报表上机练习操作.doc

.Access上机操作题之二十创建报表一、使用工具栏中“新对象：自动报表”按钮创建纵栏式报表：l 创建“学生”表的纵栏式报表，其操作步骤如下：打开“教学”数据库，选择“表”对象。选择“学生”数据表。单击工具栏中的“新对象：自动报表”按钮，选择“自动报表”选项。保存此报表。l 窗体转换为报表：将“教学”数据库中的“学生”窗体转换为报表。其操作步骤如下：打开“教学”数据库，选择“窗体”对象。右击“学生”窗体名，选择“另存为”命令。在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉按钮中，选择“报表”选项。单击“确定”按钮。l 学生操作训练创建“课程”表的纵栏式报表。创建“成绩”表的纵栏式报表。在“职工基本情况”数据库中，创建一个基于“职工”数据表的窗体，然后再将转换为报表。二、使用向导创建单表报表：1、自动创建纵栏式报表：根据“学生”表创建纵栏式报表，其操作步骤如下：选择“插入”菜单中的“报表”命令，或选择“报表”对象后，再单击“新建”按钮。选择“自动创建报表：纵栏式”选项，并选择数据来源为“学生”表后，单击“确定”按钮。保存此报表。注：自动创建表格式报表和数据表式报表的操作方法同此相似。学生操作训练：根据“课程”表，分别创建一个纵栏式、表格式报表。根据“成绩”表，分别创建一个纵栏式、表格式报表。2、使用“报表向导”创建报表：使用“报表向导”建立一个基于“学生”表中“学号、姓名、性别、出生日期”等字段的简单报表。其操作步骤如下：选择“报表”对象，双击“使用向导创建报表”选项。在“表/查询”下拉列表中选择报表的数据来源“学生”表，然后选择在报表中要显示的字段名：学号、姓名、性别、出生日期等，最后单击“下一步”按钮。设置分组：确定是否添加分组级别。暂时不添加，则直接单击“下一步”按钮。设置记录的排序次序。暂时不设置排序，则直接单击“下一步”按钮。选择一种报表布局形式：纵栏表 / 表格 / 两端对齐；并选择一种页面方向：纵向 / 横向。然后单击“下一步”按钮。选择报表显示样式：大胆/正式/淡灰/紧凑/组织/随意，然后单击“下一步”按钮。输入新建报表标题，单击“完成”按钮，保存此报表。学生操作训练：使用“报表向导”创建一个基于“学生”表所有字段的纵栏式报表，并采用“组织”报表样式，命名为“学生纵栏式报表”。创建一个基于“课程”表所有字段的表格报表，采用“大胆”报表样式，命名为“课程表格式报表”。创建一个基于“成绩”表所有字段的数据表报表，采用“随意”报表样式，命名为“成绩数据表报表”。创建一个基于“学生”表中“学号、姓名、性别、团员、电话、地址、照片”等字段的表格报表，命名为“学生表格式报表”。Access上机操作题之二十一创建报表一、使用报表向导创建基于多个数据源的报表：l 在“教学”数据库中，创建基于“学生”、“课程”、“成绩”三张数据表的报表。其操作步骤如下：选择“报表”对象，然后双击“使用向导创建报表”选项。在“表 / 查询”下拉列表中选择“学生”表，然后选择报表要显示的“学生”表中的字段名，再选择“课程”表中的字段，然后选择“成绩”表中的字段，最后单击“下一步”按钮。设置分组：确定是否添加分组级别。暂时不添加，则直接单击“下一步”按钮。设置记录的排序次序。暂时不设置排序，则直接单击“下一步”按钮。选择一种报表布局形式：纵栏表 / 表格 / 两端对齐；并选择一种页面方向：纵向 / 横向。然后单击“下一步”按钮。选择报表显示样式：大胆/正式/淡灰/紧凑/组织/随意，然后单击“下一步”按钮。输入新建报表标题“学生报表”，单击“完成”按钮，保存此报表。l 学生操作练习：在“教学”数据库中，创建基于“学生”数据表中“学号、姓名、性别”字段，“课程”数据表中“课程”字段和“成绩”数据表中的“成绩”字段的报表，并命名为“学生报表1”。在“教学”数据库中，创建基于“成绩”数据表中“学号、成绩”字段和“课程”数据表中的“课程”字段的报表，并命名为“学生报表2”。