（工商管理专业论文）网络办公系统对公司决策的影响.pdf

学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论 文不包含任何其他个人或集体己经发表或撰写过的作品成果。对本文 的研究作出重要贡献的个人和集体，均己在文中以明确方式标明。本 人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名：细j 为莨 日期：乙口dp 年3 月z 亨日 学位论文使用授权声明 夺人完全了解中山大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学 校有权傈留学位论文并向国家主管部门或其指定机构送交论文的电 、 子版和纸质版，有权将学位论文用于非赢利目的的少量复制并允许论 文进入学校图书馆、院系资料室被查阅，有权将学位论文的内容编入 有关数据库进行检索，可以采用复印、缩印或其他方法保存学位论文。 学位论文作者签名：勿扬良 翩签名：商专专隶 e i 势i ：加降雩月2 6 日 网络办公系统对公司决策的影响 专业：工商管理硕士 硕士生：纪扬霞 指导教师：唐清泉 摘要 经济全球化和竞争日益激烈的市场使完善公司治理，尤其是如何提升公司决 策效果的问题更加引起企业高层管理者的重视，另一个无法忽视的事实就是信息 技术的发展给公司决策提供了新的可利用的工具。随着信息技术和网络技术的不 断进步和完善，网络办公系统与公司决策之间的联系越来越密切。网络办公系统 作为信息技术发展的一种必然产物，对公司决策的作用也越来越引起了更多企业 的注意，尤其是受到了企业高层领导者的重视。 。 为了更清楚的探讨网络办公系统对公司决策的作用，本文结合中国企业的实 际阐述网络办公系统对高层领导者在公司决策等多方面的影响。通过应用网络办 公系统给企业带来的变化和企业高层管理者运用网络办公系统进行企业经营管 理的实际效益来分析网络办公系统对高层领导者在公司决策方面的影响，得到的 主要结论包括： 在公司决策阶段，要实现信息技术流程与业务流程和企业战略的全面融合； 以信息技术流程、业务流程和企业战略为基础设计的适合企业经营管理的网络办 公系统才能在公司决策方面有效地发挥作用，也是企业高层管理者进行经营和决 策的不可缺少的得力助手。 ? 关键词：网络办公系统，公司决策，信息系统 e f f e c to fn e to ao nc o r p o r a t e d e c i s i o n - - m a k i n g m a jo r ：m a s t e ro fb u s i n e s sa d m i n i s t r a t i o n n a m e ：j iy a n g x i a s u p e r v i s i o r ：t a n gq i n g q u a n a b s t r a c t m a k i n gc o r p o r a t ed e c i s i o n - m a k i n gp e r f e c ta r o u s e sa t t e n t i o no fh i g hl e v e l m a n a g e r so fe n t e r p r i s e w i t he c o n o m i c g l o b a l i z a t i o n a n d i n c r e a s i n g l y f i e r c e c o m p e t i t i o n a n dd e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o ns u p p l i e sn e wt o o l sf o rc o r p o r a t e d e c i s i o n - m a k i n g w i t ht h ei m p r o v e m e n ta n dp e r f e c t i o no fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya n d n e t w o r k t e c h n o l o g y , t h e r e l a t i o nb e t w e e nn e to as y s t e ma n d c o r p o r a t e d e c i s i o n - m a k i n gi sb e c o m i n gm o r ea n dm o r ec l o s e l y n e to as y s t e mi sp r o d u c to f d e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y i t se f f e c to nc o r p o r a t ed e c i s i o n - m a k i n gi s g i v e nm o r ea n dm o r ea t t e n t i o n , a n dp a r t i c u l a r l ya r o u s ea t t e n