（档案学专业论文）档案信息服务知识导航研究.pdf

档案信息服务知识导航研究 档案信息服务知识导航研究 摘 要 摘 要 大力开发档案信息资源，为用户提供服务，是档案工作的出发点 和归宿。随着计算机网络和现代信息技术的发展，档案信息服务成为 一个涉及理论和时间两个层面的复杂问题，对档案信息服务进行知识 导航将成为档案利用服务的关键和重点。 本文通过对档案信息服务知识导航的相关理论进行分析，结合我 国实际对构建我国档案信息服务知识导航模式进行研究，如网上导航 模式、档案参考咨询模式、自助式档案信息服务模式、个性化信息服 务模式、专业化档案信息服务模式等，并从馆藏、技术、人才、法制、 资金五个方面对保障我国档案信息服务知识导航的实现进行论述。 知识导航是网络时代档案信息服务的重要内容之一，我们要在实 践工作中不断研究与探索、完善与改进，达到优质服务的理想境界。 关键词关键词：档案 信息服务 知识导航 study on archives information service of knowledge navigation abstract vigorously developing archival information resources for the users is the starting point and destination of archival work. with the development of computer network and modern information technology, the archives information service becomes a complex problem involving theory and time. it has become a key aspect to carry on the knowledge navigation for the archives information service. this article analyzes the related theories of the archives information service knowledge navigation and studies the pattern of archives information service knowledge navigation according to the domestic situation, such as the navigation pattern on internet, the pattern of archives reference consultation, the pattern of self-service archives information service, the pattern of individualized information service, the pattern of specialized archives information service and so on. and then it discusses the realization process of the file information service knowledge navigation in our country from the collection in the archives, the technology, the talented person, the legal system, the fund respectively. the knowledge navigation is one of the important contents at network time and we must study and explore endlessly in practice to improve and perfect it. key words: archives; information service; knowledge navigation 论文独创性声明论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立撰写完成的。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其他个人 或其他机构已经发表或撰写过的研究成果，也没有剽窃、抄袭等违反 学术道德规范的侵权行为。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体， 均已在文中以明确方式标明。本人愿意承担由本声明而引起的法律责 任。 研究生签名： 日期： 年 日 月 论文使用授权声明论文使用授权声明 本人完全了解广西民族大学有关保留、使用学位论文的规定。学 校有权保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和电子文 档，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编学位论文。除在 保密期内的保密论文外，允许学位论文被查阅和借阅，可以公布（包 括刊登）论文的全部或部分内容。 