（档案学专业论文）大型企业档案工作服务机制构建研究.pdf

上海大学硕士学位论文 摘要 随着经济的不断发展，企业自主权的不断扩大，企业对档案信息的需求呈现 出多元化的发展趋势。在信息化日益发展的今天，传统的档案管理水平已经不能 完全满足现代企业制度下企业对档案信息的需求，形成了档案信息需求与供给的 矛盾，这对矛盾的解决需要通过构建新的企业档案工作服务机制来提高档案工作 水平，满足企业对档案信息需求。大型企业是现代市场经济中具有主导力量的经 济实体，在市场竞争中发挥着不可替代的作用。研究大型企业档案工作服务机制 及其构建，有助于认清企业内部档案信息资源供需矛盾存在的根源，并为解决这 一矛盾寻求有效的方法。 本文从大型企业及大型企业档案工作入手，首先分析了大型企业档案工作的 特点，为研究大型企业档案工作服务机制的问题提供了现实背景。继而论文探讨 了大型企业档案工作服务机制的内涵、构成及特征，为构建大型企业档案工作服 务机制作了理论上的铺垫。论文第三部分以系统论为指导思想，分析了影响大型 企业档案工作服务机制构建的主要因素，讨论了诸如档案工作管理体制、档案管 理模式、档案信息化管理以及档案信息资源建设等要素对构建大型企业档案工作 服务机制产生的影响。论文第四部分研究了构建大型企业档案工作服务机制的途 径，认为构建大型企业档案工作服务机制要强化档案部门的参与意识，并要不断 创新档案服务工作，切实为企业提供快捷高效的档案信息服务。最后，论文分析 了几宗大型企业档案部门构建企业档案工作服务机制的实际案例，结合构建档案 工作服务机制的途径，意图深化对大型企业档案工作服务机制的认识。 笔者在本文中，试图勾勒出大型企业档案工作服务机制的一个粗略的框架， 以期抛砖引玉，能够引起更广大学者对该问题的关注。 关键词：服务机制大型企业企业档案工作 v 上海大学硕士学位论文 a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to ft h ee c o n o m ya n dt h ee n t e r p r i s eg e tm u c hm o r e s e l f - c o n t r o l r i g h t s ，t h e a r c h i v e s i n f o r m a t i o n r e q u i r e m e n tb e c o m i n g d i v e r s i f i c a t i o n i nt h e2 1 t hc e n t u r y 、析t ht h ei n f o m a t i o n i z a t i o n sd e v e l o p m e n t t h e t r a d i t i o n a ll e v e lo fe n t e r p r i s ea r c h i v e s m a n a g e m e n t c o u n d n t s a r i s f y t h e i n f o r m a f i o nr e q u i r e m e n to fe n t e r p r i s e t h e n h e r ec o m e sac o n f l i c t i n gb e t w e e n g i v ea n dn e e do na r c h i v e si n f o r m a t i o n 1 os o i l v ei tw en e e dt ob u i l du pan e w s e r v i c em e c h a n i z a t i o no na r c h i v e so fl a r g ee n t e r p r i s e s t u d yo ni tw i l lh e l pu s u n d e r s t a n dt h ec o n f l i c t i n gc l e a r l y , a n dh e l pu sf i n daw a yt or e s o l v ei t t h ea r t i c l ew r i t ef r o mt h es t u d yo n l a r g ee n t e r p r i s ea n di t s a r c h i v e s w o r k ，a n a l y z e st h ec h a r a c t e r i s t i c sa n dc o m p o s ee s s e n t i a lf a c t o r t h e ni tc o m e st o t l l ep o i t i to ft h es e r v i c em e c h a n i z a t i o n s e c t i o nt h r e et a l k sa b o u tt h ef a c t o r s e f f e c t i n gt h e r e c o n s t r u c t i o nw h i c hc o n c e r n e ds y s t e mo fa r c h i v e sw o r ka n d m e t h o d so nm a n e g e m