（工商管理专业论文）HUST管理学院现代行政管理体系的一个实证研究.pdf

iii 摘 要 高校作为国有事业单位 在人力资源管理上与生俱来的存在着几大基本问题 一是人浮于事办事效率低下二是激励与贡献大小不匹配三是人员素质和企 业发展不匹配 hust 管理学院领导为了解决这些问题专门立项请人力资源方面的专门 人员设计方案对行政管理进行改革为了保证项目的顺利进行和如期完成我 们把项目分成了三个阶段首先是资料采集和数据分析为了能有效和详实的掌 握现有行政岗位的实际情况保证项目方案的实用性和可靠性我们首先对岗位 的情况进行了调查并对调查结果进行了量化和数据分析在这个阶段我们主要 采用的方法是工作抽样法工作日写实法问卷调查法排队法专家访谈法 采用多种方法目的在于使调查结果更可靠更接近实际其次是个人能力测评由 于人的能力是多方面的因此我们从五个方面对每位行政人员的个人能力给予定 量的评价这五个方面分别是考试计算机操作能力建议同事评分上级评 分和面试最后是方案制定方案包括岗位设置及岗位职责和考核体系我们以 调查资料和分析结果为基础参考国内优秀院校的行政岗位设计考核体系以 及国外先进的设计理念根据行政工作的特点提出了一套科学可行的人力资源 管理方案希望能通过这个方案对管理学院行政工作进行有效的改善和提高 关键词管理学院 行政管理 实证研究 iv abstract as a national nonprofit organization, university has many problems, which occur mainly in the nation controlling organizations, in the human resource management aspect, such as employees low work levels, unfair payment, and employees low quality comparing to the development of corporation. in order to solve these problems, the leader team of hust management institute decided to ask the human resource specialist for help. they hope that the specialist will change the poor management situation in the administration. for the perfect design and on schedule, we used several tools and divide the project into three phases.the first phase is survey and analysisin order to comprehend each position accurately and assure the project more effective, in this phase, we collected a great quantity of information at first,and then, we did data processing to this information, at last, we analyzed data and obtain conclusion. for the sake of reliable information and easier data processing, we used many tools such as grades, queue, the interview, questionnaires and observation in this phrase. the second phrase is ability evaluation, owing to ability is various, we appraisal the employee from five aspects, that is logic ability, computer ability, writing, score from colleague, score from leader and interview;the third phrase is report writing, the content of report include frame of position and suited responsibilities and performance evaluation system, in term of the data from survey and the outcome of personal evaluation, reference to successful designs of first-class universities, base on the responsibilities of administration