备用金管理办法54.doc

.备用金管理办法 财字（2015）001号为规范公司备用金管理，专款专用，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。一 备用金备用金为保证日常零星支出而单独储备的现金。二 备用金种类（一）定额备用金：1、耗材采购定额备用金根据工程耗材采购的频发和低值特点，公司采用耗材采购定额备用金办法进行管理。采购部经理兼任备用金管理员，负责借用、保管、发放、记录、报账等事宜。借用时，由备用金管理员按公司规定填写借款单，根据公司当期核定的额度填写申请金额、备用金名称及用途，按照公司有关审批及支取流程办理。备用金管理员负责建立备用金台账，准确记录备用金的支用、中途报销和开支情况。2、其他专项定额备用金公司业务分管副总有权根据业务需要，向公司财务部提出设立其他专项定额备用金的需求，经财务部核定并经董事长签字授权，公司可以根据本办法随时设立新的定额备用金进行专项管理，相关借支审批、台账管理、归还及清理参照耗材采购定额备用金管理办法的规定办理。（二）临时备用金 1、临时备用金包括差旅费，临时采购费，行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。2、具体借支人为该笔备用金的管理员。3、备用金由借支人以现金归还或者以实际支出的费用报销冲抵。三、备用金的管理（一）备用金借支手续借款时，借支人应按要求填写借款单（一式两联，第一联由财务部保管，第二联交借支人保管，不得遗失），准确填列借款日期、借款用途（非常重要）、借款金额（大小写）。对于未按要求填写的备用金借款单，财务部有权不予受理。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人办理的，须由其在借款单上亲自签名。（二）备用金归还手续1、归还时限临时备用金应自返回公司/采购完成之日起5个工作日内到财务部办理报销冲账和还款手续。定额备用金在每年末（不晚于12月31日）全额冲账和还款。2、报销/还款手续备用金报销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。借支人还款时，填写费用报销单，附上原借款单第二联及符合用途、规定的发票、收据等凭证，按公司规定报销流程报批。财务部在处理时须对其真实性、对应性、合法性进行审核。还款时，如足额报账冲销的，财务部作平帐处理，如需要退回现金的，财务部在收到退还的现金后，开据同等金额的收据。四、其他约定1、借支不分金额大小，均由财务部、业务分管副总负责对借支金额、事由的合理性、合规性进行初审，并由董事长终审。其中，定额备用金的额度、使用人员及用途范围原则上于每年年末审定一次（若业务总量变化不大、涉及人员未变，则可以顺延不变）。审定时，由备用金管理员根据实际业务情况初步对下一年度额度、使用人员及用途范围提出建议，由业务分管副总、财务部分管副总共同审核通过后，经董事长签字授权最终确定。审定结果报财务部备案。2、财务部对备用金实施归口管理。财务部负责建立公司备用金总台账、明细账，负责根据本管理办法，定期督促各借支人及时办理相关报账、清理工作。3、备用金必须依据借支时的用途进行使用，禁止一款多用或多笔备用金交叉使用，禁止转借。4、财务部于每月10日清理临时备用金借款，并负责对借支人进行催收； 每年年底由财务部牵头清理本年度定额备用金。备用金管理员应在年末备用金清理时全额冲账和还款，然后根据重新审定的下一年度额度标准办理申请借支手续。超出年终决算日（12月31日）不冲账或不还款者，财务部在其工资及其他收入中扣除借支金额。5、员工工作部门变更或离职必须及时办理清帐手续，未经财务部