物资采购内部审计初探.doc

物资采购内部审计初探 福建省冶金（控股）有限责任公司 林赟摘要：物资采购是企业生产活动的关键环节，本文结合近年来对企业开展物资采购内部审计的实践情况，从物资采购审计的程序、方法和内容等几方面展开探讨，并谈了关于强化企业物资采购内部审计的几点思考。关键词：物资采购 内部审计 Discussion About Internal Audit For Enterprise PurchasingFujian Metallurgy (Holding) Co., Ltd. Lin YunAbstract Purchasing is the point of enterprise production, the text integrate the actually situation of internal audit for enterprise purchasing during these yeares, explore from the audit procedure, method and content of purchasing, and discuss some point of strengthening internal audit of enterprise purchasing. Keywords Purchasing internal audit 物资采购是企业生产活动得以持续的关键环节之一，同时也是最容易出漏洞的环节，因此，企业对物资采购过程有必要进行严格的内部审计。开展物资采购内部审计是适应市场经济发展的客观需要，也是现代经济运行发展的必然产物。本文结合近几年开展物资采购内部审计的实践情况，从以下几个方面探讨如何开展物资采购内部审计。一、开展物资采购内部审计的范围和目的企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等物资的购买活动，是企业经营的一个核心环节，也是企业获取利润的重要来源。物资采购内部审计不仅是指向供应商购买产品的过程审计，更应贯穿于采购过程的各个环节，包括采购计划、申请、招投标、审批、购买、验收、付款、合同管理、期后事项等各环节。通过对物资采购全过程的审计监督，加强对物资采购环节的内部控制与风险管理，促进企业完善物资采购业务流程，提升物资采购质量，降低采购成本，节约采购费用，全面提升经营管理水平。二、开展物资采购内部审计的程序、方法和内容首先，根据工作目标，制定物资采购内部审计工作方案，对审计程序、时间安排、审计人员等所做出的详细安排，抓住应关注的主要问题和环节，促进审计工作有层次、有步骤、有秩序、有计划地开展。同时，依据内部审计实务指南，编制物资采购内部控制调查表，与审计通知书一并下发至被审计单位，要求被审计单位于审计正式进点前上报。通过物资采购内部控制调查表可以帮助审计人员尽快熟悉被审计单位的基本情况，减少现场审计时间，提高现场工作效率。实地审计时，主要采取审阅物资采购业务有关制度和采购流程的书面记录，与业务流程相关负责人、执行人进行访谈，抽查会计凭证、账簿、盘点表、相关文件档案、合同协议、会议记录、纪要，现场查看物资进出，盘点实际库存，召开小型有关负责人员座谈会等方式，全面了解和评价公司物资采购及相关业务流程情况，检查物资采购相关内控制度的执行情况及其有效性。具体包括以下七个方面的审计内容：（一）对物资采购内部控制环境的审计1、了解公司物资采购相关内部管理制度，获取公司物资采购业务主要流程以及岗位配置情况；2、检查物资的采购与验收保管、运输、付款职责是否有效分离，办理采购业务的人员是否定期进行岗位轮换；3、检查是否有年度采购计划或预算，编制的依据是否合理，执行情况如何；4、检查存货库存限额管理情况，存货有无短缺或积压；5、检查采购业务各环节是否都有记录，确保采购过程的可追溯性。（二）对采购方式及供应商选择的审计1、检查是否制定科学的供应商评估和准入制度，确定合格的供应商；2、检查是否建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价；3、检查是否制定物资采购招投标管理办法，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评价标准；4、检查大宗物资采购是否都有进行招标，招标过程和标准是否规范。（三）对物资采购审核批准程序的审计1、检查是否建立采购申请制度，依据购买类型，确定归口管理部门，明确相关部门（人员）的职责权限以及相应的审批程序；2、检查采购申请表是否经过有关主管或其他经授权的人审批，重要和技术性强的大额采购业务是否组织相关专家进行论证或实行集体决策和审批；3、检查生产紧急物资或项目预算外增加的物资（临时经领导口头同意的）购入使用后，是否及时补办相关手续；4、检查采购及财务部门是否审核采购申请表、验收报告和供应商出具的增值税发票的明细、数量、规格的一致情况。