t i o no fh i g hl e v e l m a n a g e r so fe n t e r p r i s e b yb r 啦i i l gt h ec h a n g e sf o re n t e r p r i s ew i t ha p p l y i n gn e to as y s t e m , a n db y b r i n g i n gt h ea c t u a lb e n e f i tb e c a u s eo ft h eh i g hl e v e lm a n a g e r so fe n t e r p r i s em a n a g e t h ee n t e r p r i s eu s i n gn e to a s y s t e m , i ts h o w st h a tn e to as y s t e mh a sv e r yi m p o r t a n t e f f e c to nc o r p o r a t eg o v e r n a n c ef o rh i g hl e v e lm a n a g e r so f e n t e r p r i s e i nt h ep e r i o do fc o r p o r a t eg o v e r n a n c e ，i tr e a l i z e st h ei n t e g r a t i o no fi n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , b u s i n e s sp r o c e s sa n de n t e r p r i s es t r a t e g y n e to ae x e r t si n e v i t a b l ee f f e c t b a s e do ni n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y , b u s i n e s sp r o c e s sa n de n t e r p r i s es t r a t e g y a n di t sa n i n d i s p e n s a b l ep r i m a r ya s s i s t a n ti no p e r a t i o na n dm a n a g e m e n to fh i g hl e v e lm a n a g e r s o fe n t e r p r i s e k e yw o r d s ：n e to a , c o r p o r a t ed e c i s i o n - m a k i n g ，i n f o r m a t i o ns y s t e m 目录 摘要i a b s t r a c t 目录 第l 章绪论l 1 1 研究背景1 1 2 研究目的和意义2 1 3 论文结构和研究方法4 第2 章文献综述5 2 1 网络办公系统概述5 2 2 决策支持系统在企业网络办公系统中的应用7 2 3 公司决策效果的评价要素8 2 4 网络办公系统影响公司决策的相关观点1 1 第3 章网络办公系统的发展及其对公司决策效果的影响1 5 3 1 网络办公系统建设历程1 5 3 2 网络办公系统对公司决策的影响逐步深化1 7 3 3 网络办公系统如何影响公司决策效果1 9 第4 章a a a 公司网络办公系统成功案例2 4 4 1a a a 公司背景资料：2 4 4 2a a a 公司实施合资公司项目可行性分析2 7 4 3 合资公司项目实际运营情况3 6 4 4 案例启示4 4 第5 章网络办公系统失败研究4 8 5 1 关注网络办公系统失败的原因4 8 5 2 有效实施网络办公系统的风险控制5 2 5 3 网络办公系统建设的几点建议5 4 i l l i v 朋 的 甜 - 1 1 研究背景 第1 章绪论 在公司治理过程中有决策、组织、协调和监控等各个必不可少的环节，其中 决策对公司效能起着决定性影响作用，是公司有效运行的重要前提。因此对公司 的决策效果进行研究就具有重大的理论和实践意义。 治理视角中的决策机制说观点认为公司治理就是一种决策机制，公司治理的 目的是保证决策的科学性。奥利弗哈特指出：“治理结构被看做一个决策机制， 而这些决策机制在初始的合约中并没有明确设定。一研究公司决策效果的目的主 要是确保公司的有效运行，实现公司各方面的利益相关者的利益最大化。所以， 公司决策是公司治理问题当中非常重要的一个环节n 1 。 信息技术的发展为公司决策提供了新的可供选择的工具。在不同的阶段，信 息技术有着不同的发展特点，在信息技术基础设施管理阶段，强调对企业基础设 施管理的不断完善，有效的基础设施的管理意味着资源收益的最大化、意味着对 基础设施及设备的控制及数据的生成。在信息技术服务阶段，组织应了解客户对 服务的需要，强调提供的服务的有效性、绩效和安全需要。在公司治理阶段，则 要实现信息技术流程与业务流程和企业战略的全面融合。