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信息构建与档案同站建设研究中文提要 信息构建与档案网站建设研究 中文提要 随着信息技术的不断发展，网络在人们生活中呈现出越来越重要的作用。各行各 业都在不断建立网站，档案部门也不例外，纷纷设立档案网站，加强信息化建设。但 点击我国的档案网站，我们就会发现，大多数档案网站内容单一、陈旧，不能适应利 用者的需求因此利用信息构建的原理、思想、方法和技术对档案网站进行改造和重 建是目前急需解决的一个重要问题。 本文利用信息构建的理念来改进档案网站的建设，改善档案网站的质量；并且在 此基础上分析了档案网站在信息构建中应遵循的基本原则及档案网站信息组织原则 及评价体系研究，最后以浙江档案网为例来证明档案网站进行信息构建的必要性。希 望本研究能对档案网站的建设起一些作用。 关键词：信息构建档案网站评价体系。 作者：罗铮 指导老师：吴品才 s t u d yo nt h ei n f o r m a t i o n a r c h i t e c t u r e a n da r c h i v e sw e b s i t e s a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y , t h en e t w o r kp l a y sm o r ea n dm o f e i m p o r t a n tr o l ei n0 1 1 1 l i v e s a l lt h ev a r i o u st r a d e sa n do c c u p a t i o n sa l lu n c e a s i n g l ya r e e s t a b l i s h i n gt h ew e b s i t e s ，i n c l u d i n gt h e 砌i v a ld e p a r t m e n t s ，s e t su pt h ea r c h i v e sw e b s i t e s i no r d e rt oi m p r o v et h ec o n s t r u c t i o no fi n f o r m a t i o n b u tc r i c k so no u ra r c h i v e sw e b s i t e s ， w ec a nd i s c o v e r , t h em a j o r i t ya f c h i v e sw e b s i t e sc o n t e n ti su n i t a r ya n do b s o l e t e c a n n o t a d a p tt h eu s e r s d e m a n d s t h e r e f o r eu s i n gt h ei n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r ep r i n c i p l e s ，t h e t h o u g h t , t h em e t h o d sa n dt h et e c h n o l o g y c a l t i e so i lt h et r a n s f o r m a t i o na n dt h e r e c o n s t r u c t i o nt ot h ea r c h i v e sw e b s i t e si sa tp r e s e n tu r g e n t l yn e e x l st h es o l u t i o na n i m p o r t a n tq u e s t i o n t h i sa r t i c l eu s e st h ei n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r et oi m p r o v et h ea r c h i v e sw e b s i t e st h e c o n s t r u c t i o n ，t h ei m p r o v e m e n ta r c h i v e sw e b s i t e sq u a l i t y ；a n dh a sa n a l y z e dt h ea r c h i v e s w e b s i t e si n t h i sf o u n d a t i o nt h eb a s i cp r i n c i p l ea n dt h ea 删v e sw e b s i t e si n f o r m a t i o n o r g a n i z a t i o np r i n c i p l e sa n dt h ea p p r a i s a ls y s t e mr e s e a r c hw h i c hs h o u l d f o l l o wi nt h e i n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ，f i n a l l yt a k et h ez h e j i a n ga r c