（外国语言学及应用语言学专业论文）英语商务信函的文体分析.pdf

太原理1 ：火学颤l ：学位论爻 英语商务信函的文体分析 摘要 随着科学经济的发展，以及c l 圜加入l 【i = 界贸易组纵的乜速变化，。” 圜的对外贸易和相应的随之而柬的经济活动、技术活动、文化交流越米 越成为困家关注的焦点不f 【；_ l 许多t t 田人到海外发聪贸易经济，面吐许 多外旧人也来到中阑考察参观试图任r 1 i m 1 负辽阔的l ：地j ：发展j 纠， 因此，无论是从直接还是m 接的程度上，我们l 目人利外陶人的交流干沟 通、贸易往来的机会也接踵而来 而在与外幽人交流往来的过程。h 作为用际交流的放体，商务英语 写作已广泛应用于常生活干常规j 【：作的疗方丽l n i ，尤其表现在公共关 系、信息、表达思恕、交流感受和 l 会商务：t ) 1 眦i 1j 此可见，刈于那些 从事外贸活动的人们来说，很好的掌握商务英语写作的i 言特点及写作 技巧是外贸活动中首当其冲的关键 商务英语写作并不需要华丽的辞濒，闲为它本身并不足文学著作， 但是它所要表达的观点必须以种甲实的、蝴晰的、不易产生歧义的语 言而展现出来。不但要引人入胜，而且要波服读者信任你所陈述的则 点 i 太原理t 人学硕l 琦位论文 本篇论文旨在通过文体学的理论分析商务英语写作，尤其是商务英 语信函首先，它从对文体学及其起源的描述蓿手，其c p 囊括了文体学 的些分支：其次再在理论的基础上继续分析各种商务信函的语言特点 在整个的分析过程中，它列举了一些真实的商务往来实例以便为读者勾 勒出一套清晰的理论框架至于对信函的分析，主要分为四个层次：词 汇、句法，语篇以及修辞这四条主要指导将贯穿整篇论文 这篇论文尝试着在揭示不同商务信函的语言特点的同时，为其构建 和理解提供一些基础规则我希蘩这些能够在今后的贸易往来q ， f | 为借 鉴和讨论 关键词：文体学，商务英语信函，词汇，句法，语篇，修辞 太原埋t 人学硕i ：学位论文 as t y l i s t i ca n a l y s i s0 f e n g l ls h b u s i n e s sl e t t e r s a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to fs c i e n c ea n de c o n o m y a n dc h i n a se n t r a n c e i n t ow t o c h i n a sf o r e i g nt r a d ea n dt h ec o n s t a n ti n c r e a s eo fo t h e re c o n o m i c a c t i , 1 i t i e s ，t e c h n i c a lc o o p e r a t i o na n dc u l t u r a le x c h a n g et of o r e i g nc o u n t r i e s d r a um u c ha t t e n t i o nt ot h e m s e l v e s n o to n l ym a n 3c h i n e s eg oa b r o a dt od o b u s i n e s s b u ta l s om a n yf o r e i g n e r sc o m et oc h i n at os i g h t s e ea n di n 、e s t c a p i t a li ne n t e r p r i s e s t h eo p p o r t u n i t yw em a k ed i r e c to ri n d i r e c tc o n t a c tu i n l f o r e i g n e r sb e c o m e sm o r ea n dm o r e a n di nt h ec o u r s eo fa s s o c i a t i o nw i t ht h el b r e i g n e r s a sa 、e h i c l eo i i i n t e r n a t i o n a lb u s i n e s st r a n s a c t i o n b u s i n e s se n g l i s hl e t t e ri s l f i d e l 3u s e di n n c r ) f i e l do fo u rd a i l yl i f ea n dr o u t i n ed u t i e s e s p e c i a l l yi nt h ep r o f e s s i o no l p u b i cr e l a t i o n s i n f o r m a t i o n t oe x p r e s si d e a s ，t oe x c h a n g ef e e l i n g sa n dt o d e a lw i t hs o c i a lb u s i n e s s t h e r e f o r e ，i ti sn e c e s s a r yf o rt h ep e o p l e 、h o e n g a g e di nf o r e i g na f f a i r st oh a v eag o o dc o m m a n do ft h el a n g u a g ef e a t u r e s a n dw r i t i n gt e c h n i q u e sa b o u tb u s i n e s se n g l i s hl e t t e r s b u s i n e s se n g l i s hl e t t e r sd o e sn o tc a l lt o r1 1 0 、v c r yl a n g u a g eb e c a u s ei t i s n tl i t e r a r y o r k s b u ti ti sr e q u i r e dt oe x p r e s st h ew r i t e r s0 w nv i e x 、i s a c c u r a t e l yi nap l a i nl a n g u a g et h a ti sv e r yc l e a ra n di sr e a d i l yu n d e r s t o o d ，a n d c a t c ht h er e a d e r sa t t e n t i o na n dp e r s u a d et h e mi n t ob e l i e v i n gw h a ty o us a i d i 查坚型三叁堂堡! ! 