（档案学专业论文）我国档案数据库建设中标准的若干问题研究.pdf

学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指 导下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引 用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或 撰写过的作品成果。对本文的研究作出重要贡献的个人和集 体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的 法律结果由本人承担。 ， 学位论文作者签名：夕身褚 日期：) 口o r l 年厶月l d 日 学位论文使用授权声明 本人完全了解中山大学有关保留、使用学位论文的凇、 、 定，即：学校有权保留学位论文并向国家主管部门或其指定 机构送交论文的电子版和纸质版，有权将学位论文用于非赢 利目的的少量复制并允许论文进入学校图书馆、院系资料室 被查阅，有权将学位论文的内容编入有关数据库进行检索， 可以采用复印、缩印或其他方法保存学位论文。 学位论文作者签名：夕辱，前 日期：少呷年石月p 日 导师签名：曼诱 日期：砷年多月，移日 我国档案数据库建设中标准的 若干问题研究 专业：档案学 硕士生：徐静 指导教师：黄广琴副教授 摘要 随着信息化时代的到来，档案事业也面临着信息化的进程，如何将档案纳入 信息化建设中，是近年来档案界及档案学者研究的热门话题。档案作为极其重要 的社会信息资源，在目前的信息环境中基本上都采用数据库的形式对其目录或内 容进行管理，档案数据库成为新时代档案信息资源组织和利用的主要形式。然而， 现有的档案数据库大多不相兼容，很难进行信息流通，这些档案数据库不仅无法 达到信息交流和共享的目的，反而增加了档案工作者的工作量。究其原因，是标 准规范不一样，著录格式、检索字段、数据存储的格式等等标准各不相同，标准 之间的差异很大，有成为“信息孤岛”的可能。由此可见，研究档案数据库的标 准很有必要，只有将其规范化，标准化，档案数据库才能在广泛范围内被利用者 利用，因此，我们在强调档案信息化的同时，也要注重相关标准化的建设，不能 盲目建设。应该抓住源头，从标准规范入手，这样才能指导档案数据库各个具体 环节的进行。 本文综合采用文献调查法、比较分析法、实证分析法等方法，在综合研究相 关的书籍、学术论文和期刊的基础上，结合实际调查，对档案数据库建设中涉及 的标准进行研究，并对我国档案数据库建设中标准存在的问题进行分析，提出了 完善我国档案数据库建设标准的具体策略，从而使档案信息能在不同档案数据库 之间自由交流，实现更大范围内的资源共享，同时，标准化的建设也将档案事业 纳入标准化的轨道，提高档案工作效率，进一步推动档案事业的发展。 关键词：档案数据库，标准，问题研究 t h e；s e a r c ho fs e v e r a lq u e s t i o n sa b o u tthelaer e s e a r c l l0s e v e r a ltt l a e s t a n d a r df o ra r c h i v e sd a t a b a s e m a j o r ：a r c h i v e ss c i e n c e n a m e ：x uj i n g s u p e r v i s o r ：p r o f h u a n gg u a n g q i n a b s t r a c t a sw ee n t e r e di n t ot h ei n f o r m a t i o ne r a a r c h i v e sw o r ka l s on e e di n f o r m a t i o n a l p r o c e s s i o n ，h o wt op u ta r c h i v e si n t ot h ei n f o r m a t i o n a lp r o c e s s i o ni st h eh o ti s s u ef o r a r c h i v e sf i e l da n ds c h o l a r s r e c e n t l y a r c h i v e s a so n eo ft h e i m p o r t a n ts o c i a l i n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ，a tp r e s e n t ，d a t a b a s em a i n l yb ea d o p t e dt om a n a g et a b l eo f c o n t e n t sa n dc o n t e n t so fa r c h i v e s ，w h i c hi sa l s oa d o p t e da st h em a i nm e t h o dt o o r g a n i z ea n du t i l i