办公设备及用品管理规定（KY-GL-G-16-A）

武汉凯迪 绿色能源开发运营 有限公司 Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 办公设备及用品管理规定 （ 试行版 ） KY-GL-G-16-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控 非受控 作废 密 级 秘密 机密 绝密 编制 /日期 审核 /日期 批准 /日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日 试行 目 录 1 目的 . 1 2 范围 . 1 3 定义 . 1 4 职责 . 1 5 程序 . 2 5.1 办公设备及用品的采购 . 2 5.2 办公设备及用 品的验收及入库 . 3 5.3 办公设备及用品的领用 . 3 5.4 办公设备及用品的盘点与保管 . 4 5.5 办公设备及用品的调配 . 5 5.6 电脑的使用期限、折旧、保管维护及更换 . 5 5.7 办公设备（电脑除外）故障的判定、送修及报废 . 6 5.8 办公设备及用品 费用的管理 . 6 5.9 对责任故障的处罚 . 7 5.10 办公设备及用品管理流程图 . 7 6 相关文件 . 8 7 记录 . 8 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 1/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 目的 为规范 公司 对办公设备及用品的管理， 有效控制 办公费用， 合理利用办公资源 ，特制定本规定。 2 范围 本 规定适用于公司办公设备及办公用品的管理，对办公设备及用品的 采购、 验收入库、 领用 、 盘点 保管、 调配、故障 处置及费用控制等 进行 了规定 。 3 定义 3.1 办公设备主要包括 车辆、办公家具、电话、电脑、打印机、复印机、传真机 、数码相机、投影仪等 。 3.2 办公用品主要是指下表所示的 四 类办公用品。 办公用品类别及对应品种一览表 类别 办公用品的品种 A 类 低值易耗品类 铅笔、橡皮、圆珠笔、签字笔芯、刀片、固体胶、大头针、回行针、订书针、橡皮筋、 透明胶带、 复写纸、 告示贴、 印油、纸杯等 B 类 限额使用消耗品类 签字笔、白板笔、 记号笔、 软面抄、皮面 记事 本、 修正液、票夹、 电池、信封、 信纸、 标签纸、 帐页、帐本、打印纸、墨盒、色带、硒鼓等 C 类 非消耗品类 剪刀、 裁纸刀、 直尺、 长尾夹、 拉杆夹、文件袋、 文件夹、档案袋、档案盒、 三格 文件框 、凭证篮、订书机、 启订器、 计算器、打孔器、印台 、 U 盘等 D 类 印刷表单 名片、 费用报销单、票据粘贴单、出差差旅报销单、借支单、领款单、缴款单、出库单、入库单 、 请示报告单、 任务通知单、 工作联系单 等 4 职责 4.1 公司总经理工作部 负责公司办公设备及用品的管理 。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 2/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 4.1.1 负责 办公用品 的采购、保管、发放及费用控制。 4.1.2 负责审核部门提交的办公设备 采购申请单 ，办理 出入库手续 ，安排 维修 保养，并实行 费用控制。 4.2 公司采购部负责 办公设备 的采购和办理入库手续。 4.3 公司财务部 对公司 办公设备 进行 价值管理，负责建立 办公设备 账册、计提折旧、维修、报废处置 等 会计业务。 4.4 各部门负责所领用的办公设备及用品的保管和维护。 5 程序 5.1 办公设备及用品的采购 5.1.1 采购原则 a） 档次适度原则，既符合公司形象同时又能满足相应部门需求标准。 b） 性价比合理原则，采购人员对所采购物品应事先做好比价分析和费用估算，选择质优价廉的物品。 c）所采购的办公设备及用品必须有产品合格证书或质检合格报告等相关证明，为质量合格产品，采购人员对所购置的 物品 质量负全部责任。 5.1.2 办公设备的采购 a） 办 公设备 购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批之后由采购部统一以招标形式购买。 b） 对于临时增购的办公设备，由 需求 部门填写 “办公设备购置申请单” 报 部门负责人、 总经部 负责人 审核，公司总经理批准后方可由采购部进行购买 。 5.1.3 办公用品的采购 a） 每年由总经理工作部 组织 、 经营计划部和采购部参加，以议价或密封报价的形式 确定本年度办公用品 的 指定供应商。 b） 每月 26 日各部门做下月办公用品申请计划，填写 “办公用品申领 单” ，部门领导审核后 交总经理工作部，由总经理工作部根据实际库存量及部门额度合理 制订采购数量。逾期不报视为无需求。 c） 对于 印刷表单类的印刷统一由总经理工作部负责。