h i v e sw e b s i t e sa sm g u l a r l yp r o v e d t h ea r c h i v e sw e b s i t e sc a r r i e so nt h ei n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r et h en e c e s s i t y e x p e c t st h i s r e s e a r c hw o u l db eu s e f u lf o rt h ea r c h i v e sw e b s i t e sc o n s l r u c t i o i l k e yw o r d s ：i n f o r m a t i o na r c l l i t e c t o r e ，a r c h i v 船w e b s i t e s ，a p p r a i s a ls y s t e m w r i t t e nb y ：l u o z l a e n g s u p e r v i s e db y ：w np i n c a i 苏州大学学位论文独创性声明及使用授权声明 学位论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文是本人在导师的指导下，独立进行研究工作所 取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其他个人或集体已经发表或 撰写过的研究成果，也不含为获得苏州大学或其它教育机构的学位证书而使用过的材 料。对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人承 担本声明的法律责任。 研究生签名：善蟓日 j 学位论文使用授权声明 苏州大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆、清华大学论文合作部、中国 社科院文献信息情报中心有权保留本人所送交学位论文的复印件和电子文档，可以采 用影印、缩印或其他复制手段保存论文本人电子文档的内容和纸质论文的内容相一 致除在保密期内的保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可以公布( 包括刊登) 论 文的全部或部分内容。论文的公布( 包括刊登) 授权苏州大学学位办办理。 导师签名：j 弭日期： 0 7 4 2 一j l j 信息构建与档案网站建设研究序言 序言 2 】世纪是信息的世纪，我们处在信息的汪洋之中，信息的分散无序给我们带来 了沉重的负担，随之而来的查询及获取有用信息就变得愈加困难，我们不是缺少信息， 而是缺少辨别信息的“慧眼”。如何在纷繁复杂的信息中找到我们想要的信息，成了 我们不断追求的目标。让信息序化和优化成为迫在眉睫的问题。在此背景下，作为信 息序化和优化的先进工具，信息构建被应用到网站的建设中来。信息构建是- - i 1 组织 信息和界面的艺术和科学，涉及组织系统、标识系统、导航系统和检索系统的设计， 目的是帮助人们在网络和w e b 环境中更成功地发现和管理信息，有效地满足用户的信 息需求。 档案部门作为传承社会文化的一个重要部门，也纷纷设立档案网站，加强信息化 建设。但点击我国的档案网站，我们就会发现，大多数档案网站内容单一、陈旧，没 有对档案网站进行信息构建。有一些网站在虽然在某些方面有一些信息构建的体现， 但那也是无意识的行为，怎样让这种无意识的行为变为有意识的自觉行为，使档案网 站更有用，更可用，让用户拥有良好的用户体验，成为档案网站迫切需要解决的问题 因此，利用信息构建的原理、思想、方法和技术对档案网站的改造和重建是目前 急需解决的一个重要问题。只有对档案网站进行科学的信息构建，档案网站才能在信 息时代拥有一席之地，档案网站才能在网络社会蓬勃发展! 信息构建与档案罔站建设研究一、信息构建简介 一、信息构建简介 ( 一) 信息构建的定义 信息构建( i n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ，简穆i a ) ，是美国建筑师理查德索尔 沃尔曼( r i c h a r ds a u lw u r m a n ) 先生在1 9 7 5 年推出的一个新术语。他从建筑学的角 度研究有关城市环境的信息如何被收集、组织，然后以有意义的方式提供给那些建筑 师、城市规划者、公用设施和交通工程师以及生活和旅游在城市中的人们。沃尔曼将 传统建筑学视为一门使空间组织化的科学和艺术，以自己独特的视角和非凡的抽象概 括能力关注信息的收集、组织和表示问题，并在满足使用者需求这一相同点上，将信 息的收集组织和表示与建造建筑物所要解决的问题相比较，将他们视为一种服务于特 定目标的建筑设计工作，创造性的提出了信息构建这个概念和相应的研究领域。 信息构建的提法及相关的认识在其创建之初并没有引起社会的广泛认同，但是近 年来随着计算机网络应用的普及和网络空闯的扩大，信息问瓢日益严峻，传统图书馆 资源开始数字化；再则霄e b 本身的信息量也不断激增，由此造成的网络信息空间混乱 问题为用户造成了极大的不便，为了解决这些问题，图情界率先引入了信息构建概念 关于信息构建的提法逐渐在西方国家风行，其理论和实践问题也逐渐引起了情报界及 各学科领域的极大关注。