（档案学专业论文）论流动人员人事档案管理——以个人信息保护法原理为研究视角.pdf

论流动人员人事档案管理中文提要 论流动人员人事档案管理 以个人信息保护法原理为研究视角 中文提要 随着市场经济体制建设不断完善，人事制度改革逐步深化，流动人员人事档案 管理面临着一些新问题。 本文在对流动人员人事档案与传统人事档案比较分析的基础上，以个人信息保 护法原理为研究视角，以流动人员人事档案所有权及其权能实现状况为分析纬线， 剖析现行流动人员人事档案管理制度及其管理实践存在的问题，提出了保护流动人 员人事档案信息本人个人信息所有权、自决权、保密权、知情权、更正权、救济权 等权益；同时，建立流动人员人事档案信息保密制度、。见面制度”、告知制度、更 正制度、权责制度和救济制度来保障流动人员个人信息权的实现。 笔者在文中试图阐述流动人员人事档案信息本人个人信息权，并提出管理策 略、构建管理制度体系来保障信息本人个人信息权的实现以期有益于在流动人员 人事档案管理中实现“以人为本”的管理理念和流动人员人事档案科学化、规范化 的管理要求。 关键词：流动人员人事档案管理个人信息权保护 作者：许长 指导教师：周毅 s t u d yo np e r s o n n e la r c l l i v e sm a a g e m e n to fn o a t i gp o p u l a t i o w i t ht h er e s e a r c h i n gv i s u a la n g l e o f t h el a wo fp e 瑙o n a li n f o 珊a t i o np r o t e c t i o n a b s t i 翟c t w t ht h e 鲥l i u i a lp c m 斌i o no fm 酬e l i n g o 1 ys y s t c i 缸dd c 印e r 化f o 皿娟 o f p c 巧咄is y s t e | 叮1 l 硷p e 稿咖e la h i v e sm 锄a g 锄e n to f n 0 鲥崦刚甜h 船t of a s 衄en e wp m b l 鼬s o nt b cb a s i s0 f 倒n p a r i s o fn o a l i n gp 0 】叫a l i p e 】皿e la 心h i v 鼯姐d 劬d i 6 0 n a l p i 弛姗n n e l 酬v e s ，t h i sa r t i c l ea n a l y z 鼯t h ep b l 锄o fp m l c l 砌i v e sm a n a g 锄e t s y g t e m sa n dp r a c t i o f c u m mn o 劬gp 叩u l a 土i f r o mt h ea n g l eo f t h el a wo f p c r 湖1 a l i n f o m a t i p r 砷刚o n ，t h eo 啪埘曲i pa n di 乜r e a l i z 鲥| 0 1 1o fp c 船北l 眦i l i v 部o fn o 地g p o p 山6 0 n 也i sa r t i c l ep 唧。螂也ep r o 删o ft h e i rr i g h t st 0o 、旧s h j po f 唧n a l i n f o r m a t i o n ，a n dr ! i g h t st o l 自l e t i 啪n i 删o n t ok c 印i n g c r c t t ol m o 咖gt h e 由n n h ，t o 地“s i n 岛t ob e i n g 托l j 删缸d o 儿m e 趾删k t d 阳a 比獬t h e d g i l 协m e n d o n e da b o v 岛i t 锄p h 嬲i z e s 也ei l p o n 锄o fc 劬c t i o fl a 哪孤ds y s t 锄so fp c r s o n n e l 删v c s m 赳m g e m e n l t h e 踟i h o rm a k e sa t | 嘲n p t st 0 蚴et h eb 觞i cr ig ：h to fn o 酬由gp o p u l a t i o na n dt h e c 蚀s 咖c t i o fp e 培。衄e l 枷v 路m a g i 珊c n t 剐渤咄o fn o 施gp o p u l a t i o n ，a n d e x p e c t si tw o u l db e 璐e f mt o 删i z et h em 如a g 缸e n tc 0 玳七p t i o no f t a k ep e o p l e 痂吼”皿d 辩i 训五c ，s t 蛆捌m 姐a g e m e n to f p e 侣o i i 舵la r c h i v 鹤o f 丑o a t i n g 刚a ：【i o n k e y w o r d s ：p e i 皿e l 粕h i v e so f n o 加l gp o 叫a t i o nm 龇删 r i g h t t op e 】n a l 砌佃a i i p r i m c t i n w r i 牡e nb y ：x u c h 日n g s u p e i s e db y ：办叩y i 苏州大学学位论文独创性声明及使用授权声明 学位论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文是本人在导师的指导下，独立 进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文 不含其他个人或集体已经发表或撰写过的研究成果，也不含为获得苏 州大学或其它教育机构的学位证书面使用过的材料对本文的研究作 出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人承担本 声明的法律责任。 