办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度 办公用品管理规定 第一章主题内容与适用范围 为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。 第二章办公用品的购买 办公用品购买细则 第一条原则 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。 第二条办公物品的申购 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。 第三条采购规定 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。 办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。 订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。 行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。 第四条验货 所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。 第五条各部门申请办公用品 办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 第三章办公用品的分类、领用及报废处理 第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。 2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。 3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。 第七条管理和发放： 1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。 2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。 3、各部门办公用品费用核定及有关规定： 、办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和发放，严禁先借后领的行为。 、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应 经行政经理同意。 、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。 、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。 、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。 、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。 、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。 、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。 第八条报废处理 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 第四章办公物品的保管 第九条填写清单 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 第十条保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 第十一条盘存 办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。第十二条印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。 第十三条持有量调查 必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷 办公用品管理制度 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责 任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 一、办公用品分类 办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品 1、固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机、汽车等；2、非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、 纸刀、白板等； 3、消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等； 二、办公用品的申购 1、公司各部门分别在每年3月10日/9月10日前，根据部门实际需要制定半年度办公用品采购计划，经部门主管签字后，填写器材申购单，经办公室主任签字、总经理审批后，交供应部统一购买； 2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字； 3、各部门临时采购的急需办公用品或者超出半年计划范围的办公用品，由所在部门主管填写器材申购单，并在备注栏内注明急需采购或超出计划的原因，经办公室主任签字、总经理批准后交供应部统一购买； 4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回； 5、新入职行政人员，办公室发放的配套办公用品包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。 三、办公用品入库 1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室、供应员、仓库人员，共同对办公用品进行验收，仓库人员负责登记入库； 2、对不符合要求的，由供应人员负责办理调换或退货手续。 四、办公用品发放 1、公司各部门领取办公用品须填写办公用品领取登记簿，注明办公用品品名、数量、领用日期，待填写完整无误后，方可领取； 2、为了降低资金占用，按照“用多少、领多少”的原则，办公室根据实际情况进行限量领取； 3、中性笔、圆珠笔等消耗性的办公用品，每人半年限领一支； 4、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本成本。 五、办公设备管理 1、公司各部门所需的办公设备（电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备）由供应部统一购买。 2、要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予办公室。 3、各部门将领取回的办公设备要及时编入固定资产盘点表，领用人登 记，遵循谁使用谁负责的原则，严格按照固定资产管理制度进行管理。 六、考核标准 1、如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务，责任由相关部门承担； 2、各部门必须在规定的标准范围内申购，如超出范围由各部门负责人自行承担； 3、各部门在其他部门复印、打印时必须进行登记，写明打印缘由、张数以及日期，若打印过程中有浪费纸张现象，必须注明浪费原因及浪费张数。4、严禁个人浪费和人为损坏，严禁员工将办公用品带出公司或挪作私用，如发现挪作私用的罚款200元/次，因挪作私用，造成办公用品损坏的，责任人应按照市场价进行赔偿并处以损坏办公用品价格一倍以上罚款。 5、员工离职时应由部门其他人员与办公室人员检查其办公用品(消耗品除外)，若有损坏的，从应发工资中按市场价扣除，离职人员的办公用品由部门主管代管，若有损坏或丢失部门主管负责；部门主管离职时，其办公用品由部门其他人员共同代管，若有丢失或损坏部门人员共同负责，部门有新员工入职时，转让给新员工使用（新进人员可领取消耗性办公用品）。 6、凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应部门人员共同负责，人为因素丢失损坏，由本部门自行解决。 7、蓄意损坏办公用品的，由责任人照市场价赔偿，并处以损坏办公用品价格一倍以上罚款，部门主管找不出责任人的，则由部门全体人员共同承担以上赔偿。 利源管业办公室 xx.12.10 办公用品管理制度（完整版） 一、总则 （一）为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。 （二）规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。 1、固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。 2、一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池等。 3、员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。 4、每名员工须建立个人领用台账。 4、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。 5、不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。 二、办公用品计划 （一）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审批签字后报行政管理中心。经行政总监审核后方交办公用品管理员进行登记申领。（附件：表1部门办公用品申领单） （二）管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制办公用品申请购置计划表，经行政总监、董事长/总裁审批签字后，将采购计划单交由采购中心进行采购。（附件：表2办公用品申请购置计划表） 三、办公用品购置 （一）采购中心根据审批签字后的办公用品申请购置计划表实施购买，并于月底完成。 （二）采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 （三）临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经部门总监确认，总裁批准后购置。 四、办公用品的发放及领用（一）个人办公用品的发放 1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个、电话机一部。 2、个人领用办公用品应据实填写个人办公用品申领单，经部门总监审核并签字后，交行政管理中心总监审批同意，由管理员负责办公用品的发放。（附件：表3个人办公用品申领单） 3、管理员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写个人物品领取登记表。（附件：表4个人物品领取登记表） （二）部门办公用品的发放 1、剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）。 2、计算器除必备部门配备外同样按区域分配。 3、管理员根据各部门已编制签批的部门办公用品申领单建立档案，制部门办公用品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表5部门办公用品领取登记表） （三）会议期间办公用品管理规定 1、公司会议期间会务组按需填写会务组用品申领单，由会务组负责人审核签字后交行政总监审批同意后方可进行领用。（附件：表6会务组用品申领单） 2、管理人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附件：表7会议期间物品领取登记表） （四）电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚 报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。 五、管理员职责 1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。 2、管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。3、管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。 4、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用