公司资质证件管理办法

杭州市美华印务有限公司资质证件管理办法美华保字201411号第一、总则第一条 本公司为加强公司资质证书管理，规范资质证件保管及使用程序，维护资质证件的凭信作用与权威性，保持正常的工作秩序，特制定本办法。第二条 本制度适用于公司各部门。第二、职责第三条 行政部所有企业资质有没有统一管理的部门，如果没有，保密资质证书归保密办管理，此条款删掉。作为是资质证件的归口管理部门，职责为：（一） 制定资质证件管理办法，并对公司资质证件管理进行监督、检查；（二） 负责公司企业法人营业执照、代码证书等重要资质证书的保管。（三） 负责按照规定的审批程序和要求使用相关的资质证件。第四条 资质证件保管人员的职责为：（一） 负责保管资质证件的安全。（二） 负责按照规定的审批程序和要求使用相关的资质证件。第三、管理程序第六条 公司的资质证件包括：公司企业法人营业执照（正、副本）、中华人民共和国组织机构代码证，以及国家或有关专业管理机构授予公司的其他资质证件。第七条 资质证件管理，是指对资质证件保管、使用等事项的管理。第八条 资质证件的保管（一） 资质证件应存放在有一定安全措施的保险柜或铁皮柜内，不得随意放置。对于不按规定保管资质证件并造成损失的，保管者负全部责任。（二） 保管人员临时请假、出差，应由主管领导指定临时保管人，不得出现无人管理监督、任人使用的现象。（三） 资质证件保管人员调动或临时变更保管人，应办理证件交接手续，记录存档。第九条 资质证件的使用原则（一） 资质证件专用、专管，不得混合使用，不得超出业务范围或违反业务操作程序随意使用；（二） 严格按审定的使用范围及管理权限使用，确保资质证件的权威性与严肃性；（三） 遵守审批、管理程序，无手续或手续不全不得使用。第十条 资质证件使用权限。使用本公司资质证件，应经总经理或总经理授权的副总经理批准。 第十一条 资质证件的使用应当履行下列审批程序（一） 申请人填写用资质证件申请单；（二） 由申请人所在部门负责人审核签字及办公室负责人签字、报公司领导或授权人审批；（三） 保管人员根据用资质证件申请单填报的事项用证；（四） 使用资质证件复印件，用证人应在复印件上填写使用说明，并在说明处加盖公司公章。（五） 公司领导及其合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文书，可由资质证件管理人员审核后直接使用营业执照副本、代码证书或其复印件。（六） 其他资质证件的使用，由所在部门比照本条规的程序、由部门负责人批准后使用。第十二条 资质证件使用要求（一） 所有资质证件的使用情况必须有完整的记录。（二） 资质证件管理部门要按规定的职权范围正确使用资质证件，不得超越本机构工作职权和业务范围使用。（三） 所有资质证件原件原则上不得携带出单位使用。确因工作需要携出使用的，必须填写申请表，说明使用事项，报办公室审核、公司领导批准后方可携出使用。（四） 资质证件管理人员必须严格按规定或业务操作程序办事、用证前必须检查是否符合要求和范围，是否经有权审批人签字批准。凡不符合规定或违反业务操作程序的，管理人员有权拒绝使用。临时保管人员要在事后将用证依据和用证申请单交原保管人员审查、登记、存档。第四、变更管理第十三条 资质证件遗失、被盗，管理者应迅速向办公室递交说明原因的报告书，并依法公告作废、按本办法的规定向资质证件管理机关申请办理新的资质证件。第十四条 因机构撤并、更名或业务变动等原因，资质证件不能继续使用的，对资质证件应由保管部门依法办理变更登记等相关手续。第五、责任与义务第十五条 各资质证书保管人应严格加强资质证件的管理。对违反规定、擅自使用资质证件，或失职造成资质证件被窃、丢失的保管人员，应承担相应的管理责任。第十六条 公司全体员工都有维护公司各类资质证件权威性及公司合法权益的义务，发现资质证件被伪造、变造的情况与信息，应及时向本部门或办公室报告。第六、附则第十七条 相关附件：资质证件使用申请审批单第十八条 本办法由公司保密办公室负责解释。第十九条 本办法自下发之日起施行。附件：资质证件使用申请