and the stratagem of school, we design the project and hope that this project will help hust management school improving his administration management. key words: management school administration management empirical study v 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得 的研究成果尽我所知除文中已经标明引用的内容外本论文不包含任何其他 个人或集体已经发表或撰写过的研究成果 对本文的研究做出贡献的个人和集体 均已在文中以明确方式标明本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担 学位论文作者签名张楠 日期2004 年 04 月 10 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留使用学位论文的规定即学校有 权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版允许论文被查阅和 借阅本人授权华中科技大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据 库进行检索可以采用影印缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文 保密 在_年解密后适用本授权书 不保密 请在以上方框内打 学位论文作者签名张楠 指导教师签名廖建桥 日期2004 年 04 月 10 日 日期2004 年 04 月 10 日 本论文属于 1 1 绪 论 1.1 hust 管理学院的简介 hust 管理学院创建于 1979 年经历了由最初的工程经济系管理工程系 经济管理学院工商管理学院到管理学院的发展历程管理学院现在拥有工商管 理系市场营销系管理科学与信息管理系财务与金融系财政税收系会计 系知识产权系等 7 个系知识产权战略研究院科技发展研究中心科技统计 信息中心现代化管理研究所物流与供应链管理研究所集成化管理研究所 管理信息研究所人力资源管理研究所金融工程研究所投资决策与管理咨询 研究所财政金融管理研究所会计研究所网络营销与战略研究所等 13 个研究 单位 多年来管理学院一方面圆满完成了教学及科研任务为国家培养和输送了 大量的优秀管理人才并在省市部委以及企事业单位的大量管理科研工作方 面取得了优异的成绩另一方面在教学科研与管理实践中深入研究潜心 探索在企业战略管理市场营销人力资源管理项目招标投标生产管理 电子商务物流配送投资决策质量管理企业规范化管理等教学科研咨 询与培训方面逐步形成了具有自身特色的理论及实践体系并与省市部委 等有关单位和 30 多家企业建立了良好的合作关系 1.2 hust 管理学院行政管理改革的必要性 hust 管理学院的行政工作一向以服务教师和学生为核心员工工作也有踏 实肯干的优良传统近几年来虽然员工比以前更努力的工作但教师和学生的 满意度不仅没有提高反而有降低的趋势领导也越来越觉得缺少得力的员工 我们经过一番细致的调查研究发现管理学院存在如下问题 1行政上的组织结构不再适应管理学院的要求 2 在调查中我们发现很多问题并不来自于员工本身而是组织结构不适应学 院现状造成的组织结构是根据经营主体的发展战略经营思想经营重点以及 经营目标来设计的当经营主体的战略目标经营思想发生变化时组织结构也 应该相应的变化对于管理学院来说虽然经营环境和发展重点都发生了巨大变 化但行政上的组织结构仍基本上延用了十几年前的因此结构上的不匹配自然 而然的就给学院的日常运作和发展带来了一些无法回避的问题 2绩效考核体系不健全 学院现存的绩效考核体系在很大的程度上已经流于形式了绩效考核的主要 功能在于奖勤罚懒激励先进敦促后进和为员工指明发展方向但从现行考核 体系的结果上来看基本上无法分出孰优孰劣因此也起不到激励促进作用更 无法对员工的行为进行指导这样的绩效考核体系可以说是已经失去了存在的意 义了 3行政人员缺乏现代化办公的基本技能和与管院当前水平相匹配的素质 在调查中我们听许多员工都反映工作量太大工作太忙我们也看到有的员 工确实是从早忙到晚但经过观察我们发现对于一部分员工来说不会使用现代 化的办公软件是造成工作量大的主要原因 4管理权限和职责范围不明晰 管理权限和岗位职责的模糊不仅使责任不清也成为了一些员工无法主动提 高个人素质的诱因 5 缺乏相应的激励机制 对任何一个企业来说行政工作的作用在于辅助和推动主体业务的发展因 此要想建立起一所具有一流的教学和科研能力的学院就必须首先配备能与之相 匹配的行政支持虽然从目前看来学院的行政工作尚可以支撑科研及教学的正 常运行但与国内的许多名校比起来就已经落后很多更无法适应以成为国际一 流学院为目标的 hust管理学院了 3 1.3 机关改革的难点 1.3.1 改革的阻力 机关部处推行改革时阻力往往比企业要大主要有两个方面的原因 1旧体制运作的惯性任何一次改革都会受到来自旧体制运作惯性的阻碍但对 