研究生签名： 日期： 年 日 月 导 师 签 名： 日期： 年 日 月 1 1 绪 论 1 绪 论 现代信息技术的发展使得海量信息存储已经不再是难题,网络的普及也使得 信息传播交流日趋方便快捷。因此,今天人们获取信息的手段已不再是主要的问题, 而主要问题则是如何从浩如烟海的信息海洋中去识别出有效的、新颖的、潜在有 用的以及最终可理解的知识信息。换句话说,用户获得信息的主要障碍已从距离上 的障碍转变到选择上的障碍。档案馆充分利用和开发馆藏资源和网络资源，建立 便于利用者利用的导航系统，满足全社会对知识、信息的需求，促进知识的转化 与创新服务内容，其作用也将日益凸显。 近几年来伴随着电子文件的出现，档案信息资源管理数字化，数字档案馆的 开发与建设，档案馆网络建设等一系列工作的开展，都为档案信息服务知识导航 研究的发展提供了机遇和空间。 11 选题背景选题背景 大力开发档案信息资源，为用户提供服务，是档案工作的出发点和归宿。我 国著名档案学家吴宝康在 90 年代就提出： “档案管理是基础，利用是主导（中心） ， 服务是根本和方向。 ” 1档案信息资源只有通过用户的利用，才能实现其蕴藏的价 值，才能实现档案的经济效益和社会效益。近年来，政府非常重视档案信息资源 的开发利用工作。2004 年，中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强信息资 源开发利用工作的若干意见 （3 号文件） ，对信息资源开发利用工作做出了重要部 署，同时对档案信息资源开发利用和信息化工作提出了新的要求。为此，国家档 案局 2005 年印发了 1 号文件关于加强档案信息资源开发利用工作的意见 ， 对全国档案信息资源开发利用工作和档案信息化工作做出安排，要求要做好档案 信息资源的服务工作。国家档案局局长毛福民同志在 2005 年 12 月全国档案局 馆长会议上的报告中指出，要在档案工作服务机制上不断创新，使档案工作为党 和国家工作大局服务的广度和深度得到拓展。 全国档案事业发展“十一五”规划 将“国家数字档案馆建设与服务工程”列为三个重大项目之一，项目要求在“十 一五”期间要建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系， 极大地改变档案基础工作的面貌，全面提高档案信息化水平，使档案事业发展充 分适应国家经济建设和社会发展的需要，适应信息资源开发利用、政府信息公开 和电子政务建设等各项工作的需要。 2 随着社会的进步和信息技术的发展，档案馆所处的信息环境发生了根本性的 变化。一方面，信息生产、加工、存储及传递越来越数字化和网络化，档案信息 资源结构趋向多元化；另一方面，人们对信息的需求日趋多样化、个性化和多层 次化。在这样的背景下，档案馆传统的服务方式受到了严峻的挑战，信息的无限 性与利用者信息需求的特定性之间的矛盾越来越尖锐。当前，我国的档案工作正 处在一个历史的转型时期。传统的档案工作模式已经不适应时代的发展。现代信 息技术对档案和档案管理活动的渗透和改造使档案工作经历着前所未有的洗礼和 考验。正如加拿大著名档案学者特里库克认为的那样： “面对电子文件的挑战， 如果我们在理论上做出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了一个绝妙的时机， 来提高我们的地位，受到现代档案工作者从未受到过的礼遇，像古埃及档案司神 （thot）一样，重新坐回上帝的身边，而不是坐在凄凉冷清的办公室或是寂静的 档案架前。 ” 2反之，如果不能很好的应对信息技术的挑战，档案职业将会悄然陨 落，被图书、资料管理所同化，或是被一些信息提供商和软件开发商所取代，档 案工作完全有可能成为单纯的保管工作，档案工作者则成为“管库员” 。 知识导航是网络时代信息服务的新平台。信息服务的知识导航作用是通过知 识、信息的开发、利用、共享等一系列工作，使用户从文献集合中汲取知识信息， 再通过思维，达到知识创新的目的。档案馆是对档案信息进行收集、整理、存贮、 开发，并为社会提供利用的科学文化教育和信息服务机构。充分利用和开发馆藏 资源，建立便于用户利用的导航系统，满足用户对档案信息的需求，促进档案的 转化与创新，服务于内容，其作用将日益凸显。以提供借阅和传统档案信息咨询 为主的档案馆员只有向以知识的组织、提供、导航为主的“知识导航员”角色转 变,才能在信息服务过程中拓展知识导航的功能,达到档案信息提供利用的理想境 界。 12 选题意义选题意义 高层次的信息服务工作既是宣传档案工作的窗口,也是充分体现档案信息价 值的重要方式。本文结合时代特点，将传统档案信息服务模式提升到知识服务的 高度，进行知识导航，从而提高档案信息服务工作的质量和效益，使档案信息更 广泛地服务社会，为档案事业发展带来活力和希望。具体表现在: (1)更好的发挥档案信息资源的经济效益和社会效益，促进国家经济建设和社 会发展。 (2)最大限度的开发和利用档案信息资源，从根本上消除档案信息资源利用的 3 屏障，提高档案利用率，实现开放式档案信息共享。 (3)从根本上提高档案信息服务的质量和效率，扩大档案工作的影响，为档案 工作创造良好的发展环境。 (4)探索档案服务的市场化运行模式，对档案信息内容进行加工和开发，初步 形成档案信息内容加工业、档案信息咨询服务业等产业，创造社会效益和经济效 益，促进档案信息内容服务业的形成。 