信贷业务档案管理暂行办法

信贷业务档案管理暂行办法 目 录 第一章 总 则 . 1 第二章 管理职责 . 2 第三章 归档方法 . 2 第四章 基本内容 . 3 第五章 日常管理 . 6 第六章 责任追究 . 8 第七章 档案管理细则 . 8 第八章 其他规定 . 12 第一章 总 则 第一条 为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据信贷管理基本办法、贷后管理基本办法等规定，制定本办法。 第二条 本办法所称信贷业务档案是指 本公司 在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和 反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像 ，主要由借款客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和银行信贷管理资料等组成 。 第三条 信贷业务档案管理要遵循以下原则： （一）及时完整、真实有效原则。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁 整理、保密等负责。 （二）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、 本公司 和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 （三）规范管理原则。信贷业务档案管理是 本公司 综合档案管理体系的一部分，信贷部门应配合综合档案部门，按照法人客户信贷业务档案由 县（区） 级 银行 集中统一管理和其它信贷业务档案属地管理的原则进行规范化管理。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。 第二章 管理职责 第四条 本公司 以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理。 第五条 客户经理职责。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后 10 个工作日内 交 管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。 第六条 信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷 管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。 第七条 不良贷款按规定移交给 综合部 后，由该部门履行客户档案管理职责。 第八条 信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管 理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。 第三章 归档方法 第九条 信贷业务档案资料分为五类： （一）权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件； （二）要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件； （三）管理类：法人客户的基本资料； （四）保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料； （五）综合类： 银行 内部管理资料。 第十条 信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只 保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分 立卷区、权证区、综合区和归档区，在立卷区存放执行中业务的 要件类 、管理 类 、保全 类档案 ，分别存放各区规定的资料 ，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案 。 权证类档案存放区域称权证区，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。 综合类档案存放区域称为综合区。 第四章 基本内容 第十一条 权证类档案包括：抵押物他项权证、 产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门金库保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押 （ 质押）公证书，有权机关办理的抵 （ 质 ） 押登记表 等，以保证保险为担保的还应包括保证保险单 。 