（通信与信息系统专业论文）档案信息化系统的资源组织与管理研究.pdf

武汉理工大学硕士学位论文 摘要 档案信息化建设已成为当今信息时代档案工作的主旋律，是我国信息化建 设和档案事业发展的重要部分，是档案管理模式的一场深刻革命。档案信息化 包括基础设旋建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才 队伍建设，其中档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。对档案信息资 源的组织和管理进行研究，无论是从理论角度还是从实际应用都具有重大意义。 本文从实践出发，探讨了档案资源信息化建设中的一些应用性问题，首先 论述了信息管理软件的三种模式，客户端j l i 务器( c s ) 模式、浏览器服务器 ( b s ) 模式以及c s 、b s 混合模式。在分析了各种模式的优劣后，认为c s 与b s 相结合的混合模式可以取长补短，实现系统的摄佳性能，比较适合档案 信息资源管理。 然后描述了由武汉大学研制的c s 与b s 相结合的混合模式版本的“文档 综合管理信息系统”的特点，从c s 和b s 两个模块分析了该管理系统的功能， 其c s 模式用于局域网环境，主要由档案馆内部工作人员使用，主要用于档案 的接受，存储，备份，发送，归类，整理，改正，删除，数据统计等；b s 模 式用于校园网及互连网环境，主要由学校各分部门的档案工作人员使用，可用 于档案的上传，下载，修改，收发文件等等。该软件完全适合我校档案馆的需 求，并从数据库接入的角度讨论了软件与我校本地档案资源的接口问题。 档案资源的数字化是档案信息化的重点内容，档案数字化是指把原来的著 录信息经过扫描、识别、格式转换后，将档案原件转化为计算机管理的数字原 文。纸质档案要经过扫描仪扫描后转化为图片或p d f 文档格式存储起来；磁带 等音频档案要通过放音机和计算机转化为数字音频文件后存储；录象带等模拟 信号的视频档案要通过视频采集卡和计算机软件转换为数字视频文件后存储。 对档案资源的网络利用服务，讨论了档案资源的数据库与w e b 服务相关 问题。信息化建设下的档案资源利用服务主要是通过档案网站来完成的，文章 提出了一种档案网站中新闻发布系统和档案查询系统的设计方案，其中主要用 到了a s p 语言，i i s 网络服务器，a c c e s s 桌面数据库和d r e a m w e a v e r 静态页面 制作等技术。 关键词：档案信息化，数字档案馆，资源组织，管理信息系统 武汉理工大学硕十学位论文 a b s t r a c t t h ea r c h i v e si n f o r m a t i o nc o n s t r u c t i o ni st h et h e m eo ft h ea r c h i v e sw o r ki nt h e i n f o r m a t i o nt i m e ，i ti sa l li m p o r t a n tc o m p o n e n to fi n f o r m a t i o nc o n s t r u c t i o na n d a r c h i v e su t i l i t yd e v e l o p m e n ti no u rc o u n t r y , i ti sa l s oad e e pr e v o l u t i o ni nt h e m a n a g e m e n tm o d eo fa r c h i v e s i tc o n s i s t so fi n f r a s t r u c t u r ec o n s t r u c t i o n ，a r c h i v e s i n f o r m a t i o nr e s o u r c ec o n s t r u c t i o n ，s t a n d a r d sa n dc r i t e r i o nc o n s t r u c t i o n ，a p p l i c a t i o n s y s t e mc o n s t r u c t i o n a n ds t a f fc o n s t r u c t i o n ，e s p e c i a l l yt h ea r c h i v e si n f o r m a t i o n r e s o u r c ec o n s t r u c t i o ni st h ef o u n d a t i o na n dt h ec o r e t h es t u d yo ni th a sav e r y i m p o r t a n ts i g n i f i c a n c en o to n l yo nt h et h e o r yr e s e a r c h b u ta l s oo nt h ep r a c t i c a l a p p l i c a t i o n i nt e r m so fp r a c t i c e ，s e v e r a la p p l i c a t i o np r o b l e m so ft h ea r c h i v e si n f o r m a t i o n c o n