13 研究现状研究现状 1958 年,英国物理化学家 polanyi 在其代表作personalknowledge中首先 提出了人类的知识有两种：通常被描述为知识的,即以书面文字、图表和数学公式 加以表述的,只是一种类型的知识,即显性知识；而未被表达的知识,也就是我们在 做某事的行动中所拥有的知识,是另一种知识,即隐性知识。 3知识导航技术主要涉 及信息提取技术和元知识技术。信息提取技术主要是针对文献信息资源而言的,它 是指通过提取文献信息资源中的基本概念来表达结构化或者半结构化的文本,通 过词语分割、文本索引和特征选择等文档转换技术,将文档划分为最小单元,然后 识别每篇文档主要概念的关键术语并建立索引。元知识技术主要针对一些其他知 识,例如“有关知识的知识” ，等等。 4在各个信息服务领域，对知识导航技术的研 究都有所涉及，尤其是在于图书馆学，在知识导航服务理念、服务模式、服务机 制、人员建设方面都已经形成了体系。而档案界学者虽然已经认识到了开展档案 信息资源知识管理、知识服务的迫切需要，并且已经开始进行了研究，但是研究 还不是很深入，对档案信息知识导航服务的模式、机制的研究基本上处于空白。 在欧美一些国家，由于社会档案意识普遍较高，信息自由民主意识较强，网 络设施等物质基础发达等原因，档案馆信息服务已经成为一种稳定的档案职业理 念和档案工作的促进机制。档案信息资源开发、档案数字化建设、档案网络建设 等都比我们国家先进。从英、美、加、澳档案信息资源开发状况来看，其走的是 先建立档案网站 (包括门户和独立网站)，再建资源库，最后发展数字档案馆的道 路。从整体发展水平来看，英、美、加、澳四国实际上代表了目前国际档案开发 所处的三个不同阶段。其中英美属于第一层次，档案信息资源开发正从档案数据 库建设向数字档案馆迈进；加拿大则属于第二层次，处于档案数据库建设阶段； 而澳大利亚则属于第三层次，档案开发仍然以可获知性信息为主，数据库建设没 有成为信息资源开发的主要手段。如果说目前国外的联合开发主要还是基于某一 个(类)特定档案信息资源库建设的话，那么加拿大图书档案馆 (library and 4 archives of canada，lac)的成立，建立统一的网站对加拿大包括档案、图书在 内的信息资源联合开发，则较好地反映了这种基于用户需求为导向的联合开发在 国家层面的贯彻，同时也恰如其分地揭示了联合开发已经成为未来发展的一种趋 势。 14 研究内容和方法研究内容和方法 随着信息社会的发展,信息的整合性特征越来越突出,尤其是网络环境的形成, 使得信息服务方式日趋同一。不同的信息服务领域之间出现相互交叉、渗透、融合 的趋势。 当前档案界与图书馆界都大力开展信息化建设,在这个过程中渗透与融合趋 势初露端倪。在实践层面,图书馆界的信息化程度超前于面对安全性、保密性等诸多 问题的档案界。本文试图借鉴图书馆界的先进经验，结合档案信息服务的实际特点， 提出在档案信息服务中进行知识导航，使档案信息服务达到新的层次，使档案价值 得到最大限度的体现。 本文采取了多种研究方法，主要包括： 文献追踪调查法：通过网络数据库和其他网络资源检索相关的文献。 实地调查法：到广西区档案馆、百色市档案馆等地考察档案信息服务的实际工 作。 对比分析方法：通过对国内外档案网站和数字档案馆的访问，分析比较不同地 区档案信息知识导航服务的不平衡状 5 2 档案信息服务知识导航概述档案信息服务知识导航概述 21 档案信息服务知识导航概念档案信息服务知识导航概念 知识是“人们在改造世界的实践中所获得的知识和经验的总和。 ” 5它是经过 每个个体的头脑处理过的信息，是关于事实、过程、概念、理解、理念、观察和 判断的个性化的主观的信息。知识是个性化的，想要使一个人的知识对其他人也 有用，那么就必须通过一种方法，使其他人能够阐明并得到知识。从知识的分类 来看，知识可分为显形知识和隐性知识，由此，知识导航也可分为显性知识导航 和隐性知识导航。档案信息服务知识导航就是在整合现实馆藏以及其他相关信息 源的各种显性和隐性资源的基础上，借助计算机、通讯网络等现代技术引导利用 者根据利用需要使用有关检索工具、编研资料、档案信息资源数据库等来获取所 需的档案资料的过程。简单的说，档案信息服务知识导航就是引导利用者获得所 需的档案资料的过程。 22 档案信息服务知识导航特点档案信息服务知识导航特点 2.2.1 导航资源的数字化、虚拟化导航资源的数字化、虚拟化 档案信息服务知识导航服务资源是以计算机可读的数字形式存储的，不仅包 括载体形式多样的本馆实体数字档案信息资源，而且包括大量网上分布的虚拟信 息资源。导航资源的数字化、虚拟化是档案信息资源建设的发展趋势，数字档案 的出现改变了传统档案建设的概念、 理论和方法;改变了档案建设体系结构与内容； 拓展了档案信息资源的空间和服务模式。虚拟档案突破了档案的界限,使网上所有 信息资源构成档案逻辑上的“馆藏” 。馆藏数字化、虚拟化是现代档案的发展趋势， 大大丰富了获取所需的档案资料的途径。 2.2.2 服务内容知识化、多样化服务内容知识化、多样化 档案信息服务知识导航服务已从文献单元转移到档案信息知识单元,强调档 案信息资源的开发利用,为用户提供解决现实问题的档案信息知识。