e n t p a r tf o u rt a l k sa b o u tt l l ew a y sw er e c o n s t r u c ts e r v i c e m e c h a n i z a t i o no na r c h i v e so fl a r g ee n t e r p r i s e ，w h i c hc o n c e r n e da b o u tt h e p a r t i c i p a t ea n di n n o v a t i n go ns e r v i c ew o r k a st h ee n do ft h ea r t i c l e ia n a l y z e s o m ec a s e so nm ys t u d y , i nw h i c hit r i e dt oi n t r o d u c es o m ee x p e r i e n c e sf o n t ii n s o m ee n t e r p r i s e s i nt h ea r t i c l e i m a k ea t t e m p t st od e s c r i b ea no u t l i n eo ft h es e r v i c e m e c h a n i z a t i o n ，t h e nih o p em o r ea n dm o r es c h o l a r sc o u l dk e e pt h e ke y e so ni t k e y w o r d s ：i _ a r g ee n t e r p r i s e ；e n t e r p d s ea r c h i v e s ；s e r v i c em e c h a n i z a t i o n v i 上海大学硕士学位论文 原创性声明 本人声明：所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作。 除了文中特n j j t 以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已发表 或撰写过的研究成果。参与同一工作的其他同志对本研究所做的任何 贡献均已在论文中作了明确的说明并表示了谢意。 签 名：净难f t 期：五生互羔堂 本论文使用授权说明 本人完全了解上海大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学 校有权保留论文及送交论文复印件，允许论文被查阅和借阅；学校可 以公布论文的全部或部分内容。 ( 保密的论文在解密后应遵守此规定) 签名：；兰2 函堑导师签名：盔连 日期：超： 上海大学硕士学位论文 引言 随着我国社会主义市场经济体制的建立，确立了企业在市场经济中的主体地 位，企业自主权不断扩大，它在国民经济中的支柱性地位日益凸现。作为企业管 理中的重要组成部分，企业档案管理也正逐步受到企业管理层的重视，大型企业 档案工作的建设，在现代市场经济条件下显得尤为重要。然而企业档案工作服务 能力的不足与实践的需求之间的矛盾，使得大型企业档案工作在为企业工作提供 服务中缺乏活力，进而造成了企业对档案信息的需求同档案服务水平之间的矛 盾。这一矛盾根源于传统企业档案管理模式与现代企业制度下大型企业信息需求 多元化之问的冲突，这一冲突的核心就是大型企业档案工作服务机制建设问题。 研究大型企业档案工作服务机制，对于进一步研究和解决大型企业档案工作与大 型企业档案信息需求之间的矛盾将大有裨益。本文从探讨我国大型企业档案工作 服务机制入手，试图寻求出我国大型企业档案工作中存在的矛盾，为企业建设和 发展提供优质服务。鉴于大型企业档案工作与大型企业的密切关系，建立与现代 企业制度下的大型企业需求相适应的档案工作服务机制，既是企业自身发展的需 要，也是企业档案工作深化改革的需要。 我国早在2 0 世纪5 0 年代末就己经建立起了企业档案工作，在党和政府的关 心下形成了一套与计划经济体制相适应的运行机制。1 9 9 3 年1 1 月党的十四届三 中全会发表了中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定，提 出要建立产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度，自此，我 国的政治经济体制改革进入了一个新阶段。1 9 9 6 年第八届全国人民代表大会第 四次会议审议通过的关于国民经济和社会发展“九五”计划和2 0 1 0 年远景目 标纲要的报告中指出：“国家要集中力量抓好1 0 0 0 家国有大型企业和企业集团 的改革与发展，使之成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体 和市场竞争主体，发挥它们在国民经济中的骨干作用。”为适应建立社会主义市 场经济体制与企业信息化的需要，要求政府转变职能，切实把政府的行政职能转 到经济调节、社会管理、市场监督、公共服务上，伴随这一改革原有国家各级专 业主管机关或职能发生转变，或被撤销。