s t r u c t i o na r ed i s c u s s e di nt h i s p a p e r f i r s t ，t h r e e m o d e l so fi n f o r m a t i o n m a n a g e m e n ts y s t e mi n c l u d i n gc l i e n t s e r v e r ( c s ) ，b r o w s e r s e r v e r ( b s ) a n dt h em i x o fc sa n db sa r ei n t r o d u c e d ，a n dt h em i xp a t t e r ni sa n a l y z e dt ob et h ea p p r o p r i a t e o n et oo p t i m i z et h ea r c h i v e si n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e mf o ri tl e a r n sf r o m o t h e r s ss t r o n gp o i n t s t h e n ，t h ec h a r a c t e r i s t i c s a n df u n c t i o n s o fd o c u m e n t c o m p r e h e n s i v e m a n a g e m e n ts y s t e mw h i c hi sd e v e l o p e db yw u h a nu n i v e r s i t ya r ed e p i c t e di nt h e p a p e r t h ec sa n db sm i x m o d e li sa d o p t e di nt h i ss y s t e m ，a n dt h ec si su s e di n l o c a la r e an e t w o r ko n l yb yt h ew o r k e r si nt h ea r c h i v et or e c e i v e ，s t o r e ，b a c k u p ， d e l i v e r ，c l a s s i f y ，a r r a n g e ，a m e n d ，d e l e t ea n dc o u n tt h ea r c h i v e s ，w h i l et h eb si su s e d i nc a m p u si n t r a u e ta n di n t e r n e tb yt h ew o r k e r si ne a c hs u bd e p a r t m e n to fs c h o o lt o u p l o a d ，d o w n l o a d ，m o d i f y a n dr e c e i v e s e n dd o c u m e n t s i ti s a g , e e d t h a tt h i s m a n a g e m e n ts y s t e m t h i ss y s t e mi sa d a p t e dw e l lt oa r c h i v eo fo u rs c h o o l ，a n dt h e p r o b l e m so fi n t e r f a c eo fs y s t e ma n d l o c a lr c s o u r c ea r ed i s c u s s e df r o ma n g l eo f d a t a b a s e t h ea r c h i v e s d i g i t i z i n g i s i m p o r t a n t c o n t e n to ft h ea r c h i v e si n f o r m a t i o n c o n s t r u c t i o n ，a r c h i v e sd i g i t i z a t i o nm e a n st h a tt ot r a n s f o r mo r i g i n a la r c h i v e st od i g i t a l i n f o r m a t i o nw h i c hc a nm a n a g e db yc o m p u t e r ，a f t e rs c a n n i n g ，i d e n t i f y i n g ，a n df o r m a t s h i f t i n g p a p e r ya r c h i v e sa r et r a n s f o r m e dt op i c t u r eo rp d f d o c u m e n t st os t o r ea f t e r 武汉理t 大学硕士学位论文 s c a n n i n gb ys c a n n e r ；a u d i oa r c h i v e ss u c ha st a p e sa r et r a n s f o r m e dt od i g i t a la u d i o f i l e