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从文书工作与档案管理教学特征看教学改革 文书与档案管理教学大纲 1、课程性质、地位和作用 文书与档案管理基础是文秘专业学生必修的专业课。通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。 2、课程教学对象、目的和要求 本课程适用于大学专科层次文秘专业学生。通过本课程的教学，学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能按照文书处理与档案管理的工作程序，进行文书处理、文件的与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。 文书与档案管理课程从总体上可以分为：文书工作概述、现行文书、一般公文办理、机要文件处理、办公自动化与文书工作、档案工作概述、机关文书立卷、立卷编目与平时归卷、组合案卷与编目定卷、案卷归档、机关档案制度与管理科学化等内容。 3、课程的相关课程及其关系 学习本课程前的相关课程包括：秘书学、秘书写作。 本课程既是对管理需学基础课程的拓展，又是对秘书写作课程的具体运用。因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。 4、课程内容及学时分配 本课程教学总时数为54学时，其中讲授学时为30学时，实训为24学时。 第一章总论 教学时数：2学时。 教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程；掌握文书与档案工作的基础知识，遵循文书与档案工作的基本原则；明确文书档案人员的基本素质与要求。 教学重点：文书与档案的概念；文书工作与档案管理的基本原则。教学难点：文书工作与档案管理工作的基本原则。 教学内容： 第一节文书与档案 一、文书与档案的含义 二、文书与档案的性质、特点与作用 三、文书与档案的联系与区别 第二节文书工作与档案管理 一、文书工作与档案管理的含义 二、文书工作与档案管理的任务和内容 三、文书工作与档案管理的基本原则和要求 四、文书工作与档案管理的联系与区别 第三节文书工作与档案管理的组织结构与人员 一、文书工作与档案管理的组织机构 二、文书工作与档案管理的组织领导 三、文书工作与档案管理工作人员 思考题： 1、什么是文书现实执行性？什么是档案的原始记录性？ 2、文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么？ 第二章文书的体式与稿本 教学时数：2学时。 教学要求：了解文书的文体特征及表达要素；熟悉文书稿本的种类、特征；掌握现行国家行政机关公文格式，能够按照国家行政机关公文处理办法的规定处理公文；会用国家行政机关公文格式印制公文，懂得各种文稿、文本的特征及使用。 教学重点：文书的文本；文书的格式；文书的稿本类型。 教学难点：各种文稿、文本的特征及使用。 教学内容： 第一节文书的文体 一、文体的分类 二、现行机关文书文体的特征 第二节文书格式的含义 一、文书格式的含义 二、文书格式标准化的意义 三、现行国家行政机关公文格式 第三节文书的稿本 一、文书的文稿 二、文书的文本 思考题： 1、成文的日期怎样确定？ 2、文书正文写作的要求有哪些？ 3、划分出公文标题的三要素，并按标题排列要求进行排列 第三章文书的种类 教学时数：2学时。 教学要求：了解确定文书种类的意义与依据；掌握法定文书、机关常用文、企业常用文等通用文书的适用范围及特点；熟悉各种专用文书的用法；了解杂体文书的种类，会使用杂体文书。 教学重点：文书的种类，不同类型文书的适用范围及特点。 教学难点：杂体文书的适用范围和用法。 教学内容： 第一节文书种类的划分及选用 一、文书种类划分的意义 二、文书种类的划分 三、文书种类的选用 第二节通用文书 一、法定文书 二、机关常用文书 三、企业常用文书 第三节专用文书 一、司法文书 二、人事文书 三、会计文书 四、信访文书 第四节杂体类文书 一、迎送类礼仪文书 二、信函类文书 思考题： 1、简述公告与通告的区别。 2、简述请示与报告的区别。 3、举例说明广告的种类。 第四章文书的形成 教学时数：4学时。 教学要求：了解文书形成的重要性、思想准备、材料准备等内容；理解文书形成的基本原理、文书形成中的主题、材料、结构、语言；掌握文书形成过程及要求；会用文书形成的基本原理分析和评价公务文书；熟悉文书的形成过程，能按照要求撰写比较简要的公务文书。 教学重点：文书形成的基本原理；文书的形成过程和要素。 教学难点：用文书形成的基本原理对公务文书的分析和评价。 教学内容： 第一节文书形成的基本原理 一、客观反映与实用性的原理 二、美观与方便处理的原理 三、约定俗成与时代性原理 第二节文书形成的步骤 一、文书形成的步骤 二、拟定提纲 三草拟初稿 四、征求意见 五、反复修改 六、誊抄文稿 七、确定标印 第三节文书形成的要素 一、主题确定 二、材料选用 三、结构安排 四、语言表达 思考题： 1、主题的作用、依据、要求是什么？ 2、如何筛选加工材料？ 3、简述文书形成的基本步骤。 第五章文书的处理 教学时数：6学时（其中实训2学时）。 教学要求：熟悉行文制度，掌握现行行政机关的行文要求；加深对行文关系和行文方式的理解；掌握发文和收文处理的环节；能准确判断机关所选择的行文关系和行文方式的正误；能独立进行收文和发文处理。 教学重点：行文制度；文书的处理程序及。 教学难点：行文要求。 教学内容： 第一节行文制度 一、正确认识行文关系 二、合理确定行文方式 三、严格遵守行文规则 第二节文书的处理程序 一、文书处理程序的概念 二、文书处理程序的特点 三、文书的处理程序图 第三节发文处理 一、草拟 二、审核 三、签发 四、复核 五、缮印 六、用印 七、登记 八、分发 第四节收文处理 一、签收 二、登记 三、审核 四、拟办 五、批办 六、承办 七、催办 八、注办 思考题： 1、如何正确使用簿册式、联串式和卡片式这三种登记文件的方式？ 