为转换国有企业的经营机制，按照现代 企业制度的要求大力对国有企业进行公司制改革，自1 9 8 9 年到2 0 0 1 年底国有企 上海大学硕士学位论文 业户数有1 0 2 3 万户减至4 6 8 万户，到2 0 0 4 年底私营企业已达2 0 3 万户，形成 了国有企业、民营企业、外资投资企业三分天下的局面。与此同时，企业在激烈 的市场竞争中逐渐形成了以资产为纽带，以金融为中介，以收购兼并为基本手段 的企业集团。“从1 9 8 6 年4 月国务院颁布推动横向经济联合3 0 条开始，一 、。 些松散的企业联合体逐渐向企业集团发展，到1 9 8 7 年1 2 月国家体改委和原国家 经委提出组建和发展企业集团的1 8 条意见止，仅在各级工商行政管理局注 册的企业集团已达1 6 3 0 家，其中1 5 家大型工业企业实行了国家计划单y t ( 挂在 计委下) ，1 7 家企业集团组建了财务公司，还有4 家企业集团正在试行国有资产 授权委托经营的试点。截止到1 9 9 3 年1 1 月，已有5 2 个大型企业先后组建完成。 其中，3 1 家大型企业实行计划单列；1 9 家组建了财务公司；4 2 家有外事审批权； 7 家实行了国有资产的委托经营；绝大多数企业都有自营进出口权。”。又据2 0 0 3 年统计，我国中央管理企业中的大型企业、国家试点企业、省部级单位审批的大 型企业，以及年营业收入8 0 年代末资产总计5 亿及以上的其他各类大型企业共 。 ”、 2 0 9 2 家，这些企业和企业集团拥有成员2 8 3 7 2 家，年末资产总额1 7 0 1 7 0 亿元， 平均资产规模6 3 2 亿元。其中超过百亿元的企业集团已达2 3 2 家，利润超过1 0 亿元的有7 4 家。 另外，企业信息化方兴未艾已是大势所趋。计算机和网络的普 及给企业信息化建设提供了技术保障，企业信息化以其方便快捷的优势逐渐成为 企业发展的主要驱动力量之。大型企业作为现代市场竞争中的中坚力量，其信 息化建设更是受到空前重视，信息化发展已经初具规模。 在这一背景下在传统企业档案工作中实行多年的管理方式，例如实行按专业 统一管理的管理体制、档案集中统一管理的管理模式、封闭式管理的管理观念以 及和档案实体管理的管理方法已不适应现代企业制度下大型企业的需要，计划经 济体制下形成的企业档案工作服务机制与市场经济体制发生了碰撞，从企业档案 工作应服从并服务于企业的需求来看，建立与现代企业制度相适应的大型企业档 案工作服务机制的问题便提到了议事日程。 面对这一变革，我国广大档案工作者，尤其是企业档案工作者始终十分关注。 据不完全统计，近十年来直接涉及企业档案工作改革与发展的论文己近千篇，研 究内容广泛涉及企业档案工作管理体制、企业档案业务管理、企业档案利用服务 。吴永林企业集团凝聚力，北京：中国经济出版社，2 0 0 1 年版，第1 0 页 。我国大型企业集尉：2 6 9 2 家解放日报2 0 0 4 0 9 1 9 ，第2 版 上海大学硕士学位论文 与企业档案信息化管理等。但是反思这些研究，我们可以发现其中尚存不足之处， 就对大型企业档案工作的研究而言，传统观念占据了相当的分量，没有从现代企 业制度视角审视大型企业的档案工作，往往站在传统企业角度看待大型企业的档 案工作，导致研究成果缺乏普遍适用性，对服务机制的研究缺乏全面、深刻的理 解，尤其是对大型企业档案工作服务机制建立的问题，缺乏足够的理论分析。现 代企业制度下的大型企业同以往中小型企业相比，具有规模大、结构复杂等多种 特点，这些变化对档案工作将产生深刻的影响，对这些影响认识不足也是大型企 业档案工作服务机制研究中的一个缺憾。 鉴于以上原因，笔者选择大型企业档案工作服务机制为研究对象，一方面是 通过建立大型企业档案工作服务机制，寻求解决存在于大型企业档案信息需求与 供给矛盾的途径；另一方面是将对于大型企业档案工作服务机制的研究系统化， 构建出研究的框架。不当之处，请予以指正。 l ：海大学硕士学位论文 第一章大型企业与大型企业档案工作 大型企业是大型企业档案工作服务机制运行的外部环境，研究大型企业的特 征及大型企业档案工作的特殊性，对于构建大型企业档案工作服务机制具有重要 意义。 1 1 大型企业及其特点 根据国家统计局2 0 0 3 年5 月2 2 曰下发的统计上大中小型企业划分办法( 暂 行) 的通知，大型工业企业的划分标准为：同时满足销售额3 亿元及以上，资 产总额4 亿元及以上，从业人员2 0 0 0 人及以上。随着经济的发展，大型企业在 我国经济发展中正发挥越来越重要的作用，尤其是在中国加入世贸组织以来，我 国的大型企业充分发挥了企业资源丰富、配置优化的优势，不断取得经济上的巨 大成功。同时，大型企业的重组和改革也是在不间断地进行中，以中央企业集团 为例，国资委主任李荣融表示，今后中央企业调整重组步伐会进一步加大。2 0 0 6 年将在鼓励中央企业联合重组的同时，积极发挥资产经营公司的作用。包括发挥 资产经营公司在促进资本流动、吸引战略投资者方面的作用，推进中央企业特别 是一般性竞争行业中央企业的股份制改革。中国将积极稳妥地推进中央企业调整 重组，在未来几年形成8 0 到1 0 0 家主业突出、技术先进、结构合理、机制灵活、 具有自主知识产权、有较强国际竞争力的大公司大企业集团。 与一般中小型企业相比，大型企业具有以下特征： 1 1 1 规模大 规模巨大是大型企业的一个基本特征。