（机械工程专业论文）承钢办公自动化项目设计与实现.pdf

摘要 本文简述了办公自动化的基本概念和办公自动化的发展过程，通过对主流办公自动化开发平 台l o t u sd o m i n o n o t e s 系统的性能分析，确定了承钢办公自动化采用在此平台上开发浏览器，服 务器( b s ) 体系结构的系统选型。承钢作为一个大型钢铁集团公司，办公事务中有很多特殊的 需求。在此基础上，设计出基于知识管理为核心的承钢办公自动化系统，并说明其总体功能和具 体实现方案。 本文主要阐述的技术内容有：承钢办公自动化系统的技术架构；系统部署方案；软硬件配置： 以会议管理和集团贯标为例研究了部分功能模块二次开发的软件设计；办公自动化系统安全策略 分析。 以知识管理为核心的第三代办公自动化系统已成为当今办公自动化的主流，本文以承钢办公 自动化系统为案例，其系统设计开发思路和方法为解决类似企业的办公自动化问题提供了借鉴经 验。 关键词：办公自动化知识管理安全策略 a b s t r a c t t h i sp a p e r , t h eb a s i cc o n c e p t sa n dd e p a r t m e n ts t a g e so fo a ( o f f i c ea u t o m a t i o n ) a r e d e s c r i b e db r i e f l y b yt h ep e r f o r m a n c ea n a l y s i so fl o t u sd o m i n o n o t e ss y s t e m ，w h i c hi st h e m a i n s t r e a m o a d e v e l o p m e n t p l a t f o r m ，t h es y s t e m t y p e ，d e v e l o p i n g b r o w e r s e r v e r ( b s ) a r c h i t e c t u r e f r a m e w o r ko nt h i sp l a t f o r mo fo ai nc h e f i g d es t e e lc o r p o r a t i o n i sd e t e r m i n e d c h e n g d es t e e l c o r p o r a t i o n , o w n i n gs e v e r a lf a c t o r i e sa n dd e p a r t m e n t s ，h a sm a n ys p e c i a ld e m a n d si nd a i l yo f f i c e a f f a i r s 0 nt h i sb a s i s t h e0 as y s t e mi nc h e n g d es t e e lc o r p o r a t i o nb a s e do nt h ec o r eo f k n o w l e d g em a n a g e m e n ti sd e v i s e d a n dt h eg e n e r a lf u n c t i o na n dc o n c r e t es c h e m ea r ea l s os h o w n t h ep r i m a r yt e c h n o l o g i c a lc o n t e n td e s c r i b e di nt h ep a p e ri n c l u d e s ：t h et e c h n o l o g i c a l - a r c h i t e c t u r ef r a m e w o r ko ft h eo as y s t e mi nc h e n g d es t e e lc o r p o r a t i o n ；t h ed e p l o y m e n t s c h e m eo f t h es y s t e m ；t h eh a r d w a r ea n ds o f t w a r ec o n f i g u r a t i o n ；w i t ht h ee x a m p l e so f c o n f e r e n c e m a n a g e m e n ta n dg r o u p se f f e c t u a t i n gs t a n d a r d s ，s t u d y i n gt h es e c o n dd e v e l o p m e n to fp a r t i a l f u n c t j o n a lm o d u l e s ；t h ea n a l y s i so f s e c u r i t ys t r a t e g yj no as y s t e m s t h et h i r dg e n e r a t i o no fo as y s t e m s ，w i t hk n o w l e d g em a n a g e m e n ta st h ec o r e ，h a v eb e c o m et h e m a i nt r e n do ft o d a y so a a l t h o u g ht a k i n gt h eo a s y s t e mo fc h e n g d es t e e lc o r p o r a t i o n a sa e x a m p l ei nt