研究生签名：牡日期：五立m 学位论文使用授权声明 苏州大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆、清华大学论 文合作部、中国社科院文献信息情报中心有权保留本人所送交学位论 文的复印件和电子文档，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存论 文。本人电子文档的内容和纸质论文的内容相一致。除在保密期内的 保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可以公布( 包括刊登) 论文的 全部或部分内容。论文的公布( 包括刊登) 授权苏州大学学位办办理。 研究生签名：j 聋幺日期：丕：2 ；垡。 导师签名： 蝼日未：趔 论流动人员人事档案管理序言 序言 一、国内外研究现状 ( 一) 文献综述研究现状回顾 人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动形成的，记述和反映个人经 历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存起来的历史记录。人事档案是 考察了解员工的重要手段；是发现人才、使用人才、预测及制订人才计划不可缺少 的信息资源；是落实待遇、澄清问题的凭证；是维护个人权益和福利的有力保障； 是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。因此，人事档案管理工作一直受到 社会各界的广泛关注 近年来，随着市场经济体制的建立，人才市场的发展，人事制度改革的深化， 工作人员与工作单位之间的关系由原有的超稳定状态向一定程度的自由度发展，出 现人员流动的浪潮。人员流动使传统人事档案管理工作面临着一系列的新问题、新 挑战：员工流动与人事档案分离的不同步性；人事档案转递的频繁性；人事档案管 理对象的多样性；人事档案管理手段与模式的滞后性。为了规范流动人员人事档案 管理，1 9 9 6 年1 2 月中组部、人事部联合颁布了流动人员人事档案管理暂行规定。 同时，档案学界和管理学界也对这一问题进行了积极的探讨和研究。 毛章勇认为，随着国家各项改革的深入推进。流动人员数量会持续增多，搞好 流动人员人事档案管理工作，对于促进人才合理流动、合理配置、合理使用具有重 要意义流动人员人事档案管理存在诸多问题，在分析问题成因的基础上，提出一 系列管理策略。o 朱玉媛认为，流动人员人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社 会性：流动人员人事档案来源的广泛性和内容的复杂性；利用者对流动人员人事档 案需求的多样性等决定着流动人员人事档案管理要采用社会化、开放型的管理模 式。o 许长认为，我国现行流动人员人事档案管理制度存在诸多问题，以个人信息保 护法的相关理论为研究视角，提出了建立人事档案与档案信息本人“见面制度”； 树立科学的人事档案信息更正、更新程序i 明晰人事档案管理主体，人事档案利用 。毛章勇：流动人员人事档案管理的问题及对策，档案天地 ，2 0 0 6 年第2 期。 o 朱玉嫒；两种人事档案管理模式的分析与比较 图书情报知识) ，2 0 0 0 年第4 期 1 论流动人员人事档案管理序言 主体、人事档案信息本人的权责关系；建立人事档案信息利用监督、保护机构；建 立“人事立户”的存档新模式。o 可见，作为人事制度改革和户籍制度改革的伴生物，流动人员人事档案管理研 究似乎还没有完全引起档案学界的重视，只是借鉴传统人事档案的管理经验，缺乏 对流动人员人事档案个性研究；只是从管理经验层面阐述问题，还没有从法律制度 层面剖析问题存在的根源。 ( 二) 现阶段研究的主要特点 l 、借鉴传统人事档案管理经验，缺乏对流动人员人事档案个性研究 个性，是事物的特殊性。流动人员人事档案作为人事制度改革和户籍制度改革 的伴生物，是人事档案大家庭中的一支新兴力量。流动人员人事档案既具有传统人 事档案的共性特征，也有其自身的个性特点。如人事档案信息主体的多元化，。人 档”的分离性，转递的频繁性。然而，档案学界对流动人员人事档案管理的分析研 究还停滞在传统人事档案程式化、格式化的形式，对其缺乏个性研究。 2 、注重经验性介绍，缺乏制度层面分析 科学的管理制度是规范管理的有力保障，是提高档案管理效率的重要条件，是 维护流动人员人事档案社会公信力的重要前提。然而，综观我国流动人员人事档案 管理研究现状，局限于人才流动服务机构人事档案管理的经验性文章较多，从法律 视角、制度层面研究流动人员人事档案管理文章匮乏。 3 、流动人员人事档案管理法律规范的滞后性 为规范流动人员人事档案管理，1 9 9 6 年中组部、人事部颁布了流动人事档案 管理暂行规定。任何一项法规政策都是在特定的历史条件下对特定实践活动的规 定，是相对静止的。随着社会主义市场经济体制进一步建立，人事制度改革进一步 完善，现行的流动人员人事档案管理暂行规定已失去一定的时效性，具有明显 的滞后性，新的社会规范尚未完全建立，制约着流动人员人事档案功能的发挥。 二、研究流动人员人事档案管理的理论和实践意义 ( 一) 本文定位 2 0 0 6 年是流动人员人事档案管理暂行规定颁布十周年。