（工商管理专业论文）嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究.pdf

大连理工大学专业学位硕士学位论文 摘要 随着中国国际化进程的推进，国内企业面临的竞争压力越来越大，对管理水平的要 求也越来越高，企业的股东、经营者、政府、社会公众等越来越关注企业会计信息的质 量、时效。为此，许多企业通过自行开发会计软件或购买通用商品化会计软件的方式来 建立电算化会计信息系统，近十年的实践证明，相当多的企业在建立电算化会计信息系 统的时候对相应内部控制体系的建设重视不够，现行内部控制体系中存在着很大风险。 本文针对这一现实，在对会计信息系统的基本概念进行描述的基础上，对手工处理会计 信息系同、电算化会计信息系统进行了比较，分析了电算化会计信息系统的特点，阐述 了会计信息系统电算化的风险，比较系统地论述了防范风险的对策：组织控制、系统开 发控制、系统文件控制、工作环境控制、系统操作控制、会计数据存取控制、数据输入 控制、数据处理控制、数据输出控制等。本论文的最后介绍了如何对电算化会计信息系 统内部控制的有效性进行检查、评价的方法，并对电算化会计信息系统内部控制体系的 固有局限进行了论述。 关键词：电算化；会计信息系统；内部控制；风险防范 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 i n t e r n a lc o n t r o lr e s e a r c ho na c c o u n t i n gc o m p u t e rs y s t e mo fz c h b a b s tr a c t w i 也t h ei n t e r n a t i o n a l i z i n go fc h i n a c h i n e s ee n t e r p r i s e sa l ef a c i n gm o r ea n dm o l e c o m p e t i t i v ep r e s s u r e s t h u s ，t h er e q u i r e m e n t su p o nt h el e v e lo fm a n a g e m e n tb e c o m eh i g h e r a n dh i g h e r t h ee n t e r p r i s e s o w n e r s ，e x e c u t i v e s ，g o v e r n m e n t sa n ds o c i a lp u b l i c sa r ep a y i n g m o r ea n dm o r ea t t e n t i o nt oq u a l i t ya n dg o v e r n m e n t sa n ds o c i a lp u b l i c sa r ep a y i n gm o r ea n d m o r ea t t e n t i o nt oq u a l i t ya n dp r o m p t n e s so f a c c o u n t i n gi n f o r m a t i o no f f e r e db yt h ee n t e r p r i s e s t h e r e f o r e ，m a n ym a n u f a c t u r e r sa n de n t e r p r i s e sh a v eb u i l tt h e i ro w ns o f t w a r e ，o rp u r c h a s i n g t h o s ep o p u l a ra c c o u n t i n gs o f t w a r ei nt h em a r k e t i nt h ep a s td e c a d e sp r a c t i c e ，w ef o u n dt h a t m a n ym a n u f a c t u r e r sa n de n t e r p r i s e sh a di g n o r e dt h ei m p o r t a n c eo ft h ei n c e m a lc o n t m lw h e n t h e yw e r eb u i l d i n gt h e i ro w nc b a i s b e s i d e s ，w ea l s of o u n dt h ep r e s e n ti n t e r n a lc o n t r o l s y s t e m sw e r et o or i s k y b a s e do nt h e s ef a c t s ，t h i st h e s i sh a sn o to n l yh a dag e n e r a ld e s c r i p t i o n o f b a s i cc o n c e p t so f t h ea c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m s ，b u ta l s od o n ec a r e m lc o m p a r i s o n so f t h em a n u a l h a n d l ea c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e ma n dc b a i s b e s i d e s ，i th a sa l s os t a t e dt h e d i f f e r e n tc h a r a c t e r so f t h ec