（工商管理专业论文）新邮公司内部控制研究.pdf

摘要 内部控制制度作为企业生产经营活动自我调节和自我约束的内 在机制，其功能与管理价值已经得到人们越来越多的关注，在企业管 理系统中也具有举足轻重的作用。内部控制制度的建立、健全及实施 情况，已成为企业生产经营成败的关键。如何建立具有中国特色的内 部控制制度，已成为规范企业行为、提高会计信息质量的当务之急。 本文通过对新邮公司内部控制现状的分析，结合国外内部控制的 框架理论，以内部控制的具体内容为出发点，分别从货币资金活动、 筹资活动、销售与采购活动、收款与付款活动、成本控制活动等方面 结合新邮公司的具体情况，综合国内外内部控制研究的成果，设计出 一套科学合理、操作性强的内部控制制度。旨在通过对内部控制制度 的改造，提高新邮公司抵抗市场风险的能力。 关键词内部控制，控制目标，控制环境，控制活动 a b s t r a c t i n t e r n a lc o n t r o l s y s t e m a sa n i n t e r n a l i t y m e c h a n i s mo ft h e e n t e r p r i s e so p e r a t i n ga c t i v i t i e sa n ds e l f - c o n s t r a i n t ，w h i c hi t sf u n c t i o n s a n dm a n a g e r i a lv a l u eh a sc a u g h ti n c r e a s i n ga t t e n t i o n s ，a l s o ，i tp l a y sa s i g n i f i c a n tr o l ei nt h ee n t e r p r i s em a n a g e m e n ts y s t e m t h es e t t i n g - u p 、 i m p r o v e m e n ta n dp e r f o r m a n c eo ft h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e ma r et h ek e y t os u c c e s s f u l p r o d u c t i o n a n dm a n a g e m e n to fe m e r p f i s e s h o wt o e s t a b l i s ht h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e mw i t hc h i n e s ec h a r a c t e r i s t i c sh a s b e c o m et h eu r g e n ta f f a i r so fs t a n d a r d i z i n gt h ee n t e r p r i s eb e h a v i o ra n d i m p r o v i n ga c c o u n t i n gi n f o r m a t i o nq u a l i 劬 t h i sp a p e rs t u d i e so nt h ea n a l y s i st h ex i n y o uc o m p a n y si n t e m f l c o n t r o ls y s t e m o nt h eb a s i co fs y n t h e s i z i n gt h ed o m e s t i ca n df o r e i g n r e s e a r c ha c h i e v e m e n to nt h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e m ，t h i sp a p e rd e s i g n sa s e to fs c i e n t i f i ca n ds t r o n gp r a c t i c a li n t e r n a lc o n t r o ls y s t e m t h es t u d yo f r e f o r m i n gt h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e ma i m s t oe n h a n c et h ex i n y o u c o m p a n y sa b i l i t yo f r e s i s t i n gt h em a r k e tr i s k k e yw o r d si n t e r n a lc o n t r o l ，i n t e r n a lc o n t r o lo b j e c t i v e ， c o n t r o lc o n d i t i o n ，c o n t r o la c t i v i t y 原创性声明 本人声明，所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研 究工作及取得的研究成果。尽我所知，除了论文中特别加以标注 和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究 成果，也不包含为获得中南大学或其他单位的学位或证书而使用 过的材料。