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 3/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.2 办公设备及用品的 验收及 入库 5.2.1 办公设备及用品的验收 a）物品验收，采购人员与总经理工作部专责人 员应同时在场，必要时请专业人员参加验收。采购人员因故不能到场的，应由采购人员指定其他人到场组织验收。 b）到货验收时，总经理工作部 专责人 员 应根据验货清单逐项认真核对，数量 、型号 、外观 核实无误后方可签字接收。 c）验收合格后由 采购人员和 总经理工作部专责人员 在货品清单上签字确认。 d）验收不当的责任由采购人员和总经理 工作部专责 人员共同承担。 5.2.2 办公设备及用品的入库建档登记 a）物品到货，且 验收合格后，总经理工作部专责 人员登记建档。物品登记统一使用办公设备及用品入库单（一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交采购部门）， 办公用品 与办公设备应分类登记 ，并建立相应台帐。 b）部门申购的办公设备及用品应在办公设备及用品入库单相应项目的备注栏中注明，以免误发。由于登记不当造 成分发、使用、维修、报废等工作程序无法正常执行的责任，由专责 人员承担。 5.3 办公设备及用品的 领用 5.3.1 领用条件 属于申购计划内，且已建档 ，方可领用。 5.3.2 领用 时间及 方式 a） 新入职员工凭人力资源开据的“员工报到程序表” 可 领取 个人办公用品 。 b） 各部门 日常办公用品领用时间为周三下 午，每月 限领 一次， 由 各部门 文员或指定专人 根据 “办公用品申领单” 领用。 特殊情况下，领用人员不在或无法在规定时间领用办公用品的，在不违反领用条件情况下，可适当灵活 变动，但须登记清楚，及时补办手续。 c) 因工作需要 需 配置电脑 的 （配置标准参照办公设备及用品配置标准） ， 领用人持人事任命文件或部门负责人签批的申请书到总经理工作部领取。 d) 办公设备 则是申购部门接到 总经理工作部通知 后 ， 指定该领用设备的责任人 到办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 4/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 总经理工作部 签定 责任书 、填写 资产卡后可 领 回部门使用 。 5.3.3 领用内容及周期 办公 用品根据各部门填写的“ 办公用品申领单 ”领用，领用周期见办公设备及用品配置标 准。重复领用使用寿命较长的物品时，例如：计算器、订书机等，须以 旧换新；丢失或损坏时，使用人按原价赔偿。 办公设备类 的领用标准见 办公设备及用品配置标 准。 5.3.4 出库 及 验收： 领用人员和专责 人员应仔细核查领用物品清单并验货，确认无误后填写办公设备及用品出库单（一式三联，第一 联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交领用人）并签字交接。一旦完成办公设备及用品的领用程序， 物品 的使用权及维护责任转移到领用部门。 5.3.5 员工离职时 ，必须把已领用的办公物品交回总经理工作部，对丢失或损坏的，按剩余净值 赔偿 损失 。 5.4 办公设备及用品的盘点 与 保管 5.4.1 入库的办公设备及用品， 专责人员 必须按类分放。建立“办公设备及用品入库及出库台帐” ，按 办公用品 与 办公设备 分类登记，并定期进行盘点、核查，要做到帐帐相符、帐物相符，使物品的种类、数量、流向及库存一目了然，易于清点、便于管理。 5.4.2 专责人员 每季度 与各部门指定人员核对 办公设备及用品数量及使用情况，并对办公设备及用品入库及出库台帐进行 汇总， 制定办公 设备 /用品使用报表 报总经理工作部 负责人 ，内容应包括：本季度内发生的设备的申购、到货、分发、调配、报废、维修等情况以及相关费用情况 。 5.4.3 财务部控制全公司办公设备及用品的 总值并设立总账。 总经理工作部 设立 办公设备及用品 分户明细账，财务部 每季度 与 总经理工作部 核对 一次办公设备及用品 明细账。 5.4.4 领用的办公设备必须设立 资产卡和 资产标签 。 a) 资产卡 上 记录 设备 相应的型号、配置、 编号 、采购日期、使用部门 、 维护 记录等信息， 领用 责任人签字，保管于总经理工作部。 b) 资产标签 上 标识相应的编号 ， 贴于 办公设备后 。 具体的编号办法为： 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 5/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 KY 序号（ 001） 办公设备号（ 001） 凯迪 运营 档案柜 001；文件柜 002； 电脑桌 003； 电脑 椅 004； 大班桌 005；大班椅 006； 会议桌 007； 随着 公司 办公设备的不断增置，编号将按此往下排（电脑、 U 盘除外）。 