z ea r c h i v e si n f o r m a t i o ni nt h en e we r a h o w e v e r , m o s to fe x i s t i n g a r c h i v e sd a t a b a s e sa r en o tc o m p a t i b l e ，i ti sv e r yh a r dt oc a r r yo ni n f o r m a t i o n c i r c u l a t i o n ，a n ds o m ea r c h i v e sd a t a b a s e sn o to n l yc a n tm e e tt h en e e do fi n f o r m a t i o n c i r c u l a t i o na n ds h a r i n g ，b u ta l s oa d da r c h i v i s t sw o r k t h er e a s o ni st h a tt h es t a n d a r d s f o ra r c h i v e sd a t a b a s ea r ed i f f e r e n t ，d e s c r i p t i o np a r e r n ，r e t r i e v ec h a r a c t e r , s t o r a g e p a t t e r na n do t h e rf i e l d ss t a n d a r da r ed i f f e r e n t ，d u et od i f f e r e n ts t a n d a r d s ，t h e r ei s p o s s i b l et of o r m ”a l o n ei s l a n do fi n f o r m a t i o n ”t h e r e f o r e ，i ti sn e c e s s a r yt os t u d yt h e s t a n d a r df o ra r c h i v ed a t a b a s e ，a so n l ya sm a k ei ts t a n d a r d i z e ，a r c h i v e sc a nb eu t i l i z e d b yu s e r si ne x t e n s i v ef i e l d ，s 0a sw ee m p h a s i z et h ei n f o r m a t i o no fa r c h i v e s ，w e s h o u l da l s os t r e s sr e l e v a n ts t a n d a r d i z ec o n s t r u c t i o n ，c a n tc o n s t r u c t i o nb l i n d w e s h o u l dg r a s pt h ef o u n t a i n h e a d ，b e g i nw i t hs t a n d a r d ，a n dt h u sc a ng u i d ee v e r yl i n ko f a r c h i v e sd a t a b a s ec o n s t r u c t i o n t h i sp a s s a g es y n t h e s i z eu s i n gd o c u m e n ts u r v e y , c o n t r a s ta n a l y z ea n de x a m p l e a n a l y z em e t h o d ，o nt h eb a s i so fr e s e a r c ho fr e l e v a n tw o r k s ，t h e s i sa n dp e r i o d i c a l ，a n d c o m b i n ep r a c t i c es u r v e y , c a r r y i n go u ta n a l y s e sa b o u tt h es t a n d a r dr e l a t e dt oa r c h i v e s u d a t a b a s ec o n s t r u c t i o na n ds e v e r a lq u e s t i o n se x i s t i n gi ns t a n d a r d ，a sw e l la sp u t t i n g f o r w a r dc o n c r e t et a c t i c sf o rh o wt op e r f e c tt h es t a n d a r df o ra r c h i v e sd a t a b a s e ，t h u s c a nm a k ei n f o r m a t i o ne x c h a n g ef