b a i s ，a n a l y z e dt h er i s k sa n dh a z a r d sa f f i l i a t e dt ot h ec b a i s ，a n d a c c o u n t e dt h ec o u n t e r m e a s u r e so fa v o i d i n gt h er i s k s ：t h ec o n t r o lo fo r g a n i z a t i o n s ，s y s t e m d e v e l o p m e n t ，s y s t e mf i l e s ，w o r k i n ge n v i r o n m e n t ，s y s t e mo p e r a t i o n ，s a v i n ga n dt a k i n go f a c c o u n t i n gd a t a ，t h ei n p u to fd a t a ，t h ep r o c e s s i n go fd a t a ，a n dt h eo u t p u to fd a t a i nt h ee n d ， t h et h e s i sd i s c u s sh o wt oc h e c ka n de v a l u a t e dt h ei n t e r n a lc o n t r o lo fc b a i s a n da c c o u n t st h e l i m i t so f t h ei n t e m a lc o n t r o lo f c b a i s k e yw o r d s ：t h ec o m p u t e r - b a s e da c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m ；i n t e r n a lc o n t r o l ； a v o i d i n gt h er i s k s 独创性说明 作者郑重声明：本硕士学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工 作及取得研究成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外， 论文中不包含其他人已经发表或撰写的研究成果，也不包含为获得大连理 工大学或者其他单位的学位或证书所使用过的材料。与我一同工作的同志 对本研究所做的贡献均已在论文中做了明确的说明并表示了谢意。 作者签名：j 攻 大连理工大学专业学位硕士学位论文 大连理工大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者及指导教师完全了解“大连理工大学硕士、博士学位论文版权使用 规定”，同意大连理工大学保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和电子 版，允许论文被查阅和借阅。本人授权大连理工大学可以将本学位论文的全部或部分内 容编入有关数据库进行检索，也可采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编学位论 文。 作者签名：王西己 导师签名： 釜! ：立! 二釜： 呈递年上月卫日 大连理工大学专业学位硕士学1 1 i ) ：论文 1 绪论 1 1 选题的意义及背景 2 0 世纪9 0 年代以来，以网络为代表的信息技术的发展给企业带来机遇的同时，又 带来巨大的挑战：竞争变得更加激烈，经营规则不断更新，传统管理模式和业务流程已 经无法适应网络时代发展的需要，企业新的竞争优势、可持续的竞争优势受到极大的冲 击。随着企业管理信息化进程的不断推进，人们对会计的依赖程度加强了，同时也提出 了越来越高的要求：会计必须树立实时控制观，实时动态地反映经营活动信息、实时控 制经营活动过程，合理配置资源，以提高企业的核心竞争能力和市场应变能力。面对挑 战，会计界也积极利用信息技术推动会计的变革，但是“与起源于2 0 世纪8 0 年代并迅 速发展的经营管理革命相比，在财务和会计领域所发生的革新落后了一代( t h o i l l a s w a k h e r ，1 9 9 7 ) ”。 国家财政部根据国民经济的发展和信息化速度的需求提出，到2 0 1 0 年要使我国8 0 的基层单位实现会计电算化。但随着电算化工作的普及和深入有关电脑系统的舞弊案件 时有发生，而且所涉及的金额及造成的损失往往比手工系统大得多。这主要是由于电算 化对传统手工会计信息系统的内部控制带来了一系列影响，内部控制由人工控制变为人 和计算机共同控制，原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求，可以晚， 任何一家实现电算化的企业、事业单位或其他经济组织，不论其规模大小和业务性质， 不论其采取何种会计工作组织程序，在其会计业务处理中，总是不同程度、不同方面地 存在着一定的内部控制问题。这就迫切要求我们应适应电算化会计信息系统的特点，建 立和加强电算化下的内部控制体系。令人担忧的是，许多企业还未意识到电算化下内部 控制的必要性和重要性，从我国目前会计电算化发展的实际情况来看，一方面企业不惜 重金通过购买商品化会计软件或目行开发等手段去购建电算化会计信息系统，另一方面 却又不重视电算化会计信息系统的内部控制建设，从而使电算化后，企业经营失败、会 计信息失真及不守法经营行为在很大程度上均归结为内部控制的不健全和失效。面对我 国企业电算化内部控制总体薄弱的客观事实，如何根据自身特点，寻求建立和完善电算 化会计内部控制的措旌，已经成为我国多数企业实现会计电算化必须重点考虑的课题。 