企业采购管理流程.doc

.内部资料（注意保密，不得外传） 江苏新城流程管理体系文件采购管理流程文件编号：XC-CG-LC001 版本：A编制：李文益日期： 审核：徐国平日期： 审批：吕小平日期： 主导部门：采购管理部发布日期： 年 月 日 实施日期： 年 月 日 1.目标通过科学规范的采购程序，确保公司开发项目的正常运作，在保证产品质量的前提下，提高采购效率，减少项目投资成本。2.适用范围 适用于公司各类合作单位和供应商的采购活动，包括供应商的选择评估、采购原则、方式的界定、采购计划、采购活动的执行等。3.术语和定义无4.职责4.1采购管理部4.1.1收集材料设备供应商信息和各类建筑材料的市场价格信息，对供应商进行初步筛选、评价，建立合格供应商名录；4.1.2编制材料/设备采购计划、确定采购方式，组织实施材料及设备的战略采购，及时为项目提供合格产品； 4.1.3建立材料供应商的评价办法，并定期组织评定，依据评定结果及时更新维护供应商信息库；4.1.4确定主要材料的招标计划，负责招标工作的实施和招标文件的制定； 4.1.4参与项目公司组织的大型设备或重要材料的现场验收，协调处理供货意外事宜；4.1.5材料设备采购合同（协议）的谈判、签订以及监督考核合同的履约情况；4.1.6监督、配合总包单位的材料/设备采购活动；4.1.7做好施工现场所需材料的合理调配，并采取有效控制办法，防止材料被套用；4.1.8办理材料入库和领用手续，做好材料款的结算、报批工作。4.2项目公司4.2.1协助采购管理部收集工程、材料（设备）供应商资料；4.2.2根据工程项目需要编制采购需求计划，报采购管理部；4.2.3负责授权范围内工程供应商选择和材料（设备）的采购，组织实施相应的招投标和直接采购活动；4.2.4签订权限内采购合同或协议，监督供应商履约情况，并检查评估；4.2.5提供材料/设备等需求计划和进场时间节点，负责材料（设备）的质量、数量、资质证明等方面的核实和确认，做好甲供材料的现场验收，建立现场材料/设备样板库。4.2.6提供材料质量证明以及材料款结算依据，并配合做好剩余材料的处理。4.3技术管理部4.3.1负责建安材料、景观、外装饰材料的市场调查以及材料设备选型和封样管理；4.3.2提交样品并进行技术交底。（参考材料设备选型定板管理流程）4.4监理单位4.4.1根据合同和封样材料组织到货验收；4.4.2见证施工单位取样、送检；4.4.3对不符合要求的材料/设备采取解决措施。4.5分管副总裁4.5.1负责审批甲供材采购计划及招标计划表4.5.2审核公司战略采购计划； 4.5.3对采购管理部及项目公司所有采购工作实施指导和管理；4.5.4审批权限内采购合同及付款。4.6总裁4.6.1审批战略采购实施计划。4.6.2审批权限规定的采购合同及付款。5.主要控制点5.1 战略采购范围的确定； 5.2项目公司采购计划的提供；5.3 供应商信息资料库的建立；5.4采购过程的实施6.流程说明序号流程名称责任人流程说明(输入、输出、流程说明)支持文件及记录1采购方式和计划的确定采购经办部门输入：公司年度经营计划输出：采购工作规划、采购方式。流程说明：1.1采购方式划分的基本原则：a)公司采购方式分为战略采购和非战略采购。战略采购由采购管理部确定产品目录和供应商，经分管副总裁审核，报公司总裁审批。战略采购在实施过程中可与供应商直接签订采购合同。公司战略采购的产品范围。参考战略采购作业指引。b)非战略采购，凡采购价值达到10万元以上的，原则上采用招标方式，如不具备招标条件的材料/设备，在经过分管总裁同意后可进行议标或直接委托。经办人需做好相应的谈判记录。c)凡采购价值在10万元以内的，可采用议标或直接委托方式进行采购。d) 对部分特殊或不适宜招标的项目（如垄断性采购项目、涉及公司采购保密要求的），报分管副总裁审批同意后，可采用直接谈判的方式确定。经办人需做好相应的谈判记录。e) 在公司授权范围内的材料/设备，各项目公司可直接采购。1.2采购计划的编制：a)采购管理部根据公司年度经营计划，统筹公司所有项目需求计划，提出划分采购方式的建议，编制年度采购范围及方式分类表，报总裁室审批。b)项目公司在项目开工前，编制甲供材料总体使用时间节点表，拟定甲供、甲指乙供材料，并填写甲指乙供水电材料品牌和供应商联系方式一览表，报采购管理部、成本管理部确认。c) 项目公司对照采购范围及方式分类表，如采购方式发生变更，应及时填写采购方式变更审批表，经项目副总审批后报采购管理部。d) 各项目公司每月25日前将甲供材料月度计划总表报总部采购管理部审核，采购管理部制定甲供材采购计划及招标计划表，报分管副总裁审批（参见材料设备招标管理流程）。