物资资产管理系统需求分析共七章.doc

物资资产管理系统需求分析第一章 项目概述5第二章 现有系统分析5第一节 功能描述5第二节 现存问题5第三节 升级需求6第三章 本系统流程分析6第一节 系统模块总图6第二节 子模块流程采购7（1）采购流程描述：7（2）采购流程图（图3-2-1）7（3）采购流程角色及相关处理流程描述8（4）采购流程数据实体关系图（图3-2-3）9第三节 子模块流程其他（捐赠、生产、调拨）入库10（1）其他入库流程描述：10（2）其他入库流程图（图3-3-1）10（3）其他入库流程角色及相关处理流程描述10（4）其他入库流程数据实体关系图（图3-3-2）11第四节 子模块流程期初物资盘点11（1）期初物资盘点流程描述：11（2）期初物资盘点流程图（图3-4-1）11（3）期初物资盘点流程角色及相关处理流程描述12（4）期初盘点流程数据实体关系图（图3-4-2）13第五节 子模块流程科室领用13（1）科室领用流程描述：13（2）科室领用流程图（图3-5-1）13（3）科室领用流程角色及相关处理流程描述14（4）科室领用流程数据实体关系图（图3-5-3）15第六节 子模块流程其他（捐赠、调拨、特殊）出库15（1）其他出库流程描述：15（2）其他出库流程图（图3-6-1）15（3）调拨出库流程角色及相关处理流程描述16（4）其他出库流程数据实体关系图（图3-6-2）16第七节 子模块流程资产日常管理16（1）资产日常管理流程描述：16（2）资产日常管理流程图（图3-7-1）17（3）资产日常管理流程角色及相关处理流程描述17（4）资产日常管理流程数据实体关系图（图3-7-2）18第四章 系统模块及角色划分18第一节 模块结构图18第二节 模块角色关系图19第五章 其他系统信息管理20第一节 基本数据维护20第一点 用户、用户组（部门）、角色、权限管理20第二点 供货单位信息维护22第三点 生产厂家信息维护23第二节 物资基本数据维护24第一点 物资类别目录管理24第三节 固定资产基本数据维护25第一点 固定资产折旧参考25第二点 几种折旧算法的实现28第三点 固定资产类别目录管理29第六章 主要数据管理30第一节 采购管理30第一点 申购管理30第二点 审批科室申购32第三点 采购计划管理32第四点 审批采购计划33第五点 订单管理33第二节 二级库房（科室）管理34第一点 二级库房物资期初库存登记34第二点 领用申请34第三点 部门物资消耗记录35第四点 部门物资库存浏览35第三节 一级库房管理35第一点 期初物资登记36第二点 采购入库单登记36第三点 采购发票登记37第四点 其他类型入库登记37第五点 物资/设备领用登记38第六点 其他出库单登记38第七点 一级库存浏览39第四节 部门固定资产日常管理39第一点 固定资产工作量登记39第二点 资产变动申请40第三点 部门资产一览40第五节 资产管理40第一点 期初在用资产卡片登记40第二点 审批资产变动申请单41第三点 资产变动管理41第四点 资产计提折旧42第五点 在用资产一览43第六节 财务管理43第一点 付款结算清单付账管理43第二点 物资明细账管理43第三点 固定资产明细帐管理44第七章 其他功能44第一节 系统启用44第二节 系统配置44第三节 配置数据库44第四点 打印机配置45第一章 项目概述本项目由*提出，要求在现有的物资库房管理系统所实现功能的基础上，针对现有系统进行改进，完善不足部分。现有系统于2001年由*设计并成功开发，由于当初仅考虑材料库存的管理，具有一定的时期局限性，因此本项目要求以原有物资库房管理系统为参照，进行重新开发，并增加固定资产部分的财务功能，财务核算，并全面支持的会计、财务核算、设备管理等功能。 