与我共同工作的同志对本研究所作的贡献均已在论文 中作了明确的说明。 作者潞塑啤帆辛二月丝日 关于学位论文使用授权说明 本人了解中南大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学 校有权保留学位论文，允许学位论文被查阅和借阅；学校可以公 布学位论文的全部或部分内容，可以采用复印、缩印或其它手段 保存学位论文；学校可根据国家或湖南省有关部门规定送交学位 论文。 名捌聊签挫醐墨三工 硕士学位论文 第1 章导论 1 i 研究背景及意义 第1 章导论 内部控制作为企业管理的重要组成部分，一直受到业界人士的极大关注。 在我国，如何完善公司的内部控制，一直是企业改革的重要内容，社会各界对 此给予了高度的关注。特别是近几年来，各界对内部控制的讨论也很热烈，政 府也从各方面采取措施，大力培育内部控制的制度基础。 在我国，建立企业内部控制制度应与各个企业的实际情况相结合。从我国 实践来看，内部控制制度已进驻于公司治理结构和企业各个管理组织，与企业经 营过程紧密结合。但从特定企业的内部控制制度体系的完备性、严谨性和缜密 性角度来看，还存在若干纰漏，很多企业失败的实例都证明了这一点。比如，曾在 全国商场中声名显赫的郑州亚细亚集团，在经营和管理的创新上开创了先河，但 仍逃脱不了内部控制环境恶劣、风险认识不足、控制活动缺乏和失控等问题的 致命一击而悄然倒闭。2 0 0 1 年在中国资本市场发生的“银广夏”事件以及以后发 生的一系列令人震惊的上市公司财务舞弊事件，很大程度上也要“归咎”于企业内 部控制制度的失灵。从西方发达国家内部控制理论的演进过程可以看出，内部控 制理论的每一个阶段性成果无不与企业组织形式的变化和利益相关者的价值取 向相一致。在现代社会中，内部控制制度得到重视的原因主要基于以下几个方面： 一是企业组织的规模化、集团化和资本的社会化、大众化趋势；二是两权分离 引发的以虚假会计信息为手段的欺诈案件；三是为了以有效的方式开展公司的 经营活动，提供准确、完整、可靠的会计信息，最大限度地实现企业的目标。当前 的会计信息失真，巨额国有资产流失，以及辉煌一时的明星企业的倒闭问题等等， 无不与内部控制制度的严重失控有着密切的关系。 企业内部控制制度应立体渗透于公司治理结构和企业管理体系。制度控制 是企业内部控制的基础。从c o s 0 委员会的报告中，我们可以发现内部控制是与 企业经营过程结合在一起的。在经营过程中，一方面作为既定的标准，借以规范各 项业务活动的开展；另一方面通过适当的监督活动对具体行为偏离标准时加以 修正。因此，研究企业内部控制制度时，不能仅仅从会计入手，应全面渗透到企业各 个层次的管理组织体系，贯穿于公司治理结构的始终。对企业内部控制的设计应 强调多元设计，而不能只选择一条路线、单一目标。 对于一个企业来说，制定内部控n , r j 度应同时考虑到企业外部环境与企业 硕七学位论文 第1 章导论 自身情况这两方面的内容。建立内控制度，既要依照会计法等法律、法规的 规定，考虑它的统一性和权威性，又要充分认识各单位在组织结构、经营方式和规 模以及管理需要等方面存在的差异，考虑它的实用性和有效性，因此有一般规定 与特殊规定、总体控制与局部控制之分。当内部控制制度失控造成严重的外部 影响时，可以利用法律的强制性和约束性对企业进行控制。但是，由于企业之间差 异很大，统一的内部控制制度不应制定得过细，否则将不利于发挥企业管理的自 主性；统一的内部控制制度只应是一个起到指导作用的框架，从不同角度为企业 制定具体的内控制度提供一个“框架模型”。企业作为内控制度的制定者、执行者 和受益者，应根据统一的内部控制制度的规定，结合自身内部控制的目标、战略发 展和管理需要，将自己的实际情况与内部控制的理论相结合，制定出适合自己管 理情况的内控制度。 2 0 0 6 年7 月1 5 日，4 6 家在美上市的中国企业，包括中国移动、网通、搜 狐等行业巨头，在紧张不安中迎来了美国“萨奥法案”的正式生效。按照“萨奥法 案”的要求，所有在美上市的企业都要建立内部控制体系，其中包括控制环境、 风险评估、控制活动、信息沟通以及监督5 个部分。而且，法案对企业建立的 内部控制活动的记录作了许多详细而严格的细节上的规定。据有关专家估算， 此次中国在美国上市的这4 6 家公司在应对萨班斯法案方面的直接投入总共将达 到1 0 亿元人民币左右，而大型中央企业由于公司治理方面相对较弱，其在人力、 时间、资源方面的投入更高。 可见，建立和健全完善的内部控制制度，是现代企业不可回避的一项重要 建设。 1 2 国内外研究现状 1 2 1 国外研究现状及水平 美国“反对虚假财务报告委员会”所属的内部控制专门委员会( 简称c o s o 委员会) 对内部控制进行了专门的研究，并提出了专题报告：内部控制一整体 框架，也就是著名的c o s o 报告 c o s o 报告”认为：内部控制是一个过程，受 企业董事会、管理当局和其他员工影响，旨在保证财务报告的可靠性、经营的效 果和效率以及现行法规的遵循。【l 】它认为内部控制整体架构主要由控制环境、风 险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素构成。c o s o 报告把内部控制 从原来的平面结构发展为立体框架模式，代表着国际上在内部控制方面的最高 研究水平。