本论文就是从这方面入手，旨在对我国企业建立电算化会计信息系统后如何完善内部控 制做有益的探讨。 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 1 ，2 国内外文献综述 目前国内外学者对于电算化会计信息系统内部控制理论总体研究较多，但是对单位 如何建立和完善电算化会计信息系统内部控制的实务研究较少，已有的理论主要是对电 算化会计信息系统与传统手工会计信息系统的差异进行比较分析，从而总结出会计电算 化对内部控制的新要求，另有学者对电算化会计信息系统内部控制的原则做了研究。 1 2 1 会计电算化对内部控制的新要求 f 1 ) 确保原始数据操作的准确度 在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的数据源自动 进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算 机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入 计算机的，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各 种计算工作。因而自动处理数据的准确性，完全依赖于原始数据输入的准确性，正因为 会计电算化的这一固有弱点，所以对内部控制提出了一些新的具体要求：一切数据的处 理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质 量的真实性、完整性和准确性。 ( 2 ) 控制操作人员的职能 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中，对于一项经 济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，职 能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，因而电算化功能 和知识的高度集中导致了职责的集中，特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转 移。某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，如果不加强内 部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改，操纵处理 结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。 ( 3 ) 避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险 在手工方式下，信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、修改了的 会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行了电算化会计后， 有形记录较传统手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依 赖计算机方可录入、阅读或查询。实行了会计电算化后，数据的载体不同了。信息来源 于数据和程序，并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被 打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内控，那么未经批 准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后能不留下任何痕迹。电磁介质也 大连理t 大学专业学位硕士学位论文 易受损坏，且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的 要求。不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各 种会计数据和计算机程序，以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。 1 2 2 改进电算化会计信息系统内部控制设计的原则 电算化会计信息系统内部控制设计原则即设计电算化会计信息系统的指导思想和 基本要求。由于电算化给会计内部控制体系带来了一些新的要求，因此在建立电算化会 计信息系统中可以遵循以下几项原则： ( 1 ) 组织体系完整性原则 内部控制系统是由许多内部控制功能子系统，按一定的方式组合构成的一个整体。 因此，必须综合考虑各种内部控制方式，把电算化会计系统的各项功能有机结合起来， 贯穿于会计、财务管理的各个方面，形成一个严密的控制网络，并设置必要的执行机构 和制定相应的规章制度，把错综复杂的控制活动组织成一个完整的体系，避免任何一个 环节的失控对内部控制的负面影响。 ( 2 ) 控制目标明确性原则 实施内部控制，必须要有明确的控制目标。总的目标是保证企业经营目标的实现、 维护财经法纪、保护财产的安全完整、保证会计工作质量【l l 。围绕着这个总目标，对各 项会计业务及其人员的业务管理活动都要有明确的具体控制目标，建立必要的控制点， 并根据控制目标组织控制工作，如人员配备、有关控制程序及方法的选择等。 ( 3 ) 职责分工严格化原则 必须确定部门内部工作人员的具体职责，使其相互联系、相互制约；不相容职务分 别由不同人员担任；各项经济业务分别由两个以上的人员按规定权限、程序处理。 ( 4 ) 责任制度全面化原则 工作人员在获得上一级领导的授权和批准的前提下开展工作。所有的岗位和人员实 行岗位责任制，明确责任。