r e e d o m b e t w e e nd a t a b a s e sa n dr e a l i z e s h a r i n g i n f o r m a t i o ni ne x t e n s i v ef i e l d m e a n w h i l e ，a r c h i v e sw i l lb ep u ti n t ot h es t a n d a r d i z e o r b i t ，s oa st or a i s ea r c h i v e sw o r ke f f i c i e n c y , a n dp r o m o t ea r c h i v e sd e v e l o p m e n t f u r t h e r k e yw o r d s ：a r c h i v e sd a t a b a s e ，s t a n d a r d ，p r o b l e mr e s e a r c h 1 1 1 摘要 目录 i a b s t r a c t 。i i 目录1 1 7 j i 曼i ；ij j 乏v i 图目勇乏。v i 第一章绪论。i 1 1 选题的背景l 1 2 选题的意义3 1 3 研究方法5 1 4 档案数据库标准及相关概念辨析6 第二章国内外档案数据库标准的研究与应用8 2 1 文献综述8 2 2 国外档案信息化标准的实践1 5 第三章不同的档案管理模式在档案数据库标准中的差异1 9 3 1 两种典型的档案管理模式的选择l9 3 2 两种档案管理模式的内涵1 9 3 3 两种模式在档案数据库标准中的差异2 l 第四章档案数据库建设中标准的选择与分析2 4 4 1 对已有标准选择的必要性2 4 4 2 标准选择的评价2 4 4 3 对已有档案标准的选择与分析2 6 第五章关注我国档案数据库标准中的问题3 8 i v 5 1 传统的档案标准不能适应档案信息化建设的需要3 8 5 2 标准内容不一致，不准确4 0 5 3 标准制定工作滞后，标准规范缺失4 l 5 4 标准贯彻实施的力度不够一4 3 第六章完善我国档案数据库建设中的标准4 5 6 1 宏观层面一4 5 6 2 微观层面4 7 结语。5 5 参考文献5 6 附录l 档案工作各环节的标准以及对相关标准的选择评价表6 2 附录2 中华人民共和国国家标准。6 5 附录3 中华人民共和国档案行业标准“ 附录4 发表的文章6 8 j 舌记6 9 v 表目录 表2 - 12 0 0 2 - 2 0 0 8 年档案数据库建设中标准研究相关论文年度分布与统计表9 图目录 图3 - 1 档案数据库建设中个标准要素的示意图2 3 图6 一l 我国档案信息化标准建设战略示意图4 9 v i v i i 中山大学硕士学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 1 1 选题的背景 第一章绪论 随着信息化时代的到来，档案事业也面临着前所未有的机遇与挑战，如何将 档案纳入信息化建设中，是近年来档案界及档案学者研究的热门话题。档案的信 息化建设是指档案的管理模式从以面向档案实体为重点，向以档案实体的数字化 信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。简单地说，档案信息化实 质是数字化、网络化，利用电子计算机技术，将大量的档案信息用数字来表达、 存贮，再通过网络来沟通，使档案信息更加畅通，实现它的价值，提高它的效率， 实现档案信息资源的高度共享。档案信息化包括很多内容，其中最重要的内容之 一是档案信息资源建设。档案信息资源建设包括档案数据库建没、网站建设、纸 质文件缩微胶片、影像、录音、录像等的数字化和电子文件的档案化管理等。其 中档案数据库建设是档案信息数字化建设的必由之路，是对传统档案文献资源实 施网络资源优化配置的必然。 档案作为极其重要的社会信息资源，在目前的信息环境中基本上都采用数据 库的形式对其目录或内容进行管理，如档案目录数据库和档案全文数据库，基于 档案数据库我们可以开发各种形式的具体应用，它已经成为各类档案信息系统的 核心部分，也得到了社会各个层面的普遍重视。在中共中央办公厅、国务院办 公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见( 中办发 2 0 0 4 3 4 号) 以及2 0 0 5 年国家档案局的国家档案局中央档案馆关于加强信息资源开发利用工作的意 见( 档发 2 0 0 5 l 号文件) 中都有明确的表示，这说明开发档案信息资源已经得 到了国家的高度重视，已经被列入国家信息化的一部分。 刘丽佳、窦丽娟档案信息数据库建设的整体规划和质量控制 j 渤海大学学报，2 0 0 6 ( 1 1 ) ；1 1 8 1 2 0 钱毅档案数据库标准体系的构建 j 北京档案，2 0 0 7 ( 5 ) ：2 4 - 3 0 l 中山大学硕l 学位论文 我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 开发“档案信息资源”“档案”已经变成一种资源，当一种物质称为资 源时，意味着不再是零星的存在，意味着要对这个资源进行系统的规划、管理， 这样才能更好的利用，发挥资源的特性，否则“资源”也会变成“垃圾”。