十年来，我国流动 人员人事档案管理工作取得了长足发展，促进了人事制度改革，推动了人才合理流 动，拓展人事管理与服务的空间。但是，随着我国市场经济体制建设的不断完善， m 许长：论流动人员人事档案以个人信息保护法原理为研究视角，山西档案 2 0 嘶年第6 期 2 论流动人员人事档案管理 序言 人事制度改革的不断深化，流动人员人事档案管理面临着一些新问题。流动人员人 事档案科学化、规范化、制度化管理成为社会各界关注的焦点。 文章在对流动人员人事档案与传统人事档案比较分析的基础上，以个人信息保 护法原理为研究视角，以流动人员人事档案所有权及其权能实现状况为分析纬线， 剖析现行流动人员人事档案管理制度及其管理实践存在的问题，提出了保护流动人 员人事档案信息本人个人信息所有权、白决权、保密权、知情权、更正权、救济权 等权益；同时，建立流动人员人事档案信息保密制度、。见面制度”、告知制度、更 正制度、权责制度和救济制度来保障流动人员个人信息权利的实现。 因此，本文将研究的基本视角定位于阐述流动人员人事档案信息本人个人信息 权，并试图构建管理制度体系来保障权利实现的研究 ( 二) 本文研究的理论和实践意义 l 、有利于拓宽流动人员人事档案管理研究的视野 流动人员人事档案是记录流动人员个人信息的一种重要形式，记录内容丰富， 管理程序完备，管理制度严密。在流动人员人事档案管理研究中，许多学者从档案 管理经验层面探讨流动人员人事档案管理存在的问题与对策，没有跳出档案管理工 作系统从法律制度层面分析问题根源。在流动人员人事档案管理研究中引入个人信 息保护法原理，有利于拓宽流动人员人事档案管理研究的视野 2 、有利于维护流动人员人事档案信息本人的个人权利 在流动人员人事档案管理利用中，由于缺乏有效的规范，个人信息遭受侵害的 案例时有发生，给权利主体造成物质和精神上的损害进行相关研究，构建流动人 员人事档案管理制度体系，有利于维护流动人员人事档案信息本人的个人权利。 3 、有利于从根源上解决流动人员人事档案管理问题 随着人才流动的频繁，许多用人单位出现了“人档分离”现象，制约着人事档 案功能的发挥。确立人事档案信息本人所有权，建立人事档案信息本人自决权制度， 明晰信息本人在不损害国家安全、公共利益和第三方利益前提下，充分享有其人事 档案信息占有权、使用权、收益权、处分权。这样，有利于从根源上解决流动人员 人事档案管理问题。 4 、有利于流动人员人事档案规范化管理 流动人员人事档案是流动人员个人信息的历史记录，是反映人才情况的重要依 据。内容信息客观真实、管理方式科学规范是流动人员人事档案功能发挥的有力保 论流动人员人事档案管理 序言 障。确立流动人员人事档案信息本人的所有权及其相关权利，构建流动人员人事档 案管理制度体系，有利于流动人员人事档案规范化管理。 三、本文写作思路和特点 本文在对流动人员人事档案与传统人事档案比较的基础上，以个人信息保护法 原理为研究视角，以流动人员人事档案所有权及其权能实现状况为分析纬线，剖析 现行流动人员人事档案管理制度及其管理实践存在的问题，提出了保护流动人员人 事档案信息本人个人信息权，并在此基础上提出管理策略，试图构建流动人员人事 档案管理制度体系。 论文运用档案学、管理学、信息学、信息法学等学科知识，全方位、新视角地 论述了流动人员人事档案管理。在论文写作过程中，笔者深刻感受到流动人员人事 档案管理利用中信息本人权利的保护，管理制度体系的构建是落实科学发展观和 。以人为本”管理理念的要求，也是流动人员人事档案管理科学化、规范化的客观 需要。流动人员人事档案管理研究是个全新的课题，笔者期望本篇论文能够为这 方面的研究起到抛砖引玉的作用。 4 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 第一章流动人员人事档案管理概述 第一节流动人员人事档案管理 一、流动人员人事档案涵义、管理范围、内容结构 ( 一) 流动人员人事档案涵义 随着市场经济体制的建立，人事制度、户籍制度改革的进一步深化，人才流动 的日益频繁，形成了大量的流动人员。作为人事管理重要手段与方式的流动人员人 事档案日益受到管理界和档案学界的关注。 流动人员人事档案是指流动人员在不同的工作岗位上，有关团体与组织在人事 管理过程中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的、以个人为单位 集中保存起来的，以备查考的各种历史记录的集合它主要包括以下几层涵义： 第一，流动人员人事档案主要来源于一定团体与组织的人事管理活动，是组织 在用人治事，以及处理与人有关事情中所形成的文件材料。如：为了解员工的基本 情况，布置填写的履历表、登记表、自传；对员工进行鉴定、考核和民主评议形成 的鉴定书和考核材料等：在用人过程中，形成的就业协议、聘用合同、定级、调资、 任免、升迁、奖罚等方面的各种文字、表格材料。 第二，流动人员人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料。 人事管理活动中形成的文件材料，凡是决定归入人事档案的，必须是完成了审批程 序，内容真实、齐全完整、手续完备，有查考价值的材料，以保持流动人员人事档 案的优化状态。 第三，流动人员人事档案是以个人姓名为特征组成的专卷，它的内容和成分只 能是同一个人的有关材料。这样，既方便查找利用，也有利于反映一个人的全貌， 对其作出全面中肯的评价。 ( 二) 流动人员人事档案管理范围 流动人员人事档案主要包括：辞职、辞退的公务员和国有企业事业单位的专业 技术人员和管理人员的人事档案l 三资企业中方技术人员和管理人员的人事档案； 私营企业、民营企业、混合所有制企业科技人员和管理人员的人事档案；取得各类 专业技术职务任职资格和职业资格的社会闲杂科技人员和管理人员的人事档案；企 论流动人员人事档案管理第一章流动人员人事档案管理概述 业破产、兼并后下岗的科技人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生及自 谋职业的退役军人形成的人事档案；与人才流动服务机构签定人事代理合同代管的 人事档案；以及其它流动人员的人事档案等。 ( 三) 流动人员人事档案内容结构 流动人员人事档案内容主要包括流动人员身份的认定、出国( 境) 政审、合同 签证、年度或聘期考核、档案工资调整、连续工龄计算、职称考评、专家选拔、发 明专利申报、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事代理协议、 养老金、失业金、风险金缴纳等材料。这些材料能够动态地、全面地勾勒出流动人 员的基本情况。 二、流动人员人事档案管理机构、管理原则与工作内容 ( 一) 流动人员人事档案管理机构 为了加强流动人员人事档案管理，维护流动人员人事档案真实性、严肃性， 完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动。1 9 9 6 年中组部、人事部颁布了 流动人员人事档案管理暂行规定，规定“流动人员人事档案管理机构为县以上 ( 含县) 党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单 位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案” 然而，随着人才流动的日趋频繁，各地人才市场的建立，各种中介服务机构的 出现。一些猎头公司、职业介绍所、技能测试中心，人才交易所等依据劳动力市 场管理条例也保管着一部分流动人员人事档案；。三资”企业和民营企业也管理 着一部分流动人员人事档案；一些用人单位仍然保管者一部分辞退职人员、停薪留 职人员的人事档案；甚至一部分大中专院校毕业生保管着自己的人事档案。由于管 理机构性质的原因，给流动人员人事档案管理造成了混乱的局面，制约了流动人员 人事档案功能的发挥。 ( 二) 流动人员人事档案管理目标与原则 在2 0 0 6 年8 月召开的。全国流动人员人事档案管理研讨会”上，人事部副部 长陈存根作了规范管理，创新服务，推动流动人员人事档案管理工作新发展的 讲话。指出“当前和今后一段时期流动人员人事档案管理工作要明确一个目标，坚 持四个原则” 流动人员人事档案管理工作目标，进一步完善社会化的人才档案公共管理服务 系统。紧紧围绕人才工作大局，与时俱进，改革创新，进一步实现从控制型管理到 6 论流动人员人事档案管理第一章流动人员人事档案管理概述 服务型管理转变，从封闭型管理向开放型管理转变，从分散型管理向集约型管理转 变，从静态管理向动态管理转变。 在工作体制上遵循“集中统一、归口管理”原则。流动人员人事档案管理暂 行规定第3 条规定：“流动人员人事档案管理遵循集中统一，归口管理的原 则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”这一原则是由档 案工作“统一领导、分级管理”和人事管理工作“党管干部”、“党管人才”两个基 本原则决定的。前者是档案管理的基本原则，后者是人事管理的基本原则，两者共 同决定了人事档案管理“集中统一，归口管理”原则。这样，有利于国家统一掌握 各类人才总量、专业结构、分布情况，制定科学的培养、吸引、使用规划，根据国 家发展战略和东、中、西部对人才的需求制定人才宏观调控政策；也有利于维护人 事档案的真实性、严肃性，更好地发挥人事档案凭证价值和参考价值。 在工作性质上遵循公共服务原则。在组织人事部门成立人才流动服务机构之 前，干部人事档案一直由组织人事部门集中统一管理，在性质上属于公共服务，而 且具有很强的政治性。出于深化机构改革和转变职能的需要，党委组织部门和政府 人事部门成立人才流动服务机构，把流动人员人事档案管理这类比较具体的事务性 工作委托或授权给人才流动服务机构负责，但这并没有改变人事档案管理公共服务 性质。其一，流动人员人事档案管理工作不仅仅是单纯的保管，还要开展人事代理、 社会保障、组织关系接转、职称评审等社会化服务。流动人员人事档案管理暂行 规定第7 条规定：“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整 理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案有关的流动人员 身份认定、档案工资记载、出国( 出境) 政审工作，经授权做好相关的职称资格的 考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”其二，流动人员人事档案管理。不 以赢利为目的”。流动人员人事档案管理暂行规定第1 9 条规定：“人才流动服务 机构管理流动人员人事档案，应本着服务为主，适当收费的原则，不以赢利为 目的，按照有关规定收取服务费。”收取适量服务费，目的不是追求利润，而是为 了持续性发展与服务。同时，收取适量管理费，一方面严格执行物价部门确定的标 准，并尽量与公众需求及社会发展接轨；另一方面坚决执行“收支两条线”，如数 上缴政府财政部门“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执 行，这也说明企业不能管理流动人员人事档案。 在工作要求上遵循安全、保密原则。人事档案工作既是一项服务性工作，又是 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 一项机要性工作。