OA使用管理规则.doc

协同办公系统（OA）使用管理规则协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。一、OA使用管理包括：用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、邮件系统管理。二、管理部门1、信息中心技术部（简称“技术部”）为OA系统的管理部门，负责该系统的维护和管理，保证OA系统安全，为公司员工使用OA系统提供技术服务。2、各部门、各门店向技术部提供OA系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的设置和调整申请。三、OA系统用户管理1、OA系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的设置和调整等管理。2、按照用户权限与岗位职责一致性原则，需设置OA帐户的新进员工在办理入职后的1天内，由行政人资部（简称“人资部）负责，以OA“新建事项”形式向技术部提出建立和开通OA帐户申请；技术部在收到协同的2天内完成开通的所有工作，并把用户名和原始密码回复人资部；人资部当天把用户名和原始密码转告该员工。3、新员工收到用户名及原始密码后，可以进入OA系统修改原始密码；用户名和密码是唯一性的，用户本人是用户名及密码的管理者，承担使用该用户名及密码产生的一切后果。4、各部门、各门店根据各自工作需求，如需增加、删除、调整权限等，由部门负责人以OA“新建事项”形式向技术部提出申请，如涉及公司机密事项权限的，需经主管中心总监、信息中心总监以及常务副总经理审批同意后方可。技术部需在2天内完成该申请。5、用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，该用户权限随之变化，人资部在人事异动发文后的1天内，负责向技术部提出用户调整申请，技术部在收到申请的1天内完成调整，以保证系统的安全性以及信息的及时沟通。四、流程管理1、流程包括部门内部流程和跨部门流程两类。流程管理是指对OA系统上固化的各种办公流程（表单模块）的增加、删除和修改。2、办公流程（表单模块）的固化应按照“简化流程、减少环节、提高效率”为原则进行，流程的固化和调整，由发起部门通过OA“新建事项”向技术部提出申请，并把内部或跨部门的流转表单样式以附件形式一起发至技术部，技术部收到申请后的1周内完成该表单在OA系统上的设置，并把使用方式回复申请部门。3、申请部门应及时把该表单使用方式公布给各部门、各门店，说明表单的功能以及使用要求。五、终端维护管理1、为保障用户能够正常使用OA系统，应做好计算机终端维护工作。2、技术部负责对OA系统用户的计算机终端网络组件和软件进行技术指导。3、使用外网的用户应及时更新计算机终端杀毒软件，并及时扫描和杀除计算机病毒，以确保在OA系统上流转文件无病毒；使用内网的用户，应注意使用移动U盘，技术部应及时安装杀毒软件，避免因U盘感染病毒传感用户计算机而导致系统不能使用以及文件丢失。因恶意向OA系统上传病毒文件造成的损失，将公司将追究相关人员责任。六、系统维护管理1、OA系统的系统维护管理主要是指OA系统的调整及变更、系统故障处理、系统数据备份等维护工作。2、OA系统调整及变更是指根据业务需求或系统运行的要求，通过日常运行服务支撑对在用系统的软硬件及其承载网络进行调整及变更，包括系统的硬件调整，停机检修，软硬件配置参数调整，操作系统和数据库软件、应用系统软件的版本升级等。3、技术部对OA系统进行调整及变更时，必须提前一天OA通知各部门、各门店，明确说明停启时间，便于他们及时采取应急措施解决问题。4、用户在使用过程中发现OA系统使用异常，应及时反馈技术部，技术部收到反馈后，应及时解决，避免造成影响工作。七、OA常用界面使用说明（一）新建事项1、用途：用于向同事或部门发起协同工作或传递对方所需的信息或文件。2、主要使用步骤：标题：填写协同主题；内容：填写需要同事或部门协助解决的事项，要求事项清楚，协同要求明确；、流程：点空白处，选择“新建流程”，选择协同接收人员名字或部门。如只点部门，则部门内包括的所有人员将收到该协同事项。插入：如有附件需提交，点击该处，可选择“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）。立即发送：上述步骤完成后，点击该处，文件就可以流转至相关人员。（二）待办/已办1、用途：回复发起者的协同事项。2、主要使用步骤：点击“待办/已办”，双击“处理状态”；阅读协同内容，点击“ 处理”，如有附件，点击“ 附件”阅读；填写回复处理意见，并可选择插入“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）作为附件；如协同事项需时处理，可点击“暂存待办”，但需填写原因以及完成时间；填写回复意见后，点击“继续并提交”，完成协同事项处理。如需把该协同事项保存，点击“继续并归档”，界面弹出“请选择归档的档案夹”，选择“我的文档”，然后点击“确认”即可。查找已处理的协同：点击“已办”或“全部”，点击“选择查询条件”，在“标题”、“重要程度”、“发起者”、“发起日期”中选择条件，然后旁边的空白处填写，再后点击“查询”即可弹出所需的内容。建议选择“发起者”较为快捷查找到内容。（三）表单应用1、用途：了解同事通过表单形式发来未处理的事项以及根据所需选择“表单模板”中的固定表单填写申请事项。