h ep a p e r , t h et h i n k i n gp a t t e r n sa n ds o l u t i o n st od e s i g na n dd e v e l o po as y s t e m sp r o v i d e e x p e r i e n c ea n dr e f e r e n c ef o rs o l v i n gs i m i l a re n t e r p r i s e sp r o j e c t s k e y w o r d s ：o a ；k n o w l e d g em a n a g e m e n t ：s e c u d t ys t r a t e g y 独创性声明 本人声明所呈交的论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成 果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发 表或撰写过的研究成果，也不包含为获得中国农业大学或其它教育机构的学位或证书 而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明 确的说明并表示了谢意。 研究生签名： 时间：2 0 0 6 年，月日 关于论文使用授权的说明 本人完全了解中国农业大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学校有权保留 送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和借阅，可以采用影印、缩印或扫描等复 制手段保存、汇编学位论文。同意中国农业大学可以用不同方式在不同媒体上发表、 传播学位论文的全部或部分内容。 一躲，泓帆z 晰 导师签名：蝴时间：。s 日 日 名 月 月 歹 夕 年 年， 中田农业大学硕卜学位论文第一章绪论 1 1 办公自动化 第一章绪论 办公自动化( 办公自动化) 是7 0 年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国 的办公自动化从8 0 年代末起步，也旱已从最初的以单机应用为基础的辅助办公产品，发展到今 天以网络技术为依托的面向实际应用的现代办公系统。办公自动化就是利用计算机技术、网络技 术等综合技术的优势，建立一个集成的办公环境，使所有的办公人员能够更加轻松，高效地工作。 对办公自动化的认识从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网( i n t r a n e t ) ，从办公 性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化 建设的基础。 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，即实现数字化办公， 可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化 决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管 理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进 行有序化积累。沉淀，办公自动化才能发挥作用。 办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特 征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提， 通过开放，使得信息共享成为现实。 办公自动化的基本功能是： 1 、建立一个高效的信息平台。构建信息沟通的平台，使组织的通信和信息交流快捷通畅， 人们无论在何时、何地都可以通过便捷的办法获得必要的信息，并实现与他人的实时交流与沟通， 并能够进行业务处理；作为信息发布的平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例 如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度，新闻简报，技术交流、公告事项等能够 在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态；成为信息集成的 平台，企业或组织存在大量的业务系统，如采购、生产，销售、财务、人事、行政等，企业的信 息源往往都是存在这些个业务系统里，与此相对应的有各种各样的信息系统，如m r p i i 既p 、c 跚、 p d m 等，还有许多面向具体业务的如：财务管理、资产管理、人力资源管理、档案管理及其针对 企业具体业务的应用系统；办公自动化系统是面向综合业务的应用系统，具备数据接口功能，可 以与许许多多的业务系统实现很好的集成，使办公自动化能够与其它信息系统实现互通互联，能 把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整 体反应速度。 中国农业大学硕l 。学位论文 第一章绪论 2 、实现工作流程的自动化和业务协同。通过公文流转平台，改变了企业传统纸质公文办公 模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递，会议通知等均采用电子 起草、传阅、审批、会签、签发，归档等电子化流转方式，实现工作流程的自动化，提高了企业 的办事效率。