堂垡丝苎 t h i st h e s i sa i m sa ta n a l y z i n gt h eb u s i n e s se n g l i s hv w i t i n gb yu s i n gt h e t h e o r i e so fs t y l i s t i c s f i r s t ，i ts t a r l sf r o mt h ed e s c r i p t i o no fs t y l i s t i c sa n di t s o r i g i n ，i n c l u d i n gs o m eb r a n c h e so fs t y l i s t i c s ；s e c o n d ，i tg o e so na n a l y z i n g t h e l i n g u i s t i c f e a t u r e so fa l lk i n d so fb u s i n e s sl e t t e r s i nt h ep r o c e d u r e o l a n a l y z i n g ，i tg i v e ss o m er e a l l ye x a m p l e ss oa st od r a wac l e a rp i c t u r eo f t h e w h o l et h e o r yt ot h er e a d e r s a st ot h ea n a l y s i so fb u s i n e s sl e t t e r s ，i tc a nb e d i v i d e di n t of o u rl e v e l s ：l e x i c a l ，s y n t a c t i c a la n dd i s c o u r s e a tl a s t i tw i l lf i n d t h er h e t o f cf e a t u r e si nb u s i n e s sl e t t e r s t h el b u rm a i ng u i d e sw i l lg ot h r o u g h a l lt h ep a p e r t h i sp a p e rt r i e st or e v e a lm a n yl i n g u i s t i cf e a t u r e so fd i f f e r e n tb u s i n e s s l e t t e r sa n dp r o v i d es o m eb a s i sf o rt h ed r a f t i n ga n du n d e r s t a n d i n go f b u s i n e s s l e t t e r s w h i c h ，ih o p ew i l ld ow e l lt ot h eb u s i n e s st r a n s a c t i o na m o n g o u r c o u n t r ya n df o r e i g nc o u n t r i e s k e yw o r d s ：s t y l i s t i c s ，b u s i n e s se n g l i s hl e t t e r s 1 e x i c a l ，s y n t a c t i c d i s c o u r s e ，f i g u r eo fs p e e c h 太撩理一r 人学顾l j 学位论立： c h a r p t e rii n t r o d u c t i o n 1 1b a e k g r o un do fb u s i n e s se n g l i s h 1 1 ib a c k g r o u n do f b u s i n e s se n g l i s h i nt h ep a s tt w e n t yy e a r s ，b u s i n e s se n g l i s hh a sa t t l a c t e dn l o f ca n dm o r ei n t e r e s t a n da w a r e n e s s s e e i n gt h a tb u s i n e s st r a n s a c t i o na n i o n gc o u n t r i e sb e c o m ei n c r e a s i n g m a n yl a n g u a g e s c h o o l s t h r o u g h t h ew o r l dp r o v i d eb u s i n e s s e n g l i s h c o u r s e s a c c o r d i n gt om a r ke l l i sa n dc h r i s t i n ej o h n s o n ，t h e r ea r eo v e r10 0s c h o o l si nt h e u ka l o n e ；t h e r ea r ei l o r et h a n1 5 0b u s i n e s se n g l i s ht i t l e so nl j kp u b l i s h e r s l i s t s ： e x a m i n i n gb o a r d so i l e re x a m i n a t i o n so fb u s i n e s se n g l i s h ；t h eb u s i n e s se n g l i s h s p e c i a li n t e r e s tg r o u p ( p a r to fi a ie f l t h ei n t e r n a t i o u a ta s s o c i a t i o nf o rl e a c h e r s o fe n g l i s ha saf o r e i g nl a n g u a g e 、h a so 、j e r15 0 0n l e n l b c r sf r o ma r o u n dt i l ew o r l d | ：r o l l lt h e s es t a t i s t i c s w ec a ns e et h a tb u s i n e s se n g l i s hh a sb e e nn l o p ea n di i o r c n o t i c e a b l ea n du s e f u l y e td e s p i t et h i se n o r n l o u $ i n t e r e s t b t l s i n e s se n g l i s hi sa l la r e a o t 、e nn e g l e c t e db