合同订立的一般程序.doc

合同订立的一般程序 合同签订流程管理办法 为了加强基建事业部签订合同的管理,保证合同的合法有效,避免潜在风险,有效地防止和减少集团公司在建设工程承包项目中可能发生的经济损失,特制定本规定； 一、签订合同前的准备 1、公司经办人必须要求对方当事人提供营业执照、资质证明复印件进行核实,并了解其诚信、履约能力；对方是公民的,要求提供身份证及复印件进行核实。 2、基建部经办人,结合承建商提供的合同文本,与对方当事人协商、修改、确认合同条款，交法务或指定律师审核。 3、合同一般应当包括以下内容: 承建商单位 标的、数量; 质量、质量标准、异议期、质保期; 价款; 履行期限、地点和方式; 违约责任; 解决争议的方法; 4、与承建商协商修订合同中,必须注意以下事项: 对方当事人的名称和住所必须准确、清楚； 合同标的应约定明确包括：标的物的名称、型号、规格、品种、等级、标准、数量等要具体； 质量:国家有强制标准的，首先必须按国家标准执行；其次按行业标准、企业标首先，有国家强制标准的，必须按国家标准执行；其次，没有国家标准的，按行业标准执行；无国家标准和行业标准的，按照双方约定的符合合同目的的特定标准或者通常标准执行。 准执行；无国家标准和行业标准的,当事人双方也可以在合同中约定质量标准。 合同中必须约定质量保证期,一般不低于一年；国家、行业有规定的适用国家、行业规定。 合同中可以约定质量检验方法、质量异议期,质量异议期尽量延长时间,力争与质量保证期一致。 重大合同价款，在与承建商协商修订合同时,合同的价款应按照揭标（定标）的价款严格执行，500元以下的工程按照集团公司文件执行；中小型工程按照部门与承建商协商的价款得到部门领导的批准执行，总裁、董事会安排的工程按照董事会或协商并得到分管领导批准的价格执行； 总裁约定的价款执行。 合同履行期限、地点和方式应当具体明确。涉及到公司对外给付价款义务的,应参照公司财务规定执行，留有较充分的时间余地,尽量避免我公司违约。如因特殊情况,付款期限与公司财务规定不一的,应事先征求财务部门意见,可适当予以调整。 违约责任是保证合同履行的重要条款,在合同中一般采用定金、违约金、赔偿损失的责任形式，尽量避免采用罚款的形式。 集团公司是建设方主体,因各种情况下使用的临时用工的（房屋防水、粉刷、搬迁、土建、改建、装饰装潢、铺设路面、路牙、粘贴、）护栏等零星工程需临时用工,基建部必须与临时工人直接签订临时用工用工协议,明确双方权利义务，,除了签订临时用工协议外,还可签订内部工程承包协议规避转包、分包的质量不达标和人身安全风险。如承建商是联营、与外混搭、组建、挂靠的承包商、挂靠并借用被挂靠人名义投标的，应当避免借用资质等违法表述,防范可能的风险。 5、经与承建商当事人对合同主要内容协商一致后,经办人拟定正式合同文本底稿,交公司合同管理员登记编号备查。 二、合同的审查批准和签订。 1、档案管理员将合同登记编号后，依次将合同文本底稿及电子版本报送集团公司法务部、档案室审核、盖章审批。 2、公司法务部从法律的角度审核合同底稿,并提供法律建议,对一些明显不符合国家法律法规规定,但在当前公司经营中又暂时无法避免的、可能无效的合同,法务部从维护公司经济利益出发,审核合同时尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失，或以一较小的风险来回避更大的风险。 3、对法务部审核合同中提出的法律建议,基建部应报基建部部长（决定）是否采纳、修改。 4、合同底稿按程序审核审批定稿后,基建部管理员将合同底稿交还经办人；经办人制作正式合同文本,由双方当事人签字盖章,并将合同原件存入集团行政部档案室，复印件存财务、监察、审计部备案，基建部档案管理员负责存档。 三、合同的执行 1、合同经双方当事人签名盖章生效后,由基建部部长指定项目负责人，对实施的项目工程进行监督并同时监督合同的履行，在履行合同期间，部长和项目负责人负有下列责任： 合同履行中形成的所有书面文字、来往信函等资料，在此项工作换人负责时、在项目交接或者更换负责项目负责人时、在档案管理员处办理交接手续，由档案管理人进行变更登记,未办变更登记手续的,经办人或接收人均可拒绝办理交接手续。 合同履行中发生违约行为或重大争议时,及时向集团公司总裁汇报,并研究决定应对措施。 合同履行终结,应将合同履行中形成的所有文字材料按时间顺序装订成册存档。 2、公司财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,应当尽可能地避免我公司逾期付款的情形出现。 3、合同履行中,经办人或合同履行监督人应按下列规定执行: 合同生效后,发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的,应及时与承建商签订补充协议。 合同生效后,发现对订立的合同有重大误解,或合同显失公平,或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应在知道后一年内行使撤销权。 合同约定对方当事人应先履行而未履行的,我公司有权拒绝其履行要求；合同约定双方应同时履行,对方未履行而要求我公司履行的,我公司有权拒绝其履行要求；合同约定我公司应先履行的,但有确切证据证明对方:A、经营状况严重恶化的,B、转移财产、抽逃资金、逃避债务的,C、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及时书面通知对方。对方提供担保时,我公司可酌情考虑恢复履行。在合同履行期间,对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我公司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任。 合同约定在材料到达现场后及时通知基建部，由基建部组织职能部门对承建商的材料进行检验,并立即将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知承建商。没有约定检验期间的,（总安排的、董事会裁特批的、临时性小型工程）我部门全体人员负有检查巡视权利，发现材料、数量、建设等质量不符合的，及时通知承建商调换或停止进料施工。 勘察、设计合同,因质量不符合要求或者未按照期限提交勘察、设计文件拖延工期给我公司造成损失的,我公司可以要求勘察、设计人继续完善勘察、设计,减收或免收勘察、设计费并赔偿损失。 合同履行中与承建商发生纠纷的,应准备完整的合同及履行资料和书面报告,向集团公司法务部咨询，法务部在研究资料的基础上,及时地提供书面法律意见和建议。合同履行中遇有紧急情形,需立即采取措施的,应在第一时间向集团公司领导汇报后,邀请法务部人员参加会议,共同研究决定处理方案。 四、合同变更 1、基建部和承建商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行建设工程施工合同，集团公司监察部、审计部、财务等职能部门履行配合、督导、监督、指正等相关职 责。 2、基建部将建设工程施工合同执行情况进行记录，包括货款的支付、材料监督、质量检验等；管理团队、监察等部门在施工过程中、增补项目中提出的变更要求并发出合同变更通知的，基建部将就具体的变更事项与承建商进行协商。 8、变更后的建设工程施工合同交基建部部长审核，若不予批准的，基建部相关人员进行再次修改，重大工程事项变更的报集团公司总裁审批。 附：合同签订管理流程图 附：合同复审流程图、 附：合同执行流程图 附：合同变更流程图 合同签订管理规定及流程 一、目的 规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点，以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。 二、适用范围 适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。 