规范了各项工作的执行；通过流转过程的实时监控、跟踪，使每个人都能够及时获 取业务处理信息，实现了多岗位，多部门之间的协同工作，提高了单位的工作效率。并且在工作 中，有利于实现企业业务事前计划、事中监督和事后评估的开展，对加强企业管理、积累管理经 验、提高管理水平大有裨益 3 、实现文档管理的自动化，即实现信息管理的自动化，积累企业知识库，为企业进行知识 管理建立了基础。各类文档( 包括各种文件、知识、信息) 能够按权限进行保存、共享和使用， 并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在 每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公 的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。 办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和 共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份 文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文 件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训 环节，加快了他进入角色的步伐。 。 4 、实现分布式、移动办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。 5 、实现办公支持( 辅助) 系统自动化。在日常办公中，像会议管理、车辆管理、物品管理、 图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助系统，也十分重要，实现这些辅助办 公自动化管理也是办公自动化的一部分。 6 、建立知识管理的平台。知识管理既是企业和组织发展的需要，也是办公自动化信息处理、 业务流程管理等功能的自然延伸。在使用办公自动化开展业务的过程中，企业的信息资源、专家 技能等重要资源得到不断的积累，产生重要的知识库，成为企业重要的战略资源，通过对知识库 的管理、开发和使用和不断补充，改进了企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工 的技能素质。 1 2 办公自动化的发展 办公自动化在不断地发展，如今，人们不但要求办公自动化软件能适应不断变化的办公需求， 提供解决文书处理等偏向个体的办公自动化功能，更要求这些软件能解决人与人、人与部门、部 门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递、活动的协调等更高层次的办公自动化问题。 1 2 1 办公自动化发展经历的几个主要的阶段 第一代是以办公自动化系统是以l o t u s 卜2 - 3 、w p s 、m so f f i c e 软件等为代表的个人桌面办 2 中国农业大学硕f 学位论文第一章绪论 公和以数据处理为中心的m i s 系统的时代，此时的办公自动化提供面向单机的辅助办公产品，实 现了办公信息载体从原始纸介质方式向比特方式的飞跃，但信息仍然是高度孤立的。 第二代是以l o t u sn o t e s ( 后来的i b md o m i n o ) 为代表，是以工作流为中心的办公自动化系 统以及后来逐渐应用的m se x c h a n g e 及各种e m a i l 系统为代表的时代，即群件及e - m a i l 的时 代。数据库技术，网络技术，计算机支持协同工作到群件( g r o u p w a r e ) 技术的发展使得办公自 动化也发生质的飞跃。工作流是这种办公自动化的最重要的表现。这种方式以e - m a i l 、文档数据 库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，让群体协同工作成为可能，实现了对人 事、文档、会议等等的自动化管理。它实现了交流与共享，也出现了基本的流程管理。 第三代办公自动系统建立在i n t r a n e t 平台上，以知识管理和协同工作为核心，是以b s 应 用模式为代表的办公自动化系统时代。在这一阶段办公自动化是一个功能应用逐步成熟的时代 其突出特点是： 1 、实时通信 2 、信息的广泛集成和内容编目 3 、知识门户的构造 不同时代办公自动化有不同的含义，而且这些阶段并不是截然分开，而是渐进发展的。今天 我们理解的办公自动化，应该是企业( 组织) 内外部与办公相关功能的全面集成的一个协同工作 平台 1 2 2 国内外办公自动化系统现状 1 、国内办公自动化现状 ( 1 ) 市场现状：我国的o a 市场经过十多年的发展，取得了十分明显的进步，产品种类日趋 繁多，产品的应用领域不断扩大。存在的问题主要是：开发商水平参差不齐，部分软件产品质量 不高：对o a 的理解起点不高，导致0 a 系统与其他系统集成度差；用户使用水平低，售后服务不 到位。 ( 2 ) 技术现状：开发手段单一，平台依赖性严重。o a 开发商采用的开发模式大多是“群件 平台+ 适当定制”的模式，开发商方面技术风险小，开发周期较短。但这种开发模式存在很多副 作用，比如在与其他业务系统的接口方面、定制复杂应用方面和集成其他软件及设备方面，由于 群件平台建得太“高”，造成可供开发商发挥的空间太小，上述很多功能很难实现。由于每套 产品都必须有一套平台系统的软件，价格较高。 ( 3 ) 技术含量低，创新设计少：目前大多数0 a 软件的设计还基本上停留在传统网络架构、 面向对象的开发方式上，很少见到有创新的设计。