金蝶EAS基础数据管理.ppt

徐大成EAS实施部,EAS基础数据管理,欢迎加群66216487,基础数据管理,基础数据管理是最简单的一个模块,基础数据管理是最重要的一个模块基础数据的设置来源于系统实现方案基础数据设置的准确性直接决定项目的成功与否基础数据设置的准确性直接影响项目的进度实施方案的灵活性往往基于灵活的基础设置,提纲,组织架构主数据辅助资料权限管理,多组织架构_管理单元,管理问题,如何统一集团财务政策？如何管理集团财务政策？,管理策略,统一的基础资料管理平台灵活的财务政策管理策略：分配、引用、新建,公司A,F,北京分公司,F,集团,公司B,F,F,F,天津分公司,集团定义财务政策,分公司定义财务政策,子公司定义财务政策,政策下发,政策下发,管理单元(CU)：财务政策的载体，相当于在EAS数据中心中建立多套互相独立的财务政策，每套财务政策以对应的核算主体名称命名，根据核算主体的上下级关系，管理单元也有上下级单元之分；,组织主干（CU-CortrolUnit）,构建软件运行其本环境，包括管理员和用户建立、OU建立、主数据和需要共享的基础资料建立；CU是共享模型中的隔离区域，是管理权的分离；根据集团的共享程度设计CU，共享度高，则CU少，反之，则CU多；集团政策控制力度调整的主要载体。CU一般是法人组织。管理单元的特征工作流、业务单据转换规则统一；会计期间、会计科目表统一物料，客商，职员的基本信息统一用户管理统一辅助资料统一管理单元之间存在数据共享和隔离允许用户跨管理单元进行操作，且不需要重新登录；,管理单元(CU-CortrolUnit),关于管理单元的几句话：管理单元也是组织单元的一种；OU专注于业务处理，CU为OU提供共享的基础数据环境；管理单元用来确定基础数据的基本共享范围，设置管理单元是为了各个业务组织更好的业务协同（有效的共享才能协同）；管理单元是业务政策的主要分配路线（根据需要可以进行CU+OU的二层次分配）；具体业务的开展不要受管理单元的影响，CU只是一个共享区域，不是业务分割区域，不参与具体业务；设置管理单元的理论方法：根据基础数据（主要是指四大主数据：科目、客户、供应商、物料）的共享范围，取最小粒度；设置管理单元的经验方法：根据行业来划分；根据区域来划分；根据法人公司来划分等。,需要管理员administrator账号才能维护管理单元,组织单元（OU-OrganizationUnit）,组织架构的每一个节点都是组织单元，组织单元需要每个管理单元独立设置；组织单元(OU)、业务组织、主业务组织、业务组织视图、实体、虚体、委托关系；,组织类型：行政组织、财务组织、库存组织、采购组织、销售组织、HR组织、成本中心、利润中心、管理单元；除了行政组织以外，以上其他类型的组织都被称为是业务组织；一般来说：行政组织总是真实存在的，而业务组织则往往是虚拟的；业务组织的作用：数据隔离、政策载体、业务操作、统计汇报；,EAS允许行政组织与各业务组织的汇报关系是不同的，也就是一个OU的行政上级和业务上级可能完全不同；,行政组织是什么,行政组织是企业实际的组织，记录企业的职位、部门、人员等信息；行政组织一般分集团、公司、部门三种类型行政组织是维护人力资源数据的基础行政组织是确立职位汇报关系的基础行政组织是建立单据工作流审批机制的基础行政组织必须建立与财务组织，即公司的映射关系,财务组织是什么,财务核算的主体。其基本特征是：一个财务组织有一套完整的会计账簿；独立出三大表；有独立的资产、负债、权益、成本、损益分类数据。和所有业务组织一样，是系统的概念，是财务报告层次的单元。财务组织的操作人员是明确的,会计和出纳财务组织的特征是证(凭证),账,表(三大表).,组织架构数据-公司,“公司”是财务组织，即会计实体，是EAS组织架构数据的核心，其他组织类型必须建立与“公司”的映射“公司”分为实体公司和虚体公司，实体公司用来日常核算和出具个别财务报表；虚体公司不能进行核算，用来编制合并报表和查询合并范围的科目余额。如XXX集团公司是虚体公司，XXX集团本部是实体公司维护“公司”时，必须选择报告币别报告币别即辅助本位币，满足XXX集团拓展海外业务的需要,HR组织是什么,HR组织的操作人员是人力资源部门的员工HR组织的基本特征是独立的职称体系和人事考勤体系HR组织是HR业务系统概念，记录职务，职务体系，新酬方案，薪点方案，行政组织及其上的职位人员等所有HR信息。