虽然信息构建的概念源于建筑学，但却是一个包罗性很强的 领域，它跨图书馆学、情报学、图形设计学、信息科学、计算机科学、人类学、认知 心理学、语言学、社会科学、系统工程、信息组织设计等多种学科，涉及多个领域， 如信息检索、信息查询、人机界面、以用户为中心的设计、w e b 设计、软件工程，资 料建模、数据库管理、图形设计等领域i a 已超出了任何单个学科的范围。 关于信息构建的定义，耳前学术界有许多种不同的提法，我们应从各种定义入手 来了解信息构建究竟是什么。 “达文波特认为：广义上的信息构建是指能使信息资源与信息需求相匹配的工具 的集合。这些工具不仅包括工程化模形，两且包括m a p s ，d i r e c t o r i e s 和技术标准。 它们可以是自动化的，基于文献的，或者存在于某个专家头脑中的。”。 r “按照信息构建研究会( a s i l o m a ri n s t i t u t ef o ri n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ， a i f i a ) 的定义，信息构建是共享的信息环境结构的设计；是组织和标识网站、内联 。曾娜；“i a 信息构建理论对我国档案罔站发展的启示”。档案管理，。2 0 0 6 年0 l 期。第3 l 页 2 信息构建与档案网站建设研究一、信息构建简介 网、联机交流和软件以保证其可用性和可找到性( f i n d a b i l i t y ) 的艺术和科学；是 一个致力于对数字园区( d i g i t a ll a n d s c a p e ) 的设计和建设的、正在出现的实践领 域。”o 有的学者认为：信息构建是组织信息和设计信息环境、信息空间或信息体系结构， 从而满足需求者的信息需求、实现他们目标的一门艺术和科学。 还有的学者认为：“广义的信息构建是对组织机构中的信息、信息服务、以及 与信息相关的各部门及其人员的整合与合理化配置，包括技术层面的基础设旌建 设、管理层面的部门建设、以及信息系统本身从信息采集到用户界面的结构构建。” o 虽然目前对信息构建还很难做出一个权威性的界定，但是在参照和归纳各位学者 看法的基础上，我们可以得出：“信息构建是一门组织信息和界面的艺术和科学，涉 及组织系统、标识系统、导航系统和检索系统的设计，目的是帮助人们在网络和w e b 环境中更成功地发现和管理信息，有效地满足用户的信息需求。”谚 ( 二) 信息构建的内容 l 、“确定网站的任务和目标( i d e n t i f ym i s s i o na n dg o a l ) 。在网站建设的最 开始，信息建筑师必须弄清楚客户建网站的原因，询问客户“你为什么想要建立一 个网站”这个问题。他们需要根据客户的要求以及客户所在行业，确定网站的目的 和功能，明确如何在网站中更好地体现出客户的工作和职能，确保站点的结构与预 期的目标匹配。 2 、明确客户对网站形象的期待( i d e n t i f yt h ec l i e n t s v i s i o n ) 。“客户”指 的是信息建筑师为其工作的个人或群体。所有的客户都有一个共同点，即他们对网站 应该看起来是什么样子和感觉怎么样有一个通过自己的思维想像的景象。比如，发起 电影行业站点的客户，会想要一个生动的、逼真的站点而政府机构则趋向于喜欢事 务性的站点。客户想像的这些景象是千差万别甚至是相互矛盾的，不可能有共同的基 础。但是信息建筑师必须在每位客户的观点基础上创立网站的形象，并推销给客户。 3 、对受众加以限定( d e f i n et h ea u d i e n c e ) 。网站的受众指的是将来真正使用 。周晓英；基于信息理解的信息构建，中国人民大学出版社，2 0 0 5 年7 月第1 版，第1 0 页 o 曾娜：“i a 信息构建理论对我国档案州站发展的启示”，档案管理 ，2 0 0 6 年0 l 期，第3 1 页。 o 张新民，胡红亮，王艳，粱战平，张传奉。郑力：“网站信息架构评估”，现代图书情报技术2 0 0 4 年第3 期，第5 l 页 3 信息构建与档案同站建设研究一、信息构建简介 站点的群体，通常，受众不仅仅是一个。明确受众，是为了了解人们在这个站点上时 想做些什么，根据受众的情况确定网站所服务对象的重要性和优先次序。 4 、生成内容清单( c r e a t eac o n t e n ti n v e n t o r y ) 内容清单根据实际情况建立， 由于它包含了所有客户和顾客希望在站点上看见的内容，它通常就是客户和顾客的 “期望列表”。 5 、确定服务器环境( i d e n t i f yt h es e r v e re n v i r o n m e n t ) 。决定发布内容的技 术，包括选择服务供应商，以及选择服务器操作系统和软件。 6 、创建网站地图( c r e a t es i t em a p s ) 。确定需要优先展示给用户的内容，以及 在网站深处放置的内容。以清晰、简洁的方式勾勒出网站潜在用户游历网站的路线， 通过测试确定用户感受到的导航流程，并改进导航路线，以保证网站信息的可用性。 7 、创建内容映射图( c r e a tc o n t e n tm a p s ) 。内容映射图是指对可能出现在数据 库中的站点内容的描述。