现代企业对内部控制的运用大多数都是依照c o s o 报告中的五大要 2 硕士学位论文 第1 章导论 素来进行建立和完善的。可以说，c o s o 报告是内部控制最基本、最核心、也 是运用得最广泛的内部控制理论。 此外，当今世界另外几个主流内部控制框架理论，如加拿大的c o c o 、英国 的c a d b u r y 报告、国际内部审计师协会( i i a ) 的s a c 、信息系统审计与控制协 会的( i s a c a ) 的c o b i t 都与c o s o 框架紧密相关。我国有关部门制定的内部控 制标准，包括证监会发布的“证券公司内部控制指引( 2 0 0 3 ) ”、中国人民银行发 布的“商业银行内部控制指引( 2 0 0 2 ) ”、中国内部审计协会发布的“内部审计准 则内部控制( 2 0 0 3 ) ”，其核心目标也与c o s o 框架一脉相承。 美国国会于2 0 0 2 年7 月通过萨班斯一奥克斯利法案( s a r b a n e s o x l e y a c 0 ，强化了一系列控制措施，如完全由独立董事组成的审计委员会对财务报 告、内部控制检查等。2 0 0 6 年7 月1 5 日，萨班斯一奥克斯利法案开始对年 销售收入在5 亿美元以上的海外企业正式生效。按照萨班斯法案的要求，上市 公司的首席执行官首席财务官( c e o c f o ) 需要就有关披露控制程序的有效性 发表声明，并为此承担责任。法案4 0 4 条款还要求上市公司在年报中披露专门 的内部控制报告，要求公司任何一个岗位的职务、职责描述得一目了然，并保 留所有流程的相关证据。这项法案能够增强财务报告的可靠性，提高公众对上 市公司的信心。 2 1 随着萨班斯一奥克斯利法案4 0 4 条款的出台，使内部控制 再次成为美国乃至世界经济的热点，对它的关注和研究也有着重要的现实意义。 1 2 2 国内研究现状及水平 李凤鸣教授在其著作内部控制学中系统的介绍了内部控制的相关理论。 作者从内部控制的架构、内部控制的设计以及内部控制的评价三个方面介绍了 内部控制以及内部控制制度的应用。它具体阐述了内部控制的基本理论、内部 控制的目标、内部控制的要素、内部控制的程序和方法等，是目前国内关于内 部控制理论的权威之著。该书系统的介绍了国内外关于内部控制的主要理论和 具体方法，是企业进行内部控制制度设计以及各种机构和研究者进行内部控制 研究必读的重要著作。该书作者认为：内部控制是单位为了保证各项经济活动 的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性，而进行自我检查、制约和 调整内部业务活动的自律系统。 3 1 这是国内关于内部控制研究最全面最重要的著 作。 古祺、张相洲在内部控制的三维系统观中阐述了内部控制系统是由制 度、市场、文化三个维度构成的有机系统，制度控制、市场控制、文化控制是 企业内部控制系统的三种典型控制机制，而企业实际运行的内部控制系统则是 以制度、市场、文化为维度的三角形平面区域中的一个点，是三种机制的有机 硕士学位论文第1 章导论 结合。1 4 】本文首次公开提出内部控制系统是受到制度、市场和文化三方面共同作 用的有机体，这为内部控制制度在实际运用中起到了指导作用。这些理论都对 我国企业内部控制制度的健全和完善有一定的借鉴作用。 上海证券交易所和深圳证券交易所在2 0 0 6 年7 月萨班斯法案在美国正式生 效后纷纷出台了上海证券交易所上市公司内部控制指引和深圳证券交易 所上市公司内部控制指引。其中两所对内部控制的要素、内容、执行情况以及 风险控制都进行了明确的规定。这两项指引的出台，对我国上市公司内部控制 建设提供了法规依据，也能够增强投资者对我国证券市场的信心。 1 3 研究内容和方法 本课题的研究目标是结合国内外内部控制理论研究的成果和对大量内部控 制的案例分析，形成一套适合中国国情的企业内部控制制度。不断地完善和发 展内部控制制度是企业立于不败地位的重要保障，我国企业必须尽快建立健全 内部控制制度。 内部控制制度研究涉及经济学、管理学、组织行为学、会计学与心理行为 等学科知识。本课题的研究内容主要通过对湖南新邮信息技术有限公司现行内 部控制的分析研究，总结出一套符合该公司实际情况的内部控制制度。 本课题的研究方法采用： ( 1 ) 分析归纳法。基于己有的研究成果，分析总结有益观点。 ( 2 ) 定性与定量相结合的方法，广泛查阅各种文献，以期提出自己的观点。 ( 3 ) 案例研究法。 本文结构如图1 - 1 所示。 4 硕士学位论文 第l 章导论 保障 内部控制改造的实施步骤l 图1 - ! 本文结构图 硕士学位论文 第2 章企业内部控制的框架理论 第2 章企业内部控制的框架理论 2 1 内部控制的目标 内部控制是一个循序渐进的控制系统，而不是一个单独的规定或制度。弄 清楚内部控制的含义，并正确理解内部控制的目的，对企业的发展和经营管理 有着直接的指导意义。c o s o 委员会在报告中指出：内部控制是一个过程，受企 业董事会、管理当局和其他员工影响，旨在保证财务报告的可靠性、经营的效 果和效率以及现行法规的遵循。它认为内部控制整体框架由控制环境、风险评 估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素构成。c o s o 报告认为，内部控制的 目标主要存在三个方面：一是保证财务报告的真实性和可靠性；二是保证经营 的效率和效果：三是确保各项法律法规的遵循。 