HR组织是报告层次载体，人力资源的一些标准报告在HR组织之间报告。HR组织与财务组织之间不一定重合，许多情况下同一组织单元对应的HR组织和财务组织管理的行政组织不同（通过行政组织的两个委托区分）。,人力资源数据,职务体系，如总裁，经理，主管，会计，出纳职位体系，如财务经理，销售经理，现金出纳汇报关系，如行政关系行政汇报关系是建立XXX集团审批机制的基础员工,需建立与行政组织、职位、EAS用户的关联,采购组织是什么,采购组织的操作人员是采购人员。采购组织最主要的特征是管理采购订单；从业务上看，采购组织一般对应一个采购部门，但也可能是一个部门有多个采购组织。负责为一个或多个单位采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组织单位。,销售组织是什么,销售组织的操作人员是销售人员。销售组织最主要的特征是管理销售订单；销售组织是能够独立或相对独立运作销售业务的公司或部门的集合。其基本特征是：在同一销售组织内，统一销售政策（如：价格、信用），统一市场政策（如：促销、评价），统一业务规则（如：订单审批规则、回款要求、开票要求）。,分公司一,分公司二,办事处一,办事处二,库存组织是什么,库存组织的操作人员是工厂的计划员,物资部门的工作人员库存组织管理实际物资的出入.库存组织代表了物的所有权对于工厂,库存组织的最基本特征是MRP运算.对于商业或其他类型企业,可以根据其他,如财务组织关系,核算方式,计划方式等其他方式确定.对于流通企业，可以是一个区域，一个地点，一个配送中心，是一个独立的库存管理组织的单位。库存组织下可以有一个或多个所属仓库。,责任中心是什么,责任中心的操作人员是预算编制人员责任中心的基本特征是预算表分解和汇总中的一个环节责任中心：是承担一定经济责任，并享有一定权利和利益的企业内部单位或责任单位。责任中心可以是企业的组织、地点、项目组。责任中心主要用于确定投资、成本、利润产生于组织内的何处。责任中心包含：利润中心、成本中心。,业务视图报告层次体现,业务视图反映的是同种类型业务的汇总统计关系；实体：在业务视图上的叶子节点是实际从事业务的节点；虚体：在业务视图上的非叶子节点不从事具体业务，主要支持查询和业务控制数据的制定。,业务组织的虚体和实体,每一种业务组织都可以定义为虚体和实体；具体的业务只能发生在实体上，也就是说单据只能记录在业务组织的实体上；虚体和实体一样也可以作为业务政策的载体，但是不能发生业务（例如不能登录到一个虚体财务组织上做凭证）；每一个OU可能是一种业务组织的虚体，但是同时又是另外一种业务组织的实体。即：虚实体因为业务组织类型的不同而不同；虚体的作用：1、用来作为统计的口径；每一种虚体业务报表都是按照各自对应的主业务组织的业务视图来展开的；2、用来组织扩充。,业务组织是业务政策的载体,对于同一种物料，可以精细到具体业务组织的政策；设置在CU的政策为共享的政策。,每一种业务数据都有自己的主业务组织,每一种业务都有业务类型，业务类型决定这一类业务的特点以及职责；每一种数据都根据主业务组织来决定自己的业务类型；每一种业务组织都是某一类业务数据的主业务组织；财务组织是凭证、固定资产卡片、银行账号等业务数据的主业务组织；库存组织是所有出入库单等库存类单据的主业务组织；采购组织是采购订单的主业务组织；销售组织是销售订单的主业务组织；管理单元是？大部分基础数据的主业务组织；业务数据以那种业务组织作为主业务组织，就以哪种业务组织作为隔离边界；任何一种业务都是各个组织协同配合完成的，任何一种以这种业务的主业务组织来开展，其他组织协同；,业务组织是业务操作的载体,采购定单基于采购组织，其填制时使用的基础资料通过采购组织与CU选择，其后续流程由业务类型和采购组织决定,EAS组织架构的定义,单组织架构树、多业务视图模型；组织架构树的基本组成单位就是组织单元(OU)，每个组织单元都有自己的组织类型，不同类型的组织单元依据各自的汇报关系就形成了各自的业务视图；,业务视图与虚体报表,根据业务视图汇总下级数据到上级，上级查询数据根据业务视图展开数据,多组织协作业务委托,每一类业务组织都有自己明确的职责（例如财务组织负责财务核算，采购组织负责采购，库存组织负责库存，等）但部分业务可能无法由本组织类型完成，当需要跟其他的业务组织类型协助执行任务时，就产生了业务委托关系业务委托根据委托性质定义为不同的类型：记账委托、采购委托、销售委托、库存委托、行政委托、HR委托。