人事档案要为各类人才求职择业、享受有关待遇、参与社会活动 提供服务，也为用人单位选人用人提供服务。但人事档案工作不同于一般的服务性 工作，它是_ 二项机密性工作，人事档案工作机构属于机要部门。同时，人事档案是 在人事管理活动中自然形成的历史记录，很多材料具有原始记录性，所以十分强调 安全。安全、保密原则在人事档案收集、整理、管理、利用、转递等方面都有严格 的规定。如流动人员人事档案管理暂行规定第9 条规定：“流动人员人事档案 转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮递或交本人自带”。 在工作方式上遵循科学规范原则。流动人员人事档案来源广泛、结构复杂，这 就要求在工作方式上采取科学规范的管理原则。如收集归档、整理鉴定、分类保管 和检索利用等方面不能是随意的、杂乱无章的，应有明确的收集归档时间、归档内 容与范围，统一的整理鉴定标准，完善的检索工具体系，切实可行的提供利用原则 与措施等。同时，建立健全流动人员人事档案归档、移交、传递、借用、查阅等一 系列具体的规章制度，构建流动人员人事档案管理法规制度体系。这样，有利于流 动人员人事档案管理流程符合档案形成规律和档案工作规律，也有利于提高流动人 员人事档案管理效率。 ( 三) 流动人员人事档案工作的内容 流动人员人事档案工作是用科学的原则与方法管理流动人员人事档案，提供档 案信息为组织、人事工作服务的一项工作。流动人员人事档案工作是组织人事管理 的重要组成部分，也是国家档案工作的有机组成部分。 1 、档案材料的收集与整理工作 收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经 常性的工作。流动人员人事档案材料形成主要有两种方式：一种是实行个人委托或 集体委托，管理时按人才流动服务机构统一设计的表格登记产生：另一种是人才流 动服务机构从形成单位接收。无论哪种方式，人才流动服务机构在接收寄存时必然 要增加档案材料，主要是德能勤绩、以及科技创新等情况的反映，及时地将其现实 表现情况、工作业绩记载收集存档，将任免、调动、考核、培训、奖罚等工作中形 成的材料不断充实到人事档案内容之中。收集的材料，尤其是由流动人员本人填写 的履历表，做的自我鉴定，写的自传等，必须经过严格认真的鉴别和认证，去伪存 真。凡属应归入流动人员人事档案的材料，应按干部档案管理工作细则，在审 查鉴别的基础上按科学的方法整理立卷、归档，做到。完整、真实、精练、适用”。 8 论流动人员人事档案管理第一章流动人员人事档案管理概述 同时，在流动人员人事档案收集整理过程中，要防止档案材料的丢失和档案信息内 容的泄露，更不得擅自涂改、销毁或伪造流动人员的人事档案信息。 2 、保管工作 。 由于流动人员工作单位的分散性、工作岗位的流动性，这给档案材料的收集、 鉴别、归档等方面带来了困难。如果是单纯意义上的保存档案，只存不管，也就失 去流动人员人事档案管理的意义。经过多年实践，人才流动服务机构创建了“人事 立户”的存档模式，即：流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进 行，这种集体委托的存档方式克服了“人档分离”现象，用人单位既用人也管人， 管人主要通过与人才流动服务机构合作管理人事档案来实现。“人事立户”的存档 模式，既减轻了用人单位的负担，又保护了员工个人的合法权益，也避免了对流动 人员人事档案只存不管的缺陷，受到用人单位和个人的好评 人才流动服务机构必须强化硬件建设。建立坚固的防火、防潮专用档案库房， 配备铁制的档案柜。经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设 旌和安全措旆，档案库房、阅档室和档案人员办公室应。三室”分开，同时要不断 研究和改进档案的保管方法与保管条件，逐步实现档案管理的现代化。 3 、档案转递与接管工作 流动人员人事档案转递必须严格按照有关规定完备登记、注销、转出、转入手 续，确保流动人员人事档案转递及时与安全。人才流动服务机构凭符合国家有关规 定人才流动的有效文书，向员工原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内， 须将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递档案必须完 整齐全，不得扣留档案材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，应及时 将档案转递通知单回执退回原单位。若发现转来的档案材料不齐全或不清楚，应要 求原单位补齐或查清。流动人员人事档案的转递，通过机要交通或由组织、人事干 部直接送取，不得邮递或本人自带。对本人自带的人事档案，人才流动服务机构一 般不予接收。人才流动服务机构开具的转档手续，与国家机关、国有企事业单位开 具的转档手续具有同等效力。 人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其所在单位办理委 托存档手续并签订人事代理或档案管理合同书，明确双方权利、义务、服务范围、 管理权限与收费等内容。 4 、服务与利用工作 9 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 流动人员人事档案服务与利用工作主要包括建立健全人事档案查阅、借阅工作 制度，严格按照人事档案工作制度法规和规定执行，查阅、借用或索取有关档案证 明材料，须办理有关审批手续对不符合规定条件的，人才流动服务机构不予查阅 或根据实际情况向查阅单位介绍被查人的有关情况，查阅者不得泄蓐或擅自向外公 布档案信息内容。