南京金盛集团协同办公平台.doc

南京金盛集团协同办公平台 江苏省苏中建设集团股份有限公司 （第10页） OA系统操作手册 xx年10月 目录 1.系统登陆.1 1.1系统登录.1 1.2IE环境配置.1 1.3广讯通的安装与卸载.3 1.4登录系统.72.广讯通功能介绍.7 2.1个人信息修改.7 2.2密码修改.8 2.3用户状态.8 2.4文件传输.10 2.5群组.11 2.6快捷链接.12 2.7微门户应用.13 2.8广讯通系统设置.13 2.9移动办公.143.信息发布.22 3.1信息发布概述.22 3.2浏览信息.22 3.3发布信息.23 3.4发布信息操作步骤.23 3.5审核信息.24 3.6综合查询.26 3.7综合查询.27 4.公文办理操作.27 4.1发文办理操作.27 4.2收文办理操作.38 4.3公文查询.42 5.日程管理.43 5.1概述.43 5.2操作说明.43 6.文档资料室.46 7.工作总结.47 苏中建设集团OA系统操作手册 1.系统登陆 温馨提醒：登陆平台前请确认IE版本为IE8或IE9，如版本较低,请升级到IE8 或IE8以上版本，建议使用1024*768分辨率，以获得最佳显示效果，查询IE版本如图1-1-1。 图1-1-1 1.1系统登录 打开IE浏览器,电信用户直接输入IP地址：58.221.244.35:8888；网通用户输入：58.241.162.245:8888单击回车（Enter）键打开登陆界面，如图1-1-1所示。登录账号默认为原即时通账号，初始密码为“123456”。 1.2IE环境配置 正式登录系统之前，需要对IE进行安全设置。启动IE浏览器，点击“工 具”菜单中的“Inter选项”进入选项设置页面，如图1-2-1。 图1-2-1 在“Inter选项”界面中进入“安全”栏，选择“可信站点”，选择“站点”。电信用户将58.221.244.35:8888，网通用户将58.241.162.245:8888；添加到可信任站点中，并取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证(s:)”前的对勾，如图1-2-2。 图1-2-2 点击确定后回到“安全”界面，再次点击“自定义级别”，如图1-2-3。 图1-2-3 点击“自定义级别”后会进入“安全设置”界面，将“ActiveX控件和插件”节点 下的所有选项都改为“启用”，包括“对标记为可安全执行脚本的ActiveX控件执行脚本”、“对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”、“下载未签名的ActiveX控件”“下载已签名的ActiveX控件”、“运行ActiveX控件和插件”、，点击确定如图1-2-4。 图1-2-4 IE设置完毕后点击登陆界面上的下载Web组件，下载后根据提示进行安装，安装过程中请关闭IE等其他浏览器，如图1-2-5。 图1-2-5 1.3广讯通的安装与卸载 广讯通是本系统中一个类似于QQ的企业即时通讯工具，用户可以像使用QQ一 样快捷登录系统进行工作办理、浏览信息、传递文件、信息交流等。使用广讯通前要提前在计算机中安装此工具，具体操作步骤如下：首先进入登陆界面，点击下载广讯通，如图1-3-1。 协同办公平台 xx-11-3 目录 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5. 6. 7. 7.1 7.2 7.3 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12办公管理需求分析.1协同办公平台解决思路.2客户价值体现.3形成、传播、发展企业习惯的好工具.3让管理工作变得轻轻松松.3协作性、灵活性显著提高.3管理效率提高.3规范性增强.3实现知识管理.3协同办公平台特点.4灵活的个性设置.4统一的沟通平台.4在线表单设计器.4在线流程设计器.4支持在线模板引用.4修订、清稿及用印.4先进的技术架构.4产品应用框架.5办公桌面.6个性化设置.7配色风格设置.7消息提醒设置.7快捷菜单设置.7工作流管理.8图形化的工作流设计器.9基于B/S的表单设计器.9基于B/S的报表设计器.10动态跟踪文件办理情况.11事务委托与移交.12正文模板引用、套红头.13在线正文签批、笔迹留痕、电子签章.14多种流转应用机制取回、协办、挂起、收藏.15流程的关联应用传阅、转流程、移交归档.15流程发起及监控权限控制.16批阅模式、操作按钮、消息提醒控制.17工作流的典型应用范例.18 发文管理.19收文管理.20合同会审.21请销假管理.22职工调动审批.23出差计划审批.23费用报销审批.24款项支付审批.25差旅费报销审批.25 授权委托书审批.269. 9.1信息共享.27知识中心.27 多样化信息利用手段.28信息安全控制机制.29知识分类灵活管理.29 文件传阅.30 通知公告.30 新闻中心.30档案管理.319.29.39.410. 10.1传统档案管理模式存在的主要问题.31 10.2电子化档案管理的需求分析.31 10.3电子档案管理的特点及应用价值.31 多组织全宗管理，满足集团化管理需求.31档案规则自定义，满足个性化管理需求.32档案功能全面性，满足专业化管理需求.34组卷模式自由选，满足不同时期的档案管理模式.34 10.4实体档案管理.34 文书档案.35房产档案.35会计档案.35基建档案.35设备档案等.36 10.5查询利用.36 10.6鉴定销毁.3711. 11.1 11.2 11.3 11.4 12. 12.1 12.2 13. 13.1 13.2 13.3 14. 14.1 14.2 14.3 14.4 15. 15.1 16.互动沟通.38通讯录.38电子邮件.39消息中心.40在线论坛.41工作安排.42日程安排.42会议安排.42资源管理.43办公用品.43车辆管理.43图书管理.43系统管理.44组织架构管理.44用户信息管理.44权限控制机制.45附加码认证.45系统体系结构.46基于J2EE软件架构开发的优越性.46系统运行环境.47 企业在日常管理中经常会遇到以下问题： ?企业分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现 协同办公、分布式办公和移动办公。 ?领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰， 领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取企业的各种决策信息。 ?信息的管理效率低：企业的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散 存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影了信息的管理、查找、利用效率。 ?工作进度监管不力：企业缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等 缺乏监管机制，企业需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。 ?组织文化建设困扰：组织文化是现代企业非常重视的一个管理课题，但企业缺少一 个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。 ?各种应用系统孤立：企业已有的财务、人力资源、销售管理等内部业务系统，系统 间不能有效集成，形成了一个个孤立的信息岛。 协同办公平台可以帮助客户解决以上问题，实现“规范审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对企业管理进行全面的业务优化，包括决策过程科学化（决策优化）、工作流程顺畅化（流程优化）、员工行为规范化（习惯优化）、业务数据集成化（数据优化）。 协同办公平台建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。 ?建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自 动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节约大量的办公资源。 ?建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的 共享平台，使企业规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。 ?建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等 相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。 ?实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。 ?实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合档案 管理系统，实现档案信息共享，提高企业内部档案利用的寿命和周期，为领导和各部门提供网上档案文献的查询和利用。 ?建立资源管理平台。实现对企业的