第二章 现有系统分析第一节 功能描述现有系统实现了物资库房及部分的固定资产管理功能，包括：用户信息维护、生产厂家信息维护、供货单位信息维护、固定资产报废申请、固定资产报废处理、调拨单位信息维护、物资信息维护、固定资产信息维护等基本信息维护功能，以及购买入库、领用出库、特殊入库、特殊出库、财务付款、付款记录、单据汇总、固定资产报废申请、固定资产报废处理等功能；第二节 现存问题采购入库的时候单据记录中只有数量和总金额没有设计单价数据域，在同时购买多套设备的时候，可能导致金额的统计出现错误，即可能是虚增金额；不能实现留有记录的下帐、转帐，可能会导致不能对相关经办人员进行必要的控制以及不能完整的记录帐务处理的过程的结果；在入库的时候输入一条单据记录，领用确认后，有可能在“在用设备”科室账目中出现多条相同的记录，导致虚增设备数量和金额；查账只能按照科室进行，不能实现其它口径的查账及统计，不能满足财务部门或者其它部门的其它口径统计需求；第三节 升级需求升级的总体需求目标：全面支持固定资产管理功能，要求全面满足会计、财务核算和设备管理的需求，把账目误差尽可能减少，提升后勤管理和经济核算的水平。要求系统在设计中能够满足新审计制度、满足最新医保制度、满足医院信息系统基本功能规范等相关要求。第三章 本系统流程分析第一节 系统模块总图本系统的业务处理部分，主要包括：采购、入库（采购入库和其他入库）、出库（领用出库和其他出库）、盘点、固定资产日常管理、财务管理等；加上系统本身部分：用户角色管理、科室工作人员信息管理、物资生产单位信息维护、供应商信息维护、资质管理、物资分类管理（包括固定资产分类），另外加上二级科室与临床信息系统的接口，财务结算与金蝶财务系统的接口。如图3-1图3-1第二节 子模块流程采购（1）采购流程描述：普通科室根据自身需求，提出物资需求计划，与库房商量或者察看库存后，根据所需物资的分类，草拟申购计划，发送到采购部门，采购部门根据申购的需求进行分类，通知申购部门到各部门、领导处（科室领导、分管院长、物资采购委员会、物资管理部门等）进行审批，审批完成后，将手工完成审批的申购单交到采购部门，采购部门填写审批内容； 采购部整理、分类、生成采购计划，并核对申购内容与审批信息；然后将采购计划按照供应商的不同，分解成若干针对各个供应商的订单，并明确计划中不够详细的采购需求，落实在订单中，完成后发送到供应商；如果订单有对应的合同信息，则一并填写；供应商根据收到的订单，将货物、对应送货清单、发票（每张发票不能跨多张订单）发到一级库房；采购部门对货物进行资质验证；一级库房库管根据货物的性质进行分类，消耗物资和固定资产设备不能在同一张入库单中（所有的入库都遵循这个规则，以下同）；从相应的订单中选择物资/设备品名，只需要填写相应的数量，由系统生成入库单和凭证，并更新一级库存数据；如果入库的信息为固定资产设备信息，除了上述行为外，系统还会根据设备分类目录和订单信息，自动生成每一件设备的卡片信息，该卡片信息不包含部门使用信息；一级库房库管根据订单号，录入相应的发票信息（发票号，对应订单号，开票日期，物品名称，单价，数量，金额，说明描述）；一级库房库管将本次入库对应的采购计划、订单、合同、入库清单、发票整理成结算汇总表，发送到财务；财务根据结算汇总表进行核对，付款，将已经付款的入库单、订单、发票标记为已付款。可以根据供应商和物资类别统计相关的付款情况。（2）采购流程图（图3-2-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-2-1相应的，退货到商家的流程，只有在入库部分，做一个红字处理，填写负数据，做冲账处理；路程如图（3-2-2）：图3-2-2（3）采购流程角色及相关处理流程描述科室：1、常规申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；3、特殊申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；6、固定资产申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；审批领导：2、4、7、审批各类申购；采购部：10、填写审批信息（如果没有执行2、4、7的领导审批过程）；11、汇总分类各种申购，分解成固定资产和消耗物资等明细条目；14、分解细化采购计划成采购订单，明确规格型号、供应商、采购数量、单价等；18、根据实际合同填写和通信息；22、根据采购入库单、发票信息、订单信息、合同信息、采购计划，整理汇总成结算对账单，提交到财务；一级库房：15、对到货物资进行资质验证；16、以订单号为参考依据录入入库单； 