外贸员打电话常用语.doc

如何给客户打电话电话前: 背熟电话中要涉及到的专业词汇及技术参数，还有常用的电话问候语。 把要说的内容和思路写下来，自己演练一番，相当于情景练习。 l电话中： 问候 每个电话应该以礼貌的问候开始例如，Hi, howve you been? / Nice to hear from you. / How are you?逐步表明来意 接着总是该表明电话来意，你该从友好的问候正式转到工作上的目的了。这样的话，就使用短语Im just calling to .作为过渡。例如，Im just calling to see if youd like to set up a meeting. 如果相反的情况，那你就等机会找出别人为什么打电话给你，你可以这么引导对话，So what can I do for you? 礼貌的打断别人 如果你正巧和一个非常健谈的人，可能很难get a word in edgewise或插上嘴。如果一个人说了又说，那你就应该打断它，但是记得要做的礼貌客气。例如，用 I would like to say something here, if I may或Allow me to make a point 开始。或是，你可以只是问一句： May I interrupt you for a second? 确认 如果你在通话中制订计划的话，记得要在电话结束时确认细节。可以用以下的短语开始Please let me confirm.和So, let me make sure Ive got things straight.并加上你理解下的各种信息。 结束电话 有时这可能是通话中最难把握的一部分！你可以祝福别人，例如在合适的情况下说 hope you feel better soon。此外，你可能想要确认一下你们制订的任何计划：Ill see you on Friday, then. / Ill send you an email to confirm it. / Ill contact you on skype later. 有时最简单的方式就说你和某人通话非常的愉快。而且，记得技巧的在你准备结束对话之前加上单词well：Well John, its been a pleasure talking to you. / Nice talking to you.如果万一接到外国客户的电话，可是自己的英语又不灵，这个时候要怎么应对呢？以下几个表达可以帮你解围： 1. 请稍待片刻。 Just a moment, please. 2. 请别挂断。我找一位会说英语的人来。 Hold the line, please. Ill get an English speaker. 3. 请等一下。我找个人来听。 Hold on, please. Ill get someone to the phone. 4. 很抱歉，我英语说得不好。我找个会讲英语的人稍后回电话给你。能留下你的姓名和电话号码吗？ Im sorry, my English is not good enough. Ill have an English speaker call you back later. May I have your name and telephone number? 不过如果英语非常出色，会给你的外贸生涯加分不少哦，所以还是要不断的学习。下面的文章会向你介绍，不同场景需要哪些英语去应对？ 一、如何转接电话？ 有外国客户来电，可是找的人不是我，我该怎么转接？有以下几种情况： l 接电话 1. Franklin Company Personnel Department. 富兰克林公司人事部。 2. Good morning Franklin Company, may I help you? 早晨好，富兰克林公司。我可以为你服务吗？ 3. Personnel Department. This is Carol/Carol speaking. 人事部，我是卡洛。 办公室电话最重要的就是礼貌，所以不论是接电话或打电话，都应该先报自己及公司的名字。Who would you like to talk to/speak to? 请问找哪位？ l 他在忙线中 1. Her line is busy at the moment. Can somebody else help you? 她正在通电话，别的人可以帮你吗？ 2. Hes on another line right now. 他现在正在接另外一个电话。 3. Hes talking a long-distance call now, what can I do for you? 他正在接长途电话，有什么我可以帮你吗？ 4. Sorry, his line is busy. 抱歉，他正在打电话。 l 请你稍等一下 1. Could you hold a moment, please? 你能稍等一会儿吗？ 2. Hell be with you in a moment. 过一会儿他就会接你电话了。 3. Can you hold on, please? 你能稍等一会儿吗？ 4. Just a moment. He is on his way now. 请稍待一下。他马上来接电话。 5. Hang on a second, please. 请稍等。 6. Could you hold on any longer? 你能再稍待一会儿吗 l 让你久等了 1. Im sorry to keep you waiting. 抱歉让你等待。 2. Im sorry to have kept you waiting. 抱歉让你久等了。 l 现在不方便接电话 1. She has a visitor at the moment. 她现在有客人。 2. He is in a meeting now. 他正在开会。 3. Im sorry, but he is unable to come to the phone now.很抱歉，他现在无法接电话。 4. Im sorry, but I was just on my way out. Can I get back to you later? 很抱歉，我正好要出门，可不可以稍后再打给你 5. He is not in right now. 他现在不在。 6. No one answers in Mr. Scotts office. 史考特先生的办公室没人接电话。 7. Hes here but hes not at his desk right now. 他有来上班，不过现在不在座位上。 8. He hasnt come to the office yet. 他还没到办公室。 9. Im sorry, but he is out right now. 很抱歉，他刚才外出了。 注： 1. 表达不在的理由中，上厕所这句是绝对不能说的。 2.表达在或不在时，也可以用比较简单的： Hes in (out). / He is not in his office. / Hes out of office. l 休假中 1. He is off today. 他今天休假。 