st os t o r eb yr e p r o d u c e ra n dc o m p u t e r ；a n a l o gv i d e oa r c h i v e ss u c ha sv i d e ot a p e s a r et r a n s f o r m e dt od i g i t a lv i d e of i l e st os t o r eb yv i d e oc a p t u r ec a r da n dc o m p u t e r a b o u tn e t w o r ku t i l i z i n gs e r v i c e ，s o m ep r o b l e m so fa r c h i v a ld a t a b a s ea n dw e b s e r v i c ea r ed i s c u s s e d t h ea r c h i v e sr e s o u r c e u s i n g s e r v i c eo fi n f o r m a t i o n c o n s t r u c t i o ni sm o s t l yd o n eb ya r c h i v ew e b s i t e ，t h ep a p e rb r i n g sap r o j e c to fn e w s r e l e a s es y s t e ma n da r c h i v e sq u e r ys y s t e mi nt h ew e b s i t e ，w h i c hu s e sa s p l a n g u a g e ， i i sw e b s e r v e la c c e s sd a t a b a s ea n dd r e a m w e a v e rt o o l sa n ds oo n k e yw o r d s ：a r c h i v e si n f o r m m i z m i o n ，d i g i t a la r c h i v e ，r e s o u r c eo r g a n i z a t i o n ， m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m i i l 独创性声明 本人声明，所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的研 究成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得武汉理工大学或其它教育 机构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何 贡献均已在论文中作了明确的说明并表示了谢意。 2 , - 士、士 签名：差直遣日期：堡塑：芏：兰) 关于论文使用授权的说明 本人完全了解武汉理工大学有关保留、使用学位论文的规定，即学校有权 保留、送交论文的复印件，允许论文被查阅和借阅；学校可以公布论文的全部 或部分内容，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存论文。 ( 保密的论文在解密后应遵守此规定) 签名：盐导师签名期：咄玛 武汉理工大学硕士学位论文 第1 章绪论 计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今社会发展的大 趋势。进入二十一世纪后，信息化浪潮席卷全球，信息资源像能源一样被广泛 利用，各种信息传播工具随科技进步日新月异地发展，信息技术渗透到人类活 动的各个领域，逐渐成为现代社会正常运转不可缺少的工具和条件之一，信息 技术的浪潮冲击和推动着整个信息业的变革和发展。我国信息化建设起步于2 0 世纪8 0 年代初，早在1 9 8 4 年，邓小平同志就指出：“开发信息资源，服务四化 建设。”1 9 9 2 年，江泽民同志进一步指出：“实现四个现代化，哪一化也离不开 信息化。”1 9 9 3 年我国成立。国家经济信息化联席会议”，此后“金字系列工程” 陆续启动，信息化开始进入全面推进的新阶段，所以现在人们讨论更多的转到 怎么更好的推进信息化进程，让信息化建设健康发展并与其他方面的建设协调 起来，使整个社会在信息化建设过程中获得更多利益。 1 1 课题背景 1 1 1 档案及档案信息化 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。档案学是_ _ 门社会科学，社会 功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是 生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对 社会的发展起着多种积极的甚至是不可缺少的作用。 国家信息化建设带动档案信息化，为了尽快适应国家信息化建设和档案事 业发展要求，实施信息化带动策略，国家档案局下发了全国档案信息化建设 实施纲要【1 】和全国档案事业发展“十五”计划【2 】，明确指出要把档案信息 化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建 设为核心，、以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、 武汉理工大学硕士学位论文 信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展， 为改革开放和现代化建设服务。