它应当按类型把数据分类并确认数据内在的特征和联系，确 保网站不会遗漏重要的内容，并将其送交数据库开发的人员以便编程。”o 8 、“设计网页简图( d e s i g np a g es c h e m a t i c s ) 。确定不同类型的内容在w e b 网 页上的显示，目标是使显示的信息具有可读性，并且赏心悦目通过规划和创建w e b 网站的整体信息结构，使图形设计人员、程序员、撰稿人、制作人员以及其他人员能 够在初始规划的范围内开展工作，有效地开发和维护网站。 9 、确定建设性的处理过程( d e f i n ec o n s t r u c t i v ep r o c e s s e s ) 。通过询闯、评 估等工作，信息建筑师要清楚谁将来使用这个站点、战略和商业目标、关键可用性原 则、技术限制和将来的需求，并会同可用性专家一道评价、再设计站点。”o ( 三) 信息构建的目的及意义 1 、引进信息构建的最新思想和方法，从而推进信息组织、信息提供和信息服务 在用户的信息理解、促进信息使用方面的新发展。 2 、探讨信息构建与档案网站之间的关联，阐明信息构建对推动档案网站发展的 潜在价值。 3 、可以建立更有效的档案信息资源网络，并且开发档案信息也更方便灵活。 4 、可以帮助用户快速、全面的了解网站的结构和基本信息，使用户在寻找信息 。周晓英：基于信息理解的信息构建，中国人民大学出版 ，2 0 0 5 年7 月第l 版。第6 0 1 页。 。周晓荚：基于信息理解的信息构建) 中国人民大学出版 ，2 0 0 5 年7 月第1 版，第6 0 h 巧1 页 4 信息构建与档案网站建设研究一、信息构建简介 时有较高的针对性，可以快速找到需要的信息，从而给用户留下良好体验，有利于提 高网站的可用性，提高用户对网站的使用效率和满意度。 5 、利用信息构建的方法来设计网站，使网站的设计更具标准化，有利于设计者 规范网站的设计，更有效地管理和维护网站的信息内容。 6 、在档案网站建设中引入信息构建的理念，可以改善档案网站质量，从而大大 提高档案网站在公众心中的地位，也可以使档案信息资源深入人心。 7 、强调信息的可理解。信息构建不是单一的组织和表达信息，它非常注重信息 是否简明易懂。 8 、强调体系结构。信息构建的主要研究内容是网络信息资源的构建，而其核心 就是信息组织过程中的体系结构问题。 9 、强调用户需要。信息是否有用，能否满足用户需要是信息构建研究的重要内 容之一。信息构建始终把满足用户的信息需求放在第一位。 1 0 、强调用户体验。所谓用户体验( u s e re x p e r i e n c e ) 是指“用户在操作或使 用一件产品或一项服务的时候的所做、所想、所感，涉及到通过产品和服务提供给用 户的理性价值和感性体验”。o 信息构建在于使信息的使用者拥有愉快的用户体验。 ( 四) 国内外研究现状 1 、国外研究 ( 1 ) 沃尔曼先生的著作和活动 国外信息构建研究的早期代表人物当数沃尔曼先生，他的研究成果丰富，包括有 约8 0 项各种书籍和项目成果，其中与i a 理论探讨密切相关的、影响最大的著作是信 息饥渴：信息选取、表达与透析( i n f o r m a t i o na n x i e t y ) 和信息建筑师 ( i n f o r m a t i o na r c h i t e c t s ) 。他主编的书籍理解美国组织了“能找到的全美国 最好的信息建筑师”编写，使用了约3 5 0 页的地图、图表、图解和其它工具使复杂的 信息变得清晰明朗。 沃尔曼的活动：1 9 7 5 年推出i a 这个术语，1 9 7 6 年担任美国建筑师协会( a i a ) 全国会议主席时，将t h ea r c h i t e c t u r eo fi n f o r m a t i o n 作为该协会年会的 编辑、撰写了8 0 个网站、项目和著作，内容跨及奥林匹克、医疗诊断的可视化、主 。王晓艳，胡昌平：基于用户体验的信息构建，情报科学) ，2 0 0 6 年0 8 期，第2 4 卷，第1 2 3 6 页。 媚晓英：基于信息理解的信息构建 。中国人民大学出版社，2 0 0 5 年7 ，】第l 版，第l l 页 5 信息构建与档寰网站建设研究一、信息构建简介 题。在会上，他阐述了信息建筑师( i n f o r m a t i o na r c h i t e c t ) 的定义。从2 6 岁开 始，他就致力于让信息变得可理解的工作，并一直以此为职业：此后，他自己成为了 熟练的图形设计师、作家，编辑并出版了大量的书籍，利用图形在不同领域表述信息， 让复杂的信息变得简单和可理解；迄今，他已设计、创建或城市指南、公路地图以及 金融市场华尔街期刊指南等1 9 8 4 年他创办了t e d ( t e c h n o l o g y ，e n t e r t a i n m e n ta n dd e s i g n ) 会议，反映出他把握科学、理解和信息之 间关联的一种独特的思路。沃尔曼的数十种a c c e s s 在美国家喻户晓：他的 u n d e r s t a n d i n gu s a 网站是世界了解美国的最佳网站之一。沃尔曼目前开办的t o p 公 司，正致力于医疗信息可视化等极具市场前景的商业活动。 ( 2 ) 美国信息科学与技术协会( a s i s t ) 的六次峰会 第一次：2 0 0 0 年，定义信息构建( d e f i n i n gi n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ) 。这 次峰会于2 0 0 0 年4 月8 日在波士顿召开，有来自于大学、财富5 0 0 公司、网络公司、 图书馆、专业服务组织和电子商务咨询公司等不同领域和学科的3 5 0 人参加，会议的 议题主要是讨论和回答一些有关i a 的最基本的也是最重要的问题，如：i a 是什么? 信息建筑师做什么? 谁是信息建筑师? i a 是否是我们学科的最合适的标识? 第二次：2 0 0 1 年，实践中的信息构建( p r a c t i c i n gi n f o r m a t i o na r c h i t e c t u r e ) 。 2 0 0 1 年2 月在旧金山举行的这次会议，由一个在计算机界面设计和计算机中人的因 素研究领域中公认的权威j a r e dm s p o o l 作了关于“一切围绕着内容”的基调报告， 会议组织者还举行了一个会前会议：“同义词和分类法：i a 的词典设计。”回 第三次：2 0 0 2 年，改善我们的技艺( r e f i n i n go u rc r a f t ) 2 0 0 2 年3 月在巴尔 的摩召开的这次会议将来自商业和学术领域的、持有不同观点的人们聚集在一起，从 信息构建、人机界面、视觉设计、经验设计和可用性测试等不同角度研究i a 问题， 期待着会议能在更深的层次讨论我们现在的立场和地位问题、信息构建的实际应用和 案例研究问题。这次会议还增加了三个令人兴奋的会前研讨会。 第四次：2 0 0 3 年，建立连接( m a k i n gc o n n e c t i o n s ) 。2 0 0 3 年3 月在俄勒冈州的 波特兰市召开，会议将来自商业领域和学术机构的人员聚集在一起，向他们提供案例 研究、学习指南、研讨会和主题报告，有多达5 6 人在会议上发言，会议还举办了由 响晓英；基于信息理解的信息构建) ，中国人民大学出版社r2 0 0 5 年7 月第l 版第1 5 页 6 信息构建与档案网站建设研究一、信息构建简介 i a 行业领军人物参加的会前研讨会。这是一次比较大型的i a 学术会议。 第五次：2 0 0 4 年，开辟新天地( b r e a k i n gn e wg r o u n d ) 。2 0 0 4 年2 月在得克萨 斯州的奥斯汀召开。会议内容包括：用案例研究、讲演、指南、座谈小组、招贴等方 式来对i a 的作用、概念、原理和观点以及i a 的实践等方面进行研究，以推进i a 学 科的快速发展。 第六次：2 0 0 5 年，跨越学科边界( c r o s s i n gb o u n d a r i e s ) 。2 0 0 5 年3 月在加拿 大蒙特利尔的魁北克举行。会议由斯坦福大学劝诱技术实验室( p e r s u a s i v e t e c h n o l o g yl a b ) 研究和设计主任b j 福格( b j f o g g ) 和得克萨斯大学信息学院 主任安德鲁狄龙分别做了“劝诱技术：使用计算机改变我们的思想和行为”以及“设 计可用性的电子文本”的基调报告。 ( 3 ) 核心网站用搜索引擎可以查到成千上万相关的网站和网页，表明i a 的热度。 使用g o o g l e 搜索引擎可以返回多于数千万个结果。i a 目前已经有了他的核心网站， 可以使感兴趣的人了解很多i a 研究的进展。 如：沃尔曼先生的个人主页：w w w u r m a n c o m i a 协会和i a 研究中心：w w w a r g u s - - a c i a , c o m 美国信息科学技术学会的网站：! 竖：i ：! ! g 信息构建研究会：! 垡笪：巫i 垒：q ! g 技术、娱乐和设计( t e d ) 会议消息：w w w t e d c o m 2 、国内研究 ( 1 ) 国内的最早关于i a 的两篇论文在2 0 0 1 年1 2 月由中国科技情报学会理论方 法与教育专业委员会和中国国防科技信息学会情报学术专业委员会( 以下简称两学 会) 举办在湖北襄樊召开的“新世纪情报学学科建设、发展与应用研讨会”的会议上 由北京大学信息管理系的李箐和荣毅虹提交的，当时只是对i a 的出现及基本概念作 出了探析。这是在我国首次提出了i a 的问题。 ( 2 ) 中国国防科技信息学会学术专业委员会和中国科技情报学会理论方法与教育 专业委员会于2 0 0 2 年6 月2 8 日联合举办了i a 理论与应用学术研讨会。这次会议吸 引了不少专家学者及博士、硕士研究生，会上有很多学者做了精彩的发言。与会的各 位专家就i a 的定义、研究内容、应用前景等相关问题展开了热烈的讨论。这次会议 7 信息构建与档案同站建设研究一、信息构建简介 也掀起了情报学界对i a 研究的高潮，随后北京大学信息管理系的周晓英和荣毅虹分 别以基于信息理解的信息构建和基于用户认知的网站信息构建研究为题作为 博士论文，李箐同学以基于i a 的网站构建研究为题作为硕士论文的研究，这些 研究成果可以说是国内较为深入的关于i a 的理论与应用研究。这次会议尽管对很多 问题还没有达成一致意见，比如对i a 的中文含义问题、对i a 的创始人和创始时间问 题等，但表明了我国情报学界对i a 研究的重视。 