19、填写每一项固定资产特有的卡片信息； 21、更新物资和固定资产库存信息；财务部：23、根据结算结算汇总表，和供应商账目，进行发票结账处理，标记发票、入库单的付款标记；24、填写付款单；（4）采购流程数据实体关系图（图3-2-3）图3-2-3第三节 子模块流程其他（捐赠、生产、调拨）入库（1）其他入库流程描述：一级库房库管处根据入库清单，清点货物，验证资质，录入入库单，标记入库类型，并根据货物的性质进行分类，如果包括消耗物资，直接入库，更新一级库存数据；如果包括固定资产设备，则需要填写每一单个设备的详细信息，再进行入库，更新一级库房库存；（详见采购入库部分）（2）其他入库流程图（图3-3-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-3-1（3）其他入库流程角色及相关处理流程描述一级库房房管：1、根据入库清单录入入库单；2、如果是外来物资，需要验证物资资质或者相关的生产厂家、供应商资质；3、分类细化消耗物资和固定资产信息；4、填写资产卡片信息；5、6、更新库存。（4）其他入库流程数据实体关系图（图3-3-2）图3-3-2第四节 子模块流程期初物资盘点（1）期初物资盘点流程描述：一级库房库管：根据期初物资盘点清单，清点货物，录入期初入库单，并根据货物的性质进行分类，如果包括消耗物资，直接入库，更新一级库存数据；如果包括固定资产设备，则需要填写每一单个设备的详细信息，再进行入库，更新一级库房库存；（详见采购入库部分）二级库房：根据本科室二级库房物资盘点清单，清点货物，录入生产入库单，并根据货物的性质进行分类，只清点消耗物资，直接入库，更新二级库存数据；资产管理部：清点各科室固定资产情况，查清各在用资产的明细情况，使用情况，根据清单填写每个设备的固定资产卡片，以及当时固定资产使用部门、使用状况等明细数据；（2）期初物资盘点流程图（图3-4-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-4-1（3）期初物资盘点流程角色及相关处理流程描述一级库房房管：1、根据盘点清单录入消耗物资入库单，2、更新一级库存，1、根据盘点清单录入资产信息（卡片），2、更新一级库存；二级库房库管：1、根据盘点清单录入消耗物资（部分，即需要追踪的部分数据）入库单，2、更新二级库存。资产管理部门：1、根据盘点清单录入在用资产信息卡片，并且记录当时资产的使用部门、使用状况等明细数据；2、更新在用资产数据库；（4）期初盘点流程数据实体关系图（图3-4-2）图3-4-2第五节 子模块流程科室领用（1）科室领用流程描述：科室（二级库房）：库管根据需要，查询一级库存的查询结果，向一级库房提出领用申请；一级库房库管处将申请物资进行分类，如果包括消耗物资，直接加入领用出库单，更新一级库存数据，对于部分需要定制的物资（例如高值物资、植入病人体内的物资或者卫生部要求详细管理的部分物资），需要同时更新二级库存；如果包括固定资产设备，则需要补充填写每一单个设备的卡片信息（使用部门信息等），更新一级库房库存；二级库房库管将本科室的物资（需要定制的部分）消耗进行登记，填写消耗登记单，更新二级库存，如果使用的消耗物资是高值医用耗材，则需要填写消耗登记单的附加信息，即病人信息，进行终身追踪。（2）科室领用流程图（图3-5-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-5-1相应的，科室退库到一级库房的流程，同一个流程，做一个红字处理，填写负数据，做冲账处理；路程如图（图3-5-2）：图3-5-2（3）科室领用流程角色及相关处理流程描述一级库房房管：1、整理领用申请成领用出库单；2、分类细化消耗物资和固定资产；4、更新一级库存； 5、更新二级库存，6、填写资产卡片变动记录（此处是启用资产）；7、更新在用资产数据库；科室（二级库房）：1、填写领用申请；8、登记物资消耗记录；8、更新二级库存。