档案 数据库作为新时代档案信息资源组织和利用的主要形式，只有将其规范化，标准 化，档案数据库才能在广泛范围内被利用者利用，如果只是各档案部门、档案馆、 档案室内部能查找利用，而其他档案利用者只能“望洋兴叹”，那么信息化时代 下的档案管理模式跟传统的档案实体管理模式并没有两样，所以在我们都在强调 档案信息化的同时，也要注重相关标准化的建设，不能盲目建设。 当提到档案数据库时，我们就不自觉的就想到计算机技术、通信技术等技术 层面的问题，档案数据库虽为数据库，但着重的是档案，怎样才能让计算机技术 为档案事业服务，而不是让档案去迎合已有的计算机技术，那么就要有一套印刻 着“档案 标记的数据库标准规范。在档案数据库建设的各种影响因素中，改变 单纯从技术或业务角度对档案数据库的机械认识，应该抓住源头，从标准规范入 手，这样才能指导档案数据库各个具体环节的进行，不能本末倒置，光注重技术 层面，而忽视标准层面。一个社会光有各级国家机构，而没有可依行的法律，根 本无法运行。同样，档案数据库不能没有标准规范，标准规范是档案数据库运行 的“法律”，就算没有标准，档案数据库也能运行，但将会很混乱，最终档案数 据库将无法克服自身的矛盾而系统崩溃，所以要用标准规范来指导档案数据库的 各个环节的标准化建设，这样才能使各个环节健康、科学的运行，从根本上控制 档案数据库的质量。 档案数据库的建设需要标准规范这是档案事业标准化的发展趋势，但现在国 际标准、国家标准、行业标准、地方标准、部门标准等各种层级的规范相互并存， 究竟用哪些标准规范，舍弃哪些标准又成了建设档案数据库的难题。 现有的档案数据库大多不相兼容，很难进行信息流通，建立档案数据库就是 要更加方便、快捷的进行档案资源的管理和开发利用，而这些档案数据库标准规 范不一样，著录格式、检索字段，数据存储的格式各不相同，根本不能进行数据 库之间的交流与共享，在一定程度上不仅没有发挥档案数据库其应有的功能，反 而增加了档案人员的工作量。档案工作者以及利用者越来越迫切的需要各档案数 据库能够相互融合，并能进行数据的转换，使所需的档案数据能通过网络自由的 中山大学硕士学位论文 我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 流通，这并不是数据库设计的问题，而是没有按统一的标准进行标准化建设。这 样，利用已有的标准对档案数据库进行规范化、标准化建设是我们档案界迫切要 解决的问题，已有少数档案学者针对这个新的热点问题提出了自己的见解，本文 在综合研究相关的书籍、学术论文和期刊的基础上，并结合调查研究，对我国档 案数据库建设中标准存在的问题进行分析，提出如何完善我国档案数据库建设标 准的具体策略。 1 2 选题的意义 随着中共中央办公厅、国务院办公厅2 0 0 6 - 2 0 2 0 年国家信息化发展战略 的颁布，信息标准化己被放到了战略地位。同样，在档案信息化建设过程中，档 案信息标准化也具有其战略地位。 档案数据库的建设作为档案机构进行信息资源开发的主体活动，是涵盖资源 描述、资源加工、数据库设计、应用系统建设等活动在内的复杂活动，涉及大量 人力、物力、财力的投入使用，是适应信息化时代的要求和管理需求的最佳形式。 采用数据库的形式来管理档案信息资源，它在数据冗余度、管理效率、数据完整 性控制等方面都有良好的表现，能够最大限度地拓展信息记录能力、信息组织和 管理能力，能够更好的开发和利用档案信息资源。在档案数据库战略地位得到普 遍认同的同时，档案数据库建设过程中存在的许多问题依然突出，尤其是在标准 规范缺失、数据库不相兼容、逻辑设计混乱、质量控制等方面不容乐观。这些 问题中最主要的就是数据库不相兼容，没有进行标准化建设。档案标准规范是积 累档案行业知识和经验的重要手段、共享档案信息的有力工具，也是档案数据库 建设的生命线。标准规范是影响档案数据库建设的综合因素，应当通过加强标准 的建设来营造良好的数据库建设环境。 档案数据库标准化建设要以标准规范为基础，但是目前我国档案的国家和行 业标准中尚无直接针对档案数据库建设的标准，而是间接分散在指导类和操作类 标准中，所以还要对这些零散的标准进行分析和选择。这些标准包括数据库建设 段荣婷国际档案信息标准化现状与发展趋势 j 中国档案2 0 0 8 ( 5 ) ：4 8 - 5 1 钱毅档案数据库的规范与质量控制档案学通讯 j 2 0 0 7 ( 5 ) ：5 3 - 5 6 3 中山大学硕十学位论文 我国档案数据库建设中标准的若十问题研究 规范、各级档案信息资源的描述规范、档案数据库功能规范等；包括国际标准、 国家标准、行业标准、部门标准等各种层级的标准规范；包括管理标准、技术标 准等标准类型。这些标准大都分散在档案事业的各领域中，而且有些领域根本 就没有标准可以参照，或是沿用过去的标准，没有根据时代的发展进行修改，适 应不了时代的要求，使档案数据库标准化建设过程困难重重。