使用传统的技术虽然可以满足一时之需，但从 长远上考虑就落后了，未来0 a 的技术趋势是i n t r a n e t 与i n t e r n e t 进一步走向融合。为了顺应 这种趋势以保证0 a 系统的良好扩展，我们的设计应该立足于现有的先进技术与思想，比如设计 3 中回农业大学硕 。学位论文 第一章绪论 上采用三层结构的思想、开发中使用面向对象的方式等等。 ( 4 ) 为用户考虑得少，软件的柔性构造功能较差：当前很多0 a 软件过分强调了软件之间功 能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正能被用户接受的功 能模块很少。另一方面，软件的模块复用性较差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的 需求发生改变时，哪怕仅仅是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率， 对开发商而言也是一个极大的负担。 2 、国外办公自动化现状 ( 1 ) 起步早，技术成熟。美国1 9 7 8 年至于9 8 2 年开始使用新型办公设备，个人计算机进入 办公室，1 9 8 3 年应用局域网络技术和远程通讯网络技术；日本1 9 7 9 年至一1 9 8 2 ，引进、开发、使 用办公用的单机设备，1 9 8 5 至1 9 8 7 使用多功能综合机，实现各种作业过程自动化，8 8 年后办公 系统集成化，走向成熟期。 ( 2 ) 投入大，增长速度快。美国近年来的办公自动化产品以每年2 0 的速度增长，其中硬件 的发展费用约1 2 0 0 亿美元，软件费用约2 0 0 0 亿美元。至今，美国7 0 的信息产业已实现了办公 自动化这充分体现的实施办公自动化的重要性。 1 2 3 办公自动化前景展望 办公自动化的发展己进入成熟期，这体现在办公自动化的设备不断更新和办公自动化软件的 层出不穷。我国在办公自动化方面的发展起步较晚，在这方面还有一段较长的路要走。 随着办公自动化的三大核心支柱技术：网络通讯技术，计算机技术和数据库技术的不断成熟， 办公自动化已进入到新的层次，其主要特点是： ( 1 ) 集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息 系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 ( 2 ) 智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容 的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 ( 3 ) 多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 ( 4 ) 运用电子数据交换( e d i ) 。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这 个层次包括信息管理型o a 系统和决策型o a 系统。 当前企业对协同管理工作已经提升为一种信息化的思想，未来的办公自动化发展将逐步深入 向协同管理的方向来发展，以达到办公自动化的更高要求。随着计算机技术的发展，办公自动化 系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网 络办公系统，通过联网将单项办公业务系统连成一个办公系统：再通过远程网络将多个系统连成 更犬范围的办公自动化系统。未来的办公自动化软件除了可以完成现有的功能之外，还将更有效 地利用各种先进技术，使用户通过办公自动化系统完成更多的任务，更方便地与信息社会融合。 4 中囝农业大学硕 学位论文第一章绪论 此外，未来的办公自动化软件还可以利用视频会议、远程教学等先进手段，在更广泛的范围内拓 展人们获取知识的渠道，促进知识经济的发展。 1 3 l o t u so o m i n o n o t e s 平台简介 d o m i n o n o t e s 是一个集文档数据库，邮件系统、动态w e b 信息发布、可视化集成开发环境 于一体的基础平台，适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，并可以利用灵活的邮件 机制在人、部门之间传递文档。同时，集成开发环境提供的模板化开发方式，缩短了项目开发周 期也为用户节省了投资。在办公t l 动化系统的开发中，基于w e b 的开发方式正以其跨平台、统一 美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短、成本较低等诸多特性越来 越受到欢迎。国内办公自动化系统很多是基于l o t u s d o m i n o n o t e s 平台，它几乎已经成为一个事 实上的标准平台，这主要得益于其独到的体系结构。 基于d o m i n o n o t e s 平台的办公自动化系统有很多优点：系统平台具有内置的e - m a i l 系统； 系统安全性高，这是在企事业单位广泛应用的重要原因；支持多种操作系统平台：系统开发速度 快等。其不足之处有：对关系型数据的查询统计功能相对较弱：系统平台软件较贵；对系统维护 人员的要求较高。 l o t u sd o m i n o n o t e s 作为单一架构的文档数据库、w e b 服务器和电子邮件系统，可以提供工 作流自动化以及标准的w e b 服务，应用和开发环境，是实现企业级信息集成和知识管理的理想的 信息系统开发和运行平台。