具体表现为把 6 过去数据型资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中分类，供查询 搜索；把过去的信息型资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归类、沉淀、 共享应用；对将来的数据型资料，将其转化成信息型文档，按信息管理方式分类 存贮，搜索查询；对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速 将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，共享 应用；对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处 理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉 淀”“应用”和“创新”。 2.2.3 服务方式开放化、多元化服务方式开放化、多元化 计算机网络将档案馆置身于广阔的档案信息空间,最大限度地拓展了档案信息 服务知识导航服务的空间。同时档案馆可以采取主动的、多元的、多层次的服务 方式随时在网上发布各种档案信息资源的消息,并为用户进行“引导”或“导航” 。 传统档案服务工作主要是围绕印刷型档案资料的开发利用来组织和开展的。随着 电子文件的产生、大量联机数据库的出现和传统馆藏的数字化转换，电子信息资 源将成为信息时代档案文献信息资源的主体。档案馆用户服务的内容将逐渐从提 供传统性馆藏向提供多元化、电子化的信息以及更广领域、更深层次的信息服务 发展。因此，为用户提供多元化的服务势在必行。如帮助用户选择和利用数据库， 掌握复杂的档案检索方法，介绍检索技能及网络知识，检索遇到的问题及解决的 方法，开展网络导航。还可根据用户的需求，确定网络搜索的范围和重点，为用 户提供快捷的网上查询途径。档案馆可利用自己的主页介绍馆藏资源，进行各种 培训和常见问题解答。对其他馆藏文献，可利用档案馆服务器通过 e-mail 提出查 询和互借请求， 并通过复印扫描开展网上无纸全文传递服务。 还可通过“镜像”数据 库服务，合理备份网上信息，自动跟踪、更新、建立专题数据库，为读者提供信 息咨询服务等。可有重点、有目的地针对读者各种需求，开展档案信息的深层次 开发，如专题目录、索引的开发，文化产品的开发，电子信息产品的开发，联机 检索的开发等。对网上的信息资源开展挖掘、筛选及整序工作，不断扩展馆藏档 案信息资源。 2.2.4 信息利用网络化、共享化信息利用网络化、共享化 档案馆可以将分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字方式存 7 储,并通过网络互联,向用户传递档案信息资源,提供即时利用。同时档案馆可以借助 网络共享本馆没有的数字档案信息，并将自身拥有的档案信息数据共享给其他用户。 档案馆通过由宽带网组成的因特网和万维网将全国的档案馆和成千上万台计算机联 为一体，在网上检索档案信息资源，并利用网络传送信息，打破了纸印文献的局域 性和局限性，实现跨时空检索，极大地缩短了信号传递的时间以及信息提供者和使 用者的距离，从而加快了信息交流与反馈的速度。由于有了数字化和网络化的坚实 基础，信息利用共享体现出跨地域、行业资源无限与服务无限的特征。 “馆藏”资源 已不再是“私有” ，而是面向外界，任何人受到的服务都是“虚拟馆”的服务，原先 的信息围墙将被逐渐拆除，从而实现信息利用网络化、共享化。 2.2.5 信息检索智能化、自由化信息检索智能化、自由化 档案馆通过使用以档案信息知识为基础的智能式人机交互方式来检索档案信 息。同时档案信息服务知识导航服务系统中,大量经过整合的数字化档案信息资源 可以自由传递,不受时间和空间限制。 提供多层次的咨询服务接口， 包括 faq 链接、 帮助与指导手册、用户讨论组以及通过 e-mail、bbs 或论坛等交互方式实现用户 与虚拟咨询员的在线或离线讨论。对用户的网络信息检索过程进行现场智能化引 导，检索失败时提供有效的解决方案和操作指导。针对用户的信息需求进行智能 化推送服务，这是一种在用户的检索过程中自动提供与用户需求相关的新资源、 新服务介绍和链接的现场推送方式。设立交互式咨询台，直接解答用户输入的疑 难问题。 23 档案信息服务知识导航作用 2.3.1 实现档案信息知识服务实现档案信息知识服务 信息服务的实质是知识服务，它是传递知识、交流信息、促进知识创新的过 程。这是由于以信息产品和信息服务的日益知识化为显著特征的知识经济的迅速 发展以及社会和用户在网络环境下呈现出对知识的迫切需要所致。信息服务的知 识导航作用是通过知识信息的开发、利用、共享等一系列工作，使用户从文献中 汲取知识信息，再通过用户的思维，达到知识创新的目的。就如档案信息在传递 过程中被利用者广泛利用，其内在价值还会在信息交流中扩散、增值，产生直接 和间接的社会效益和经济效益。档案信息经过人们吸收、利用之后，再经过人脑 8 加工和一定方式制作，或重新编撰、或重新研制、或重新设计，形成与原始档案 信息形式完全不同的新的档案信息或其他文献信息。档案馆提供的知识服务主要 是针对不同利用者的需要,将档案信息知识从各种显性资源中提炼出来提供给档 案信息用户利用。 2.3.2 最大限度的满足用户需求最大限度的满足用户需求 档案信息知识导航服务是一种为满足档案信息用户解决现实问题的档案信息 知识产品和服务需求而开展的档案信息服务活动。离开了档案信息用户,档案馆也 就失去了存在的价值。