5.4.5 办公设备及用品分发后，使用人或相关部门负责人应承担物品的保管和维护责任。使用设备的人员应爱护设备，注意清洁与保养，遵照设备的使用要求和说明书使用。由于保管、使用不当造成的一切损坏，或者发生物品丢失，由使用人或相关部门按实际价值赔偿损失。 5.5 办公设备 及用品 的调配 5.5.1 调配适用的条件：工作要求提高或工作岗位变动。 5.5.2 调配依据：根据实际工作需要参照办公设备及用品配置标准进行调配。 5.5.3 部 门如需调配设备时须向总经理工作部提出申请，由 总经理工作部专责人员协同调出，调入部门使用 人办理“办公设备调配通知单” 。 部门不得随意自行调配设备及附件，由此引起的一切责任由相关部门负责人承担。 5.5.4 由于交接清单有误或交接设备有误的责任，由设备调出部门承担。一旦调配程序完成，设备的使用权及维护责任将由调入部门承担。 5.6 电脑的 使用期限、 折旧、 保管 维护及更换 5.6.1 使用期限： 5 年。 5 年后产权归使用人所有。 5.6.2 折旧 计算 ： 每年设备折旧率分别按照 20 计算。 5.6.3 保管与 维护 ： 电脑领用后，使用人应爱护设备 ,注意清洁与保养，遵照设备的使用要求和说明书使用。 在保修期内设备因非人为因素造成的损坏与故障，公司负责协助使用 人进行维护维修；在保修期外设备损坏与故障费均由个人负责维护维修， 维修费用均由个人承担。 如由于保管不当造成遗失，原使用者补齐其设备公司承担部分的净值后，由公司重新 配置 。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 6/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.6.4 更换： 当 电脑累计使用年限已满 5 年 ，原使用人可提出重新配置申请，部门负责人同意 、总经理工作部审核、总经理签批后 ， 由 采购部 统一购置 。 5.6.5 电脑的所有权移交 给个人后，公司在固定资产帐务上将做相 应处理。 5.7 办公设备 （电脑除外） 故障的判定、送修及报废 5.7.1 由设备负责人填写“办公设备故障报修单”报部门负责人签字后报总经理工作部。 5.7.2 总经理工作部接到“办公设备故障报修单”后， 专责人员 与相关部门设备负责人共同确认故障设备。 5.7.3 确认设备故障程度及责任人后， 专责人员 在报修单上注明并签字。 5.7.4 总经理工作部 专责人员 负责联系维修单位并初步确定维修费用预算，报总经理工作部 负责人 审核签字。 5.7.5 设备修复后，使用部门及总经理工作部 专责人员 接收设备并确认最终维修费用。 5.7.6 相关部门在“办公设备故障报修单”上签字后，领回修复设备。 5.7.7 资产管理人员做好相关的 维修记录。 5.7.8 办公设备及用品经确认无法修复，只能报废时，总经理工作部 专责人员 在“ 办公设备故障报修单 ”中注明“无法修复，报废”并注明设备处理结果，收回设备，办理相关手续。总经理工作部保存“ 办公设备故障报修单 ”。 5.8 办公设备及用品费用的管理 5.8.1 办公设备及用品的采购及发放标准实行计划性控制。总经理工作部根据各部门实际工作需要，制定办公设备及用品配置标准明确各部门及个人可领用的办公设备 及用品的型号、数量、领用周期及物品单价。 5.8.2 办公设备及用品的购买计划均由 总经理工作部 核准 ,并 对费用进行控制。 a） 个人使用类办公用品（如笔、文件夹、圆形针等）费用标准为 16 元 /人 /月 ， 办公用 品 的 额度 每年由经营计划部核定，报主管领导批准。 b） 公用 限额使用消耗品类 （如硒鼓、 墨盒 、 打印纸 等）由总经理工作部统一管理、核算。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 7/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.9 对责任故障的处罚 5.9.1 如发生正常使用损坏之外的设备及其附件的损坏、丢失等情况，除追究直接责任人的责任外，相关部门设备负责人也应承担一定责任。 5.9.2 总经理工作部 根据设备损坏程度及责任情节轻重，向总经理提交对相关责任人进行处罚的建议，总经理批准后，由总经理工作部具体执行。处罚方式为： a) 通报批评或各级处分 b）赔偿 c) 罚金 以上三项可分别处罚或并处，处罚的决定权和解释权归总经理工作部。 