人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家机密的流动人 员人事档案要严格保管，严格查阅手续，更不得涂改、抽取、撤换、销毁档案材料， 任何人不得私自查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案或索取档案证明材料。 流动人员人事档案服务与利用工作，还应进一步抓好优质服务，利用档案信息， 开发人才资源，更好地为社会主义市场经济服务。 第二节流动人员人事档案与传统人事档案比较分析 传统人事档案，又称为干部人事档案。是指在计划经济体制下，国家机构、社 会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的， 以个人为单位集中保存的历史记录。o 人事档案的价值主要包括社会价值和信息价值。人事档案的社会价值是指人事 档案在结婚，出国、人事调动等社会性活动中所具有的不可替代的凭证作用。人事 档案的信息价值是人事档案所包含的信息内容在选拔人才、评定职称等活动中所具 有的参考性作用。然而，随着政府机关和企业各项人事制度改革的推进，人事档案 在计划经济体制下的那些价值与作用正日益弱化。一方面，人事档案对人们的就业、 求职已不具有决定性影响。国有企业下岗职工可以“无档生存”；非国有企业员工 可以“无档择业”；国家公务员可以“无档入仕”。另一方面，传统人事档案一般只 记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况，千篇一律，缺乏个性，过于程式 化，不能满足现代社会对人事档案信息价值的需求。 近几年来，随着人才流动的频繁，流动人员人事档案数量急剧增加，成为人事 档案家族中一支新兴的力量。作为人事制度和户籍制度改革的伴生物，流动人员人 事档案构成、管理模式与传统的人事档案有着巨大差异。 一、流动人员人事档案与传统人事档案构成比较分析 ( 一) 构成主体 。邓绍兴：理清干部人事档案管理体制与创新管理模式的探讨 ，浙江档案，2 5 年第6 期 1 0 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 我国传统人事档案铝度产生于2 0 世纪5 0 年代中期，是计划经济体制的产物。 传统人事档案记载了当事人的家庭出身、本人成分、社会关系、学习经历、工作过 程等。计划经济体制下，人事档案是员工的“身份证明”，是单位控制员工的有效 手段。按管理对象“身份”不同，分为“干部档案”、“工人档案”、“学生档案”、“军 人档案”四大门类。这四类档案中，干部档案是主体，发展最早，要求最高，管理 制度也最完备。 流动人员人事档案构成主体不仅包括辞退职国家干部、国有集体企业工作人 员，更多的是指待业专业技术人员或管理人员，以及工作在民营、私营、“三资” 企业等非公有经济组织中的专业技术人员和管理人员。总之，包括所有无人事档案 接收单位或所在单位无权保管人事档案的个人o 。 ( 二) 构成客体 依据中组部制订的干部人事档案材料收集归档规定精神，传统人事档案归 档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种 代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党团组织 材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料，残 疾材料，其他材料等。 较之于传统人事档案，流动人员人事档案增加了人事代理协议，养老金、失业 金、风险金交纳等社会化服务材料 人事代理是指在国家有关政策法规的指引下，经批准或授权的人事代理机构， 接受单位和个人委托，为其在人事方面提供社会化综合管理和服务的新型人事管理 模式。近年来，人才流动服务机构积极开展各种形式的人事代理业务，取得较为显 著的成绩。在现今开展的人事代理业务中，很多与流动人员人事档案关系密切。如： 档案工资调整、出国( 出境) 政审、职称资格考评、合同签证、社会保险等。 l 、档案工资调整 档案工资调整包括档案工资的核定与晋升，这两方面都离不开对原有档案工资 的确认。人才流动服务机构要认真审查与工资有关的档案材料，看是否真实、完整。 然后，按国家有关规定核定，晋升流动人员档案工资。 2 、出国( 出境) 政审 流动人员出国( 出境) 政审是一项政策性很强的工作，人才流动服务机构应主 。谭必勇：从。弃档“现象看我国人事档案制度改革 北京档案 ，2 3 年第3 期 1 1 论流动人员人事档案管理第一章流动人员人事档案管理概述 动积极配合公安机关，认真负责地做好政审工作。 3 、职称资格考评 流动人员职称资格考评工作一般分两步走，即任职资格考试和任职资格评审。 在考试过程中，人才流动服务机构要对流动人员的考试资格进行审查，在评定过程 中更离不开人事档案材料提供的情况，在考评完毕后，还要将评审材料整理归档。 4 、合同签证 用人单位与专业技术人员和管理人员签定了聘用( 聘任) 合同，通过合同的方 式确立双方当事人的权利与义务。合同签证是对这种合同关系的鉴别和认证，通过 合同签证进一步确保了聘任( 聘用) 合同的有效性和合法性。如果发生劳动纠纷， 合同即是解决纠纷的依据。 5 、社会保险 根据国家有关政策，流动人员在工作期间和退休之后享有待业保险、养老保险 以及其它各种风险金。人才流动服务机构应严格按照国家有关规定，做好各项风险 金的收集、发放和记载工作，为解决流动人员的后顾之忧提供优质服务。 