吉林北华医药经销公司物资采购管理制度.doc

BEIHUA 吉林北华医药经销公司（北华医药超市） 物资采购管理制度一、目的规范采购行为，加强对采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势。二、适用范围适用于公司各中心、各职能部门及各直属公司的物资采购，包括办公用品、IT产品。（媒体采购、自营商品除外）三、基本原则“四最”最快速度，最高质量，最低价格，最优质服务四、职责1、 资产运营中心负责申购单的接收、确定1千元以下采购物资供应商，采购实施及归档；2、 资产运营中心经理负责确定1千元5千元采购物资供应商及初步确定5千5万元采购物资的供应商；3、 资产运营中心负责组织5万元以上物资供应商的招标；4、 需求部门对采购回来的物资进行验收；5、 资产管理员负责请购单的归档。五、物资采购管理1、物资采购按物资采购流程图执行。2、采购计划纳入资金计划中，具体呈批手续按财务管理制度执行。3、请购1) 请购单填写所有采购必须填写请购单，请购部门填写请购单时内容填写须清楚齐全，包括商品规格、型号、价格、具体要求及相关部门签字等。对所购物品价格不清楚时，可咨询采购部门，通报价格后，请购部门将其标注在请购单上，以便计划财务部对资金计划的控制。如果未咨询采购部门，标注价格低于市场价格，采购部门无法采购时，请购部门须重新填写请购单。2) 请购时间要求：有特殊要求且可计划的、需供应商特别生产加工的物资，批量需求或大型活动需用物品，如：多联打印纸等，需提前一周将请购单送交资产运营中心。4、询价的程序1）对公司经常性所需物资，应当进行常年性的动态询价。2）对非经常性所需物资，采购部门应在接到请购单一个工作日内进行询价，按照询价流程要求所询单位至少三家；3）采购价格应包括以下几个方面：A开发票价格； B运杂费价格； C安装调试价格；D其它需质检部门检验或化验的费用；5、付款采购采购部门持按规定签批的请购单、借款单到计划财务部办理借款手续，对在同一商家购货金额5,000元以上或单位价值在1,000元以上的，原则上应用支票方式结算。6、 购回物资验收1）请购部门应比较所收物资与请购单上的要求是否相符。如物资的质量、规格、数量等，然后再盘点物资并检查物资有无损坏。对质量、技术有特殊要求的验收部门应找专家进行验收并签署意见。2）固定资产、低值易耗品的验收入库参照固定资产、低值易耗品管理制度。3）验收部门如发现商品的质量、规格、技术性能等与请购要求不符，应拒绝签字并通知采购部门办理退货；如数量短缺的应要求补足。7、 报销所购物资经请购部门签收后，采购部门应当持入库单、借款单及发票（发票上应详细注明所购商品的数量、单价、金额、规格、型号及供应商地址；如遇特殊情况，应附有说明或供应商开具的商品明细）按财务管理制度规定即时到计划财务部办理报销手续。8、 采购信息档案的管理。1）凡是公司采购的物资，应按适当的标准详细登记采购明细账，注明所购商品的时间、数量、单价、金额、规格、型号、备注等内容。建立质量台账，对使用部门反馈不合格品进行登记。2）将采购合同、标书、产品说明书、保修书等相关文件归档管理。3）将采购计划表、请购单统一归档管理。物资管理流程物资采购管理流程图记录时间要求责任人检查项目步骤依据序号确认审批手续是否齐全填写内容是否准确齐全需求部门即时招标流程资产运营中心经理即时总经理资产运营中心经理27个工作日采购数量、质量等是否符合要求库房管理员需求部门1个工作日请购单备选供应商资料请购单请购单请购单5万元以上审核确定供应商合同供应外1千5万元5千元以上请购单请购单发票入库单资产运营中心3个工作日供应商报价单资产运营中心确定供应商供应商是否符合要求合同供应内或合同供应外1千元以下12资产增加调配流程审批手续是否齐全填写内容是否准确齐全及采购权限采购申请的提出及审批资产管理员是否清晰齐全即时N请购单请购单资产运营中