会计电算化课件.ppt

,电算化会计主讲马驰授课班级：09级大专1、2班,会计电算化内容提要,会计电算化是一门融合会计学、计算机科学、管理学和信息科学的综合性学科，它是通过计算机会计信息系统的研制、推广、应用得以实现的，它一出现就迅速渗透到社会生产的各个领域，成为一种不可阻挡的潮流，导致了会计领域的新技术革命。本课程将学习会计电算化系统中的总账系统和报表系统，并以用友财务管理软件中的用友通10.3版本的总账系统和报表系统UFO为对象，对其功能进行具体描述和应用操作，从而了解会计电算化的含义、会计电算化软件的基本操作，并对企事业单位实施会计电算化的规划与实现具有一个全面的了解和掌握。,会计电算化授课计划,第一部分会计电算化基础知识,会计电算化概述一、会计电算化的涵义会计人员运用以会计软件为核心的计算机系统，按照一定的程序和方法对会计数据进行加工处理，以获取会计信息的一种管理活动。二、我国会计电算化的产生和发展、我国会计电算化的产生“会计电算化”一词是1981年8月财政部和中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的，这标志着我国会计电算化的产生。,第一部分会计电算化基础知识,会计电算化概述二、我国会计电算化的产生和发展、我国会计电算化的发展1、1983年以前：开始起步阶段2、1983年至1989年：缓慢发展阶段3、1989年以后：有组织有计划的发展阶段三、会计电算化的管理体制我国会计电算化管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计准则、会计制度和财政部门会计电算化发展规划前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。,第一部分会计电算化基础知识,会计电算化概述四、会计电算化的作用1、减轻劳动强度，提高工作效率。2、全面、及时、准确地提供会计信息。3、提高会计人员素质，促进会计工作规范化。4、促进会计职能的转变。5、促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革。五、计算机代替手工记账应具备的条件计算机代替手工记账又称之为甩账。具备甩账条件的单位应向当地同级财政部门书面申请，经批准后方可甩账。其甩账应具备的条件如下：,第一部分会计电算化基础知识,会计电算化概述五、计算机代替手工记账应具备的条件1、用于甩账的会计软件必需经过省以上财政部门的评审，并取得会计软件评审合格证书。2、配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，并配有熟练的专职或兼职操作人员。3、建立健全会计电算化管理制度，包括操作管理制度、软硬件维护管理制度、会计档案管理制度等。4、计算机会计核算和手工会计核算同时运行3个月以上，并取得一致的核算结果。,第一部分会计电算化基础知识,会计软件常识会计软件是实施会计电算化的核心组成部分，它可以是由企业单位自行开发的专用会计软件，也可以直接购买通用的商品会计软件。但由于自行开发的会计软件其开发成本高、通用性差、使用寿命短等缺点，所以，各企业单位大多直接购买商品会计软件。现就商品会计软件的基本知识介绍如下。一、商品会计软件的概念商品会计软件，是由专业会计软件公司根据一般企业会计工作的需要而开发的,经过省以上财政部门评审通过的，投入市场销售的会计软件。,第一部分会计电算化基础知识,会计软件常识二、商品会计软件的特点1、通用性。指会计软件可以在不同行业不同时期使用。2、保密性。3、软件由厂家维护。4、易学性较弱。5、各项性能指标较高。三、商品会计软件分类1、按其软硬件系统结构划分，可分为单机版软件和网络版软件。2、按其功能划分，可分为核算型、管理型和决策型会计软件。,第一部分会计电算化基础知识,会计软件常识四、会计核算软件基本功能、功能模块划分会计核算软件功能模块可划分为账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。、基本功能1、会计数据输入功能。2、会计数据处理功能。3、会计数据输出功能。4、会计数据安全功能。各功能的具体内容请参阅会计核算软件基本功能规范。