业务委托具有方向性，分为委托方和责任方，委托关系的出发点是委托方，目标点是责任方；支持业务集中处理集中HR业务操作，行政组织委托HR组织集中采购业务操作，库存组织委托采购组织业务边界清楚不同的组织负责不同的业务，委托关系则表达了业务流上的上下游关系只有业务组织的实体才能指定委托关系，虚体因为不发生业务，所以不需要指定委托关系；,业务委托关系图,库存组织A,销售组织B,采购组织D,财务组织C,销售,记账委托,核算,HR组织H,行政组织E,HR委托,行政委托,采购库存委托,销售库存委托,组织架构的规划,EAS组织架构是基于行政组织架构上的业务组织架构组织架构决定了企业业务核算的细致度和统计分析的方式以及业务处理的模式，因此组织架构的规划非常重要组织架构规划的步骤如下（在EAS外建立）：根据法人结构建立行政组织架构树,以此作为架构树的基础根据不同的业务维度(财务,采购,销售,库存,责任中心)等规划业务组织明确业务组织的核算下级范围在行政组织架构树上的组织,以此建立与行政组织的对应关系或者在架构树上增加组织根据业务特性规划管理单元明确管理单元的核算下级范围在织架构树上的组织,以此建立与架构树的对应关系或者在架构树上增加组织,组织规划_举例,财务核算政策会计期间设置报告币一致工作流共享转换规则共享物料客商等资料共享,在EAS中建立组织架构的步骤,先建好管理单元，再建组织单元（出于设计的原因）；先以超级用户进入系统，建立管理单元，并建立CU管理员，然后再让各个CU管理员进入系统建立本CU的组织单元；设置各个业务组织的业务组织属性，区分实体和虚体、指定业务上下级，建立委托关系；,规划组织架构需要考虑的问题,组织架构的设置主要要根据用户的实际业务情况来判断，一定要分析清楚用户的业务才能做决定；考虑如下因素：集中管理的强度、主数据的共享范围、财务组织、职称体系、人事考勤体系、报表体系、预算编制粒度等等；组织规划的本质对各种业务需求进行一种均衡处理，找个平衡点；进行组织鉴别、确定组织的边界来划分组织；,实施时如何建立组织架构（建议原则）,1、以“公司行政部门”的方式画出基本的行政组织架构；2、找出独立核算的财务组织；3、根据主数据的共享范围决定CU；4、根据委托关系、报表展现要求决定各业务组织的粒度，并根据业务关系指定委托关系；对于“一套班子做多套业务”这种情况要注意，行政组织不用划分开来，但是业务组织需要划分开来，因为统计和政策的需要；,主数据,主数据管理,科目客户供应商物料业务控制策略,基础管理,管理流程,预算审批,资金审批,报表审批,费用审批,集团,企业,财务核算,监控预警,条件预警,预算超标,到期预警,财务政策,折旧政策,会计期间,核算币别,合并政策,外币折算,基础数据,客商资料,账号物料,辅助资料,科目体系,组织架构,系统设置,系统联用,初始状态,系统参数,管理流程,预算审批,资金审批,报表审批,费用审批,财务核算,监控预警,条件预警,预算超标,到期预警,财务政策,折旧政策,会计期间,核算币别,合并政策,外币折算,基础数据,客商资料,账号物料,辅助资料,科目体系,组织架构,系统设置,系统联用,初始状态,系统参数,新建,分配引用,权限管理,用户管理,基础数据,流程管理,消息平台,基础管理与工具,系统设置,第三方接口,预警平台,二次开发,管理问题,如何建立集团统一的财务管理体系？集团如何实现对下属企业财务信息共享？集团如何实现对下属企业的财务监控？,管理策略,统一的基础数据管理平台灵活的基础数据管理策略：分配、引用、新建,科目体系,客商资料,账号物料,辅助资料,组织架构,集团公司,分公司,行政组织,财务组织,采购组织,销售组织,库存组织,基础资料管理策略,D1：集团维护，分配共享D2：编码名称集团统一，分配后其他属性分别维护D3：基本信息集团统一，分配后相关信息分别维护S1：集团维护，全局共享S2：全局维护，全局共享S3：创建者维护，全局共享I：绝对隔离，创建者私有,基础数据管理平台,基础资料可分配相应的管理策略，以适应企业在不同组织控制的要求和不同应用领域应用的要求,根据基础资料的管理策略，不同层次、不同类型的组织可使用和查询相应的基础资料,基础数据,组织和基础数据的关系,基础数据,通过基础数据平台建立统一的基础资料，贯彻统一的核算政策,1、整个账套全部统一，由集团来制定，各级单位只能查询。,币种,会计期间,语言,汇率,5、集团编制部分数据，下级单位能否新增通过参数控制。