2、在审核文件时，重点应审核哪些内容与方面？ 第六章文书的与归档 文书工作与档案管理教学实施方案 本课的主要任务是，传授文书学的基本理论、基础知识和基本技能。通过本课的教学，达到培养能够较为熟练地从事文书管理工作的应用型文书工作者的的。培养具备系统的档案学基础知识与文化知识，掌握现代信息技术的基本技能，能在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管理工作及研究工作的应用型、复合型档案学高级专门人才。 本课程是本专业专科阶段的必考课，重点讲述档案管理应用理论与应用技术。其主要内容包括：档案管理的一般性理论与原则，档案价值鉴定的理论、方法、原则，档案收集、保管、检索、编目、提供利用服务。编研、统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术，以及人事档案、会计档案、声像档案、电子档案和相关实物与资料的管理知识。通过学习，应了解并掌握档案管理的一般知识和技能，能够科学地组织档案的业务管理和档案信息的开发利用工作。 本课的主要特点是：具有很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性，是进行政治思想教育、培养严谨的科学态度和熟练地处理文书工作技能和档案管理工作技能的实用型课程。 教材特点及使用版本根据文书学课程的性质和特点，本课的教学媒体，采用文字教材一种形式。教材仍采用文书工作与档案管理一书。约36万字包含本课程教学大纲规定的全部教学内容按照学科体系编写，力争做到：科学严谨、实用性强、循序渐进、通俗易懂、适用于其他成人大专教育和文秘专业人员学习的需要。 教学方法本课的教学，应遵循理论和实际相结合、传授知识和培养技能相结合、课堂教学和课外实践相结合的原则进行。以讲授文字教材为基础，并辅之以必要的实践和作业练习的形式，尤其应注重文书实践活动（应安排3周时间一不少于4小时，带领学生到党政机关文书部门实习）。努力做到把自学、授课和实践有机结合起来，使学生学到活知识、真本领。文书学与秘书学、应用写作、行政管理学等学科有紧密联系，在授课时，要进行科学分工，避免重复 第二部分教学内容 一、教学内容：本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等 二、课程的目的和要求： 教学目的是为了适应改革开放的需要，培养出一批实用型人才，使我国文书工作规范化，科学化和自动化，建设文书管理队伍，开展文书工作，才能适应不断发展的新形势。教学要求，通过学习，使当代大学生具备文书处理和管理的基本知识和基本技能，提高文书工作的效率，从而通过优质高效的文书工作，更好为社会主义建设事业服务。 第一章总论 第一节文书与档案 教学内容：文书的概念；文件的概念；文书的作用和种类、公务文书与私人文书的概念；正确区别文件、文书、公务文书与私人文书四个概念。 教学重点：文书与公务文书和私人文书之间的种属关系。 教学难点：公务文书+私人文书是否完全等于文书。 教学课时：六课时 一、文书与档案的含义 （一）、文书的概念：文书就是党政机关、企业事业单位、群众团体等社会组织和具体个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。这个定义中包含的内容： （1）、形成者与使用者：包括两个方面，即社会组织和具体的个人或家庭。 （2）、形成过程：文书作为一种处理事务的工具，它是根据社会交际活动的需要而形成的，同时，它定向定范围的传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。 （3）、作用：文书的主要作用是它的应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具，而且都有是正在进行或将要进行的工作和事务。 （4）、有特定的格式：为了更方便的实现文书的社会交际功用，在它的表现方式上，一般而言，有一个统一的通用的格式和要求。 （5）、本质属性：它首先是一种文字材料，即书面材料。而其它各种在社会活动和交际中形成的录音带、录像片等，这些材料虽然也具有文书的功用，但却不具有文字的属性，因而不能称为文书。 1、文件的定义；它的种类较为宽泛，包括一些资料。 2、公务文书：党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成的具有特定格式的应用性的文字材料。公务文书一定是就公务而言的，如果是私事，则不能称为公文。 3、私人文书：个人、家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。 4、要学生区分清楚文书、公文与私人文书之间的关系 （二）、档案 1、档案的概念：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作为历史记录保存起来以备杳考的，作为凭证的文字、图像、声音的信息材料。 2、定义中包含的内容：第一、形成者既，包括机关、组织和个人及家庭。第二、作用：用以备查、作为凭证的；第三、它的本质属性是历史记录性；原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。 档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。 原始性和真实性的区别：从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实； 因此，我们应该辩证地看待这个问题。 