（4）科室领用流程数据实体关系图（图3-5-3）图3-5-3第六节 子模块流程其他（捐赠、调拨、特殊）出库（1）其他出库流程描述：一级库房库管处根据出库清单，清点货物，填写出库单，标记出库类型，并根据所需货物的性质进行分类，如果包括消耗物资，直接加入出库单，更新一级库存数据；如果包括固定资产设备，则需要填写每一单个设备的资产变动单（终止使用），更新一级库房库存；（2）其他出库流程图（图3-6-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-6-1（3）调拨出库流程角色及相关处理流程描述一级库房房管：1、根据出库清单录入出库单；2、分类细化消耗物资和固定资产信息；3、更新一级库；4、录入资产变动记录（此处为资产减少）；5、更新在用资产一级库存。（4）其他出库流程数据实体关系图（图3-6-2）图3-6-2第七节 子模块流程资产日常管理（1）资产日常管理流程描述：对于工作量折旧的资产，其使用部门填写使用量，或者其他记录（例如小维修记录）；向资产管理部门提出资产变动申请（附带资产变动方式）；资产管理部在财务月月底，对所有资产设备进行计提折旧，生成资产折旧记录，并更新单个资产信息，更新一级库房相关数据的状态；资产管理部门审核科室提出的变动申请，也可以自己填写变动申请；录入资产变动单，更新卡片信息，更新相关的每一个资产信息变动记录，同时更新在用资产数据库。（2）资产日常管理流程图（图3-7-1）描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：图3-7-1（3）资产日常管理流程角色及相关处理流程描述科室（二级库房）： 1、填写资产工作量记录；2、填写其他（维修等）记录，4、同时更新资产卡片信息；资产管理部：5、整理科室发送的资产变动申请；3、填写资产变动需求（附加资产变动方式）；6、审核变动确认；7、录入资产变动记录；8、如果使用状况改动，并且是退回库房，则更新一级库存；9、到财务月底计提折旧，生成这就记录；10、更新卡片信息；11、更新在用资产数据库。（4）资产日常管理流程数据实体关系图（图3-7-2）图3-7-2第四章 系统模块及角色划分第一节 模块结构图系统按照医院现有情况，划分了几个基本角色：系统维护、基础资料维护、科室（二级库房/资产）、领导审批、一级库房、采购部、资产管理部、财务部；按照这些角色的工作进行了模块划分，图4-1-1，图4-1-2即为模块结构图；图4-1-1图4-1-2第二节 模块角色关系图根据模块在各角色之间的划分，对各流程进行了分割，图4-2-1对角色、模块、以及模块中处理的数据走向图作了描述：图4-2-1第五章 其他系统信息管理第一节 基本数据维护第一点 用户、用户组（部门）、角色、权限管理实现对各部门、处室、仓库、下属单位等信息进行维护，以及所在部门的员工，即用户，进行管理与权限分配的功能，主要包括以下功能。1、根据当前的部门级别及所属关系，自动产生一个树状结构的目录分类列表；2、部门显示，选择了一个部门后，自动显示对应该部门的所有下属部门列表，比如选择“后勤部”后，显示所有直接隶属或者间接隶属于后勤部的所有子部门；同时显示该部门的员工（并不要求所有的员工，只需要跟本系统相关的使用人员信息则可）；3、部门信息维护，新增部门信息或者修改、删除指定部门信息的功能；4、员工（用户）信息维护，添加、修改、删除用户的功能，包括用户基本信息、有效性、拥有的角色等信息；5、显示本系统可操作功能的树形列表，列出当前系统的所有可用功能；6、显示本系统的角色列表；8、角色权限管理，对于给定的角色，可以有系统管理员进行行为权限的分配。第二点 供货单位信息维护实现对医院物资供应的单位信息进行维护，主要包括以下功能。