2、表单应用中包括的申请单共用表单：借款单内需申请单用车申请单内部费用报销单行政中心：发文审批单；采购部：商品条码锁定/解锁申请单采购商品促销协议得一采购合同（费用）审批表采购现金借款单得一采购价格调整审查表招商部：招商专柜装修工程审批表招商新引专柜意向审批表招商专柜撤场审批表得一招商合同（费用）审批表得一招商价格调整门店：专柜水电抄表单门店商品领用单门店商品报损单员工请假单百货招商专柜进场装修工程审批表百货专柜新引专柜意向审批表招商专柜撤场审批表百货专柜条款异动（促销活动）报批函3、内需申请单在“表单应用”中选择“内部申请单”，在申请事项中选择申请事项： 工程设备维修：由工程部负责的工作事项接收部门和人员：工程部经理；行政事务/总经办事项：由行政中心/总经办负责的工作事项接收部门和人员：行政中心总监；电脑设备/配件/耗材：由信息中心技术部负责的工作事项接收部门和人员：技术部经理；广告宣传/装饰耗材/卖场布置：由商品管理部策划组负责的工作事项接收部门和人员：商品管理部经理或策划员；监防设备/消防用品：由监防部负责的工作事项接收部门和人员：监防部经理；财务类用品：人员工资/异动/加班费：由行政人资部负责的工作事项接收部门和人员：行政人资部经理合同盖章/用印/证件申请：由行政中心/总经办负责的工作事项接收部门和人员：行政中心总监；内需物品采购：由行政中心内需采购部负责的工作事项接收部门和人员：内需采购部专员；简单描述需申请事项的原因；清晰填写申请事项要求；可通过“插入”把附件张贴；根据事项申请内容，选择接收部门以及个人（注：如选择错误，将错误流转，到达不了工作部门以及个人）；事项填写完整，点击“立即发送”，完成申请。处理结果的满意度：处理结果符合要求，选择“满意”，处理结果不符合申请要求，可选择“不满意”，但需填写不满意原因。表单流转和时间要求发起者填写表单内容当天发起者上级主管审阅当天发起者上级部门主管审阅1天接收人填写处理意见2天接收人部门主管审阅监防部检查表单处理情况一周内发起者对处理结果评价满意度当天常务副总经理审批注：接收人收到协同时，如不能马上回复且需时处理或需了解价格报价审批，可点击“暂存待办”，但需注明原因以及完成时间，在完成处理或把了解的报价重新填写，再点击“继续并提交”。 与财务相关的表单操作，参考财务表据管理操作手册。4、门店员工请假单（行政主管或店长填写）用途：用于门店员工连续请休4天以上（含）向主管部门及行政人资部申请审批。主要操作步骤行政主管或店长根据门店员工的申请填写该表单，清楚填写部门、职务、姓名以及选择请假类别；在备注栏中，写明请休的原因以及休假类别（月假、年假、补休等）；填写请休时间；填写填表日期。表单流转和时间要求发起者填写表单内容当天发起者上级主管审阅当天发起者上级部门主管审阅1天接收人填写处理意见1天接收人部门主管审阅 1天监防部检查表单处理情况一周内门店店长根据审批安排员工工作当天发起者5、公共信息 用途：包括公告、调查、讨论和新闻四个栏目，主要用于公司管理文件、制度流程、业绩完成榜等的公示发布。公告：由行政人资部负责行政公告：行政类文件、人事类任免、监防处理决定等；规章制度：公司规章制度及流程；业绩龟兔榜：根据商品管理部提供的HD系统数据，每周公示采购部、门店的业绩完成情况。（周下下班前提交数据，周二中午下班前公示业绩）讨论：由总经理室或行政中心发起公司管理存在问题以及企业文化建的讨论。新闻：由行政中心发布与本行业相关的新闻信息。6、个人首页：推荐使用使用该操作，可直接了解待办事项、最新发布的行政公告和规章制度以及公告信息中的内容，也可直观地找到表单应用中的各项表单。八、OA使用规则1、按照协同事项情况，正确选择使用OA流程的“新建事项”或“内部申请单”进行流转。接收人在处理协同事项时发现不按要求发起的，可点击“退回”，由发起人重新修正发出。2、紧急事项先与对方电话或当面沟通协调，再走正式OA流程。3、申请类或协同类OA，接收者必须清楚回复处理意见（如需用时间、建议、即办等），不得随意点击“已阅”，且必须48小时内进行处理。4、申请类或协同类OA处理时间要求：当天，但如需部门间沟通或与外部沟通，必须在48小时内回复，如需订购零配件或在外加工，必须在510天内完成，且必须提前知会发起者。5、在接收OA后的处理过程中，如接收人碰到困难需时解决，无法在规定的时间内完成，必须主动电话或OA通知发起者，取得共识，并及时上报主管领导。6、发起者在接收人工作处理完毕后，在OA中评价“满意”或“不满意”时，必须真实评价，如评价“不满意”时必须说明原因。7、除申请类或协同类OA需按上述要求处理外，知会类、按要求回复类OA挂网等每天的全部未办OA邮件留存量不得超出30封（含暂存待办件）。8、发起人在事务发出后，须紧跟事务的处理结果，发起人对结果负有跟踪的责任。9、接收人在处理协同事项时不能即时回复，需使用“暂存待办”时，必须在一周内须完成并回复。九、OA系统使用监督管理1、监防部为OA系统使用的监督处理部门，经总经理室同意，可开通浏览所有人员的OA系统使用查询权限。2、因岗位的特殊性及机密性不纳入监督范围的，必须向总经理室申请同意后方可。3、监防部每周一下班前汇总通报上周各OA邮件的处理情况（OA事务监督反馈表），各用户根据监防部的时间要求回复异常处理原因，且提出申诉理由，监防部对申诉必须公平、公正的进行评估，并根据公司的相关规定给予处理意见，报常务副总审批同意后交行政中心公告发文；行政中心在收到发文稿后的1天内必须完成公告发文。4、责任承担处理监防部未按时通报OA邮件处理情况的，延迟一天，对监防部经理处罚50分，以此类推。监防部未公平、公正处理申诉而造成不良影响的，