物品采购、报销制度.doc

物品采购、报销管理制度一、总则为保障公司生产经营活动所需物品的正常供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本管理制度。2、 采购原则1. 公司内各个部门根据公司下达生产计划，需要采购原材料辅料、办公用品、生活用品、消耗品、劳保用品、机械、维修等物品。2. 采购人员订购的物品必须与请购单所列要求、规格型号、数量一致。在市场条件不能满足需求，请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件和实际需求不能完全一致，经审核后可进行调整。3. 采购时要注意物料品质，务必要按生产中技术要求中择优采购，对物料和精密配件都要有合格证、厂址、商标，杜绝伪劣产品入库。4. 采购部门（员）采购每一样产品，要记录厂家、地址、电话等信息录入电脑，以便日后订货更加快捷准确。三、采购流程1. 采购申请（1）由各个部门填写物品采购申请单，要注明：名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，涉及技术指标的须注明相关参数，指标要求，经部门领导批准交厂长审批签字后由厂长上报总经理审批签字；（2）采购部门（员）持带有总经理签字的采购申请单到财务部门申请办理用款手续，进行采购。2. 询价比价议价（1）每一种物品（物资）原则上需3家以上的供应商进行报价，应急购买的物品除外；（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按低价原则进行采购；（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、原厂零配件无替代用品，但仍需留下报价记录；（4）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。3. 采购合同签定（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同，签订完毕后发送给供应商，提醒供应商及时接收；（2）交易发生争执时，依据采购合同的对应违约条款进行处理。4. 进度跟催（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话或亲自到供应商处跟催，以确保物品能适时供应；（2）若采购物品无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。因为交付时间造成的损失，按照采购合同的约定进行索赔处理。5. 验收入库采购物品到公司后，经需求部门验收，经库管验收合格后，按流程办理入库手续。如验收不合格的，当场退货给供应商。仓库保管员根据物品采购申请，购物明细表，进行核对，经核对无误后开具入库一式三份（一份仓库留底、一份交采购人员报销用、一份交申请部门）办理入库。6. 报销（1）总经理根据采购员提供的采购申请单、购物发票、入库申请，给予报销单签字；（2）采购员持有总经理签字的采购申请采购申请单、购物发票、入库申请、报销凭证到财务部门进行办理报销手续；（3）采购人员购买物品后应于三个工作日内办理报销手续，无特殊情况超出规定时间不办理报销手续的扣发该人员的绩效工资；（4）财务部根据有总经理签字的采购申请单、购物发票、入库申请、报销凭证进行审核，审核无误后方可办理报销手续。自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。