良好的信息和沟通系 统，可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况，及时为企业员工提 供履行职责所需的各种信息，使企业的经营和管理流畅进行；提供企业各部门管 理控制生产、考核工作成果以及提供企业高层决策人员制定经营方针、进行决策 所需的人事、财务、资产等各类管理信息；通过管理信息系统使企业的管理人员 了解企业目前的状况，对可能发生的异常状况做出反应与及时报告，防止重大损 失的发生；通过管理信息系统高层管理人员可以了解企业的过去、现在及未来的 可能发展趋势，对企业的各个方面利用信息系统的方便和快速来处理企业发生的 问题，可以不受时间与地域的限制与其它高层管理者进行沟通，有利于公司治理 目的的实现田。简单的一句话可以表述为，管理信息系统在提升公司决策效果方 面有着不可忽视的作用。 1 2 研究目的和意义 简祯富于2 0 0 7 年出版的决策分析与管理中将决策定义为一种评估和取 舍执行方案的过程。决策是所有管理工作中最重要的一环，也是领袖的核心能力。 好的决策，必须配合本身资源条件与外在环境形态的力量，然后经过方案的执行 与策略的完成落实，来达到预期的效果。 决策者的重点在于：第一，辨明问题性质，搜集相关的资料和证据；第二， 明确重要目标或价值观，验证并讨论其中的假设条件和不确定因子；第三，产生 价值导向思考的创新方案；第四，改善方案权衡时的判断，以达到做好决策的目 的【3 1 。 过去由于信息不流通，因此很容易把一时一地的成功经验复制到其它地方。 然而在网络时代，由于信息科技与网络的发展，以及电子商务和其它创新经营模 式的兴起，企业经营环境面临着巨大的改变与空前激烈的竞争。随着决策情境的 不同，过去成功的商业模式未必能长久适用，因此决策者不能仅靠过去的成功经 验或解决方法。 在经济全球化和资本市场一体化的外部环境下，中国经济不断融入世界经济 发展的潮流中。另外一个事实是随着计算机的普及和计算机科学技术的飞速发 展，人们开始越来越多地利用计算机解决实际问题。同时网络技术的发展和应用 迅速波及到了社会各个领域、各个层次，如何把信息技术和公司决策很好地结合 起来，把信息网络和先进的计算机软件技术引入企业的经营和管理，是摆在每个 企业面前的重要问题，同时也成为一个迫在眉睫的问题【4 1 。面对大量的指令信息， 采用人力处理将浪费大量的时间、人力和物力，而且数据的准确性低。网上办公 系统是企业信息管理的重要组成部分，网络办公系统等信息科技日新月异的发展 甚至对现代企业的决策产生了不可忽视的影响，在数据存储、信息整理等许多方 面为数字化、系统化管理与决策提供了依据，从而提高企业的竞争力。因此，开 发一个界面友好，易于操作的网上办公系统进行自动化处理变得十分重要，这正 是网上办公系统在公司治理方面所具有的不可替代的意义。 信息技术对企业及各类组织的重要性及理论研究和实践的复杂性表现在： ( 1 ) 组织对信息技术从使用到依赖到成为组织目标战略的一部分，已经从 2 单纯的工具转变为影响组织战略目标实现的重要因素。新经济时代的信息技术对 企业生产经营决策的影响十分巨大，信息技术大大影响了人们的消费观念，如何 满足人们日益追求的个性化和多样化的产品和服务使得企业生产经营决策变得 更加频繁，生产柔性加强。 ( 2 ) 信息技术的负面效应体现在个人、组织及社会的各个层次，因此规避 信息技术所带来的风险和利用好信息技术所带来的各项进步都是十分重要的。随 着信息技术的发展，数据量剧增，对决策有利的信息的提取难度也相应加大，大 量无效信息造成了领导决策困难。信息作为一种资源，它的获得需要付出代价， 也就是说获取信息具有成本，若利用信息所获得的增加的收益弥补不了其花费， 则信息的利用变得毫无价值。 ( 3 ) 信息技术在组织中的应用受到诸多环境因素的影响。组织内部的信息 在流动过程中，很可能被过滤或筛选，歪曲了信息的本来面目，决策者最后得到 的信息失真，从而使决策出现偏差【5 1 。 公司决策是管理领域中最少被深入探讨的领域，一方面是因为一般人往往只 看到决策的结果，许多卓越决策的复杂过程超越人的想象。另一方面，决策的研 究既需要科学的方法来做有系统的研究，然而这样的研究又不能离开人性，所以 硬套某些数量方法的研究就显得不合时宜。这样的研究无法被真正应用而产生具 体贡献，甚至会误导决策。所以公司决策的研究并不是一件容易的事。然而，在 管理领域，网络办公系统向高层领域发展时必定要用于辅助决策，支持公司决策 是未来网络办公系统发展的主要方向，在企业发展中这是一个不可回避的问题。 目前国内外对信息技术与公司决策的关系的研究尚处在起步阶段，对于网络办公 系统提升公司决策效果的作用方面仍然缺乏系统性的研究。 本文对已有研究成果做了一些分析评价，通过举例并借助s w 0 t 模型探讨了 企业建立网络办公系统的重要性，相信这一探讨将对我国企业具有一定的指导与 启示作用。本文还通过网络办公系统的成功案例定性和定量地分析了其对公司决 策产生的深远影响，及其产生的经济效益进行了阐述，以此说明网络办公系统对 我国公司决策方面的作用，希望对未来的研究提供一些线索。 3 1 3 论文结构和研究方法 本文将分6 章来阐述网络办公系统对公司决策效果的影响。