大型企业发展的趋势之一是逐步向集 团化方向发展。如中国第一汽车集团公司拥有全资子公司3 0 家，控股公司1 7 家， 其中包括一汽解放汽车有限公司、雷奥汽车零部件有限公司等全资子公司和一汽 轿车等多家上市公司和中外合资企业，公司资产总额1 1 6 7 亿元，员工1 2 9 4 9 2 人， 业务遍及东北、华北和胶东、西南、华东等。企业分布在全国1 3 个省、市、自 。据2 0 0 3 0 52 5 中华人民共和国统计局网站统计上大中小型企业划分办法( 暂行) 。吴天，资产经营公司2 0 0 6 年将在中央企业重组中发挥积极作用，信息周刊，2 0 0 6 年第3 期 4 治区的1 9 个城市。又如华能集团1 9 9 4 年末合并资产已达8 0 0 亿元，净资产2 3 0 亿元，在电力行业中首屈一指。 大型企业的规模大的特点对企业档案工作的影 响是巨大的，尤其是在建立企业档案工作服务机制的过程中，大型企业的规模往 往影响服务机制建立的重要因素。 1 1 2 内部结构复杂 大型企业规模大，内部分工必然较细，结构往往较为复杂。尤其是大型企业 集团，其内部结构更为复杂。企业集团拥有数量众多的成员企业，这些企业大都 是独立的法人，不仅驻地可能不一致，而且经营业务和性质均有所不同。法律上 的独立地位使企业在机构设置上具有自主性，并有权进行独立的档案管理，集团 范围内的档案管理较中小企业要复杂得多。 企业集团的组织结构一般是呈多层次的“金字塔”状结构，各成员企业因核 心企业对其控股力的大小不同形成了一个相对稳定的等级组织，集团的组织管理 是层层控制型的。按照企业集团中资本的相互持有关系和协作关系的稳定、紧密 程度，企业集团成员可分为不同的层次，包括：处于集团核心地位的核心层，即 我们通常所说的集团公司或母公司；由被核心层企业直接或间接控股的企业构成 的紧密层，即所谓的子公司、孙公司；由被核心层企业和紧密层企业参股( 但还 没达到控股程度) 的企业所组成的半紧密层；由与核心层、紧密层、半紧密层企 业具有固定协作关系的企业所组成的松散层。孙公司对子公司负责，子公司对母 公司负责，一般情况下不实行越级管理，因此各企业根据自身产权联系而导致的 控制( 被控制) 关系，分别对被其控股的公司档案管理负有监督责任，同时接受 对其控股的公司档案部门的监督和指导。这样一来，以集团组织结构主体为框架， 以各企业问产权关系为控制基础的集团档案管理体制亦会呈多层次，层层控制的 特点。 一般情形下，企业集团核心层以下的层次均有多个企业或单位，因而形成了 更多单位的组织结构。例如前文所提到的中国第一汽车集团公司就拥有全资子公 司3 0 家，控股公司1 7 家，孙子公司7 0 余家，业务遍及全国各地。这种企业集 团单位多的特征，是企业集团在建立有效档案工作服务机制中需要十分关注的重 。资料来源：中国第一汽车集团公司2 0 0 4 年度报告，中国第一汽车集团网站。 o 国家经贸委编我国企业集团试点的政策与实践，北京：中国经济出版社，1 9 9 5 年版，第1 4 9 页。 5 上海大学硕士学位论文 要因素，为充分发挥档案工作在企业资源整合、信息共享的效应，应该考虑到企 业集团多层数的组织结构特征，理顺企业集团档案工作管理体制。 1 1 3 外向型明显 产品与业务多元化经营也是“公司经济”的特征，随着市场经济的不断发展 和市场竞争的日益激烈，大型企业逐步向外向型经济发展的趋势明显。由于大型 企业在扩展过程中往往经过纵向、横向以及多元化的扩展与相应的联合与兼并， 因此，整个企业的多元化程度较高。这种高程度的多元化特征使得集团内不同企 业档案工作服务机制在建立的过程中必然面临不同环境、不同特征的现实问题， 成为大型企业档案工作服务机制建立过程中需要考虑的重要问题。 1 14 信息化程度高 相对于中小型企业而言，大型企业在信息化建设方面取得了相当的规模。据 计世资讯2 0 0 2 年7 月发布的统计数据，大型企业中9 2 5 建设了企业内部网， 7 6 3 建设了财务管理软件；7 3 8 建设了企业外部网，3 6 5 建设了企业资源计 划( e r p ) 系统，2 8 8 建设了呼叫中心，2 0 建设了制造管理系统，1 2 5 建设 了客户关系管理( c r m ) 系统，1 1 3 建设了供应链管理( s c m ) 系统，其信息 化建设与应用给企业生产、经营、管理也带来了积极的变化。国资委与计世资讯 2 0 0 3 年对全国1 0 0 0 家大型企业信息化应用状况调查还显示，我国有9 2 6 的大 型企业设立了专门的信息化管理机构，有9 8 6 的大型企业制定了信息化的总体 规划和发展战略，有了专职的执行管理者。从中可以看出，大多数企业明显提高 了对信息化重要性的认识，并为信息化建设做了多方面的准备，信息化基础设施 建设和应用环境继续改善。对浙江省部分企业的调查显示；通过信息化，7 7 5 一 一 的企业降低了成本f 如采购成本、加班成本等) ，6 7 的企业缩短了生产周期和作 业时间，6 4 6 的企业扩大了产品销售收入，6 6 3 的企业提高了流动资金周转 率，3 6 7 的企业提高了按期交货能力。5 7 0 户大型企业中填报效益数据的2 7 9 户企业截至2 0 0 1 年末信息化累计投入7 1 亿元，累计产生直接经济效益1 1 7 亿元， 每投入1 元产生1 6 4 元的效益。