此外，即使有相应 的标准可以参考，不少地方档案部门还是根据自身的需要自主开发了各自的数据 库结构标准( 体系) ，标准之间的差异很大，有成为“信息孤岛”的可能。在信息 社会中，解决“信息孤岛现象是实现信息共享性的基本前提。各档案部门采 用档案数据库就是为了对档案信息资源进行管理、开发及社会范围内的共享利 用，因此，必须对在档案数据库建设过程中所涉及到的各类标准规范，首先进行 选择，然后再对原有的标准进行不断的修订、补充和完善，以此来指导档案数据 库的建设，这样既可以消除档案数据库建设中存在的“信息孤岛”，发挥系统优 势，同时还能使档案数据库标准不断的向前发展。 综上所述，研究档案数据库建设中标准的意义主要体现在以下四个方面： 一、按照标准规范建立起来的标准数据库，才能在收藏特色不同，建库模式 不同，需求群体不同，服务模式不同的各级各类标准信息服务机构之间，真正便 于信息自由交流、数据整合和更大范围内的资源共享。 二、档案数据库标准化是实现档案工作现代化的基础和前提条件，是档案工 作科学管理的需要，是提高工作质量和效率的重要手段。 三、研究档案数据库建设标准还能够确定未来相关标准的发展趋向，为信息 资源管理和信息共享提供坚实的规范基础，让标准这种特殊的技术信息资源真正 成为全社会触手可及的公共科技信息资源，造福社会，造福人民，造福生活。 四、档案数据库按标准进行标准化的建设将档案事业纳入标准化的轨道，与 外国档案事业相接轨。 本文试图从纵向和横向两个方面来进行分析和探讨，综观我国档案数据库建 设的相关标准规范的发展历程及学术成果，同时横向借鉴国外的档案数据库标准 方面己取得的成就和经验，对我国档案数据库建设过程中所遇到的标准问题进行 分析和研究，在对已有的相关标准进行分析和选择的基础上，分析我国档案数据 钱毅档案数据库标准体系的构建 j 北京档案，2 0 0 7 ( 5 ) ：2 4 - 3 0 傅荣校论档案信息孤岛产生的町能性 j 浙江档案，1 9 9 8 ( 2 ) ：5 - 6 4 中山大学硕士学位论文 我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 库建设中标准存在的问题，并对如何更好的完善我国档案数据库建设中的标准提 出相应的措施，使档案数据库能更好的发挥它的功能，使我国的档案事业适应时 代的步伐，并与国际档案事业的发展相接轨，在发展自身的同时更好的为各项建 设事业服务。 1 3 研究方法 美国学者肯尼斯贝利( k e n n e t hd b a i l e y ) 把“方法”定义为“收集资料 和研究的技术和工具”。将研究方法理解为技术和工具或是手段，便容易理解研 究方法对研究工作的重要性了，因为没有手段就无法解决任何问题，而研究工作 就是要解决还不理解的问题。从这个意义上说，没有研究方法就无法进行研究。 结合本文研究议题，本论文在马克思辩证唯物主义和历史唯物主义思想的指导 下，主要采用了文献调查、比较分析、实证研究等研究方法： ( 1 ) 文献调查法 通过中山大学图书馆、省立中山图书馆和中国国家图书馆的书目查询系统， 中国期刊网( 1 9 7 9 2 0 0 8 ) 、维普数据库( 1 9 8 9 2 0 0 7 ) 、中国学位论文全文数据 库等查找与档案数据库标准相关的专著、期刊论文、学位论文等文献资料，文献 调查的时间范围为1 9 4 9 2 0 0 8 年，采用的中文检索关键词为：档案数据库，数据 库标准，数据库标准化，“档案数据库”与“标准”，“档案信息化”与“标准” 进行搜索，并对调查结果进行时间及主题分析，了解档案数据库标准的国内外研 究情况。 ( 2 ) 比较分析法 对所研究的两种典型模式的档案数据库，进行横向和纵向的对比，对狭义档 案管理模式和电子文件全程管理模式所涉及的档案数据库标准的相同点和不同 点进行分析，得出目前我国档案数据库建设中的标准主要涉及的信息处理环节以 及相关标准。 ( 3 ) 实证研究法 旨尼思d 贝利著现代社会研究方法 m 上海：上海人民出版社( 许真译) ，第8 页。 5 中山大学硕士学位论文 我国档案数据库建没中标准的若干问题研究 在对已有的标准进行分析和选择以及分析在建设过程中标准自身存在的不 足时，笔者选取了一些典型的标准案例作为样本进行分析和研究。 1 4 档案数据库标准及相关概念辨析 1 4 1 档案数据库 孙淑扬在档案管理与计算机中指出档案数据库属于文献数据库，是档案 信息化的重要内容，它是经过整理、组织以机读形式出现的档案信息集合。杨 公之主编的档案信息化建设实务一书认为“档案数据库，从广义的角度讲， 就是以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为了满足多个用户多 种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以 备使用的数据形式”。 尽管对档案数据库内涵的表述不尽相同，但它们都有相似的思想，就是借助 计算机存储信息的档案数据集合。 i 4 2 标准与规范 在我们日常生活中，经常会将标准与规范混同为一个概念，虽然都是有规则、 规定的意思，但他们的内涵和外延还是不同的。 