任何一个环节出现问题，都能直接追究到有关责任人。人员 的掉换离职，必须有严格的交接制度。 ( 5 ) 业务及会计处理程序规范化原则 实现规定各项业务处理和会计处理的标准程序，建立相应的规章制度，实现业务、 会计程序规范化。包括各种业务管理制度，完善的核算制度，健全的凭证制度和传递制 度，严格的复核、核对制度等。 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 1 2 3 国内外先进的内控管理 长期以来，我国多数企业没有意识到内部控制的重要性，对内部控制的概念非常模 糊，再加上公司治理结构上的先天不足以及组织结构、人员素质等方面的原因，致使我 国企业内部控制普遍薄弱。我们要认识到完善内部控制制度的重要性和艰巨性，按照内 部控制整体框架思想，从内部控制框架的基本要素人手，逐渐提高企业的内部控制水平， 自上而下来增强企业抗风险能力。 2 0 世纪9 0 年代，c o s o 委员会提出内部控制整体框架思想，将内部控制的构成要 素划分为控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督这五个方面，并提出了许 多新的、有价值的观点见图1 1 ，逐步将各界对内部控制的认识。 ( 1 ) 明确对内部控制的“责任”。c o s o 认为，不仅仅是管理人员、内部审计或董 事会，企业中的每一个人对内部控制的制定和实施都负有责任。这种思想有利于企业所 有员工团结一致，主动维护并改善企业的内部控制，消除与企业管理层的相互对立。 图1 1c o s o 新观点 f i g 1 1n e wv i e w p o i n to nc o s o ( 2 ) 强调内部控制应该与企业的经营管理过程相结合。c o s o 报告认为，经营过程 是指通过规划、执行及监督等基本的管理过程对企业加以管理。内部控制散布在企业作 业中的一连串行动，是企业经营过程的一部分，与经营过程结合在一起，而不是凌驾于 大连理工大学专业学位硕士学位论文 企业的基本活动之上；它使经营过程发挥其应有的功能，并监督着企业经营过程的持续 进行。 ( 3 1 强调内部控制是一个“动态过程”。内部控制是对企业的整个经营活动进行监 督与控制的过程，它是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复 的过程。企业的经营活动是永不停止的，企业的内部控制过程也不会因此而停止。 h ) 强调“人”的重要性。c o s o 报告特别强调，企业员工既是控制的主体又是控 制的客体，既对其所负责的作业实施控制，又受到他人的控制和监督。只有人才可能制 定企业的目标，并设置控制的机制：反过来，内部控制影响着人的行动。 ( 5 ) 强调“软控制”的作用。软控制主要是指那些属于精神层面的事物，如高级管 理层的管理风格、管理哲学、企业文化、内部控制意识等。所有的内部控制都是针对“人” 而设立和实施的，企业内部会因此形成一种控制精神和控制观念，直接影响到企业的控 制效率和效果。 ( 6 ) 强调风险意识。c o s o 报告指出，所有的企业，不论其规模、结构、性质或产 业是什么，其组织的不同层次都会遭遇风险，管理层必须密切注意各层次的风险，并采 取必要的应对措旌。 ( 7 ) 糅合了管理与控制的界限。在c o s o 报告中，控制已不再是管理的一部分，管 理与控制的职能与界限已经模糊。 ( 8 ) 强调内部控制的分类及目标。c o s o 报告将内部控制的目标分为三类：与营运 有关的目标、与财务报告有关的目标以及与法令的遵循性有关的目标等。这样的分类高 度概括了企业控制目标，有利于不同的人从不同的视角关注企业内部控制的不同方面。 c o s o 报告认为，目标的设定是管理过程的一个重要部分，它虽然不是内部控制的组成 要素，但却是内部控制的先决条件，也是促成内部控制的要件。 ( 9 ) 明确指出内部控制只能做到“合理”保证。c o s o 报告认为，不论设计及执行 有多么完善，内部控制都只能为管理层及董事会提供达成企业目标的合理保证；而目标 达成的可能性，还要受内部控制的先天条件所限制。 ( 1 0 ) 提出了成本与效益原则。c o s o 报告明确指出，内部控制要建立在成本效益原 则的基础上，应当正确处理成本与效益的关系，保证以合理的控制成本达到最佳的控制 效果。没有不花钱的内部控制，也不存在完美无缺的内部控制。 按现代企业制度的要求，企业内部控制具有以下主要特征如图1 2 ： ( 1 ) 内部控制发展的主线是保证资产安全和会计信息真实 内部控制理论经历了由简单到复杂、由不完整到逐渐完整的过程；从这一发展历程 来看，内部控制与会计有着天然的血缘关系。会计系统应建立在内部控制程序基础上， 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 图1 2 企业内部控制的特征 f i g 1 2t h ec h a r a c t e r so ni n t e r n a lc o n t r o lo f e n t e r p r i s e 以保证会计数据的可靠性；另一方面，内部控制程序利用可靠的会计数据来保证资产的 安全，并监督各部分的业务。 从审计学发展的角度来看，内部控制制度被应用于审计也是出于保证会计信息真实 性的目的。注册会计师将抽样审计与内部控制制度结合起来，从而使审计方式逐渐f 演 进成以评审内部控制制度为切入点，审计也从传统的审计阶段进入到现代审计阶段。 ( 2 ) 内部控制目标呈现多元化趋势 从内部控制目标和内容的演进进程来看，现代企业制度下的内部控制已不是传统意 义上的查弊或纠错，而是涉及到企业的各个方面，成为公司控制权结构的具体体现。随 着公司规模的进一步扩大，股权进一步分散，所有权与经营权的高度分离以及企业管理 层的形成，完善公司治理结构提上了人们的议事日程。