正因为如此，大多数 企q l t ( 7 7 9 ) 负责人对信息 化效果感到满意。大型企业档案部门如何在企业信息化建设中建立起相应的档 。赵俊玲，李颖，王坚戒国企业信息化建设发展现状分析【j 】情报杂志，2 0 0 4 ，( 1 ) 6 上海大学硕士学位论文 案工作服务机制是一个值得研究的问题。 1 2 大型企业档案工作及其特点 大型企业档案工作是国家档案工作的组成部分，是以完整保存、科学管理和 有效利用企业档案的管理活动的总称。大型企业档案工作包括大型企业档案微观 管理与大型企业档案宏观管理两部分内容，大型企业档案微观管理指企业档案室 ( 馆j 对企业档案的管理，主要内容是档案的实体管理与信息管理，例如档案的 收集、整理、鉴定、保管与利用工作；企业档案宏观管理指国家档案行政管理部 门对企业档案工作的管理，主要内容是确定管理体制、运用档案法规、标准、规 划手段，再辅之以行政手段进行监督管理。随着现代企业制度的建立与企业信息 化的发展，由于大型企业管理体制与企业经营形态的变化，大型企业档案工作业 务管理与事业管理都发生了深刻的变化，现代企业制度下大型企业档案工作服务 机制的建设需要适应这一变化。 大型企业本身的复杂性决定了其档案管理工作的特殊性，主要体现在： 1 2 1 大型企业档案管理工作的复杂性 大型企业规模大，其内部结构复杂，且业务范围可以跨行业、跨地区、跨国 别、跨所有制的情况普遍存在，其相对于中小型企业而言，不论是组织结构、业 务范围还是资产规模都有较大的不同。 这种情况下的大型企业档案工作要从企业整体利益的高度审视档案工作以 及档案工作服务机制的构建。相对于中小型企业档案工作而言，大型企业档案工 作面对的是多变的市场形势、多元化的信息需求、多所有制的业务范围。档案工 作要建立高效合理的服务机制，必须从这些方面出发，为不同类型、不同信息需 求企业提供档案信息服务。因而，大型企业档案工作较中小型企业档案工作具有 较强的复杂性。 1 2 2 大型企业档案管理手段的多元性 仍以企业集团为例，企业集团的形成，有的是不同企业之间的联合、合并， 有的是大型企业对其他企业的并购，有的是单一企业在不断发展壮大过程中由企 业内部分离出独立部门但并不完全脱离原企业形成的。由于企业集团成员企业的 7 l 海大学硕士学位论文 规模不一、与核心层企业的关系不同以及各企业的信息化程度不一致、各企业对 档案信息的重视和需求程度也不一致，导致了企业集团档案工作发展的不平衡。 企业集团档案工作的这种不平衡现象直接影响到企业集团档案工作服务机 制的建立。由于企业档案工作服务机制本身是一个动态的系统，它需要各个环节 能够有机运行以保证整个服务机制的良性运转，因而集团各成员档案工作水平的 参差不齐必将给企业档案工作服务机制建设带来一定的影响。 由于企业集团本身的规模大，组织结构复杂，其现代化管理水平也不尽一致， 企业的管理理念、手段和方法也存在着较大的差别。这种差别映射到档案工作上 来就是各企业档案管理手段的多元性。企业集团档案管理手段多元性是企业集团 “ 档案工作区别于单一企业的一个显著的特征。由于企业集团规模较大，档案工作 有较多的资源可资调配。同时，档案工作也需要解决多元性的档案信息需求的难 题，现实的需求造就了企业档案工作多元化的特征。 1 2 3 大型企业档案管理范畴的动态性 大型企业规模都比较大，但企业的规模并不是天生就非常大的。在不同的发 展时期，企业的规模是有所变化的。“一般来说，在企业发展的初期，企业的规 模扩展比较慢，业务和机构的扩展受到众多因素的限制，因而规模较小；随着企 业核心层的稳固、社会影响的增加，以及大型企业优越性的发挥，大型企业规模 出现了快速扩展的势头，然而随着大型企业对资本的运作和业务的拓展越来越重 视质量和企业内部优化组合、资产连带关系变化，大型企业内部也要改革重构， 有的部门被淘汰、有的被巩固。”而企业集团紧密层、半紧密层也可于企业集团 外部企业重新组合，形成新的企业，这就导致了企业集团边界的开放性和模糊性， 使得企业集团始终处于动态的变化之中。另一方面，企业集团的经营范围也是在 不断变化的，为了适应变幻莫测的市场环境，企业集团在生产经营中也不断调整 自身经营范围。企业集团构成的动态性和经营范围的动态性必然影响到档案管理 中立档单位、档案流向以及文件归档范围的动态性。 作为大型企业一部分的大型企业档案工作也受到这一动态性特征的影响。从 整个企业的角度来说，企业机构的变化也就意味着企业内档案工作服务对象数量 的增减、职能部门数量的增减、大型企业档案内容或数量上的变化，从而导致了 。宋炳方驾驭集团：企业集团的形成、组织与战略，北京：经济管理出版社，1 9 9 9 年7 月版 8 上海大学硕士学位论文 企业档案工作的外延发生变化。对于大型企业档案工作服务机制而言，这种动态 性的特点，既可以为服务机制带来新的活力，同时也对服务机制自身的适应性和 合理性提出了新问题。因而，在构建大型企业档案工作服务机制过程中一定要考 虑到动态的档案工作对服务机制的影响。 上海大学硕士学位论文 第二章大型企业档案工作服务机制概述 2 1 大型企业档案工作服务机制的内涵 “机制”一词，辞海中有四种解释：用机器制造的，如“机制煤”： 机器的总体构造和工作原理，如计算机的机制；有机体的构造、功能和各器官 问的相互关系，如动脉硬化的机制；某个复杂的工作系统或某些自然过程的演 变关系，如市场机制，竞争机制等。