引导技术系列分享之开放空间.doc

引导技术系列分享之开放空间【什么是开放空间】组织运作不良、人们感到倦怠、方向感全然迷失这些现象对我们个人的生活和组织有着显著的影响；我们对组织或个人“跑得越快越成功”的信念产生了怀疑和迷茫，现在的现象呈现给我们的信息是“跑得越快越落后”。将过多的精力放在把事情组织好是一种资源的浪费，当我们努力去组织并掌控所有的事情和强加对组织的观点的时候，我们赢得的不是正向的发展，反而扼杀了组织的自发性的能力，降低了绩效的水准、组织成员的创造力和执行力。就像把工具丢进一台运作着的机器，而机器被卡着，无法动弹。在大规模的组织中激发高绩效和高创新力的制胜关键在于激发组织的自发性及创造结合知识的分享和创新的过程。在物理理论中发现宇宙万物的运行和组织系统都是自发性的。如果我们能认同和肯定自发性组织的力量，我们就有更大的能量来突破我们目前在组织不断扩大和发展中面临的挑战【开放空间的特点】一个“人们可以有效讨论，以解决错综复杂、暗藏冲突或有实际冲突、且亟需立即处理的议题，并触动组织变革”的过程；一个“开展领导能力、扩展团队对行动的承诺以及责任感”的方法；一个“计划、交流、信息搜集与分享”的过程；一个激发创造力与热忱的途径，让人们如在中场休息时热烈交流般地全心参与。简言之，开放空间技术是一种有效的会议方式，区别于传统的会议，是颠覆会议的一种形式。【开放空间工作坊的形式与效益】 一天工作坊的过程是给予专题进行深入的探索 两天工作坊的过程是用予进行战略发展 三天工作坊的过程是用予提供一个清晰的执行计划【开放空间工作坊一大法则】一大法则也称为双脚法则，就是说，任何时间你发现自己没有在学习或者没有提供贡献，那么移动两只脚，到你喜欢的地方去。这可能是加入另一个小组，甚至到外面晒晒太阳。无论如何，就是不要坐在那无聊难过。【开放空间工作坊四大规则】在场的人都是最适当的人，提醒在场的每个小团队，达到成效的重点，并不是聚集所有员工并且董事长在场；基本条件是想要做点事情的人存在；只要出席，就表示对这议题的关心。不管发生什么事，都是当时应该发生的事。人们在现场去除所有预设立场，不再去考虑早知道就如何、应该是怎样、或者必须是如何的想法。当下发生的事，就是该面对的议题。不管何时开始都是最适当的时间。让大家知道真正的成效和创意产生时根本没有特定的时间，应该发生的时间就会发生。最后，该结束的时间就会结束。简单的说，就是不要浪费时间。做你该做的事情，做完了，就开始进行其他有用的事情。【开放空间会带来的成效】 与会者足够关心的每一个议题都将会被摊在台面上 所有的问题都可以得到人们希望的程度之讨论 所有的讨论都会被纪录下来并收编成册，让每一位参与者都拥有。 所有的问题会找出优先级 所有相关的问题都会被汇整 接下来的行动都会被担起责任【适合用开放空间的时机】 当参与者的背景非常不同且多元，并必须处理复杂并具有前再冲突的议题时。 没有人知道答案 会议之后与会者持续地参与是成功的要件 高阶领导人希望整个团队参与找寻答案 最适当的反应时间是昨天(意味事情紧急)【不适合用开放空间的时机】 答案是已知的 客户认为他们已经知道答案了 客户感到必须掌控一切的需要【附：开放空间的起源】开放空间科技的起源，并不是来自详细的计划与费心的设计，它是由挫败或几乎算是一个笑话而来。1983年，哈里森欧文规划了一个250人的国际会议。花了将近一年的时间准备，光是准备所有细节、处理挫折就花费了大量功夫。会后，有一件事情得到证实：所有人都觉得虽然会议整体来说很棒，但其中最有用的却是咖啡茶点时间。这个发现，更坚定了欧文原先的决定。花费一年的努力准备文件、与会者名单、安排讲者等等，但是大家最喜欢的部分，却是完全没有施力的地方：咖啡茶点时间。这似乎暗示着某种讯息。有没有可能把咖啡茶点时间所呈现出来的综效与兴奋感，和好的会议所应具备的主要活动及成效结合在一起？更重要的是，能否在短于一年的时间内完成所有准备工作？抱着这样的想法，欧文回溯到1960年末在西非赖比瑞亚内地一个叫做巴拉马村的小村落担任摄影记者。当时参访的重点之一是参与一个男孩的成年礼。庆典持续了四整天，各种仪式与活动穿插其间。但是在庆典当时或之前，却看不到任何像是计划委员会的东西。然而，这500人非常有组织，心满意足地以相当开心的方式自我管理了四天。这是怎么办到的呢？秘密就在眼前，这个村庄像所有其他西非的村庄一样，呈圆形的环状排列，中心是开放的空间，酋长的房子与其他长老的房子环绕在边缘。圆是人类开放沟通的基础几何图像。一个圆，没有头尾，没有高低，没有边际可选。在一个圆里面，人们只能与其他人单纯地面对面相处。如果让大家像在教室或电影院般排排坐，所有人面对着象征力量或权威的源头，谁可以说话，谁只有听话的份，就显得很清楚。在方形或长方形中，分隔的界线有助于像谈判一样壁垒分明，但真诚、开放与自由的沟通能出现的机会就微乎其微。圆圈，则创造沟通。巴拉马村的庆典，依序从镇外进行到圆心，然后再回到镇外。所有的舞者、鼓手、号角手、宗教与政界领袖先齐聚在镇外，再以旋涡状进入会场。现场的颜色、声韵与歌曲，像万花筒般热闹。圆圈因为仪式、演说及最重要的舞蹈，瞬间活了起来，一次又一次高潮迭起，直到最后群众慢慢移向外围的家。感觉起来，村落像在呼吸，就如同呼吸并不需要任何委员会帮忙，巴拉马村也不需要。圆的图像及呼吸的韵律，是会议的两项基本机制。若是圆形与呼吸提供了基本的形态及动能，那我们只要知道如何建立内容、决定时程表，即可创造出像咖啡茶点时间的会议形态。毕竟有效的会议也是依照某种顺序处理手边的议题，否则就是吵闹与困惑。理论上，有了一个圆圈、呼吸、公布栏与集市，我们就拥有了有效与具生产力的会议元素，无需冗长的计划和大队引导者在场，更不用常驻的会议管理小组了。巴拉马村的村民是对的，不需要计划委员会，不需要引导者，也不需要会议管理小组，一样可以造就出不可思议的结果。开放空间科技已经在印度、南美洲、非洲、欧洲、中国、美