在现代公司制度下，以保护资产 和查弊纠错为内容的内部控制显然不能满足需要，以更新内部控制结构为主体的内部控 制机制应运而生。这种内部控制制度，其职责不只限于保证资产的安全与完整，检查会 计资料的准确可靠，它还将促进企业贯彻经营方针以及提高经营效率纳入其中【引。 一般地，内部控制应当实现以下基本目标： 建立和完善符合现代管理要求的内部组织结构，形成科学的决策机制、执行机 制和监督机制，确保企业经营管理目标的实现。 建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保单位各项业务的健康运行。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现各种欺诈、舞弊行为，保护单位财产的 安全完整。 规范企业会计行为，保证会计资料真实、完整，提高会计信息质量。 确保国家有关法律法规和企业内部规章制度的贯彻执行。 ( 3 ) 企业内部控制的核心是包括财务控制的会计控制 尽管内部控制的目标呈多元化趋势，会计控制在内部控制中的核心地位始终没有动 摇过。从企业实践来看，内部控制制度建设过程中也正是围绕着会计控制这一核心来抓 的：从保证资产安全和信息真实着手做好基础工作，在此基础上采用预算管理、内部审 计等控制措施，以保证管理的科学性和经营目标的实现。 1 3 论文研究框架 本文以国内外企业财务管理方面的科学思想为指导，运用财务内部控制理论和会计 信息化管理理论为基础和方法，对企业强化会计电算化内部控制做出比较系统的分析， 提出解决企业目前存在的内控问题的方法、思路、建议，为进一步完善企业的内部控制 提供意见和建议。 通过详细地调查取证，在对嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制现状进行诊断分 析的基础上，针对存在的问题提出了具体完善措施，最后确定了嘉吉公司电算化会计信 息系统的改进方案，使其对其它企业电算化会计信息系统内部控制的完善和建立有一定 的指导意义和应用价值。 本论文共分五章，第一章主要介绍了本论文研究问题的提出，明确要解决的问题， 并对全文的思路体系做一介绍。第二章从会计信息系统和内部控制的基本概念入手，着 重阐述了电算化对会计信息系统和内部控制的影响。第三章结合对嘉吉公司存在问题的 诊断，总结出该单位电算化会计信息系统内部控制的几方面问题。第四章阐述了完善嘉 吉公司会计信息系统内部控制的相关措施，包括加强电算化会计基础管理、重视会计安 控制软件再次开发、提高风险认识等等。第五章明确了嘉吉公司会计信息系统内部控制 的改进方案。阐述了系统改进的实施规划、电算化内部控制的内容、并对作者本人为其 设计的电算化内部控制制度进行了汇总。 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 2 会计信息概论 2 1 会计信息系统基本概念 2 1 1 会计信息系统 ( 1 1 会计数据和会计信息 会计数据是描述经济业务属性的数据，是采用“单、证、账、表”等基本形式记录 会计事项处理所需的多种数字、字母与特殊符号的集合，主要包括伴随生产经营活动或 预算执行过程中产生的引起资余增减变动的源数据，也包括并未引起资金增减变动但需 要在会计核算中记录和反映的客观事实。会计数据具有来源广泛，数量繁多，连续性和 周期性等特点。 会计信息是指会计数据经过一系列专门的会计核算方法加工处理后产生的，为会计 管理和企业管理需要提供的经济信息。按照内容，会计信息能够被分为资产、负债、所 有者权益、收入、费用和利润信息等。按照时间，会计信息能够被分为能以货币表现的 历史信息和未来信息。 会计信息和会计数据存在着密切的联系。会计信息是通过加工会计数据产生的，是 会计数据加工后的结果。会计数据往往不能为会计信息使用者所直接使用，只有在经过 加工成为会计信息后才能满足会计信息使用者的需求。但是，会计信息和会计数据之间 没有截然的界限。有些会计数据对一些管理人员来说本身就是会计信息，但对另一些管 理人员来说可能就需要进行进一步加工，才能成为会计信息。 ( 2 1 会计数据处理 会计数据处理，即按照会计制度的规定和一定的会计核算程序，将会计数据加工转 换成会计信息的过程。 会计数据处理大体包括会计数据收集、会计数据存储、会计数据加工和会计信息输 出等几个步骤。会计数据收集是信息处理的第一步，将时间和空间上分散的数据进行归 类集中，并采用适当形式进行记录，以备使用。会计数据存储指在数据处理的过程中， 按一定的组织形式将数据存放在某种介质上，以便查找和检索。数据加工是数据处理的 核心，主要包括排序、汇总、比较、分析、运算、核对等处理功能。会计信息输出指将 数据经过加工后产生的结果，以某种需要的形式，通过定的设备或介质输送出来的过 程。 ( 3 ) 会计信息系统 大连理工大学专业学位硕十学位论文 会计信息系统是一个以提供财务信息为主的经济信息系统。具体由凭证单元、账簿 组织、报表体系、记账方法和账务处理程序等组成，主要按照规定的会计制度、法规、 方法和程序，完成对价值运动中所产生的数据的收集、加工、存储、传输，形成有助于 决策的会计信息。具体见图2 1 所示： 根据图2 1 ，我们可以看出会计的各项活动都紧密围绕数据、信息展开。填制和审 核凭证是收集信息、初步确认信息；设置账户是为了取得信息，预先设置好形成该信息 图2 1 会计信息系统数据处理流程图 f i g ，2 1t h ep r o c e d u r eo f a c c o t m t i n gs y s t e m 的模型或框架：复式记账是对信息的分类；登记账簿是对信息的进一步确认；财产清查 是对账面信息的确认；成本计算是通过各种分类方法，从总费用中提炼出有关成本的信 息；编制会计报表是汇总信息：经济活动分析是会计信息的反馈。