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2014年教学档案立卷归档工作指导,一、教学档案立卷归档工作程序二、纸制版学籍档案归档质量要求,一、教学档案立卷归档工作程序,（二）案卷排列,（三）录入档案目录（新系统）,（四）审核程序,（五）打印封面、目录、填写备考表。,（六）装订档案成卷,返回,（一）组卷,组卷是遵循档案材料的形成规律，将有机联系的相关内容，组合成卷，每卷一般不超过200页。具体工作是根据本单位立卷归档范围及保管期限表要求，将归档材料划分类别，组合成卷。（本单位立卷归档范围及保管期限表见校办档案科业务指导）不重要的文件材料不立卷。,返回,（一）组卷,案卷排列1.每本档案的组卷材料排列要遵循文件的形成规律，保持内在有机联。注意：归档范围的序号，不是档案组卷排列的序号。2.每一部门的档案排列顺序按先排列机关单位的相关文件，后排列院系学籍表、成绩单等；再分别按保管期限如：永久、长期、短期及档案重要性排序。,（二）案卷排列,（三）录入案卷目录、卷内目录,系统录入完成并在系统中点击“上报”打电话68902210通知档案科老师档案科老师对电子版目录检查完毕，将意见反馈回各位档案员老师,返回,（四）审核程序,打印卷皮打印卷内目录注意：打印卷皮和卷内目录时，看档案用纸是A4还是B5，皮、卷内录与档案用纸规格要相符。,（五）打印卷皮、卷内目录,到档案科领取空白卷皮自行并打印；用A4纸打印卷皮及卷内目录,打印卷皮及卷内目录,返回,装订档案注意事项：1.文件整理齐全完整避免缺页2.给待装订的档案除钉3.装订线对齐，避免漏页4.在封底备考表上，有档案员签名、单位领导签名（印章）5.为本卷编写页码,（六）装订档案，在封底备考表上档案员签名、单位领导签名（印章）,卷内备考表所填写的内容包括：1.卷内特别需要的说明的情况。如补归的档案内容。2.立卷人签名或盖章，检查人签名或盖章3.填写立卷时间。,返回,教学档案样本,返回,（一）归档文件材料收集齐全依据各单位立卷归档范围及保管期限表（见校园网“首都师范大学学校办公室档案科业务指导”）要求，将应归档文件材料收集齐全（一般是原件）。,二、纸制版教学档案归档质量要求,卷内内容齐全完整，没有缺项,归档文件最好是原件，有签名，有单位印章,封底备考表上有说明，有“立卷人”和“检查人”签字，并填写立卷时间,（二）案卷标题拟写完整，具备作者、时间、问题、名称四要素,（三）卷内文件目录填写完整,1、“责任者”：指文件的形成单位或个人，应填写全称或规范的简称。2、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。3、“时间”：指文件的形成时间（落款时间）。4、“页号”：填写每一份文件的总页数。,5、文件密级与保管期限，参见各单位归档范围及保管期限表。目前保管期限采用永久、30年、10年，不再使用长期、短期说法。,职能部门如教务处,继续教育学院,研究生处等单位的学籍档案卷内目录写到院系,排列顺序为先文后理,再后为艺术类。具体排序为：文学院，历史学院，政法学院，教育科学学院，外国语学院，初等教育学院，基础教育学院，马克思主义教育学院，中国书法文化研究所，数学科学学院，物理系，化学系，生命科学学院，资源环境与旅游学院，信息工程学院，教育技术系，音乐学院，美术学院。,(四)学籍档案排序,卷内文件材料编号规范、整齐；备考表填写完整。纸质文档每页都编写页数，有字就算一页，编好页号，页数页码一定要准确规范。,(五)卷内文件整理规范,组卷材料遵循文件材料的形成规律，保持内在有机联系，排列有序，装订美观整齐。,（六）档案装订美观整齐,纸制版教学档案归档质量要求