我国在1 9 9 6 年财政部发布的独立审计具体准则第9 号一内部控制和审计 风险中首次对内部控制的概念进行完整的阐述，将内部控制定义为：“是指为 了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误 和舞弊，保证会计资料的真实、可靠、完整和合法而制定和实施的政策与程序。 内部控制包括控制环境、会计系统和控制程序”。 在我国，内部控制目标理论的发展，也经过了下述两个阶段的发展：三目 标论和四目标论。每一个企业都有自己特定的经营理念和目标，虽然各有不同， 但是还是有一些共性。三目标论者认为，大多数企业所要达成的目标：一是经 营的效率和效果；二是财务报告的可靠性；三是对现行法规的遵守。这三大目 标满足不同的需要，又相互交叉。显然，内部控制是保证各项业务发展的，而 不是妨碍其发展的。四目标论者认为：内部控制的基本目的在于促进单位组织 的有效运营，它认为内控的目的表现在以下四个方面：一是增进及确保会计与 经营资料的正确性和可靠性；二是维护单位资产的安全、避免资产的浪费、失 窃与使用上的无效率；三是贯彻单位目标，并确保单位的政策及规定被确定执 行；四是提高经营效率，并评估各部门绩效作为持续改善的基础。 四目标论较三目标论更为完整，它强调了对企业资产的保全和增值。对于 内部控制目标的确定，应该符合国家法律法规的要求和单位实际的情况，也应 考虑成本效益的原则。内部控制应该涉及单位内部的每一个成员，而且任何人 不得有超越内部控制的权力。综上所述，我们可以这样来理解内部控制：内部 控制是单位为了保证各项经济活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的 6 硕士学位论文 第2 章企业内部控制的框架理论 遵循性，而进行自我检查、制约和调整内部业务活动的自律系统。它随着外部 环境的变化，单位业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。可以 看出，我国内部控制的目标理论也是从c o s o 报告中得到的启示。 2 2 内部控制框架的构成要素 内部控制是由企业董事会、管理层以及其他员工制定和实施的，旨在为财 务报告的可靠性、经营的效果和效率以及相关法律法规的贯彻执行等目的提供 合理保证的过程。根据c o s o 报告中提到的内部控制框架理论，我们知道内部 控制的构成，实质上是研究内部控制要素问题，而要素及其构成方式，又决定 着内部控制的内容与形式。企业可以根据自身的特点和需要，对内部控制的要 素进行有机的组合。我国企业内部控制的基本要素由控制环境、风险评估、控 制活动、信息和沟通以及监督五大部分所构成，以下从这五个方面进行具体分 析。在这五大要素之中，控制环境是基础，是其它要素发挥控制作用的前提条 件。控制活动、风险评估、信息与沟通则是整个控制框架的组成要素。监督则 是对另外四个因素所进行的持续不问断地检验和再控制。控制环境和风险评估 则是提高企业内部控制效率和效果的关键，具体可见图2 1 所示。 图2 - 1内部控制框架图 2 2 1 控制环境 控制环境规定企业的纪律与架构，塑造企业文化并影响企业员工的控制意 识，是其他内部控制要素的基础，决定着其他控制要素发挥作用的程度。p j 影响 控制环境的因素是多方面的，通常包括： ( 1 ) 员工的职业道德和操守以及专业胜任能力 7 硕士学位论文第2 章企业内部控制的框架理论 无论是企业最高管理层还是其他员工都应该做到：严格一致地保持诚信行 为和道德标准。同时必须定期进行员工培训，以提高其道德认识和专业胜任能 力。 ( 2 ) 董事会与内部监督机构的职能发挥 内部控制机制是以董事会为主体，内部监督机构进行协作的企业控制环境。 董事会与监督机构起着约束经营者日常行为的功能，对内部控制的环境影响很 大。 ( 3 ) 企业管理者的素质及管理哲学 管理者的经营态度在很大程度上影响着企业的经营管理。管理者的素质不 同，也会对企业发展所产生的影响完全不同。它直接影响到企业的行为，进而 影响到企业内部控制的效率和效果。 ( 4 ) 企业文化 企业文化是一种无形的精神力量与源泉，影响着企业成员的思维方法和行 为方式。它决定其对员工的凝聚力，优秀的企业文化可以促进企业发展，阻止 企业衰败，使企业走出困境；反之也可能阻止企业发展，甚至导致企业衰败。 ( 5 ) 内部组织结构的设置及其职责权限的划分 组织结构是指为企业活动提供计划、执行，控制和监督职能的整体框架。 企业组织结构建设直接影响到企业的经营成果及控制效果。良好的组织必须以 执行工作计划为使命，具有清晰的职位层次、流畅的信息沟通渠道、有效的协 调与合作体系。对组织内部的全部活动进行有效的分配职责和权限，并为执行 任务和承担职责的组织成员特别是关键岗位的人员，提供和配备所需的资源并 确保他们的经验和知识与职责权限相匹配。 ( 6 ) 选择、评定、培养员工能力机制 内部控制由人来进行，并受人的因素影响。企业在选择员工时要有符合本 企业特点的标准，挑选出适应本企业生产经营需要的员工。同时，对企业员工 的能力要有评定标准，管理部门必须制定正式或非正式的职务说明书，逐项分 析并规定各工作岗位所具备的知识和技能。 ( 7 ) 人力资源政策及实务 一个企业的人力资源政策直接影响到企业中每一个人的业绩和表现。良好 的人力资源政策，对培养企业员工，提高企业员工的素质，更好地贯彻和执行 内部控制有很大的帮助。 