,开户银行,结算方式,核算项目,工资项目,人员类别,6、数据分级管理，每个层次管理内容不同。,客户,供应商,用户,7、完全由单位设置，无须集团统一。,行政部门,职员,公司,科目级次,角色,业务参数,责任中心,单据编码,2、集团定义所有需要统管的科目,科目类别,余额方向,统管级次,数量核算,3、各级公司在不能更改集团核算要求的基础上定义明细科目,更明细的科目,更多的核算项目,4、除了控制级次外，集团可以通过参数控制下级公司能否增加明细科目,一级科目,往来核算,科目性质,更多的核算币别,启用期间,主数据科目表,集权模式：科目表只能有一个在科目上设置控制级次分权模式：科目表可以有多个在科目上设置控制级次,主数据科目,主数据-会计科目（集权模式）,集团采用集中的财务管理模式：各个公司按照集团统一的会计制度进行财务核算集团设计统一的会计科目表，并设置统管级次分配或引用集团制定的会计科目表子公司只能在集团统管科目控制级次外新增明细科目满足集团统一管理和子公司灵活核算的需要,主数据科目设置（集权模式）,会计科目表,制造业会计科目表,资产类科目,负债类科目,权益类科目,损益类科目,成本类科目,环球国际集团,环球中国电器制造厂,深圳电脑配件厂,北京电视机厂,环球香港船只制造厂,主数据科目设置（分权模式）,环球国际集团,环球香港证券中心,环球中国电器制造厂,环球台湾酒店公司,深圳电脑配件厂,北京电视机厂,台湾资金运作公司,B,B,A,A,A,C,A,科目,科目与辅助账类型共同构建核算体系,物料客商特色,支持管理单元间分配共享；基本资料在管理单元内共享；业务资料允许不同业务组织分别设置；资料丰富，满足采购、销售、库存、财务系统需要；集团统一管理，编码集团内唯一；客商通过业务分析码实现客商一体化。,物料客商流程说明,物料客商需要核准后才可以被分配和正式启用。,物料客商集团内编码唯一，分组统一。,物料客商分配,业务分析码,将重复维护的客户或供应商映射成一个业务分析码解决客户供应商一体化的问题应用：在往来对账单等业务中按分析码汇总在往来台账按分析码展现业务数据,物料,基本资料财务资料采购资料销售资料库存资料成本资料,业务控制策略,辅助资料,辅助资料设置,核算项目记账分类事务类型其他辅助资料,核算项目设置,核算项目为辅助账类型的组成基本单位注意核算项目应设置的CU为哪一级,财务数据-辅助帐,建立辅助帐，满足多维度核算的需要辅助帐分为上级辅助帐和本级辅助帐统管辅助帐由集团维护，满足集团层面的分析需求如长期投资、实收资本、应收股利、应付股利、坏帐准备等科目都下设内部二级科目，为了满足合并抵消的要求，需设置统管的“内部单位”核算项目上级辅助帐必须针对集团科目设置本级辅助帐由子公司单独维护，满足子公司层面分析需求本级辅助帐必须针对公司级明细科目一本辅助帐，可以挂多个核算项目一本辅助帐，可以关联多个会计科目针对同一个科目，不允许关联多本辅助帐针对同一个科目，本级辅助帐必须涵盖上级辅助帐辅助帐一经启用，不允许修改和删除，增减辅助核算项目,记账分类设置,把握库存系统与总账系统对账要求，控制一个维度的分类与总账核算要求保持一致，控制好记账分类的设置,事务类型设置,把握用户对库存业务的需求，规划好事务类型设置注意设置时，事务类型对仓库库存数量、成本的影响,基础资料初始化流程,基础资料引用的本质是隔离,任何业务单据总属于某个业务组织（某个系统），在EAS该组织称为该单据的主业务组织。基础资料的引用分为四种模式：1、引用主业务组织内的基础资料；2、引用主业务组织所属CU内的基础资料；3、同时引用主业务组织和所属CU的资料；4、引用共享资料物料，科目，客商CU隔离，需要引用只能通过分配，分配后保持CU隔离。基础资料引用特例，人员是个特例，一般情况下是根据HR组织或者CU隔离的，但存在需要集团内引用的情况，对于这种情况，物料，科目，客商需要分配后保持CU隔离；对于人员分配比较难于理解，一般加选择项是否组织隔离做过滤。,业务操作和组织的系统性关联起来了，基础资料的使用方式影响组织设置,权限管理,权限系统流程案例用户创建,Administrator创建用户的流程,管理单元管理员创建用户的流程,权限管理,角色、临时权限(转授)、流程,组织和权限的关系,EAS的权限体系：第一层：组织权限；第二层：功能权限；第三层：数据权限（包括数据规则权限、字段权限、创建者及管理者权限）；EAS的功能权限和组织类型密切相关。每一个功能权限项都有自己的组织类型；,权限系统特殊数据权限,拥有