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合同订立管理的有 关于合同管理存在问题及整改措施的汇报 XXX有限公司 （xx年12月5日） 一、xx年度合同管理情况 截止到11月底，XXX公司共签署100份合同，其中房屋租赁合同72份，财务金融类1份，工程建设类6份，中介服务类14份，信息化类3份，人事劳资类4份，正在执行的83份、执行完毕的17（其他）份，各类合同均经过法律顾问审核把关，合同审核把关率100%，迄今为止，公司未因合同的履行发生纠纷和诉讼事件。主要做了以下几方面的工作：一是加强制度的修订和完善，为规范合同管理工作，按照XX集团公司要求，结合XXX公司实际，修订了公司合同管理办法，提高了合同管理的工作效率，责任更明确，使公司合同管理工作更加规范。二是加强合同管理人员培训，参加了XXX集团公司组织的合同管理业务培训，不仅提高了合同管理人员的业务素质，同时亦促进了合同管理工作的规范性和安全性。三是合同管理的组织机构得到完善，在XXX部门设合同管理人员1名，负责拟订合同管理制度、合同编号、统计、备案管理等工作，确保合同管理工作的有效实施。四是加强落实XXX公司和XXX集团公司合同示范文本的使用，确保合同签订零风险。五是对重大合同签订均征询 外聘律师的意见。公司各部门按照合同管理的规定履行其职责。 二、合同管理存在的主要问题 1、有个别合同文本存在签约日期空白情况。 2、合同编号未执行集团统一编号规则。 3、合同文本上未加盖合同编号。 4、有个别合同审批单上提出审核意见日期与合同文本上的签字日期不吻合。 5、房屋租赁合同审批表制作不规范，无分管领导审批意见。 三、问题原因分析 1、由于业务主办部门个别职工法律意识相对淡薄、责任心不强、工作严谨性不够，审查部门审查合同疏忽大意，造成合同未签署日期，从而导致合同瑕疵。 2、XXX公司在XX年XX月XX日以前，隶属XXX发展有限公司，定位为XXX业务办公室。合同管理办法也一直沿用XXX公司于xx年制定的管理制度，自划归XX集团公司后，未及时按照XXX集团公司合同管理的编号要求对合同进行编号。 3、由于XXX公司一直沿用原合同管理办法，原管理制度里面未硬性要求在合同文本首页注明合同编号，故合同文本首页未注明编号，但在合同审批单里有注明合同编号。 4、由于业务主办部门工作系统性和计划性不够强，造成时间紧张，使合同生效日期超前于相关合同审批签字日期,即审核审批日期滞后,致使合同的签订未按程序进行审批。 5、XXX公司在XXX年XX月XX日前是以XXX公司的一个业务部门在运作，因此，租赁合同审批时由当时的部门主任进行签字即可，因此，无需在合同审批表制作分管领导审批意见栏。 四、整改措施 （一）针对出现的问题进行整改： 1、在合同审批流程结束后，合同承办人应当严格审查合同签字盖章及日期，绝不允许有空白日期事项发生。 2、严格执行XXX集团公司的统一合同编号制度，公司已着手将XXX公司划入XXX集团后所签订的合同重新按规定进行编号。 3、下工夫重新合同，将每一份合同的编号都标注在合同文本首页。 4、严格审核把关，杜绝审批日期滞后的情况,有效控制相关风险。 5、按照XXX集团公司的要求重新制作房屋租赁合同审核会签表，完善租赁合同会签流程。 另外，还应在合同的基础管理工作中做好以下几点：一是认真执行按XXX集团公司要求新修订的XXXX公司合同管 理办法，合同管理的流程要更加明确，合同的决策、审核、审批、签订、履行要严格遵守国家法律法规、XXX集团公司的要求进行管理。二是除了要完善合同管理制度外，还应对合同签订审批流程、授权委托、印章的使用进行严格把关。三是严格落实XXX公司和XXX集团公司合同示范文本的使用，确保合同签订零风险。 （二）提高合同管理人员素质 提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，XXX公司将从以下几个方面着手：一是选好人员。依照合同管理人员应具有的素质条件，选择有企业法律顾问执业资格的人员担任合同管理人员。二是组织好相关人员继续学习。加强员工对法律知识的培训、学习，提高法律意识，维护企业的合法权益。三是建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。通过以上途径，全面提升企业合同管理人员的法律素质。 （三）积极参加“重合同、守信用”活动，提高公司合同管理水平 “重合同、守信用”活动，是工商行政管理部门根据合同法的诚实信用原则开展起来的，目的是提高合同履约率，维护市场秩序和经济秩序。公司应主动、积极参与“重合同、守信用”活动，营造“重合同、守信用”的氛围。 通过这次整改，进一步严肃了纪律，强化了管理，找出了差距，确保了公司正常稳定发展，为公司合法规范运行发挥了作用。今后，我们将结合XXX集团公司合同管理工作方案，总结自身工作经验，健全、完善、修订各项规章制度，以踏实的工作态度，扎实的工作作风，做好合同管理，营造良好的法制环境，为公司的持续健康发展保驾护航。 公司合同管理制度 第一章总则 第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济 行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。 第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。 第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、 等价有偿的原则。 第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的 合同，不包括劳动合同。 第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、 传真件等均为合同的组成部分。 第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。 第二章合同的订立 第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。 第九条与铁塔采购方签订合同时，合格格式应符合铁塔采购方要求； 第十条与钢材供应商及镀锌、运输厂家订立合同前，必须了解、掌握对方的经 营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。 （1、签订钢材供货合同及镀锌协议时供货方应提供年检过的营业执照，产品许可证、材质单，检验报告及质量体系认证证书及环保证书；2、运输协议须提供运输公司营业执照、经营许可证、司机驾驶执照、从业资格证书等证明证件；安装队应提供登高架设人员上岗证及意外伤亡保险等证明） 第十一条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委 托方能对外订立书面经济合同。 第十二条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方 式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。 第十三条授权委托事宜需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书， 经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。 第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量， 价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方 可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。 第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存 样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。 第十六条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名 称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总 经在我方所留的合同上签字同意。 