2 2 2 风险评估 风险评估就是分析和辨认实现企业目标可能发生的风险概率，然后通过抑制 8 硕士学位论文 第2 章企业内部控制的框架理论 风险来提高企业在实现目标中的效果。企业必须评估可能面临各种风险。对其 进行控制，尽可能防止和避免出现不利的结果，最终提高企业内部控制效率和 效果，是企业内部控制的重要环节。当今社会经济环境多变，企业间竞争愈演 愈烈，企业经营的风险因素越来越复杂，风险概率不断提高，其内部控制的执 行也深受影响。在对企业风险进行评估中，必须考虑如下因素： ( 1 ) 制定目标 根据企业的内部条件和外部环境，确定企业通过有效经营能够实现的目标， 不盲目追求不切实际的目标，以至于形成不必要的压力。 ( 2 ) 分析企业面临的风险 企业内、外环境时刻处于变化之中。风险来自企业的内部与外部。风险是 不可避免的，但风险可以抑制或者通过努力而降低。因此，对风险进行评估并 加强风险管理是企业内部控制的重要因素。 ( 3 ) 识辨、分析风险的机制 识辨和分析风险的过程是一种持续及反复的过程，也是有效的内部控制的 关键组成部分。企业经济环境随着经济的发展而逐步变化，环境变化以后必须 调节企业经济活动。因此，风险管理是企业环境变化管理中的重要组成部分。 风险管理就是如何辨认已发生的环境改变，并针对环境改变而采取必要的行动。 2 2 3 控制活动 控制活动是指对所确认的风险采取必要的措施，以保证单位目标得以实现。 即为确保管理部门的指令被贯彻执行而采取的政策和程序。 6 1 控制活动是针对关 键控制点制定的，控制活动在企业内部各个环节都可能发生作用。主要包括： ( 1 ) 高层经理人员对企业绩效进行分析 公司高层管理人员对业务活动实施控制的主要措施是：首先记录经营结果， 然后再与预算、预测、历史记录和与竞争对手的资料对比，以评比目标完成程 度和存在的问题，并控制其按既定的要求运行。 ( 2 ) 生产经营部门控制业绩报告 企业将业务环节分为采购环节、销售环节、付款环节、收款环节和理财循 环等活动，并对每一循环活动指定部门经理人员。负责某一部门的经理人员要 复核本部门的业绩报告，检查本部门所负责的各项业务活动的执行情况，辨认 趋势、分析差异、控制不利因素。 ( 3 ) 对信息处理的控制 信息控制包括信息生成的控制和信息应用的控制。信息生成控制要求确保 其系统正常，合理地运转；信息应用的控制要求保证信息的开发、运行程序安 9 硕七学位论文 第2 章企业内部控制的框架理论 全，利用程度获得保障，运行效果评价合理等。 ( 4 ) 实物资产的控制 企业的经济活动运行中，保护设备、存货、货币资产及其他资产的实体安 全是一项重要的控制活动。各部门在具体管理这些实物资产时，建立实物资产 管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键 环节进行控制。应该定期盘点并与会计记录所显示的金额相比较，发现问题， 防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和流失，及时控制侵蚀公司财产的行为。 ( 5 ) 分工 分工就是将责任划分，也就是将财产物资管理权和接触权，按不相容职务 分派给不同的员工，以降低错误或不当行为。 2 2 4 信息和沟通 信息和沟通存在于所有企业的活动之中，它不仅包括生产经营、财务与遵 循性信息报告的财务信息系统，而且还包括员工、督导与高级管理层日常沟通 的管理系统。一个良好的信息系统有助于企业处理内部和外部发生的经济事项， 并提高起内部控制的效率和效果。每一个问题的信息与沟通系统包括信息的确 认、取得、处理过程和报告信息。【7 j ( 1 ) 信息系统 信息系统不仅包括处理企业内部经济事项所产生的信息，同时也包括处理 与外部的事项、活动及环境等有关的信息。内部信息包括采购、生产、销售、 内部其他活动资料；外部信息包括显示本企业产品的需求发生改变时，某种特 定市场情报、竞争对手的产品开发活动信息，立法与行政机关所发布的信息等。 一个良好的信息系统应能确保企业中每个人均清楚地知道所承担的特定职务， 每位员工都必须了解内部控制制度对本环节和本业务的有关要求，如何有效实 施这些要求。 ( 2 ) 信息沟通 信息沟通是指企业内部各部门之间信息的相互传递、利用、提示、建议等 活动。一个良好的信息沟通系统不仅要有向下的沟通，还应有向上的、横向的 以及对外界的信息沟通渠道。信息沟通要求各部门不只是利用信息，还要求对 其他部门提供信息，让每一个部门既是信息的利用者，也是信息的搜集、提供、 传递及建议者。 2 2 5 监督 监督是由适当的人员对一定时期的内部控制运行质量进行评估的过程，它 包括评估内部控制的设计和执行情况以及采取必要的纠正措施。要保证内部控 1 0 硕士学位论文第2 章企业内部控制的框架理论 制制度确实的被有效执行并且能随时适应新情况，就必须对内部控制进行监督。 可以通过日常的持续( 不间断) 的监督，也可以单独( 个别) 的评估或者两者 结合，并及时反馈。在监督过程中，必须充分发挥内部审计与控制的自我评估 两项职能的重要作用。监督活动通常由持续监督、个别评估所组成，其确保内 部控制能持续有效的运行。 内部控制五要素之间的配合和联系，组成了一个完整的系统，可以灵活地 随条件变化而变化。各要素之间是相互影响的，不存在一定的先后顺序，例如 对风险的评估不仅仅影响内控活动，还可能影响信息和沟通、监督行为等。 