其后“机制”一词被广泛应用于生物学、医 学、经济学、社会学等研究领域，用以说明各研究对象内部各个构成部分及其相 互联系、相互制约、相互作用的关系。据此我们可以认为，大型企业档案工作服 务机制可以理解为在大型企业内部，档案工作服务过程中各有机环节的构成、功 能及其相互联系、相互制约、相互作用的原理与方式。 这一概念具有几个相互联系的基本含义，是理解大型企业档案工作服务机制 的要点： 2 1 1 以大型企业为依托 研究大型企业档案工作服务机制，必须从大型企业自身的档案需求出发，理 清大型企业档案工作服务各个环节的工作内容及功能，明确大型企业档案工作服 务各有关因素之间的有机联系，坚持系统化的原则，为大型企业1 ：作提供高效优 质服务做准备。大型企业档案工作服务机制不是孤立存在的，它要依托于一定的 运行环境才能真正发挥其效用，从而达到为大型企业建设和发展提供优质服务的 目的。因而，研究大型企业档案工作服务机制，必须明确服务机制建立的背景和 运作环境。 21 2 服务机制具有系统性 大型企业档案工作服务机制本身是一个完整的有机系统，它的各个组成部分 之问相互制约、相互影响，是不可分割的有机整体。首先，研究大型企业档案工 作服务机制，就必须具有大局眼光，不仅仅将视线定位在大型企业档案工作服务 机制上，还要着眼于与大型企业档案工作服务的相关因素甚至关注大型企业的建 i o 上海大学硕士学位论文 设和发展，这样不仅为大型企业档案工作服务机制将建设提供外部条件，同时能 为服务机制的有效运作提供动力来源。其次，服务机制本身是个有机整体，服务 机制的各构成因素之间是不可分割的，他们相互作用形成服务机制，仅注重其中 一点或几点，必然使服务机制的运行偏离轨道，不能为大型企业建设提供高效服 务。如大型企业档案工作服务机制由大型企业档案工作体制、档案工作模式、信 息资源建设等客观因素和大型企业档案意识、大型企业档案人员素质等主观因素 构成，缺少了前者，大型企业档案工作服务机制就缺少了基本的支撑，服务机制 建设无法进行；缺少了后者，大型企业档案工作服务机制建设就缺少了运行的主 体因素，服务机制运行无法开展。因而，研究大型企业档案工作服务机制，必须 用系统论的思想加以指导，统筹规划、全盘考虑，不能顾此失彼。 2 1 3 服务机制具有动态性 大型企业档案工作服务机制虽然是一个完整的系统，但它并不是完全固化不 变的，而是一个动态的管理系统。这不仅仅因为大型企业档案工作要面临复杂多 变的企业环境，还要面对不断改革的社会环境。 由于各企业的发展程度、规模大小、经营方式、技术条件、管理形态的不同， 不仅企业档案工作的机构设置、运行机制不同，而且档案管理的形态方式、手段 也会有所差别。因而企业档案工作服务一定要依照企业的实际需求和企业的实际 情况开展，既不能盲目追求先进、也不能固步自封。 具体说来，大型企业档案工作要从以下几个方面适应企业集团的发展： 档案管理机构的设置要与大型企业规模形态相适应，规模较大的企业则可以 采用多级化、分层次管理的办法，分别在总公司和分公司设立档案机构。 档案管理形态要与大型企业管理形态相适应，只有当档案管理形态同大型企 业管理形态相适应，企业档案管理才能适应大型企业的发展。企业档案管理形态 大体有三种：实体管理、档案信息管理、档案知识化管理，具体采取何种企业档 案管理形态取决于大型企业管理形态。 档案管理要与大型企业经营需要相适应，档案管理工作的重点要与大型企业 经营的重点保持相对一致性，这样才能够及时掌握大型企业对档案信息的需求， 并且重点加强对企业相应档案进行重点管理。但这并不是绝对的，档案工作者要 准确把握档案管理工作的重点的同时，能够兼顾不同种类档案的管理。 上海大学硕士学位论文 企业档案管理形态要与企业技术条件相适应。档案管理中所要用到的辅助手 段如计算机管理、网络化管理的采用及应用程度，要与企业技术条件相匹配。盲 目引进档案管理的高科技手段有时不仅是资源的浪费，在效果上也未必见得明 显；而一味排斥档案管理的高科技手段也是不足取的，没有现代化的档案管理手 段势必无法完全满足企业对档案的日益增大的需求。 2 2 大型企业档案工作服务机制的构成要素 关于大型企业档案工作服务机制的构成，已有不少学者进行了研究，有的学 者从形式上将大型企业档案工作服务机制理解为大型企业档案工作体制、档案工 作模式、档案信息化和档案工作的信息化、档案管理方式的自动化等。这种看法 似乎欠妥。笔者认为，服务机制的构成要素可以大体分解为两方面的内容，即主 观要素和客观要素。主观要素是指档案工作服务机制运行过程中服务主体或档案 人员的要素，客观要素主要是指档案工作服务过程中其它相关要素。企业档案工 作服务机制就是主体作用于客体并在工作中受到客体反作用影响的一个有机整 体，是主客观要素相互作用的原理与方式。 2 2 1 服务机制的主观构成要素 以主体要素为参照，服务机制运行过程是服务主体的实践、活动过程，体现 。 着主体的行为关系。档案服务工作主体依据自身的目的和需要启动档案服务程 序，通过档案工作者和受服务者之间的行为互动，推动着档案工作服务工作不断 运行和完善。 大型企业档案工作服务质量的高低很大程度上取决于主体的行为能力。哲学 上讲“主体”是“指人的自主、主动、能动、自由、有目的地活动的地位和特性”。 