于机关来说这种阻碍尤其明显力量也显得尤其大这主要是由于机关里长久 以来存在的以稳定为主线的组织文化使员工对任何变动都持敌视态度 2机关没有生存上的压力企业不改革效益会滑坡甚至会倒闭因此不论是 领导还是员工都较容易意识到改革的必要性可是对于机关部处来说就没有这 么大的生存上的压力因此员工往往更难理解改革的必要性加之机关改革多数 发生在矛盾白热化之前这样来自员工的阻力会更大一些 1.3.2 方案设计中的难点 好的方案都具有四个特征准确性改良性实用性和可执行性因此在行 政改革方案的设计中就产生了很多困难 1在机关的工作中由于有很大一部分脑力劳动和随机事件因此对工作量的测 定和工作责任的界定提出了很大的挑战 从而直接影响了方案的准确性和实用性 2机关的特殊性质使方案在科学性有效性和可执行性上左右徘徊如何找到一 个适当的接合点使方案即科学有效又能被使用是设计人员一直努力的方向 3 由于机关工作往往是牵一发而动全身的 因此方案的设计不仅要适合机关的需 要还必须要考虑到关联机构的带来的影响 1.3.3 执行上的难点 改革方案的执行可以说是机关改革中难点的难点这主要来自三个方面的原 因 4 1由于方案本身的问题任何一个方案都不可能是完美的可能在一个方面做的 很好的方案但在另一方面就不那么理想这是由于人类能力的有限性和信息的 不对称造成的可是对于不够完善的方案往往给那些不愿改变的人以可趁之机 借此机会夸大方案的不足导致方案无法实施 2员工的去向难以解决改革的结果往往是对优秀的员工有利对不称职的员工 不利甚至是优胜劣汰的但是对于机关来说不合格员工的处理问题一直都得 不到妥善解决这样往往抵消了改革的作用 3领导的意见不统一也是给方案的执行带来困难 1.4 本项目研究的目的及意义 1.4.1 研究目的 管理学院现代行政改革方案是个时代性很强的方案对它进行研究的目的有 以下五个 1追本求源明确不足我们要对管理学院行政管理体制与机制进行改革与研 究首先必须了解管理学院的现实状况追本求源明确不足然后才能采取有 针对性的措施确保改革方案的可行性和可操作性 在本项目第一阶段我们通过深度访谈问卷调查工作写实等方法对现阶 段管理学院 20 名行政人员工作现状和工作饱和度进行了深入 详细的调查 在本 项目第二阶段我们通过科学的测评工具和方法对行政人员能力的进行了科学 测评通过项目实施我们采集了大量的第一手资料在廖建桥教授的指导下 采取科学先进的数据分析方法与手段并结合其他企事业单位的经验对资料 进行分析整理和总结从而达到深入了解和把握管理学院现行管理体制与机制 的优势与不足的目的 为下一步提供改革方案和进行理论研究提供了科学的基础 2 优化结构 突出重点 根据学院的发展战略和经营重点 借鉴国外的先进理论 引进外校的成功经验对学院行政部门进行重新设计和规划组织结构的设计不 仅要体现学院的经营思想和战略目标而且还要兼顾灵活性在外部环境发生突 然变化时为学院的战略重心的转移和进一步发展提供平台和可能 5 3明晰岗位明确职责以调研为基础通过对管理学院目前各个岗位的深入分 析和认真整理重新对各个岗位职责进行科学分类和优化组合达到科学设立岗 位明确岗位职责的目的通过对岗位与职责的明确一方面使行政管理人员 明晰自身的岗位职责范围知其可为与不可为减少扯皮推诿和争功推过的现 象另一方面实现职责到位事事有人做人人有事做杜绝有事无人做和有 人无事做的现象第三实现人人有职责人人有指标为建立有效的绩效考核 体系为形成高效的管理机制奠定基础 4科学评定人尽其才通过建立科学的个人能力测评体系对每个行政人员的 能力给予一个科学的定量的评价一方面使员工们从中发现自己的不足进行 有目的的学习和提高从而也在学院里树立起良好的学习风气有利于管理学院 建立学习型组织另一方面把能力测评与岗位职责结合实现人适其岗岗适 其能人适其岗则员工可以人尽其才充分调动员工的工作积极性和能动性 岗适其能则既可以保证人才能力的发挥又可以避免高能低用和低能高用挫 伤员工工作的积极性保证了学院各项工作的顺利开展从而达到管理学院人力 资源的合理优化为形成良好的人才机制奠定基础有利吸引人才和留住人才 5优化考核有效激励在岗位职责明确人员能力保证的基础上结合管理学 院的实际情况建立起科学的绩效考核体系在管理学院实现工作明确责任到 人达到人人有指标事事有考核从而形成激励看考核考核看绩效的公正 公平公开的绩效考核体系实现管理学院的激励与约束机制的健全和完善充 分调动起行政管理人员的工作积极性为管理学院教学科研和管理实践工作的 发展提供良好的后勤保障 1.4.2 研究意义 通过本项目的开展与方案的实施 一方面有利于管理学院自身提高管理效率 另一方面本项目的实施所收集整理分析的资料用于分析测评的各种 工具和方法以及提供方案的实施和实施效果都是我们进行管理理论研究的宝 贵财富为管理学院在提高企业行政管理效率提升企业管理水平以及对各类 6 管理工具的应用性研究等方面进行进一步深入研究提供了第一手的科学的实 用资料和管理实践 7 2 改革方案的设计 2.1 机关改革的理论基础 2.1.1 组织结构 2.1.1.1 设计组织结构的原则 组织是一个社会性团体任何公司企业机构都可以称为组织组织通过 一定的结构形式固化管理流程和资源分配从管理上看一个有效的组织创造出 