公文体式与稿本概述(PPT 100页)

第三章公文体式与稿本,一、行政公文的格式,版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。,一、版面规定,公文格式,1.用纸格式：国际标准A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。2.排版格式：从上至下、从左而右横写横排。正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。4.书面格式,依据国家质量技术监督局发布的中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式中的规定，公文用纸采用GBT148中规定的4型纸，其成品幅面尺寸为：210297。,用纸规格,为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：371，订口为：281，版心尺寸为：156225(不含页码)。,公文页边与版心规格,210mm,297mm,37mm,28mm,26mm,35mm,156mm225mm,公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处。允许误差4。,排版与装订规格,用纸和印装要求,文件页面设置页边距上3.7下2.6左2.8右2.6,文件页面设置文档网络-指定行和字符网络每行28每页22,】,】,页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。,页码规格,公文的各格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。,二、格式要素,行政公文书面格式眉首格式版头份号秘密等级紧急程度发文字号签发人,主体格式标题主送机关正文附件发文机关成文日期印章注释,版记格式主题词抄送机关印发说明,版记部分,主体部分,眉首部分,版头,份号,秘密等级,紧急程度,发文字号,标题,主送机关,正文,附件,注释,发文机关成文日期印章,主题词,抄送机关,印发说明,公文的格式：上行文,眉首，包括公文名称、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。,行文部分（主体）包括公文标题、主送机关、正文、附件、签发机关印章或签署、成文日期。,版记：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。,眉首,正文,版记,公文的格式：下行文,2.上行文首页,签发人,置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。,眉首要素,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。,1.公文份数序号,公文份数序号的位置在版心左上角顶格第1行的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边37处下面第1行。,公文的份数序号一般是7位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“0”补齐。,秘密等级(可以简称为密级)是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过20年；秘密级事项保密时间不超过10年。,2.秘密等级和保密期限,标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级。,3.紧急程度,标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间也需空1字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行的位置。,发文机关标识是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。,4.发文机关标识,发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25；,第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80。,推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换。,5.发文字号,发文字号的位置是在发文机关标识下空2行，并且在发文字号之下4处标印一条与版心同宽的红色反线。,发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“2008”不能简写为“08”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。,签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。,6.签发人,签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上。,如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。,主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。,主体要素,标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。,1.公文标题,公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。,公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。,公文标题标注在红色反线下空2行的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,撰写公文标题应注意的事项,所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。,公文标题中一般不使用标点符号。,公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。,主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。,2.主送机关,确立主送机关的注意事项,标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。,主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。,如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。,公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。,3.公文正文,附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。,4.附件,公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。,公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。,成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。,5.成文日期,成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。由于印章要加盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。,印章是公文效力的表现形式，是公文效力最权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。,6.