第l 章主要介绍 论文的研究背景、目的和意义，并简要介绍了文章结构；第2 章文献综述准确界 定了文中的主要概念，进行了前人研究文献回顾；第3 章分析网络办公系统的发 展和对公司效果的影响；第4 章对某公司的网络办公系统进行案例分析，具体介 绍其网络办公的做法，分析其对决策的影响；第5 章关注网络办公系统的失败问 题；第6 章提出结论和建议。本文将从案例分析的研究角度出发来阐述网络办公 系统与公司决策之间的各个方面的紧密联系；并说明网络办公系统对我国公司治 理方面的作用，企业的高层管理人员如何通过网络办公系统提升企业的效益，以 此说明网络办公系统这一管理信息系统对企业高层在决策方面是极其重要和必 不可少的。 4 第2 章文献综述 2 1网络办公系统概述 自2 0 世纪7 0 年代中期企业办公自动化系统在发达国家迅速发展起来算起， 这门综合性技术已走了3 0 多年的历程，它用先进的科学技术来装备办公系统并 更新人们的办公观念，以提高效率和管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理 方便、决策正确的目的。 今天的企业身处信息的海洋，信息来自多种媒体：文字、数据、图像、声音、 电视、互联网信息是流动和变化的，信息需要产生、传递、发布、提交、修 改、审批同时信息需要有效的管理：存储、分析、查询、统计而传统的 办公模式，诸如电话通信、印章、文件下发、批复、归档、繁多的会议等等已经 无法满足企业对信息的需求。为了适应快速变化的竞争环境、迎接各种不确定性 竞争的挑战，越来越多的企业选择了建立网络办公系统。 盛宇华、朱晓峰于2 0 0 4 年出版的企业办公自动化管理系统中对于办公 自动化做了如下阐述：办公自动化系统是- - i - j 综合性技术，是利用先进的科学技 术使人的部分办公业务活动高效化的过程，是自动化设备与办公人员构成服务于 工作目标的人机信息系统。其规范的定义是：所谓办公自动化，就是指在办公室 工作中，采用诸如传真机、复印件、文字处理机、电子打印机、计算机等一系列 的现代化办公设备，并利用现代通信手段，把各地的设备连接起来，用于文字处 理、文件传递、电子邮件、声像传递、资料查询和经济、社会发展规划等，以更 全面、更广泛、更迅速地收集、处理、加工、传输和使用信息，为科学管理服务。 所以，办公自动化主要有三个特征：第一，办公自动化是以先进的科学技术为基 础；第二，办公自动化是完成办公业务的各种设备的有机结合；第三，办公自动 化是一种人机信息系统。首先，它是一种信息系统，完成信息处理的基本内容， 即信息的采集、加工、传输、存储和输出；其次，它是一种人机系统。由于任何 信息处理系统都是供人使用的，由人判读情况、调用工具，由人干预系统的运行、 选择所需要的结果，并且将其转化为知识和行动，所以人、办公业务和机器三者 构成人机信息系统的工作链【6 】o 早期的办公自动化仅局限于用字处理机、复印件、计算机等设备代替办公人 员的重复性人工劳动，主要着眼于提高某些环节的办公效率。在信息技术尤其是 互联网技术飞速发展的今天，办公自动化技术的内涵和外延都发生了根本的改 变，各种技术的引入使人们能够处理更广泛的业务和信息，诸如工作日程安排、 公文流转、会议安排、信息发布等。办公自动化的内容不断更新、逐渐丰富。 当信息技术、通信技术、管理科学和行为科学等融进办公自动化领域后，便 形成了网络办公系统的概念。网络办公系统的含义是互联网上的办公自动化系 统，是现代信息社会的重要标志，涉及系统工程学、行为科学、管理学、人机工 程学、社会学等基本理论以及计算机、通信、自动化等支持技术，属于复杂的大 系统科学与工程。伴随网络通信、分布式处理和数据库技术的发展，网络资源共 享与协同工作使企业现代化的无纸办公成为现实，办公自动化逐步转向以工作流 为中心，实现了对人员、事物、文档和会议的一系列管理。网络办公管理系统的 基本功能是企业内部信息的发布与传递、工作流管理和档案管理。此外，还应承 担企业信息集成的任务。由于i n t e m e t 和i n t r a n e t 的发展，使企业的管理和经营 模式都在迅速发生变化。各种技术的引入使人们能够处理更广泛的业务和信息。 目前所使用的许多系统都是这种模拟和实现工作流的自动化软件。它的特点是以 信息传递为核心，只需要对终端要求很低的简单工具，人们就可以随时、随地的 获取和处理信息，从而控制事务进程。 一般说来，网络办公系统主要由硬件和软件设备、办公用基本设备、通信和 数据库四个部分构成。以运用网络和计算机为标志的现阶段的网络办公系统是办 公自动化技术与管理科学、行为科学、组织理论等相融合，贯穿到办公活动的各 个方面，并对这些方面产生一系列影响之后形成的系统。网络办公系统软件可以 解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运作的效率等基本问 题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的 协同办公，以及各种信息的沟通与传递。可以不夸张的说，网络办公系统跨越了 采购、生产、销售、财务等具体的业务范畴，关注于企业日常办公的效率和可控 性，是企业提高整体运作效率的不可或缺的工具。 