2 0 0 0 年全国档案工作会议上，正式提出了档案 信息化的概念，之后档案信息化建设在全国各类档案馆( 室) 蓬勃开展起来。 档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活 动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。 换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以 档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。这个 定义提出了四个要求：要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接 收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享；必将引发档 案管理模式的变革。 1 1 2 我校档案资源现状 武汉理工大学积极响应国家信息化战略，努力建设数字化校园，大力推行 校园网络化、教育信息化和办公自动化。随着学校办学规模的不断扩大和学校 争创“两个一流”工作的整体推进，档案案卷数量快速增长，档案利用也明显 增多。目前，我校学生近5 万人，教师近6 0 0 0 人，档案馆馆藏档案1 0 0 2 2 6 卷， 1 3 1 5 4 件，声像等其它档案6 1 3 1 件，逐年增加6 0 0 0 卷( 件) ，年均利用率2 3 。 档案馆信息化基础较为薄弱，随着数字化校园建设的深入开展，档案信息化工 作势在必行。馆藏档案实现数字化、信息化与服务利用网络化，是档案馆当前 的主要任务，也是学校实现全面、协调、可持续发展的需要。通过档案信息化 建设，迸一步推进校园数字化建设，实现档案办公自动化，与部属高校的档案 发展水平接轨，达到国家要求标准；同时通过开发利用档案资源，凝练校园文 化，扩大学校在社会中的影响。在档案信息化建设的基础上，进一步为数字化 档案馆、数字化博物馆和数字化校史馆建设打下基础。 1 1 3 档案信息化的内容 档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、 应用系统建设和人才队伍建设。基础设施建设指的是计算机网络和数据库系统 及其应用。档案信息资源建设包括档案数据库，纸质文件缩微胶片影像、录音 ( 声频) 、录像( 视频) 等的数字化和电子文件的档案化。标准规范建设有管理 2 武汉理工大学硕士学位论文 性标准、业务性标准和技术性标准。中华人民共和国信息系统安全保护条例、 中华人民共和国信息网络国际联网安全保护管理办法、中华人民共和国信息网 络国际联网管理暂行规定、中华人民共和国信息网络国际联网管理暂行规定实 施办法、计算机信息系统保密管理规定、计算机病毒防治管理办法属于管理性 标准；电子文件归档和电子档案管理、公文邮件归档管理规范、c a d 电子文件 光盘存储与归档管理要求、政府电子文件鉴定指南属于业务性标准；而数字档 案的术语标准、资源标识、描述、存储、交换、管理和使用标准、数据格式标 准、软硬件设施技术标准属于技术性标准。应用系统建设指的是档案管理软件， 一般应具备收集系统、管理系统、利用系统等三大模块。档案信息化建设离不 开人才，人才队伍建设是关键，一个地区的档案信息化建设的最佳人才结构是 金字塔型，塔底是应用型人才，中间是管理型人才，塔尖是设计型人才。如果 将计算机网络比作信息高速公路，服务器和终端是车，标准规范是交通法规， 档案信息资源是车上的货，那么档案信息化建设的人才就是驾驶员。 在上述五个方面中，档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心本文 以武汉理工大学档案管理信息系统的建设为例，讨论了一种高校档案信息化系 统建设方案，着重研究了档案信息资源的组织与管理建设。由于高校档案馆信 息化的即具有档案信息化建设的一般性，又有特殊性，所以不但各个高校可以 借鉴其建设实施经验，对于其它企事业单位的信息化建设也有现实意义。 1 2 文献综述 根据课题研究及论文工作的需要，查阅了大量国内外相关文献资料，并按 局域网络平台基础、档案资源的数字化、档案信息系统的应用、数据库与w c b 发布等四个方面进行分类综述： 1 2 1 局域网络平台基础 文献【3 7 】讨论了利用服务器的局域网组网问题。其中文献【3 】论述了基于局 域网环境，以w i n d o w sn t 为主，介绍和分析了常用通信协议的特点、性能和 必要的配置方法。文献【4 】探讨了如何在有限的条件下，充分利用w i n d o w s2 0 0 0 s e r v e r 本身的特性及其少量的第三方软件，基于远程启动的技术，使得机房中 工作站( 客户端) 的维护工作量几乎降低为零的设计方案。文献【5 】【6 】介绍局域 3 武汉理工大学硕士学位论文 网的计算机组网、组网步骤及常见故障，针对这些故障现象，通过实践总结出 解决方法。