文书档案科学化管理的路径分析.doc

文书档案科学化管理的路径分析 马婧如 黑龙江省水文局黑龙江哈尔滨150001 摘要档案作为社会发展过程中的重要凭证，对社会发展过程中的各种信息进行记载。特别是文书档案作为社会发展的记载器，近年来文书档案管理模式发生了较大的变化，这为文书档案管理规范化的实现奠定了良好的基础，使文书档案的价值更好的体现出来。文中从文档一体化、计算机管理及档案人员综合素质等几个方面对文书档案科学化管理进行了具体的阐述。 关键词文书档案；科学化管理；文档一体化；计算机管理；综合素质 文书档案记载着社会及各行业发展的历史，在当前科学技术快速提高的新形势下，文书档案管理模式发生了较大的变化，管理模式更具新颖性，这对于文书档案管理水平的提高起到了积极的意义，有效的确保了文书档案信息的有效性和准确性，使文书档案在管理上更具有科学性。 一、文档一体化的实 长期以来在我国各行业发展过程中，文书处理和档案管理都处于分离的状态，录属于不同的部门进行管理。由于文书处理和档案管理工作由不同的部分及不同的工作者负责，这就使其在具体管理工作中不仅易出现错误，而且管理程序也会更加复杂化，从而对文书档案的管理效率带来较大的影响，使档案的信息服务功能受到较大的制约。在这种情况下，文档一体化管理模式成为解决文书档案管理问题的重要途径，在文档一体化管理模式中，其是将文件处理及档案管理统一为一个有机的整体进行管理，有效的确保了文书档案处理的科学性。 在文档一体化实现后，文档一体化管理工作中文书处理工作的质量变得越发重要，其会对文书档案管理的有效性和准确性带来较大的影响，这也使文档一体化的实施有效的提高了文书档案科学化管理水平。在文档一体化实施过程中，需要以公文处理的规范化作为基础，提前对文书档案进行有效控制，从而确保文书档案的价值能够更好的体现出来，使文书档案的效果真正的发挥出来。 二、基于计算机的文书档案管理 近年来，计算机技术和网络技术开始在各行各业中进行广泛应用，这为档案管理工作提供了更多的便利。档案从手工管理模式开始向信息化管理模式转变，同时档案的储存方式也发生了较大的变化，档案的载体也从纸质形式开始向电子形式转变。在当前方书档案管理工作中，其归档及工作都是由计算机来完成，这不仅有效的降低了文书档案管理人员的劳动强度，而且对文书档案管理效率的提升也起到了积极的作用。在传统的文书档案管理工作中，当档案归档后再想对文件进行篡改，则需要将装卷的文书档案进行拆装，存在着人力、物力和财务的浪费，而利用计算机来对文书档案进行管理时，对文件的修改变得更容易，只需要通过计算机来将所需要修改的文件调取出来即可完成修改工作。利用计算梵来对文书档案进行管理时，在网络技术的支持下，可以快速实现文书档案的检索，有效的提高了文书档案的查准率，而且有效的解决了文档分离的问题，实现了文书档案管理的科学化。 （一)电子文件的归档与接收 档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。 （二)电子档案的存储与备份 电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。 三、文档档案管理人员自身综合素质的提升 （一)要有高尚的职业道德修养 近年来在社会快速发展过程中，文书档案数量越来越多，这给文书档案管理人员的工作带来了较大的难度。文书档案工作人员长期与档案打交道，工作枯燥乏味，工作较为沉闷，再加之各行业对档案管理工作重视度不够，这也使文书档案管理人员在工作中缺乏活力，对工作积极性不高，在对信息进行记录过程中存在麻痹大意的思想，影响了信息的准确性，并进而对文书档案信息的质量带来了一定的影响。因此作为一名文书档案工作者，需要树立良好的服务意识，加强自身职业道德素质的培养，工作中认真负责，有效的提高文书档案的准确性。 （二)拥有专业知识，提高档案管理水平 鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。 四、结束语 在当前信息化环境下，为了实现文书档案科学化管理，则需要充分的利用计算机技术和网络技术，通过新颖的管理模式来提高文书档案管理的水平，使文书档案管理手段更具先进性，确保文书档案管理效率及准确性的提升，更好的将文书档案的信息功能发挥出来，在社会和经济发展过程中更好的发挥其效能，更好的体现出文书档案的