不同的档案工作主体会有不同的行为能力，对于档案内容的分析、档案信息的吸 收和认知都是不同的，从而会造成档案服务主体的不同行为能力。大型企业档案 服务工作的运行在实践中是由档案工作者推动的，因而，档案工作者本身的素养 在很大程度上影响着大型企业档案工作服务机制的建设和运行。 2 2 2 服务机制的客观构成要素 大型企业档案工作服务机制的客观构成要素包括在大型企业档案工作中档 上海大学硕士学位论文 案工作人员的工作对象和服务工作的手段及程序等。 大型企业档案是在大型企业工作过程中形成的具有保存查考价值的文件，在 现代化市场经济环境中，企业档案的内容更加丰富、形式也更加多样化。同时， 由于信息化手段的引入和应用，档案信息内容的相互关联度增强，档案信息的复 合检索和模糊查询更为普通和实用。档案工作手段是指在档案工作过程中档案工 作者的行为方式，在现代企业制度下，这种工作方式不再是简单的手工操作，取 而代之的是人力资源与现代化设备的综合运用，尽管人在档案管理中仍占据主导 地位，但是现代化设备的使用能大大节约人力资源的投入，有效提高档案工作的 效率。企业档案工作程序是指在档案工作过程中，尤其是在大型企业档案服务工 作中，采用现代的科学的工作方法、流程来规范档案管理的每个环节，从而达到 管理的科学有效。规范的工作程序使得档案工作过程更加科学化。 我国传统的企业档案工作内容和方法在大型企业档案信息需求面前已经显 得捉襟见肘了：海量信息存储形式的出现对纸质档案的管理手段提出挑战，纸质 档案信息查阅不能满足远程信息需求调用，快捷的信息传送需求给档案工作者带 来了巨大的信息处理压力，等等。可见，我国的大型企业档案管理已不能再继续 沿用传统的管理手段和方法，必须要采用现代化的管理方法，为大型企业建设和 发展提供高效优质的档案信息服务。 2 3 建立大型企业档案工作服务机制的理论依据 2 31 系统论依据 广义系统论包括狭义系统论、信息论、控制论三方面的内容，狭义系统论的 创立者贝塔朗菲把系统的概念定义为“处于一定相互关系中的与环境发生关系的 各组成部分的总体”。任何一个管理对象都是一个有机的系统，是由相互联系、 相互作用的不同部分，即由若干子系统构成的具有特定功能的有机整体。这一理 解包括了系统、要素、结构、功能四个概念，表明了要素与要素、要素与系统、 系统与环境三方面的关系。从大型企业角度看，大型企业档案工作属于大型企业 系统的一个子系统，大型企业档案工作中又包含了若干的子系统。大型企业档案 工作服务机制是一个有若干子系统共同构成的完整的有机整体，它包含了大型企 业档案服务工作动力系统、反馈系统等内容。 “贝塔朗菲一般系统论的观点北京：商务出版社，1 9 8 3 年版，第2 4 页 1 3 i 一海人学硕：卜学位论文 信息论是研究信息的获取、储存、传递、计量、处理和利用等问题的学科。 信息论要求我们在工作过程中充分发挥信息在各项工作环节上的引导作用，并且 将信息的挖掘、传递、交流和应用作为系统有效运作的重要内容。研究大型企业 档案工作服务机制，就是要合理运用信息论的这一要点，尊重大型企业档案信息 在大型企业档案工作中发挥作用的规律，将信息资源开发作为建立大型企业档案 工作服务机制的重要内容，将信息化建设作为大型企业档案工作服务机制的推动 力量，不断加强对档案信息的资源整合、传递和信息应用力度，使大型企业档案 工作服务机制更加合理高效。 控制论要求在系统工作中能够有效掌控其工作过程，避免出现不足和过度的 情况。大型企业档案工作服务机制研究中要学会运用控制论的指导思想，依据现 有的工作实际，结合大型企业发展状况，实事求是地开展大型企业档案工作服务 机制建设，既不能落后于大型企业建设，给企业信息需求带来阻碍，也不能盲目 超前，超出了大型企业实际需求，造成资源的浪费。因而在大型企业档案工作服 务机制建设过程中要同时建立有效的监督、约束、激励制度，配合大型企业档案 工作服务机制建设，只有这样才能使得大型企业档案工作服务机制的运行更加完 善，更加有效。控制论思想还要体现在大型企业档案服务机制运行的反馈上面， 及时了解服务机制的运作状况，对于完善大型企业档案工作服务机制来说是很重 要的。 2 3 2 哲学依据 唯物辩证法要求我们在看待、研究事物过程中要用联系的、发展的、全面的 眼光，既要认识事物本身，更要认识同该事物相关的其它事物的关系；既要认识 事物目前存在的状态特点，也要认识事物的发展方向和运动规律，科学预测事物 的发展走向；既要认识事物局部的特点和要求，也要认识事物整体的特点和形态， 这对于准确衡量和预测事物的发展与发现事物运动规律具有重要指导意义。对于 大型企业档案工作服务机制而言同样如此，大型企业档案工作服务机制在大型企 业档案工作中不是孤立的，它同大型企业档案工作其它环节的工作如企业档案工 作制度、企业档案工作体制等密切相关，研究大型企业档案工作服务机制建设， 必然要同时了解和关注企业档案工作中其它相关方面。大型企业档案工作服务机 制也不是固定不变的，它也是不断在发展变化中的一个动态系统，随着企业的发 1 4 圭塑查鲎堡主兰堡笙苎 展和企业对档案工作要求的提高，服务机制建设必然要不断完善、改变工作方式 来适应大型企业对档案信息的需求。因而对大型企业档案工作服务机制的建设应 用发展的眼光看待。 2 3 3 管理学依据 管理是“对组织的资源进行有效整合以达到组织既定目标与责任的动态创造 性活动”。