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转接电话的常规礼节 “喂王姐你的电话是个男的”小赵接了一个电话大声地招呼王姐过去接电话整个办公室的人都听到了有个男的找王姐大家都抬起头来看着王姐王姐非常不好意思地过去接电话 案例二刨根问底 “请问李先生在?”李先生的爱人听到电话里一个年轻女士的声音找自己的爱人立刻提高了警觉：“你是谁啊?个单位的?你找他有什么事?你知道我们家电话的?”打电话的女士一听对方爱人刨根问底的而且觉得这种问话方式简直是在污辱自己她马上说：“没什么事不用找了” 案例三小道消息 小丽接到一个电话“帮我叫一下小飞”小丽听出是局长的声音她赶紧把小飞叫来自己就在不远处竖起耳朵听电话她听到小飞说“好我马上去您办公室”小飞匆匆走了小丽立即跑到张大姐那里：“张大姐局长叫小飞去一趟一定是他那天喝醉酒打人的事被局长知道了这还不得严厉处分弄不好开除呢”过了几天单位里都在传小飞喝醉酒打人被局长狠狠批评了 转接电话拿着话筒和放下话筒一个样 很多人在拿着话筒时通常会比较注意自己的语言会说“您找位?请您稍等”放下电话找人时往往忘了对方也能听见变得随心所欲就像前面案例中所说的变成了“是个男的”或者说“一个有外地口音的人”“一个声音挺娇的小姑娘”当对方在电话里听到这些形容方式时会感到不愉快因此转接时要同样用客气的方式叫人或者应该用手捂上话筒注意隔音 做好电话记录 如果对方要找的人不在要尽量做好电话记录工作记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概是要说什么事(如果对方不愿意不必强问)、对方有什么要求(一看到字条马上回电话还是晚上再打电话等)通常很多人在转接电话时不予记录或者记录得非常简单只有一个姓和一个电话号码这样对方要找的人工作繁忙的话这种电话可能得不到及时回复 确认对方姓名身份尽量用褒义词语 替人转接电话确认对方姓名时尽量要用褒义词语不要脱口而出用习惯用语去确认对方的姓名比如“您姓孙是孙子的孙?”“您姓冷是冷淡的冷?”诸如此类让对方听了感到不快其实可以改成“是孙子兵法的孙?”“是冷热的冷?”在记录对方电话号码时则一定要重复以免记错 未经要接电话者同意不要轻易将手机号码告诉对方 转接电话时如果来电者要找的人不在对方询问手机号码时转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活 讲究口德不乱传闲话 如果转接到了一个敏感人物的电话比如大家怀疑某某跟某某有特殊关系恰好某某打电话找某某时被你接到了这种时候千万不要捕风捉影不要去转告第三人“谁给谁来电话了”更不能在旁边偷听对方的电话内容不论是绯闻还是面对关系过于紧密的上下级接电话者都不能妄自猜测随意传播就像案例中所说的小飞的例子随意猜测传播严重破坏了正常的人际关系 专家观点转接电话应把握好分寸 转接电话不仅是帮忙叫人和记录来电者姓名和电话号码它实际是一个如何处理好自己与来电者、自己与要接电话者之间关系的重要表现因此转接电话需要一个职业性
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