办公用品管理制度3.doc

. 办公用品管理制度1 目的为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。2 适用范围适用于本公司各部门、全体员工对各类办公用品的采购、领用及保管。3 办公用品的分类按使用的性质分为消耗性办公用品、非消耗性办公用品和固定资产办公用品三类。3.1其中消耗性办公用品主要指：碳素笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、标签纸、打印纸、墨盒、复写纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、档案盒（夹）等价值较低的日常用品；3.2非消耗性办公用品主要指：移动硬盘、U盘、计算器、线插板、剪刀、起钉器、订书机、电话机、装订机、笔筒、文件栏3.3固定资产办公用品为：电脑、打（复）印机、验钞机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅、碎纸机等价值较高的物品。4职责4.1 公司行政部为办公用品的归口管理部门,部门设一名专职负责办公用品的日常管理；4.2 每年初行政部根据上年度办公用品使用费用，制定出各部门的年度办公用品费用标准；4.3 各部门根据“年度办公用品费用标准”编制办公用品采购计划；4.4行政部负责公司办公用品采购计划的统计、项目分类及费用核算，并办理审批手续；4.5 各部门设一名兼职办公用品管理员，负责每月办公用品申请的统计和部门办公用品的领用。5 办公用品的申请5.1公司办公用品的购买申请需要填写办公用品购买申请表。各级管理人员应当根据“年度办公用品费用计划”结合工作需要每月25日编制月度需求计划交行政部； 5.2各部门兼职办公用品管理员根据部门人员需求填写办公用品购买申请表由部门经理统一进行批准。各部门填写的办公用品购买申请表在得到批准后，应当交到公司行政部编制办公用品采购计划单。5.5针对超过年度办公用品费用标准的，由超出部门需对超出原因进行说明，交总经理审批。5.6固定资产类办公用品不设月度计划，各部门根据实际需要，适时填写办公用品采购计划单交至行政部，由行政部办理提请至总经理进行审批。5.4行政部每月5日前根据办用品购买申请情况将办公用品发至各部门。6 办公用品的审批6.1 在填写办公用品购买申请表后，申请人应当将申请单交由部门经理审查批准。部门经理是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。6.2 行政部汇总各部门办公用品购买申请表后，由行政部经理应对耗性和非消耗性办公用品采购计划进行审批。6.3 行政部编制的办公用品采购计划单根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。行政部经理负责审批属于消耗性办公用品的办公用品的申请。公司总经理负责审批公司各部门所需的属于固定资产办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由总经理负责向公司总经理申请审批。7 办公用品的采购7.1 行政部编制办公用品采购计划单经行政部经理审批后，交由行政部相关负责人员统一采买。行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，价格表一式两份，一份由采购人员保管，一份交财务部保管，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，控制好办公用品的采购成本。7.2 行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行采购，行政部要保持一定库存，以保证正常办公临时需要，提高供给效率。8 办公用品的入库管理8.1 行政部采购完办公用品后，交由行政部统一入库、保管和发放。财务部在接到办公用品付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。8.2 行政部于每月1日以前完成公司办公用品采购计划单的编制和上月办公费用报表上交行政办经理审核；8.3 实行定期盘存制。盘存频率为一个季度一次，行政部将于每季的25号至31号内进行办公用品库存的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在问题的情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。9 办公用品的领用和使用9.1各部门凭办公用品购买申请表可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在行政部的办公用品领用记录表上签上领取人姓名和日期。领取人可以是办公用品申请单申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及固定资产类办公用品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。 9.2 在领用人签字领取办公用品时，行政部应当对办公用品应做好相应的办公用品领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。 9.3 各部门办公用品领用之后，如非消耗性办公用品和固定资类办公用品使用人更改，部门负责人须至行政部变更记录。 9.4 员工应自觉爱护公司财产。10 办公用品的保管10.1 各部门申请的办公用品应当及时发放，库存的办公用品由行政部相关工作人员统一保管。公司为行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。10.2 固定资产类办公用品 10.2.1由行政部统一登记用品，进行编号管理。 10.2.2日常的管理由使用部门或使用者进行，公司公用品由行政部进行管理。 10.2.3出现损坏或故障根据实际情况由行政部统一安排修理。 10.2.4因个人行为导致固定资产类办公用品的非正常损坏，由员工个人承担相应赔偿责任，如需折价赔偿由财务部计算其剩余价值。10.3非消耗和消耗性办公用品。 10.3.1 由各使用部门或使用者管理。 10.3.2 非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 10.3.3 设立办公用品领用单，由人事行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。 10.3.4 员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由行政部确认。 10.4 离职时各部门领用的非消耗办公用品发生遗失，如果本年度办公用品使用费用未超出“年度办公用品费用标准”，则不需要进行赔偿，但相应损失要计入部门年度办公用品费用计划中；如果本部门年度办公用使用费用已超出年度办公用品费用标准”，则需要遗失人员另行赔偿。 10.5 根据中华人民共和国企业所得税法实施条例第六十条相关规定，固定资产类办公用品折旧年限为五年，电子设备折旧年限三年。离职时超出折旧年限的办公用品损坏，可根据办公用品损坏的实际情进行确定是相关责任，损失不在计入部门年度办公用品费用计划中。10.6 对于固定资产办公用品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品（固定资产办公用品）造成损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按采购成本计算，根据行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）11 固定资产类办公用品的编号11.1 行政部对各部门领用的固定资产类办公用品进行统一的编号管理，固定资产类办公用品领用人不得随意更改使用者，如有必要进行更改，须通知行政部办公用品管理员对固定资产类办公用品记录进行变更。11.2 公司固定资产类办公用品编号编写格式： 公司代码+固定资产类别+顺序号 11.2.1 公司代码：XX11.2.2 办公设备类别：设备类型设备名称设备编号备注电子设备(DS)电脑(pc)ds-pc笔记本电脑(m)ds-pcm打印机(p)ds-p投影仪(pr)ds-pr数码相机(dc)ds-dc电话(p)ds-p传真(f)ds-f碎纸机(s)ds-s会议麦克风(m)ds-m功放(a)ds-a办公设备(BS)办公桌(d)bs-d办公椅(c)bs-c文件柜(fc)bs-fc11.2.3序列号：采用“001-999”流水号，“001”表示每种文件的第一份直到“999”份。11.2.4公司代码+固定资产类别+顺序号如图： XX - DS - ps -001 顺序号 固定资产类别（电脑） 固定资产类别（电子设备） 公司代码12 办公用品的报修及报废公司对固定资产类办公用品的报废实行审批管理。各单位、部门如有固定资产类办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。12.1 可使用物品出现问题的应当提交办公设备维修申请单，与行政部相关技术人员联系，详细描述故障现象，技术人员认真做好记录，安排人员在最短时间内予以解决，故障解决后填写办公设备报修记录单，由报修申请人签字确认后归档保存。12.2 对维修不成的固定资产类办公用品实行报废处理。报废应当是在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了行政部技术人员的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单，经行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。12.3 固定资产类办公用品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，尽可能的开源节流。12.4 固定资产类办公用品在完成报废程序后，应当从固定资产类办公用品登记表上核