的价值应大于其个体单独创造出的总和 国外管理学长期研究表明合理而有效的组织结构与企业长期的业绩水平有 着正向的关系很多企业在生死存亡之际通过组织结构的调整走上了再次成功 的道路例如美国惠普公司在上个世纪 80 年代曾出现经营危机于是根据现代 组织结构理论实施了非常成功的公司组织结构重组打破了公司旧有的官僚体系 推行扁平化管理 到 90 年代中期 惠普公司成为计算机产业中成长最快的公司之 一 成功的组织结构设计一般有着共同的基础 首先有明确的组织疆界组织的疆界是划分企业内外资源的分水岭企业 必须通过管理手段控制组织内资源而通过市场手段购买组织外资源聪明的企 业家会有效地设计自己企业的疆界专著于控制具有核心竞争力的资源以达到 企业利润最大化的目的譬如一般说来一个餐饮企业正常运转不可或缺的资 源包括就餐场所烹饪服务人员及食品原材料等其核心竞争力则来自产品和服 务特色一旦一家餐饮企业拥有这样的核心能力它就可以将其他的组织内资源 转移到组织外部以确保效率的最大化麦当劳肯德基等外国餐饮连锁企业就 是成功的运用了组织疆界的规律只经营产品和服务特色使自己的企业发展及 利润迅速膨胀19 其次集权与分权的统一权力是组织中一种无形的力量一个管理者的权 8 力来源于组织对其的依赖度所控制的财务资源正式职位赋予的权力以及对决 策信息的控制管理者位于组织结构的中心其权力的集中是组织正常运转的保 证 组织结构中高层对低层有控制的权力 而低层对高层同样有讨价还价的权力 为了减少高层和低层之间权力的摩擦提高效率和员工参与意识越来越多的组 织倾向将管理者的权力分散授予中级管理人员和普通员工成功的分权应保 证将权力授予知识技能达到一定水平的员工并辅以一定的激励机制和有效的 信息反馈及沟通系统19 第三注意对影响组织结构要素的分析根据美国的伯顿和奥贝尔两位教授 的长期研究影响组织结构的要素有六类包括领导和管理模式组织及文化 氛围组织规模及组织技能组织的外部环境组织的技术水平和组织的战略发 展两位教授还指出很多企业组织结构的调整目的多是希望新的组织结构能 满足六要素的要求两位教授通过对北欧航空通用电气等大型企业的研究进 一步将六类要素量化发明了一套完整的组织结构分析理论 19 第四有适合的部门组合不同业务和不同目标的企业可能会有不同的部门 组合一般分为职能式矩阵式事业部式官僚式和特别式组合随着信息 技术的发展和企业管理水平的提高现代企业的组织架构由一成不变的集权化 等级制的组织架构 转向分权化而富有弹性的架构 银行业是传统的官僚式组织 几十年来银行一直致力于建设起帝国一样森严的行政等级制度但最近德国的 银行家们正着手打破传统银行的组织模式由几十个人和庞大的计算机系统建立 起来的零售银行将给银行业带来彻底的革命未来的银行很可能采取矩阵式的 管理架构一旦需要新的服务项目就成立一个临时部门项目结束部门随即 解散19 最后有迅速有效的执行能力越庞大的组织执行能力越低这就导致了 大企业的效率不如小企业提升企业的执行能力首先应保证管理指令系统的顺 畅每个员工都有明确的汇报路线每个员工有唯一的经理负责他的行政管理和 工作行为很多国有企业员工通常没有明确的汇报管理路线部门经理副 经理甚至其他部门的经理都是自己的领导指令体系的不顺畅会使员工无所适 9 从工作中只能消极等待上级的安排其次应注意管理层级和控制跨度管理 层级过多会导致企业执行速度减慢而适当控制跨度可以减少管理成本提高企 业效率19 2.1.1.2 常见的组织形式 在组织设计中有几种方式是比较常见的如按职能划分的组织形式按产品 划分的组织形式矩阵型组织形式等 1职能划分的组织形式 1组织形式 按组织职能形式划分的组织形式是按照所需完成相关工作的职能分工组成的 单元构成的组织25 2优缺点25 表 2-1 职能组织优缺点表 优点 缺点 专业化分工技术专一 缺乏团队协作 充分利用资源避免重复劳动 缺少交流和沟通 易于发挥个人专长 局部利益 简化培训 不利于员工全面发展 2按产品划分的组织形式及优缺点 1组织形式 按产品划分的组织形式是按企业内完成产品或产品系列所需的一些职能活动 进行组合所形成的一种组织形式是按职能分工的组织形式发展而来的随着企 业的壮大以及管理人员的技能不断提高这类组织形式可以使管理人员在某一产 品或产品系列的相关职能方面如设计采购制造销售等方面赋予更大的权限现 时的大企业的事业部体制及企业内部的产品经理体制就是典型的按产品划分的组 织形式25 10 2优缺点 表 2-2 产品组织优缺点表 优点 缺点 关注总体效果及全局 对管理人员的要求高 充分利用资源技术和知识 不利于专一发展 利用职能间的协作 成本控制较难 以利润为中心 增强协作 利于员工的全面发展 3矩阵组织形式 1组织形式 矩阵组织形式是在同一组织结构中将按职能划分部门及按产品划分部门结合 起来的一种组织形式如信息技术公司内部常见的除职能部门外还有一些项目小 组 2优缺点 表 2-3 矩阵组织优缺点表 优点 缺点 专业化与职能化充分结合 权限不易管理 充分利用人力资源 多部门参与意见不易统一 最终目标明确 需要各部门之间的相互支持 责任明确 不利于绩效管理 适应性强 2.1.2 kpi 绩效考核 kpikey performance indication即关键业绩指标是通过对组织内部某一 