同时面向档案信息用户所面临的各类现实问题,充分发挥档 案信息用户与档案信息服务人员双向互动作用,以跟踪档案信息用户提供相关档 案信息服务。还要根据档案信息用户对信息的使用行为、习惯、偏爱、特点以及 特定的档案信息需求而进行的个性化服务。最后还要保证提供服务的信息资源的 质量，做到真实、准确、全面、快捷。 总之，档案管理部门应努力创造条件，主动出击，在档案资源与档案利用者 之间，真正实现知识导航“为人找资源，为资源找人”的作用。 24 档案信息服务知识导航模式档案信息服务知识导航模式 241 网上导航模式网上导航模式 2411 网上导航模式概念 2411 网上导航模式概念 开设网上导航服务，就是针对网上用户特点，把对单份文件的导引，发展到 对档案文献信息中的知识单元、知识内容的引导，尽可能地对档案信息内容进行 浓缩、提炼，引导用户在知识的海洋里，找到自己真正需要的信息。档案馆开展 的服务分为两种：一是一般性服务，主要满足用户借阅、复制档案原件的需要； 二是开发性服务，即利用馆藏资源进行知识再生产。随着网上档案信息资源的大 量出现，用户个性化需求呈现多样化的趋势，也给传统的档案信息服务工作赋予 了新的内容。 2412 网上导航模式构建 2412 网上导航模式构建 档案网站主页服务 档案网站主页服务是指档案馆利用网络环境作为技术条件,将自己的信息产 品通过互联网在网上建立自己的主页,把自己的服务快速地传递给广大利用者。这 9 是构建网上导航模式的基础。主页界面要友好、简洁、大方,主页上除了介绍档案 馆概况、服务项目、馆藏档案目录、光盘资源、网上资源等基本信息外,还要提供 各种资源的使用方法以及网络导航等服务,将国内外上网档案馆和热门站点与网 页链接起来,并针对档案馆的重点专业系统建立学科导航,帮助利用者方便地利用 网上丰富的信息资源。 6 复合式检索服务 复合式检索服务就是以用户为中心,把档案的形式和内容分类著录下来并储 存在各种检索工具中,建立科学的、系统的、结构合理的和相互配套的档案信息检 索网络,提供给用户一个全方位、高质量的信息检索服务。 7用户可以检索到经过 档案馆整合的各种档案资源，包括传统载体的馆藏目录、联合目录、自建数据资 源库、外购电子资源及网络虚拟资源。通过这种“一站式”检索得到的信息比综 合性的搜索引擎门户更专业、更准确、更可靠。复合式信息检索服务是衡量一个 档案网站信息服务功能完善与否的最基本的因素,一般可以从以下几个方面进行： 其一，实现档案信息全文检索。档案馆可把那些利用高的档案信息开发成全 文数据库,可以利用计算机检索系统的速度和缩微、光盘系统的容量实现数字化全 文存储与检索。目前,大部分的档案馆网站没有全文检索功能,这一功能的普及能 改变当前的检索现状。 其二，实现分类检索。用户可以用自然语言、关键词、主题词进行检索。当 用户输入一个短语,系统根据禁用词表过滤掉禁用词,将有检索意义的词保留重新 构建检索方式。 其三，实现智能化检索。在自然语言检索和模糊检索中运用人工智能检索技 术,这样可以使著录规范化要求和技术难度降低,实现多媒体检索。以文字、图像、 声音等多维途径显示档案信息,从而提高检索效率。智能检索可以根据档案价值的 高低和重要性进行分类检索,这样可以提高检索的精确度。 其四，实现跨库检索。网络的出现与普及,是网络环境下档案馆实现跨库检索 的前提与基础。用户可以在选定的多个资源库中进行检索,若重新选择资源库时, 系统将保存已有的检索方式并用于新资源库的检索中。 242 档案信息参考咨询模式档案信息参考咨询模式 2421 档案信息参考咨询模式概念 2421 档案信息参考咨询模式概念 档案信息咨询模式是档案收藏部门答复用户询问,指导其利用档案信息资源 的一种服务方式。 8具体讲，就是指档案信息咨询服务人员根据用户提出的具体要 10 求,以个别解答的方式,有针对性地为用户提供有关问题答案的一种服务方式。它 的实质就是建立网上咨询系统，利用现代科技完善自身的工作与服务，培训档案 咨询员，提高网上参考咨询服务效率，帮助利用者查找其所需要的档案信息，为 用户提供深层次、多样化服务。网上咨询服务平台是将档案信息咨询活动集成到 一个信息管理平台之上，并以统一交互的界面提供给咨询馆员和用户，实现信息 咨询服务的网上管理。它借助于计算机、网络和相应的信息管理平台，使得咨询 服务突破了时空限制，即时、高效、快速地实现了参考服务的网络化、虚拟化和 实时化。 2422 档案信息参考咨询服务主要方式 2422 档案信息参考咨询服务主要方式 建立常见问题库。常见问题库一方面是档案信息咨询员根据本馆馆藏、本 馆导航网站资源建设情况，以及对用户需求情况的分析，预设的常见问题；另一 方面是档案信息咨询员对用户提出的问题进行收集统计，总结经常遇到的典型问 题，根据具体情况设置的常见问题库。对常见的问题进行分类，并做好周密的解 答，以表单或滚动条的形式放在首页。用户点击相关问题，便可以得到相匹配的 答案，大大节省了咨询时间。 专家咨询。就是联合本专业的有从事情报与咨询工作经验的骨干担当“咨 询专家” ，形成分布式的虚拟专家咨询网络。每位专家负责若干专题的咨询问题。 系统将根据用户提出的问题自动转入专家的信箱，由专家在规定时间内以邮件形 式进行答复。比如说某用户在咨询页面输入“我想查找民国时期教育、办学的相 关档案资料， ”系统将会将问题自动转入负责民国时期档案咨询或是教育档案查询 的专家信箱去。