在“职工基本情况”数据库中，创建基于“职工”数据表中的“职工号、姓名、性别”字段，“职工家属”数据表中的“爱人姓名、子女姓名”字段，及“职工工资”数据表中的“基本工资、奖金、保险”字段的报表，并命名为“职工报表3”。在“职工基本情况”数据库中，创建基于“职工”数据表中的“职工号、姓名”字段，“职工工资类别”数据表中的“工资类别”字段，及“职工工资汇总表”中的“金额”字段的报表，并命名为“职工报表4”。二、使用“标签向导”创建选项卡式报表：l 创建以“学生”表对象为数据来源的选项卡式报表。其操作步骤如下：选择“插入”菜单中的“报表”命令；或在数据库窗口中选择“报表”对象，然后单击工具栏上的“新建”按钮。选择“标签向导”选项，并在其下方的“请选择该对象数据的来源或查询”下拉列表框中选择“学生”表作为数据来源，然后单击“确定”按钮。选择标签的尺寸，然后单击“下一步”按钮。若采用自定义尺寸，则可单击“自定义”按钮后，单击“编辑”按钮，然后对标签的长度、宽度、边距、间距等进行设置后，单击“确定”按钮，再单击“关闭”按钮。设置标签文字的外观（字体、字号、粗细、颜色、字形等），单击“下一步”。添加标签中要显示的字段，单击“下一步”。选择一个作为排序关键字的字段，单击“下一步”。输入报表的标题“学生标签1”，单击“完成”按钮。注：若要其字段为自定义多行显示，则必须在设计视图中，借助工具箱中的“文本框”按钮来完成，每一行必须用一文本框，文本框中内容的引用格式为：=Trim（字段名1&字段名2&）l 学生操作训练：在“教学”数据库中，创建显示“学生”表中的“学号、姓名”字段，“课程”表中的“课程” 字段，“成绩”表中的“成绩”字段的选项卡式报表，并命名为“学生标签2”。（注：必须先建立一个基于这三张数据表的简单查询）在“职工基本情况”数据库中，创建以“职工”表为数据来源的选项卡式报表，并命名为“职工标签1”。在“职工基本情况”数据库中，创建显示“职工”表中的“职工号、姓名”，“职工工资”表中的“基本工资、奖金、保险”字段的选项卡式报表。并命名为“职工标签2”。Access上机操作题之二十二创建报表使用“图表向导”创建图表在“教学”数据库中，创建基于“成绩”数据表的图表。其操作步骤如下：选择“插入”菜单中的“报表”命令；或在数据库窗口中选择“报表”对象，然后单击工具栏上的“新建”按钮。选择“图表向导”，并选择“成绩”表作为图表的数据来源，然后单击“确定”按钮。选择图表中所包含的字段（选择“编号”和“成绩”两个字段），然后单击“下一步”按钮。选择一个图表类型，如柱形图。单击“下一步”按钮。设置图表中数据的布局方式：将“编号”字段分别拖动至X、Y轴项目中，然后双击左上角的“求和成绩”项目，选择“平均值”后再单击“确定”按钮，最后单击“下一步”按钮。输入图表的标题“成绩图表报表1”，然后单击“完成”按钮。l 学生操作训练：1、先建立一个基于“课程”表中的“课程”字段和“成绩”表中的“学号”、“成绩”字段的简单查询。然后根据此查询建立一个统计三门课程平均成绩的图表报表，并命名为“成绩图表报表2”。2、根据“学生”表中的“姓名”和“入学成绩”字段，建立一个统计每位学生的入学成绩情况的图表报表，并命名为“学生入学成绩图表”。3、在“职工基本情况”数据库中，先利用计算查询计算出“职工工资”表中每位职工的“工资总额”（基本工资+奖金+保险），然后建立一个基于该查询中“职工号”和“工资总额”字段的图表报表，并命名为“职工工资总额图表”。4、在“职工基本情况”数据库的“职工工资汇总表”中，建立一个统计各类工资（编号）平均值的图表，并命名为“职工平均工资图表”。二、使用设计视图创建报表：l 使用设计视图创建报表的操作步骤（5步，以“教学”数据库为例）： 1、创建一个空白报表。打开“教学”数据库，选择“报表”对象。双击“在设计视图中创建报表”选项；或单击“新建”按钮，选择“设计视图”选项后，单击“确定”按钮。添加或删除节：选择“视图”菜单中的“页面页眉/页脚”或“报表页眉/页脚”命令；或在报表/节的标题栏上右击，选择“页面页眉/页脚”或“报表页眉/页脚”命令。