2 0 0 2 年9 月在云南昆明召开了中国科学技术情报学会第十六届全国计算机信息 管理学术研讨会，主题为“面向企业知识服务的信息基础结构”这次会议也有意识 地将信息构建作为大会研讨内容的重要主题之一。 2 0 0 3 年1 0 月3 1 曰至1 1 月2 日，中国科学技术情报学会理论方法与教育专业委 员会和中国国防科技信息学会情报学术专业委员会在南京理工大学联合召开了“信息 构建( i a ) 与情报学理论方法的新发展”学术研讨会这次会议推进了我国信息构建 研究和情报学理论与教育的发展。 ( 3 ) i a 的中文翻译：目前我国学术界对i a ( i n f o r m a t i o n a r c h i t e c t u r e ) 如何翻 译为中文还没有定论，现在的几种译法有：信息空问构建、信息建筑学、信息结构学、 信息体系、信息体系结构、信息构筑和信息构建；而在我国台湾则倾向于把i 翻译 成信息架构；在日本，i a 相对应的词汇是情报构筑。 ( 4 ) 总体来说：且煎国内还主要处于对i a 概念的引入与分析，对国外i a 理论与 实践的学习和介绍、引进阶段，深入研究主要是从信息集合、信息理解以及信息科学 等方面来探讨，应用方面主要集中在对网站建设的指导上。目前已经有关注学科前沿 的学者开始追综i a 的研究进展，一些在校研究生也开始了以此为主题的研究。 信息构建与档案两站建设研究 = 、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 ( 一) 档案网站现状 “档案网站是由档案部门建立，以档案信息资源为基础，通过互联网或各种公共 网络向社会提供档案信息服务的专业网站，它是档案部门在互联网上对外服务的窗 口。它是在二十世纪九十年代后期出现的，它发挥了档案工作进入互联网时代的开路 先锋作用，对促进档案工作的电子化，网络化有重要的意义。”o 1 、档案网站的建设没有成熟、稳定。虽然档案网站建设已经跨越起步阶段，步 入发展阶段，各地档案机构对档案网站建设越来越重视，很多网站都经历了多次改版， 网页越来越美观、功能越来越强大，数据越来越丰富，访问人数也越来越多。 2 、一些网站的定位不准，目的不明，结构设计不合理，可用性和易用性较差， 用户无法找到所需的信息：档案网站普遍存在导航功能不突出，检索工具落后，网站 地图不明等缺点 3 、建立网站的技术还不成熟，在许多方面还存在比较大的缺陷，缺少交互设计 ( i n t e r a c t i o nd e s i g n ) ( 交互设计是一种如何让产品易用，有效而让人愉悦的技术， 它致力于了解目标用户和他们的期望，了解用户在同产品交互时彼此的行为，了解 “人”本身的心理和行为特点，同时，还包括了解各种有效的交互方式，并对它们进 行增强和扩充) 9 4 、网站的更新速度和维护也不怎么好；在全国甚至全省范围内都没有形成一个 网站建设的统一规划。 因此，档案网站急需贯彻信息构建的理念，虽然目前有一些网站在某些方面有信 息构建的体现，但那也是不自觉行为，如何把这种不自觉行为变为自觉行为，是档案 部门当前的一项重要任务。 ( 二) 档案网站质量与信息构建关系 1 、档案信息量少。“据统计，我国8 0 的社会信息资源掌握在政府部门手中， 即政府信息，而这些政府信息中的大部分最后都会以档案的形式保存到档案局( 馆) 嘶敏刚。章笑梅，罗忆：我国档案网站现状与规范发展的建议 ，湖北档案 ，2 0 0 4 年6 期，第2 8 页 。蜘韭型竖筮匮出基翌凹u 丑啦纽盈望匹型笪曲亘! 签丝丛醴地型坌墨篓煞堑生衄丑l 9 信息构建与档案同站建设研究 二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 因此，开发档案信息资源，使广大公民，法人和社会组织通过正规渠道获取政府部门 产生和掌握的统计数据等各种信息，是各级各类档案局( 馆) 义不容辞的责任和义务， 也是档案局( 馆) 网站的首要任务。因此，如何用信息构建的思想来组织这些信息、 提高这些信息的共享程度、促进这些信息资源的更好更合理利用、成为档案部门义不 容辞的责任。”o 2 、档案局( 馆) 信息多，但却没有发挥信息优势。信息化时代，信息网络正在 成长为第四媒体，将成为人们获取信息的重要载体。但是，现在国际互联网上中文信 息少，源自中国的信息更少。档案局( 馆) 建立网站可以发挥档案局( 馆) 的信息优 势，用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境中的中西文化比例失调问题，宣 扬中国先进文化因此，利用信息构建的原理来丰富网上中文信息资源，宣扬中国先 进文化，是档案部门在构建档案网站时势在必行的任务。 3 、转变档案局( 馆) 职能，改善传统的服务模式，打破空间局限，为用户提供 崭新的网络服务内容，变被动服务为主动服务，将档案局馆站点建设成为便民服务的 窗口当前我国政府职能正在实现由传统的管理型向管理服务型转变，以新的信息服 务理念为指导，强化主动服务和改革创新的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域。 4 、通过档案局( 馆) 网站公布政府现行文件，可以增强政府信息的透明度，提 高社会公众的参与程度，进一步加强全社会对政府工作的监督，促进政府勤政廉政建 设。从而使民众对政府的监督更加容易、更加全面。 