流程的输入端输出端的关键参数进行设置取样计算分析衡量流程绩效 的一种目标式量化管理指标是把企业的战略目标分解为可运作的远景目标的工 具是企业绩效管理系统的基础kpi 是现代企业中受到普遍重视的业绩考评方 法kpi 可以使部门主管明确部门的主要责任并以此为基础明确部门人员的 11 业绩衡量指标使业绩考评建立在量化的基础之上建立明确的切实可行的 kpi 指标体系是做好绩效管理的关键30 kpi 法符合一个重要的管理原理 “二八原则”在一个企业的价值创造过程 中存在着20/80”的规律即 20%的骨干人员创造企业 80%的价值而且在每 一位员工身上“二八原理”同样适用即 80%的工作任务是由 20%的关键行为完成 的因此必须抓住 20%的关键行为对之进行分析和衡量这样就能抓住业绩 评价的重心30 使用 kpi 技术的原则是smart smartsspecific 具体mmeasurable 可度量aattainable 可实现 rrealistic 现实性指绩效指标是可以证明和观察的ttime bound 时限 建立 kpi 的方法是以企业战略目标为指导找出企业的业务重点2080 原则然后再找出这些关键业务领域的关键业绩指标kpi部门主管依据企 业级 kpi 建立部门级 kpi并对相应部门的 kpi 进行分解分解为更细的 kpi 及 各职位的业绩衡量指标这些业绩衡量指标就是员工考核的要素和依据指标体 系确立之后还需要设定评价尺度标准尺度标准指的是在各个指标上分别应该 达到什么样的水平解决被评价者怎样做做多少的问题最后审核审核 目的是确保这些 kpi 能够全面客观地反映被评价对象的绩效易于操作在 这种考核系统中主管给下属订立工作目标的依据来自部门的 kpi部门的 kpi 来自上级部门的 kpi上级部门的 kpi 来自企业级 kpi只有这样才能保证每 个职位都是按照企业战略要求的方向去努力也就避免了各种人为造成的矛盾和 问题 2.2 设计思路 本次方案设计的出发点是如何给学院在教学和科研上的长期快速发展提供 后勤保障和平台 为了对行政组织结构和岗位职责进行合理的设计我们首先列出了行政上的 12 所有工作根据工作量工作内容和工作性质并对其进行归类与重组然后结合 学院的发展战略本着改善现有的工作质量为重点项目提供发展平台的思想进 行了结构设计和定编定岗 在绩效考核体系的设计上首先设定了结构我们先找出现行绩效考核的不 足和长处以保留旧考核体系的长处并对其不足进行修改然后借鉴国外先进 的理念和国内一流院校的先进经验对绩效考核的结构进行了设定结构定下之 后根据各部门的工作目标和岗位要求为每个岗位设计了考核指标 2.3 hust管理学院行政改革的内容 hust 管理学院行政改革的主要内容包括两个方面首先是行政部门的组织 结构的设计第二是绩效考核体系的设计 2.4 hust管理学院行政改革的方法 2.4.1 工作量测评 行政科室人员岗位工作量的测定是一项非常困难的工作这是因为科室人员 主要以从事脑力劳动为主工作状态的判断非常困难同时工作的重复性较差 因此测定的精度不易得到保证廖建桥老师根据多年来从事脑力负荷方面的研究 和长期的项目经验提出了一套测定脑力劳动工作量的方法鉴于管理学院行政 部门的特点我们在项目中采用以下五种方法工作抽样法工作日写实法问 卷调查法排队法专家访谈法 2 . 4 . 1 . 1 工作抽样法 工作抽样法就是在不确定通常是由随机数确定的时间对工作现场进行观 察由随机观察的结果来判断现场工作状况这与质量管理中的抽样检验是一个 原理 1工作抽样法的简要介绍 13 工作抽样法是工作研究中常用的一种方法 用这种方法主要有这样两个优点 首先工作抽样法可以节省大量的现场观察时间现场观察若观察时间太短则 观察结果容易片面若观察时间过长则调查成本增加而工作抽样可以弥补这个 不足其次现场观察容易引起被观察人员的警觉使被观察人员比平时工作得 更努力些这样得到的数据并不真实而工作抽样观察引起被观察人员的警觉要 小些 但工作抽样法也有缺点它是由局部来推断整体若抽样不合理会直接影响 到调查结果 2选择工作抽样法的理由 决定在本项目中采取工作抽样法是基于如下理由首先科室工作可视性强 由于行政科室工作中事务性工作居多因此与纯脑力工作相比行政工作的可视性 较强可以进行针对工作行为的抽样工作其次本项目的人力充足对于进行 抽样工作来说抽样的人手也是制约条件之一由于本次项目的人力方面是充足 因此我们也就能够放心的使用这种方法第三办公地点集中行政人员办公地 点分别在一楼三楼四楼和五楼办公地点相对集中极大的方便了抽样工作 最后工作抽样可靠性较高工作抽样的随机性很强再加上一定的频率和较长 的持续时间我们能够较清楚的了解员工的工作状态和日常工作内容加之抽样 使我们得到的第一手资料其信度也就相对较高了 为了克服工作抽样法的缺点我们在抽样时注意到了以下几点首先样本 量要足够大一般来说样本量越大统计错误就会越小样本量的确定应使统 计误差在可接受的范围内因此我们把样本量定在了每岗 60 次其次每次抽样 的观察是随机的这样可以避免被观察人员的防备也可以避免系统误差 2 . 4 . 1 . 