yl i n g u i s t i cr e s e a r c h e r s 1 1 2w h a ti sb u s i n e s se n g l i s h ? b u s i n e s se n g l i s hi sab r a n c ho fe s r ( e n g l i s hf o rs p e c i t i cp u r p o s e s ) b u ti ti s n o tn e a t - d e f i n e dc a t e g o r yo fs p e c i a le n g l i s h ，t h et e r mi sjl i s tu s e dt oc o v e rav a r i e t y o fe n g l i s h c o m p a r i n g 、| f t ho t h e rv a r i e t i e so fe s rb u s i n e s se n g l i s hs h o v , sa s p e c i f i cl a n g u a g ee m p h a s i so np a r t i c u l a rk i n d so fc o m m u n i c a t i o ni ns p e c i f i c c o i l t e x t 1 1 3w h a tc h a r a c t e r i z e st h el a n g u a g eo fb u s i n e s s ? a s1m e n t i o n e da b o 、e b u s i n e s se n g l i s hi sa na r e ao fe s pt h a ti sr e l a t i v e l ) l 太原理工大学碗士学位论文 p o o r l yr u l e d a l t h o u g hs o m el i n g u i s t i ca n a l y s i si sm a d eb a s e do nt h ew t i t t e nf o r m s o fl a n g u a g es u c ha sc o r r e s p o n d e n c e ，a n n u a lr e p o t s ，e t c ，s o m ek i n d so fa n a l y s i s h a v eb e e nc a r r i e do u tw i t hr e s p e c tt ot i l el a n g u a g eo fm e e t i n g sa n dd i s c u s s i o n s ，b u t t h e r ei ss t i l ll i i t l et op r o v i d ee x p e r i e n c ef o rt h ed e v e l o p e r s b a s e do naw i d er a n g eo f b u s i n e s sw r i t i n g s ，t h ef o l l o w sa r et h eg e n e m lf e a t u r e so fl a n g u a g eo fb u s i n e s s ： c l e a r n e s s t h ep u r p o s eo fb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o ni sd e a l e y e dt r a d ei nc o m m e r c i a l p e r m i t sn ov a g u e n e s sa n da b s t r a c t i o n ，s o i ta s k sf o rt r u t ha n de x a c t n e s si nt h e w r i t i n g s d t r e c t n e s s i no r d e rt oa v o i ds o m em i s u n d e r s t a n d i n g sa n dp a s st h ec l e a r 、e f f e c t i v e 、 p e r s u a d a b l ei n f o r m a t i o nt ot h er e a d e r s ，t h eo r g a n i z e df o r m so fb u s i n e s sw r i t i n g s g e n e r a l l ym n s tb eb o t t o ml i n e 、t h a ti st os a y w h e nw ed r a wu pab u s i n e s sw r i t i n g ， w es h o u l du s et h et o p i cs e n t e n c et os u m m a r i z et h em a i np o i n t c o n c l u s i o na n dr e s u l t a tt h ev e r yb e g i n n i n g c o n c r e t e n e s s t h ea i mo fb u s i n e s s 、 r i l i n gi se o m m t m i c a t i o nf o rt h et r a d e ；t h e r e f o r e ，i nt h e c o u r s eo fs t a t i n go u rv i e u s u h i c hm u s tb es p e c i f i ca n da c c u r a t es oa sn o tt om a k e m i s u l l d e r s t a l l d m g s s ow es h o u l du s es o m eo b j e c t i v et h i n g s ，d a t a a n ds p e c i f i c 、0 r d s c o m p l e t e n e s x t h ec o n t e n to fb u s i n e s sv , x i t i n gs h o u l db eo r g a n i z e dc o m p l e t e l ya n da l l - r o u n d i ts h o u l di n c l u d ea l ln e c e s s a r yi n f o r m a t i o ni no r d e rt om a k er e a d e r sk n o wa l lt h e f a c t sa n dc o n d i t i o n sa f t e rt h e yr e a d i n go u rd r a f t c o n c i s e n e s s t h es t a t eo fb u s i n e s sw r i t i n g sm u s tb eb r i e fa n dc l e a r s ol a n g u a g ea n dl e x i c o n w o u l db es u c c i n c t ；s e n t e n c e sw o u l db es h o r t 、e a s ya n ds m o o t h 奎鉴望王苎堂堕! 