它使企业内部各部门之间、企业与合作伙伴之间轻松跨越地域、部门 的限制，快速地共享和传送信息，l o t u sd o m i n or 6 通过内置的连接服务，对于关系犁数据库、 事务处理系统和e p r 应用进行实时访问，充分利用已有的信息资源，带给用户系统的集成，提供 全面的应用服务，如工作流和详细传送等，使用户可以很容易的构建和管理集成的协同工作解决 方案，完成对协同工作的优化。集成的开发工具、对标准的支持和无与伦比的服务器到服务器的 复制技术，简化了应用的开发和维护。使用户可以轻松地完成应用部署和维护，可以使用你所喜 欢或者你所熟悉的h t m l 制作工具、j a v ai d e 和s c r i p t 工具生成d o m i n o 应用，真正实现开放多 样的开发工具的选择。 办公自动化将走向以知识管理为核心的全新时代。它建立在企业i n t r a n e t 平台之上，旨在帮 助企业实现动态的内容和知识管理，实现从现有的“工作流应用系统”到更商级“决策智能系统” 基于知识管理的办公自动化系统的转变，最终实现办公自动化。l o t u sd o m i n o n o t e s 是跨平 台的，支持w i n 9 x , n t ，n e t w a r e ，u n i x ，o s 2 等多种操作系统，并且有着先进的文档数据库和 坚固的电子邮件体系结构，工作流自动化开发，标准的w e b 应用服务器三大优势技术。全面基 于b s 结构，独特的信息流程设计，单位、部门、个人三层结构设计，强大的文件和消息目录服 务和目录管理，支持远程办公和移动办公，简单方便的系统管理平台，低成本、高效率的系统布 署，可以与其他应用系统协同工作。 l o t u sd o n m i n o n o t e s 的这种作为群体系统集成的w e b 应用开发环境，能够将企业数据和决 5 中国农业大学硕f 。学位论文第一帝绪论 i i 策过程联系在一起，集成w e b 页面的站点设计，为企业级数据库访问、提供了可开发的，可制 定的环境。面对知识经济的挑战， , o 仙, s n o r e s 知识管理解决方案，就是以互联网和信息技术为基 础，帮助企业对机构相关的知识资源进行明晰化、系统化的管理，定位拥有专门技能的人，建立 团队协作的专家网络，让所有人都能快速而方便地访问到或学习到所需要的信息和知识，无论数 据库、文档、政策，业务流程还是内部员工头脑中的知识和经验，都能够得到高效的共享利用， 使恰当的知识在恰当的时间通过恰当的场合和载体传递给合适的人，以实现最佳的决策，从而运 用集体的智慧来提高整体的应变和创新能力。 承钢集团公司在选择应用平台和办公自动化系统时，首先在技术上考虑到将来的业务发展以 及与其他应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性。其次从系统的适用性和操作、 设置管理的灵活方便等性能的角度，对办公自动化的应用平台和办公自动化软件进行全面的考 察。最终决定选择基于l o t u sd o m i n o n o t e s 平台的办公自动化系统。 1 4 本课题研究的内容及意义 本课题重点研究承德钢铁公司办公自动化系统的设计方案和实现过程总结、探索办公自动 化系统在企业信息化推广应用过程中成功应用的实践经验，具体研究内容： ( 1 ) 承钢办公自动化系统的技术架构。 ( 2 ) 系统部署方案。 ( 3 ) 软硬件配置。 ( 4 ) 以会议管理和集团贯标为例研究了部分功能模块二次开发的软件设计。 ( 5 ) 办公自动化系统安全策略分析。 办公自动化项目的组织实施对企业来说，不仅仅是实现传统的办公自动化功能，如通过局域 网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，实现无纸办公等，其中更重要的设计思想 是依靠先进技术的支持，创造一个良好的自动化的办公环境，通过强大的流程化管理，实现管理 上的协同，以最大限度的提高工作人员的办公效率和信息处理能力，最终沉积企业知识文化。本 文的研究对刚刚上了办公自动化或是将要上办公自动化的企业有一个有益的启发与参考。 6 中国农业夫学硕卜学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 2 1 承钢办公自动化现状 进行项目规划之前首先要对实施单位的信息化现状情况进行详细的了解，只有调查了当前项 目实施单位的基本情况后才可能切和实际的把握全局然后顺利实施整个项目。 经过多年的信息化规划和信息系统基础建设，目前承钢集团已建成多套信息系统，其中e r p 系统已投入运行，信息化工作正在集团全面展开。e r p 项目实施前，全公司网络铺设已经比较完 善，基本上各部门，各分厂的科室都已经有了计算机或终端接入承钢的网络中，因此对于承钢办 公自动化项目的实施，基础环境已经具备。对于员工的计算机操作水平，前期已经做了培训，基 本满足了项目的推行。 根据目前承钢集团的信息化现状的分析和办公室业务的要求，在集团领导的决策支持下，办 公自动化系统可以开始规划、部署、建设和实施。 办公自动化系统实施的过程也是一个内部管理改革和完善的过程，办公自动化系统的使用不 同于其他一般的软件系统的使用。他本身就是一个管理软件，在其需求调研和开发、使用过程中 会发生许多与现有的管理模式和方法相互有冲突的地方。原冈既有原管理方式不够科学和合理的 地方，也有少量因为软件功能所限不能达到所要求功能的方面。 