可以是一个，也可以多个专家同时回答这个问题，这样得出的答 案将更加全面准确。 实时咨询。提供在线咨询服务，即组织专人在规定的时间内进行在线咨询 服务，用户可以在线就所需内容进行咨询。即根据实际条件建立在线咨询服务平 台,在服务时间内将值班专家的名字列出,用户点击姓名即启动实时咨询,可与专 家进行即时交流。同时，在用户与专家进行实时交流的过程中，中心数据库也能 收到提问与回答信息，并进行监控管理，导航管理中心同时提供已有问答的数据 库供用户参考。 总之,参考咨询平台是全开放的，不受任何地域限制，这就要求参考咨询员充 分利用各项有用的信息资源，注重各种档案信息资源的收集和积累，提高自身专 业水平，想用户所想，时刻为用户的服务做好准备。同时还要注重用户意见反馈， 为提高服务质量做好准备。 11 243 自助式信息服务模式自助式信息服务模式 2431 自助式信息服务模式概念 2431 自助式信息服务模式概念 所谓自助服务,是指改变在档案利用服务活动中由档案馆工作人员包揽包办 的传统做法,转为将一些服务项目和工作内容交由档案用户在指定的管理区域、活 动范围内,根据自己的利用需求和时间安排,灵活地、自行地完成档案阅览、查询 等环节,实现自我服务的一种利用服务模式,如让用户自行查阅档案目录、为用户 提供临时保管箱,有计算机档案管理系统的可让用户自己进行全文检索等。如采用 面向用户的类似湖南株洲的“档案超市”模式，将已经公开的档案分类放置，让 市民进行开架自选。这种服务形式可以增加用户的主动参与意识和利用档案的热 情,同时有利于提高档案利用效率。正如吕俊生所言:“服务上,强调自我服务,注 重用户自主服务环境的营造。 ” 9当然,在自助服务过程中,档案馆要制订相应的制 度规范,加强管理。由于这种自助服务的形式对档案馆而言还是个新事物,因此,可 有选择性地进行试点,待取得经验后再逐步推广。 2432 自助式信息服务的优点 2432 自助式信息服务的优点 首先，有利于调动用户主观能动性,提高综合素质。自助式信息服务模式突出 了用户的主体地位,用户主动参与文献信息查寻与利用全过程,有利于了解各自学 习、研究的领域、科学发展动态、学科专业特点；有利于用户建立个人文献知识 库；有利于将潜在信息需求变为显性信息需求,激发灵感与创造性。自助式信息服 务模式符合用户既是文献信息的生产者又是文献信息的消费者的客观规律,通过 文献信息的生产与消费,使用户的专业素质、处理问题的综合能力得到提高,这是 自助式信息服务模式最突出的特点。 其次，有利于开发与利用馆藏资源,实现资源共享。自助式信息服务减少档案 信息在流通过程中的中间环节，促进网络信息导航系统的建设，使档案信息资源 得到最大限度的开发与利用。同时用户是档案信息资源的开发与利用的主体,只有 用户自身参与档案信息资源的开发与利用过程中,才能使档案馆的资源得到利用, 使档案工作者所付出的一切劳动得到价值体现。 最后，有利于实现工作重心向参考咨询的转移。自助式信息服务模式强调管 理人员对用户的导引作用,为用户信息咨询提供了高效率的信息传递的互换方式, 最大限度地满足用户对信息需求。网络环境拓展了参考咨询服务的内容,改变了参 考咨询服务手段与方式,为网上参考咨询服务工作提供了发展的机遇。从而搭建网 络导航服务平台与馆际服务平台,使用户可以不受时空的限制。 12 244 个性化信息服务模式个性化信息服务模式 2441 个性化信息服务模式概念 2441 个性化信息服务模式概念 个性化信息服务就是根据用户的特定需求向其提供经过集成的相对完整的信 息集合或知识集合。现代信息社会要求信息服务精品化、个性化，一般性的信息 服务满足不了用户的需求，这就要求档案馆由一般性的提供档案文献原件或二三 次加工文献的服务转向更有针对性的知识服务，开展个性化信息定制服务。它的 基本模式是:用户从档案馆网站所提供的全部馆藏数字资源里,选择自己需要的信 息。其原理是为每一个用户建立管理文件,内容包含用户的账号、密码和代表用户 选择的一些常用的、专业相关的或者他们认为有必要的电子资源清单的参数。这 个文件以 cookie 的形式被保存在用户使用的计算机硬盘中,或者保存于服务器端 的数据库中。需要查询时,管理文件中的参数被提取出来,通过 web 服务器返回定 制的页面内容。 2441 个性化信息服务模式的构建 2441 个性化信息服务模式的构建 首先，做好用户需求分析。个性化服务是一种能满足用户个体需求的服务方 式。档案信息资源的个性化服务措施，归根到底是根据用户利用档案信息的行为 特征和习惯、用户的需求做出的。我们已经提到，在网络环境下档案用户的结构 和范围都发生了很大的变化，其利用档案的行为和习惯也呈现出与以往不同的新 特点。个性化服务就是针对用户的特定需求主动地向用户提供经过集成的相对完 整的信息集合或知识集合实现个性化档案信息服务方法。即分析利用者的个性特 征、兴趣爱好、行为需求， 主动收集提供专指性较强，而且适应利用者个性化的 需求的信息服务过程，同时针对不同利用者采用不同服务策略方式，提供不同档 案信息内容的服务。利用者对档案信息内容需求的差异性就形成其信息需求的个 性。 其次，要开展好个性化信息服务，档案馆除了重视利用者需求的调研与预测 工作，研究、分析利用者的信息需求，还要有针对性地加强档案信息资源的深层 次开发工作，将分散在不同载体、不同类型的档案信息予以集成，从中提炼出对 用户有针对性的精品信息。