1、表格方式显示所有供应商信息，可以根据不同的筛选条件，查询所需的供应商信息；2、供货单位维护，新增供货单位或者修改、删除指定供货单位的功能；3、导入供货单位，可以实现对一个规定好数据格式的供货单位Excel表进行数据导入的功能；4、导出供货单位、可以实现对当前列出的供货单位信息导出到Excel表的功能；5、自定义查询功能，可以通过供货单位的任意字段和任意条件的自定义查询功能；6、选种任意一个供应商记录，自动显示与该供应商相关的资质信息，可以同步编辑管理其资质信息；第三点 生产厂家信息维护类似“供货单位信息维护”。实现对医院物资供应的生产厂家信息进行维护，主要包括以下功能。1、表格方式显示所有供应商信息，可以根据不同的筛选条件，查询所需的供应商信息；2、生产厂家维护，新增生产厂家或者修改、删除指定生产厂家的功能；3、导入生产厂家，可以实现对一个规定好数据格式的生产厂家Excel表进行数据导入的功能；4、导出生产厂家、可以实现对当前列出的生产厂家信息导出到Excel表的功能；5、自定义查询功能，可以通过生产厂家的任意字段和任意条件的自定义查询功能；6、选种任意一个生产厂家记录，自动显示与该厂家相关的资质信息，可以同步编辑管理其资质信息；第二节 物资基本数据维护第一点 物资类别目录管理将物资进行分类管理，主要包括以下功能。1、根据物资类别的分类，自动产生一个树状结构的目录分类列表； 2、物资类别浏览，选择了一个类别后，自动显示该类别所含直接子类别或者间接子类别的详细定义信息；3、物资类别信息维护，新增物资类别信息或者修改、删除指定物资类别信息的功能；4、每一个最低级别类别（叶节点数据）都是一个财务基本结算科目单元，可以由财务根据需要，自由定义财务科目的级别；5、导入物资类别信息，可以实现对一个规定好数据格式的物资类别Excel表进行数据导入的功能；6、导出物资类别信息、可以实现对当前列出的物资类别信息导出到Excel表的功能；第三节 固定资产基本数据维护第一点 固定资产折旧参考主要包括不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，根据这几种方式分别定义计算公式；名词解释：固定资产不提折旧法是指对使用中的固定资产不计提折旧,以使其账面价格接近通货膨胀条件下的实际净值的一种核算方法。平均年限法平均年限法是指按固定资产的使用年限平均计提折旧的一种方法。它是最简单、最普遍的折旧方法，又称“直线法”或“平均法”。平均年限法适用于各个时期使用情况大致相同的固定资产折旧。固定资产在一定时间计提折旧额的大小，主要取决于下列因素：固定资产的原值、预计使用年限、固定资产报废清理时所取得的残余价值收入和支付的各项清理费用。 固定资产残余价值收入即是指固定资产清理时剩下的残料或零部件等变价收入。固定资产清理费用是指清理固定资产时发生的耗费。固定资产残余价值收入扣除清理费用后的净额即固定资产净残值。在实际工作中，为了反映固定资产在一定时间内的损耗程度便于计算折旧，每月计提的折旧额一般根据固定资产的原值乘以月折旧率计算。工作量法工作量法是指按实际工作量计提固定资产折旧额的一种方法。一般是按固定资产所能工作的时数平均计算折旧额。工作量法适用于那些在使用期间负担程度差异很大，提供的经济效益很不均衡的固定资产。 工作量法的固定资产折旧额的计算有以下两种方法：1.按照行驶里程计算折旧，其计算公式如下：单位里程折旧额=原值（1-预计净残值率）总行驶进程2.按工作小时计算折旧，其计算公式如下：每工作小时折旧额=原值（1-预计净残值率）工作总小时工作量法的优点是按照实际使用过程磨损程度计算，能正确反映运输工具、精密设备等使用程度，而且把折旧费用与业务成果联系起来。缺点是对固定资产的工作总量难以可靠的估计，也没有考虑到无形损耗和自然损耗等问题。年数总和法年数总和法又称折旧年限积数法或级数递减法。它是将固定资产的原值减去残值后的净额乘以一个逐年递减的分数计算确定固定资产折旧额的一种方法。逐年递减分数的分子代表固定资产尚可使用的年数；分母代表使用年数的逐年数字之总和，假定使用年限为 n年，分母即为123nn（n1）2，其折旧的计算公式如下：年折旧率（折旧年限已使用年数)/折旧年限（折旧年限1）2100%年折旧额（固定资产原值预计残值）年折旧率案例：某企业2010年6月20日自行建造一生产线投入使用，该成本740万元，预计使用5年，预计净残值20万元。