,第二部分系统管理,系统管理概述一、系统管理模块的功能系统管理模块是用友财务软件中专门为其他模块服务的一个公用模块，即该模块的设置内容为公用信息，其他模块不需再单独设置。该模块的功能如下：1、账套管理功能，包括建立、修改、备份、恢复和启用。2、账套中年度账管理功能，包括建立、清空、备份、恢复和结转上年数据。3、操作员管理功能，包括设置操作员及其权限。4、安全管理功能，包括数据库的备份、功能列表和上机日志等。,第二部分系统管理,系统管理概述,二、系统管理员（Admin）和账套主管在该模块中的权限分配1、系统管理员负责整个系统的维护工作，是系统的最高管理者，其权限有：账套的管理：账套的建立、引入和输出。操作员及其权限的设置：设置操作员、设置操作员权限。系统安全管理：数据库备份、功能列表、上机日志。,第二部分系统管理,系统管理概述二、系统管理员（Admin)和账套主管在该模块中的权限分配2、账套主管负责所选账套的维护工作，是账套的最高管理者，其权限有：（1）、账套的修改、启用。（2）、年度账的管理：包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转。（3）、操作员权限的设置。,第二部分系统管理,系统管理概述三、用友财务软件的安装（略）四、系统管理模块的启动,开始,程序,用友财务通标准版,系统服务,系统管理,注册进入,第二部分系统管理,系统管理概述五、系统管理模块主要操作内容和顺序1、注册进入系统管理2、设置操作员。3、建立账套。4、设置操作员权限。,第二部分系统管理,系统管理应用一、系统管理注册（略）二、设置操作员将参与电会系统操作人员的基本信息设置在系统中，形成操作员的档案资料，作为以后操作员注册时验证其身份是否合法的依据。（一）增加操作员1、以系统管理员的身份注册进入。2、执行菜单“权限”中的“操作员”。3、点击设置窗口中工具栏的“增加”图标。4、在编辑窗口中输入增加操作员的编码、姓名、密码等内容，其中编码和姓名是必设项目、其他为选设项目。5、操作员的设置内容输入完毕，点击编辑窗口中的“增加”图标设置下一个操作员。,第二部分系统管理,系统管理应用二、设置操作员（二）、修改操作员注：操作员一旦被使用其编码不能再修改。（三）、删除操作员注：操作员一旦被使用不能删除,第二部分系统管理,系统管理应用三、建立新账套1、以系统管理员的身份注册进入。2、执行菜单“账套”中的“建立”。3、输入账套基本信息。4、输入核算单位信息。5、输入核算类型信息。6、基础信息选项的设置，然后点击“完成”图标。7、系统提示“可以创建账套了么？”，点击“是”。这时，系统开始创建帐簿文件，在此过程中，系统会提示设置编码方案和核算精度，在此可以不设置，点击“确定”跳过，直到系统提示账套创建成功。,第二部分系统管理,系统管理应用四、设置操作员权限1、账套主管的设置与更换。2、一般操作员权限的设置。注意：权限设置完毕，点击“刷新”图标后再退出。五、其他操作1.修改账套2.启用账套3.账套备份与恢复4.年度账,第三部分基础设置,基础设置，也称为系统初始化，就是第一次进入系统进行会计核算之前所做的一系列的设置工作。商品会计软件的基本特点就是通用性（指会计软件可以在不同行业和不同时期使用），而各核算单位都有区别于其他单位的特点和核算要求，因此，各核算单位的会计核算环境也不相同，就有必要根据本单位的特点和要求设置会计核算所需要的会计科目、凭证类别、辅助账核算；设置职员档案、部门档案等基础档案资料。这些设置工作就称之为系统初始化。由此可见，基础设置是将商品会计软件的通用会计环境转化为满足各核算单位核算要求的专用会计环境的手段，是联系手工账和计算机账的桥梁和纽带。不同的商品会计软件，由于通用性强弱不同，其基础设置的内容也不完全相同，通常包括设置编码方案、会计科目、凭证类别、部门档案、职员档案、往来单位档案、存货档案等。这些内容都属于系统的公用信息，该系统中各个模块都可以使用这些设置的内容。,第三部分基础设置,一、设置编码方案（一）设置编码方案的意义手工会计和电算会计一个显著的区别是在使用核算对象的时候，手工会计一般使用核算对象的中文名称，而电算会计则使用核算对象的编码，如科目编码、职员编码、部门编码、客户编码、供应商编码、项目编码、存货编码、固定资产编码等。