建立网络办公系统的目的并不单纯是为了充分利用信息资源，提高办公效率 或减少办公人员，而首先是为了提高办公质量，在提高办公质量和办公效率的基 6 础上，通过各种决策模型及时提供辅助决策的信息，以实现科学管理和科学决策。 综上所述，网络办公管理系统的基本功能是企业内部信息的发布与传递、工 作流管理和档案管理，同时承担着企业信息集成的任务。网络办公系统通常具备 先进性、可靠性、易使用性、开放性、可扩展性、安全性和灵活性等特征，能够 使业务运行更加高效，给领导决策带来便捷【_ 7 1 。本文将具有以上特点的信息系统 统称为网络办公系统。 2 2 决策支持系统在企业网络办公系统中的应用 决策支持系统是2 0 世纪8 0 年代在管理信息系统基础上迅速发展起来的，就 是从数据库中找出必要的数据，并利用数学模型的功能，为用户生成所需信息的 系统。是以管理科学、运筹学、控制论和行为科学为基础，以计算机技术、人工 智能技术、仿真技术和信息技术为手段，面对半结构化或非结构化的决策问题， 辅助支持中、高层决策者的决策活动，具有智能作用的人一机系统。它能为决策 者提供决策所需要的数据、信息和背景材料，帮助明确决策目标和进行问题识别， 建立修改决策模型，提供各种备选方案，并对各种方案进行评价和选优，通过反 复的人一机对话进行分析、比较和判断，为正确决策提供有益帮助【8 】。决策支持 系统是为了解决由计算机自动组织和协调多模型的运行及数据库中大量数据的 存取和处理，为各级管理者提供辅助决策支持，使他们具有更高层次的决策能力。 决策支持系统主要是以模型库系统为主体，通过定量分析进行辅助决策。其 模型库中的模型已经由数学模型扩大到数据库处理模型、图形模型等多种形式， 可以概括为广义模型。决策支持系统的本质是将多个广义模型有机组合起来，对 数据库中的数据进行处理而形成决策问题大模型。决策支持系统把辅助决策从运 筹学、管理科学的单模型辅助决策发展到多模型综合辅助决策，使辅助决策能力 上了一个新的台阶【9 】。决策支持系统以提高决策效果为目标，但它具有很强的针 对性。它往往只能面对某一确定的决策类型，不可能支持各种各样的决策问题。 同时，决策支持系统对决策者只能起辅助支持的作用，而不可能代替决策者的全 部工作和最终判断。 随着我国信息化程度的不断提高，在企业决策支持方面需要不断吸纳新的信 息处理技术，提高决策的科学性和规范性，以达到提高企业行政管理部门的决策 7 效率、促进经济发展的目的。企业网络办公系统对决策信息的需求是全方位、多 层次的。决策支持系统能够为企业管理部门提供各种决策信息以及各种问题的解 决方案，从而减轻了管理者从事低层次信息处理和分析的负担，使得他们专注于 最需要决策智慧和经验的工作，因此提高了决策的质量和效率。 决策支持系统是一个集成的管理部门信息化管理工具，在降低用户信息处理 劳动强度的同时，突出了信息对领导决策的重要作用。系统覆盖了从数据采集、 处理和传输，到信息管理、分析、共享和发布等企业管理部门信息处理的整个流 程，从信息中提炼知识，为决策提供了充足的信息支持。 决策支持系统作为企业网络办公系统的有机组成部分，其主要任务是：直接 为企业管理部门的日常办公提供有效服务；建立企业管理部门系统电子信息枢 纽；通过广泛收集和加工处理各类信息，使管理者全面及时地掌握各方面的动态； 为管理者提供高效、安全、灵活的指挥调度手段。系统建成后，通过对电子信息 资源的科学化管理，高效率、高质量地为各企业管理者实施宏观管理与科学决策 提供智能化支持。 2 3 公司决策效果的评价要素 2 3 1 公司决策的含义 决策就是为了解决现实中出现的问题，实现某个特定的目标，在充分搜集和 详细分析了相关信息后，提出解决问题和实现目标的各种可行方案，并依据评定 准则，选定方案并实旖，是解决问题、达到目标的一种方法和途径。关于决策对 于企业管理的重要性，曾获诺贝尔经济学奖的美国著名管理学家赫伯特西蒙说 过：“决策是管理的心脏，管理是由一系列决策组成的，管理就是决策。刀决策 贯穿于管理的全过程，决策的正确与否，无论是对于企业经营而言，还是对于那 些做决策的管理者而言，其重要性不言自明。据著名的智库、咨询公司美国兰德 公司所作的统计表明，世界上破产倒闭的大企业中8 5 是因为企业管理者的决策 不慎造成的。决策是重要的，也是复杂的。传统的决策依靠决策者个人的经验， 凭直觉判断，更多的是以“拍脑袋 为主要特征，没有也不可能采用定量分析的 方法，因而决策更多的被认为是一种艺术和技巧。如今由于生产规模的扩大和自 8 动化技术的应用，使得管理的性质和环境都发生了巨大的变化。组织机构更加庞 大，管理功能更加复杂；产业部门之间的联系愈来愈紧密，社会经济状态对于所 采取的决策的影响因素愈来愈复杂。因而管理决策问题不仅数目繁多，而且复杂 程度高、难度大。在这种情况下，以领导者的艺术、洞察力、理智和经验为基础 的传统决策方法就远远不能满足日益复杂的管理决策的需要了。与此同时，决策 科学化就被提上了日程。要提升当代公司决策效果就必然要求定性决策向定量与 定性相结合的决策发展。决策的科学化，一方面是现实管理提出的要求，另一方 面是信息技术的发展为它的实现提供了实现的可能性。 为了在当今的商业环境中取得成功，企业需要利用网络办公系统来支持管理 人员和业务人员的决策以及多种信息需求。企业决策者需要的信息类型与管理决 策的层次以及决策环境的结构化程度直接相关。 