一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。 第四、档案的载体形式是多样的，比如甲骨、金石、竹简、纸张等。 二、文书与档案的特点与作用 文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者，所谓法定作者就是指依据法律和有关的条 例、章则、决定等成立的、并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。 法定的作者是指发文的名义。公文一般以机关的名义制发，大中型机关也可以以机关部门的名义制发。以部门名义制了公文，必须有相应的下属部门，没有下属部门的，不能制发文件。而部门内设机构除办公厅（室）外不得正式行文。 各机关、单位在发文时，有时也以领导人的名义。以领导人的名义发文，并不是以个人的身份出现，而是代表其所在的机关因、单位，是领导人行使职权的一种表现，因而也是法定的作者。 2、法定的权威和效力。公文是由法定的作者制定和发布的，这就必然赋予公文以机关喉舌的地位。既公文可以代表机关发言，并代表机关的法定职权和权威。 3、特定的程式性。程式即规程法式。公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式以及文书的处理程序，为了维护公文的严肃性和便于公文的处理以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，必须经过一定的处理程序。档案的特点主要表现在三个方面： 1、系统性既有序性，档案是对有关文书、信息材料进行系统以后形成的，不经过系统的零散的信息材料，不能以其为档案，档案要经过分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。 2、选择性，不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案，因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点，文书是形成档案的基础，档案是文书的精华。 3、保存性，既原始性，档案的保存必须保持历史原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减。 三、文书与档案的联系与区别 文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。 （一）、两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 （二）、两者有内容和格式上完全一致。 （三）、两者的相同。 （四）、两者互为因果。 文书和档案的区别主要表现在三个方面： （一）、两者的性质和形式不同， （二）、两者的目的和作用不同， （三）、两者存在和发挥效用的时间不同。 第二节文书工作与档案管理 教学内容：文书工作与档案管理的概念；本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等。 教学重点：文书工作的性质任务和作用和原则 教学难点：文书工作与档案管理的区别与联系 教学课时：二个课时 一、文书工作与档案管理的含义 文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 档案管理也称档案工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 它的主要特点是： （一）、管理性，管理的对象是历史文献资料。 （二）、服务性。档案工作是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。 二、文书工作与档案管理的任务和内容 （一）、文书工作的任务、内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的文书，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导的工作服务，为社会主义现代化建设服务。 档案工作的内容有广义和狭义两种解释。 1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。 2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。 档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。 1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。 2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。 三、档案工作的性质 1、档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 2、是一项服务性的工作 3、是一项政治性的工作 除此之外，还有条件性、科学性等提法。 档案工作的基本原则 1996年9月5日公布的中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的关于加强国家档案工作的决定中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：1、统一领导、分级管理2、维护档案的完整与安全3、便于社会各方面的利用4、统一领导、分级管理 1、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。 