在电算会计中大量使用各种编码，是由于编码具有唯一性、层次性和扩展性等特点。这些特点使电算会计对会计信息的处理和管理变得更加准确和方便，所以，设置一套全面、完整、科学合理的编码体系是我们会计电算化核算和管理的需要。为了保证我们所编制的各种编码规范、正错，在编制各种编码之前，对各种类型的编码分别设置编码原则，即设置各种编码的级次和位长。今后在编制编码时，凡所编制的编码与编码原则相符，编码正确，否则，错误。由此可见，设置编码原则就是为怎样编制编码确定一个编码标准。,第三部分基础设置,一、设置编码方案（二）设置编码方案的步骤和方法1、以账套主管的身份注册进入用友通主界面，2、选择菜单：基础设置基本信息编码方案，3、设置各类编码的级次和位长，即编码方案4、设置完毕点击“确认”，然后退出。,第三部分基础设置,二、建立会计科目会计核算离不开会计科目。所以，建立一套全面、正确、科学、合理的会计科目体系是会计核算的基础，也是电算会计初始化中一个十分重要的内容。（一）设置会计科目的步骤和方法在用友通主界面中，执行“基础设置财务会计科目”菜单，便进入会计科目的设置界面，通过以下系统功能完成会计科目的设置。1、增加科目，会计核算需要而科目表中又不存在的会计科目，通过该功能设置。2、修改科目，会计科目不完整或有误，使用该功能。3、删除科目，多余的会计科目以及无法修改的会计科目，使用该功能。注意：会计科目一旦使用，使用上述功能将会受到很多限制。,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）会计科目的设置内容及要求设置一个完整的会计科目，其内容主要包括以下11个方面。必设内容5项，主要包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式和余额方向。选设内容6项，主要包括：辅助核算、数量核算、外币核算、日记账和银行账设置、助记码和其他内容设置。,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）、会计科目的设置内容及要求1、科目编码（必设内容）（1）必须遵守科目编码方案的规定。（2）必须按级次的先后顺序建立科目（3）必须是全编码。会计科目全编码=上级科目全编码+本级编码（4）必须唯一。,第三部分基础设置,设置科目编码例示编码方案：422222编码方案：433221银行存款（1002）银行存款（1002）工行存款（01）建行存款（02）工行存款（001）建行存款（002）（100201）（100202）（1002001）（1002002）人民币存款（01）美元存款（02）人民币存款（001）美元存款（002）（10020101）（10020102）（1002001001）（1002001002）,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）会计科目的设置内容及要求2、科目名称（必设内容）（1）英文名称和中文名称二者必输其一。（2）不超过100个英文字符或10个汉字。（3）一级科目不能同名。,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）会计科目的设置内容及要求3、科目类型（必设内容）只设置一级科目的类型，明细科目默认为一级科目的类型。4、账页格式（必设内容）（1）账页格式类型：金额式数量金额式外币金额式数量外币式（2）设置要求必须设置在末级科目上，非末级科目一律默认为“金额式”。末级科目是指没有下级科目的科目。5、科目性质即设置科目余额方向（必设内容）,2019/12/13,29,可编辑,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）、会计科目的设置内容6、辅助核算（选设内容）（1）辅助核算的类型部门核算个人往来核算客户往来核算供应商往来核算项目核算（2）设置要求辅助核算必须设置在末级科目上。一个末级科目最多只能设两个辅助核算。