2、指定报表的数据来源。在空白报表中，右击设计视图的标题栏，选择“属性”命令；单击工具栏中的“属性”按钮；按功能键F4键；双击报表左上角（标尺最左端）的“报表选择器”。（4种方法）选择“全部”或“数据”选项卡，再单击“记录源”右侧的下拉按钮，选择作为数据来源的数据表或查询。关闭“报表属性”对话框。3、编辑报表：添加或删除各种控件。向报表添加字段：直接将字段拖动至设计网格中，并调整好间距和行距。调整报表空间的大小：利用鼠标拖动可调整每节的高度和宽度，及控件的位置、大小等。添加系统时间和日期：选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，然后选择好“日期和时间”的格式，再单击“确定”按钮。在工具箱中选择“文本框”按钮，然后在报表网格中拖出一未绑定文本框，再在文本框中输入表达式“=NOW（）”或“=DATE（）”（默认格式）；若输入指定格式，可采用表达式：=year(date()&”年”&month(date()&”月”day(date()&”日”。添加页码：选择“插入”菜单中的“页码”命令，然后选择好“页码”的格式、位置及对齐方式，再单击“确定”按钮。在工具箱中选择“文本框”按钮，然后在报表网格中拖出一未绑定文本框，再在文本框中输入表达式“=pages”（默认格式）；若输入指定格式，可采用表达式：=”第”&page&”页”，或=”共”&pages&”页，第”&page&”页”。l 学生操作训练：1、在“教学”数据库中，完成下列操作：添加一个无数据来源的空白报表，并添加相关的节，使其拥有报表页眉/页脚、页面页眉/页脚、主体等5个组成部分。设置“学生”表为该空白报表的数据来源，将“学生”表中的所有字段添加到“主体”节中，并设置并调整好各控件。利用“插入”菜单，完成以下操作：在报表页脚的位置插入当前系统的日期，其格式为：2011年5月5日。在报表页眉的位置插入当前系统的时间，其格式为：9：18：18。在页面页脚的位置插入页码，其格式为：共X页，第X页。在页面页眉的位置插入页码，其格式为：第X页。2、在“职工基本情况”数据库中，完成下列操作：添加一个无数据来源的空白报表，并添加相关的节，使其拥有报表页眉/页脚、页面页眉/页脚、主体等5个组成部分。设置“学生”表为该空白报表的数据来源，将“职工”表中的所有字段添加到“主体”节中，并设置并调整好各控件。利用工具箱中的“文本框”控件，完成以下操作：在报表页脚的位置插入当前系统的日期，其格式为：2011年5月5日。在报表页眉的位置插入当前系统的时间，其格式为：9：18：18。在页面页脚的位置插入页码，其格式为：共X页，第X页。在页面页眉的位置插入页码，其格式为：第X页。Access上机操作题之二十三创建报表使用设计视图创建报表4、对报表进行排序和分组。对报表进行排序：创建一个基于“学生”表中“学号、姓名”字段，“课程”表中“编号、课程”字段和“成绩”表中“成绩”字段的表格式报表“学生成绩报表”，并切换至设计视图中。单击工具栏上的“排序与分组”按钮，或选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令。在“排序与分组”对话框中，单击“字段/表达式”列的第一行右侧的下拉按钮，选择一个用于排序的字段名称（如：学号），然后单击“排序次序”右侧的下拉按钮，选择一种排序方式（升序/降序）。切换至“打印预览”视图方式下，观察结果。对报表进行分组：打开或创建一个报表（如：学生成绩报表），并切换至设计视图中。单击工具栏上的“排序与分组”按钮，或选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令。在“排序与分组”对话框中的 “字段/表达式”列内选择一个用于分组的字段名称（如：学号）。然后在其下方“组属性”栏中的“组页眉/组页脚”的下拉列表框中，选择“是”（则按当前字段进行分组），并关闭该对话框。若选择“否”（默认值，则不进行分组）。