2工作日写实法 工作日写实是由工作人员自己记录自己一天的工作内容对于一天的工作内 容复杂重复性较低时间相对较长工作独立性较强以及含有一些不可观测内 容的工作可采用工作日写实工作日写实是比较适合于科室办公人员的一种测 量方法 14 1工作日写实法的简要介绍 工作日写实是一种自我测量的方法只有得到写实人员的配合客观地实 事求是地记录自己的工作内容写实结果才有参考价值为此廖老师在工作日写 实工作开展前就进行周详细致的讲解动员工作以打消写实人员的各种顾虑从 我们收上来的资料上来看效果是令人满意的 2选择工作日写实法的理由 首先有院领导的支持实施工作日写实的最大障碍就是员工的不配合所 幸的是学院领导很支持这个项目 在项目开始之前就做了大量的宣传和疏导工作 因此减少了工作日写实法推行中的阻力 其次科学的工作日写实的编码方法廖建桥老师通过多年的研究和探索 发明了一套科学可行的工作日写实的编码表通过这个表我们可以对工作日写实 的结果进行定量地分析 第三工作日写实具有工作促进作用实践证明工作日写实虽然要占用一 定的时间但它对写实人员的工作效率有直接促进作用例如有些人会主动找工 作做否则没有东西可写 最后工作日写实的内容可作为将来岗位描述的依据由于工作日写实是每 个员工自己写出来的因此在进行岗位描述时可以作为无可争议的依据 2 . 4 . 1 . 3 问卷调查法 问卷调查法是通过问卷的形式让被调查者回答特定问题的一种方式 1问卷调查法的简要介绍 在许多岗位只有工作者本身对所从事的工作了解的最清楚其他的人不太 了解或观察不到对这些工作采用问卷调查是合适的 与工作日写实相比问卷调查的针对性较强时间较短因而答卷人可能更 认真些由于问卷调查与工作日写实的特性不同因此可以作为互补工具 2选择问卷调查法的理由 首先员工对自己的工作状态了解程度最高 其次问卷可以起到补充的目的如果问卷数据可靠问卷可以达到事半功 15 倍的目的但至少也可达到补充的目的 最后所使用的问卷是经过检验比较可靠的问卷 2 . 4 . 1 . 4 排队 在使用过程中我们发现这种方法的准确率相对较高 1排队法的简要介绍 排队法是强制要求每位被测评员工根据自己平时的观察以工作中的忙闲程 度为标准对包括自己在内的所有被测评人员进行排队最忙的排第一次之排第 二依此类推这种方法对提高测评精度有很大帮助 2选择排队法的理由 根据过去的经验人们在汇报自己的工作时往往有夸大工作量的情况出现 但在评价别人的工作时一般比较客观因此我们决定用排队法来让员工对自己 了解的人指与自己一起工作的人的工作进行评价为了克服老好人思想我 们采用强迫排队法不允许出现并列情况 2.4.1.5 专家访谈法 专家访谈法是我们在项目中使用频度最高的一种方法 1专家访谈法的简要介绍 专家访谈法就是通过面谈的形式征求有着丰富经验的专家对被调查工作岗 位或被调查者的意见在任何时候专家的意见特别是有着丰富现场经验的专 家的意见都是我们应当尊重和考虑的 2选择专家访谈法的理由 本项目采用专家访谈法主要作为一种辅助访谈法 因为专家访谈不容易量化 专家访谈分为正式和非正式两种非正式调查是在调查过程中随时不定期地向 有关人士询问与调查相关的问题正式访谈是在其他方法的调查结果出来之后 再征求有关专家的意见 16 2.4.2 人员能力测评 如何有效地调动个体和组织的积极性和创造潜能 持续提高他们的绩效水平 是人力资源开发与管理的核心 人才绩效测评技术出现于 20 世纪初 经过一个世 纪的发展在理论上和实践上都得到了不断的完善 任何一项人才决策都是根据一定的信息而做出的推论而这些信息就是人才 测评技术现在常用的人才测评技术有以下几种 1认知能力测评 认知能力测评主要用来测量应聘者是否具备掌握工作技能的潜质一般包括 数量言语和知觉速度测量其中数量测试解决有关数目问题的熟练能力言 语测评是测试对语言的加工理解能力而知觉速度测评是测试在大量材料中快 速准确知觉细微差别的能力认知能力测评在人才测评领域之所以占有相当重 要的地位首先在于它相对成熟的心理学理论基础其次认知能力测评应用范 围广泛可以对初次应聘者或有工作经验者效度都比较高最后它对与工作 有关的培训或学习预测效度较高着眼于应聘者的学习能力对没有工作经验的 应聘者对将来工作绩效的最有效的测评方式就是认知能力测评 2工作样本测验 这种测验方式是通过被测评者的实际操作现场评定其是否符合工作要求 如测评现场要求应聘者修理有故障的机器工作样本测验只能适用于具有工作经 验的应聘者工作样本测验的一般操作程序是1首先通过职务分析过程来识 别岗位任务2从中选出有代表性的工作样本作为测验内容3制定评分 程序确定如何评价应试者的表现4实施有关人员实施测验 3面试技术 面试的目的在于通过积极的人际互动过程评价应聘者与组织的合宜程度 而不是预测工作绩效面试可分为结构化面试和非结构化面试两种非结构化面 试没有固定模式和问题也没有固定的评分程序其决策的依据是总体的印象和 17 判断而结构化面试则与之相反其是在经过认真研究之后提出的所以其成本 较高但其预测效度也较高 4实践智力 在智力的概念中应区分出学术智力和实践智力前者表现在学业的测验分 数上而后者则表现在实际问题的解决上与日常生活紧密相关这种测验把多 种与工作有关的描述呈现给应试者要求他们对一系列的处理方案进行评价按 优劣顺序排列使得其测量内容独立于传统的认知能力测验成为传统测验的补 充研究证实这种测验与实际的工作绩效呈高相关性 