兰垡堡兰 1 1 4c l a s s i f i c a t i o no fb u s i n e s se n g l i s h w r i t i n g s g e n e r a l l ys p e a k i n g , a c c o r d i n gt ot h e i ru s a g e ，b u s i n e s se n g l i s hw r i t i n g sc a l lb e c l a s s i f i e di n t oe i g h tk i n d sa sf o l l o w s ： ( 1 ) l e t t e r s ，w h i c ha r ew i d e l yo s e di na l lk i n d so fs i t u a t i o n so fs o c i a li n t e r c o u r s e a n db u s i n e s sa f f a i r s c a nb ed i v i d e di n t op r i v a t el e t t e r sa n do f f i c i a ll e t t e r s p r i v a t e l e t t e r sa r ew r i t t e nt or e l a t i v e s ，f r i e n d s ，t e a c h e r s ，w o r k m a t e s ，e r e o f f i c i a ll e t t e r s i n c l u d el e t t e r so fi n v i t a t i o n ，l e t t e r so fi n t r o d u c t i o n i e r e r so fd e m o n s t r a t i o n 1 e t t e r so f r e c o m m e n d a t i o n ，e t c ( 2 ) c o m m e r c i a ld o c u m e n t s ，w h i c ha r ew i d e l yu s e di nt h ef i e l d so fe c o n o m y a n dt r a d e ，c a nb ed i v i d e di n t og e n e r a lb u s i n e s sl e t t e r s ，i n c l u d el e t t e r so f e s t a b l i s h i n g b u s i n e s sr e l a t i o n s ，l e t t e r so fi n q u i r i e sa n dr e p l i e s 1 e t t e r so fo f f e r sa n db i d s ，l e t t e r so f e o u n t o f f e r , l e t t e r so f o r d e r 1 e t t e r so f a c c e p t a n c ea n dc o n t r a c ta n ds oo n ；a n ds p e c i a l c o m m e r c i a ld o c u m e n t s ，i n c l u d i n gq u o t a t i o ns h e e t s 1 e t t e r so fc r e d i t c e r t i f i c a t eo t e n t r u s t m e n t 1 e t t e r so fi n t e n t 1 e t t e r so f c o m p l a i n t 1 e t t e r so f c l a i m s e t c ( 3 ) e t i q u e t t ed o c u m e n t s ，w h i c h c a nb ec l a s s i f i e di n t oc o n g r a t u l a t o r ) d o c u m e n t s a n dc o n d o l a t o dd o c u m e n t s t h es p e e c h ，l e t t e r s ，c a r d so nb i r t h d a y ，f e s t i v a l s ，b a b y s b i m h ，m a r r i a g e ，s t a r t i n gb u s i n e s s ，p r o m o t i o n ，r e c e i v i n ga n ds e e i n go f ft b eg u e s t s ，e t c b e l o n gt oc o n g r a t u l a t o r yd o c u m e n t s ，a n da f l n o t l n c e m e n t so fd e a t h m e s s a g eo f c o n d o l e n c e ，m e m o r i a ls p e e c h ，l e t t e r so fc o n d o l e n c e s 1 e t t e r so fc o n s o l a t i o n ，e t c b e l o n gt oc o n d o l a t o r yd o c u m e n t s 【4 ) c o n t r a c to rd e e di n c l u d e st h ei n t e n t i o na g r e e m e n t s a l e sc o n f i r m a t i o n a g e n c ya g r e e m e n t ，c o n t r a c t ，c u h u r a le x c h a n g ea g r e e m e n t ，l e t t e r so fa p p o i n t m e n t ， s t i p u l a t i o n so f a g r e e m e n te t c ( 5 ) i n f o r m a t i v ea n