选择主体节中的“学号”文本框，并将拖至“学号页眉”节中，并与页面页眉中“学号”标签上下对齐。切换至“打印预览”视图方式下，观察结果。设置分组形式和组间距：l 不同数据类型的分组形式与组间距设置：任何类型的数据都可将其分组形式设置为“每一个值”（默认值），那么此时其组间距应设置为1（即每一条记录作为一个组）。文本型数据的分组形式与组间距：文本型数据的分组形式设置为“前缀字符”，其组间距为该字段左侧的字符个数。如“学号”字段，若设置分组形式为“前缀字符”，组间距为4，则将学号前4位相同的记录作为一个组。日期/时间型数据的分组形式与组间距：日期/时间型数据的分组形式设置为“年、月、日、季、周、小时”，则其组间距可设置为任意一个有效数字。数字、货币或自动编号类型数据的分组形式与组间距：当它们的分组形式设置为“间隔”时，则其组间距可设置为任意一个有效数字。l 学生操作练习： 在“教学”数据库中，完成以下报表操作：1、按例题步骤完成例题的操作练习。2、在“学生成绩报表”中，按课程名称进行分组，并另存为“课程分报表”。3、在“学生成绩报表”中，将成绩按每10分一档进行分组，并另存为“学生成绩分组报表”。4、创建一个基于“学生”数据表中所有字段的名为“学生基本情况报表”的表格式报表，然后按姓氏进行分组，并另存为“学生姓氏分组报表”。5、在“学生基本情况报表”中，按性别进行分组，并另存为“学生性别分组报表”。6、在“学生基本情况报表”中，将同一年出生的学生作为一组，并另存为“同年出生分组报表”。7、在“学生基本情况报表”中，将同一个月出生的学生作为一组，并另存为“同月出生分组报表”。8、在“学生基本情况报表”中，将同一天出生的学生作为一组，并另存为“同日出生分组报表”。9、在“学生基本情况报表”中，将同一个季度出生的学生作为一组，并另存为“同季度出生分组报表”。10、在“学生基本情况报表”中，将地址为同一个城市的学生作为一组，并另存为“同城学生分组报表”。11、在“学生基本情况报表”中，对入学成绩字段以100分为分数段进行分组，并另存为“入学成绩分组报表”。 在“职工基本情况”数据库中，完成以下报表操作：1、在设计视图创建报表：利用设计视图创建一个空白报表。将“职工”数据表设置为该报表的数据来源。将“职工”数据表中的所有字段都添加到空白报表的“主体”节中。将每个字段控件的标签水平放置到“页面页眉”节中，然后对应地将每个字段控件的文本框水平放置“主体”节中，并与其标签上下一一对应。调整每个节的高度与宽度，并利用“打印预览”观察其效果。保存此表，并命名为“职工报表”。2、利用“职工报表”，完成下列操作：在报表“页面页眉”中，插入“2011年5月6日”格式的系统日期。在报表“页面页脚”中，插入“共X页，第Y页”格式的页码。将“职工号”前4位相同作为一组进行分组，并命名为“职工班组分组报表”。将所有职工按性别进行分组，并命名为“职工性别分组报表”。按职工出生日期年份相同进行分组，并命名为“职工同年分组报表”。按职工工作业绩情况进行分组，并命名为“职工工作业绩分组报表”。3、利用报表向导，创建一个基于“职工”表中“职工号、姓名”字段，和“职工工资”表中“基本工资、奖金、保险”字段的表格式报表，并命名为“职工工资报表”。按职工基本工资进行分组，其间隔为1000元，并另存为“基本工资报表”。按职工奖金进行分组，其间隔为100元，并另存为“奖金分组报表”。按职工保险进行分组，其间隔为10元，并另存为“保险分组报表”。Access上机操作题之二十四创建报表使用设计视图创建报表5、在报表中进行计算与汇总：l 添加计算字段：以“教学”数据库中的包含“学生”表中“出生日期”字段的报表为例，添加一个“年龄”字段。利用报表向导，创建一个基于“学生”表（必须包含“出生日期”字段）的表格式报表。切换到设计视图中，设置各字段的位置。在报表的主体中添加一个文本框。把文本框的附加标签移至页面页眉中（剪切粘贴），将文本框与附加标签上下对齐。双击文本框的附加标签，在“标题”栏中输入“年龄”，然后关闭它；或两次单击文本框的附加标签，直接输入“年龄”。