文献【7 】分析了在我国推行基于行业网络平台建设数字图书馆的必要 性，并在此基础上提出了局域网为数字图书馆建设所提供的技术支持，对建立 基于局域网的数字图书馆系统建设要求、方案、体系结构及其服务与管理的关 键技术进行了初步设计和探讨。文献【8 】分析了基于s s l 的v p n 基础上提出一 种基于s s l 协议的数字图书馆用户访问模式。文献【9 】对高性能c s 结构管理信 息系统的设计方法进行了讨论。文献 1 0 1 本文探讨了高校图书馆无线局域网存 在的安全及管理问题。文献 1 1 1 分析了具体的局域网办公系统的设计和应用。 1 2 2 档案资源的数字化 文献 1 2 i s 论述了档案信息化的一些原则与策略问题。其中文献 1 4 1 特别 讨论了高校教学档案管理信息化。文献 1 7 1 描述了数字档案馆应该采用基于元 数据的集成管理与集成服务模式。文献【1 8 】论述了数字档案馆数字资源的标准 化建设。文献 1 9 - 2 1 】讨论了高校档案在高校的人才培养和科学研究等领域发挥 着基础性的作用。从档案信息的数字化、档案工作的网络化、档案人员素质全 面化、档案管理规范化等几个方面阐述了如何进行高校档案管理的现代化建设。 文献 2 2 1 在分析西北电网有限公司档案管理信息系统建设的历程和存在问题的 基础上，阐述了系统b s 和c s 混合模式架构。文献 2 3 1 说明了档案信息化中 的著录格式和著录标准问题。文献 2 4 - 2 7 讨论了档案存储与数字化问题。其中 文献 2 4 - 2 6 1 对数字图书馆在存储方面的需求进行了分析，提出采用存储区域网 作为图书馆数字资源的主要存储设备，并对存储区域网的关键特性进行了论述。 文献【2 7 】讲述了如何制作光盘电子档案。文献 2 8 1 和【2 9 】阐述了存储系统在局域 网环境下的应用。文献1 3 0 3 2 讨论了校园网信息管理系统的构建与开发。 1 2 3 档案信息系统的应用 文献【3 3 - 3 q 讨论了浏览器服务器( b r o w s e r s e r v e r ：b s ) 模式与客户端 服务器( c l i e n t s e r v e r ：c s ) 模式在档案管理系统中的应用，以及b s 与c s 混合架构的数字化档案管理系统。文献【3 8 】介绍了一种基于i n t e r a c t 的高校教学 档案信息管理系统( e a m i s ) 的体系结构和功能。文献 3 9 1 以软件工程生命周 期分析法为线索，描述了c m i s 系统的开发过程。文献 4 0 - 4 2 1 对图书馆、档案 4 武汉理工大学硕士学位论文 馆在存储方面的需求进行了分析，提出采用存储区域网作为图书馆数字资源的 主要存储设备，并对档案数字化的关键技术进行了论述。文献 4 3 4 5 讨论了档 案管理的安全问题。其中文献 4 3 1 介绍b s 模式档案管理系统的特点，对b s 模式档案管理系统的安全问题进行分析，提出相应的安全管理策略。文献【4 4 】 讨论了档案数据的安全问题。文献【4 5 】将保障网络安全的技术措旌和保障数字 化档案信息的安全措施结合起来，探讨架构数字化档案信息安全保障体系的方 法。文献1 4 6 和 4 7 1 讨论了档案数据库建设的问题与对策。 1 2 4 数据库与w e b 发布 文献 4 8 - 5 2 1 讨论了有关档案数据库与w e b 服务器的相关问题。其中文献1 4 9 】 介绍了一种通过a s p 和数据库技术设计w e b 档案查询系统。文献 5 1 以- r 程档 案为例，讨论了使用微软a c c c 璐数据库对其进行管理的操作方法。文献1 5 2 概 述了计算机档案管理系统的整体结构，介绍了系统的主要功能，特色、软硬件 环境及使用效果。文献 5 3 6 1 1 讨论了与w e b 服务器结合的档案数据库技术。文 献 6 2 1 1 6 6 1 是与档案信息化相关的硕士学位论文文献1 6 3 1 1 6 4 1 是笔者在研究工 作期间发表的学术论文。 1 3 本文工作 档案资源的组织与管理是档案信息化建设的核心和基础，本文研究了档案 信息管理系统的c s 模式与b s 模式的特点，然后讨论了一种管理系统与本地 档案资源的接口，接着研究了传统档案资源的数字化问题，最后就档案信息利 用服务和档案馆网站建设做了一些讨论。 ( 1 ) 客户端服务器( c 幅) 模式、浏览器，服务器( b ，s ) 模式以及c s 、 b s 混合模式是目前管理信息系统中最常见的三种模式。本文对基于这三种模 式的档案信息管理系统的构架和功能做了比较详细的分析，并根据我校档案馆 实际情况选取了c s 与b s 混合模式构架的文档综合管理系统作为软件平台， 并讨论了软件与本地档案数据库的接口问题。 ( 2 ) 档案资源的数字化处理是档案信息化建设中的重要部分，在信息化条 件下，档案必须转变成在计算机环境下可供交流的数字化信息。本文对传统档 案的数字化问题做了较为系统的研究，并且分纸质档案的数字化处理，音频档 武汉理工大学硕士学位论文 案的数字化处理，视频档案的数字化处理三个方面做了论述，讨论了数字化工 作所需要的软硬设备，以及工作的方法和步骤。 ( 3 ) 信息化建设下的档案资源利用服务主要是通过档案网站来完成的，档 案网站以静态与动态主页的方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络 的一个节点。