2 3 内部控制的主要内容和程序 2 3 ，l 内部控制的主要内容 从内部控制的框架理论中，我们知道，企业可以根据自身的实际情况和需 要对内部控制框架的构成要素进行有机的组合，内部控制的内容就是在这五个 要素有机组合后所形成的具体的控制内容。内部控制的内容主要包括对货币资 金、筹资、采购与付款、实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外 投资、担保等经济业务活动的控制。 ( 1 ) 对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准程序。办理货币资金 业务的不相容岗位必须分离，相关机构和人员应当相互制约，加强款项收付的 稽核，确保货币资金的安全。 ( 2 ) 加强对筹资业务的管理，合理确定筹资规模和筹资结构，选择恰当的 筹资方式，严格控制财务风险，降低资金成本，确保筹措资金的合理使用。 ( 3 ) 合理规划采购与付款业务的机构和岗位，建立和完善采购与付款的控 制程序，强化对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制，做到比质比价 采购、采购决策透明，堵塞采购环节的漏洞。 ( 4 ) 建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用发 出、保管及处置等关键环节进行控制，防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损 和流失。 ( 5 ) 建立成本费用控制系统，做好成本费用管理的各项基础工作。制定成 本费用标准，分解成本费用指标，控制成本费用差异，考核成本费用指标的完 成情况，落实奖罚措施，降低成本费用，提高经济效益。 ( 6 ) 制定恰当的销售政策，明确定价原则、信用标准和条件、收款方式以 及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容，强化对商品发出和账款 硕士学位论文第2 章企业内部控制的框架理论 回收的管理，避免或减少坏账损失。 ( 7 ) 建立科学的工程项目决策程序，明确相关机构和人员的职责权限，建 立工程项目投资决策的责任制度。加强工程项目的预算、决算、招标、投标、 评标、工程质量监督等环节的管理，防范工程发包、承包、施工、验收等过程 中的舞弊行为。 ( 8 ) 建立科学的对外投资决策程序，实行重大投资决策的责任制度。加强 投资项目立项、评估、决策、实施、投资处置等环节的管理，严格控制投资风 险。 ( 9 ) 严格控制担保行为，建立担保决策程序和责任制度。明确担保原则、 担保标准和条件、担保责任等相关内容，加强对担保合同订立的管理，及时了 解和掌握被担保人的经营和财务状况，防范潜在风险，避免和减少可能发生的 损失。 2 3 2 内部控制的基本程序 内部控制的主要功能具体体现在调整管理中出现的非正常的事项，将实际 绩效与计划目标加以比较，如果发现了差异，则应当有控制职能，予以适当的 纠正和处理。【8 1 因此，内部控制的程序一般可以分为下面几个步骤： ( 1 ) 确立标准 控制标准是指用来衡量实际绩效而预先确立的依据，标准代表了单位或某 部门的计划目标、规范制度等。确立标准首先是确立目标，其次是制定保证目 标实现的各项制度。前者是控制的关键，因为目标是控制最明确、最具体的客 体，没有具体的目标也无所谓控制。一个企业应该控制的内容很多，但应该选 择主要问题作为控制的目标，应该对关键的环节实施控制，同时要对控制对象 进行有层次的分类，区别一般和特殊。一般来说，要选择关键的业务活动、关 键的资源、关键的费用和成本项且作为控制的目标。 ( 2 ) 衡量结果 衡量结果是根据已确立的标准，衡量所指定任务的执行轨迹和实际完成状 况，以控制将来为基础。其关键是要正确地计量内部控制目标的实际执行结果， 然后将信息及时、准确地提供给单位主管人员和有关业务部门，以便采取纠正 措施。 ( 3 ) 分析差异 分析时，主要是找出形成差异的各项因素，以及分析各项因素对差异的影 响程度。 ( 4 ) 采取补救措施 1 2 硕士学位论文 第2 章企业内部控制的框架理论 采取措施要注意根据存在问题的性质、差异的程度以及采取措施所要的成 本进行考虑。 ( 5 ) 综合检查与评价 综合检查与评价是指对内部控制实施的全过程的检查与评价，也就是对确 立标准、计量结果、分析差异、采取措施等过程进行全面检查和评价。 无论什么样的控制系统，无论采取什么控制过程，都是希望控制应该反映 单位的形态特征，反映出组织机构中应采取措施的责任所在。 硕士学位论文 第3 章新邮公司内部控制现状分析 第3 章新邮公司内部控制现状分析 3 1 新邮公司简介 湖南新邮信息技术有限公司( 以下简称新邮公司) 成立于1 9 9 8 年，是湖南 省邮政局下属的公司，公司的成立带有浓厚的国有企业特点，是在上级主管部 门的行政命令下，由新纪元科技有限公司，邮电通信工程公司、新纪元贸易公 司、爱立特进出口贸易公司合并组建下新设立的一个以从事软件开发与维护， a t m 机的维护，计算机硬件设备的销售等业务为主，兼营综合布线、消防、监 控等工程为辅的新设公司，是科委认定的高新企业和软件企业。公司经过几年 的发展，己确定了将主要精力致力于软件的开发、技术维护上。 作为一个负担偏重的国有企业，如何在激烈的市场竞争中，求得生存和发 展，一直是公司管理层和上级主管部门思考和研究的重点。