双击文本框，在“控件来源”栏中输入表达式：=year(date()-year(出生日期)。单击“打印预览”按钮，观察其结果。学生操作练习：按步骤完成以上例题。在“职工基本情况”数据库中，创建一个基于“职工”数据表所有字段的表格式报表，然后在此报表中添加一个“年龄”的计算字段。在“职工基本情况”数据库中，创建一个基于“职工工资”数据表所有字段的表格式报表，然后在此报表中添加一个统计每位职工 “总工资”和“平均工资”的计算字段。在“教学”数据库中，创建一个用于统计每个学生三门课程总分的“总分”字段。提示：创建一个基于“学生”表中“姓名”字段，“课程”表中“课程”字段，及“成绩”表中“成绩”字段的简单查询。利用此简单查询创建一个交叉表查询。将此交叉表查询作为报表的数据来源创建一个表格式报表。l 在报表中汇总数据：以“教学”数据库中统计每位学生各科成绩的平均分和最高分为例。创建一个基于“学生”表中“姓名”字段，“课程”表中“课程”字段，及“成绩”表中“成绩”字段的表格式报表，并命名为“学生成绩报表”。设置以“课程”进行分组（含组页眉和组页脚）。单击工具箱中的“文本框”按钮，然后在“课程页脚”中添加一个文本框。两次单击该文本框的附加标签，更改标签名为：平均分。单击文本框，输入表达式：=AVG(成绩)。同样方法，添加一个统计最高分的文本框。在“打印预览”视图下显示报表，并保存报表。学生操作练习：按步骤完成以上例题。利用上面报表的基础上，再统计出每位学生总分和最低分。在“职工基本情况”数据库中，创建一个基于“职工工资”所有字段的表格式报表，然后以“职工号”进行分组，再统计出每位职工的总工资和平均工资。Access上机操作题之二十五创建报表创建子报表l 创建子报表的方法（两种）：1、在已建好的报表中使用“子窗体/子报表”控件创建子报表；2、将一个已存在的报表作为子报表直接添加到其他报表中。一、在已有报表中创建子报表：例：在“教学”数据库中，根据“学生”数据表部分字段创建一个表格式报表，然后在该报表中插入一个包含“学生”表“学号”字段、“课程”表“课程”字段、“成绩”表“成绩”字段的子报表。操作步骤：建立一个由学生表中“学生”表“学号”字段、“课程”表“课程”字段、“成绩”表“成绩”字段组成的名为“成绩”查询。创建一个基于“学生”表所有字段的“学生报表”，并切换到设计视图方式下。单击工具箱中的“子窗体/子报表”控件，在报表的主体中单击需要放置子报表的位置。在“子报表向导”中，选择单选项“使用现有的表和查询”，然后单击“下一步”按钮。在“表/查询”列表框中选择“成绩”查询，再其所有字段设置为“选定字段”，单击“下一步”按钮。设置链接主字段与子字段设为“学号”，单击“下一步”按钮。输入子报表名称学生成绩子报表，然后单击“完成”按钮。注：从第步开始也可以采用此方法操作：两次单击该控件的附加标签，将其名称更改为“成绩”。右击该控件，选择“属性”命令，设置子报表的数据来源为“成绩”查询，链接主字段与子字段设为“学号”。子报表的编辑操作，可同报表一样进行操作。二、将已有的报表添加到其他报表中：例：在上例的“学生报表”中添加一个包含“学生”表“学号”字段、“课程”表“课程”字段、“成绩”表“成绩”字段的子报表。操作步骤：创建一个包含“学生”表“学号”字段、“课程”表“课程”字段、“成绩”表“成绩”字段的名为“成绩”表格式报表。打开主报表“学生报表”，并切换到设计视图方式下。按F11键切换回数据库窗口。单击选中“成绩”报表，将其直接拖放到主报表主体中的相应位置。修改附加标签中的文本（两次单击即可修改），以适应主/子报表的显示情况。l 学生操作训练：1、 完成上面两道例题。可依照操作步骤逐步完成。2、在“学生报表”中插入一个基于“成绩”数据表的子报表。3、在“职工基本情况”数据库中，创建一个基于“职工”数据表所有字段的“职工报表”，然后在此报表中插入一个基于“职工家属”数据表的子报表，并另存为“职工家属子报表1”。4、在“职工报表”中，插入一个基于“职工工资”数据表的子报表，并另存为“职工工资子报表1”。5、创建一个基于“职