本文研究了档案数据库与w c b 发布服务器以及网站页面的相关问 题，并给出了一种以a s p 技术为基础的档案网站设计方案，其中包括档案新闻 发布系统和档案查询系统。 6 武汉理工大学硕士学位论文 第2 章档案资源的管理信息系统 高等学校档案实体分类法将档案分为党群、行政、教学、科学研究、 产品与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像十一个类别。 为实现对这些门类的档案的有效管理，有必要采用一套合适的档案管理系统。 为适应档案信息化需要，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数 据的安全和有效利用，国家档案局2 0 0 1 年6 月颁布了档案管理软件功能要求 暂行规定该规定明确了档案管理软件应该具备数据管理功能、整理编目功 能、检索查询功能、辅助实体管理功能、安全保密功能、系统维护功能，并能 辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。 2 1 档案管理软件模式的分析 档案信息管理系统按构架可分为客户端朋艮务器( c 俗) 模式、浏览器服务 器( b ，s ) 模式以及c s 、b s 混合模式【9 l 。 2 1 1 三种模式的比较 常规的m i s ( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ：管理信息系统) 开发采用客 户月艮务器( c s ) 或浏览器服务器( b s ) 体系结构。c s 是2 0 世纪年代开 始发展并逐渐成熟的系统架构模式。它把整个系统分布于两个独立的客户机和 服务器中，客户机提供用户界面，并提交s q l 语句向服务器发出请求，服务器 响应请求，执行s q l 语句将结果返回客户机。c s 模式的优点主要是：c s 具 有强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束，技术成 熟，安全、稳定、速度快，交互性好，更有利于文档部门庞大复杂的数据信息 的管理，特别适于档案部门使用。同时可以降低网络通讯量，且客户端设计中 可实现不同风格的个性化界面等。但随着企事业规模的日益扩大，文档数量成 倍的增长，应用程序的复杂程度不断提高，逐渐也暴露一些问题：维护复杂， 升级麻烦。如果应用程序要升级，必须到现场为客户机一一升级，每个客户机 上的应用程序都需要维护。 7 武汉理工大学硕士学位论文 当前i n t r a n e t i n t e m e t 得到了迅速的发展和运用，它改变了传统c s 模式下 客户机服务器的二层结构。客户端只需要安装统一的浏览器软件，就可直接访 问服务器，服务器被分为应用服务器和数据服务器，从而形成了客户机、应用 服务器和数据服务器的三层结构，也就是b s 模式。基于b s 的i n t r a n c t 技术， 其三项优势是实质性的：首先，它是有计算机技术以来最稳定的技术平台，只 有进入网络计算机时代，由于上亿用户都联在网上，其技术才获得了高度稳定 性。其次，它本质上是一种客户机技术，这对于大中型企事业内部机构分散的 文档管理工作特别合适在c s 模式下，每种应用的主要部分是在客户机侧。 而i n t r a n e t 技术却不同，上亿个用户只是通过浏览器这个统一界面，就可享受到 无限丰富的、永远不断变化和发展的信息服务，i n t r a n e t 原则上取消了所有在客 户机侧的维护工作。此外，它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、 联网、统一服务的最现实的开放性基础。但是存在着四大问题；( 1 ) 由于h t l v 协议是基于t c p i p 协议之上的，h t r p 协议中的固定格式是h t m l 文件形式， 这种文件传输量大，会影响数据的传输效率，不适合大中型数据的管理。( 2 ) 从管理的角度看，程序代码的维护和数据的备份虽然可以在服务器端进行，但 客户端每次要求获得数据和反馈的信息都要经过网络才能与数据服务器联系， 增加了对网络带宽的要求。( 3 ) 企事业文档是一个有结构、有管理、有确定任 务的有序实体，而i n t r a n e t 面向的却是一个无序的集合，b s 须适应并迎合长期 c s 的有序需求。( 4 ) 企事业文档中已经积累了或多或少的各种基于非i n t r a n e t 技术的应用，与这些应用联接，是i n t r a n e t 一项极其重要而繁重的任务。缺乏对 动态页面的支持能力，没有集成有效的数据库处理功能，系统的扩展能力差， 安全性难以控制，好集成工具不足等等。 综上所述，档案管理系统可以充分发挥c s 与b s 相结合的混合模式的优 势，实现系统的最佳性能，显示出c s 模式事务处理能力强的特点，b s 模式 网络易扩式和分布式的特点，两者的融合可谓是取长补短。对外，企事业充分 利用i n t t a n e t 下b s 模式的开放性、通用性和统一性，保证了企事业对外部的开 放性和形象的统一性。便于企事业文档信息的访问与互动。对内，对文档部门 来讲，充分发挥了c s 模式的专用性、安全性和有效性，有效提高内部信息共 享程度和获取便利程序，同时满足对保密和信息提取方式的多样性要求。另外， 这种混合模式具有传输效率高、安全性好、界面风格统一等特点，特别适合具 有分布式特点的文档管理，且有良好的发展前烈1 2 1 。 