也正是这样，会计信 息系统通过信息的提供与使用反映历史的经济活动，控制当前的经济活动，并对未来的 经济活动进行预测。 会计信息系统根据对会计数据加工处理的手段的不同可以分为手工会计信息系统 和电算化会计信息系统。 9 一一 会计数据收集一 会计数据存储加上 一一 一 _ 一会计信息输出 一 一 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 2 1 2 电算化会计信息系统 电算化会计信息系统是以计算机作为主要数据处理工具的信息系统，也就是以电子 计算机为基础的会计信息系统。与手工会计相比较，电算化会计信息系统具有以下几方 面特点如表2 1 表述。 表2 1 电算化会计信息系统与手工会计信息系统的差异 t a b 2 ，1t h ed i f f e r e n c e sb e t w e e nc o m p u t e rb a s e da c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m a n dh a n d w o r da c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m ( 1 ) 数据处理工具是以电子计算机为核心 手工会计使用的主要数据处理工具是算盘，对运算的结果( 包括中问结果) 需要边运 算边记录，工作量大，速度慢，费时费事，使会计人员整天处在账簿之中。电算化会计 使用的主要数据处理工具是计算机，计算机具有很高的计算速度，能够按照人们设计和 编写的程序对输入的数据快速地分类、汇总、传递、贮存，整个工作过程由计算机自动 完成，输出的结果也必然正确，避免了手工运算和转抄时产生各种错误。而且在计算机 的控制下，程序的设计和编制还可以采用手工条件下不愿意采用甚至无法采用的复杂计 算方法和核算方法，如产品的材料成本移动平均法计算，计算机对这些十分繁难的工作 快速地进行运算，及时抽取数据，随时输出会计信息，从而使会计核算工作更细、更深 入、更好地发挥其参与管理的职能。 ( 2 ) 磁性介质是会计信息的主要载体 手工会计对所有的会计数据都以纸张作为载体，占用空间大，保管不易，且难以查 找。在电算化会计条件下，原始数据以及由计算机加工处理后的会计信息以磁性介质作 为载体，这些会计数据以数据库文件的形式组织并存放在磁性介质上，代替了手工会计 的凭证、账簿、报表等会计资料。存放于磁性介质上的文件信息量大、便于查阅，但人 大连理上大学专业学位硕士学位论文 看不见介质上的文件，只有通过运行计算机程序，在显示器上显示出来或通过打印出来， 么能了解上面存放的内容。 ( 3 ) 数据处理高度集中化和自动化 实现电算化以后，分散于各个会计核算岗位的工作都可集中于计算机统一处理。计 算机按设计和编制的程序加工处理会计数据，很少甚至不能进入人工干预。运行的程度 须经科学的检验和审查，使之严格遵守会计学原理、会计法令和会计制度。这种高度集 中化和自动化不仅提高了处理数据的效率，也提高了数据处理的正确性和会计核算的质 量，同时也对参与系统的人员提出了更高的要求。 ( 4 ) 信息资料高度共享 在电算化会计信息系统中，原始数据一次录入后，可以根据处理数据的需要，利用 计算机通讯设备迅速向计算机中心和众多用户传递，多层次多种方式加工处理，多层次 多种形式输出，这样可以满足不同管理部门的需求，极大地提高了会计信息的共享性。 ( 5 ) 数据处理由人机共同控制 电算化会计信息系统对会计数据的输入、处理和输出包含手工处理、手工与计算机 共同处理和计算机自动处理三个方面。手工处理是收集和审核原始凭证；手工与计算机 共同处理是通过计算机输入设备输入会计数据及各种指令，经计算机分析、判断和执行 后，提示用户下一步的操作；计算机处理是接收合法指令后，对会计数据的自动加工处 理。整个会计数据的加工处理，是在人机共同参与下完成的。这一工作方式，就要求电 算化会计信息系统中的工作人员，不仅具备处理财务业务的能力，而且要求具备操作和 控制计算机的能力，即具备复合型知识结构的财务人员。 会计电算化的技术核心是账务处理软件。只有在会计电算化基础上，才能逐步建立 起以会计信息系统为核心的企业计算机信息管理系统，做到企业内部信息资源共享。 会计电算化账务处理软件一般包括存货、往来账、工资、固定资产、成本、销售、 账务处理、报表汇总等八个模块，它们之间以账务处理模块为核心，通过转账机制凭证 为接口，构成一个完整的会计信息系统。存货模块可以产生材料收付存汇总表、产成品 收发存汇总表，并通过这些盘存表作出有关存货的机制转账凭证；这些凭证经确认后， 自动通过机器输入账务处理模块。同样，往来账模块可以产生债权、债务动态情况表， 并通过债权、债务变动的机制转账凭证，经确认后，通过机器自动输人账务处理模块。 工资模块可以产生工资汇总分配表，通过工资汇总分配表，做成有关工资的机制转账凭 证，输入账务处理模块。固定资产模块可以产生固定资产折旧提存表，然后产生相关机 制转账凭证，输入账务处理模块。无论采用何种成本核算方式，成本模块都可以产生成 本计算底稿，然后产生相关机制转账凭证，输入账务处理系统。销售核算模块可以产生 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 销售利润明细表，产生相关机制转账凭证，输入账务处理系统。报表汇总模块的数据， 都可以通过自定义和取数公式，自动从账务处理模块中提取数据。 2 2 电算化会计信息系统对内部控制的影响 2 2 1 内部控制的概念 ( 1 ) 内部控制的含义 所谓内部控制，是指企业为了保证各项业务活动的有效进行，确保资产的安全完整， 防止欺诈和舞弊行为，实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、 措施和程序。