采购管理部确定招标权限，发各项目公司实施采购活动。e）项目公司及时提供土建主材预算至成本管理部，由成本管理部提供给采购管理部进行实施，具体提供时间为：别墅：出基础出预算；多层：二层出预算；小高层：五层出预算；高层：八层出预算。f）临时性采购项目公司因工作需要临时增加或者属于十分紧急的采购项目，额度在5万元以下的，经项目总经理确认后操作报备；额度在5万元以上的，需报采购管理部、成本管理部审批。采购管理部根据项目公司临时性采购需求，在不影响整体采购计划的情况下，报分管副总审批后可直接进行采购。战略采购作业指引采购范围及方式分类表甲指乙供水电材料品牌和供应商联系方式一览表采购方式变更审批表甲供材采购计划及招标计划表甲供材料月度计划总表2采购实施采购管理部项目公司输入：采购工作规划、采购方式输出：采购实施流程说明：2.1材料设备的确定2.1.1采购管理部根据公司已采购品种,建立公司产品样品库和目录,供技术管理部方案设计时参考。2.1.2采购管理部根据公司材料设备造型定板管理流程，在项目开发前期协助确定项目所需的主要甲供材料。2.1.3采购管理部根据技术管理提供的方案，选择供应商并配合技术部定样。技术管理部将确定后的材料设备样品及材料选型定板记录单提交采购管理部，采购管理部进行封样。2.2材料供应商选择2.2.1 如需招标采购的项目，采购管理部/项目公司根据公司材料设备招标管理流程确定材料设备供应商。2.2.2通过议标或直接采购确定供应商的采购方式，应在公司合格供应商库中进行选择（政府垄断除外），新供应商的确定必先履行公司考察程序，考察结束后由考察部门填写供应商信息调查表，选出入围单位，提报分管总裁审批。2.2.3属战略采购的品种应在公司战略供应商中选择，同一品种有多家战略供应商的，可直接议标确定。战略供应商的确定执行公司战略采购作业指引。2.3采购实施2.3.1采购实施前应签订采购合同或协议并按照公司合同管理办法履行审批程序。2.3.2材料/设备进场前，采购管理部组织项目公司、监理公司、供应商以及施工单位进行现场交底，并填写材料设备现场交底单（墙体保温材料填写保温材料现场做样配比见证表）。2.3.3材料设备安装完毕，项目公司应及时做好安装调试记录，调试完毕按公司材料设备验收作业指引履行验收程序。 2.3.4验收不合格的产品可采取退货、降级使用并索赔的方式处理（参考材料设备验收作业指引）。2.3.5当甲供材供应超出预算时，施工单位应填写甲供材料增加预算用量审批单（参见设备材料进度报量作业指引），经项目公司分管副总、工程技术部经理签证后，提交采购管理部实施采购。2.3.6已签署合同或协议的供应商不能满足要求时，采购管理部、项目公司应重新选择供应商或变更合同。2.3.7临时电缆的现场保护和管理由各项目公司工程条线负责（工程负责人为责任人），临时电缆领用需填写临时电缆领用申请审批表。项目公司每半年将库存电缆上报采购管理部。材料设备选型定板管理流程材料选型定板记录单材料设备造型定板管理流程材料设备验收作业指引供应商信息调查表材料设备现场交底单材料设备验收作业指引甲供材料增加预算用量审批单临时电缆领用申请审批表项目公司库存电缆一览表3供应商合同履约与评估采购管理部项目公司输入：采购合同输出：合同履约及供应商评估信息流程说明：3.1项目公司按照采购合同/协议的约定，负责材料、设备的现场验收,并做好验收记录,作为合格供应商评价依据。建立现场材料/设备样板库；3.2 材料设备的结算按照工程预结(决)算管理流程和材料设备验收作业指引执行。3.3 采购管理部每半年组织相关部门对供应商进行履约评估，评估结果经总裁审批后发布合格供应商名录。3.4采购管理部应汇总新老单位提供的合作意向信息，收集房地产开发项目相关的各类产品或服务的供应商和市场产品、价格变化情况，分别建立供应商和产品、价格信息库，并定期发布。工程预结(决)算管理流程7.相关支持性文件7.1XC-CG-ZY001战略采购作业指引7.2XC-CG-LC002材料设备招标管理流程7.3XC-JS-LC009材料（设备）选型定板管理流程7.4XC-CB-LC002工程预结(决)算管理流程7.5XC-CG-ZY002材料设备验收作业指引8.相关表格8.1 XC-CG-LC001-JL001采购范围及方式分类表8.2 XC-CG-LC001-JL002甲供材总体使用时间节点表8.3 XC-CG-LC001-JL003采购方式变更审批表8.4 XC-CG-LC001-JL004甲供材料月度计划总表8.5 XC