而内部控制作为公 司管理的重要手段，已经得到广泛的认同和重视，那么如何设计一套符合本公 司实际情况的，又行之有效的内部控制制度，是当务之急。 新邮公司采用的是现代企业制度，湖南省邮政局是它最大的投资方。员工 由邮政企业职工和其他社会招募职工构成，职工工作能力和水平参差不齐，这 是公司最大的诟病。公司的组织形式尽量采取简单的方式，见图3 1 。 图3 1 公司组织结构图 1 4 硕士学位论文第3 章新邮公司内部控制现状分析 公司现有的业务范围主要分为：硬件、产品的销售、软件开发与技术维护 以及消防、弱电、监控等工程项目三大部分，由各部门具体负责不同的业务。 公司办公室主要处理一些正常的办公室事务，包括公司的人事管理，但是不涉 及生产经营活动；财务部门的具体功能由三部分组成：财务、计划与会计核算， 主要负责公司的资金运营、会计核算、对采购销售业务的监督审核等工作，是 企业内部控制执行情况的监督部门；市场部门主要负责公司产品的采购和销售 业务，虽然公司不进行设备等的生产活动，但是取得了诸多知名厂商各种设备 的代理权，其中很多为湖南地区的独家代理，因此这一块业务是公司最为红火， 资金进出量最大的领域。市场部主要分为销售、采购、仓管等小部门，具体负 责该部门的业务活动；技术服务部门主要负责技术维护这一块业务，具体有a t m 机、邮资机等邮政设备的维护，它的业务每年比较固定，主要的问题在于服务 质量与客户满意程度上；软件开发部门是公司现在大力发展的部门，也是目前 公司投入最大的部门，力求为邮政基础平台的建设提供技术支持。目前它是公 司发展最快的部门，耗用资源也比较大，研制开发的几个项目也得到了使用部 门的广泛认同：工程部主要负责公司接到的各项工程项目，它是公司最大的利 润来源，也是相对来说最复杂最难以控制好的部门；其它的分公司是新邮公司 在湖南省外的一些分支机构，实行独立核算。每一个部门都有严格的分工，都 负责一块领域，同时各个部门又时刻紧密配合的。比如市场部的职责就是开拓 市场，签单回来，除了销售这一块他它有下设专门的产品部门直接负责之外， 其他关于工程、技术、软件开发等方面的项目都是交有其他部门具体完成的。 反过来，其他部门接到的业务，也需要市场部和职能部门的大力配合。相互合 作是公司内部最大的特点。 3 2 新邮公司现有内部控制环境 新邮公司原来的内部控制观念和大多数国有企业的观念一致；盈利不是企 业经营的主要目的，稳定压倒一切；市场不是企业的导向，领导是唯一的导向。 公司的内部控制环境处在这种文化背景下，难以真正发挥作用。目前的内部控 制目标单一，纠错防弊成了最重要的目的。本节将从制度建设和文化建设两方 面来阐述改革前的内部控制环境。 改革前的新邮公司制度建设与企业控制目标相适应，纠错防弊的控制目标 与之相适应的是一系列繁杂而冗长但明显缺乏经营效率及效果的内部控制程 序。公司的组织结构形式跟不上现代企业发展的需要，公司领导由上级主管部 硕士学位论文第3 章新邮公司内部控制现状分析 门委任，造成公司的经营目标不稳定，管理人员不安心工作。董事会成员大多 数由上级管理部门领导兼任，这样造成董事会成员对企业的实际生产经营情况 不了解，在进行决策时，往往很难做到科学、合理、全面。而且，董事会的决 策权利更多地来源于经理层所提供的信息，这样造成经理层的权力在无形中被 放大，致使很多重要决策在总经理主持的办公会上就做出决定，仅在事后报董 事会知道而已。监事会虽然存在，但是没有实际的权力，形同虚设。这样的组 织结构形式，赋予了公司总经理极大的权力，未能产生权利制衡、防范风险的 功能。 从文化建设方面分析，公司没有形成自己独特的文化，员工的素质和道德 水平有待提高。公司大多数员工为原邮政企业职工，“大锅饭”“平均主义”的思想 极其严重，甚至有些职工不思进取，在公司内部产生极不好的影响。公司部分 员工有着散漫的工作态度，工作能力也不强，要改变这种状况，真的不是靠一 朝一夕，靠制订一套公司内部的规章制度就可以解决的问题，它必定要经过一 个长期的艰巨的过程。由于公司存在三大截然不同的业务领域，因此人员素质 也有很大的区别。软件开发和技术维护部门的人员普遍学历较高，素质较高， 在他们中间推行内部控制制度相对来说容易一些，这部分入对内部控制的了解 和理解都比较强；销售采购领域的人员大多数是一直从事业务工作，与市场接 触密切，虽然他们中的大部分人对内部控制制度有所了解，但是要他们真正执 行起来是相当困难的；工程方面的人员素质两极分化，一部分以项目负责人、 工程师为主，他们对内部控制的了解是很深的，在实践中也有或多或少的运用， 另外一部分工程施工人员，对内部控制理解较难，但是对于他们只需要遵照执 行即可。新邮公司必须根据不同的人员进行内部控制的宣传与建设工作，如果 笼统的对全体员工实行一样的宣传政策，肯定会达不到很好的效果。 总而言之，从软环境方面分析，公司未能形成以绩效为导向、以制度为本 的公司文化：在硬环境方面分析，公司强调的是制度的形式，而非制度的控制 实效。宽松的控制环境下形成的脆弱的控制系统，脆弱的控制系统最终导致新 邮公司的处境十分艰难。 3 3 新邮公司现有内部控制活动分析 3 3 1 货币资金活动的控制分析 货币资金是单位资产的重要组成部分，加强货币资金的管理，对保证单位 的正常运转和经营效益的意义重大。货币资金是单位流动性最强的一种资产， 1 6 硕七学位论文第3 章新邮公司内部控制现状分析 也是唯一能够转换为其他任何类型的资产。所以货币资金是涉及面最广、应用 最广泛，并且极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象，最容易被挤占和挪用， 甚至产生舞弊行为。 