（四）对物资采购定价的审计1、检查是否建立物资采购定价机制，采购价格的确定依据是否充分、合理，遵循当时的市场价；2、检查采购价格申报单填写是否完整，申报价格核定程序是否规范；3、检查采购部门是否在核定的价格控制标准范围内进行采购；4、检查是否根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。（五）对物资采购合同的审计1、检查是否建立合同管理制度，是否配备专（兼）职人员负责合同的管理；2、检查合同签订是否按权限规定执行，有无实行合同会签制度，有无超越权限签订合同的情况；3、检查合同条款是否完整、合法、规范；4、检查合同内容是否得到全面、严格地履行，有无合同违约、违约的原因及违约处理结果；5、检查合同的归档和保管是否完整，并按顺序编号。（六）对物资采购验收和付款的审计1、检查是否建立严格的采购验收制度，确定验收方式；2、检查是否有专门的验收机构或人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，并出具验收证明；3、检查付款审核人的责任和权力是否明确，付款前是否审查采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容；4、检查是否选择合理的付款方式，严格遵循合同规定办理付款。（七）对物资采购期后事项的审计1、检查存货是否按照其重要程度、消耗数量、价值大小、资金占用等情况进行分类，采用不同的管理方法，做到抓住重点，照顾一般；2、检查有无专人定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项；3、检查是否建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款收回等做出明确规定；4、检查退货制度执行情况及货款是否及时收回；5、检查符合索赔条件的退货，是否在索赔期内办理索赔，并及时收回索赔款项。三、审计结论、沟通及后续审计在完成上述内部审计程序和审计内容后，审计人员可以依据所取得的审计证据，分析得出企业物资采购管理内部控制设计和执行效果的结论，对控制较弱或可能产生差错、舞弊的环节，提出加强和改进物资采购环节内部控制的建议和意见。审计报告先在审计小组中进行分析讨论，达成共识，然后征求被审计单位有关职能部门及主要领导意见，在双方取得一致意见的基础上，以会议形式向企业管理层进行书面反馈，并请有关职能部门负责人参加。通过反馈会能有效解决由于理解不一致对有关问题造成的误解，取得了企业管理层对审计报告的认可，并签署对审计报告的书面反馈意见。审计结束后，审计小组将审计报告及企业签署的反馈意见，一并呈送控股公司领导阅示。在领导批示后，正式下达内部审计结论意见，要求被审计单位按审计报告提出的问题、建议，认真进行整改，并将整改情况在规定时间内以书面形式上报。同时还将根据审计整改情况安排后续审计，对审计结论意见中的有关问题进行回访，检查督促审计发现问题的整改落实情况。最终达到促进企业完善物资采购业务流程，提升物资采购质量，降低采购成本，节约采购费用，促进企业经营管理水平不断提高的目的。四、关于强化企业物资采购内部审计的几点思考1、领导的高度重视和大力支持，是做好物资采购管理审计工作的前提条件。物资采购内部审计主要是对物资采购的各环节和内部控制等进行独立监督和评价，对采购过程的薄弱环节和违规违纪行为进行披露，涉及范围广、人员多。因此，只有企业领导人认识到物资采购内部审计的重要性，并给予大力支持和关心，物资采购审计工作才可能得以顺利开展，才能保障审计整改建议得到有效实施。2、信息化管理既为审计监督提供了极为有利的平台，又是对审计工作的挑战。在信息时代，很多企业都使用了ERP系统（企业资源规划Enterprise Resource Planning）。通过计算机辅助技术的运用，ERP系统对企业产、供、销的全部生产过程实行动态监控，整合了财务、资产、生产、供应、销售等各个模块的功能，规范了企业内部控制制度。与此同时，由于所有信息全部实现了电子传输，交易过程及交易信息反映的直观性大打折扣，而使风险更加隐蔽、层次更高，风险识别和应对的难度更大，可能造成的损失也将更加巨大。审计人员不能再照搬以前的经验，而应重新对新环境下的业务流程进行分析，重新确定审计切入点。同时，充分利用审计软件，针对物资采购内部审计应用开发相应的审计模块，提高审计的准确性、正确性和效率。3、提高审计人员队伍素质，是实现审计工作质量和效率的突破的前提条件。随着审计领域的不断拓展，对内审人员提出了新的要求，内审人员除了要有审计业务的知识和能力以