第十二条 要件类档案包括： （一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人客户信贷业务调查报告、各类法人客户信贷业务调查审查审批表、审贷会会议纪要； （二）本级行向上级行的推荐审查意见、上级行的贷款批准意见、 贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书 、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见（按总行相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、外汇贷款（转贷款）和对外担保 在外汇管理局登记的证明文件或上级 行 下发的生效通知 ， 以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。 （三） 项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究 报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件，项目建设进度表，资金使用计划，等等。 房地产开发企业项目立项的批文及可行性研究报告、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地出让合同及规划红线图、国有土地使用证、地价款缴纳凭证复印件、施工许可证、房屋预售许可证、合作项目提供的合作开发合同等复印件以及项目竣工后的工程决算报告等。 （四） 签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复 印件、商品交易合同或增值税发票复印件。 （五） 打包贷款还应包括不可撤销、非转让的信用证正本，出口销售合同复印件，借款人为代理出口的应有出口商品代理协议复印件，国家限制出口的商品应有国家有权部门同意出口的证明文件。 （六） 出口退税账户托管贷款还应包括客户在我行开立出口退税专户的证明材料（包括具体账号），国际业务部出具的审证意见书，购销合同或其他反映客户资金需求的有关凭证、资料，借款人及有权签字人签章的“（开立）出口退税专户承诺书”，经国税部门盖章确认的“出口退税账户托管贷款业务确认单”（或货物报关单、出口收汇 核销单、结汇水单、增值税专用发票（抵扣联），出口货物专用缴款书、出口发票以及国税局收件单）。 （七） 国内保理业务还应包括叙作保理的应收账款项下商品交易或提供服务的有关购销合同、协议及运输单据、发票，购货商出具的货物或服务的书面验收证书，保理业务协议，保理业务凭证等资料。无追索权的国内保理业务中销售商与银行按比率承担坏账损失的，应有公证手续证明资料。 （八） 非融资类担保业务还应包括担保涉及的有关合同、协议、标书及其他能够证明真实、合法交易背景的资料。融资类担保业务应包括政府有关部门批准的年度融资计划，担保项目 可行性研究及批复，担保涉及事项按照规定需事先获得有关部门批准或核准的，应有有关部门批准或核准的文件。 第十三条 管理类档案包括： （一）借款人和担保人的相关资料：企业法人营业执照副本或复印件、事业单位登记表副本或复印件、企业资质登记证复印件、特种经营许可证复印件、税务登记证（国税、地税）复印件、外商投资企业批准证书复印件、外商投资企业外汇登记证复印件、中华人民共和国组织机构代码证书复印件、事业法人证书复印件、民办非企业法人登记证书复印件、及某些行业必备的卫生许可证复印件、前 置许可证明复印件； 贷款卡证明材料复印件以及最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料； 法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件； 企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。 （二）自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财 产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。 （三） 专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在我行设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件（除事先报经总行批准无须将担保基金存入我行外），担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。 （四） 以保证保险为担保的还应包括保险监督管理机构同意保险人开办保证保险业务的批文、投保人已全额投保保证保险并一次性缴清全部保费的证明文件。 