,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（二）会计科目的设置内容及要求7、其他核算（选设内容）:日记账和银行账8、助记码（选设内容）9、数量核算（选设内容）：有数量核算要求的实物资产类明细账。如原材料、库存商品、包装物等。10、外币核算（选设内容）11、其他内容（选设内容）,第三部分基础设置,总账系统初始化二、建立会计科目（三）建立会计科目的注意事项建立会计科目时要保证所设置的科目全面、正确、合理，会计科目一旦使用就不能修改和删除，其增加科目也不能改变原有级次。,第三部分基础设置,三、设置基础档案（一）建立部门档案（二）建立职员档案（三）建立客户档案（四）建立供应商档案（五）建立项目档案注意：凡是在建立会计科目时设置了辅助核算，就要进行相应的辅助账设置，否则，辅助核算将无法进行。,第三部分基础设置,四、设置凭证类别五、设置结算方式在建立会计科目时启用了“银行账”，表明将用系统定期对单位银行存款日记账与银行对账单进行核对；系统对账是以结算方式、票据编号、结算金额和方向为依据进行对账，所以，为了增加系统自动对账的准确性，应先设置结算方式，以供填制凭证时调用。六、设置常用摘要注意：总账系统初始化是个一次性工作，也是基础性工作。一旦系统投入使用后发现初始化工作有错误，要么无法修改，要么修改起来很麻烦，所以，初始化工作质量的好坏将影响会计软件功能的发挥和会计工作的正常进行。,第四部分总账系统,总账系统初始化一、选项设置二、明细权限设置三、录入期初余额（一）期初余额录入1、未设置辅助核算的会计科目余额录入（1）余额录入：只需录入末级科目的余额，非末级科目的余额由系统自动生成；在期初余额栏直接输入金额，不对位不打分隔符。（2）修改余额：直接在要修改余额的末级科目期初余额栏输入正确金额。（3）删除余额：选定要删除余额的末级科目期初余额栏，然后输入“0”再回车确认。（4）在输入余额之前，可以修改一级科目的方向。,第四部分总账系统,总账系统初始化（一）期初余额录入2、设有辅助核算的会计科目余额录入将鼠标指针指向要输入余额的会计科目的期初栏然后双击左键，这时显示出辅助核算余额录入表，在该表中输入辅助账的余额后退出。（二）期初余额检查1、对账2、试算平衡,第四部分总账系统,日常账务处理一、填制记账凭证（一）、填制凭证的一般步骤和方法1、选择填制凭证的功能菜单，进入填制凭证功能。2、点击工具栏的“增加”图标，增加一张空白凭证。3、填制凭证头。4、填制摘要和分录。（1）、填制摘要：可以直接输入，也可参照录入。（2）、填制会计科目只能输入末级科目。可以输入科目名称，也可以输入科目编码或助记码。可以直接输入也可以参照录入。（3）、根据科目的方向选择金额栏并录入科目金额。5、辅助核算信息的输入：凡有辅助核算要求的会计科目，在输入科目之后录入金额之前，系统会自动弹出辅助信息输入窗口，在其窗口中输入辅助核算信息后，点击“确认”按钮，窗口自动关闭。6、重复2至5步填制下一张凭证。,第四部分总账系统,日常账务处理一、填制记账凭证（二）、修改凭证1、进入填制凭证功能。2、用翻页键翻出要修改的凭证。3、如属制单日期、附单据数、摘要和分录错误，选定要修改的内容然后直接修改。4、如属辅助信息输入错误，先选定该辅助信息所属的会计科目，然后将鼠标指针移到要修改的辅助信息项目处，鼠标指针变成笔头形状时双击鼠标左键，这时在弹出的窗口中修改辅助信息，修改完毕点击“确定”，辅助信息窗口自动关闭。5、凭证修改完毕，点击工具栏的“保存”按钮。（三）、凭证作废和删除1、进入填制凭证功能。2、翻出要作废的凭证。3、执行“制单”中的“作废/恢复”菜单项。这时凭证的左上角显示“作废”字样。4、如要将作废凭证删除，再执行“制单”中的“整理凭证”，根据系统提示操作，就可将凭证删除。,第四部分总账系统,日常账务处理二、审核凭证（一）、操作步骤和方法（略）（二）、注意事项1、制单人和审核人不能为同一人。2、作废凭证不能审核。3、凭证审核后不能再修改和删除。（三）、取消审核三、出纳签字（参照审核凭证的步骤和方法）注意：在建立会计科目时，要指定现金和银行存款科目。,第四部分总账系统,日常账务处理四、记账（一）、记账步骤和方法（二）、注意事项1、上月未结帐本月不能记账。2、未审核、不平衡、标错等凭证不能记账。3、期初余额不平衡不能记账。