dr e v e l a t i o n a ld o c u m e n t ss u c ha sn o t i f i c a t i o n ，a n n o u n c e m e n t ， p o s t e r , n o t i c e ，f o u n d ，m e m o s ，a d v e r t i s e m e n te t c a r eu s e dt oi n f o r mo rt ob r i n g s o m e t h i n gi n t oap u b l i cn o t i c e ( 6 ) e x p o s i t o r ) w r i t i n gi su s e dt oe x p l a i no ri l l u s t r a t eac e r t a i np r o b l e mo rm a t t e r t h i sk i n do fd o c u m e n t si n c l u d e st r a d e m a r k ，i n s t r u c t i o n so fp r o d u c t s ，c e r t i f i c a t eo f q u a l i t ) ；c a p t i o n ，e t c 太原理工九学硕i ：学位论文 ( 7 ) b i l l sa n dv o u c h e r s t h i sb u s i n e s se n g l i s hw r i t i n gc a nb ec l a s s i f i e di n t o m a n yk i n d s ，s u c h a sb i l l s f o r m s ，r e c e i p t s ，p o l i c y , o r d e r , s h i p p i n gd o c u m e n t s ， c e r t i f i c a t e ，e t c ( 8 ) d o c u m e n t sf o rm e e t i n ga f f a i r si n c l u d et h o s es i g n e do ri s s u e db e f o r e ，d u r i n g o ra f t e rt h em e e t i n g ，s u c ha sl e r e r so fi n v i t a t i o nt om e e t i n g ，m e e t i n gs c h e d u l e ， m e e t i n gd e c i s i o n ，s u m m a r yo fm e e t i n g ，d e c l a r a t i o n ，m e m o s ，m e e t i n gr e c o r d s ， o p e n i n gs p e e c h ，c l o s i n gs p e e c h ，e t c 1 i 5f u n c t i o no fb u s i n e s se n g l i s hw r i t i n g s s i n c et h ea p p l i c a t i o no ft h ep o l i c yo fr e f o r m i n go u rd o m e s t i ce c o n o m i cs y s t e m a n do p e n i n gt ot h eo u t s i d ew o r l d ，w ec a nf i n dt h a tc h i n a sc o m m u n i c a t i o nw i t h o t h e rc o u n t r i e si nt h ef i e l d so fp o l i t i c s ，e c o n o m y , c u h u r ee d u c a t i o n s c i e n c ea n d t e c h n o l o g yi sg r o 、i n gw i t he a c hp a s s i n gd a y ，b u s i n e s se n g l i s hu r i t i n gp l a y sa n i m p o r t a n tr o l ei nt h ei n t e r n a t i o n a la s s o c i a t i o n g e n e r a l l ys p e a k i n g ，t h em a i nf u n c t i o n n f - b u s i n e s se n g l i s hw r i t i n gi sa st h ef o l l m 、i n g ： 【i ) f u n c t i o n o f s t i p u l a t i o n ：s o m ef o r e i g nd o c u m e n t s ，s u c ha s j o i n t c o m m u n i q u 6 j o i n ts t a t e m e n t ，j o i n tp l e d g e ，a g r e e m e n t ，c o n t r a c t ，t r e a t y , e t c ，a l lh a v e t h ef u n c t i o no fs t i p u l a t i o n ，w h i c hm e a u st h a tt h e s ed o c u m e n t sa r eb i n d i n go i ib o t h s i d e ss i g n e d t h es i d ew h ob r e a k st h et e r m sw i l lb e a rp o l i t i c a l ，e c o n o m i c a lo rm o r a l r e s p o n s i b i l i t i e s ( 2 ) f u n c t i o no fi n f o r m a t i o na n du n d e r s t a n d i n g i nf a c t ，a l lk i n d so fb u s i n e s s e n g l i s hw r i t i n g sh a v ef u n c t i o no fi n f o r m a t i o na n dn n d e r s t a n d i n gn om a t t e r 、 h a t k i n di ti s al e t t e r , am e s s a g e ，an o t i f i c a t i o n ap o s t e r , as p e e c h ，o rac o n t r