总之，人事代理制度对建立长效竞争激励的用人机制，更好地吸引、使用人才 具有积极的作用，有利于员工破除对用人单位的终身依赖关系，促进人才资源的合 理流动和合理使用。 二、流动人员人事档案与传统人事档案管理模式比较分析 ( 一) 传统人事档案管理模式 人事档案是个人参加各种社会实践活动的历史记录，是个人成长经历的客观反 映，是个人社会生活的伴生物。长期以来，人事档案是人事管理的重要依据，也是 评价人才的一个重要工具。 人事档案虽然是个人社会生活的历史记录。但是，计划经济体制下，人事档案 由单位建立，由单位保管，也主要供单位利用。一般情况下，只有单位组织人事部 门及其人员才能利用人事档案，而人事档案信息对信息本人与他人都是保密的。也 就是说，传统人事档案管理采用封闭式的管理模式。其特点与长处主要表现在： 1 、有利于本单位人事档案材料的收集和管理 本单位内部人事机构对本单位人员、工作内容非常熟悉、了解，人事档案来源 单一，仅限于本单位工作人员，因此在收集工作中可以较全面系统。又由于本单位 工作内容大体相同，对其人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准，也 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 便于管理。 2 、有利于本单位领导及时； 用人事档案信息 本单位保管人事档案，领导需要了解员工经历、成果等状况时，很快就能从单 位人事机构查阅。 3 、有利于人事档案信息保密 人事档案是组织上在考察和使用员工活动中形成的，记载了员工的自然情况， 学习、工作、科研成就，考核与奖惩等。涉及国家机密和私人生活秘密，在较长时 间内必须保密。传统的、封闭的管理模式有利于确保国家机密的安全，维护个人隐 秘信息不受侵犯。 随着人事制度改革和户籍改革的深化，传统人事档案管理模式越来越不适应形 势的发展，弊端日益凸现。 1 ，传统人事档案管理模式制约了员工的合理流动 政府部门、事业单位聚集了大量的高层次、高素质人才。因为学习需要、专业 特点、发展前景等原因具有较大的流动性。同时，人才的合理流动，既有利于人才 本身的成长，也有利于整个国家人才资源的合理配置和充分利用然而，许多单位 采用传统的人事档案管理模式，通过扣留档案的方式防止人才流失。 2 、传统人事档案管理模式制约新的人才评价标准的建立 许多用人单位由于缺乏人事档案之外合适的人才评价标准和员工考核依据，人 事管理部门仍然严格根据传统的国家人事、劳动制度对员工进行评价和考核。员工 职务的晋升、工资的晋级等仍完全取决于人事档案中记载的有关内容，而不是员工 的真实知识水平、实际工作能力和价值贡献大小。由于用人单位缺乏科学、合理、 公正的员工考核标准，挫伤了许多人才的工作积极性，浪费了大量的人力资源。 ( 二) 流动人员人事档案管理模式 人员流动频率的加快，“社会人”逐渐代替“单位人”，要求对这部分流动人员 人事档案进行开放式的、社会化的管理模式来适应市场经济发展的需要。 “开放式”的管理模式，是在市场经济条件下建立的一种新的人事档案管理模 式，人事档案信息的开发利用不是面向管理主体，而是面向整个社会。开放式的管 理模式具有以下四个特点。 l 、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性 市场经济的建立，产生了许多新兴的经济组织形式，这为人才流动提供了良好 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 的社会环境。同时，也与传统的人事制度发生了碰撞，新型的人事管理制度人 事代理制度应运而生，使人事管理变成一种社会化的活动。作为人事管理重要形式 的人事档案管理，也必然具有社会化性质。从管理机构来说，不像计划经济时代各 单位人事档案由其内部人事档案机构管理，市场经济条件下建立了具有较强社会性 的人事档案管理机构人才流动服务机构。这种机构不是管理本单位的人事档 案，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有人的人事档案。同时，其服 务对象也具有社会性，可以为整个社会服务。 2 、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性 在传统人事档案管理中，人事档案的收集、管理、利用往往由各单位内部机构 行使，该机构人事档案来源单一，仅仅局限于本单位职工，内容也相对统一；而社 会化的人事档案管理机构保存的人事档案来自该社区范围内各类人员，由于每类人 员的身份不同，其档案内容也显得差异较大。 3 、利用者对人事档案需求的多样性 2 l 世纪，是知识经济时代，人力资源管理成为知识管理的核心内容。无论是企 业招聘新的员工，还是对员工的考核，都会利用人事档案。利用者类型、利用者用 途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性。 4 、人事档案管理与服务方式的开放性 市场经济体制的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的色彩。与此同时，信 息技术的飞速发展，改变了人事档案管理与服务方式，可以采用现代化的管理手段 与方式管理人事档案；还可以将不包含个人隐私的人事档案信息上网，采用网络化 管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的信息交流，由单一的途径变为开放 式的交流模式。 人事档案社会化、开放式的管理模式，是市场经济条件下人事档案管理一种新 的管理模式，是传统人事档案管理模式的补充。