5 、“树立档案部门形象，密切与社会公众的联系，提高档案部门的自身形象和 凝聚力。在全球信息化浪潮的推动下，社会呼唤全新的信息服务模式，档案工作所具 有的信息管理和信息服务属性，决定了档案部门完全能够为社会提供网络化、全方位、 多层次的信息服务，获得更高的知名度和社会效益。”。 ( 三) 明确档案网站目标 档案网站建设的主要目标是：“利用先进的网络技术，加快现行文件和开放档案 的社会利用，尽快实现档案信息的社会资源共享；面向社会大众服务，以因特网为主 干网络，扩大档案宣传力度和范围，提高全社会档案意识，努力建设网上爱国主义教 育基地、档案宣传窗口、利用窗口和现行文件中心；面向党政机关服务，以各级政务 。王伟东：试论挡案局( 馆) 硅立网站的意义和定位 t 浙江档案，2 0 0 2 年第6 期，第4 2 页 。王伟表；试论档案局( 馆) 建立网站的意义和定位 ，浙江档案 ，2 0 0 2 年第6 期，第4 2 页 1 0 信息构建与档案网站建设研究 二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 网为主干网络，扩大档案信息交流渠道，提供档案信息资源共享和各项网上档案管理 服务，构建网上数字档案信息管理平台；在因特网、政务网网上建立起档案局( 馆) 与各立档单位、与公众之间相互交流的桥梁，努力建成全面化、规范化的档案网站系 统。”国 “办好档案信息网首先要领导重视，在人力、物力、财力上进行投入，配备必要 的设备；其次要对网站有一个明确的定位，即要办成什么样的网站，专业化或大众化， 或两者兼顾；第三要协调好信息采编、网页设计、技术支持等部门或个人的关系：第 四要建立一支稳定的网上信息的供稿队伍，为网站提供源源不断的信息；第五要使上 网信息能吸引住网民的眼球，增加知识性、趣味性、可看性；第六要使网站与网民达 到互动，吸引网民参与网站建设。”o ( 四) 档案网站信息构建内容 1 、组织系统的构建 日常生活中，我们很少去了解一些事物是怎样与另一些事物进行联系的，但这在 档案网站建设中是十分重要的。所以，我们首先要在对档案网站的基本内容进行详细 了解的基础上，用固定的有逻辑的组织形式作为网站的骨架，这样网站才能胜人一筹。 对海量的信息进行合理的组织设计是网站的一个重要的基本原则。信息组织是信息构 建最核心的内容，设计信息组织系统也是建立信息标识和导航系统的基础。 ( 1 ) 信息组织方式 信息组织方式有多种多样，最常用的是精确组织方案和模糊组织方案。“所谓精确组 织方案就是把信息分成定义好的互斥类别，这对于了解所需信息确切名称的用户来说 非常方便，称为“己知项”检索。”o 精确组织方案的信息集合容易组织和使用，但要 求信息查找者知道要查找项目的确切名称。比较常见的有5 种，即地序法( l o c a t i o n ) 、 字顺法( m p h a b e t ) 、时序法( t i m e ) 、分类法( c a t e g o r y ) 和等级结构法( h i e r a r c h y ) ，可将其简化为l a t c h 具体而言，这5 种方法是： 地序法：以信息的地理位置特征为依据组织信息； o 黄建峰。魏晓彦；立足服务，创新发展，构建网上档案信息资源共享体系一福建省省级档案同站建设情况介 绍 ，档案学通讯 ，2 0 0 4 年专刊，第5 2 页 。上海市档案局馆网站编辑部：铸造面向公众、服务社会的档案信息共享平台一上海档案信息网的发展历程 档案学通讯 ，2 0 0 4 年专刊，第4 l 页 。陆娜；基于信息杓建的营销网站建设 武汉大学硕士研究生论文，第3 0 页 信息构建与档案网站建设研究 二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 字顺法：按字母排列顺序组织信息； 时序法：以信息的时间特征为依据组织信息； 分类法：按类目组织信息；即检查网站信息内容的分类是否合理，包括检查分 类的一致性和完整性，以及分类间的交迭情况。可以检查同一分类下的内容条目的相 似程度、不同分类之间的交迭程度，以及一个下位类或子文档是否很好她代表了它的 上一位类。 等级结构法：按等级关系( 比如重要程度) 组织信息。一个好的等级结构应该 确保在分组内有最高的相似度，而在分组之间有最少的交迭。首先要注意等级条目之 间的相互独立性，第二要注意平衡等级结构的深度和广度。考虑深度时，保证用户通 过三次点击就能达到目标信息。考虑广度时，应努力涉及档案信息的方方面面；当然 也要易于设计，维护和使用。所谓模糊组织方案就是：“模糊组织方案的信息集合将 信息分类但没有精确定义类别，难于设计、维护和使用，但因为信息查找者事先往往 不清楚自己要找什么，他们先找到的内容将影响到以后要查找的内容。这种方式支持 联想式学习和偶然发现信息的模式，信息组织者对信息事先进行了智能聚合处理，这 种相关项目的集合支持了用户的联想式学习过程，使用户能做出新的连接和获得更好 的结论。模糊组织方案的成功取决于一个事先设计的分类系统，这个分类系统成为了 内容项目的结构化的容器。”。模糊组织方案的类型有： 主题：按信息表现的主题思想对其进行分类，如学术课程和部门。 面向任务：把信息内容按其实现的功能、任务和过程组成集合。如档案网站可 以按用户登入网站检索信息的流程组织信息：注册成为用户、选择数据库等方案。 