同样是两权分离的产物，内部控制机制与现代企业制度之间存在着天然的 内在联系；也正是这种内在联系，决定了内控制度在建设现代企业制度中的重要性。我 国独立审计具体准则第9 号内部控制与审计风险对内部控制的定义是“单位为 了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误和舞弊， 保证会计资料真实、合法和完整而制定和实施的政策与程序”1 4 1 。 由上述这些定义可以看出，内部控制首先是一项管理活动，而不仅仅是会计系统的 一个组成部分，它是对企业生产经营活动进行整体全面管理的一系列规章、制度、手段、 方法等的集合，既有对具体活动的控制，也有对活动成果的控制，既有直接的控制，也 有间接的控制。内部控制一方面是内部控制思想在企业实际工作中的具体表现，另一方 面又是一个具有自我组织、自我调节，具有目标性和层次性的功能系统，其主要目的是 领导、组织、协调、监督组织内的各项生产经营管理活动，促成企业生产经营目标的实 现。 如果把内部控制的客体限定在会计业务范围内，内部控制也可以简单地理解为：为 了保证财务部门内部会计业务处理活动的有效进行，保护财产安全完整，保证财务收支 的合法性和会计信息的正确性，利用单位内部分工而形成的相互制约、相互联系的关系 而制定的自我调节、制约和控制的方法、程序和措旋。 ( 2 ) 内部控制的特点 内部控制主要包括以下几个方面的特点： 全面性 内部控制是对单位一切业务活动的全面考核控制，并非局部性控制，不仅要控制考 核财务、会计、资产管理等政策的计划执行情况，还要进行各种工作分析与作业研究， 并提出改进措施。 局限性 大连理丁大学专业学位硕士学位论文 单位制定的内部控制制度不是固定不变的，而是随着单位内外部环境的变化而变 化。内部控制制度一般以过去管理经验的总结为基础。随着经济发展和管理对象的变化， 本来满足管理需要的内部控制制度的某些方面可能会不能满足新情况的需要，如因业务 变更、经营方向改变以及管理方式与管理要求的变化。因此，随着企业内外部环境的变 化，需要及时地修订、完善现行的内部控制制度。 关联性 在内部控制体系中，各项控制措施彼此相互关联。实旄一种控制，成功与否均会影 响到另一种控制行为，导致另一种控制的加强或削弱。 经常性 内部控制不是阶段性工作，涉及到各种业务的日常运作与各种管理职能的经常性检 查考核，需要常抓不懈。 潜在性 在日常管理工作中，内部控制行为的表现并不十分明显，而是隐含与融会在各项工 作过程之中。 ( 3 ) 内部控制的功能 根据内部控制的定义、企业与环境的相互适应以及企业内部发展变化的般要求， 内部控制的功能可以归纳为以下几个方面： 保护企业的资产和资源 企业资产和资源的安全和完整是企业维持正常经营的基本保证。对于现金、银行存 款和有价证券等流动性好的资产，如果不采取有效地管理控制措旋，非常容易流失。另 外，对于企业所具有的资源，如企业与其他企业相比较所具有的竞争优势及企业可能从 外部环境所获取的机会等信息资源，如果不能保证其安全，就可能导致企业竞争优势的 丧失，对企业生产经营活动和未来发展产生重大的影响。因此，对企业的资源和资产进 行有效的保护，一方面可以维持企业的j 下常生产经营，另一方面有助于保持与增强企业 的竞争能力，促使企业长期健康的发展。 提高会计记录和财务报告的可靠性和及时性 可靠性是指确保信息免于错误及偏差，并真实、客观反映其意欲反映的现象或状况 的质量。及时性是指在失去影响决策的能力之前将信息提供给决策者。会计记录是一切 财务报告形成的基础，而财务报告的重要性就在于它既面向企业的高级管理阶层，也面 向企业的中、基层管理阶层，同时还面向企业外部各种利益集团和个人。会计记录的可 靠性和及时性不仅关系到企业管理阶层决策是否正确、及时，还关系到企业的债权人、 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 投资者及财政税收部门、社会公众及潜在投资人的利益，影响到这些利益团体及个人的 决策的正确性。 保证授予责任的完成和责任个人履行其职责 在一个企业之中，总体目标是以责任的形式分解到每一个部门、甚至是每一个员工， 而每一个部门、每一个员工又必须履行其职责，从而维护企业正常的生产经营活动。责 任的划分是否科学、责任体系是否有效完善，各职能部门的工作人员是否能够认真、努 力地履行职责，需要一个有效的内部控制机制来检查、监督、协调和平衡。工作责任划 分不清、内部监督不力也会导致互相推诿和工作效率的低下。 预防错误和舞弊行为的发生，避免发生意外的风险 企业处在一个不断发展、动态变化的过程中，面临着各种风险，如企业内部的舞弊、 各种错误、各部门未能完成既定目标等。内部控制虽然不能完全控制这些风险，但可以 降低这些风险的程度，减少可能发生的损失。 正确评价经营业绩，提高经营效率 在企业的控制系统中存在着一系列的业绩标准，如事前标准、事后标准等。这些标 准在执行过程中一一方面受到企业内、外部环境的影响另一方面又受到企业组织中每个 员工工作努力程度的影响。通过对员工的实际业绩与事前标准的比较，可以对一个企业 的经营业绩进行正确的评价，发现企业内、外部环境中存在的机遇与风险，及时调整企 业的生产经营策略，促使生产经营效率的提高，增收节支，提高经济效益。 2 2 2 手工处理会计信息系统的内部控制 手工作业条件下，企业财务部门一般主要从以下两个方面实施内部控制1 5 i ： 一是从组织形式上，将财务部门按经济业务的性质分为几个不同的职能组，诸如出 纳组、资金组、资产组、成本组等，并且各职能组的人员只能负责一个特定的业务领域， 记录、审核、处理和报告其领域内的经济业务。在这种组织形式下，不同的人员严格按 照财务制度及各自的岗位责任制完成不同的工作，并在各职能组主管的脏督下，彼此构 成一个内部牵制网，因而不容易出现错漏和舞弊现象。