现阶段，两种人事档案管理模式处 于并存发展阶段，互为补充。在传统人事档案管理模式中，人事档案由各单位内部 组织人事机构管理，比较内向、封闭，在过去的人事档案管理实践中起到了重要的 作用，现在还有一定的适应范围。在市场经济日益完善的今天，弊端日益显现，需 要不断改革与完善。 现阶段，两种人事档案管理模式并存发展。传统人事档案管理模式对人事档案 的保密、保护、方便本机构利用具有优势，但过于封闭和内向，服务面不广，实行 1 4 论流动人员人事档案管理 第一章流动人员人事档案管理概述 规范化、网络化管理难度较大。社会化开放式的管理模式服务面广，便于各种机构 和人员利用，易于采用现代化、网络化管理方式，但存在泄密、丢失等问题。 我们应发挥两者优势，克服各自的弊端，在人事档案管理工作中使人事档案管 理模式更加充实与完善。 论流动人员人事档案管理 第二章流动人员人事档案管理问题与个人信息保护法原理的引入 第二章流动人员人事档案管理问题 与个人信息保护法原理的引入 第一节流动人员人事档案管理问题 流动人员人事档案是流动人员在不同的工作岗位上，各种组织在人事管理过程 中形成的，以个人为单位集中保存的各种个人信息的集合。是相关组织历史地、全 面地考察了解，正确评价和使用人才的重要依据。据统计，全国流动人员数量从1 9 9 3 年的7 0 0 0 万增加到2 0 0 3 年的1 4 亿，1 0 年内翻了一番。随着各项改革的深入， 流动人员的数量还会持续增多，搞好流动人员人事档案管理工作，对于促进人才合 理流动，合理配置和合理使用具有重要意义。 然而，在我国现行的流动人员人事档案管理制度建设和管理实践中，过于强调 相关主体对个人信息和人事档案的控制权，而在一定程度上忽视了人事档案信息本 人所应享有的权利。由此产生的直接后果是：在人才流动中难以做到“档随人走”， 出现对某些自然人的多次重新建档；档案信息内容陈旧，缺乏个性，影响人事档案 功能发挥。 一、人事档案管理原则受到冲击 在我国人事档案管理中，“档随人走”是一项重要的管理原则。这一原则是确 保“管人”与。管档”相一致的有效措施；是保证人事档案工作及时为组织、人事、 劳动部门服务的必要条件；是维护人事档案完整与安全的一项重要业务建设；也是 方便补充、更正、更新人事档案信息的重要途径。长期实践证明，“档随人走”原 则最大优点是保持维护了人事档案的完整性，能完整地再现当事人的真实面貌，有 利于充分发挥人事档案的作用与功能。 近几年来，随着市场经济体制的日益完善，人事制度和户籍制度改革的深化，人 员流动的高自由度和高频繁性，“档随人走”原则面临着严峻的挑战：一些人事档案 因人员去向不明无处可转；三资企业、民营企业的人事档案无人管理；外商独资企业 不愿意接受人事档案；原单位为了“挽留”人才而扣留人事档案。其结果一方面是在 一些用人单位或人才流动服务机构形成了大量的“弃档”与“无头档案”( 俗称“有 档无人”) 。据国家人事部不完全统计，截止2 0 0 2 年1 2 月，全国有6 0 万份与主人失去 。所桂弹t 试析流动人员人事档案管理的问题及解决对簟 ，档案时空 2 5 年第4 期 1 6 论流动人员人事档案管理 第二章流动人员人事档案管理问题与个人信息保护法原理的引入 联系的“弃档”和“死档”。o 在武汉人才服务中心目前代管的人事档案5 万份，3 0 的代管档案被主人遗弃，最长的已有1 0 年无人理睬。o 另一方面是用人单位需要却又 得不到人事档案( 俗称“有人无档”) ，通常的解决方法是“重新建档”。在新建的档 案里，有很多材料是由建档对象( 当事人) 自己填写的，其全面性、准确性和真实性 很难保证。“档如其人”成了一句不切实际的口号，人事档案在人事管理中的可靠程 度大打折扣。同时，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、 确定的原始记录作用的固化信息。o 原始记录性是档案的本质属性，也是档案区别于 其他事物的本质所在。“重新建档”不仅使人事档案管理原则受到冲击，也使档案的 本质属性面临挑战。 二、人事档案基本功能遭到削弱 长期以来，根据有关组织原则和管理制度，我国人事档案管理制度过于强调人 事档案信息的保密，这种保密控制不仅体现在利用者范围控制上，而且体现在有关 具体管理程序的严格规定上( 如流动人员人事档案转递制度中对具体转递方式都有 严格的规定，明确提出人事档案转递时不准本人自带) 一方面，通过严格的利用 者范围和管理程序控制，人事档案信息的保密状况得到了较好维护，人事档案信息 本人的隐私利益得到有效的保护。但从另一侧面看，过于刻板的保密制度在一定程 度上是以牺牲人事档案功能为代价。具体表现在下面两个方面： ( 一) 流动人员人事档案信惠内容失真 真实性是人事档案的生命，是人事档案功能能否正确发挥的基础和赖以存在的 前提条件。流动人员人事档案真实性是指流动人员人事档案信息的客观性、完整性、 时新性。维护流动人员人事档案的客观真实，有利于满足相关主体对人事档案信息 本人的管理与了解。然而，我国流动人员人事档案无论是客观事实信息，还是相关 评价信息，失真、片面现象比比皆是。信息理论告诉人们：信息的确定性与可靠性 是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么 价值，甚至会给人类社会形成负面效应乃至灾难。 ( 二) 流动人员人事档案信息陈旧与缺乏个性 人事档案个性是对人事档案主体个性的记载和反映，是区别各人事档案主体的 内容特质人事档案主体的身份经历、品德修养、学识水平、专业技术、兴趣特长、 。所挂萍：试析流动人员人事档案管理的问题及解决对簟 ，档案时空) ，2 5