2、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。 3、所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。 4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。 其内容是：a、一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；c、党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。 党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。 二、维护档案的完整与安全这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。 维护档案的完整与安全，有两方面的含义： 完整包括：1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。 安全包括：1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。 2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。 三、便于社会各方面对档案的利用-根本目的。 1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件； 2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。 3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。 4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。 我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。 第三节文书工作与档案管理的组织机构与人员 教学目的和要求： 本节讲述文书工作者应具备的基本素养和对他们的要求通过本节教学，使文书工作者自觉地按照规定目标严格要求自己，做一个合格的文书工作人员。本节的三个问题都是教学重点，要求学生深刻理解并努力做到 一、档案管理的组织机构 机关档案工作、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。 第一个提法： 机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。 另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。 第三种提法：A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机 文书与档案管理实训课程标准 0课程基本信息0.1适用专业 文秘（行政助理方向）专业0.2开课系部 环境信息系0.3课程负责人 余铮0.4学时与学分 共64课时，4学分1课程定位1.1课程性质与作用 课程的性质： 文书与档案管理是文秘（行政助理方向）专业的专业核心课程，是针对高职文秘专业的人才培养要求，在整合文秘专业两门传统的课程文书学、档案管理学有关内容的基础上，针对企事业单位文书工作、档案工作实际内容和工作过程而设计的一门理论与实践紧密结合型的文秘专业必修课，也是国家秘书职业资格考试的重要内容。 课程的作用： 本课程主要向学生介绍文书与档案的基本理论，本课程以培养应用型和操作型秘书人才为目标，结合相关工作岗位的职业要求，使文秘等专业学生掌握文书收文发文处理、档案管理的业务知识，特别是要掌握熟练相关工作岗位的操作技能，不断提高实际应用能力，具备在基层企事业单位从事公文撰制与处理、档案信息管理的业务素质和工作能力。本课程对学生文书处理能力的培养和档案管理技能的提高起到主要支撑作用。1.2相关课程 本课程与应用写作、档案管理、现代办公应用软件相衔接，同后续的文秘综合实训等课程打下基础。 表1与前导课程的关系 1 表2与后续课程的关系 2课程目标2.1课程总体目标 本课程总体目标，是根据社会对文秘专业学生的需要，通过系统传授文书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，培养较为熟练地从事文书管理工作的实用型人才。使学生能够运用所学知识分析和解决实践中的实际问题。通过学习考核达到高等学校文秘专业专科课程的基本要求。 2.2知识、能力与素质目标2.2.1知识目标 （1）掌握文秘岗位必需和够用的基本理论知识；（2）掌握和具备文秘岗位所需的专业技能； （3）掌握文书与档案管理工作的能力，以适应当今信息社会对文书与档案的管理和使用； （4）掌握文书与档案管理的一般方法与技术，按照文书与档案管理活动的专项内容顺序展开； （5）掌握具有普遍性的专门档案以及新型载体的档案资料及实物材料的管理方法与技术； 2.2.2能力目标 （1）具有按照公文运转流程收发、处理各类文件，会对归档文件进行科学的分类和加工的能力； （2）具有运用计算机对室藏档案进行科学管理，准确检索并提供利用的能力；（3）具有独立完成人事档案、声像档案、科技档案等专门档案的分类、编目和日常管理的能力； （4）具有良好的职业道德思想。2.2.3素质目标 （1）培养学生良好的自我表现、与人沟通的能力；（2）培养学生的团队协作精神； （3）培养学生分析问题、解决问题的能力； 2 （4）培养学生良好的职业道德； （5）培养学生勤于思考、做事认真的良好作风；（6）培养学生勇于创新、敬业乐业的工作作风。3课程内容标准3.1课程设计思路 坚持以文秘职业岗位能力培养为重点的思路与