LotusNotes简单介绍及应用.ppt

LotusNotes简单介绍及应用,讲师：姚彦英,一.LotusNotes简单介绍,1.Workspace的组成及简单介绍,2.用户邮件的组成及相关原理,众所周知，我们公司的用户邮件分为两个部分，一个是服务器，另一个是本地。当用户有新邮件进来时，先到服务器上的mailbox，然后再通过Replication到本地。服务器上的邮件默认只保留10天，超过10天的会自动删除。本地的邮件每5分钟跟服务器上的邮件做一次同步，如果有新的邮件就会Download下来。本地邮件的大小跟系统的文件格式有关系，在FAT32文件格式下面最大只有4G，但在NTFS文件格式下面则不受这个限制，一般可以把存放本地邮件的硬盘分区填满。用户如果无法自动收到邮件，可以手动启动Replication，如下图是正确的显示结果。如果在邮件那一行有其他的提示，则说明你本地的邮件出现了问题，用户可以暂时使用服务器上的邮箱，等候MIS的同事过来帮你们处理。,3.怎样更改邮件密码,我们邮件的默认密码是12345678，许多同事都希望能自己更改密码，其步骤如下：FileSecurityuserSecurity，此时会第一次提醒你输入旧密码，然后在对话框里面选择ChangePassword，此时会第二次提醒你输入旧密码直到你看到左边这个对话框之后就可以输入新密码了。需要注意的是新密码要输入两次，不能出错。大家一定要牢记更改之后的密码，一旦忘记我们也无法破解。,4.怎样设置邮件签名,首先打开服务器上的mailbox，然后再依次选择ToolsPreferencesMailSignature，会看到如下图所示：如果你的签名只是纯文本的话，请选择Text，然后再将其填到下面的方框中。如果想要设计一个好看又有个性的签名请选择后面那一项，然后再将文件路径指向你已经设计好的那个签名文件就好了。,5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（一）,a.当你收到一封外部邮件时，想把这个地址加到你的私人地址本里面以备日后使用，你可以选中这封邮件然后按右键，出现下面这个对话框后选择AddSenderToAddressBook就行了。当然你选中这封邮件后也可以在工具栏依次选择ToolsAddSenderToAddressBook，效果跟之前直接按右键是一样的。,5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（二）,b.如果你想直接将你知道的外部地址加到私人地址本里面，首先需要打开Workspace上面的这个图标，你会看到如下图所示界面，然后你再新建一个Contact或者是Group。需要说明的是新建Contact的时候只需要填写LastName和完整的Email地址就行了；而新建的Group里面既可以选择公司内部同事地址，也可以选择刚刚新建的私人contact.,6.怎样使用OutofOffice功能,首先打开服务器上的mailbox，然后依次选择ToolsOutOfOffice，你将看到以下画面。如果你想激活这个功能的话请点击右下角的Enable，确认之后你将看到左上角的CurrentStatus由Disable变成Enable，这说明您已经成功激活此项功能，接下来你就可以设置外出时间及相关的OutOfOfficeMessage。在这里需要说明的是此项功能在你外出时间开始后才能有效，外出归来后第一时间记得取消此项功能。取消是否成功只要看CurrentStatus是不是由Enable变成了Disable。,7.怎样设置邮件规则（一）,设置邮件规则是我们经常用到的一项功能，我将在这做一下重点介绍。首先需要强调的一点就是一定要在服务器上的Mailbox进行相关的规则设置，这是一条规则能否成功的必要条件。因为当一封邮件收进来的时候它首先到你服务器上的Mailbox，如果在服务器上没有规则对这封邮件进行分类的话，它就只会在你的Inbox里面，而本地只是服务器的一个同步，服务器上是什么样，本地也就是什么样。下面来讲一下具体的操作步骤：a.打开服务器上的Mailbox，对着Inbox按右键，选择NewFolder你将看到如下界面。首先在FolderName下面填写文件夹的名字，再选OK，那么你将在下面的Folders里面看到你刚刚命名的那个文件夹。,7.怎样设置邮件规则（二）,b.接下来依次打开ToolsRulesNewRule来设置相关规则，如下图所示：待写完一条规则之后，必须点击Add添加到条件框内，接下来对符合这一条件的邮件指定一个动作，如下图所示：,7.怎样设置邮件规则（三）,然后也要点击AddAction将此动作添加到下面的方框内，最点击OK，这样一个完整的规则就建好了。,7.怎样设置邮件规则（四）,设置邮件规则注意事项：a.所有操作在服务器的Mailbox上进行，在本地Mailbox不需要任何操作。b.规则条件可以重新编辑，使用Edit键。c.规则条件可以叠加，但一定要分清其逻辑关系，不能相互矛盾。d.当一个条件符合几条规则的时候，会首先满足优先级别较高的规则。规则的优先级别是从上到下，依次递减，当然你可以手动调节其优先级别(MoveUp&MoveDown)。e.当你不需要这条规则的时候可以将其Delete或者Disable，如果只是Disable的话当你又想使用的时候只需要将其Enable就行了。f.邮件规则除了最常用的能够将邮件按某一条件归类之外，还可以有其他很多用法，如果大家有兴趣可以跟我一起共同探讨。,8.弹出安全警告时的操作,用户在第一次使用LotusNotes的时候，像打开OAS，预定会议室时通常会跳出下面这个对话框。请大家务必选择最下面那一项（Starttrustingthesignertoexecutethisaction），不然的话你将要进行的那个动作可能无法正常完成。,二.LotusNotes的应用,1.OAS办公自动化系统（一）大家在Workspace上面会看到这样一个图标，双击此图标就会看到OAS的主要界面，如下图所示：,1.OAS办公自动化系统（二）,首先讲一下OverTimeApplication，打开后如下图所示：我们需要填写申请加班的日期和时间，然后再选择批准人，待全部填完后选择Apply申请就行了。,1.OAS办公自动化系统（三）,接着讲一下大家最常用到的LeaveApplication，打开后如下图所示：,2.利用日历功能申请会议室（一）,这里有两种方法打开LotusNotes的日历功能。第一是直接打开Lotus左边的按钮，第二种方法是打开邮件之后选择左边的MailSwitchtoCalendar，如下图所示：这两种打开方法的结果是一样的，都是可以进入日历功能的界面。,2.利用日历功能申请会议室（二）,打开日历功能界面之后，选择ScheduleaMeeting，界面如下图所示：,2.利用日历功能申请会议室（三）,然后大家就可以看到预定会议室的主界面，相关介绍如下图：,2.利用日历功能申请会议室（四）,经常听到有同事抱怨说订会议室不成功，其实这种情况是可以提前避免的。只要我们在订会议室的时候点击Scheduler，如下图：,2.利用日历功能申请会议室（五）,最后希望大家养成一个好习惯，就是当你收到一个会议邀请之后，请给会议发起者一个回复，以便会议发起者能够提前知道你