为使办公自动化系统推广使用之后，企业的管理水平能提升一个新的台阶，需要在开发过程 中充分结合企业原有的管理模式和企业特点，优化管理模型和管理软件系统；在软件使用的同时， 要配合出台一系列新的管理规定，并对原管理制度和体制中不合理的地方做相应调整，使得管理 制度更加完善，而办公自动化软件充当了管理工具的主体，相关的管理制度就是其辅助的工具和 手段。 2 2 承钢办公自动化的需求分析 2 2 1 承钢集团办公自动化功能需求分析 1 要满足大集团、跨地域办公的业务特点，办公自动化将面向整个承钢集团，系统用户数量 多，企业结构复杂，系统使用人员分散。因此整个系统必须能够满足大集团日常办公管理的要求， 包括能够处理大量并发的业务数据、大量复杂的工作流程，在用户管理、权限设置等方面满足多 层次的管理要求，整个系统具有良好的稳定性、灵活性和可扩展性。 2 符合企业机构设置的特点，承钢集团虽划分为集团公司与股份公司两套组织机构，但管理 机构是合二为一的，即由同一个办公室负责全集团管理机构的全部公文处理工作，集团公司与股 份公司的文件通常是一文双发，其文件的审批处理环节也是合并在一起的，对于这种混合型的组 7 中同农业大学硕卜学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 织机构，系统应当提供良好的管理框架，满足企业办公的特殊要求。 3 好的工作流处理机制，为提高全集团的办公效率，对于日常工作的流程化处理，成为提 高办公室工作效率的主要方式，因此系统也需要提供良好的工作流处理功能，满足办公室工作从 松散型向紧凑型转变的要求。 4 强大的日程安排功能，承钢集团作为一个现代化的企业。其管理机构的设置非常精简，管 理机构的工作人员及各级领导，大多身兼数职，工作日程的安排非常饱满，为使管理机构的运作 更加流畅，需要为各级领导提供强大的日程安排功能，以便提高企业的办事效率。 5 方便的沟通交流机制，现代办公制度强调了企业内部相互间沟通与交流的信息化手段， 提供非面对面的、多样化的沟通交流机制。 2 2 2 承钢集团办公自动化系统建设中需要解决的问题： 1 、创造一个知识管理型集成化的办公环境，为工作人员提供多功能的桌面办公环境，解决 办公人员处理不同事务所需要使用不同工作环境的问题； 2 、支持信息传递，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的 有效提高： 3 ，提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门协作问题，推动部门间的高效 率协作： 4 ，提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问 题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性； 5 、提供与其它系统的信息交流，解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题， 减少额外的工作量和大量重复劳动。 2 3 承钢办公自动化的总体功能 办公自动化系统提供各种办公业务功能，涵盖了公文处理、公共信息、公文交换、业务处理、 个人办公等方方面面的内容，并提供基础的电子邮件、离线接入、文档扫描处理、网络传真等基 础通讯功能。 。 办公自动化系统提供一个方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形 式的知识管理，为企业内部提供对日常办公和业务的管理和监控工具；以办公为业务处理核心， 通过电子传真、实时通讯、短消息处理与外部建立多渠道、多方式的实现信息获取、发布和展示， 在w e b 协作环境和工作流引擎的强大支撵下，完成企业的协同工作。图2 一i 是承钢办公自动化 系统的具体功能。 8 中国农业大学硕卜学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 2 3 1 公文处理 图2 - 1 承钢办公自动化系统功能设计图 公文处理的具体功能模块如下： 1 、发文管理 发文管理将针对公司总部、三大公司的各个业务部门提供内部的公文流转功能，实现从拟稿 到红头文件下发的一个完整流程的控制，并支持跨公司、跨部门的公文交换。 发文可能经过的步骤：拟稿、审核( 校对) 、会签、核搞、签发、编号、盖章、排版( 打印) 、 下发、存档、查询等，通过与流程定义的关联实现发文自动化，并可对整个流程进行跟踪。 系统通过自主开发的控件，将基于浏览器的办公自动化系统与o f f i c e 系列办公软件紧密集 成，实现修改痕迹的保留、红头文件套打、盖章、领导个性化签名等功能。 9 中圉农业大学硕 。学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 对于离线用户来说，如果有新的发文需要处理，可通过手机短信、桌面办公小助手等方式， 提醒用户进行处理。 2 、收文管理 对上级来文的处理，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理。完成上级来文的审阅和 办理，实现基本流程：来文登记、办公室拟办、文书办理、领导披阅、部门办理、来文转发，归 档等。同发文一样，流程允许用户自定义，也支持动态流程。通过与发文模块相连，自动接收下 级单位的上报公文并自动填写收文登记单，支持手写输入及笔迹保留，并可对整个流程进行跟 踪。 对于离线用户来说，如果有新的收文需要处理，可通过手机短信、桌面办公小助手等方式， 提醒用户进行处理。 3 、档案管理 档案管理涵盖档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计，检索、提供利用、销毁 等项工作。