在采用年数总和法计提折旧的情况下，2011年该设备应计提的折旧额为（ ）万元。 答案：A 192 B 216 C 120 D240答案是B 216考察的是使用年数总和法的时候，折旧年度与会计年度不一致的情况。资产是2010年6月投入使用的，按年数总和法， 第一年计提折旧=720*5/15=240万元，其中，2010.07-2010.12折旧120万元，2011.01-2011.06折旧120万元， 第二年计提折旧=720*4/15=192万元，其中，2011.07-2011.12折旧96万元，2012.01-2012.06折旧96万元。 所以，2011年折旧=2011.01-2011.06期间折旧+2011.07-2011.12期间折旧=120+96=216万元。双倍余额递减法双倍余额递减法(double declining balance method)：是用直线法折1日率的两倍作为固定的折旧率乘以逐年递减的固定资产期初净值，得出各年应提折旧额的方法。 就与加速折旧法类同,可让你在第一年折减较大金额。双倍余额递减法是加速折旧法的一种，是假设固定资产的服务潜力在前期消耗较大，在后期消耗较少，为此，在使用前期多提折旧，后期少提折旧，从而相对加速折旧。其计算公式为： 年折旧率=2预计的折旧年限100 月折旧率=年折旧率12 月折旧额=固定资产期初账面净值月折旧率 固定资产期初账面净值=固定资产原值累计折旧固定资产减值准备 实行双倍余额递减法计提的固定资产，应当在固定资产折旧年限到期以前两年内，将固定资产账面净值扣除预计净残值后的余额平均摊销。案例：一台设备原值100万元，预计使用年限5年，预计净残值2.55万元，采用双倍余额递减法计提折旧分别为：年度 折旧率 折旧额 1 2/50.4 100*0.440万 2 2/50.4 （100-40）*0.424万 3 2/50.4 （100-40-24）*0.414.40万第4年与第5年系该固定资产折旧年限到期的前两年，将固定资产净值扣除预计净残值后的余额平均摊销，即（100-40-24-14.4-2.55）/29.525万。所以第1年折旧为40万第2年折旧为24万第3年折旧为14.40万第4年折旧为9.525万第5年折旧为9.525万第二点 几种折旧算法的实现本系统，初期只实现 平均年限法和工作量法，预留其他折旧方法实现的接口；已使用年数)/折旧年限（折旧年限平均年限法算法，计算公式：净残值 = 原值 预计净残值率；本期预计折旧 = （上期期末值 净残值） 月折旧率；如果（上期期末值 净残值 = 本期预计折旧）则本期折旧 = 本期预计折旧 =（上期期末值 净残值） 月折旧率；本期期末值 = 上期期末值 本期折旧；本期累计折旧 = 上期累计折旧 本期折旧；如果（上期期末值 净残值 0） 并且 （上期期末值 净残值 = 本期预计折旧）则本期折旧 = 本期预计折旧 = 本期工作量 单位工作量折旧额；本期期末值 = 上期期末值 本期折旧；本期累计折旧 = 上期累计折旧 本期折旧；如果（上期期末值 净残值 0） 并且 （上期期末值 净残值 本期预计折旧）则本期折旧 = 上期期末值 净残值；本期期末值 = 上期期末值 本期折旧；本期累计折旧 = 上期累计折旧 本期折旧；如果（上期期末值 净残值 = 0）则不计提折旧。第三点 固定资产类别目录管理将固定资产进行分类管理，主要包括以下功能。1、根据固定资产类别的分类，自动产生一个树状结构的目录分类列表，分为两大类：固定资产按照国际分类代码标准进行编码分类；2、固定资产类别浏览，选择了一个类别后，自动显示该类别所含直接子类别或者间接子类别的详细定义信息；3、固定资产类别信息维护，新增固定资产类别信息或者修改、删除指定固定资产类别信息的功能；4、参考定义固定资产类别的折旧方式，要求可以实现分类树结点中着旧方式的向下推广应用。5、每一个最低级别类别（叶节点数据）都是一个财务基本结算科目单元，可以由财务根据需要，自由定义财务科目的级别；6、导入固定资产类别信息，可以实现对一个规定好数据格式的固定资产类别Excel表进行数据导入的功能；7、导出固定资产类别信息、可以实现对当前列出的固定资产类别信息导出到Excel表的功能；第六章 主要数据管理本部分包括业务数据的处理，即物资管理的业务单据处理范围，除了流程中的功能外，还主要包括：物资库存浏览、单据浏览、各类统计报表。