5.10 办公设备 及 用品管理流程图 5.10.1 办公用品领用 流程图 5.10.2 办公设备采购领用流程图 部门做下月申请计划 开 始 部门 负责人 审核 总经部复核 ,批准 总经部采购 验收 ,入库 申领 ,出库 结 束 部门做购置申请 开 始 部门 负责人 审 核 总经部 负责人 复核 采购部采购 验收 ,入库 总经部通知部门领用 总经理批准 指定责任人签定 责任书 填写 资产卡 申领 ,出库 如故障 ,申请维修 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 8/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 6 相关文件 a) 采购物资 程序 b) 财务相关规定 7 记录 7.1 办公设备及用品配置标准 (KY-GL-G-16-A-01) 7.2 办公用品申领单 (KY-GL-G-16-A-02) 7.3 办公用品使用报表 (KY-GL-G-16-A-03) 7.4 办公设备购置申请单 (KY-GL-G-16-A-04) 7.5 办公设备调配 通知 单 (KY-GL-G-16-A-05) 7.6 办公设备故障报修单 (KY-GL-G-16-A-06) 无法修复 ,申请 报废 结 束 总经部批准 ,进行维修 修复 ,责任人领回 总经理 批准 报废 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 9/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司办公 设备 及用品 配置标准 制订单位：总经理工作部 品 名 办公用品 圆珠笔 黑色水性笔 红色水性笔 签字笔芯 铅 笔 橡皮 小信封 软面抄 透明文件袋 拉杆夹 回形针 钉书针 固体胶 N次贴 裁纸刀 剪 刀 档案盒 文件夹 废纸篓 启钉器 计算器 三格文件框 皮记事本 订书机 电话机 U 盘 单价 0.8元/支 1.5元/支 1.5元/支 0.8元/支 0.5元/支 0.5元/本 0.2元/个 2元/本 1元/个 1元/个 1元/盒 1元/盒 1元/支 2元/本 2元/把 2元/把 1.5元/个 7元/个 4元/个 1.5元/个 20元/台 20元/个 13元/本 10元/个 80元/台 70元/个 数量 1个/次 1个/次 1个/次 1个/次 1个/次 1个/次 2个/次 1个/次 2个/次 3个/次 1个/次 1个/次 1个/次 1个/次 1个 1个 2个/次 2个 1个 1个 1个 1个 1个 1个 1个 1个 领用周期 3个月/次 3个月/次 3个月/次 1个月/次 3个月/次 3个月/次 2个月/次 2个月/次 3个月/次 3个月/次 3个月/次 3个月/次 1个月/次 3个月/次 一 次性领用 领用人 公司在岗职工 注： 1、上表所列物品单价、型号暂 供参考，若有变动另行通知，申领物品不在上列者可在 专责人员 处查询； 2、同类不同型号的物品只可配置一种； 3、可定期领用的物品数量视需要可少领或不领；使用期较长的物品重复领用时，以旧换新。 4、部门公用类的低值易耗品不在上表所列。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 10/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 办公设备 类 配备物品 费用标准 配备范围 便携式电脑 10000 元 /台 公司高管 便携式电脑 8000 元 /台 负责人 、部门负责人 便携式电脑 6000 元 /台 经常外出开展工作的技术人员 台式电脑 17 4000 元 /台 除以上两类人员以外的 员工 打印机兼复印功能一体机 2200 元 /台 原则上在同一办公室内的部门合用一套 传真机、数码相机 2000 元 /台 各部门根据实际工作需要配备，不超过 1 台 投影仪 10000 元 /台 总经理工作部配备 2 台 文件柜 600 元 /套 各部门配备，配备数量根据实际工作需要 普通办公桌椅 2000 元 /套 公司高管级以下员工使用 经理桌椅 7000 元 /套 公司高管 办公家具（接待用 ） 5000 元 /套 原则上在同一办公室内的部门合用一套 备注： 1、 上表所列物品单价、型号暂供参考，按采购部实际招标价格为依据。 2、 以上所列物品为办公常用物品，申购物品不在上列者，可在 专责人员 处查询。 办公设备及用品 管理规定 版次： A/O 页次： 11/16 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 办公用品申领单 申领部门： 经手人： 总经部审核： 申领时间： 年 月 日 注： 1、此表根据工作需要，按办公 用品配置标 准规定及工作需要申领， 每月 26 日由部门文员报 总经理工作部 ，经审核后 每周三下午领用， 限 每月一次。 2、办公用品按人核定，按部门统一领用，专人负责，定期公布领用情况。 品 名 圆珠笔 黑色水性笔 红色水性笔 签字笔芯 铅 笔 橡皮 小信封 软面抄 透明文件袋 拉杆夹 回形针 钉书针 固体胶 N 次贴 档案袋 档案盒 文件夹 费用报销单 粘贴单 借支单 差旅报销单 用印申请单 工作联系单 请示报告单 A4复