印章,加盖印章应注意的事项,联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合的发文机关均要加盖印章。,印章的加盖方式为两种：一是下套方式，即当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；二是中套方式，即当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。,印章下弧无字,二一年十一月十五日,印章下弧有字,距正文2-4MM,距右端4字,加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一个印章，成文日期右空4字，加盖印章上距正文1行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空7个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过3；多个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,3.公文末页格式,单一行文公章,（1）两个行文单位,（2）超过两个行文单位,成文时间左右各空7个字；印章排列整齐，均压成文时间；不相切和相交，相距不超过3毫米。,两端不超过版心；每排最多三个章；最后一排若余一个或二个章，应居中摆放；在最后一排印章之下右空二字标识成文日期,左右各空7个字字间距应拉开,空2字,4.公文末页格式,联合行文公章,附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,7.附注,公文版面最后一面，主题词以下的各个要素称为版记要素。,版记要素,主题词是用来揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。根据办法第三章第10条规定，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。,1.主题词,标引主题词的注意事项,要掌握选词原则，选用最能反映公文主题内容的词语。,要使用主题词表，标注主题词不可自作决定。,要坚持在标引时遵循“谁办文，谁标引”的原则。,主题词的标引位置要居左顶格标识，“主题词”三个字使用黑体字，后标冒号；词目和词目之间不使用标点符号，而是空1字位置隔开。,抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关。抄送机关通常看作次要的受文机关。,2.抄送机关,标注抄送机关的注意事项,一是抄送机关标识在主题词之下，居左空1字；二是抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。,印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发日期是指公文的生成时间，一般以公文付印的时间为准。,3.印发机关和印发日期,印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。,二、公文的文体特征,文书的表达方式：叙述、议论、说明。文书的语言特点：准确、简明、庄重、朴实、规范。,公文的不同稿本及其作用,公文的文稿：草稿；定稿（具有法律效力）。公文的文本：正本（供主要受文者使用）；试行本；暂行本、修订本、副本（供存查、知照，次要受文者使用）。,阅读分析题试指出以下的公文格式和文字的毛病。（答案）,机密（紧急）市府公文（06）市府发24号-市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政策应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：如文市人民政府主题词：出版，通知2006年月日-报：（单位略）送：（单位略）-二五年月日市人民政府办公厅印（共印400份）,格式上的错误有：左上角缺少文件编号，秘密等级位置错放左上角；发文字号的顺序错误；没有主送单位；主题词的位置错误；印发机关的印发日期的位置颠倒；印刷份数的位置错误。文中的错误（及改法）：“市府公文”改为“市人民政府文件”；发文字号改为“市府发200624号”；标题改为“市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”；用词含糊不清，如“一些地方”，应避免使用；“内容腐朽，”与“大量宣传凶杀、色情和迷信，”位置颠倒；发文日期改为“二OO六年月日”；主题词不能用标点，应改为“新闻出版非法活动通知”。,六、修改题1.试分析下列标题的毛病，并予改正。（1）关于禁止赌博的处罚通知答案：关于禁止赌博的通知（2）自然科学奖励条例答案：关于设立自然科学奖励条例的通知（3）关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示答案：关于设立鲜花市的请示（4）关于进一步管好、用好留成外汇的决定。答案：关于进一步管好留成外汇的决定（5）关于水灾恢复工作的报告答案：关于灾后恢复工作的情况报告（6）机构调整问题的请示答案：关于机构调整问题的请示,2.试指出下列各发文字号的毛病，并予改正。（）府办字2005十五号答案：府办字200515号（）府办字200515号答案：府办字200515号（）府办字0515号答案：府办字200515号（）府办字二五15号答案：府办字200515号（）2005府办字15号答案：府办字200515号（）府办字200515答案：府办字200515号,3.指出下列成文时间写法的毛病，并予改正。（1）2005年10月16日答案：二OO五年十月十六日（2）2005年十月十六日答案：二OO五年十月十六日（3）二零零五年拾月16日答案：二OO五年十月十六日,选择正确的发文字号,下列发文字号中，正确的是（）。A、成府发（2003）14号B、西交发【2003】35号C、西交发【2003】人字34号D、川工商58号,B,公文的格式：上行文,眉首，包括公文名称、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。,行文部分（主体）包括公文标题、主送机关、正文、附件、签发机关印章或签署、成文日期。,版记：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。,眉首,正文,版记,公文的格式：下行文,2.上行文首页,签发人,发文字号,机关代字+年份+序号桂教200416号注意：顺序不能颠倒年份写全称，用方括号序号不用“第”命令和公告一般只标顺序号中华人民共和国主席令第号几个机关联合行文，只标明主办机关的发文字号桂林理工大学广西师范大学桂理工200910号,文件,标题,完全式标题省略式标题,完全式标题,发文机关（关于）事由文种财政部关于开展财务大检查的通知发文机关是财政部事由是开展财务大检查文种是通知,省略式标题,（1）省略发文机关见于使用版头的公文财政部关于不得对纳税人实行物质奖励的通知（2）省略事由命令（令）、公告、通告中华人民共和国主席令新华社公告交通管理局通告,拟定公文标题要求,（1）事由必须准确概括出公文的主要内容（2）语言要简洁明了（3）正确使用文种名称（4）标题结束不加标点符号,市物资局关于购销石油、砂轮、金刚砂等物资的管理措施请转告所属单位执行的通知市区人民政府为加强交通安全管理请于路上禁止重型卡车行驶的请示局关于投机倒把的通知,修改标题,主送机关,主送机关种类较多，一般按系统和级别分开，在同一系统内的单位之间用顿号表示并列，在不同系统的单位之间用逗号点开表示并列：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：主送机关很多，可用统称或泛称各有关单位：新办法还规定：“如主送机关名称过多而使首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上。”,主题词,使用主题词表，标引主题词原则上三至五个先标类别词，再标类属词；在标类属词时先标内容词，再标形式词。关于颁发省人民政府任免工作人员暂行规定