注： 以上 资料如企业发生住所、注册资金、公司章程、经营范围、股东、年检等变更事项，以及相关证照到期换新证， 等等，信贷人员或客户经理应在每季或间隔期贷后检查、贷款检查时及时收集补充；如 借款人和专业担保机构 未发生相关内容或事项的变更等，在授信期间内均无需重复收集 第十四条 保全类档案包括 ： （一） 贷款诉讼全过程相关资料，债转股和剥离不良资产（含清户）企业的剥离不良资产申报审批表复印件，全部相关贷款档案，以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料。 （二） 关于企业兼并的有关批示文件，企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件，职 工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件，全国企业兼并和职工再就业工作计划内兼并项目的请示、报告和全国领导小组的批复文件，兼并企业对兼并行为的评估报告，兼并协议正式文本，被兼并企业实施兼并前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，银企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠银行贷款本息协议以及分年还贷计划，列入全国呆坏账核销计划的兼并项目分年还贷计划的执行情况，按计划还贷的系统记录、凭据，总行批准免息的批复，对未按期还贷企业申请取消享受免息 政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单，兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关资料，兼并完成后企业财务报表和相关资料。 （三） 破产前连续三年内的企业财务报表、所有贷款合同、借据等信用契约，企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复，法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告、破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人会议的重要决议、银行债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结 裁定，计划内破产项目的全国领导小组批复文件。 （四） 呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权或股权证明材料、债权或股权损失证明材料，上级行批复文件，破产终结后需要继续追偿我行债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关资料。 第十 五 条 综合类档案包括： 银行内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。 本节规定的法人客户信贷业务档案内容是各行档案管理中至少应包括的基本内容，但不限于此。 第十六条 权证类 、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上应存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响我行权益的前提下，可以存放复印件，主管信贷员（客户经理）将复印件与原件核实，在复印件上签署 “ 经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。 第五章 日常管理 第十七条 移交前档案管理资料的收集、整理、立卷。 （一） 支行经办的信贷业务资料由支行主管信贷员（客户经理）在审查审批结束、业务实际发生后（以下简称“业务发生后”），整理好信贷业务原始资料，编制好移交清单，交给信贷部门负责档案管理的指定人员，经初步审核后，由该指定人 员对信贷业务原始资料进行排序、编写页码、填写卷内目录。要件类中随每笔业务发生而产生的资料排序应按照形成时间的先后顺序依次序排列。编写页码应按照以上文件资料的顺序，编写大流水页码，即从第一份文件资料的首页至最后一份文件资料的尾页，逐页编写（凡有字迹即为一页）。对于其余要件类资料的整理，应按照资料形成时间的先后顺序排列，对每一分文件资料应单独立卷、单独编写页码。资料整理完毕后编制移交清单，将全部资料移交给二级分行贷后监督检查部门的指定人员，双方签字确认。二级分行贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定 人员将全部资料移交给本级行档案管理人员入库。 （二） 二级分行经办的信贷业务资料和一级分行、总行需保管的法人客户信贷业务档案，由本级行经办人在业务发生后整理好信贷业务原始资料，编制好移交清单，将全部资料移交给本级行信贷管理部门负责信贷业务档案管理的指定人员，经初步审核后，由该指定人元对信贷业务原始资料进行排序、编写页码、填写问卷内目录（方法与支行相同）。