尽管管理决策的层次仍然存在，但其规模、形式和决策参与人将随当代组织 结构的不断演变而变化。在成功的组织中，网络办公系统的管理决策层次有战略 管理、战术管理和运营管理。 战略管理通常是指董事会以及由c e o 、高级管理者组成的执行委员会负责制 定组织的总体目标、战略、政策以及具体目标，这是组织战略规划流程的构成之 一。 战术管理是自我管理团队的业务专家以及业务部门的管理人员为其下属部 门制定短期或中期规划、日程安排及预算，并负责解释策略、工作流程和具体业 务目标。 运营管理是自我管理团队的成员或运营管理人员负责制定短期计划，如周生 产计划。他们依据工作流程来管理资源的使用、监控任务的完成情况，并为组织 团队及其他工作小组制定满足其需求的预算和时问进程。 2 3 2 公司决策效果阐述 相信对公司决策效果的解读一定是仁者见仁、智者见智，决策的评价准则究 竟包括哪些方面? 由于在决策的具体制定过程中，不同的决策有着不同的价值目 标，所以对于决策效果存在不同的评价标准。通常来讲决策效果应该总是满足 s m a r t 原则的，即s p e c i f i c - 明确，清晰而不模糊；m e a s u r a b l e 一可测，可以定义 和测量；a c h i e v a b l e - 可行，挑战性兼顾实现可行性；r e l e v a n t 一相关，适用于预 9 期目标；t i m e - r e l a t e d 一时间约束，有截止时间n 们。 经过对国内实际公司的分析研究和适当取舍，笔者认为一个好的决策一定具 备两个最基本的要素：首先是决策的质量要高，能够使公司有效运行，使利益相 关各方的利益得到维护和满足；同时好的决策一定要能够赢得各方认同，这样才 能够提高执行力。所以不妨简单的将其归结为决策效果= 决策质量决策认同。 那么决策质量又是如何评判呢? 为决策质量确定一个很好的标准在讨论决 策效果问题当中是非常必要的。所有的决策都有受益者，决策的目的就是为了使 受益者受益。笔者认为在公司决策过程中，决策质量主要取决于3 个维度的标准： 目标标准、速度标准和费用标准。下面笔者将对目标标准、速度标准、费用标准 和决策认同做如下简要阐述。 所谓决策目标，就是决策者期望达到的结果。任何决策方案都是为了实现特 定目标而制定的，不存在“无目标的决策 ，目标的合理与否直接决定着决策的 质量。如果决策方案可以达到决策者事先制定的目标，那么它就达到了决策的目 标标准。如果它不能实现决策目标，那么决策方案就是错误的。可见，决策目标 是判断决策方案正确与否的首要因素。例如当公司能够按照客户需求提供质量合 格的产品，那么它就实现了生产合格产品这一目标。对于一些复杂决策而言，决 策者不仅要具有明确的最终目标，还需要对总目标进行分解，采用目标的分层结 构来明确决策过程中的中间目标。不论是哪一级的决策目标，决策者在确定目标 的时候都必须坚持两项原则：第一是总体性原则，即应该着眼于系统的总体效果 而非局部；第二是具体性原则，即必须清楚局部决策目标的真实内涵。 速度标准的含义是决策要果断及时，尽量缩短决策时间。在全球化竞争的商 业模式下机会稍纵即逝，任何的贻误都可能造成巨大的有形和潜在的损失。决策 时机可能有多次，但每失去一个时机就意味着付出更大的成本，能够及时做出决 策才能达到决策的速度这一目标。只有把握好决策速度，公司才能在新技术、新 产品的研究、开发和创新上取得前瞻性优势，在市场竞争中抢占有利地位。 在决策过程中，能实现决策目标的决策方案通常不是唯一的，不同方案的费 用代价也不同，有时甚至相差甚远。这就要求决策者必须对多种可行方案进行评 价和选择，从而保证决策方案的代价最小。费用标准的含义是如果两个决策产生 相同的结果，那么运用资源较少的，即花费人力、物力、财力等代价最小的决策 方案才是较优的决策。 l o 由于每个决策者都是在自身的价值体系下进行决策，不同的人选择的决策方 案有可能各不相同。公司成员对决策结果和候选方案都各有不同的期望和偏好， 同时又希望能为公司选定一个满意的决策方案。决策者必须采用最大限度的照顾 多数利益原则，以期获得最优的执行效果。决策认同是指决策方案需要得到公司 成员认可，员工才能全心全意的配合执行，否则最终的执行效果一定是不好的。 2 4 网络办公系统影响公司决策的相关观点 是何种特征使网络办公系统具有价值和可用之处? 原因是网络办公系统是 能够提供各种信息产品的系统，以满足整个组织内各种决策者不断变化的需求， 即应用网络办公系统支持企业决策是企业应用网络办公信息技术的主要动力之 一o 2 4 1网络办公系统提升信息价值 过时的、不准确的或难以理解的信息对企业没有任何意义、用处或价值。人 们需要的是高质量的信息，即信息产品的特征、属性或质量使信息更具价值。信 息的价值来源于信息能为决策提供服务的效率与程度。如果得到了错误的信息， 对决策带来的不良影响远远超过没有信息的结果。除了决策者的能力素质和决策 程序的合理化之外，信息质量对决策效果的影响是十分重要的。以下方面值得注 意：( 1 ) 信息的质量与决策的目标有关；( 2 ) 信息的质量与决策者已经掌握的 信息有关；( 3 ) 信息技术的应用可以提高信息质量，也可以使信息质量变得更 差。 