第一节 采购管理完成采购的物资与设备申购、审批申购、采购计划、审批采购计划、订单等信息的管理。第一点 申购管理由二级科室（物资或者设备使用部门）提出申请，按照固有格式，拟定常规申请、特殊申请、或者 固定资产申购，并完成本科室领导审核，最后发送到下一级主管审批（分管院长或者物资采购委员会）；在未发送至审批之前，起草部门可以修改、删除申请，一旦发送，就不可更改；可以在起草的时候，可以由起草用户指定审批的级数，以及指定审批角色；并可以将该申购单保存为模版，以便以后再次使用；可以按照申购单的状态，进行分组查询，既能够查询所有的申购单列表，也能查看每一个申购单的详细情况（包括本用户经手的所有申购单）；在填写申购单明细的时候，可以维护本科室的常用采购物资和设备信息，这种积累，可以随着使用时间的推移，逐步优化物资选择的时间，提高输入效率；第二点 审批科室申购拥有审批权限角色的用户，打开审批窗口，自动显示等待本角色审批的申购列表；（本模块可以通过选择精简模式关闭，跳过本模块）可以按照申购单的状态，进行分组查询，既能够查询所有的申购单列表，也能查看每一个申购单的详细情况（包括本用户经手的所有申购单）；对于等待审批的申购单，可以对其进行总体审批，选择通过/不通过，并填写审批意见，也可以对申购单中具体某一项采购要求做以上处理；最后自动签名和填写审批日期；系统根据总体审批结果（通过/不通过），自动将申购单发送到下一级审核，返回申请科室，或者采购部门进行下一步处理；第三点 采购计划管理物资采购部门，打开采购计划窗口，自动显示最终审批通过后的等待采购的申购列表；可以按照申购单的状态，进行分组查询，既能够查询所有的申购单列表，也能查看每一个申购单的详细情况（包括本用户经手的所有申购单）；用户让系统自动汇总所有等待采购的申购单，按照物资/设备类别，进行自动分类汇总，生成采购计划，手动填写备注信息；系统自动填写计划拟定人，拟定日期；在提交到物资采购委员会审批之前，计划拟定人可以修改、删除采购计划；提交到物资采购委员会等待审批；提交审批后，不能再更改本计划；用户可以根据采购计划的状态，进行分组查询，既能查询所有的采购计划列表，也能查看每一个采购计划的详细信息（包括本用户经手的所有采购计划）；第四点 订单管理物资采购部门，打开订单窗口，自动显示物资采购委员会审批通过后的、等待下达订单的采购计划列表；可以按照采购计划的状态，进行分组查询，既能够查询所有的采购计划列表，也能查看每一个计划的详细情况（包括本用户经手的所有采购计划）；用户针对采购计划中的详细情况，根据实际情况，进行采购项目细化操作，包括计划中不明确的物资/设备规格、型号、厂家、商家、要求等明细情况；按照供应商进行汇总，对应每个供应商，自动生成订单列表，将计划中的明细项目填写到新生成的订单详细信息中（此处省略与供应商、厂家进行交互，更改型号的细节处理）；此处可以采取手工的方式，增加订单，以及顶单明细信息；在下一步处理（采购商品入库）之前，相应的订单都可以作修改、删除；在对应订单的下一步处理（采购商品入库）之后，该订单将不能再被更改；如果最后有些采购项目无法完成，需要在采购计划和订单中，做备注说明，系统自动填写备注人和处理日期；第五点 合同信息管理用户打开合同浏览窗口，可以根据日期、供应商信息，进行组合查询，筛选出所有的合同记录，并可查看对应订单的合同详细情况；新登记合同信息，用户首先查询出商家对应的订单，根据实际的合同情况，填写合同内容，备注信息，自动填写对应订单号、登记人和登记日期；在财务期内，结算以前，合同信息可以修改、删除；在本期财务期结算或者本次采购付款后，合同信息将不允许做任何更改。