资料整理完毕后编制移交清单，将全部资料移交给本级行贷后监督检查部门的指定人员，双方签字确认。本级行贷后监督检查部门在规定的时间内审核完毕后，次日由指定人员将全 部资料移交给本级行档案管理人员入库。 （三） 信贷部门不便于实时向贷后监督检查部门移交档案的可以批量移交，但每笔业务档案的移交时间最迟要在业务发生后的五个工作日内。确实与所属二级分行距离较远、交通不便的县级支行，经一级分行批准，可将移交期限延长至十个工作日。 （四） 贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。即主管信贷员（客户经理）取得资料后，实时或批量移交给二级分行的贷后监督检查部门的指定人员，双方签字确认。二级分行贷后监督检查部门在规定时间内审核完 毕后，次日由指定人员将全部资料移交给本级行综合档案部门。 （五） 移交抵押、质押等权证类文件时，移交双方应填写收押凭证，一式两份，由移交双方分别保管，待信贷业务终了时，综合档案部门档案管理员凭提取人的收押凭证和会计部门贷款本息已收回的凭证，退还有关权证类文件资料，提取人必须填写权证类档案提取单，经业务经办行主管信贷管理部门负责人和主管信贷管理部门的行长签字同意。提取时提取人签字确认，收押凭证存档备查。 法人客户或自然人要求提供 抵押、质押等权证类文件 、权证复印件移交前由信贷人员（客户经理）负责，移交后由保管部门负 责。 第十八条 信贷业务档案交接手续。 综合档案部门接收法人客户信贷业务档案必须严格履行交接手续。档案管理人员对接收的法人客户信贷业务档案，必须审核一下内容： 1、 核准移交档案的数量和每份文件的页数； 2、 核查每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期。 审核无误后方可办理交接手续。对于存有问题的档案应及时退回，并督促移交人员尽快补齐资料或修改有误部分，重新办理移交。超过两个工作日仍未重新办理移交的，综合档案部门应向贷后监督检查部门发出档案重新移交通知。 第十九条 移交后档案的整理、立卷。 （一） 档案管理员对法人客户信贷业务档案的整理立卷，是对除要件类档案中随每笔业务的发生而产生的文件资料以外的其余法人客户信贷业务档案进行排序、编写页码，填写卷内目录、案卷封皮、档案盒封面，并按照本办法第九条、第十条的规定，对接收的档案进行排序、固定位置。在档案装具上表明档案所属机构名称、年度以及便于管理和利用的其他标识。整理立卷工作要在收到贷后监督检查部门移交档案之日起五个工作日之内完成。 （二） 权证类档案按笔（项）立卷，填写档案皮、填写卷内权证种类、数量、金额目录，按照客户为单位装入档案盒。 （三） 要件类档 案中，随着每笔业务的发生而产生的部分，按笔立卷，其余要件类档案单独立卷，以客户为单位装入档案盒存放。 （四） 管理类和保全类档案以客户为单位，装入档案盒存放。 第二十条 归档。 档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清业务的相关档案文件从立卷区抽出，修改目录、档案盒封面等相关信息，加盖收回印戳后，放人该借款人的归档区保管。综合类档案在次年 3 月 31日前归档。报表类档案要按年立卷，相关文书档案一事一卷，分类装入档案盒。 第二十一条 调阅和外借。 各行要建立法人客户信贷业务档案调阅登记制度。支行相关人 员调阅法人客户信贷业务档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、阅读日期、阅读内容等，需经本级行信贷部门负责人和档案保管行信贷管理部门负责人签字同意。档案保管行相关人员调阅法人客户信贷业务档案应填写调阅单，需经档案保管行信贷管理部门负责人签字同意。公安局、检察院、法院需要调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，由档案保管行主管信贷管理部门的行长指定专人负责陪同调阅。调阅人对所需的档案可以复印，但不得将原件抽走。法人客户信贷业务档案原则上只能现场调阅，如遇特殊情况。需经档案保管行主管信贷管理部门的行长批准才能外借。外借 档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等，并经档案保管行信贷管理部门负责人和主管信贷管理部门的行长签字同意。存放在金库的权证类档案，一律不得外借，上级有关部门可以定期检查核对。 第二十二条 保管。 档案管理人员要对法人客户信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查法人客户信贷业务档案的保管情况，检查间隔期为每季一次，并书面记录检查结果。 法人客户信贷业务档案保管期限为：有信贷关系的法人客户档案永久保管；结清全部信贷 业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的 1 月 1 日起，保管五年。 