协同办公系统OA白皮书-公文收文.docx

协同办公系统（OA）白皮书 Office Automation 公文收文目 录PART1系统理念与架构11.1 收文管理介绍11.2 功能概述11.3 功能结构2PART2功能模块详细介绍32.1 收文模板设置32.2 流程设置42.3 流程审批52.3.1 收文登记52.3.2 待办收文52.3.3 经办收文62.3.4 收文监控62.3.5 收文库72.4 待阅收文72.5 收文管理7PART3系统主要优势103.1 强大的审批流程设置功能。103.2 专业的发文形式设计103.3 数据的绝对安全103.4 共享传播的多样性103.5 先进的公文管理功能103.6 多面性11IIIPART1 系统理念与架构1.1 收文管理介绍收文管理是对单位收到的公文进行管理的过程，公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文模板附带的审批办理流程，送交相关领导进行批示，并送交相关部门承办、传阅等。收文登记人也可以自定义下一步相关处理人员，然后由审批人再选择下一步处理人，适用于不确定办理流程的收文。公文收文管理包括两种模式：一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程，进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位，比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。另一种是采用系统自带的收文模板，并由收文登记人选择拟办人，拟办人选择批示人，适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。1.2 功能概述收文管理功能符合国务院办公厅于1993年11月21日发布、2001年1月1日施行的 国家行政机关公文处理办法，及中央军委于2005年10月7日颁布、2006年1月1日实施的中国人民解放军公文处理条例。收文管理分两种类型，一种可以自定义收文模板和收文流程，实现不同的收文走不同的审批流程，适用于比较规范的收文管理；另一种是使用固定模板和自由流程，适用于比较灵活的收文管理。在收文流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时，可采用自动归档和手工归档。收文能实现多次分发、翻印，并与系统中的档案管理功能结合，对收文文件进行归档。华天动力协同OA系统在收发文管理中采用了MS Office插件的技术，系统可以提供：扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式，使得收文管理操作方便、快捷、易用。1.3 功能结构PART2 功能模块详细介绍2.1 收文模板设置收文单的格式可以自定义。对于模板的设置，主要具备以下功能：(1) 复制模板：对已存在模板进行复制，轻松继承已有模板样式。(2) 保存排序：对建立好的模板进行排序设置，使得在当前浏览画面和起草模板选择画面可以按照预定的排序显示模板。(3)更改模板名称及类别：修改模板名称以及类别。(4) 已删除模板维护：对已删除模板进行维护，可以彻底删除模板或恢复模板，提高了模板的安全性。(5) 设置关联：对当前模板设置关联模板，在由当前模板发起的审批单完成后自动触发设置的关联模板，设置的关联数据可以自动带到触发的申请中。(6) 设置多流程：一个模板可以对应不同的流程，使同一模板能够满足多环境、不同背景同时使用的要求。(7) 导入导出：对模板进行导入和导出，且支持带流程导入导出。2.2 流程设置华天动力协同OA系统包括6种基本类型的流程以及4种类型的流程节点，满足了企业各种流程管理的需要。固定流程、自由流程、自由顺序流程、分支流程、并发流程、无流程六大流程可以满足所有企业的基本需求，另外，普通流程和直到流程节点、自由流程节点、自由顺序节点以及秘书节点的结合使用，不但可以简化流程设置，而且能满足一般流程无法实现的功能，可以做到一步设置，完美实现复杂需求。华天工作流在流程设置方面不但功能强大，而且可以做到轻松上手，简洁的画面、人性化的设计，易学易用。2.3 流程审批2.3.1 收文登记收文登记包括新建收文单和查看我的收文记录功能。在起草发文时可以上传文件，对于当前人发出的申请，可以查看当前收文单的审批流转记录，对收文单进行转存、转发、打印。若当前申请还没有被处理，则可以撤销当前申请，对当前状态为审批中的数据，则可以进行催办，发送催办提醒消息。2.3.2 待办收文有文件需要审批的时候，系统会有多种提醒方式，包括弹出窗口提醒、电子邮件提醒、手机短信提醒等等。可以对数据进行转发和转存，打开具体的收文单后可以进行加签、退文、添加备注等各种操作，还可以通过密码来加盖电子签章或个人印章。2.3.3 经办收文审批人可以在经办收文列表中查看自己审批过的收文单，并对收文单进行转发、分发、转存操作。也可以打开具体的收文单，查看当前记录的审批流转记录、申请流程、审批日志以及进行打印操作。若已审批的收文单审批有误，且该收文单还未被下一步审批人审批，则可以通过撤回操作撤销当前审批，并在待办收文中重新对该条数据操作。2.3.4 收文监控收文监控功能可以查看所有正在审批和审批完毕的收文单，包括查看申请信息、当前状态、当前流程、审批流转记录等。可以同时选择多条数据分发和转发给需要查看的人员，对审批中的收文单可以更改本步审批人，进行催办操作。对审批完毕的收文单可以归档或转存到选择的文档中心目录下。另外，对错误的收文单可以删除，删除的收文单可以在回收站中查看，并根据实际情况进行彻底删除或者还原，进一步提高数据的安全性。2.3.5 收文库收文库相当于将已完成审批流转的实例记录做一次主要数据的备份。所有已完成的审批流转记录都会显示在该菜单中，包括审批开始和结束时间，收文字号等。还可以将选中的数据按照选择的发布类别发布到桌面建立的对应发布类别块中，以供有权限的人员查看，对发布错误或者不再需要发布的数据可以进行撤销操作。发布类别可以在收文管理中进行设置。2.4 待阅收文待阅收文可以查看其他人员分发给自己的收文记录。2.5 收文管理收文管理可以对收文的相关操作进行设置，主要包括模板设置、流程和动作以及主题词设置三个方面。如收文字号的设置：收文动作节点的设置：可见，收文管理功能的设置画面层次清晰，操作简便，便于实现，使得收文审批的相关操作更加灵活，快捷。PART3 系统主要优势3.1 强大的审批流程设置功能。华天工作流拥有强大的审批流程，能满足几乎全部企业的审批需要。多变的流程、灵活的审批流程节点，使审批操作方便、快捷，另外，审批相关的设置操作皆以图形展开设计，使用者可以对功能及操作一目了然。3.2 专业的发文形式设计华天对公文收文的设计完全按照大型企事业单位标准化的收发文流程设计，采用WORD文档和HTML表单相结合的方式，收发文的正文均采用WORD文档格式，便于对文档进行编辑；而签批单则采用HTML表单格式，便于对数据进行统计汇总。3.3 数据的绝对安全强大的权限设置功能，可对收文单每个控件进行读写权限设置，保证收文单的数据信息安全；多种方式的存档功能，如转存至文档中心相应目录，收文库等，可对数据进行多次备份，保证数据不丢失；回收站的巧妙设计，可对删除数据的操作进行二次保护，保证用户的操作安全。3.4 共享传播的多样性当发文单需要实现共享传播时，华天OA支持发文单的分发和挂网的操作。同时在分发和挂网的过程中，支持分发签批单+正文，只分发正文，挂网显示签批单+正文，挂网只显示正文的操作。这样，针对不同的发文单，传阅者可以根据内容的安全性进行有针对性的共享传播。3.5 先进的公文管理功能华天不但拥有传统的公文处理功能，如审批、修改文件、查看流转记录、查看流程等，为满足用户体验，方便用户使用，还在此基础上进一步优化功能，如手机短信提醒、邮件提醒、短消息提醒等多种方式的审批提醒；支持文