这就要充分利用网络技术、现代信息技术，加快馆藏 档案数字化进程，加强特色数据库建设，依托网络建设局域网并在适当时机联接 因特网，充分发挥数据库建设、搜索引擎、数据挖掘、智能代理、信息过滤、全 文检索、知识推理和融合等技术在档案利用中的作用，构建个性化服务的技术平 台。档案馆开展个性化档案信息服务，所提供的信息是个体属性所需的各种相关 信息的组合。包括档案文献信息、档案数据信息、各种媒介形式的档案信息集合 13 和整合， 有文字、声音、图像、印刷品、子信息、数据库等。利用者可以根据个 性需求获取档案信息资源和支配信息工具。现在的个性化服务只是向用户提供了 可部分选择的相关的浅层次的信息源、导航和事实性知识,而深层次的知识内容管 理还远远达不到。 245 专业化信息服务模式专业化信息服务模式 2451 专业化信息服务模式概念 2451 专业化信息服务模式概念 这种模式以专业知识为基础,以专业信息资源为内容,以专业类别为组织形 式,定位于对专业信息资源的集成,将专业信息资源导航、专业化网络检索工具、 图书馆资源检索、专业论坛、专业研究和会议动态、专题文献报道、专业咨询等 集成在一个界面,向用户提供信息服务。如某些高等学校图书馆的学科信息导航即 属此类模式。还有一些按照特定专业或课题的需要、按照一定的专业化组织体系 建立起来的专业信息网关,向用户提供经过专业人员精心选择和管理的资源目录 或导航库。该模式的具体应用大到一个一级学科专业小到一个主题,深入到能对知 识间关系加以揭示,通过严格的评价标准,选择信息和分析信息。对于档案管理部 门来说，通过在文件著录时自动完成对文件提名、提要，直至全文的处理，抽取 关键词并规范成主题词；按照元数据模型，集中管理一份文件的所有信息，使之 成为一个整体归档；建立结构合理的归档数据库及其目录数据库；将文档管理模 块嵌入电子政务工作流程，确保在每一流程结束后的将相关文件实时归档，从而 对各个专业的电子档案进行有效的前端控制，建立自己专业的信息中心，提供专 业的凝聚着许多增值性的服务信息资源。 2452 专业化服务模式的构建 2452 专业化服务模式的构建 建立档案专题目录 档案专题目录是按照特定的专题，以一定的次序编排而成的一种目录。它是 通过主动的资源整合，能够集中、有序、系统地提供某一专题档案的重要文件级 信息，使利用者不必“大海捞针”就能迅速找到所需档案。同时，档案专题目录 还可以推进馆际合作，将一些基层档案馆馆藏的重要档案的信息集中起来，既便 于利用者利用这部分档案，又有利于省市级综合档案馆公共服务功能的拓展和主 题作用的发挥。档案专题目录还可作为实现计算机检索而进行的前期处理工作， 同时可为安排全文数字化扫描次序提供参考依据，即可对那些整体价值较高的专 题考虑优先进行全文信息输入，并主动对社会焦点问题作出反应，一旦主题契合， 迅速安排全文上网。 14 档案专题目录的编制。一般来说，反映一些重大政治事件的档案及经常用于 纪念活动的档案应优先编制专题目录，如抗日战争题材，工人运动题材，反映地 方历史变迁的题材，反映有关名人生涯或足迹的题材，重要事件的发生与沿革等。 同时考虑到档案的长远和潜在价值，还应重点选择数量稀少、年代久远或内容珍 罕的档案资源编制专题目录。比如可以以清代及以前的档案、照片、音像、实物 为专题，将馆藏所有的该类档案编成目录。对一些重大事件档案，如反映港、澳 回归等重大活动、重大项目、重大事件的档案，也应分别编制专题目录。最后， 重点选择具有本馆特色的档案资源。专题目录要突出自身馆藏特色，避免出现数 字档案馆千篇一面的尴尬和档案信息资源重复建设的浪费。以上海市档案馆为例， 近几年来，他们根据资政工作、百姓取证、学术研究等热点需求，编制了上海 城市规划档案专题目录等 19 个专题目录，积累了 3 万余条目录的数据，其中开 放部分为 1.9 万余条，为公众的检索利用打下了基础。 专题目录凝聚了工作人员的知识性劳动，在特定范围内提高了有关专题档案 信息资源的有用性，同时，专题目录还融入了档案工作在者的知识积累和专业贡 献，专业含金量高，可为用户提供更为专业化的信息服务。 开发文化产品 “从资治到存史到文化传承其中保存社会记忆乃档案专业的根本使命，这一 点已经成为共识。 ” 10开发文化产品是档案专业化信息服务的重要手段，是档案馆 在利用上更多地满足发展社会文化发展的需要。目前山东各级档案馆通过档案展 览、出版重要的档案文献汇编、档案网站、档案刊物、现行文件利用、档案征集 等方式开展的档案信息服务都是非常有效的，有许多成功的案例。如山东省档案 馆出版的毛泽东与山东 ，青岛市档案馆出版的百年青岛 、上海市档案馆与 十个区档案馆联合编制的图片专题目录上海著名街区变迁专题目录等重要文 献汇编，都充分体现了档案的社会文化价值，也为利用者在相关主题的利用上提 供了专业化的信息指引。 开展特色档案专题库服务 地方特色档案具有反映当地风俗民情、人文地理、经济发展、社会进步的重 要作用，是提升当地档案馆品位和知名度、提高档案利用率的重要载体。各级档 案馆的馆藏一定是地区政治、经济、文化等方面情况的综合记录，在历史、文化 和地域上都有自己的特色。编制特色档案专题库，可以为用户提供更完善，更全 面，更专业的信息服务。 “特色是固有的，但也要靠建设” 。 11各级档案馆都应该 通过各种渠道，收集与本地区政治、经济，文化相关的历史档案，尤其是独具特 色的档案，树立自己的档案品牌。