综合类信贷业务档案为长期保管，保管期限为十五年，其中各种报表的年度汇总表为永久保管。 法人客户信贷业务档案管理及销毁清册为永久保管。 第二十三条 销毁。 保管期满的法人客户信贷业务档案要按照以下程序销毁： 1、档案管理部门提出销毁意见，编制法人客户信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2、经档案保管行主管信贷管理部门的行长同意，并在法人客户信贷业 务档案销毁清册上签署意见。 3、档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销。监销信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷管理部门的行长。 第六章 责任追究 第二十四条 对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造法人客户信贷业务档案和擅自透露法人客户信贷业务档案信息的行为，视情节轻重对负责人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。 第七章 档案管理细则 第二十五条 整理原则 （一） 遵循法人客 户信贷业务档案的特点，保持文件之间的有机联系。 （二） 区分信贷业务档案的不同类型，采用相应的整理方法，使之便于利用和保管。 （三） 法人客户信贷业务档案以“卷”为整理单位，一卷内可以有一份或数份文件。 第二十六条 组卷方法 （一） “权证类”档案按笔立活卷，一笔一卷。 （二） “随每笔业务发生而形成的要件类”档案，按笔立固定卷，一笔一卷。 （三） 单独立卷的“要件类”档案，要按内容立活卷， 同 一内容立一卷。 （四） “管理累”档案，按“借款人”和“保证人”分别立活卷。根据档案数量立一卷或数卷。立一卷的，卷内文件的排序 参照中国工商银行法人客户信贷业务档案管理办法（工银办发 2003712 号，附件二十二）；立数卷的，应相对固定案卷排放的位置和次序。 （五） “保全类”档案根据档案数量立一卷或数卷，为活卷。本细则所称“保全类”档案，系指贷后诉讼过程中所行程的材料，相关贷款材料（指随每笔业务发生而产生的要件类档案）按照“要件类”档案的整理方法整理，不与贷后诉讼材料合并存放。 （六） “综合类”档案，按照支行一年度一内容立卷。同一支行、同一年度、同一内容的综合类档案立一卷或数卷，为活卷，卷内文件按照形成时间先后顺序排放。 （七 ） 最高额抵、质押合同和最高额保证合同档案单独立卷，整理方法与“随每笔业务发生而形成的要件类”档案相同。 第二十七条 标引方法 （一） 页码的编制 。 “随每笔业务发生而形成的要件类档案”以卷为单位编写页码，其他类档案以件为单位编写页码，已有页码的，不再重新编制。 （二） 文件顺序号的编制。 “权证类”单独立卷的“要件类”、“管理类”、“保全类”及“综合类”档案，要按卷内文件的排放顺序，在每份文件首页右上角标注顺序号。 （三） 目录的编制。 法人客户信贷业务档案目录分为两种：案卷目录和文件目录（目录格式及填写方法见 附件四、五）。 （四） 编写“档案存放位置”。 权证类、要件类、管理累、保全类档案的“档案存放位置”由支行顺序号 +企业顺序号 +分区标志 *档案类别 +盒号构成；综合类档案的“档案存放位置”由支行顺序号 +年度 +盒号构成。 1、 支行顺序号指支行顺序对照表中的顺序号（编制方法及格式见附件七）。 2、 企业顺序号指企业顺序对照表中的顺序号（编制方法及格式见附件八）。 3、 分区标志分别用字母 A、 B、 C、 D 表示， A 表示权证区， B 表示立卷区， C表示归档区， D 表示综合区。 4、 档案类别分为六类，权证类档案用 01 表示。随每笔业务发生 而产生的要件类档案用 02 表示，单独立卷的要件类档案用 021 表示，管理类档案用 03 表示，保全类档案用 04 表示，综合类档案用 05 表示。 5、 盒号指一类档案下档案盒的顺序号。 6、 权证类档案中存放在保险柜的，“分区标志 *档案类别”用 A01 表示；存放在档案密集架上的，“分区标志 *档案类别”用 B01 表示；执行结束后，“分区标志 *档案类别”统一用 C01 表示。 （五） 案卷封皮的填写。 随每笔业务发生而形成的要件类档案案卷封皮填写内容包括“档案存放位置”、“分、支行名称”、“贷款种类（内容）”、“合同号”、“企业名称”、“ 档号”、“责任人”、“检查人”及档案人员 9 项。 其他类别档案案卷的封皮，“档案存放位置”、“责任人”、“检查人”和“档案人员” 4 项为必填项，其他项为选填项（档案案卷封皮格式及填写要求详见附件三）。 1、 案卷封皮的“档案存放位置”有两栏，第一栏填写“立卷区”的“档案存放位置”，第二栏填写“归档区”的“档案存放位置”。 