5360 度绩效测量方式 又称多评估者评估和多角度反馈系统是突破上司评分的绩效测量模式其 基本思路是为个体提供自己如何被组织各个层面的人所认识和评价的信息评估 源来自同级上级下级和自评使反馈结果组成一个绩效剖面图力图从多个 角度去反映员工的工作使结果更加全面和可靠 2.5 hust管理学院行政改革的进程安排 项目的第一阶段是资料采集和数据分析阶段这一阶段我们对现有的行政人 员进行岗位调查为了能有效和详实的掌握现有行政岗位的实际情况保证项目 方案的实用性和可靠性在项目初期我们首先进行了岗位调查并对调查结果进行 了量化和数据分析调查内容包括岗位劳动强度岗位职责岗位设置的合理 性员工对本岗位的认识和看法以及专家意见为保证样本的数量使调查的可 信度在 80%以上岗位调查持续了 1 个月的时间 项目第二阶段的工作是对现有行政人员进行能力测评我们希望能运用科学 的方法对现有行政人员的能力给出一个定量的评价评价的目的有两个首先 希望在能力测评的过程中使员工们发现不足为员工自身素质的提高和能力的 发展指明一个方向其次希望通过测评发现人才尤其是被埋没的人才这个 阶段历时 1 周的时间 18 项目的第三阶段的工作是制定文件写方案时间花费在两周左右这个阶 段主要是方案的出炉和对方案的反复讨论与修改 19 3 调查过程及结果 3.1 工作量调查 3.1.1 调查过程 工作量调查从九月十五日开始到十月十日结束历时二十五日其中包括 十五个工作日具体调查内容如下 1工作抽样 为了保证抽样的精度要求 我们要求每个人要抽样 60 次 这样根据概率统计 估算在理论上准确性可达 80%我们计划抽样十五天这样每天的抽样次数是 4 次为了保证抽样的随机性每次抽样的时间是不确定的由随机数决定 为了提高工作抽样的效率我们制定了工作抽样记录表见附录 1同时对 被调查人的工作状态进行了编码如表 3-1 所示 表 3-1 工作抽样记录编码 编码 工作内容 说明及例子 0 不在岗 不在岗并不表示没有工作只表示不在工作现场若抽样与写 实结果不符或不在岗比例高于岗位说明书的要示则不在岗说 明没有工作 1 外表上看不出在干 什么 也可能是在思考也可能是无事可干也可能是正常休息 10 看上去没事干 20 漫不经心地看 看不相关的东西或心不在焉地看 21 认真地看 在认真看与工作相关的东西 30 在聊天 若抽样人员一到谈话就结束或谈话中有大笑声或听到不相 关内容 31 谈话内容很难确定 32 谈论工作 4 在干 包括写东西在计算机上操作等有动作的行为 20 2工作日写实 工作日写实也是从九月十五日开始的除出差人员之外所有行政人员均参与 了工作日写实 写实要求把每天花费时间 10 分钟以上的事情象记流水账一样记下 来并且要求具体包括工作地点工作对象所用时间等为了保证写实的质 量写实表在次日上班时收上来 3问卷调查 问卷调查是在九月十二日下发的九月十六日上收的问卷中有 17 个问题 为了保证问卷的质量九月十二日下午廖建桥老师组织全体行政人员开了会 对问卷调查中的每一个问题进行了详细的解释为了得到全体行政人员的支持和 理解廖老师在会上做了充分的动员工作以打消了被调查人员的顾虑在上收 过程中项目小组的人员又根据提问针对个别问题进行了解答 4排队调查 排队调查表是在十月十六日下发的为了保证排队的质量排队调查表是于 十月二十日上收的调查表有三大项内容详见附录 2第一项是根据繁忙程度 为包括自己在内的所有行政人员排队排队必须分先后不得出现并列第二项 内容是对所有行政人员根据繁忙程度打分第三项内容是勾出自己排队或评分的 自信程度为了打消被调查人员的顾虑排队调查采用匿名的形式 3.1.2 调查数据分析及结论 3.1.2.1 工作抽样数据分析 本次工作抽样以全体管理学院行政管理人员为对象抽样时间以随机数方法 确定基本覆盖所有的工作时间段所有工作抽样数据经计算机数理统计软件进 行了处理和分析以下是在计算机处理基础上的数据分析情况 1抽样次数 根据精度要求 我们对每个员工的抽样应在 60 次左右 在为期近一个月的工 作抽样中由于十一长假及校庆 其中只包括十五个工作日 平均每天抽样四次 根据数据统计原理精度应可在 80%以上 21 2抽样状态分布 根据抽样数据我们把 21 码32 码4 码归入工作状态10 码2030 码 归入未工作状态1 码31 码归入未确定状态所谓未确定状态是指计算时我们 认为是半工作状态所以我们把 1 和 31 的比率一分为二一半算作未工作一半 算作工作由此我们得出每个行政人员的抽样工作状态的分布情况 首先进行员工不在岗的原因分析 我们对行政管理人员不在岗的原因进行分析归类主要包括以下 6 个方面 1出差 2脱岗处理公务 3维修设备巡查教室及领取信件 4处理个人事务 5串岗 6离开岗位处理与工作无关的事 结合学院等行政管理单位工作实际从统计中综合分析来看行政管理人员 不在岗率最高的高达 60%最低的只有 8.33%全体抽样的行政人员的平均不在 岗率为 30.98% 其中不在岗率低于20% 含20% 的有6人 占抽样总数的27.27% 且主要集中在 513 办公室的研究生科等科室不在岗率高于 40%含 40%的有 5 人占抽样总数的 22.72%且主要集中在行政办公室等部门 