标准作为标准化的核心，其定义和解释也经历了一个较长的发展时期。目前， 我国对标准概念的定义和解释，以1 9 9 6 年修订的国家标准标准化和有关领域 的通用术语第一部分：基本术语( g b 3 9 3 5 1 ) 给出的标准定义为准，即：“为 在一定的范围内获得最佳秩序，对活动或其结果规定共同的和重复使用的规则、 孙淑扬档案管理与计算机 m 档案出版社1 9 8 7 ( 3 ) ：1 7 6 杨公之档案信息化建设实务 m 中国档案出版社2 0 0 3 ：8 9 6 中山大学硕士学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 导则或特性的文件，该文件经协商一致制定并经一个公认机构批准，以科学、技 术和实践经验的综合成果为基础，以促进最佳社会效益为目的 。标准的等级： 中华人民共和国标准化法将我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准、 企业标准四级。 按照标准化和有关领域的通用术语第一部分：基本术语( g b 3 9 3 5 1 ) 的 规定，规范一般是在工农业生产和工程建设中，对设计、施工、制造、检验等技 术事项所做的一系列规定。 规范地位最高，是法律，必须执行，同时它的要求是最低的：标准比规范要 具体，具有可操作性，规范中的某个方面可以指定一个标准。正是由于标准是 非强制性的推荐性的规则，所以在贯彻执行时会出现不统一、不执行的现象，这 才需要对档案数据库中的标准进行分析、归纳和选择。 1 4 3 档案数据库标准 档案数据库标准到现在还没有一个权威的、统一的定义，笔者对档案数据库 标准内涵的理解是：标准是为了使一定范围内的档案数据库建立起统一、协调的 秩序，并达到规定的功能所应当具备的、具有内在联系的标准的有机整体。随着 档案信息化的不断发展，标准化对象的复杂度日益增加，系统之间的联系也越来 越密切，许多系统本身就是复杂的对象，如档案数据库系统。系统内外活动的复 杂性必然要求在各组成要素在自我表达、交互作用、信息传递等诸多过程中采用 约定的标准进行联系，同时要求体现诸多标准之间的相互关系，这就要求建立统 一的标准集。档案数据库建设中的标准就是为了在一定领域内，使各档案数据库 按最佳秩序进行运转，更好的开发利用档案信息资源，而在档案数据库建设过程 中所采用的统一的、科学化的、规范化的标准。 技术服务中心 e b o l ( 2 0 0 2 0 7 - 1 5 ) 2 0 0 8 0 9 - 1 9 h t t p ：w w w d n w c o m c n b l u s e r l y s q 2 0 0 0 0 7 1 5 4 3 0 7 h t m l 标准技术网标准、规范、规程的区别与联系 e b o l ( 2 0 0 8 - i 一1 9 ) 2 0 0 8 0 9 - 1 9 h t t p ：m 哪b z j s w c o m b b s a r c h i v e r ? t i d 一4 0 8 1 5 h t m l 7 中山大学硕七学位论文 我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 第二章国内外档案数据库标准的研究与应用 2 1 文献综述 笔者于2 0 0 8 年6 月至9 月对有关档案数据库的期刊文章、学位论文、专著等进 行了文献调查，采取的工具为中山大学图书馆所购买的中外文数据库及联机书录 查询、中国国家图书馆、省立中山图书馆书目查询书目等。 在利用书目查询进行有关档案数据库标准研究专著检索中没有发现专门的 论著，就连用检索词“档案标准”也没有发现专门的论著，由于档案数据库是网 络环境下档案信息组织的一种方式，笔者就用相似概念和上位概念：分别用检索 词“档案信息资源开发 、“档案信息化”“信息管理”、“网络信息组织”进行主 题检索，一共搜到6 本著作，黄如花的网络信息组织：模式与评价、陈耀盛 的网络信息组织、马费城的信息管理学基础、颜海档案信息资源开发 利用、陈永生、田炳珍档案信息资源开发利用及效益研究和杨公之的档 案信息化建设实务。 在对相关学术论文进行检索时，笔者主要通过检索中国期刊网、维普数据库、 万方数据库检索关于档案数据库的相关学术论文和期刊，结果如下： 当用检索词“档案数据库”进行题名检索时，从1 9 7 9 年至2 0 0 8 年共收录 3 3 4 篇关于档案数据库的相关文章，当继续在这些结果中用检索词“标准”继续 进行搜索时，一共只搜出了五篇文章档案数据库标准体系的构建、浅谈档 案信息化建设中数据库的标准问题、档案数据库建设中的标准管窥、江 苏省地方标准( 文书档案目录数据库结构与数据交换格式) 在宁通过专家评审、 我军出台纪检档案数据库结构及著录格式新标准。 