2、 “贷款种类（内容）”项的填写由案卷的档案类别决定，对随每笔业务发生而形成的“要件类”，“贷款种类（内容）”项填写该贷款的业务种类，如流动资金贷款，项目贷款等；对其他类别档案，“贷款种类（内容 ）”项填写该卷档案的主题内容，如管理类借款人档案、管理类保证人档案等。 3、 “合同号”项的填写由案卷的档案类别决定。对随每笔业务发生而发生的“要件类”档案，“合同号”项填写该笔贷款的贷款合同号；对“权证类”档案，如权证类档案对应的抵质押合同与一般贷款合同是一对一关系，“合同号”项填写贷款合同号；如权证类档案对应的抵质押合同为最高额抵质押合同，“合同号”项填写最高额抵质押合同号。 4、 “档号”系指档案系统与 CM2002 衔接版本自动生成的一组代码。 5、 “责任人”指主管信贷员；“检查人”指二级分行贷后监督检查部 门的有关人员；“档案人员”指档案部门有关人员。 （六） 档案盒的填写 档案盒的填写包括“盒封面”和“盒脊”。档案盒封面的填写项包括“分、支行名称”、“企业全称”和“企业代码”（见附件二）。档案盒脊背的填写项包括：“支行名称”、“企业名称”、“年度”和“档案存放位置”（见附件六）。其中“年度”表示该盒档案实体案卷发生的年份，跨年度的则填写起始年 结束年，“年度”项为非必填项。 第二十八条 排放方法 1、执行过程中，“权证类”档案中的有价单据存放在会计部门金库，有价单位以外的档案原件存放在档案部门保险柜中，复印 件材料存放在档案密集架上（立卷区要件类前）；执行结束后，“权证类”档案全部转移到档案密集架上（归档区要件类前）。 2、“要件类”、“管理类”和“保全类”档案的排放先分区（立卷区和归档区）、后分类（要件类、管理类、保全类），在每一类别下按顺序排放。 3、“综合类”档案单独构成“综合区”。“综合类”档案的排放，先区分支行，后区分年度，同一年度下按问题分类。 第二十九条 系统录入 系统的录入包括：录入“档号”、录入“档案存放位置”、录入“互见号”、录入“其他说明”和选择“分区标志” 5 项内容。 （一） 录入档号。“ 档号”由支行代码 +企业代码 +贷款顺序号构成，支行代码、企业代码由系统自动获取；贷款顺序号由系统按照归档先后顺序自动生成，也可手工录入。 （二） 选择分区。执行中的档案，选择“立卷区”；执行结束的档案，选择“归档区”。 （三） 录入“档案存放位置”。“档案存放位置”栏录入相对应的档案实体的存放位置。一笔“要件类”档案实体占用多盒的，“档案存放位置”中盒的要素要录入 XY，如 5-8-B02-24。 （四） 录入“互见号”。“互见号”栏应录入相对应的“权证类”档案实体存放位置。一般贷款合同和最高额抵质押合同一律录入此 项。 1、 对一般贷款合同，“互见号”栏录入“抵质押合同”与“一般贷款合同”一对一情况下存放在档案密集架上的“权证类”档案实体的存放地址（如：5-8-B01-X）。 2、 对最高额抵质押合同，“互见号”栏录入最高额抵质押合同对应的存放在档案库房密集架上“权证类”档案实体的存放地址（如： 5-8-B01-Y）。 （五） 录入“其他说明项”。 档案系统与 CM2002 衔接版本的“其他说明项”可灵活使用和填写。一般贷款合同和最高额抵质押合同两类合同的“其他说明项”必须填写。 1、 一般贷款合同对应的“其他说明”栏，录入“抵质 押合同”与“一般贷款合同”一对一情况下存放在保险柜中的“权证类”档案实体的存放地址（ 5-8-A01-X）。 2、 最高额抵质押合同对应的“其他说明”栏，录入最高额抵质押合同对应的存放在保险柜中的“权证类”档案实体的存放地址（如： 5-8-A01-Y）。 第三十条 转移和修改 （一） 转移。 法人客户信贷业务档案实行分区管理，执行中，存放在立卷区；执行结果后，转移至归档区。 1、“随每笔业务发生而形成的要件类”档案转移后，按照结清时间的先后顺序排列。 2、 “权证类”档案执行结束后，部分原件归还贷款企业，剩余的档案 材料转移到档案密集架上“归档区要件类”前。 3、 新的管理类材料产生后，被替换的管理类材料转移到归档区，按照转移时间排列，“立卷区”存放新产生的有效管理类材料。 4、 “保全类”档案执行结束后，全部转移到归档区，与诉讼材料相对应的有关“要件类”档案仍然按照要件类档案性质进行转移，不予合并。 （二） 修改。 1、 “要件类”档案转移后，案卷目录、案卷的档案存放位置、档案盒等相关信息必须进行修改，衔接版本中的有关记录需要同时更新。 2、 管理类材料转移后，要同时对“立卷区”和“归档区”管理类档案的目录、档案存放位置和其他 相关信息进行修改。 3、 “权证类”档案转移后，要修改权证类档案的档案存放位置，如原来的档案存放位置为 5-8-B01-1，结清后转移至档案库房归档区的第一盒，则其档案存放位置即变为 5-8-C01-1。 4、 “保全类”档案属于整体转移，转移后，只需修改“档案存放位置”。 第八章 其他规定 第三十一条 总行已经明确贷后监督检查部门设在信贷管理部内部，本文中涉及的二级分行（含）以上机构信贷管理部门的档案管理岗位和贷后监督检查部门