4、执行记账功能后，记账过程不能中断退出。5、凭证记账后不能再修改和删除。6、凭证记账后只能通过“查询凭证”功能查询。（三）、恢复记账前状态（取消记账）,第四部分总账系统,期末账务处理一、期末自动转帐业务（一）、转帐凭证定义1、自定义转帐凭证（1）、转帐函数公式类型、期末余额函数qm（会计科目，会计期，方向，辅助项1，辅助项2）例1：qm（1122，月）例2：qm（1122，月，销售一部，北方材料公司）例3：qm（1122，月，北方材料公司）注：当函数中的会计科目就是左边的分录科目,会计期为月时，该函数可以简化为：qm（）、期初余额函数：qc（会计科目，会计期，辅助项1，辅助项2）、净发生额函数：je（会计科目，会计期，辅助项1，辅助项2）、发生额函数：fs（会计科目，会计期，方向，辅助项1，辅助项2）,第四部分总账系统,期末账务处理一、期末自动转账业务（一）、转账凭证定义1、自定义转账凭证（1）、转账函数公式类型、取对方科目计算结果（简称结果函数）用法1：取对方所有科目计算结果jg（）或jg（zzz）用法2：取对方某一科目计算结果jg（科目编码）、借贷平衡差额函数：ce（）、常数,第四部分总账系统,期末账务处理一、期末自动转账业务（一）、转账凭证定义1、自定义转账凭证（2）、应用举例例1：按应收账款和其他应收款年末余额的5%计提坏账准备金。借：资产减值损失坏账损失jg（）贷：坏账准备qm（1122,年)*0.05+qm(1221,年）*0.05例2：结转本月收益借：主营业务收入qm（）其他业务收入qm（）投资收益qm（）补贴收入qm（）营业外收入qm（）贷：本年利润jg（）（3）、转帐凭证定义的步骤和方法,第四部分总账系统,期末账务处理一、期末自动转账业务（一）、转账凭证定义2、销售成本结转的设置（1）条件库存商品、主营业务收入、主营业务成本的明细科目设置必须一致。库存商品、主营业务收入、主营业务成本所属的末级科目必须设有数量账。库存商品、主营业务收入、主营业务成本及所属的明细科目都不能设有辅助核算。（2）转账凭证设置的步骤和方法3、期间损益结转的设置,第四部分总账系统,期末账务处理一、期末自动转账业务（二）、转帐凭证生成1、转帐凭证生成的前提期末转帐之前，本月日常经济业务要全部记账。转帐前要划分转帐的批次和转帐顺序，上批转帐记账后，再结转下一批。2、转帐凭证生成的步骤和方法（1）、自定义转帐凭证的生成。（2）、结转销售成本。（3）、结转期间损益。,第四部分总账系统,期末账务处理二、对账（一）、对账的必要性一般来说，实现会计电算化后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿的数据都应该是正确的、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒以及其他原因，有时可能会造成某些会计数据被破坏，因此，用户至少一个月对账一次，以保证账证相符、账账相符。对账工作应在月末结账前进行，在一个月内可执行多次。（二）、对账的步骤和方法（略）,第四部分总账系统,期末账务处理三、结帐（一）、结帐的步骤和方法（二）、结帐的注意事项结帐只能每月进行一次。上月未结帐，则本月不能记账，但可以填制和审核凭证。上月未结帐，则本月不能结帐。本月还有未记账凭证时，则本月不能结帐。每月对账正确后才能结帐。已结帐的月份不能再填制凭证。（三）、取消结帐：ctrl+shift+f6,第五部分UFO报表系统,UFO报表系统概述一、主要功能1、文件管理功能。2、报表格式管理功能。3、数据处理功能。4、图形和图表功能。5、报表打印功能。6、二次开发功能。,第五部分UFO报表系统,UFO报表系统概述二、基本概念1、单元、由行线和列线组成的方格，是组成报表的最小位。、单元标识：由“列号+行号”组成。、单元类型：表样单元、数值单元和字符单元。,第五部分UFO报表系统,UFO报表系统概述二、基本概念2、组合单元：由相邻的两个或更多的一个单元。3、区域：由一组单元组成，自起点单元到终点单元是一个完整的长方形矩阵。区域标识：将起点单元和终点单元用冒号连接起来。如：A8：C94、维：确定报表某一数据位置的要素。5、关键字：游离于单元之外的特殊数