8 武汉理工大学硕士学位论文 2 1 2c s 结构的应用 c 熔结构主要用于档案馆内部工作人员的使用，它能使得内部工作人员有 很强的交互性，数据查询和修改的响应速度非常快。档案是档案馆的物质基础。 将现有纸质档案转换成电子的形式是档案馆数字化的基础与核心内容。c s 结 构软件的重要内容是实现数字化信息的采集和对现有数字化档案进行科学管理 与数字归档 c s 结构是整个档案管理系统的控制中心，主要由档案资源库统一管理子 系统、用户角色管理子系统、档案存储接收予系统和档案数据维护子系统组成。 如图2 1 所示。 图2 1c s 结构功能示意图 9 武汉理工大学硕士学位论文 c s 结构四个组成部分，从功能上看，又可以分为三个层次。下层是用户 角色管理子系统，中层是档案数据储存接收子系统、档案数据维护子系统，上 层为档案资源库统一管理子系统。档案资源库统一管理子系统最靠近数字化档 案数据存储资源库，它的作用就是对数字化档案资源库进行管理，所有对数字 化档案资源库的访问，都必须通过它，只有它可以直接操作数字化档案资源库。 用户角色管理子系统的作用是向管理者提供手段和工作界面，以便对数字化档 案资源库进行修改、删除、备份等日常维护操作，它是数字化档案管理系统与 管理者之间的接口。档案存储接收子系统的作用就是接收由传统纸质档案转换 成电子档案和各个分支机构的电子档案文件，然后交由资源库统一管理子系统 按档案管理规范分卷存入数字化档案资源库，它是数字化档案管理系统与数字 化档案形成系统之间的接口。在数字化档案管理系统中又进行这种分层的设计 可以带来很多好处，一方面使得各系统的功能相对简单，从而易于实现，也降 低了维护的难度；另一方面，又进一步地隔离了数字化档案存储资源库，从而 提高了后台数据的安全性。 2 1 3b s 结构的应用 b ，s 结构主要针对外部用户，主要是提供各种档案分析、浏览和查询服务。 b s 结构从功能上划分成为档案资源提供分析子系统、档案信息发布子系统和 用户角色管理子系统三个部分。档案资源提供分析子系统的作用是接受数字化 档案发布子系统提出的请求，向数据库服务器发出申请，收到所要求的数据信 息后经过合理加工、必要时进行有效的数据挖掘，然后再提供给数字化档案发 布系统，它是档案馆数字化信息与数字化档案发布系统之间的接口。用户角色 管理子系统的作用为不同的用户分配不同的权限和角色。档案信息发布子系统 的作用是把数字化档案资源库中的数字化档案信息以合适的形式提供给使用 者，以方便人们在浩如烟海的数字化档案信息中查找所需内容。b s 结构功能 如图2 2 所示。 b s 软件系统主要体现档案服务的知识化功能。档案服务不能仅仅停留在 提供原始档案资料的简单层次上，而是应该将原生性的档案材料经过综合、分 析、再加工，进行知识元处理，转化成二次信息或三次信息，与此同时，根据 档案的开放与保密程度将档案信息多次过滤并且必要时经过加密变换和信息加 工，使其情报化、知识化。知识化作为档案服务的最高层次，能否提供知识化 1 0 武汉理工大学硕士学位论文 图2 2b s 结构功能示意图 的服务及产品，将决定着数字化档案馆的生存和发展前途。 c s 与b s 混合模式档案信息系统的功能实现如图2 3 所示。 图2 3c s 与b s 混合模式档案信息系统 1 1 武汉理工大学硕士学位论文 2 2 档案信息管理软件 通过调研，在考察了多种档案管理软件后，结合学校档案馆的实际情况， 我们最终决定采用由武汉大学研制的c s 与b ，s 相结合的混合模式版本的 “e a r c h i v e 文档综合管理信息系统”。该软件与同类软件相比较有如下优点： ( 1 ) 功能齐全，完全满足需要。( 2 ) 性能良好。跟同类软件相比，人机界面 友好、使用方式灵活方便、时间效率高。( 3 ) 支持o r a c l e 、s y b a s e 、d b a s e 、 f o x p r o 、s q ls e r v e r 等多种数据库。( 4 ) 运行环境的要求适中。服务器要求 w i n d o w s 2 0 0 0p r o f e s s i o n a l 之上版本和，s q ls e r v e r2 0 0 0 版本。网络条件要求 i n t e m c t i n t r a n e t 。( 5 ) 安全可靠性能高。( 6 ) 数据能相互兼容，能实现与其它软 件系统之间的数据共享。( 7 ) 软件的文档资料齐全，容易掌握。( 8 ) 软件的售 后服务、培训条件很好，并能及时提供升级版本。( 9 ) 价格适宜 文档综合管理信息系统为c s 与b s 相结合的混合模式，其中c s 模式主 要由档案馆内部工作人员，即专职档案员使用，主要用于档案的接受，存储， 备份，发送，归类，整理，改正，删除，数据统计等，这种结构主要是用于局 域网环境，其体系结构如图2 4 所示。 b s 模式主要由学校各部门的档案工作人员，即兼职档案员使用，主要用 于各种档案的上传，下载，分析，查询，信息发布，浏览，用户角色管理等， 由于分散至各兼职档案部门，所以覆盖了文档全部范围，包括：文书档案、党 群工作档案、行政工作档案、经营管理档案、实物档案、技术管理( 各类档案 均可登录，如荣誉档案、电子档案等) 、教学工作档案、科研工作档案、基本建 设工作档案、仪器设备工作档案、产品生产与科技开发工作档案、出版工作档 案、外事工作档案、财会工作档案、职工档案、声像档案、其它档案、收发文 管理、综合管理和经费管理等1 1 4 l 。