特定受众：按档案网站受众类型对信息内容进行分类，适用于明确不同用户群 的网站。 隐喻驱动：帮助用户理解与所熟悉的内容相关的新事物。 合成方案：即以上几种形式的混合，分开展示在主页上。在我国，孟广均先生 将信息组织体系分为语法组织法、语义组织法、语用组织法。他认为：语法组织法是 以信息的形式特征为依据序化信息的方法，常见的有字顺组织法、代码组织法、地序 组织法、时序组织法和颜色、形状、重量等组织法。语义组织法是以信息内容或本质 5 砩邶：基于信息构建的营销网站建设武汉大学硕士研究生论文，第3 0 一3 1 页 1 2 信息构建与档案网站建设研究二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 特征为依据序化信息的方法，常见的有元素结构组织法、逻辑组织法、分类组织法、 主题组织法。语用组织法是以信息的效用特征为依据序化信息的方法，常见的有权值 组织法、概率组织法、特色组织法、重要性递减组织法。 以上这些组织方式从不同的方面对信息集合的组织方式做了比较详细的归纳， 但在我们的实际应用中，我们一般会将不同层次的不同信息组织方法综合运用。 ( 2 ) 信息组织结构 自顶向下( t o p d o w n ) 的信息组织结构：这是一种层次结构，也是当前应用最 多，发展最成熟的一种结构方式。它从组织与用户的需求出发，通过建立网站分类体 系，建立导航条，由抽象到具体，为网站构架了一个网站内容对象的面层体系结构， 以便用户可以浏览整个网站。 超文本的信息组织结构：这是一种非线性结构。网站各项内容相互链接，但是 这种结构比较容易导致用户在浏览时迷路。 “自底向上( b o t t o m - u p ) 的信息组织结构：这是一种基于数据库、基于底层 网站内容对象、依赖受控词表、通过标引等手段对网站内容对象进行组织的信息结 构。”o ( 3 ) 信息组织的步骤 收集信息：最大限度地收集与档案有关的信息，再按照所收集信息的特征决定 信息的组织方式。信息的大量收集可以为以后的信息选择和信息组织傲准备。如上海 档案信息网要构建寺院教堂一栏时，首先收集了所有上海的寺院教堂，然后再介绍给 公众。 o 王国琴，郑小芳，r r 利人：l i 的底层信息组织与概念空间，现代图书情报技术 ，2 0 0 4 年第6 期，第4 2 页 1 3 信息构建与档案网站建设研究二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 分析信息关系：分析信息内容之间存在的各种直观的关系，并确定这种关系， 以便在下面的结构生成中，通过结构将这种关系显示出来，建立各种关联。信息内容 之间的关系实际上来源于信息内容的创建中、信息结构的设计者和信息使用者对概念 以及他们之间相互关系的理解，但是信息关系的分析和确立应该强调其对用户而言的 直观性，这样意味着用户易于理解提供给用户的结构而很快地找到他们所需要的信 息，如绍兴档案信息网就做得比较好。 信息构建与档案同站建设研究二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 分组和标识信息：将信息分成具有类似主题的小组，给每一组信息一个名称， 使其包含本组的全部内容。对于w e b 而言，信息内容所使用的语言意义含糊，用法随 意、不规范，词语的范围难以界定清楚。因此，档案网站的构建者要对使用的词汇、 含义加以规范，为信息组合后的信息块确定标识，使其能准确地代表这些信息的内容； 同时还要为这些标识设计导航链接方式，这样就能让用户清楚网站上的符号、图形、 文字等所代表的内容，而且能让用户知道他们阅读的信息的所在地。 标识的主要方面在于给每个确定的类一个合适的名称，这个名称符合人们的使用 习惯，又能够囊括和包含在该类下的所有项目的内容，能区分其它类的所有项目如： 深圳档案网政策法规一栏里，一点击就能让人明白这是政策法规栏目，可以以其它栏 目相区分。 信息构建与档案同站建设研究二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 筛选信息：按照信息是否能够实现你的目标而选择信息，在同样的情况下，选 择质量好的信息。 确定组织信息的标准：信息分类和组织的模式和标准的建立不能依据信息构建 者自己的思维模式和框架，不能按档案馆领导的意志来组织信息分类，而是要了解用 户对信息分类的习惯思维框架。 编制索引：档案网站还需要对网页编制索引，以便用户利用搜索引擎能返回他 们所需要的网页编制索引也需要了解用户的思考模式，可以通过查询网站的搜索引 擎记录，发现用户的真正需要，从而不断改进网站的建设，同时利用这些修改索引的 元标签，提高用户利用搜索引擎返回相关结果的水平。 ( 4 ) 信息组织系统的设计 档案网站可以采用自顶向下的结构为主，以超文本信息组织结构及自底向上结 构为辅，建设成一个多元化，适用性强的网站体系，同时要注意各种结构的相容性。 档案网站信息组织要从不同的环境中选择需要的信息，同时要把这些零碎的、 片段的元素组织成为结构完美、和谐、统一的有机整体。 要通过三次单击测试，使所有内容都能保证在经过三次单击后获得，同时要让 1 6 信息构建与档案网站建设研究二、档案网站进行信息构建的意义及基本框架 用户最可能用到或最常用的信息尽可能地靠近结构的顶部。 每个页面的内容只表现一个主题，从而可以使用户方便的通过链接的方式获得