求，向收件人反馈信息的电子邮件（向对方提交我的反馈）；3、通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈）。,第一部分邮件的基本知识,第一类工作电子邮件来说，应该是具体到以下几个内容：1、事情的背景信息，包括事情的简要经过、该项工作的意义和价值2、目前的问题3、需要收件人完成的工作和需要收件人提交的反馈信息清单4、我的要求（进度、质量、成本、），也就是我期望得到的结果是什么样的5、我的建议，我能提供的资源，以及我能提供的帮助第二类工作电子邮件应该具体到以下几个内容：1、相关事件的发展情况2、要求的反馈信息3、遇到的问题和采用的解决方案4、未完成事宜及原因，希望对方提供的帮助第三类工作电子邮件应该包含以下内容：1、背景描述（时间、地点、人物、事件）2、遇到的问题3、采取的办法和原因4、反馈联系人,1、向收件人提出要求，要求收件人提供反馈（要求对方向我提交反馈）,2、根据收件人要求，向收件人反馈信息的电子邮件（向对方提交我的反馈）,3、通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈）。,四、邮件内容的构成1、主题栏2、称呼3、正文4、结尾5、落款签名,第一部分：邮件的基本知识,第二部分：写好邮件的方法,一、写好主题二、称呼得当三、写好正文四、结尾五、落款签名,第二部分：写好邮件的方法,一、写好主题写好主题的方法用最简短的字数写明白邮件最核心的意思主题遵循SMART原则：Specific（具体明确）Meaningful（有意义）Appropriate（恰当）Relevant（相关）Thoughtful（关切）,第二部分：写好邮件的方法,案例分析主题：xx项目碰头会内容：周五x总过来广州，约定下午2点在我们公司进行会议。库经理,第二部分：写好邮件的方法,主要问题：1、主题太简单化及口语化。让人一眼看过去就知道写此邮件的人比较随便。建议改为：xx项目交流会2、没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。3、内容不明确：没有说明与会者，没有说明会议议题，没有说明需要配合准备的事情，没有会议材料的提供4、这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错，但是没有说出关键信息。如果对方没有听说过任何要开会的事情，或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。,第二部分：写好邮件的方法,优秀的例子主题：提醒10月5日10am按期举行例会，讨论PASS方案内容：马经理，你好。我想通知你：我们10月5日（周一）10：00am的会议按期召开。地点在A会议室，我们会讨论新PASS方案。如果你有任何问题，请联系我。祝好小李,第二部分：写好邮件的方法,二、称呼得体称呼问候上级长辈尊称，同级下级朋友亲切称，群发简称1、在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL；2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚；4、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，个人认为如果要称呼对方的英文名（不管是同事还是上级），最好能问过对方的意见比较好；5、最好不要称呼全名。因为这样也显得不太礼貌的；6、不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。,第二部分：写好邮件的方法,三、写好正文目的明确，内容简洁，态度真诚，语言流畅（一）目的明确直截了当让对方明白你的邮件目的让对方清楚你需要对方做的事情不要让对方猜测,第二部分：写好邮件的方法,案例分析主题：Fw:xxxx项目沟通发送情况：小李发送给马经理正文：马经理，下面是客户回复邮件，您看下！小李：关于你邮件中的提问，回答如下：1、试点营销的规模（省略）。2、免费体验三个月的成功率（省略）3、此次营销活动针对办理了（省略）。4、此次营销活动的具体内容是：（省略）另外：我和同事沟通了，你们之前设计的问卷是可以用于其他地区的，不需要重新设计了，所以希望结果能在7月底完成。附件分析时可做参考。小荣,第二部分：写好邮件的方法,存在的问题：1、邮件中没有自己的初步思考和意见。2、没有给出时间要求。3、没有需要领导重点解决的问题。,第二部分：写好邮件的方法,（二）内容简洁，切入重点用简短易懂的语句把我们的意思传达成了一个重要的话题前提是要能把事情有重点地说明白,第二部分：写好邮件的方法,案例分析主题：xx客户来电情况0727发送情况：小明发给罗经理内容：罗经理Xx公司于今日来电，想在广东省内做一个关于市场进入、市场竞争情况等方面的方案。