且一旦出现问题也可以通过核对 记录，查出问题的责任者，以起到内部控制作用。 二是在会计账务处理的组织程序上，除了要保证凭证、账簿、报表按一定的程序分 别且由不同的人记录和编n # t - ，还要做到账账核对、账证核对、账表核对、账物核对， 并保证其一致性。会计主管和各职能组负责人随时可以通过审查凭证、账簿和报表，检 查经济业务处理的合理性、合法性。这种核对审查制度，也在一定程序上保证了会计信 息的质量。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 2 2 3 会计信息系统电算化的内控风险 电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面： f 1 1 计算机的使用改变了企业会计核算的环境 企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变 化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业 人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完 成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂 的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网 上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工 作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次 完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在个部门甚至 一个人完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反 映的f 确和可靠、达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重 要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。 f 2 ) 电算化会计系统改变了会计凭证的形式 在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化， 各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变 化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作 底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电予商务、 网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务 人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单 据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部 分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储 存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有 着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序 也应当与计算机处理程序相一致。 ( 3 ) 计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度 随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有 所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改， 数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部 数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性， 发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和 嘉吉公司电算化会计信息系统内部控制研究 损失可能比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂， 而且还要有各种控制的计算机技术手段 6 】。 由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较如表 2 2 表述，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制 的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控 制相结合的多方位控制1 7 j 。 表2 2 电算化内部控制与手t 内部控制的差异 t a b 2 2t h ed i f f e r e n c e si nl m e r n a lc o n t r o lb e t w e e nc o m p m e rb a s e da c c o u n t i n g i n f o r m a t i o ns y s t e ma n dh a n d w o r ka c c o u n t i n gi n