2. Hes on vacation this week. 他本周休假。 3. He is on vacation until next Wednesday. 他休假到下周三。 l 回家了 1. He has gone for the day. 他已经回去了。 2. Hes already left for home today. 他已经离开回家了。 3. He has gone home. 他回家了。 l 生病请假 1. Hes absent because he is sick today. 他今天生病所以没来。 2. Hes on sick leave today. 她今天请病假。 3. Shes on maternity leave now. 她在休产假。 l 出差 1. Hes in New York on business. 他在纽约出差。 2. He left for New York on business until July 22nd. 他到纽约出差，要到7月22日才能回来。 3. He is on a business trip. 他正在出差。 l 我将转达你的留言 1.Ill give her your message as soon as possible. 我将尽快地转达你的留言给她。 2. Im sorry. Mr. Scott was transferred to our branch office. 对不起，史考特先生已转调到分公司。 3. Mr.Smith took over his job. Ill connect you. One moment, please. 史密斯先生接替了他的工作。稍待一会儿，我帮你转接。 l 要找的人已离职 1. He left this company last week. 他上个月离开这家公司了。 2. He is no longer at this company. 他已经不在本公司工作了。 二、听不懂对方讲话怎么办？ 说母语的人，尤其是商务人士，打电话的时候说话语速都很快。下面是一些实用的小贴士可以让母语是英语的人放慢说话的速度。 请对方说慢点的英语说法： 1） Would you speak more slowly? 你能再说慢一点吗？ 2）Could you speak up a little? 你能再大声一点吗？ 3）Would you speak more clearly? 你能再说清楚一点吗？ 4）Would you explain more for me? 可以为我解释一遍吗？ 5）Please speak a little louder. 请讲大声一点。 6）Would you slow down, please?清说慢一点好吗？ 7）Sorry, I didnt catch you.对不起，我听不懂你说的。 8）Sorry, I didnt understand. 抱歉，我听不懂。 9）Sorry, I didnt get what you said. 对不起，我没听懂你说的话。 10）I cant hear you very well. 我听不太清楚。 11）I can barely hear you. 我几乎听不到你说的。 12）Im having trouble hearing you. 我听不清楚。 13）We have a bad connection. 通讯效果不太好。 14）I cant catch what you are saying. 我听不太清楚你说的话。 也可用下面简单提醒法： 1）Pardon?请再说一遍好吗？ 2）Excuse me? 请再说一遍？ 上列两句都是对不起之意，但用在会话上，如果后面没有接说明，并且语尾上扬，就是要对方再说一次。听到这句话时就要知道对方要自己再说一遍。 3）I beg you pardon? 能请你再说一遍吗？（此句有请求对方原谅及再说一次的意思） 4）Could you repeat that, please? 能请你再说一遍吗？ 5）Would you say that again? 你能再说一遍吗？ 把这些招式学会了，老外说的再快也没关系啦！ 2.记录一个名字或者重要信息的时候，打电话的人说一句你就重复一句。 这是一个很有效的策略。通过重复每一个重要的信息、每一个数字、每一个字母的时候都会让说话人的语速自动放慢。 4. 如果没听懂就别说你懂了。让这个人重复一下直到你懂了。 5.记住别人需要自己的话被听懂。确保你能听懂关系到他或她的利益。如果你请一个人解释两次以上，通常这个人会放慢语速。 三、打错电话如何纠正？ 拨打国外电话，拨打错误也是经常发生的。万一错了，往往会手忙脚乱，不知道怎么应对，记住下面这几句，保证你可以对答如流： 1. Im sorry I have the wrong number. 抱歉我打错电话了。 （打错电话通常用：have the wrong number 表示） 2. Is this 02-2718-5398? 这里是02-2718-5398 吗？ 3. Sorry to have bothered you. 很抱歉打扰你了。 4. Im sorry. I think I must have dialed the wrong number. 很抱歉。我想我一定是打错电话了。 5. Could I check the number? Is it 2211-3344？ 我可以核对一下电话号码吗？是不是? 四、非常规时间打电话怎么办解释？ 做外贸常常会遇到非常紧急的事，及需电话跟千里之外客户确认，但也许正好客户当地时间的凌晨，或者半夜。怎么办？教你几招让客户不那么生气的说法： 1.Im sorry to call you so late. 对不起这么晚打电话来。 2. I hope I didnt catch you at a bad time. 抱歉这种时候找你。（含有希望没有打扰到你的意思） 3. I hope I didnt wake you up so early. 我希望这么早没有吵到你。 4. Im sorry to call you so early. 对不起这么早打电话来。 5. Im sorry to bother you at this hour. 很抱歉在这时打扰你。 五、电话找人时，对方不在怎么回复？ 1. Its nothing important. 没什么重要事。 2. Its nothing urgent. Thank you ,good-bye. 没什么要紧事，谢谢您，再见。 3. Ill call her again. 我会再打给她。 4. Ill call back later. 我稍后会再打来。 5. Please ask Miss Chen to call me back. 请陈小姐给我回电话。 6. Could you tell her to call Carol as soon as possible? 能不能请她尽快打电话给卡洛？ 7. Ask her to call Carol at home after seven, please. 麻烦她在七点后打电话到卡洛家。 8. Can I leave a message? 我可以留言吗？ 9. Please have he