按照时间、内容和形式这三个维度我们可以来考察网络办公系统是否具备提 供有价值信息的能力。 时间维度通常包括信息的及时性、时效性、频繁性和时段性。及时性要求应 该在人们需要的时候提供信息；时段性要求所提供的信息应该是最新的；频繁性 要求应该按照人们需要的频度来提供信息；时段性要求应该提供过去、现在和未 来时段的信息。 内容维度通常包括信息的准确性、相关性、完整性、精确性、范围性和绩效 性。准确性要求信息应该准确无误；相关性要求信息应该与特定条件下的具体接 收者的信息需求相关；完整性要求应该提供接收者需要的全部信息；精确性要求 只提供需要的信息；范围性要求信息范围可能是宽泛的或狭窄的，或者聚焦于组 织内部或外部；绩效性要求信息可以通过衡量完成的活动、获得的进步或积累的 资源来揭示绩效。 形式维度通常包括信息的清晰性、详细性、次序性、表现形式和载体。清晰 性要求信息应该以容易理解的形式提供；详细性要求信息可用详细的或概要的形 式提供；次序性要求信息可按预先确定的次序来安排；表现形式要求信息可以采 用描述型、数值型、图形或其他表现形式；载体要求信息可以通过印刷的纸质文 档、视频显示或其它载体来提供。 基于前述的网络办公系统具备的先进性、可靠性、易使用性、开放性、可扩 展性、安全性和灵活性等特征，我们可以看出网络办公系统提供的信息在时间、 内容和形式上都可以达到使用者的需求。 2 4 2网络办公系统的决策支持能力 运营管理层的决策倾向于结构化，战术管理者的决策倾向于半结构化，而战 略管理层的决策则更多地倾向于非结构化。结构化决策指的是决策过程中可以事 先指定的决策情形。很多企业都要面对的库存再订货决策就是结构化决策的一个 典型例子。非结构化决策指的是无法事先指定决策过程的决策情形。与长期战略 相关的多数决策都可被看作是非结构化决策，比如在下一个5 年中，公司应开发 何种产品系列。大多数企业决策属于半结构化决策，即某些决策过程可以事先指 定，但还不足以得出一个明确的推荐方案。 因此，网络办公系统必须被设计成能够为各类决策者提供各种信息产品的系 统。例如，网络办公系统应该为战略管理层的决策者提供概括性更强的信息，尤 其是计划外的报告、预测和企业外部情报，以支持他们制定非结构化规划及策略。 另一方面，网络办公系统应该为运营管理层的决策者提供事先指定的内部报告， 这种报告更强调当前数据与历史数据的强烈对比，可以支持运营管理人员完成日 常的结构化决策。 在2 0 世纪9 0 年代，学术界和企业界都宣称，源于经典管理信息系统、决策 支持系统、经理信息系统的传统管理核心正在不断拓展二p c 机硬件和软件套件、 客户服务器网络等新信息技术的快速发展，使决策支持可以用于较底层次的管 1 2 理中，甚至可以为非管理人员和自主业务团队服务。这一趋势加速了连接企业及 其利益相关者的互联网、内部网的发展步伐。很多企业都在实施的电子化企业和 电子商务创新扩大了公司员工、经理、客户、供应商及其他业务伙伴对信息和决 策支持的使用和期望。企业所有的利益相关者都希望能够轻松而即时地访问信息 并进行自助数据分析，为了应对这趋势，当今企业都在通过各种个性化的分析 技术来支持其所有的决策需求。 网络办公系统产生的信息产品可以满足管理人员和业务人员的很多日常决 策需要。网络办公系统产生的报表、信息显示和响应为决策者提供了他们预先指 定的、可以充分满足其需要的信息。因此，预先定义的信息产品满足了组织中面 临的结构化决策环境的运营管理层和战术管理层的信息需求。例如，销售经理主 要依靠销售分析报表来评估向同类客户销售同类产品的销售人员的业绩差异。他 们对销售结果类信息，如产品线、销售区域、客户和销售人员等有非常好的想法， 这些信息可以帮助他们有效地管理销售业绩。 管理人员及其他决策者使用网络办公系统来获取信息，从而支持自己的决策 活动。信息的表现形式有周期性报告、例外事务报告、需求报告和立即查询响应 等。 网络办公系统为管理人员提供了各种类型的信息产品，可以分类为四种主要 类型的报告方案： ( 1 ) 周期性的预定报表。这是向管理人员提供信息的传统形式，它采用预 定的格式定期向管理人员提供信息。周期性预定报表的典型例子就是销售分析日 报、周报和月度财务报表。 ( 2 ) 例外事务报告。在某些情况下，只有当例外情况发生时才生成报告。 在其它情况下，该报告也是周期性的产生，但它只包含例外事务信息。 ( 3 ) 需求报告和响应。在管理人员需要时，信息随时可用。例如，w e b 浏 览器、查询语言和报表生成器使管理人员在发出请求后可以立即获得响应，可以 发现或得到定制的报表。因此，他们不必等待系统产生周期性报表。 ( 4 ) 推式报告。推式报告中，信息被推到了管理人员的网络工作平台上。 例如经由互联网将信息传送至服务器，服务器根据用户定制的需求进行过滤信 息，管理人员就可以方便及时的了解销售前景、对手新闻、公司新闻等多种信息。 西蒙根据决策者的行为特征，提出了决策有三个阶段：智能、设计和选择。 1 3 智能阶段包含了环境分析、信息搜集、问题发现、问题定义和决策陈述等活动， 最终结果是问题陈述。设计是形成方案的阶段，在决策陈述形成后，方案就成了 影响决策效果的重要因素。选择是从已经设计好的方案中选出一个更符合决策准 则的方案的过程，最终结果是形成一个能够执行的满意的方案。