档案管理模块提供了对公文管理和其它相关模块( 如会议管理等) 的归档接口，从而 使公文或其它相关办公文档可以在一定条件下直接自动归档。 档案工作管理软件由印章管理模块、证件管理模块、档案管理模块、查询检索模块等四个模 块组成。其中查询检索模块支持对全部档案按时间、部门、主题等进行检索，也可自行定义检索 方式实现模糊查询。 对档案的借阅，只能实现对最终文件的借阅，而不能将过程文件及各级审批意见一并借出。 4 、工作流定制 每个用户只要具有相应权限就可以在任何一台联网的电脑上用基于浏览器的文字化工作流 定制工具，轻松地进行线性流程与简单流程的定制和维护工作，而不需要额外安装任何软件 2 3 2 公共信息 公共信息包括在内部共享的各类信息，如常用电话、邮编、天气预报、航班信息等等，此外 公共信息还可以包括来自企业内部各部fj 的公告信息，如内部论坛、讨论区、大事记，企业公告、 部门公告、信息简报等，以及针对这些信息提供的检索功能，即通常所说的企业知识管理的概念。 1 、知识库管理 知识库管理模块对收集到的知识资料提供分类保存、快速查询的功能。内部人员可以随时查 阅相关资料，或是向其中添加新的资料。知识资料包括公文文档、图片、多媒体数据、期刊报纸， 以及通过智能搜索引擎进行定制搜索而获得的参考资料。 2 、企业论坛 为企业员工提供了进行网上讨论和思想交流的园地，它具备普通的b b s 系统所具有的张贴、 回复等所有功能。 1 0 中国农业夫学硕卜学位论文 第：章承钢办公自动化系统需求分析及功能i 殳计 3 、常用电话 企业内外的各种常用电话号码。 4 、邮政编码 国家各地区的邮政编码。 5 、公告栏 公司用来发布一些需要全体员工知道的公共信息。 6 ，讨论区 供企业内部员工使用的b b s 论坛。 7 、通讯录 企业内部人员通讯录，由系统维护。共享给企业员工使用。 8 ，大事记 大事记模块用来发布公司的重要事件，以便员工及时了解公司的情况。本模块提供了大事记 信息的审批、发布等功能。 9 、信息简报 信息简报的主要功能是向员工提供公司内部的信息，动态等，与公告栏的功能有些相似。 1 0 ，规章制度 规章制度模块用来发布公司的各项规章制度，由规章制度发布和权限配置两部分构成其功 能。本模块极大的方便了公司员工查看相关的各项规章制度，使员工能及时了解工作中应该遵守 的规范，从而提了高公司的管理能力。 1 1 电脑热线 本模块主要用丁解决公司内部电脑故障，实现了从电脑故障的申请、转发、处理到反馈的电 子化过程。员工可以将电脑故障或使用中的问题提交到电脑热线模块中，由模块管理员对员工提 交的故障申请进行处理或转发给相关人员进行处理。 2 3 3 日常行政办公系统 行政办公子系统处理集团、子公司和其它下属机构的日常行政办公事务。主要功能模块如下： 1 、出差管理 领导或员工出差过程中有可能受到网络条件的限制，无法从远程登录办公自动化系统处理工 作。为保证公文、请示报告等工作不会因为领导或员工出差而积压、延误，出差人员可以通过系 统提供的授权功能，将自己的权限在一段时间内授权给他人，由他人代替处理办公事务。授权人 可以随时收回授权，或设置授权的时间期限，在授权期限到达后。系统会自动收回授权。 2 、日程安捧 本模块与个人事务子系统中的日程安排模块比较类似，不同的是本模块提供的是可以供集团 1 1 中圉农业夫学硕i 学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析硬功能设计 广大员工进行查看的办公室值班日程和人员安排表以及公司领导的日程安排表，这样大家就可以 安排好与值班人员的交流和向领导请示的时间。 3 ，会议管理 系统提供的会议管理模块包括会议的议题收集计划起草，更改、审批、通知、答复、会务 安排、查询和会议纪要等功能。 4 、车辆管理 用于管理集团内部车辆的使用情况，实现对车辆使用记录的登记、查询、汇总及打印等功能。 5 、接待管理 本模块提供对各种公务接待的安排，如接站、住宿安排，陪同安排、送站、车辆安捧、日程 安排、会议室安排等。使所有涉及到本次接待的相关人员能够接到系统发送的邮件或短信通知 6 、办公用品管理 办公用品管理模块主要提供公司内部办公用品等物资的详细记录和管理，对办公用品的申 请、购买、入库、分发领用等环节进行统一管理，并提供简单的金额登记管理，支持基本统计功 能，辅助行政部门降低日常办公费用。 7 ，其它功能 根据实际需求再进行设计。 2 3 4 个人办公系统 主要针对个人日常办公事务，利用网络提供个人工作安排与提醒功能，促进办公自动化系统 运转，同时提供个人邮箱以便利公司内部信息交流。 1 个人邮件 邮件系统是最基本的模块，它是其他业务模块的基础建立基于l o t u sd o m i n o n o t e s 的个 人邮件系统是十分重要的，它是建立整个办公自动化系统的前提条件，许多其他模块如公文流转、 会议管理的功能也要通过邮件来发送通知。 邮件系统由【新建邮件】、【收件箱】、【发件箱】、【草稿箱】、【文件夹】、【废纸篓】【个人地 址簿】、【邮件选项】和【邮件搜索】等九个子模块组成。 通过在邮件选项中设置一定的邮件规则和在规则中对邮件指定操作来管理邮件，在本系统中 可以通过“邮件选项”来设置个人签名、时区、离开办公室、邮件过滤、发件设置、短信息等。 当规则删除或修改后，原来的规则不再起作用。邮件选项设置功能如图2 2 所示。 本部分将为所有用户建立用于日常工作的内部个人邮箱，其界面及相应功能与目前i n t e r n e t 上流行的w e b 邮件相似，十分便于用户上手和使用。个人邮件系统包括收件箱、发件箱、草稿箱 以及废纸篓、邮件过滤等常用功能。图2 3 是邮箱规则设置界面。 