如图2 5 所示。 b s 模式的主要功能有： ( 1 ) 登删改，登删改中具有登录、修改和原文引入等功能。 ( 2 ) 登录案卷级中的文件时，文件级只需在档号中输入件在案卷级中的起 页号，文件级页数不用输入，案卷级中件的页数自动计算，并自动生成。 ( 3 ) 编目，自动形成卷内目录、学籍成绩册目录、案卷目录、案卷文件目 录、归档文件目录、特殊载体档案目录、技术档案目录卡、技术档案底图目录 卡、实物档案目录、移交目录等。 系统服务器 武汉理工大学硕士学位论文 引l 薹ll 囊 雅 骥 蒸 借阅管理ll 打印服务 图2 4 文档综合管理信息系统c s 模式体系结构 ( 4 ) 查询借阅，查询借阅中具有档案内容详细查看、借阅登记、打印借阅 单等功能。 ( 5 ) 预约统计，预约统计中具有预约情况的查看、打印到期预约通知单和 删除等功能。 ( 6 ) 归还注销，归还注销中具有归还注销和打印借阅到期催还单等功能。 ( 7 ) 权限设置，功能强大，能够具体到每一类档案的最下级子类目以及登、 删、改、查、借阅、网站检索等具体动作进行设置和授权。 读者查阅系统读者查阅系统 初始化 日常管理 公文收发系统管理 实物档案职工档案声像档案产品档案财会档案外事档案 出版物档案 仪器设备档案基本建设档案科学研究档案 教学档案行政档案党群档案 窗口 系统设置 归档文件目录 系统退出 设置打印机 工具条 窗口级联 窗口层叠 窗口平铺 数据备份与恢复 设置权限任务设置系统权限 设定操作员 设置口令 卷内目录辅助立卷 登删改 综合组卷 收文一览表发文一览表收文登记簿 发文登记簿收文处理笺 发文审稿纸 原文一览 收文登删改 发文登删改 武汉理工大学硕士学位论文 图2 5 档案管理系统界面图 ( 8 ) 数据接口，具有通用数据接口，能够自动将教学学籍管理软件的数据 导入到本系统中，并能够方便的归档以及将具体学生成绩单生成标准格式进行 挂接打印。 ( 9 ) 全文管理，本系统具有无缝衔接的扫描功能，可以自动驱动扫描仪并 将纸质文件转换为p d f 格式的电子文件，然后作为全文导入到系统中，从而实 现数字化档案馆的要求并减轻档案工作人员的劳动量，提高工作效率。 ( 1 0 ) 收发文管理，具有收发文登删改、收发文全文管理、收发文登记薄 打印、辅助立卷、编制档号、打印卷内目录和归档文件目录、转档等功能。 ( 1 1 ) 综合管理，具有综合查询( 各类档案及收发文的全部或某一类或数 类的查询) 、预约统计、归还注销、特殊载体目录、移交目录、日志管理( 本管 理具有查询，删除日志、全部删除等功能。其内容有用户名、口地址、访问栏 目、所作操作、操作细节、访问时间等) 、档案数量校验、案卷题名和案卷档号 打印等。 ( 1 2 ) 综合统计，本统计能自动行成多种卷数、盒数、件数、以件为保管 1 4 武汉理工大学硕士学位论文 单位数、机读案卷数、卷数件数统计，各种类型的实物档案统计，档案利用目 的情况统计，各大类档案利用情况统计等。 ( 1 3 ) 具有向网上布档案数据和网上检索浏览档案数据功能等。 ( 1 4 ) 具有立档单位数据提交、审核，交换意见，并按归档判别将数据自 动转入各大类档案中及删除等功能。 ( 1 5 ) 自定义数据导入，管理员可以通过连接向导将任何关系型数据库 a c c e s s 、f o x p r o 、d b 2 、s q l s e r v e r 、o r a c l e 等的数据自定义，选择部分或全部， 以及自定义排序和查询条件，将数据显示到本系统中。 ( 1 6 ) 文件共享，具有电子文档上传和下载等功能。 ( 1 7 ) 用户管理等其它功能。 2 3 档案资源与软件的接口 2 3 1 系统数据库原理 系统采用s q ls e r v e r2 0 0 0 来存储与管理系统数据。s q ls e r v e r2 0 0 0 是微 软公司推出的数据库服务器的新版，是一个关系数据库系统，具有很大的伸缩 性，不仅能作为单用户数据库，也可作为网络数据库。它可以与现在常用的几 种数据访问接口兼容，如可通过微软的j e t 引擎和d a o ，a d o 、o d b c 等来访 问数据库也可与流行的开发工具和桌面应用程序如w o r d 、a c r o s s 和e x c e l 等紧 密集成。可以从由v b ，v c ，p b ，d e l p h i 和其他p c 开发环境下开发的客户应 用程序中访问s q l s e r v e r 服务器1 1 i 】。同时s q l s e r v e r 可以实现据完整性控制， 它的事务处理量大，响应速度快，支持分布式查询与更新，能为多用户同时连 接到数据库提供全面的保护。考虑到本系统对数据库的访问较频繁，数据访问 量大，数据之间的交换要求及时，同时v i i 可以通过数据访问接口访问数据库， 所以本系统采用s q l s e r v e r 2 0 0 0 ，并采用a d o 接口界面，同时选w i n d o w s n t s e r v e r 作为网络操作系统。开放性数据库互连( o d b c ) 是应用层与驱动程序 之间的标准接口，与m i c r o s o f t 公司的w i n d o w s n t 4 0 捆绑在一起的h s ( i n t e m e t i n f o r m a