小明,第二部分：写好邮件的方法,存在的问题：1、内容不清晰。该说明白的事情没说明白。2、内容不详细。没有客户的联系方式，客户的需求没有说清楚。3、内容只是向对方陈述。,第二部分：写好邮件的方法,（三）语气适当，态度真诚语气适当：代表公司与外界通邮则官方正式公司内部工作朋友间互通则亲切简明团队建设时则感性化一些态度真诚：多用请、谢谢之类的语句,第二部分：写好邮件的方法,案例分析主题：关于零售店项目的执行要求发送情况：小吴发给参与项目的同事正文：大家好！看了XXX项目的进度，现在已经第三天了。东莞进度为“0”，我有点担心这次在预定时间内完成不了。但当时时间是跟各位商量过，各位也有邮件回复点头同意了，才发给客户的。谢谢小吴,第二部分：写好邮件的方法,存在问题：语气不好，主要体现在：当时执行时间是跟各位商量过，各位也有邮件回复点头同意了，才发给客户的。修改建议：因为执行时间是跟各位商量过，各位也有邮件回复点头同意了，才发给客户的。所以，我希望我们大家一起行动起来，把这个项目按时按量的完成。总结：不要在信件中发泄过多的不满,应着重说明解决问题的方法。,第二部分：写好邮件的方法,（四）语法通顺，拼写正确写完邮件，发送之前要全篇检查：避免拼写错误和错别字检查内容是否通顺是对别人的尊重，也是自己态度的体现！,第二部分：写好邮件的方法,四、结尾祝词五、落款签名,第三部分：写好邮件的技巧和注意点,一、小技巧1、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情（方便双方日后整理）；2、如果你确实需要将内容都放进一封邮件，请考虑用数字标注你的要点，并且分行，分段落。（让你的观点更加明显，并且让收件人更加愿意逐条回答问题）；3、不同内容部分用下划线等分开，做到模块清晰；4、如果邮件很长，特别注意在一开头以独立段的形式写摘要；5、用Bold加粗、加下划线、添加文字背景颜色等方法关键标题或者关键词句，让人可以快速扫描结构；6、多用图形或表格替代文字,第三部分：写好邮件的技巧和注意点,二、写工作电子邮件要注意些什么？1、标题及附件a、不要空主题、空附件；b、主题不要过于简单，切忌使用含义不清的标题“给李先生”，给人感觉对方比较敷衍；c、主题要能真反映文章的内容和重要性；d、主题文字要简短，不宜冗长，最好不要让outlook用省略号才能显示完你的标题；e、主题可以适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,第三部分：写好邮件的技巧和注意点,二、写工作电子邮件要注意些什么？2、内容及发送：a、不要在信件中发泄不满,应面对面的解决；b、回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容；c、若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后；d、在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写；（BTW）e、传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰；f、在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员；g、让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性；h、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE的一大串；i、对于遗留问题要明确责任人和处理时间点；j、对问题的描述要有历史情况，便于阅读者了解以前的情况；k、不要出现让人晦涩难懂的语句；l、最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人觉得很不好,第三部分：写好邮件的技巧和注意点,二、写工作电子邮件要注意些什么？3、如何避免发邮件忘记标题和附件？情况一：outlook有空标题提醒无空附件提醒情况二：outlook无空标题无空附件提醒使用方法：（1）打开Outlook；（2）用快捷键Alt+F11或通过“工具-宏-VisualBasic编辑器”进入VBA编辑界面:（3）点击左侧树状目录最下面的“ThisOutlookSession”，看到右边出现空白的编辑窗口；（4）把附件的代码复制到编辑窗口，保存即可。不用重启Outlook。注意：如果不改变Outlook的默认宏安全性设置，重启之后宏就会被禁用。最好的办法是在Office工具里的“VBA项目数字证书”给自己发一个数字证书，再用这个证书给自己写的宏进行数字签名（在VBA界