，具体来说，就是管理主体运用一定的手段、方式、方法、程序对管 理对象进行有组织、有意识的管理活动，从而达到一定的预期目的的过程。管理 学要求在实践过程中要有一定的计划、一定的组织以及依托于组织实施的协调、 指挥、控制等活动。大型企业档案服务工作的开展是一项以档案工作人员为主体 进行的一项业务活动，其目的是要从大型企业的实际需求出发，依照大型企业档 案信息利用规律，合理高效开发档案信息资源，满足企业的档案信息需求。因而， 现代管理学中的一些管理学理论和方法，都可以作为大型企业档案工作服务机制 建设和研究的重要依据。 2 4 大型企业档案工作服务机制的特征 2 4 1 客观性 服务机制的本原是客观的，是不以人的意志为转移的。大型企业档案工作服 务机制既不同于大型企业档案工作的各种具体业务活动，也不同于大型企业档案 服务的具体行为。各种有关业务活动只不过是大型企业档案工作服务的基础，大 型企业档案服务的具体行为也只不过是企业档案工作服务机制的外部表现，大型 企业档案工作服务机制是大型企业档案工作中各种内在关系的产物。大型企业档 案工作服务机制是客观存在的，而不是自发形成的，它需要人和机构为了档案服 务工作的需要而有意识去建立。但这种“建立”，必须符合大型企业发展的客观 规律需求，如果相悖，那么事物发展就会抛开这些人为创造出来的机制。大型企 业档案工作服务机制的建立必须符合现代企业制度的需要，只有按照规律办事， 才能实现机制的良性运转。 2 4 2 综合性 。芮明杰管理学，现代的观点，上海：上海人民出版社，2 0 0 3 年版，第5 页 1 5 上海大学硕士学位论文 大型企业档案工作服务机制是动力机制、控制机制、评价机制的有机结合， 是现代企业档案工作内部各构成要素之间相互联系、相互制约、相互协调的产物。 其综合性表现在两个当面，一时各构成要素作用的协同性。推动企业档案服务工 作的运行与发展离不开大型企业档案工作内外各方构成要素的影响，大型企业档 案工作服务机制的建立是各种因素综合作用的过程与结果，它广泛涉及大型企业 的管理体制、技术水平、规模形态、人文环境等，广泛涉及大型企业档案工作的 管理体制、管理模式、信息化建设、利用服务等，使各种因素综合的结果。此外， 社会经济的发展程度，人们的社会心理习惯、思想素质等都会影响大型企业档案 工作服务机制的建立。二是各要素发挥作用的交叉性。如大型企业信息化的建设 既是大型企业档案服务工作运行的一个推动力，同时在很大程度上也会控制大型 企业档案服务的标准化程度：再如控制机制中的考评控制，既是控制机制中的要 素，有时也能起到动力机制要素的作用。因而，必须用全面地、发展的、系统的 观点来审视大型企业档案工作服务机制的问题。 2 4 。3 动态性 大型企业档案工作服务机制是一个动态的体系，是随着大型企业的发展而变 化的，是随着大型企业的需要不断自我完善的，在企业的不同发展阶段上档案工 作服务机制会有不同的表现形式。企业档案工作服务机制的基本原理是相对稳定 ， 的，但在大型企业不同发展时期，动力机制与控制机制都是不可或缺的，仅有控 制机制而无动力机制，大型企业档案工作就会死气沉沉；仅有动力机制没有控制 机制，大型企业档案工作就会失去方向，两者的相互作用是一个动态平衡的过程。 以动力的主导构成要素为例，在企业档案工作微观管理体制没有理顺时建立适合 的统一领导、分级管理的体制是顺利推动企业档案工作发展的主导因素；在实施 信息化建设的企业中，设法使大型企业档案工作与企业信息化进程同步发展往往 可以成为推动该企业档案服务工作运行的主导因素，而在没有实行信息化建设的 企业中，这一动力因素则不存在。从发展的观点来看，市场经济体制下企业档案 胀务工作动力机制的构成要素及其作用也是变化的。大型企业档案工作服务机制 的建立，必须随着大型企业自身变革与经营环境的变化而变化，不应把大型企业 档案工作服务机制看作是一个固定的模式，它是一个动态的管理系统。只有适应 企业发展需要和社会环境变化的变化，企业档案工作服务机制才有活力。 上海大学硕士学位论文 2 4 4 多元性 计划经济体制下，由于企业经营形态和管理模式的单一性，企业档案工作服 务机制具有很大的共性。现代企业制度下大型企业档案工作服务机制与传统的企 业档案工作服务机制相比，最为显著的区别就是服务机制的多元性。产生多元性 的原因一是企业对企业档案管理的自主性增强，二是企业类型与发展水平的多样 性，其表现形式往往因企而异。市场经济条件下，企业的管理体制、组织形态与 所有制形式发生了深刻的变化，使不同地区、不同类型的企业有不同的档案管理 模式，即使相同类型的企业由于大型企业规模、技术水平的不同其管理模式也不 尽相同。例如有的大型企业档案工作把纳入企业质量认证活动作为推动大型企业 档案服务工作运行的动力，有的把纳入大型企业信息化建设的进程作为推动大型 企业档案服务工作运行的动力，还有的以有效满足企业信息需求作为推动大型企 业档案服务工作运行的主要动力。因此，在建立大型企业档案工作服务机制时， 应注意各企业档案工作服务机制的差异，既不能把其看成一种固定的档案管理方 式，也不要力图套用某种现成的模式，丽要着力研究能适合档案工作规律和本企 、也运行特征的多元、灵活、高效的企业档案工作服务机制。 2 5 研究大型企业档案工作服务机制的意义 建立能够