三、职责 营销部合同审核人员和部门领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，营销部专责人员负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，部门主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。 四、内容 1、总则 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性； 公司只认可书面形式的合同； 每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责； 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员； 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。 2、定义 合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。 授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。 3、合同签订的主体 我方签订合同的主体视情况需要可以是我公司所经销产品的生产厂家或其它挂靠的公司。 与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管有责任对对方进行资格审查。审查的重点包括：法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符；合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书；对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履行能力及履约信用。自然人：有效的身份证明 文件；能够经营合同标的，若有专营许可，需提供相关证明文件；具有相应的履行能力及履约信用。 若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够，则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下，方可与之签订合同。 4、合同专用章 有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章； 经营销部经理审核合格，并由总经理同意，并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章； 公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理，加盖时事先申请并必须如实进行登记。 5、合同文体 合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同； 与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力； 合同语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释，如合同条款中有关产品的规格型号、数量、单价等关键信息必须是准确的，不允许出现“暂定量”、“暂定价”、“货款月结”、“多退少补”等文字。 6、合同条款 a、合同标得 销售合同标得包含经公司批准可以经营的所有产品，包括附属产品。 b、合同数量 合同签订应该有准确的数量，因此业务员必须对数量跟踪到位，可采用与客户多次确认或到工程现场了解等手段获得最准确数量，以尽量避免最终的补货和退货情况发生。合同条款中一般不允许出现“多还少补”。 c、合同质量 原则上按国家标准执行。 d、合同价格 根据工厂出厂价格加上运费、公关费用、业务费用及销售过程产生的其它费用即为产品成本价。业务人员必须高于产品成本价向客户报价，最终成交价需要经过公司主管审批，如果毛利润低于20%的合同应通知总经理，由总经理决定。 e、交货日期 一般交货期为40天，鉴于旺季工厂生产繁忙，尽量说服客户提前订货。而且合同签订前必须与生产部沟通确认交货日期。 f、交货地点 交货地点为客户指定地点。若一批货有多处交货地点，由需方自行负责分配、转运货物，我方只负责送至合同指定交货地点。 g、交货方式 我方把货物卸至客户指定地点，由客户或客户指定接收人点货验货无误后当场签收。h、付款方式、 常规合同条款：分批发货、分批结算，结算方式为货到工地现场签收后三天内付该批货货款80%，一个月内再付该批货货款20%（或按7:2:1的比例，余款为货到之日起一年内结清）。 超越常规合同条款必须向公司主管请示。 质保金：质保期原则上不超过一年，比例不超过10%。对施工单位和个人采购的一律不留质保金。 i、违约责任 可以不特别说明。 j、其它条款 合同的变更、解除 1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。 2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同 a、因不可抗力致使不能实现合同目的； b、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；c、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行； d、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； e、法律规定的其他情形。 f、变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）； g、变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。 退货条款：以上产品是供方专为需方定制产品，一般不允许退货。若客户有强烈要求，供方需接受退货，则最多允许退货量不超过供货量1%。 补货条款：如客户有需要进行补货，必须提前三十天以书面形式通知我方。 7、客户分类 为了与一些资信好、实力强和合作时间长的客户形成稳定的双边合作关系，可与它们签订更优惠的合同条款。 8、合同生效 合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效。 9、合同签订流程 我公司一般销售合同签订流程如下： a、承办人提供签订合同的相关证明材料，起草好合同并交给部门主管审核； b、部门主管审核无误后，由业务员把合同交给对方签章； c、合同签章后，公司内务助理填写“工程合同审核表”并把合同和该表交到部门主管；d、部门主管在“合同审核表”上填写客户评级信息后交给公司总经理审定； e、若需修改合同，则把合同转回分公司按上述程序重新进行； f、总经理审定无误后，在“工程合同审核表”上签署意见后，把合同和“工程合同审核表”转至综合部，由综合部人员到公司合同章管理处签章。 10、合同执行 合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。 任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。 若合同条款规定有定金，则必须要求客户准时支付定金。否则，则我方可暂停执行合同。若交货后，客户未按合同条款约定付款，则我方可停止继续供货，并劝说客户按时付款。若协商不成，可发催款函、律师函直至诉诸法律。 11、合同纠纷 合同纠纷发生时,承办人应及时通知有关机构和人员，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，承办人须及时将纠纷处理结果报综合部备案。 对方当事人