第十七条公司总经理对合同的订立具有最终决定权。 第十八条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签 字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式 交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。 第十九条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第二十条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编 号并登记。 第二十一条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本复印件由 财务部、办公室、具体业务部门等各部门分存，其中原件由办公室 留存。如有两份原件时，财务部分存一份； 第二十二条非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。 第三章合同的履行 第二十三条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，第二十四条综合办公室和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设 一台帐。 第二十五条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经 理汇报并通知法律顾问。 第二十六条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当 拒绝付款： 1.应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的； 2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。 3、未提供资信证明及相关证明证件的； 第二十七条付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款 单位出具代付款证明。 第二十八条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员 审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。 第二十九条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关 技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合 同的完整性。 第四章合同的变更和解除 第三十条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、综 合办公室等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。 第三十一条我方变更或解除合同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按 规定经审核后加盖公章或合同专用章。 第三十二条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司 总经理汇报。 第三十三条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或 由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。 第三十四条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同 有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 第三十五条合同变更后，合同编号不予改变。 第五章其他 第三十六条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保 守合同秘密。 第三十七条业务部门、财务部门、综合办公室应当根据所立合同台帐，按公司 的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情 况，并向总经理汇报。 第三十八条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与 有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号， 由总经理确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。 第六章责任 第三十九条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料 而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。 第四十条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追 究其法律责任。 第七章附则 第四十一条本办法适用于公司本部和各部门。 第四十二条本办法解释权归公司总经理。 第四十三条本办法自下发之日起生效实施。 合同签订流程及管理办法 为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，合约部起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。 一、合同签订审核流程 1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价。 2、工程部负责审核工程合同的各项技术条款； 3、合约部负责合同的商务条款，确认待签合同与审批调整建议的一致性； 4、财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。 5、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。 二、合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括： 1、合同名称； 2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话； 3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章； 4、合同签订日期； 5、标的（内容）； 6、数量、质量； 7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）； 8、履约方式、地点、费用的承担； 9、违约责任（甲乙方权利和义务）； 10、生效、实效条件； 11、争议解决的方法； 12、合同的份数及附件； 13、保密条款（视合同性质需要） 14、合同负责或主办部门填写合同审批单、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批； 15、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。 三、各部门合同审核的重点如下： 1、合同执行部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款； 2、设计、工程、营销部门，审核合同的相应技术条款； 3、合约部审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款； 4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款； 5、最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。 四、合同的签署和盖章 1、合同原则上由对方先签字盖章； 合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续； 2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用；（原则上合