a c t ，t h e i r f i r s tf u n c t i o ni st oi n f o r mo rr e m i n dt h ec o u n t e r p a r to rp n b l i co fac e r t a i nt h i n go r p u b l i ca f f a i r s ( 3 ) f u n c t i o no fv o u c h e r w em a ys a yt h a ta l ld o c u m e n t st oe x t e r n a la s s o c i a t i o n h a v ef u n c t i o no fv o u c h e r e s p e c i a l l ya l lk i n d so fc o n t r a c t s ，a g r e e m e n t ，c e r t i f i c a t e s o r d e r s ，l c ( 1 e t t e r so f c r e d i t ) b i l l s ，r e c e i p t s e t c ，t h e yb a s i c a l l yv o u c h e rt h e m s e l v e s 4 太原删工人学硕j ：学位论文 1 1 。6q u a l i 略t ot h ew r i t e r a sm e n t i o n e da b o v e ，b u s i n e s se n g l i s h w r i t i n g d o e sn o tn e e db e a u t i f i d l a n g u a g eb e c a u s ei ti sn o tl i t e r a r y w o r k s b u ti tr e q u i r e dt oe x p r e s sy o u ro w nv i e w s a c c u r a t e l yi na ne a s yl a n g u a g et h a ti sv e r yc l e a ra n di sr e a d i b 。u n d e r s t o o d ，a n dm a k e t h er e a d e r sb ea b s o r b e di n t ow h a ty o us a i d i no r d e rt h a tb u s i l l e s se n g l i s hw r i t i n g c a na c h i e 、ei t sp u r p o s e s t h ew r i t e rs h o u l d1 1 a 、e ： ( 1 ) a g o o dg r a s p o fs t a n d a r dm o d e r ne n g l i s h ； ( 2 ) a l lk i n d so fs o c i a lk n o w l e d g e ： ( 3 ) k n o w l e d g eo f t e c h n i c a lt e r m s ； ( 4 ) k n o w l e d g eo fs o c i a lp s y c h o l o g ) ： ( 5 ) k n o w l e d g eo f 、a r i o u sp r o f e s s i o n s u c ha s a s e c r e t a r y i n a n a g e m e n | b u s i n e s st h e o r ya n dp r a c t i c e ，e t c 1 2u p t o - - d a t er e s e a r c ha th o m ea n da b r o a d 1 2 1r e s e a r c ha b r o a do nt h ei m p o r t a n c eo f b u s i n e s sw r i t i n g 7 “h e i m p o r t a n c eo fw r i t i n gi nb u s i n e s se n g l i s hh a sl o n gb e e nn o t i c e d “i t h e n g l i s hb e i n gt h el i n g u a lm e d i u mf o ri n t e r n a t i o n a lt r a d ea n db u s i n e s s m a n ye x p e r t s i nb u s i n e s sc o m m u n i c a t i o nb e l i e v et h a tb u s i n e s sw r i t i n gi so n eo ft h em o s t i m p o r t a n tp a r t si nd o i n gb u s i n e s s r e s e a r c h e r si ne n g l i s hf o rs p e c i a lp u r p o s eh a v e a l s og i v e ns u f f i c i e n te v i d e n c ep r o v i n gt b a tb o t hb u s i n e s sn l e no rw o m e no nj o ba n d l e a r n e r sw h oa r es t i l la ts c h o o lw a n tt og e tm o r es k i l lo f w r i t i n gi nb u s i n e s se n g l i s h i nv i e wo ft h e s e ，as u r v e yw a sc o n d u c t e db ya n d e r s o nt 1 9 8 5 ) a m o n g8 4 1 u n i v e r s i t yg r a d u a t e si n7d i f f e r e n tf i e l d so fs t u d y t h e yw e r ea s k e dt oa n s w e rt h e f o l l o w i n gq u e s t i o n s ： ( 1 ) h o wi m p o r t a n ti sw r i t i n gi nt b ew o r k p l a c e ? ( 2 ) w h a ts o r to f w r i t i n gi sa c t u a l l yd o n e ? ( 3 ) h o wm u c bw r i t i n gi st y p i c a l l yd o n e ，a n db yw h o m ?