而决策又是一个 反复迭代相互嵌入的过程，上述三个阶段可能产生重复和交叉。网络办公系统能 够在三个阶段中为决策提供支持，满足管理人员的决策支持需求。因此，企业运 营和管理决策的很多领域都应用了网络办公系统。 1 4 第3 章网络办公系统的发展及其对公司 决策效果的影响 3 1网络办公系统建设历程 企业经营管理本身是一个很宽泛的名词，包含有很多方面。不能简单的认为 管理就是单纯的人与人之间面对面的管理，或者是对一摞厚厚的卷宗埋头分类整 理。在科技发达的今天，计算机成了重要的管理工具，因为有效的管理软件和硬 件相结合，可以减少数据收集和分类的时间，更加系统化地实现信息管理。以前 的企业管理，都是靠人力物力收集信息，过程既长又繁琐，缺少灵活性和永久性， 不能适应信息的突变或适时的查询。而计算机信息管理技术彻底改变了传统的管 理和记录的方式，它既具有及时性，又具有系统性，可以在短时间内完成信息的 分类和编辑，还可以及时地反馈和方便地修改，彻底地实现了无纸管理和系统规 划。 在中国高速发展的今天，很多传统企业都开始向计算机化发展。一方面，一 体化的发展离不开信息化的建设与应用，如果企业以及各经济组织不实行信息化 管理，那么要实现与国际一体化的接轨是行不通的；另一方面，企业不掌握充足 的信息，或不加任何整理编排，那么，企业的高层决策者就无法正常进行指挥调 度，无法实现企业在全国乃至世界范围内生产要素的优化配置。因此，随着科学 技术的进步，网络办公系统的全面应用将面临着巨大的发展机遇。它所研究的内 容将在各行各业得至4 广泛地应用。在各行业中，它能提高其管理决策的科学性与 正确性，减少经营活动的盲目性n 。 国外先进的信息管理和信息系统应用技术和手段起到进一步的示范效应。利 用电子计算机、网络等现代化办公手段进行信息的收集、传送、储存、加工以及 使用，具备系统思想和信息系统分析与设计方法以及信息管理等方面的知识与能 力，实测企业的各种运行状况，利用过去的数据预测未来。并且从企业全局出发 辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其制定的目标。办 1 5 公自动化逐步实现了对人员、事物、文档和会议的一系列管理。目前所使用的许 多系统都是这种自动化软件，它的特点是以信息传递为核心，通过信息的集中和 公司高层管理者的参与，给企业的发展带来新的血液。 与业务系统直接进行企业的前台运营不同，网络办公系统是在后台组织起企 业员工，作为一个整体去有效操控业务系统。纵观2 0 世纪8 0 年代以来我国网络 办公系统的发展从处理日常组织的信息处理到支持组织中高层决策和战略发展 规划问题大致分为以下3 个阶段。 第1 阶段可以看作是工具阶段，是已经建立了公司的办公网络，网络办公系 统实现了纸张信息数字化，被作为纯文字、表格处理、存储、查询的工具。网络 办公系统缺乏好的应用系统支持协同工作，企业实际停留在单机字处理和表格处 理的所谓网络办公系统初级阶段，仍然是个人办公，网络实际处于闲置状态，形 成了所谓的“信息孤岛。系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程 和功能处理信息。信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。 第2 阶段是网络办公系统实现了信息的交流和共享，能够较好的支持信息共 享和团队协同工作，基本实现了异地办公地点之间的协同运作，实现了数字信息 的采集汇总，完成了对于业务流程和表单的管理，网络办公系统已经对公司的经 营产生了积极的效应。这一时期的网络办公系统更多的承担着一个信息通道的责 任，建立和完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立了协同工作的 环境，为办公提供了一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有 员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作， 包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需 要的信息以及与别人共享的信息。与第1 阶段相比，第2 阶段网络办公系统前进 了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。 第3 阶段是以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内 容的网络办公系统。企业通过网络办公系统将经营决策的流程、掌握市场和客户 需求的流程、产品研发流程、营销流程、生产制造流程、采购供应流程等等一系 列连贯又交错的业务流程密切联系起来，形成一个有机的整体，提高经营决策的 效率。一个真正意义上的网络办公系统需要妥善提取存储、管理和使用各类数据 信息，辅助企业经营管理层进行科学的决策和管理，增强公司的竞争能力，使公 司不断发展壮大。这种定位必然要求网络办公系统能够集中企业日常运作中产生 1 6 的大量数据进行处理和分析。信息对于决策来说至关重要，信息越多，决策效果 越好。信息共享是成功