由此来看考虑个人工作性质部门职责特点等客观因素的影响管理学院 行政管理人员不在岗率基本处于社会平均水平存在一定的可压缩空间 其次进行考虑 0 码的不可测因素的工作抽样情况分析 在计算抽样工作率时我们把 0 码情况做了两种情况的分别处理 1不考虑 0 码因素即把 0 码状态不纳入计算基数范围内 2考虑 0 码因素即把 0 码状态纳入计算基数范围在这种计算方法下我们 又进行了三种假设一是假设该员工此时完全处于未工作状态二是假设该员工 一半时间在工作一半时间未工作三是假设该员工完全处于工作状态 四种情况下管理行政管理人员平均工作率分别为 79.38%55.04%70.53% 22 86.02%如不考虑不在岗状态员工平均工作率只有不足 80%即使考虑 50%的 不在岗情况是在工作平均工作率也只有 70.53%由此分析我们认为管理学院 行政管理人员工作负荷略显不足 从管理学院行政管理人员主要工作方式来看员工 65.47%的工作时间是以 做的形式进行看的工作方式只占 8.99%说的工作方式只占 4.92% 由此可鉴管理学院行政管理人员主要工作方式是做 同时从管理学院行政管理人员在岗工作时的不工作率来看平均在岗不工 作率为 20.62%其中不工作率大于 20%的有 8 人占抽样总数的 36.36%其中 主要集中在行政办公室3 人图书馆2 人机房1 人就业办1 人 学工组1 人等部门图书馆和机房人员是由于工作性质决定的不工作率低 于 5%的有 5 人占抽样总数的 22.73%结合学院主要工作方式综合分析学院 行政管理人员存在工作负荷不均衡现象造成这种现象的主要原因包括一是工 作人员能力不适合工作岗位要求导致有的人无事可做有事却无人做二是岗 位工作量不饱和存在应合并而未合并的岗位三是岗位工作存在周期性抽样 期间正值低负荷期四是工作性质的原因五是抽样误差等 3可能存在的偏差及其成因 1 由于我们抽查的时间正好是校庆的准备时期 因此可能造成有些人的工作率 比正常时要高些但我们认为不影响整体效果 2由于研究生科的工作地与访客之间有高台面相隔因此给观察造成了影响 也影响了被观察人员做和看的数据精确度 3.1.2.2 调查问卷中自填工作时间数据分析 本次调查问卷九月十二日下发九月十六日收回调查对象为学院全体行政管 理人员问卷分为两部分一部分是要求答题者做文字叙述另一部分是选择题 这里我们针对文字叙述部分做分析其结果如下 问卷统计工作率分析本次调查中每个工作日按近工作时间为 7.5 小时 实际工作时间按 440 分钟计算以此为基础我们对每位参与工作写实的工作人 员每天最主要的 5 项工作所需花费时间进行统计并对数据处理分析 23 学院行政管理人员 5 项主要工作平均花费时间 272 分钟占全部工作时间的 61.85%其中最高为 392 分钟占工作时间的 89.09%最低为 130 分钟占工作 时间的 29.59%占工作时间比率大于 70%的有 7 人占总人数的 31.82%小于 50%的有 4 人占总人数的 18.18%50%-60%之间的有 11 人占总人数的 50% 不考虑调查人员的人为因素影响主要工作时间占总工作时间比率越大说 明该岗位工作职责比较单一或是岗位工作重要度较高属于核心岗位比率越 小则说明该岗位工作职责比较繁多或者岗位工作主要为事务性工作工作重 要度较低 综合上述分析管理学院行政管理岗位设置方面在重要性岗位次要性岗 位和一般性岗位的比例设置方面比较合理不同岗位间职责设置比较均衡有效 保证了学院各项管理工作的顺利开展 但是 结合管理理论的 28 原则 一名工作人员的主要工作所需花费的有效工 作时间至少应占其总有效时间的 70%以上而学院行政管理人员达到此比例的 工作人员只有 7 人占总人数的三分之一造成这种现象的主要原因如下 1岗位职责不明晰被调查人员对自身工作职责不明确 2岗位培训不足工作人员对本岗位职责不理解或理解片面 3岗位工作负荷不足存在进一步提高的空间 4被调查人员个人主观因素所造成的 5 由于被调查人员答卷时的不真实或误答 如有的人员明显夸大了作事的时间 以及我们根据经验及平时的观察对数据进行了相应处理因而造成了误差 但从整体来看学院行政管理人员工作负荷可能偏低岗位职责需要进一步 明确和加强培训 3.1.2.3 调查问卷中选择题结果分析 本次问卷调查中第一部分题目要求答题者做文字叙述结果已经在上一节 中进行了分析 第二部分题目是选择题 在这里我们将选择题部分做总结及分析 选择题共有八道涉及的调查内容分岗位说明工作合理性及绩效 考核三个部分下面分别进行说明 24 1岗位说明 1您认为本岗位需要的学历 表 3-2 学历需求统计表 选项 高中或中专 大专 大学本科 研究生 其它 人数 1 9 9 2 1 比例 4.55% 40.91% 40.91% 9.09% 4.55% 注此处其它表示未对该问题做出回答 该问题显示岗位对任职者知识素质的要求从上表可以看出行政岗位对学 历的要求基本集中在大专及本科水平共占 81.82%只有一个岗位要求高中水 平两个岗位要求研究生水平说明绝大多数答题者认为其所从事的工作有一定 的难度需要一定的学历背景做支撑但也有可能答题者只是依据自己现已达到 的学历水平做回答与实际要求可能存在一些差距 2您认为本岗位的专业性 表 3-3 岗位专业性需求统计表 选项 很强