地方特色档案，伴随着人们各项活动而不断产 15 生，而且形成地域分散，因此在建设地方特色档案时，除了根据本馆特色档案建 设的重点，抓好当前特色档案的征集和收集，还要有长远的打算，适时调整本馆 档案接收的范围。如青岛市档案馆很好的关注了地方特色档案的收集、整理和开 发利用，而且具有国际化的视野，不仅加强馆藏涉外档案的整理开发，还从国外 收集大量相关历史档案，很好地丰富了馆藏，受到社会各界的高度重视。对散失 在社会组织中的珍贵档案，应当在做好当事人思想工作的基础上，更多地依据档 案法律法规做好征集工作对散失在个人手中的珍贵档案，则通过耐心、细心、热 情的服务来征集。对于向档案馆捐赠的个人，档案馆有义务维护其合法权益，向 捐赠者颁发荣誉证书，并根据捐赠档案的价值及数量对捐赠者给予一定的物质奖 励。捐赠者对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出 限制利用意见。对本人不愿意捐赠的档案，经鉴定确有价值的，经本人同意可以 采用购买的方法。对于本人不愿捐赠和出售的档案，档案馆也可以采用代为寄存 的方法。 16 3 档案信息服务知识导航的实现档案信息服务知识导航的实现 31 资源保障资源保障 如果忽视了对档案信息资源的建设，就好像城市里修建了高速公路，上面却 空荡荡不见汽车跑一样，其导致的结果就是耗费了大量人力物力财力修建的基础 设施白白地闲置。建立档案资料丰富，门类齐全，结构合理的馆藏体系，才能更 好地开展档案信息知识导航服务。 311 馆藏建设馆藏建设 3.1.1.1 原始馆藏档案数字化 3.1.1.1 原始馆藏档案数字化 从现阶段看,数字化档案信息只是对现有各种档案信息资源的补充和丰富,而 以电子档案信息资源为基础的数字档案信息服务则更能满足广大利用者的需求。 传统档案馆往往致力于馆藏档案信息和馆藏质量的建设,它以收藏印刷型载体的 档案为主。而数字化档案信息建设则朝着各种载体形式并存的方向发展,包括各种 缩微载体、声像载体。这些都将会大大增加档案馆的档案信息资源入藏的种类和 数量。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作限制档案 移交机关、控制入馆范围是优化馆藏的前期控制措施，积极开展鉴定工作则是后 期治理的关键。档案馆对外提供利用档案信息服务的质量不仅由馆藏档案质量来 决定,更主要的是还要取决于其综合利用本地区、全国乃至全世界信息资源中的数 字档案信息服务的能力。多种载体的档案信息资源并存,才能向广大利用者提供准 确、及时的档案信息服务。同时，对馆藏档案的数字化应该有选择有计划地进行。 不同的档案馆可以根据自身的情况选择不同的标准。例如对优化后的馆藏档案目 录进行数字化，这是档案馆信息资源建设的最基础工作；对馆藏体系进行认真研 究，确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行全文数字化（特色馆藏信息 和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在） ；根据馆藏基础，确定 核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行数字化，这可以根据定期 或不定期的统计结果来挑选；针对服务对象的需求进行数字化，尤其是某些专业 利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服 务。在确定了进行数字化的目标后，运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方 17 式的档案进行转化。 12 3.1.1.2 重视对馆外信息的搜集和利用 3.1.1.2 重视对馆外信息的搜集和利用 网络信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者 很难准确地找到所需信息，更不用说对网上的有用信息进行深层次开发与利用。 信息资源从性质和范围上划分还可以分为公共信息资源和私人信息资源， 档案馆 保存的主要是政府机构产生的公共信息资源。 “公共信息资源是以公共利益为价值 取向的资源类型” 。 13档案信息资源整合与馆藏建设中首先要考虑公共利益的需 要。但是,公共利用显然不仅仅是政府工作需要，而是整个社会的需要。尤其要以 档案馆的文化事业单位的性质作为重要的出发点。档案部门应把档案作为一种信 息资源加以认识，积极重视馆藏建设，科学优化档案信息资源配置。档案馆还可 以跟其他档案馆交流馆藏档案，把自己没有而其他档案馆有的档案以副本或缩微 胶片的形式引进，或做好网站建设，实现与他馆的技术链接，实现资源共享。关 键是在网络环境中开展信息集成，建立完善的信息集成服务体系，这样就把信息 检索提供服务与信息咨询研究开发服务统一起来。网络信息资源同样存在着采、 编、流、藏几个环节的问题，但工作的难度却远远大于纸质载体的档案信息。 312 档案信息整合档案信息整合 档案信息的生命力主要在于能够提供服务的信息资源的数量和质量，而质量 更是关键。如果光是扩充数量，仅仅以占有档案信息为目的，就会导致利用者面 对浩如烟海的信息资源无从下手，分散无序的信息最终会成为网络上的冗余数据， 只会给利用者带来困扰和烦恼。这也是档案馆的馆藏虽然增加很快，但馆藏档案 的利用率却呈逐年降低趋势的原因。 “显然,加