中周农业夫学硕卜学位论史第一：章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 l l 图2 - 2 邮递选项设置功能图 图2 3 邮箱规则设置界面 2 、待办事宜 待办事宜将工作人员需要处理的工作第一时间推送到用户面前，包括领导交办的各项工作、 待处理的各类公文、会议通知，电子公告等。该模块通过建立链接的方式，将待办事宜与具体的 操作界面联系在一起。为了防止工作人员忘记进入本模块浏览待办事宜，而造成待办工作的延误， 系统可以设置当用户登录办公系统时，就立刻通过办公助手滚动显示待办事宜信息，从而确保各 项工作的及时处理。图2 q 是待办事宜页面图。 中国农业犬学硕卜学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 图2 _ 4 待办事宜页面图 3 、日程安捧 提供对个人日程安排的录入、编辑和查询功能。当用户录入了自己的日程安排计划之后( 在 浏览器中直接录入) ，可以在本部分中清晰地查看自己的日程，确保用户按时参加各项活动。其 中领导的日程安排由相关办公室人员负责录入，如出现与其他领导日程安排的冲突，系统将自动 提示冲突信息。图2 - 5 为日程安排页面图。 图2 5 日程安排页面 4 、名片管理 该模块提供名片的类别管理功能，便于用户对每个名片的归类、查询等。用户可以在浏览器 上根据名片人名的拼音字母顺序进行排序查询，还可以进入特殊定制的查询界面进行按照名片上 不同字段的组合查询或是输入名片中的某个关键字进行全文查询。 5 、办公助手( 即时消息提醒) 1 4 中同农业夫学硕i + 学位论文第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 办公助手是运行于客户端的小软件，其缩略界面和展开界面分别如图2 - 6 、图2 - 7 所示。 图2 6 办公助壬界而 图2 - 7 办公助手展开界面( 其中有红心标记的表示当前在线) 用户开机后即可运行此程序登录到d o m i n o 服务器上，此后用户完全可以不必打开浏览器进 入到协同办公系统之中，只需自由地进行自己的工作即可。当协同办公系统中有工作需要该用户 进行处理或是有信息通知到达时，在办公助手的显示栏中就将有信息闪烁通知用户进行处理，此 时用户再打开浏览器进行办公事务处理即可 除了以上功能之外，用户还可以在办公助手中选择自己关心的同事添加到自己的列表中，这 样，展开办公助手的界面之后，便可以看到其他人的状态，还可以直接给其他人发信息或留言。 随着i n t e m e t 的普及，越来越多的人拥有自己的i n t e m e t 邮箱，办公助手提供了将协同办公系 统的邮箱和用户自己的i n t e m e t 邮箱有效管理起来的方法。办公助手将为用户提供对个人邮箱的 全面管理工具，它可以定期巡检用户在企业内部办公系统和i n t e r n e t 上的邮箱，当某个邮箱有新 邮件的时候，它能都能以明显的提示通知用户，并显示出邮件的基本信息，帮助用户在第一时间 完成对邮件的处理。 6 、个人记事本 提供文本记录功能。 2 3 ，5 业务处理系统 公司中具有很多的业务数据报表，这些报表能够通过w e b 的方式发布出来，并通过浏览器来 查阅。在系统中，需要实现对现有业务系统数据的提取与分析，分析的结果以图表、图形等各种 方式，展示在办公自动化系统中 中同农业人学硕卜学位论史第一二幸承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 2 3 6 文档扫描管理 在信息技术时代，如何有效地保存、管理大量繁杂的文件和票据等纸介质信息成为困扰很多 企业、政府和组织的问题之一利用高速扫描仪或普通平板式扫描仪实现这些纸介质信息的电子 化是解决这一问题的有效途径。 针对纸质文档的管理，需要有扫描文档管理控件，与综合办公业务系统紧密结合，实现对纸 质文档的扫描处理、扫描后电子文档的归档处理，以及电子档案在综合办公业务系统用户端的显 示等功能要求。 1 、文档扫描系统的特点 n 界面友好、操作方便简洁。 2 ) 数据库容量不受限制。 3 ) 灵活的系统配置与安全控制； 4 ) 图象压缩 5 ) 资料最大程度的共享。 2 、文档扫描系统基本功能。 1 ) 图片内容的提取。 2 ) 信息内容的存储管理。 3 ) 信息内容的发布。 4 ) 信息内容的显示。 2 3 7 网络传真系统 社会的信息化发展使得越来越多的单位建设了内部办公网络，内部办公网络的不断扩展为在 单位内部实现协同办公与知识管理创造了良好的条件，知识管理与协同办公则给单位和个人都带 来了很大的优势一效率的提高、效果的改善、费用的节约、压力的减轻。 但是，与这一切格格不入的，是传统的纸张图文传真系统。传统的传真模式存在着效率低下， 成本较高、保密性差、难以管理的缺点，已成为当前信息化大环境实现无纸化办公的一大瓶颈。 因此，一种能够以办公网络为基本介质的，能够实现高度可靠性、可用性、安全性和集成性 的网络传真解决方案应运而生，这就是传真解决方案。 传真解决方案是基于l o t u sd o m i n o 平台开发的系统，它借助d o m i n o 邮件系统与局域网，通 过图形= 邮件的形式，能够将外来传真转化为电子邮件自动发送到用户邮箱，同时还可以通过 发送电子邮件的方式实现外发传真 其结构如下图2 - 8 所示。 1 6 中田农业大学硕卜学位论文 第二章承钢办公自动化系统需求分析及功能设计 1 、自动传真接收： 接收到的传真可以通过自动路由直接送到用户的个人信箱中，避免了传统的传真分发、自取 等接收形式，也就避免了人为性损坏