黄如花网络信息组织：模式与评价 m 北京：北京图书馆出版社2 0 0 3 年；陈耀盛网络信息组织 m 北京：科学技术文献出版社2 0 0 4 年；马费城信息管理学基础 m 武汉：武汉人学出版社2 0 0 2 年：颜 海档案信息资源开发利用 m 武汉：武汉大学f ；版社2 0 0 4 年；陈水生、u | 炳珍档案信息资源开发利用 及效益研究 m 广东：广东人民出版社1 9 9 9 年、杨公之档案信息化建设实务呲 中国档案出版社。2 0 0 3 年 8 中山大学硕上学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 档案数据库是档案信息化建设中的一部分，比档案数据库的范围更广，鉴于 对档案数据库研究的文献比较少，所以用关键词或题名“档案信息化 & “标准 进行检索，一共搜得1 6 篇相关文章，加上前面的5 篇，总共2 l 篇相关文献。 从论文数量上看，关于档案数据库的论文有3 3 4 篇，而具体涉及档案数据库 标准的文章只有5 篇，其他的相关标准文献都分散在各个领域，这从一个侧面反 映了对档案数据库建设中的标准问题的不重视，档案数据库的标准从来不是学术 研究的热点或重点。当我们抱怨档案数据库建设中出现的数据格式不统一、数据 库之间不相兼容、同一检索词无法对档案数据库进行跨库检索等等这些问题时， 并没有把目光转到档案数据库标准这个源头上来。“问渠哪得清如许，为有源头 活水来”，没有相关的标准从方方面面来控制档案数据库建设的各个环节，各档 案数据库必然各不相同。我国从国家到地方已经颁布了不少关于档案信息化建设 的标准规范，但各档案部门需求不同，采用的标准也不一样，还有的档案部门自 己拟定一个系统内部的标准，这样就形成了档案信息的割据，档案数据库也就失 去了它存在的意义。 2 1 1 时间分布 表2 - 12 0 0 2 - 2 0 0 8 年档案数据库建设中标准研究相关论文年度分布与统计表 年份发表论文数量年份发表论文数量 2 0 0 232 0 0 64 2 0 0 352 0 0 72 2 0 0 542 0 0 83 从表2 1 可以看出，档案数据库建设标准和档案信息化标准的论文主要集中 在2 0 0 2 年至2 0 0 8 年，2 0 0 0 年1 2 月1 0 日全国档案工作会议通过的全国档案事业发 展“十五”计划工作任务中“加快档案信息化建设，加快现有档案的数字化进 程，在北京、天津、辽宁、上海、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网 络化技术的试点。建设完善一批内部局域网，有条件的档案馆要实现馆藏开放档 9 中山大学硕一仁学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 案目录的网上查询和浏览服务”。明确提出将档案信息化建设作为今后较长时 间内档案事业发展的战略重点之一。2 0 0 5 年全国档案信息化建设实施纲要出台， 这是“十五 期间全国档案事业发展的唯一的一个专项规划，是全国档案信息化 建设规划。 2 0 0 6 年1 2 月2 7 日，档案事业发展“十一五”规划经国家发展和 改革委员会审核同意正式实施，其中又将档案信息化建设列为八项主要任务之 一，在这个大背景环境下，档案信息化建设才如火如荼的歼始，相关学术论文才 涌现出来。 从2 0 世纪初发展到现在，我国的档案资源共享离一个可以接受的标准仍相距 太远，所以，档案数据库标准化是档案数据库系统研究的重要课题之一，是为研 究各种数据库系统之间的转换和适应分布式数据库系统中的多种模型共存的需 要，实现数据交换、资源共享而提出的一些方便用户使用的标准和用户接口，以 便系统更加统一和通用，相信将来有更多的学者对此进行研究。 2 1 2 主题分布 将这些论文按主题进行分类，可以从标准要素构成、标准体系的构建、标准 的制定和选择、标准自身存在的问题和对策、标准的实施和其它与档案数据库标 准相关的标准这六个方面来分析： ( 1 ) 从标准要素构成来分析 档案数据库建设中涉及的标准没有通过颁布国家或行业标准进行归纳过，档 案数据库建设涉及到方方面面，对其中所包括的标准也是仁者见仁，智者见智， 李筱春认为“与档案数据库密切相关的标准有六类：计算机处理使用字符、代码 标准；数据的著录、标引标准：规范控制标准；语言标准；数据库管理系统标准； 计算机硬件网络标准” ，毕建新、冯瑁认为“数字档案馆数据库标准问题的核 心就是具体标准的选择，在数据库建没过程中，应制订和遵循有利于长远发展的 刘国能档案管理上的一场革命从档案管理到档案信息管理【e b o l l ( 2 0 0 5 0 4 2 1 ) 2 0 0 8 0 9 2 3 】 h t t p ：w w w a m t e a m o r g p r i n t a s p x ? i d = 4 918 6 0 徐州师范大学档案馆全国档案信息化建设实施纲要出台 e b o l ( 2 0 0 5 - o i 一1 9 ) 1 2 0 0 8 0 9 2 3 】 h t t p ：a r c h i v e s x z n u e d u c n j q r d d a w e n z h a i1 0 a s p 李筱春档案数据库建设中的标准管窥 j 天津档案，2 0 0 2 ( 1 ) ：t 9 2 1 1 0 中山大学硕士学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 标准，主要包括：通信标准、字符编码标准、标准语言置标语言可扩展置标语 言、元数据标准、检索语言标准、安全标准等 他们两者对于档案数据库所涉 及的标准的观点基本相同，各有互补，但还不完全，在分析我国档案数据库建设 中的标准时可以借鉴。 ( 2 ) 从构建标准体系的角度来分析 现有的标准规范对档案数据库建设的支持比较缺乏，标准配套性能有限，尚 未形成标准体系，钱毅在档案数据库标准体系的构建一文中第一次提出了构 建档案数据库标准体系的设想，“随着档案信息化的不断发展，标准化对象的复 杂度日益增加，系统之间的联系也越来越密切，许多系统本身就是复杂的对象， 如档案数据库系统。系统内外活动的复杂性必然要求在各组成要素在自我表达、 交互作用、信息传递等诸多过程中采用约定的标准进行联系，同时要求体现诸多 标准之间的相互关系，这就要求建立结构优良、功能齐全的标准体系”圆，这篇 文章对档案数据库标准体系的构建描绘了一个蓝图，但只是从标准体系的特点、 结构、构建的必要性和原则入手，没有具体涉及到怎么构建一个档案数据库的一 个体系，在这个问题上还需要不断的探索。 构建档案数据库是档案信息化进程中的一部分，档案信息化中的标准规范有 相当一部分也是档案数据库所涉及的，所以研究档案信息化标准对档案数据库标 准也有所借鉴和启示。张英华认为构建档案信息化标准体系“能为档案信息化建 设提供量化的依据，促进档案信息化水平的不断提高”，构建标准体系比罗列标 准更进一个层次，因为它不光有标准，还有一定的逻辑结构进行组织，“档案信 息化标准体系是将档案信息化相关标准按照档案信息化的各种技术和应用领域 进行科学合理分类和管理的有机整体”，“档案信息化标准体系主要由以下几大类 构成：档案信息技术基础标准体系、档案信息资源标准体系、档案信息网络标准 体系、档案信息管理应用系统标准体系、档案信息安全保障标准体系等”，这 五个体系从不同的层面进行了构建，是比较完备的，档案数据库的标准体系也可 以效仿其进行构建。 毕建新、冯瑁浅谈档案信息化建设中数据库的标准问题 j 机电兵船档案，2 0 0 4 ( 4 ) ：1 5 - 1 7 钱毅档案数据库标准体系的构建 j 北京档案，2 0 0 7 ( 5 ) ：2 4 3 0 张英华掌握档案信息化标准推动档案信息化建设 j 机电兵船档案，2 0 0 6 ( 4 ) ：4 8 - 4 9 中山大学硕七学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 “档案信息化标准规范体系的建设，可以从管理、业务和技术等三个层面来 制定和推行”潘连根以此为依据，认为数字档案馆在标准规范体系的建设中也 可以参考该体系，各方面的标准具体为“管理性标准规范包括计算机安全法规与 标准，数字档案馆工作人员、用户及设备管理规范，利用管理规定，以及数字档 案馆信息资源合法性的确认等。业务性标准规范包括术语标准以及相关的电子文 件和电子档案管理的标准、规范。技术性标准规范包括数字档案馆软硬件基础设 施建设技术标准，软件系统工作平台技术标准，数据存储压缩格式规范，数据长 期保存格式规范，数字加密算法规范，网络数据传输规范和数字水印标准等”。 无论是张英华对档案信息化标准体系的五分法还是杨公之、潘连根的三分法，都 是对相关标准的一个合理分类，在进行档案数据库标准分析时，值得借鉴。 ( 3 ) 从标准制订和选择的角度来分析 标准是具有继承性和稳定性的，所以我们在制订各领域的标准时，要基于已 有的标准或相关领域的标准，李筱春、吴艳莲、于柏华在档案信息化建设中的 标准问题一文中对标准提出了“拿来主义”与“消化吸收”的观点，“完成档 案信息化建设是一个动态过程，人们的需求在不断发展，信息技术也在飞速发展， 标准也在发展，我们不可能完全把握今后的方向，但我们可以恰当地选择和实现 现有的标准 ，借鉴已有的标准成果，“档案界已经意识到，各种专业标准的应用 经常出现交叉，而包括档案在内的文献信息工作更为突出，有许多标准，并不是 由档案部门，而是由其它包括计算机行业在内的行业标准部门制定的”，“档案 界所使用的标准包括的两部分，一部分是由档案工作标准化技术委员会制定，另 一部分是由其他技术委员会制定有关标准”，由此可以看出档案标准的制定不 再是档案界自己的事。 ( 4 ) 从标准自身存在的问题和对策来分析 在研究了档案数据库中的标准或标准体系应该包括哪些内容后，一些学者开 始针对标准本身进行分析和研究，在实际操作中标准存在着哪些问题。李泽峰、 杨公之主编档案信息化建设实务 m 中国档案出版社2 0 0 3 ：l 4 潘连根数字档案馆标准化建设的几个问题 j 档案时空，2 0 0 5 ( 1 2 ) ：1 5 - 1 7 李筱春、吴艳莲，于柏华档案信息化建设中的标准问题 j 航空档案，2 0 0 2 ( 6 ) ：1 9 - 2 1 1 2 中山大学硕士学位论文我国档案数据库建设中标准的若干问题研究 杜红认为“档案信息化标准普遍存在的问题是标准陈旧过时、标准制订