新邮公司货币资金的控制主要体现在不相容职务的分离、对收入和支出和 控制以及对货币资金的保管上。具体规定了财务部门对于货币资金各职位的相 应职责，具体见表3 - 1 所示。 表3 - l 货币资金控制活动职责表 职务 ， 职责 单位负责人负责审批收支预算，决算和各项支出 会计主管负责审核收支项目以及对会计，出纳工作的监督和指导工作 负责收支和审核原始凭证、填制记帐凭证，登记总分类帐，按月按实核 会计人员 算收入成本和费用 负责现金的收付和保管，收支原始凭证的保管、签发银, l j - 的有关票据和 出纳人员 日记帐的登记，以及负责与银行的对帐工作 对货币资金的收入应该做到每笔收入支出都要及时开票、尽可能使用转账 结算、现金结算款项要及时送存银行、不得坐支各项收入、出纳员收妥每笔款 项后应在收款凭证上加盖“收讫”章；对货币资金的支出应该做到每笔支出都应有 单位负责人的审批、会计主管审核以及会计人员的复核、出纳对每一笔款项都 应该以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据，付款后需要在付款凭证上加 盖“付讫”章、必须按照国家的规定的用途使用现金，尽可能使用转账支付、银行 单据签发和印鉴保管应当分工负责；货币资金的保管只能由出纳人员负责，其 他人员一律不得接触货币资金、严格执行库存现金限额制度、出纳人员要做到 每日现金日记账余额与保管的现金核对相符，并经常与会计核对账目、已开出 的收付凭证必须全部及时入账、对所有收付的原始凭证必须连续编号并按顺序 使用，错误和作废的原始单据应加盖“作废”章后妥善保管。对供应商的付款，出 纳必须按照付款申请部门填制的已经各级领导和会计人员审核签字的付款申请 书付款。当付款金额较大时，必须有两人以上审核后，才可以开具支票或者进 行银行转账。 新邮公司的这套货币资金内控制度虽然在广泛意义上规定了包括公司领导 在内、财务主管、会计主管、会计人员和出纳的职责以及国家规定的各项货币 1 7 硕士学位论文第3 章新邮公司内部控制现状分析 资金的规章制度，在具体的执行过程中，也能对一些普遍的问题进行牵制和防 范，但是在对财务人员的监督方面比较薄弱，在对资金的预算管理反面也有所 欠缺。正由于这方面的不足，曾经造成了公司与某家银行之间发生纠纷。原因 是银行的实际余额与企业账面余额长期不符，银行回单大量丢失，但是银行方 面又能提供企业盖章认可的银行对帐单回执。究其原因，原来是该银行离公司 较远，来去不方便，发生的业务也不是很频繁，出纳为了省事，借用会计保管 的财务章及企业公章，一次性的加盖了若干空白的银行对帐单，造成银行总是 可以提供企业盖了章的凭据，而企业方面始终没有符合要求的回单入账，久而 久之，造成实际金额与账面余额严重不符。这些都是对企业的财务人员监管不 当所造成的。 新邮公司的制度中明确规定对货币资金的保管应该符合国家的规定。出纳 人员每日终了应该将现金交存银行，公司保险柜内只可以保存少量现金。货币 资金的使用应该由出纳人员每周编制资金使用报表，详细列明本周货币资金的 使用情况，交由财务经理审核，并在每周进行的公司经理周会上进行分析和总 结。 因此，新邮公司对货币资金控制的改革，应该注重加强对财务人员的监管 工作，并且做到全面控制，关注每一个不起跟的地方。 3 3 2 筹资活动的控制分析 筹资活动对于正在成长中企业来说，相当重要。特别是对于短期资金的筹 集使用，往往关系到企业的经营和发展。加强对筹资业务的管理，合理确定筹 资规模和筹资结构，选择恰当的筹资方式，严格控制财务风险，降低资金成本， 确保筹措资金的合理使用。 新邮公司筹资活动的内部控制制度基本属于空白，只在公司规章制度中说 明了：“在符合政策条件下，财务部门负责资金的筹集、使用和偿还。”在实际的 生产经营中，筹资活动的确发生的不多，甚至可以说很少，但是它非常的重要， 关系到企业生存和发展。新邮公司筹集资金的方式也比较局限，大多数情况都 是选择借贷的方式，向银行或者上级部门借用资金。对银行的借款，可能会受 到的银行的监管，因此基本上能够做到专款专用；但是从上级部门偌来的款项， 由于却少了监管，因此曾经造成过一笔应该用于职工住房补贴的款项，挪作了 经营一项重要的业务之用，而且至今那项业务也没有给公司带来现金流入，于 是这笔用于职工的款项就变得遥遥无期。而公司不仅要偿还借用的本金和利息， 还要受到上级部门的谴责和不信任，实在是不明智之举。造成这种情况的一个 重要原因就是没有对所筹资金没有详细完整的计划，也没有专门的机构对所筹 1 8 硕士学位论文第3 章新邮公司内部控制现状分析 资金进行全程的监管，而是，筹来资金之后，就混入了企业的现金流里，根本 没有做到专款专用，合理使用。虽然公司领导和财务部门会定期对筹集的资金 进行分析和制定合理的偿还计划之外，对于资金的高效运用和合理的筹资结构 等方面还需要仔细分析实际情况，建立一套有效的筹资活动内部控制制度。 另外，在新邮公司现有的内部控制制度中，没有对筹资活动审批权限的具 体规定。现在通常的做法是：公司总经理有权决定是否进行筹资，筹资的方式、 用途、数额。根据总经理的意思表示，公司财务部门会出具一份所谓的筹资计 划书，经总经理审核签字后，即付诸实施。多数情况下并未报经董事会审议通 过，只是书面告知而已。这样做的结果当然是存在诸多隐患的。虽然公司至今 在筹资方面没有出现大的纰漏，但是防范于未然，筹资活动的