第二节 二级库房（科室）管理完成二级库房（科室）期初库存登记、领用申请、部门物资消耗记录、部门物资库存浏览；第一点 二级库房物资期初库存登记本系统正式使用的时候，将本科室的物资库存盘点数据进行登记；部门打开期初盘点窗口，自动显示本部门期初盘点单据列表；可以按照物资类别目录的分类，进行分组查询和汇总期初数据；用户填写物资类别、名称、规格、数量、单价、金额、备注等信息，自动填写登记人和登记日期，并加以保存；在正式启用后的第一个财务月结算之前，并且相关库存物资没有被领用的情况下，可以修改、删除期初盘点单据；在正式启用后的第一个财务月结算之后，或者相关库存物资被领用的情况下，不可对二级库房期初登记单据进行任何更改；要求以财务记账标准方式填写，并自动生成记账凭证；可以在任何时候，以红字冲账的方式，对登记数据进行补充、修正；红字单据同样要求以财务记账标准方式进行填写；本模块不强制输入，即不进行登记，并不影响整体数据和流程；第二点 领用申请打开领用申请窗口，显示本科室所有的领用申请记录列表，根据处理结果（新拟定、已领取、调整领取、作废）进行组合查询，既可以查看申领列表，也可以查看查看申领详细情况和处理结果；用户填写物资类别、名称、规格、数量、备注等信息，自动填写登记人和登记日期，并加以保存；最后发送到一级库房；在发送到一级库房之前，可以修改、删除申领记录，一旦发送，将不能更改；第三点 部门物资消耗记录如果部门物资的消耗来自期初登记，而系统启用时候没有填写期初数据，则本数据无法填写，其余都可；打开物资消耗记录，显示本部门物资消耗的流水记录；可以根据物资类别进行组合查询；用户根据本部门库存使用量，填写物资类别、名称、规格、数量、备注、使用日期；对于高值医疗消耗物资（即需要终身追踪的物资），还需要填写附加信息；要求以财务记账标准方式填写，并自动生成记账凭证；可以在任何时候，以红字冲账的方式，对登记数据进行补充、修正；红字单据同样要求以财务记账标准方式进行填写；本模块不强制输入，即不进行登记，并不影响整体数据和流程；本模块预留与临床信息系统的接口，可以通过临床信息系统，自动提取物资消耗数据。第四点 部门物资库存浏览打开物资浏览窗口，自动显示本部门库房库存情况；可以根据物资类别目录，进行分组查询统计，打印查询结果；第三节 一级库房管理完成一级库房 期初物资登记、采购入库登记、对应的发票登记、领用登记、其他入库、其他出库、入库资产信息细化、以及库存浏览。第一点 期初物资登记本系统正式使用的时候，将一级库房的物资库存盘点数据进行登记；部门打开期初盘点窗口，自动显示本部门期初盘点单据列表；可以按照物资类别目录的分类，进行分组查询和汇总期初数据；用户填写物资类别、名称、规格、数量、单价、金额、备注等信息，自动填写登记人和登记日期，并加以保存，更新二级库存；在正式启用后的第一个财务月结算之前，并且相关库存物资没有被领用的情况下，可以修改、删除期初盘点单据；在正式启用后的第一个财务月结算之后，或者相关库存物资被领用的情况下，不可对一级库房期初登记单据进行任何更改；要求以财务记账标准方式填写，并自动生成记账凭证；可以在任何时候，以红字冲账的方式，对登记数据进行补充、修正；红字单据同样要求以财务记账标准方式进行填写；第二点 采购入库单登记根据商家送货单、货物、发票信息，进行采购入库单的登记。用户打开入库单浏览窗口，可以根据日期、供应商、物资/设备类别，进行组合查询，筛选出本用户经手的所有的采购入库单记录，并可查看任何采购入库记录的详细情况；新登记一个入库单，用户首先查询出商家对应的订单，根据实际送货情况和商家提供的送货单，选择货物，并且填写数量、备注、系统根据单价自动计算金额等信息，自动填写登记人和登记日期；货物中的普通物资和固定资产不能录入在同一个入库单中，必须分开；如果是普通物资，录入上述信息，保存则可；如果是固定资产，则需要填写每一个设备的详细信息，即资产卡片信息，然后再统一保存，更新库存；要求以财务记账标准方式填写，并自动生成记账凭证；采购入库单不能修改或者删除，可以在任何时候，以红字冲账的方式，对登记数据进行补充、修正；红字单据同样要求以财务记账标准方式进行填写，并根据修正日期，自动计入当期财务结算；额外地：退货单也在这里填写，以红字+类型说明的方式，说明是退货还是修正数据；第三点 采购发票登记用户打开发票浏览窗口，可以根据日期、供应商信息，进行组合查询，筛选出本用